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SPECIAL ADVERTISING SECTION 21 JUIN 2012

Le lieu detravail idéal

en 2012Le secteur

immobilier répondau besoin de

libertéP. 2

Travaillez dansles nuagesAllégez votre

facture IT et lesembouteillages

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LE NOUVEAUMONDE DU

TRAVAIL

Un deuxièmepilier surmesure

Le plan cafétériaapporte de la flexibilité

P. 4

Economisez20€ par

documentGestion intégrale

de documents

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Rentabiliservotre parc

de véhiculesImpact des

nouvelles formesde travail sur

la voitureP. 7

Le contenu est sous la responsabilité de :Une réalisation de

Mediafin Publishing

Nouveau! «Aujourd’hui en promotion : le Nouveau Monde du Travail ! » Ah, unénième coup marketing, pensez-vous? Peut-être y a-t-il un peu plus cette fois.Le travail a incontestablement pris un virage en 2012. Comment allons-nous gérerla constitution de nos pensions, la gestion des documents, le cloud computing,les espaces de bureaux ou les voitures de société? D’une manièrefondamentalement différente d’il y a quelques années. Le Nouveau Monde duTravail est donc plus qu’une formule creuse: un regard sur les conditions de travaildu 21e siècle.

La flexibilité occupe une impor-tance croissante dans les acti-vités professionnelles. C’est

également la vision de Jean-Paul Sols, CEOd’Intervest Offices & Warehouses. «Depuis dixans, on note une évolution lente, mais avérée :salariés et employeurs ont besoin d’une plusgrande flexibilité», explique-t-il. « Ils veulentdavantage de liberté, tant en termes de tempsque de lieu. Les salariés souhaitent pouvoir tra-vailler à domicile et bénéficier d’autres formesde travail flexibles qui permettent d’atteindreun meilleur équilibre entre vie privée et vie pro-fessionnelle. L’évolution technologique rendsuperflue la présence au bureau pour de nom-breuses fonctions.»«Le Nouveau Monde du Travail – où le salarié ala liberté de travailler où et quand il le souhaite– est une tendance nouvelle mais irréversible. Il

constitue un défi majeur pour les entreprises etle secteur immobilier. De nombreux jeunes sala-riés afflueront sur le marché de l’emploi aucours des années à venir, et leurs attentes sonttrès différentes de ce que propose l’environne-ment de travail traditionnel aujourd’hui.»Le Nouveau Monde du Travail implique égale-ment que des collègues puissent collaborerlibrement. Cette collaboration peut être vir-tuelle, mais selon Jean-Paul Sols, les lieux detravail physiques où les collaborateurs peuventse réunir gagnent également en importance.«Dans ce cas, il doit y avoir un lien avec la cul-ture et les valeurs de l’entreprise. En ce sens,nous prévoyons également une évolutionmajeure dans la conception et l’aménagementintérieur des bureaux. Le travail à domicile n’estd’ailleurs pas considéré comme la formuleidéale, parce que le salarié risque d’être distraitou absorbé par des préoccupations privées. Parailleurs, le domicile n’est pas toujours l’environ-nement optimal pour recevoir des relationsd’affaires. En bref : malgré la demande de flexi-bilité et de liberté, les salariés souhaitentconserver une séparation claire entre vie pro-fessionnelle et vie privée.»

LE TROISIÈME LIEU DE TRAVAIL Pour Intervest – l’un des plus importants bailleursd’espaces de bureaux -, il est important de répon-dre à temps à cette évolution. C’est pourquoi ceprestataire de services immobiliers propose à sesclients le business hub RE:flex: un environnementde travail à la pointe de la technologie, situé dansla banlieue malinoise, avec des postes de travail

et des facilités de réunion variés. Le hub placel’accent sur le co-working et propose à l’utilisa-teur un large éventail de facilités et de services. «En fait, le lieu de travail idéal en 2012 se

décline en trois éléments», indique Jean-PaulSols. «Outre le bureau traditionnel et le postede travail à domicile, il faut également un troi-sième lieu de travail». Ce troisième lieu de tra-vail peut être décrit comme un entre-deux.Voyez les jeunes à qui smartphones, tablettes etordinateurs portables procurent une grandeliberté sur le plan géographique et en matièred’horaires. Pour cette génération sac à dos, iln’est pas évident de travailler à un bureau fixeet d’être bloqué dans les embouteillages pen-dant de longues heures.» Une enquête menée par ZZA Responsive UserEnvironments auprès de 17.000 entreprisesdans le monde confirme l’importance du troi-sième lieu de travail. Elle indique que le travail –malgré l’ère numérique – reste indissociabled’un environnement professionnel optimal, quipeut offrir un lieu de travail situé entre le bureautraditionnel et le bureau à domicile. Mais il y aune série de conditions à remplir : un emplace-ment facile d’accès qui limite le temps de dépla-cement, un environnement inspirant et moti-vant, un support optimal à l’équilibre entre vieprofessionnelle et vie privée, et la disponibilitéde la technologie. Sans ces caractéristiques, cetroisième lieu de travail n’a aucune chance desuccès.

COMBINAISON DE QUALITÉSLe nouveau business hub RE:flex de Malinesréunit toutes ces qualités dans un environne-ment de travail novateur. Jean-Paul Sols: «Enpartenariat avec Steelcase, le plus grand fabri-cant d’équipements de bureau, nous avonsrecherché une infrastructure moderne, inspi-rante et professionnelle. Tant en termes d’em-placement que de facilités, nous proposons lemeilleur de ce qui est disponible aujourd’hui surle marché. L’accent est placé sur la durabilité.»Intervest disposait déjà d’un business center au14e étage du même immeuble. Des lieux de tra-vail flexible assortis d’un encadrement full ser-vice y sont donnés en location depuis long-temps. Le campus de Malines est égalementéquipé d’une crèche, d’une salle de fitness etd’un restaurant d’entreprise. Les lieux de travailvariés et les facilités de réunion de RE:flex enconstituent à présent le complément parfait.

Intervest Offices & Warehouses,Uitbreidingstraat 18, 2600 Berchem, T 03 287 67 67, www.intervest.be

Sous la responsabilité de

Intervest Offices & Warehousesloue des bureaux et des bâtimentslogistiques. Depuis peu, ceprestataire de services immobiliersmet à la disposition de ses clientsle business hub RE:flex sur lecampus de Malines, à MalinesNord. Intervest répond ainsi auxexigences du Nouveau Monde duTravail.

«Le travail à domicilen’est pas considérécomme la formuleidéale, parce que lesalarié risque d’êtredistrait ou absorbé pardes préoccupationsprivées.» Jean-Paul Sols, CEO Intervest Offices & Warehouses

© In

terv

est

Le business hub RE:flex a été conçu par des pro-fessionnels pour les professionnels. Objectif?Offrir un lieu de travail individuel, mais favorisantle travail d’équipe. Vous déterminez vous-mêmele rythme, la concentration et l’intensité. En voiciquelques atouts.

� Bureaux: RE:flex vous donne accès à desespaces de bureaux variés. Vous avez le choixentre des bureaux individuels pour travailler entoute quiétude et des “collaboration rooms” oùvous travaillez avec des collègues. En bref: vousy trouverez un lieu de travail à la mesure de vosbesoins.

� Meeting rooms: RE:flex est également l’endroitidéal pour des réunions professionnelles. Dessalles de réunion fonctionnelles sont disponiblesà cet effet. Ces salles ne sont d’ailleurs pasréservées aux réunions: elles peuvent égale-ment être utilisées pour des ateliers, des pré-

sentations, des lectures ou des conférencespour un maximum de 135 personnes.

� Technologie: les salles de réunion de Re:flexsont équipées de tous les moyens audiovisuelspossibles, comme des projecteurs et des écransLCD. Chaque salle dispose d’Internet sans fil.

� Convivialité: grâce aux services étendus deRE:flex, vous pouvez vous concentrer exclusive-ment sur votre travail. La réception de relationset les facilités d’impression et de présentationpeuvent être sous-traitées.

� Accessibilité: en matière de rendez-vous d’af-faires, une situation centrale constitue un atoutimportant. Re:flex est situé Schaliënhoevedreef20 T, à proximité du R6 et de la sortie MalinesNord sur l’E19 qui relie Anvers et Bruxelles. Lecomplexe est facilement accessible en voitureou en transports en commun. De plus, vous avez

un accès gratuit à un vaste parking.

� Catering: le catering de RE:flex est assuré parMeeza, qui vous offre un assortiment varié deplats frais et sains. Pour une réunion, une pré-sentation ou une rencontre, la restauration peutmême être apportée dans le local de réunion.

� Diverses formules: à partir de 115 euros/mois.Vous pouvez louer les facilités de RE:flex surbase d’un tarif journalier. «Cette formule estpratique si vous ne venez travailler ici que spo-radiquement ou lorsque vous souhaitez rencon-trer une relation d’affaires», explique Jean-PaulSols (Intervest). «Mais nous offrons égalementdes formules sur base mensuelle. Ainsi avez-vous un large accès au business lounge, où vousne payez qu’en fonction de l’utilisation.»

Pour de plus amples informations: Kristien Knops 03.287.67.47

RE:flex, aussi un lieu de travail pour vous?

Le secteur immobilier tientcompte de la tendance à laflexibilisation du travail

Répondreaux besoinsde liberté

LE NOUVEAU MONDE DU TRAVAIL2 JEUDI 21 JUIN 2012

SPECIAL ADVERTISING SECTION

Un espace de travail multifonctionnel à part permettant de concentrer travail, appels téléphoniques et réunions.

Plusieurs entreprises, dont Telenet, ont uni leursforces sous la bannière du NWOW (New World OfWork) pour accroître la pénétration du “NouveauMonde du Travail”. La coalition utilise le terme “tra-vailler mieux”, une vision où le travail devient plusefficient et plus enrichissant tant pour l’organisationque pour l’individu. Pour atteindre cet objectif, vousdevez donner une place centrale au collaborateuret lui offrir le loisir de déterminer comment, où,quand et avec qui il travaille. Les développementstechnologiques rendent ce projet possible, l’évolu-tion sociale rend ce projet souhaitable. MarianneAnnys, Business Development Manager chezTelenet: «Microsoft, un pionnier dans ce domaine,est à l’origine de cette initiative. Depuis lors, unnombre croissant d’entreprises ambassadrices sontvenues s’y ajouter. Avec la coalition, nous voulonscréer une communauté dans laquelle personnes etentreprises s’entraident pour introduire Le NouveauMonde du Travail dans leur organisation et surmon-ter les obstacles à son implémentation. Nous avonspar exemple mis sur pied un groupe de travail quianalyse les aspects juridiques entourant LeNouveau Monde du Travail.»

Lorsque Telenet a construit ses nouveaux bâti-ments à Malines en 2006, l’entreprise a déjà prisen compte cette autre manière de travailler, enprévoyant des flex desks, des coins conversa-tion... Pour autant, Le Nouveau Monde duTravail ne s’est pas imposétout de suite. Annys: «Al’époque, les travailleursn’adhéraient pas suffi-samment à l’idée.Ils devaientencore fran-chir un capmental.» Elle a égale-m e n tconscienceque tous lestravailleurs nepeuvent pas travail-ler sans lieu ou horairefixe. «Pour les travailleurs de notre centre decontact, c’est plus difficile, même si nous étudionsles possibilités. Bien entendu, ils doivent être dis-

ponibles aux heures où les clients appellent. Jepense que nous devons également laisser le choixà chacun de décider comment il préfère travailler.»

Marianne Annys est fermementconvaincue que les entreprises

qui «travaillent mieux» serontmieux placées pour recruter

les meilleurs travailleurs.«Vous ne voulez pas per-

dre la chasse autalent? Dans ce

cas, vous devezjouer cettecarte. Noscadres n’ontpas d’horairesfixes. Ils déter-

minent où etquand ils travail-

lent, tant qu’ils effec-tuent bien leur job. Nos tra-

vailleurs commencent même à utiliser davantagela vidéoconférence. Le Nouveau Monde du Travaila encore une étiquette de mode, mais en fait,

c’est une évolution très naturelle. La technologieest disponible, la jeunesse l’utilise beaucoup à lamaison, il est donc logique qu’elle s’insinue peu àpeu dans les entreprises.» Pour Marianne Annys,le principal obstacle reste la culture d’entreprise.«Les aspects juridiques et techniques sont relati-vement aisés à régler. Mais il est beaucoup pluscompliqué de changer une culture. Parfois, denouveaux travailleurs sont confrontés à des col-lègues plus réticents. Il est primordial d’obtenirl’adhésion des cadres supérieurs et intermé-diaires. Si ceux-ci ne suivent pas, les choses secompliquent.» www.mieux-travailler.be

Pour John Myklebust, la causeest entendue : en proposantune technologie permettant

également de travailler depuis son domicile ouen déplacement, vous réduisez le temps perdudans les embouteillages, vous améliorez l’équi-libre entre vie professionnelle et vie privée, etvous accroissez la motivation des salariés. Soit,en trois mots: Le Nouveau Monde du Travail.John Myklebust: «Avec le cloud computing,vous n’êtes plus lié à un environnement phy-sique. Vos salariés peuvent accéder à leurs don-nées où qu’ils se trouvent.»Dans le cloud computing, une entreprise achètecertains éléments de ses besoins IT (infrastruc-ture, applications, sécurité ou stockage de don-nées) à un partenaire externe sous la forme d’unservice, sans investir personnellement dans lagestion des licences, les frais d’implémentation,la maintenance…John Myklebust: «Placer les données dans le cloudpermet de réduire les coûts par poste de travail.De plus, les employeurs ne paient les services deleurs salariés que s’ils les utilisent effectivement.»

VIE PRIVÉEDe nombreuses PME se demandent si tout celaest réellement sûr. Une préoccupation justifiée,selon John Myklebust. «Tout tourne autour de lasécurité et de la confiance. Est-il vraiment impos-sible de voler mes données? Le fournisseur à quije confie mes données continuera-t-il à exister?Heureusement, Telenet a une taille suffisantepour éveiller cette confiance et son statut d’en-treprise cotée en Bourse le préserve d’une dispa-rition rapide.» Selon les experts du cloud, lesmodèles hybrides – un mix entre cloud public etprivé – sont la réalité de demain. «L’entreprisedoit bien réfléchir aux services qu’elle préfèregarder en interne et à ceux qu’elle souhaite sous-traiter. Nous ne pouvons pas avoir la prétention

de penser que les PME vont et voudront immé-diatement tout mettre sur le nuage.»De manière générale, il est idiot d’investir dans l’in-formatique aujourd’hui, d’un point de vue stricte-ment financier. L’époque où l’on achetait la techno-logie est révolue. John Myklebust: «Avec le cloudcomputing, vous avez la garantie de toujours béné-ficier des dernières versions en matière de logiciels,de sécurité et de stockage, et de ne pas devoirinvestir sans cesse. Avec notre technologieNomadesk (logiciel de partage de fichiers), nousavons par exemple un “file store” sur lequel vous

et moi pourrons échanger des documents. Vousdéchargez l’environnement de messagerie et voussavez en permanence qui consulte quelles don-nées. Ainsi, des architectes, entrepreneurs etcomptables peuvent collaborer très simplementsur un seul et même projet dans un environnementréduit, mais agréable.» Dans un futur proche, lesPME prendront de plus en plus de décisions sur labase de la technologie disponible. John Myklebust:«Une application de comptabilité que vous payezpar utilisateur et par mois représente un coût totallargement inférieur à une solution traditionnelle.»

MOT DE PASSE: CONFIANCELe cloud computing est un catalyseur du NouveauMonde du Travail qui va largement au-delà d’unemanière pratique d’implémenter un système IT.Vais-je oser laisser mes collaborateurs travailler àdomicile? Suis-je réellement convaincu que celaleur permettra d’être plus productifs? Sans unerelation de confiance entre dirigeants et travail-leurs, Le Nouveau Monde du Travail n’a pas lamoindre chance de s’imposer dans une entreprise.John Myklebust: «Pour rester attrayantes vis-à-visde la nouvelle génération Internet (la génération i),les entreprises doivent également stimuler l’utili-sation des médias sociaux au travail et faireconfiance à leurs travailleurs les concernant. Mesenfants recherchent des informations avec leursamis sur YouTube ou par des réseaux sociaux.»«Les travailleurs seront plus efficaces parcequ’ils recevront un feed-back de leurs collèguesau travers de différents réseaux sociaux. Et lesmédias sociaux faisant partie du cloud, la tech-nologie cloud gagne automatiquement enimportance dans la nouvelle manière de travail-ler et de faire des affaires. »De plus, les travailleurs vont de plus en pluschoisir leur employeur en fonction de l’équipe-ment mis à leur disposition. Peuvent-ils utiliserun iPhone pour travailler et planifier des réu-

nions sur la route? La nouvelle tendance auBring Your Own Device (BYOD) accélère égale-ment la synchronisation des données et appli-cations de l’entreprise, qui doivent être disponi-bles où que l’on se trouve et à n’importe quelmoment. John Myklebust: « Avec CloudOffice,nous tentons de répondre à cette tendance.Pour 13,50 euros par mois et par utilisateur,CloudOffice Basic 24/7 comprend un accès auxapplications bureautiques ordinaires, à l’agendaet à l’e-mail, une fonctionnalité de partage dedocuments, un nom de domaine et un outil sim-ple permettant de construire un site Web, ainsiqu’un helpdesk local disponible 24 heures sur24, sept jours sur sept. Et nous ne cessonsd’ajouter de nouvelles applications, comme deslogiciels de facturation, de la communicationvocale et vidéo, des applications comptables.Nous nous adressons surtout aux PME, mais degrandes entreprises se montrent égalementintéressées. Actuellement, nous couvrons 80%des besoins ICT des PME. »

Avec l’aide des nouvelles techno-logies, les salariés entendent col-laborer de manière efficace aubureau, à la maison et en dépla-cement. Et cela provoque une“révolution de velours” au seindes entreprises. John Myklebust,Director Datacenter, Hosting &Cloud chez Telenet: «Le cloudcomputing permet aux salariésd’avoir accès à leurs données oùqu’ils se trouvent et auxemployeurs de faire des écono-mies sur leurs factures IT.»

Telenet, Liersesteenweg 4, 2800 Malines,

www.telenet.be/business


JEUDI 21 JUIN 2012 3SPECIAL ADVERTISING SECTION

Travaillez dans les nuagesTelenet CloudOffice: allégez votre facture IT et le temps perdu dans les embouteillages

Telenet: travailler mieux dans une coalition

«Placer les donnéesdans le cloud permet deréduire les coûts parposte de travail.»

John Myklebust, Director Datacenter,Hosting & Cloud chez Telenet

© Wim Kempenaers

LE NOUVEAU MONDE DU TRAVAIL

© Shutterstock

4 JEUDI 21 JUIN 2012SPECIAL ADVERTISING SECTION

La récente réforme des pensionsnous contraindra tous à travail-ler plus longtemps. Mais il n’y a

pas que l’État qui peut contribuer à résoudre laquestion des pensions. L’employeur peut agir, luiaussi, et notamment au travers du deuxièmepilier qui regroupe les pensions constituées dansle cadre de l’activité professionnelle – égalementappelées assurances-groupe. «Pour un salairemoyen, la pension légale s’établit actuellement àenviron 40 % de la dernière rémunération», pré-cise Stijn Mues (AG Insurance). «Pour les hautssalaires, elle peut même tomber à 25 %. L’écart

entre le dernier salaire et la pension s’est considé-rablement creusé. Le deuxième pilier estaujourd’hui indispensable pour combler ce gouf-fre.»En 2012, de nombreux employeurs sont déjàconvaincus de cette nécessité. «En Belgique,70% des salariés ont accès à une pension com-plémentaire. Un employeur qui propose uneassurance-groupe assume sa responsabilitésociale vis-à-vis de ses travailleurs. Il veille à ceque ceux-ci obtiennent une meilleure pensionet soient mieux couverts en cas de décès oud’incapacité de travail. Le plan de pension s’ins-

crit parfaitement dans le profil d’un employeurengagé cultivant une vision à long terme.»

UN PAS PLUS LOINAG Insurance a développé plusieurs produits etsolutions qui vont plus loin dans ce domaine.Outre les traditionnelles assurances-groupe ethospitalisation, cet assureur propose égalementdes formules flexibles. Il s’agit des plans cafétéria.Stijn Mues : «Dans le cas d’un plan cafétéria, l’em-ployeur détermine le montant qu’il met à la dis-position de ses collaborateurs. Ce montantenglobe différentes garanties réunies sous unmême contrat. D’une part, il y a la partie épargne-pension ; d’autre part, il y a une couverture-décès,un capital supplémentaire en cas de décès consé-cutif à un accident, un revenu garanti en cas d’in-capacité de travail et la poursuite de la cotisationau capital pension en cas d’incapacité de travail.Dans le cadre de ce plan cafétéria, l’employeurpeut même laisser ses salariés choisir indivi-duellement les différentes garanties. Ainsi, ilspeuvent composer eux-mêmes leur plan cafété-ria et, par exemple, l’adapter à leur situationfamiliale. Pour ce faire, ils ont accès à un siteweb sécurisé qui leur permet de modifier leurschoix et d’estimer l’impact des différentesoptions (une protection accrue en cas d’incapa-cité de travail aura par exemple un impact sur lecapital de retraite final). Cette manière de pro-céder rend le plan de pension complémentaireplus tangible et clarifie d’emblée l’impact d’unchoix donné.»

Pension légale et pension complémentaire vont désormais de pair.Les deux sont en effet nécessaires pour disposer de revenus dignesde ce nom, une fois l’âge de la retraite atteint. Dans ce contexte, unplan cafétéria offre aux employeurs et à leurs salariés un surcroîtde flexibilité.

«L’employeur quipropose uneassurance-groupeassume saresponsabilité socialevis-à-vis de sestravailleurs.»Stijn Mues, AG Insurance

Le plan cafétéria apporte de la flexibilité Un deuxième pilier sur mesure

AG Insurance, Boulevard Emile Jacqmain 53, 1000 Bruxelles, T 02 664 81 11, www.aginsurance.be


Les plans cafétéria trouventleur origine dans les paysanglo-saxons d’où ils sontarrivés en Belgique dans lesannées nonante. Ce phéno-mène s’inscrit dans la ten-dance générale à une plusgrande flexibilité des condi-tions de travail et des rému-nérations. Dans le cas duplan cafétéria, le salarié

effectue lui-même un choixparmi l’éventail des garantiesdisponibles dans le cadre del’assurance-groupe, afin del’adapter au mieux à sesbesoins individuels. Ceci estcomparable au menu quevous composez vous-mêmedans une cafétéria.«On estime que 15 à 20 %des plans de pension propo-

sés dans les entreprisesbelges sont désormais desplans cafétéria», expliqueStijn Mues (AG Insurance).«Nous constatons une belleévolution, surtout depuis quela loi sur les pensions com-plémentaires a créé un cadreclair. Cette loi a complète-ment ouvert la voie vers desplans cafétéria flexibles.»

Assurance-groupe flexible


1RECHERCHEZ UN BONCONCEPT DIDACTIQUE

De nombreuses entreprises ont uneidée fausse de ce que doit être l’e-apprentissage. Elles se contentent deréaliser un montage de diapositivesPowerPoint et d’y plaquer un commen-taire audio. Le résultat est ennuyeux àmourir, les participants décrochentrapidement. Comme pour chaque for-mation, il est important d’accorder lapriorité à un bon concept didactique.Quelle est la composition du publiccible? Comment travaillent ces person-nes? Que voulez-vous leur apprendre?

Ces questions doivent constituer votrepoint de départ. En fonction des répon-ses que vous y apportez, vous pourrezcréer une solution parfaitement adap-tée à votre public.

2L’E-LEARNING ESTUTILE POUR N’IMPORTEQUELLE FORMATION

Vous pouvez quasiment tout exercerpar l’ordinateur, de la maîtrise d’un logi-ciel aux "compétences douces". Prenezpar exemple un cours destiné à appren-dre à communiquer une mauvaise nou-velle. Vous pouvez d’abord dispenser labase théorique, puis simuler une discus-

sion sur l’écran. La personne en formati-on dispose d’une liste d’options parmilesquelles elle peut choisir une réponse.De petits compteurs lui indiquent com-ment est ressentie sa réplique. Elle peutégalement cliquer pour voir ce quepense son interlocuteur.

3LE FORMATEUR EST ESSENTIEL

Le formateur devient un expert dans lecontenu, doublé d’un coach. Il orientel’apprentissage, par e-mails ou via desréseaux sociaux. Le formateur classi-que, la personne qui réunit des salariésdans un local de classe et leur dispenseune formation, disparaît. Ce n’est pas leformateur, mais le contenu qui doitmotiver. Les personnes qui n’ont guèred’autodiscipline doivent être en mesu-re de suivre. Le contenu doit par con-séquent rester très reconnaissable. Les"élèves" doivent immédiatement per-cevoir l’avantage de la formation.

4LES JEUX FACILITENTL’APPRENTISSAGE

L’e-learning transforme-t-il forcémentvos salariés en petits singes armésd’une souris qui font défiler les pagessans apprendre grand-chose? Toutdépend de la formation. Les SeriousGames sont des jeux informatiques quipermettent par exemple aux partici-

pants d’absorber facilement des infor-mations. Une grande entreprise a sou-haité diffuser sa stratégie pour les cinqprochaines années parmi son personnel.Traditionnellement, cette informationvisait surtout les cadres. Grâce à un jeud’exploration de 20 minutes, tous lestravailleurs ont appris ce que comptaitfaire l’entreprise au cours des années àvenir. Des tests a posteriori ont confirméque la connaissance de la stratégie del’entreprise avait énormément progres-sé, surtout parmi les salariés qui étaientsouvent en déplacement.

5L’E-LEARNING EST À LAPORTÉE DE N’IMPORTEQUELLE ENTREPRISE

L’e-learning sur mesure est réservéaux entreprises qui comptent plusi-eurs centaines de collaborateurs.Mais les petites PME peuvent égale-ment collaborer. Ou choisir un pro-duit prêt à l’emploi. Ces formationsportent surtout sur les langues, leslogiciels, la prévention et la sécuritéau travail… L’e-learning est la métho-de la moins coûteuse de transmettredes informations identiques à denombreuses personnes en un tempsréduit. En particulier pour les entre-prises qui mènent une politique bilin-gue ou trilingue. Une formation clas-sique pour un groupe identique coûtebeaucoup plus cher. Avec l’e-learning,les gains de temps enregistrés sur

l’apprentissage peuvent atteindre50%. Il n’y a plus de déplacements àorganiser et même les équipes denuit, par exemple, peuvent bénéficierde la formation.

Les formations "en classe" disparaissent peu à peu des entreprises. Un nombrecroissant de salariés suivent désormais des formations individuelles derrière unécran d’ordinateur. Quelques exemples et conseils en matière d’e-apprentissage.

L’E-learning a le vent en poupeSortez de la classe, installez-vous devant l’ordinateur

� Commencez à petite échelle: optez pour une formationqui dure moins de 20 minu-tes, et choisissez un sujetqui intéressera l’ensemblede l’organisation.

� N’investissez pas dans lelogiciel, mais dans le con-tenu.

� Veillez à ce que la premièreexpérience d’apprentissagesoit positive : les partici-pants doivent s’exclamer"waow".

� N’imposez pas l’e-lear-ning. Proposez-le commeune possibilité dans leparcours de formation.

Conseils auxemployeurs quise lancent dansl’e-learning

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© Shutterstock


«Les entreprises sont claire-ment à la recherche d’uneintégration accrue de leurs

services », remarque Hendrik De Hertogh, SalesDirector chez KYOCERA. «On note également unedemande de gestion intégrée des documents. Etnous voulons offrir à nos clients davantage qu’unappareil et quelques services de maintenance. Uneplus-value importante de nos services réside dansnotre contribution à l’identification et à la rationa-lisation des procédures dans l’entreprise et dansnotre capacité à fournir le matériel et les solutionsnécessaires pour l’ensemble du processus.»Il précise ce que cela implique. «D’abord, vousdevez définir jusqu’où vous voulez aller. Nousobservons l’ensemble du “cycle de vie” des docu-ments, de la création à leur stockage et leur des-truction en passant par la distribution. Nous nousattaquons à l’ensemble du processus et des procé-dures, en fournissant l’équipement nécessaire.»

DOCUMENTS SUPERFLUS« Il y a une dizaine d’années, nous portions très peud’attention à la valeur intrinsèque des documents.Mais aujourd’hui, les entreprises s’interrogent. Leurgestion est-elle réellement efficace? De quelsdocuments ont-elles réellement besoin? Quelssont les documents superflus? Les flux de docu-ments vont-ils mener leur propre vie dans l’organi-sation? De nombreux projets d’externalisation sonten cours. Au point qu’une compagnie d’assurancefait scanner toutes ses polices par un spécialiste».Un tel spécialiste en “services de documentsgérés” est impliqué dans les problèmes pratiques

qui se posent dans une entreprise selon de nom-breux angles d’attaque. «Imaginez qu’il y a unretard d’environ cinq ans dans la numérisation etdonc dans l’archivage numérique d’un grand nom-bre de documents. KYOCERA est à même de car-tographier ces archives de manière rapide et effi-cace, de fournir le logiciel de gestion de docu-ments requis et d’automatiser la distribution.»Ces éléments nécessitent une bonne préparation.«Pour optimiser l’utilisation des documents, vousdevez la rendre visible. Nous procédons à l’aided’un audit. Le résultat? L’entreprise peut réduireson “coût total d’utilisation”. Les processus sontintégrés: les départements cessent de créer isolé-ment et d’utiliser en double leurs documents,comme s’ils opéraient sur une île. Les flux de docu-ments sont rationalisés transversalement sur l’en-semble des services. L’amélioration de la circula-tion peut permettre d’économiser du temps, parexemple lorsqu’un document prend trois jourspour traverser les différentes stations de travailalors qu’il est traité en à peine dix minutes. Unmeilleur transfert des factures permettra parexemple d’obtenir des rabais. S’il s’agit de docu-ments de clients, service et satisfaction peuventêtre améliorés», constate Hendrik De Hertogh.

VUE GLOBALEL’audit porte aussi sur le matériel, l’arsenal dephotocopieuses, de scanners et autres appareilsmultifonctions présents dans l’entreprise. «Dansles entreprises de 50 à 100 collaborateurs, il arrivequ’on ne sache plus où se trouvent les différentsappareils ou à quoi ils servent vraiment. C’est

rarement la préoccupation du service informa-tique. Ils voient ces appareils comme un malnécessaire. La gestion des documents et desappareils est ainsi surnommée la “dernière acti-vité IT non gérée”. Et généralement, il n’existeaucune stratégie globale concernant les impres-sions. La situation est un peu meilleure dans lecas d’appareils multifonctions avec des contratsde leasing et de maintenance. Mais générale-ment, chaque appareil fonctionne sur une île dansun service. Chacun fait son boulot. »KYOCERA observe la situation dans son ensem-ble. «Nous identifions l’endroit optimal pour unappareil, afin que chacun puisse accéder confor-tablement à ses documents. Mais nous analysonségalement les frais directs du contrat de location,ainsi que le coût total pour le propriétaire. Dansce domaine, nous allons très loin. Ainsi étudions-nous également les besoins de production et lecomportement des collaborateurs en matièred’impression. Qui imprime quoi? Où, quand etcomment? Au terme de l’audit, l’entreprise saitde quel matériel elle dispose, et où se situent lessurconsommations, sous-utilisations et éventuelsappareils excédentaires. Combien d’e-mails deprésentations PowerPoint sont imprimés? Cesimpressions sont-elles nécessaires? Il n’est pasrare que les e-mails soient imprimés en couleurs,ce qui coûte dix fois plus cher qu’en noir et blanc.Nous analysons avec l’entreprise le rapport entrela valeur des documents et leur coût. Souvent,quelques mesures simples permettent de réaliserdes économies significatives. Une entreprise peutétablir une “print policy” qui prévoit par exemple

que les e-mails ne peuvent être imprimés qu’ennoir et blanc. Vous pouvez même en empêcherleur impression en couleurs en installant un logi-ciel à cet effet sur le serveur. »

RÉELLEMENT NÉCESSAIRE Une enquête a révélé que plus de 85% des docu-ments ne quittent jamais une entreprise. Cesdocuments tournent en rond entre les services.«Il faut alors veiller à ne pas déplacer bêtementdu papier. L’entreprise compte en moyenne troisà quatre marques d’appareils, avec autant demodèles pour chaque marque. Il est possible deprocéder à de grosses simplifications au sein dece parc. Parfois, on acquiert des machines plusrapides et beaucoup plus coûteuses, alors que cesurcroît de vitesse n’est pas nécessaire. Souvent,une légère adaptation de l’aménagement desbureaux vous permet de rendre une imprimanteaccessible à un plus grand nombre de collabora-teurs. L’utilisation des documents deviendra pluslean & mean si vous sensibilisez les collaborateursà la consommation de papier. Les flux serontoptimisés et les coûts réduits. »

La gestion de documents est rarement la préoccupation première d’une entreprise. Et pourtant, négligercette question peut avoir des conséquences néfastes. Il s’agit dès lors d’une tâche toute désignée pourêtre sous-traitée en tout ou en partie – par exemple à un fabriquant d’imprimantes ou de photocopieursqui s’est spécialisé dans la gestion des flux de documents et des archives. Une telle sous-traitance contri-bue à réduire les coûts totaux dans le cadre d’une approche globale pour tous les documents.

KYOCERA fournit des solutions intégrales de gestion de documents

KYOCERA Document Solutions Belgium,Sint-Martinusweg 199-201,

1930 Zaventem, T 02 720 92 70, www.kyoceradocumentsolutions.be


Le spécialiste de la gestion de docu-ments va encore un peu plus loin dansle contexte des applications électro-niques mobiles destinées aux nouvellesformes de travail. « Pourquoi un docu-ment doit-il absolument être imprimé?Dans un hôpital, un document avec untitre donné était imprimé une centainede fois par jour. Des médecins quiavaient partout le document à leur dis-position sous forme électronique conti-nuaient quand même à l’imprimer. Undocument de chargement pour letransport était imprimé trois fois dansune entreprise, alors qu’un seul exem-plaire pouvait être transmis, avec unmoindre risque d’erreur. Il faut prendreconscience qu’il est préférable de tra-vailler sous forme électronique. Lesdocuments électroniques ne se perdentpas, grâce au backup. Parfois, le simplefait de sauter systématiquement uneétape dans un flux vous permet d’éco-nomiser 20 euros par documentimprimé. Cela dépasse largement lesquelques centimes d’euro que coûteune copie. Vous allez procéder à uneoptimisation structurelle. Grâce au tra-fic électronique mobile, le papierdevient de plus en plus superflu.»

C’est encore plus le cas dans lecontexte du Nouveau Monde du Travail.« KYOCERA accompagne l’implantationdes appareils, après une réflexionapprofondie avec les collaborateurs del’entreprise. Cela comprend l’intégrationdes salariés à domicile. Dans ce cas, il ya un aspect sécurité supplémentaire àprendre en compte. Mais ici également,le trafic électronique sur matérielmobile permettant d’éliminer le docu-ment papier, à condition de prévoir desautorisations appropriées, est utile. Deplus, les applications cloud garantissentune accessibilité en toute sécurité. Desbadges n’ont pas tellement pour but delimiter l’accès des collaborateurs à unappareil déterminé, mais de leur per-mettre d’utiliser l’appareil le plusproche dans le réseau. » Une applica-tion cloud sûre peut intégrer différentesformes de travail. L’endroit où se trouvele collaborateur n’a plus aucune impor-tance. Généralement, il n’est plusnécessaire d’imprimer.

Economisez 20 € par document

Quels sont les documents qui circulent dans vos services?

Combien de fois sont-ils photocopiés,scannés et envoyés?

Quels appareils mettent des documentssur papier dans votre entreprise?

Quels sont les documents, processuset appareils superflus?

Adressez-vous à un spécialiste pourun audit approfondi.

Checklist

- besoins de la direction - besoins des utilisateurs- inventaire et volume par appareil - volume par application et par utilisateurs

- solution personnalisée • matériel • logiciel • aspect financier • services- définition des KPI

- chef de projet professionnel- gestion du changement- installation et formation

- suivi des niveau des performances- maintenance fiable- réapprovisionnement automatisé des consommables

- réunion d’évaluation- rapportage des KPI- contrôle du ROI

Comment optimiser votre gestion de documents?

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© KYOCERA

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La gestion des voitures de sociétéemprunte la voie d’une nouvellerentabilité. «On observe depuis

quelque temps un virage vert dans les parcs desvéhicules des entreprises. On opte de plus en plussouvent pour des motorisations plus réduites etdes voitures de taille inférieure. La nouvelle législa-tion fiscale renforce encore cette tendance. Et ce,même si son impact global n’est pas encore visible,parce que de nombreux contrats de leasing sont

toujours en cours», remarque Gudrun Ghijs (CIACFleet). «La plupart des contrats durent de trois àcinq ans. L’évolution dans l’utilisation des véhiculescontinuera donc à se faire sentir jusqu’à ce que lesderniers contrats soient renouvelés.»En outre, la nécessité de réduire les coûts prend uneampleur grandissante. «Dans les PME et les entre-prises avec gestion de flotte, cette évolution est encours depuis quelque temps. Le leasing opération-nel est une excellente solution, parce que le parc

des véhicules devient ainsi un poste de frais fixes,prévisibles. Ceux qui achètent eux-mêmes leursvoitures sont confrontés à des frais supplémen-taires totalement imprévisibles, comme les entre-tiens et les réparations», explique le spécialiste duleasing. Mais CIAC Fleet ne se contente pas de pro-poser des services de leasing: «Nous aidons lesentreprises à rationaliser et à optimiser leur flotte.»

LE SUR-MESURE RAPPORTEQu’est-ce que cela comprend concrètement?«Contrôlez l’utilisation précise de chaque véhicule.Le choix d’une voiture pour un collaborateur doitêtre adapté aux tâches qui lui sont confiées.L’époque où le salarié pouvait choisir sa voiturepréférée dans une fourchette de prix donnée estrévolue. Car il est possible de faire d’importanteséconomies en harmonisant travail et voiture.Notamment en réduisant la consommation de car-burant. Et, à plus long terme, les frais d’entretien. Àcombien peuvent se monter ces économies? Celadépend étroitement de la taille de la flotte et dutype d’activités et de services de l’entreprise»,indique Gudrun Ghijs. CIAC Fleet ne ménage pas ses efforts d’analyse.«Un élément crucial est le contact personnel avecle gestionnaire de la flotte au sein de l’entreprise.Nous avons un entretien approfondi, nous élabo-rons des solutions concertées et nous continuonsde suivre la situation personnellement. Une solu-tion optimale exige non seulement des calculs,mais également une mise en œuvre cohérente.Ainsi ne suffit-il pas de fournir des voitures élec-triques si l’entreprise en souhaite. Nous imaginonségalement l’infrastructure nécessaire pour lesrecharger. En bref : notre tâche n’est pas unique-ment de fournir des véhicules et des entretiens,mais de résoudre une question de mobilité. Etcette formule marche. Une enquête auprès de nosclients révèle un score de satisfaction de 81%. »

OPTEZ POUR CE QUI EST VRAIMENT NÉCESSAIRESelon Gudrun Ghijs, les entreprises qui souhaitentse concentrer sur leur cœur d’activité ont tout inté-rêt à opter pour le leasing opérationnel pour leurparc de véhicules. Cette tendance à choisir les voi-tures en fonction de leur coût et de leurs caracté-ristiques environnementales va se poursuivre au

cours des années à venir. « La pénétration des nou-velles formes de travail influence de plus en plus leschoix dans la flotte. Nous le remarquons déjà. Ceuxqui travaillent à domicile, qui parcourent peu dekilomètres en voiture ont-ils encore besoin d’undiesel ? Ne serait-il pas possible de réduire la moto-risation ou la taille de la voiture ? Les entreprisesfont des choix de plus en plus ciblés en matière detypes de véhicules. »

La voiture de société n’est pas un cadeau. Il s’agit d’un outil de travailqui doit être le mieux adapté possible à l’utilisation qui en est faite.Une analyse approfondie visant à déterminer qui a besoin d’une voi-ture de société, à quelle fin et à quel moment, n’est pas un luxe. Elle sefondera sur la manière dont le collaborateur travaille et se déplace.Pour une gestion contemporaine de la flotte dont la société de leasingCIAC Fleet se chargera volontiers.

Gestion optimale devotre parc de véhiculesCIAC Fleet fournit une gestion intensive de la flotte Gudrun Ghijs (CIAC Fleet) met en avant

cinq grands atouts de la gestion optimalede la flotte par son approche du leasing :

� Une maîtrise totale des coûts, avec unbudget flotte, fixe, prévisible

� D’importants gains de temps, puisquevous sous-traitez la gestion de laflotte à des experts

� Le transfert du risque vers la sociétéde leasing

� Un rabais supplémentaire pour lesflottes plus importantes, et donc uneéconomie d’échelle

� Une mobilité garantie, avec la possibilitéde remplacer rapidement les véhicules

Les voitures desociété par leasing:5 atouts

CIAC Fleet, Brusselsesteenweg 506,9050 Gand, T 09 228 55 29,

www.ciacfleet.be


QUEL SYSTÈME D’EXPLOITATION?Sachez que vous choisissez avant toutun système d’exploitation mobile, car cechoix déterminera tout le reste : finale-ment, le smartphone n’est aussi rapide,convivial et passionnant que la gammede programmes ou d’applications(«apps») que vous pouvez y installer.Vous optez pour un appareil Apple?Dans ce cas, vous aurez par exempleaccès à iTunes Store et aux quelque500.000 applications pour iPhone dis-ponibles. Chacun y trouvera chaussureà son pied, car les programmateurs nepeuvent ignorer le succès de l’iPhone.Le flux constant de nouvelles applica-tions ne risque donc pas de se tarir.Android est le système d’exploitation deGoogle. Vous le rencontrez sur les télé-phones HTC et Samsung. Il s’agit d’unealternative plus que valable avec “seule-ment” 450.000 applications. En 2012,toutes les applications les plus populai-res existent pour les deux grandes pla-teformes, même si certaines sontd’abord lancées sur iPhone. Une critiquejustifiée concernant Android: les appli-

cations présentent parfois d’importan-tes différences en matière d’affichage etd’utilisation. Cela rend sans doute le sys-tème un peu moins convivial pour lesutilisateurs débutants.Chez Android, chaque fabricant appo-se sa propre couche de vernis sur l’of-fre standard de Google. Il subsiste dèslors certaines différences dans la com-mande des appareils. Vous privilégiezla convivialité? N’hésitez pas à essayerle téléphone que vous voulez acquérir.BlackBerry éprouve des difficultés àgarder la tête hors de l’eau. L’appareiln’offre donc guère d’espoir pour cequi concerne les nouvelles applicati-ons. Cela ne pose pas vraiment deproblème si vous êtes satisfait de l’of-fre de base de votre nouveau smart-phone. Mais cela peut le devenir pourceux qui attendent d’un tel appareilqu’il évolue et se développe avec eux.Windows Phone 7 (WP7) est encorejeune, mais connaît une croissance rapi-de, même si certaines applicationspopulaires ne sont pas encore disponi-bles sur WP7. Le système d’exploitationmobile Microsoft possède un style pro-

pre que vous reconnaîtrez immédiate-ment dans la mise en page de l’écran etla commande de l’appareil. Ici aussi : ilest préférable de tester d’abord le télé-phone, car l’approche adoptée compteautant de fans que de détracteurs.

COMBIEN ÇA COÛTE?Une fois que vous avez choisi un sys-tème d’exploitation, c’est surtout leprix qui déterminera l’appareil quevous achèterez. Ceux qui optent pour

l’iPhone se trouvent dans une four-chette très prévisible. Apple deman-de de 379 euros pour son smartpho-ne le moins cher et pour 500 euros,vous obtenez le haut de gamme. Lesdétaillants ne descendent que rare-ment, voire jamais, sous ces tarifs. Avec l’iPhone 3GS, l’iPhone 4 et l’iPhone4S, on trouve actuellement trois généra-tions sur le marché. La différence résidedans la vitesse à laquelle les applicati-ons sont exécutées, la qualité de l’écranet la mémoire disponible. Cependant,même l’iPhone le moins cher vous per-met d’utiliser presque toutes les appli-cations – même si elles seront la plupartdu temps un peu moins rapides. Sansdoute une nouvelle génération d'iPhonesera-t-elle commercialisée cette année.Le prix des modèles existants devraitalors baisser légèrement.

Vous préférez Android? Dans ce cas,n’hésitez pas à faire jouer la concurren-ce. À partir de 79 euros, vous avez déjàun appareil basique. Ceux qui veulentla crème de la crème débourseront750 euros. Les différences entre lesappareils sont importantes. Les modè-les les plus coûteux ont un écran plusgrand et de meilleure qualité, ils sontplus rapides et sont dotés d’un appa-reil photo de qualité. Mais - davantageque chez Apple -, les modèles plusanciens ne sont pas toujours compati-bles avec les dernières applicationsAndroid. En attendant, 120 à 150 euros,vous aurez un smartphone plus querespectable qui vous permettra de sur-fer, d’envoyer des e-mails ou de suivreun itinéraire par GPS.C’est BlackBerry? Dans ce cas, vous nepouvez vous adresser qu’à un fabri-cant, comme pour l’iPhone. Mais lesprix fluctuent un peu plus. Pour unmodèle simple, vous paierez environ180 euros ; le top du top vous coûtera500 euros, voire plus. Windows Phone 7 est utilisé par Acer,HTC, LG, Samsung et Nokia. C’est cedernier fabricant qui offre le plusgrand choix. Actuellement, vous netrouverez aucun téléphone WP7 àmoins de 230 euros. Les différencesentre les modèles sont plutôt rédui-tes, surtout dans le segment inférieur.Microsoft impose des exigences mini-males à ses partenaires, raison pourlaquelle les prix varient peu.

Comment choisir le smartphonede vos collaborateurs?Un téléphone malin, à votre mesure

Les simples GSM, qui permettent uniquement de téléphoner, existent encore.Mais ils sont de plus en plus menacés par leurs concurrents “malins”. Les smart-phones promettent des dizaines de milliers de programmes et des possibilitéspresque infinies. De quels aspects devez-vous tenir compte lorsque vous voulezacheter un smartphone pour un collaborateur?

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