Rapport de stage

Société : KBTP sarl

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Aboussoufiane El Mahboul

Rapport sur le stage effectué du 22 juillet 2009 au 19 août 2009

Dans la société : KBTP sarl à Agadir

Pour un stage de découverte en la gestion des achats.

Préparant le diplôme : master en management stratégique et logistique

Année 2009/2010

De l’université Ibn Zohr

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REMERCIEMENT Avant tout développement sur cette expérience professionnelle, il apparaît opportun de commencer ce rapport de stage par des remerciements, à ceux qui m’ont beaucoup appris au cours de ce stage, et même à ceux qui ont eu la gentillesse de faire de ce stage un moment très profitable. Aussi, je remercie Monsieur Outalb Abdellah, directeur administratif et, mon maître de stage Madame Fouzia Msanda, assistante de la direction, qui m’a formé et accompagné tout au long de cette expérience professionnelle avec beaucoup de patience et de pédagogie. Enfin, je remercie l’ensemble des employés de KBTP pour les conseils qu’ils ont pu me prodiguer au cours de ce mois.

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PLAN Introduction

I / L'entreprise et son secteur d'activité : A – Le secteur : 1. L’importance du secteur BTP 2. Structure des entreprises du secteur B – L’entreprise par rapport au secteur

II / Le cadre du stage : A – Description de la structure sociale B – Fonctionnement 1. Répartition de la responsabilité 2. Répartition des tâches

III / Les travaux effectués et les apports du stage A – Les travaux effectués

1. Les outils mis à ma disposition 2. Les Missions du poste occupé 3. Les tâches périphériques B – Les apports du stage 1. Compétences acquises 2. Diffcultés rencontrés et solutions apportées

Conclusion

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INTRODUCTION

Du 22 juillet 2009 au 19 août 2009, j’ai effectué un stage au sein de l’entreprise KBTP située à n° 585, imm Ifrane Av Al Mouquama, Agadir. Au cours de ce stage au département de la gestion des achats, j’ai pu m’intéresser à la procédure et l’organisation du travail.au sein de l’administration. Plus largement, ce stage a été l’opportunité pour moi d’appréhender des connaissances sur le secteur du BTP ; les diffcultés et opportunités, ce qui m’a permis de voir de prés la gestion d’approvisionnement en collaboration du service technique avec l’assistante de la direction. Au-delà d’enrichir mes connaissances, ce stage m’a permis de comprendre dans quelle mesure l’organisation du travail et la synchronisation entre les tâches à effectuer sont très importantes aussi que la communication avec autrui soit les collègues à l’entreprise soit avec les collaborateurs externes de l’entreprise Mon stage au département de la gestion des achats a consisté essentiellement en la découverte des processus du travail dans l’entreprise et la mise en pratique des compétences acquis au cours de la formation Ce stage a donc été une opportunité pour moi de percevoir comment une entreprise, dans un secteur porteur, en pleine évolution et où plusieurs entreprises sont en concurrence, gère ses travaux et maintient sa position sur le marché du BTP ainsi que l’évaluation de sa performance en se basant sur le contrôle de gestion. L’élaboration de ce rapport a pour principale source les différents enseignements tirés de la pratique journalière des tâches auxquelles j’étais affecté. Enfn, les nombreux entretiens que j’ai pu avoir avec les employés des différents services de la société m’ont permis de donner une cohérence à ce rapport. En vue de rendre compte de manière fdèle et analytique du mois passé au sein de la société KBTP, il apparaît logique de présenter à titre préalable l’environnement économique du stage, à savoir le secteur de BTP, puis d’envisager le cadre du stage : la société KBTP, tant d’un point de vue structurel Enfn, il sera précisé les différentes missions et tâches que j’ai pu effectuer au sein du service achat, et les nombreux apports que j’ai pu en tirer.

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I / L’environnement économique du stage : A – Le secteur : 1. Importance du secteur BTP

Le secteur de bâtiment et travaux public est devenu un secteur porteur dans l’économie Marocaine ceci peut s’illustrer par les statistiques suivantes : La participation du secteur BTP dans la formation du Produit Intérieur Brut (PIB) est de 19, 6 milliards de dirhams, en prix courant soit 5,6 % du PIB hors agriculture. Le secteur du BTP a drainé une part signifcative des investissements avec 41,8 milliards de dirhams en 2008. La part de ce secteur dans la Formation Brute de Capital Fixe (FBCF) est ainsi de 42.5% en 2008. Les ventes de ciments en 2008, qui constituent un indicateur de l’état du secteur, se sont élevées à 9.3 millions de tonnes. Elles connaissent une croissance soutenue ces dernières années avec un taux interannuel moyen supérieur à 7%. Au niveau de l’emploi, le secteur du BTP emploie plus de 9.7 % de la population active urbaine, soit plus de 520.000 personnes. Le BTP constitue le premier secteur en nombre d’assurés auprès de la Caisse nationale de Sécurité Sociale. Il est le secteur vecteur d’intégration à l’économie moderne d’une grande partie des hommes issus du fux de l’exode rural pour lequel il constitue le plus souvent le premier métier en milieu urbain. Il est générateur d’activités induites de proximité.

2 Structure des entreprises du secteur

Le secteur compte près de 52 000 opérateurs dont 28 000 entreprises organisées avec une prépondérance des entreprises de Construction (près de 58%). Elles couvrent la totalité du territoire national avec cependant une relative concentration à Casablanca (22%), Rabat-Salé (17%) et Meknès-Taflalet (11,4%). Les entreprises du secteur BTP se caractérisent par : • La sous capitalisation : 39% ont un capital social égal à 100 000 DH et seules 26% ont un capital supérieur à 1 million de dirhams. • La taille modeste : seules 67 entreprises réalisent un chiffre d’affaires supérieur à 50 millions de dirhams dont 36 dépassent les 100 millions de dirhams. • La récente création : près de 70% ont moins de 15 ans d’existence • La faiblesse de l’encadrement : Le taux d’encadrement moyen reste faible avec 2% pour les cadres et 2,3% pour les techniciens. • La forte dépendance de la commande publique qui représente 70% de leur activité.

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• La précarité : le nombre des entreprises qui disparaissent, avec ou sans dépôt de bilan est important. • Les modes de gestion et d’organisation de l’entreprise sont parfois inadaptées Malgré les efforts importants qui ont été consentis par l’Etat ces dernières années sous différentes formes en faveur du développement du secteur de BTP afn notamment de structurer la profession, de la rendre moins vulnérable aux aléas de la conjoncture et d’assainir son environnement, l’entreprise BTP continue de faire face à un certain nombres de contraintes fnancières, institutionnelles et de marché, qui limitent son développement et son effcacité et partant l’épanouissement du secteur BTP au Maroc.

B – L’entreprise par rapport au secteur

La société KBTP est crée le 10 juillet 1998, de la forme juridique sarl, son capital s’élève à 2000000 dhs, Le secteur d’activité de KBTP est principalement la construction ; bâtiment, génie civil, et VRD (voies réseaux divers). Actuellement KBTP opère sur plusieurs projets de construction dont un projet d’entrepôt et show room pour COPAG, projet touristique (résidence PARADIS PLAGE), et projet immobilier (SAKANI).

II / Le cadre du stage : A-. Description de la structure sociale

La société KBTP regroupe 400 d’employés, qui sont divisés en deux départements et les chantiers tous sous la direction du gérant. Organigramme :

Siège chantier Secrétariat chef de chantier Commercial magasinier Technique métreur Cellule achat chef d’équipe Comptabilité personnel exécutant Personnel

Direction générale

Direction technique

Direction administrative et

fnancière

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B- Fonctionnement

Au sein de cette société de taille moyenne, il est aisé de percevoir l’interaction constante entre les différents services, où on distingue deux circuits de création de richesse. - la production sur le site ou le chantier - la gestion des achats au siége. Compte tenue du fait que mon stage au service de la gestion des achats au siége et que ma formation est en gestion, il sera uniquement développé le fonctionnement administratif et fnancier. 1. Répartition de la responsabilité 1.1 La secrétaire au siège

Elle assume plusieurs taches : -caisse. -facturation. -l’émission des bons de commande. -Relais entre les chantiers.

1.2 Gérant technicien

-Questions techniques liées à la production. -représentation de la société. -recherche de nouveaux marchés. -les aspects administratifs et fnanciers .

2. Répartition des taches 2.1 Procédures achat / fournisseur

Pour la société KBTP l’approvisionnement est l’élément principal dans son activité. Or la gestion des achats est pratiquée par les étapes suivantes :

consultation On peut appeler aussi cette étape, la formalisation des besoins. Le demandeur qui se trouve sur le site (chantier) en la personne du chef de chantier, émet une demande d’achat en indiquant ; La désignation : les articles dont il a besoin (matière première….) La quantité : estimation de la quantité Ici le chef de chantier consulte le magasinier pour savoir le stock outil, ce qui permettrait d’éviter la rupture du stock en attendant la livraison des matières premières.

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Cette demande d’achat doit être transmise au siège (service achat), puis l’assistante de la direction consulte les fournisseurs, cela consiste à constituer une base de données des prix, des qualités et les délais de la livraison. Après l’étude des offres, l’assistante de la direction désigne : -nom des fournisseurs retenus. -le prix obtenu. -code affaire.

vérifcation Après la rédaction d’un bon de commande (annexe:1) composé de : -numéro de la demande d’achat. -désignation des articles. -prix unitaire, quantité. Le service des achats adresse le BC au fournisseur.

Réception de la matière commandée avec un bon de livraison du fournisseur :

Au fur et à mesure de déchargement de la matière commandée sur le site, on reçoit le bon de livraison du fournisseur et on procède à la vérifcation de la conformité de la quantité et la qualité commandée et celle reçue ensuite on génère un bon de réception (annexe:2) sur la base du BC.

La facture fournisseur Le responsable sur le site transfère le BR au siège (service comptabilité). Le comptable fait une transformation du BR en facture virtuelle. Dés la réception de la facture réelle du fournisseur on la compare avec la facture virtuelle. Deux cas se présentent : -les montants sur les deux factures sont différents : Dans ce cas l’assistante de la direction procède d’abord à la vérifcation de la conformité de la facture virtuelle au BR, si elle constate l’égalité, elle appelle le fournisseur pour rectifer l’erreur. -les montants sur les deux factures sont égaux : Ici le comptable enregistre la facture en comptabilité générale et en comptabilité analytique selon les codes affaires, et ce par la saisie des factures sur l’application SAGE. Appose le cachet « COMPTABILISEE »sur la facture virtuelle. Le comptable classe les factures virtuelles par ordre de numéro interne (numéro de pièce qui apparaît sur le grand livre), et les factures originales par règlement et par ordre de BL. Classement de l’original dans l’échéancier. Préparation de l’échéancier. Suivi des règlements des fournisseurs. Analyse des comptes fournisseurs mensuellement et édition trimestrielle du grand livre (annexe:6)

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Figure : schéma de la procédure de la gestion des achats.

2.2 Procédure vente / client 2.2.1 Chantier •S’assurer de la réalité de l’avancement des travaux par rapport au précèdent. •Visa du chef de chantier. 2.2.2 Siège - Commercial

•Emission des factures ; après avoir la situation par le metteur. •Visa de la direction technique. •Suivi du recouvrement. • Classement des situations - Comptabilité

•Saisir les factures. •Saisir des règlements client. •Indication des modalités de paiement. •Remise des effets à recevoir et des chèques reçus à la banque. •Analyse des comptes clients et justifcation des soldes. •Edition des états de gestion liés aux ventes.

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-statistiques -balance clients -journal mensuel des ventes.

III / Les travaux effectués et les apports du stage A – Les travaux effectués

Au cours de ce stage, j’ai eu l’opportunité de découvrir un métier sous toutes ses formes et de comprendre de manière globale les diffcultés que les opérationnels pouvaient rencontrer dans l’exercice de leurs tâches. Pour une meilleure compréhension des tâches que j’ai pu effectuer, il apparaît approprié de traiter en premier lieu des outils qui étaient mis à ma disposition, puis de traiter de manière détaillée les tâches que j’ai pu effectuer.

1. Les outils mis à ma disposition

Au cours de ce stage, j’ai passé le plus clair de mon temps à la gestion des achats. A mesure que j’apprenais le processus, l’organisation du travail et la gestion des documents liés aux opérations d’achat, Ce n’est donc qu’à partir de la deuxième semaine de mon stage que j’ai été véritablement opérationnel, du fait de ma meilleure maîtrise des outils de travail, soit : -L’application OMEGA de traitement des données tel que l’inventaire sur chantier, les listes des bons (bons de commande, bons de livraison, bons de réception), -Le logiciel SAGE pour comptabiliser les factures et extraire les états.

2. Les Missions du poste occupé 2.1 Présentation

Comme il a été précisé en introduction, la gestion des achats est un métier qui a vocation à préparer les éléments d’aide à la décision. Cette gestion trouve ses bases en matière de l’élaboration des tableaux de bord par la saisie des bons de commande, les bons de livraison, les bons de transfert et les bons de réception ensuite la vérifcation du tirage des factures et leurs conformité avec les bons de livraison. Puis la saisie des factures sur le logiciel SAGE. Au début de mon stage j’ai été chargé de ressaisir les bons de réception sur l’application OMEGA. -date -code fournisseur -numéro de BL -quantité et prix.

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Puis j’appose le cachet « SAISI »sur le BR manuel et je mentionne le numéro d’entrée. Saisir les bons de transfert dans des tableaux d’Excel. NB : le bon de livraison (BT) est un document assurant la traçabilité des articles entre chantiers en cas de transfert.(annexe:4). La mission suivante que j’ai effectué est la vérifcation et le contrôle arithmétique des montants sur la facture puis saisir les factures sur l’application SAGE.

2.2 Les tâches périphériques

Au cours de mon stage, j’ai pu effectuer une tâche qui se situent à la périphérie de la gestion d‘approvisionnement. Il s’agit d’une sortie au chantier de PARADIS PLAGE, où j’ai travaillé sur des opérations de la paie du personnel : -l’enregistrement sur la fche de paie. -la paie des ouvriers sur le chantier. -versement des charges sociales à la CNSS.

B – Les apports du stage

Les apports que j’ai tiré de cette expérience professionnelle peuvent être regroupés autour de trois idées principales : les compétences acquises, les diffcultés rencontrés et solutions apportées ainsi que la vie en société .

1- Compétences acquises

De ce mois de stage j’ai pu faire correspondre entre ce que j’ai acquis théoriquement à ma formation et leurs pratiques au sein de l’entreprise. Des tâches que j’ai effectué j’ai maîtrisé en principale l’organisation du fux informationnel et ce, comme on a préalablement signalé dans ce rapport, par la gestion des documents liés au opérations d’approvisionnement : -l’émission des bons, les factures. -assurer la traçabilité des documents par la signature des responsables soit sur les document soit dans des registre de leur réception ou de leur émission. -la classifcation des documents -l’élaboration des tableaux de bord. Lors de la saisie de l’inventaire j’ai eu l’occasion de savoir manipuler l’application OMEGA propre au traitement des données de KBTP, ainsi que savoir travailler sur le logiciel de comptabilité SAGE. Au cours du traitement des données j’ai appris les pratiques du contrôle de gestion sans y avoir eu un département spécial, puisque à KBTP le contrôle de gestion se fait par un comparatif des situations mensuelles de chaque chantier avec des seuils préétablis par la direction..

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2-Diffcultés rencontrés et solutions apportées

Durant cette expérience professionnelle, je peux dire que j’ai rencontré peu de problèmes car à chaque fois que j’ai des diffcultés je trouve quelqu’un à mon aide. Parmi ces diffcultés : -le problème de familiarisation avec la terminologie des articles, surtout lors de la saisie des bons sur l’application ; diffcile de déchiffrer l’écriture des magasiniers sur les bons de transfert et les bons de commande. -la détermination des relation entre la direction technique et la direction administrative et fnancière, ici j’ai eu des éclaircissements d’abord sur la mission du service technique qui s’articule sur les calculs métriques pour établir des situation des besoins en matière première du chantier puis l’appui de l’assistance de direction sur ces situation en vue d’établir les factures et veiller sur la compatibilité entre l’existant et les besoins sur chaque chantier .

La vie en société

Mon stage chez KBTP a été très instructif. Au cours de ce mois, j’ai ainsi pu observer le fonctionnement d’une PME. Au-delà, de l’activité de chacun des services, j’ai pu apprendre comment s’articulent les différents départements d’une telle entreprise. Par ailleurs, les relations humaines entre les différents employés de la société, indépendamment de l’activité exercée par chacun d’eux, m’a appris sur le comportement à avoir en toute circonstance.

Les relations humaines entre les employés

Au-delà du fonctionnement de l’entreprise, j’ai pu ressentir une bonne entente entre les employés. En effet, l’atmosphère au sein de la société était très favorable au travaille, à s’instruire et à apprendre. J’ai ainsi constaté que la hiérarchie des fonctions de la société KBTP était invisible dans les rapports entre les employés, ce refète une synergie entre le personnel. Au travers de cette convivialité, j’ai pu comprendre que l’activité d’une société est plus performante dans une atmosphère chaleureuse et bienveillante.

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CONCLUSION

Au terme de ce stage, j’ai eu la satisfaction d’avoir découvrir plusieurs pratique de la gestion dans l’entreprise. Mais plus que cette satisfaction, j’ai eu le plaisir de travailler dans un domaine qui me passionne. En effet, ce stage m’a permis non seulement d’approfondir mes connaissances en gestion et en comptabilité mais aussi d’acquérir une expérience extrêmement valorisante d’un point de vue personnel. Dans la mesure où il refète parfaitement le domaine dans lequel j’aimerais poursuivre ma carrière professionnelle, j’estime être heureux d’avoir pu effectuer ce stage entouré de personnes compétentes qui ont su me guider dans mes démarches tout en me laissant une certaine autonomie.

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ANNEXE Annexe : 1

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Annexe :2

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Annexe :3

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Annexe :4

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Annexe :5

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Annexe :6

Annexe :7