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Séminaire à destination des Chefs de File potentiels

Secrétariat Technique Conjoint Programme INTERREG IV A ‘2 Mers’2nd July, Exeter, UK

INTERREG IVA 2 Mers Seas Zeeën Programme de Coopération Transfrontalière 2007-2013

- Aspects financiers -

Cofinancé par le Fonds Européen de Développement Régional (FEDER)

Eclaircissons les choses !

INTERREG IVA 2 Mers Seas Zeeën Programme de Coopération Transfrontalière 2007-2013

Lettre d’engagement

Frais

génér

aux

Bénéficiaire final

Dépenses non-

éligibles

Frais de fonctionnement

Lignes budgétaires Additionalité

Cofinancement

Validation

Budget

Dépréciation de l’équipement

Contributions en nature

Pro rata

Pourcentages

TVA

Génération

de recettes

Taux de

changeTime sheets

Garanties

FEDERFEDER

Procédures comptables

Demande de paiementRapport d’activité


Eligibilité : partenaires


Statut juridique Organisme public Organisme relevant du droit public (“organisme assimilé public”

tel que le définit la directive 2004/18/CE, Article 1(9)) Organisme privé (petites et moyennes entreprises) => Aide de

Minimis Organisation à but non lucratif

Quel partenaire n’est pas éligible? Un partenaire qui ne contribue pas financièrement au projet et

qui ne demande pas de FEDER Les structures “parapluie” Les organismes privés dépassant les limites établies pour les

micro-entreprises et PMEs Les partenaires qui ne contribuent pas activement aux activités

du projetRecommandation :Recommandation : garder un partenariat de taille raisonnable et prendre en compte la Value for Money (le rapport qualité-prix)

Financement d’un projet et paiement


Principes générauxTaux de financement FEDER maximum = 50% (par partenaire)Le cofinancement doit être assuré (multiplicité des sources) Lettres d’engagement

Principe de remboursement de dépenses effectivement payéesSeuils pour certaines lignes budgétairesPaiements en EUROSDemande de paiement à introduire 2x/an au STC Processus en 5 étapes

Etape 1 – Les partenaires rapportent au Chef de file

Etape 2 – Le Chef de file rapporte au STC

Etape 3 – Les rapports sont vérifiés par le STC et l’Autorité de Certification

Etape 4 – Le paiement est effectué par l’Autorité de Certification au Chef de file du projet

Etape 5 – Les fonds sont distribués par le Chef de file aux autres partenaires en fonction de leurs dépenses

Cofinancement d’un projet


Le Cofinancement est l’apport financier utilisé en complément de la subvention FEDER.

Plusieurs sources peuvent être utilisées: fonds propres ou sources externes (public ou privé). Seul limite: interdiction de cofinancer un projet à l’aide d’autres instruments financiers communautaires.

Au stade du dépôt du dossier: chaque partenaire doit s’engager à être en mesure d’apporter le cofinancement à travers les lettres d’engagement.

Période d’éligibilité et lignes budgétaires


Période d’éligibilité des dépenses Pour le 4ème appel à projets : 1er janvier 2008 au 31

décembre 2012

1. Frais de personnel2. Frais de fonctionnement (frais généraux directs et indirects) !MAX

25% LB1!3. a) Consultants externes et

b) Fournisseurs de biens et de services4. Frais de déplacement et d’hébergement5. Equipement6. Investissement FEDER=25% ou MAX 500 000€/partenaire7. Validation des dépenses (contrôle de 1er niveau) ! 100% !

Une description détaillée des coûts à budgétiser/reporter sous chaque LB est fournie dans le document “Conseils relatifs à l’éligibilité des dépenses”

7 Lignes budgétaires

Notions transversales


Contribution en nature

Mise à disposition à titre gratuit d’une ressource par une organisation non partenaire à une organisation partenaire du projet.

Le montant de la contribution ne peut excéder le montant du cofinancement.

La contribution en nature est éligible sous les lignes budgétaires 1, 3 et 6.

Procédure de Marchés publics

Les procédures de marchés publics doivent être suivies pour tout contrat passé entre un partenaire du projet et un prestataire externe.

Des seuils sont établis à différentes échelles: européenne et nationale (+ à l’intèrieur même de l’organisation).

Différentes règles s’appliquent aussi selon la nature du contrat.

Eligibilité des dépenses (1)


Coûts de personnel (LB1)

Incluent: salaires, cotisations salariales, assurance maladie, etc. sont considérés comme éligibles pour le personnel travaillant directement sur le projet et employé par l’organisme partenaire du projet.

Timesheets, feuilles de temps, fiches de salaire,…

des éléments de preuve sont nécessaires



Coûts d’administration (LB2)

Frais généraux directsDoivent être directement générés par le projet et :

• Être essentiels à la mise en oeuvre du projet. Il n’auraient pas été engagés sans le projet

• Sont justifiés par des factures ou autres documents comptables équivalents directement imputables au projet ou à son personnel Frais généraux indirects (overheads)

Coûts d’administration pour lesquels le partenaire ne peut justifier d’une facture directement imputable au projet

Doivent être calculés : • Méthode de calcul au prorata:Nombre total de personnes employées pour le projet / Nombre total de personnes employées par l’organisme

MAX 25% LB1



CONSULTANTS EXTERNES (LB3a) (Contractualisation)

Ces dépenses sont éligibles pour autant que leur travail soit essentiel au projet et que les coûts soient raisonnables.

Honoraires journaliers = maximum 800€ hors TVA

Les règles de passation de marchés publics doivent être respectées avant de passer le contrat



FOURNISSEURS DE BIENS ET SERVICES (LB3b) (Contractualisation)

Ces dépenses sont éligibles pour autant que les frais soient raisonnables, en accord avec les tarifs standards en vigueur dans le pays où se situe le partenaire du projet contractant

Ces frais doivent être budgétisés dans le dossier de candidature

Les règles de passation de marchés publics doivent être respectées avant de passer le contrat



Ils doivent être directement reliés au projet et essentiels à sa réalisation

Attention au respect des limites nationales et aux montants maximum définis par les autorités publiques ou la Commission

Ordre du jour/programme, rapport de mission, tickets originaux doivent pouvoir être présentés

Des déplacements essentiels à la bonne réalisation du projet en dehors de la zone éligible peuvent être éligibles SI autorisation préalable du STC

Frais de déplacement et d’hébergement (LB4)



Equipement (LB5)

! Liste exhaustive !

• Matériel informatique• Logiciel spécial• Scanner• Projecteur numérique• Appareil photo• Meubles de bureau• Matériel d’exposition• Matériel de mesure spécial• Matériel de laboratoire• Panneaux d’affichage, plaques, signalétique• Bien d’équipement mineur (environnement/tourisme)• Autre matériel spécifique



Equipement (LB5)

Méthode de calcul pour déclarer les cépenses d’équipement:

Si le plan d’amortissement est égal ou inférieur à la durée du projet alors le partenaire peut déclarer l’ensemble du coût du matériel

SI le plan d’amortissement est supérieur à la durée du projet alors le partenaire déclare les provisions pour amortissement pour chaque période de 6 mois couvrant les déclarations de dépenses.



Investissements (LB6)

Sous cette ligne budgétaire, seuls sont éligibles les coûts de :

• d’acquisition de terrain• d’achat de biens immobiliers• de travaux d’infrastructure

Les investissements ne seront financés que s’ils sont essentiels à la réalisation des

objectifs du projet et s’ils représentent un avantage pour le partenariat et les

territoires impliquésFEDER = 25% ou MAXIMUM 500 000€/partenaire



Dépenses inéligibles : exemples

•Contributions volontaires supplémentaires au régime de retraite (LB1)•Les sommes forfaitaires, estimations globales ou calculs arbitraires (LB2)•Tout contrat entre partenaires du projet•Amendes et pénalités financières•Pertes liées au taux de change•Paiements réalisés d’avance non-justifiés par une facture•Frais de déplacement en dehors de la zone du programme qui n’ont pas été approuvés par le STC (LB4)•Indemnités dépassant le seuil fixé par la Commission (LB4)•Les équipements non-repris dans la liste exhaustive•Etc.

Validation des dépenses (BL7)


Contrôle de 1er niveau

• 2 systèmes en vigueur:

Système centralisé : Flandre Système décentralisé : FR, ANG, P-B

•Toutes les dépenses et activités doivent être validées au niveau du partenaire du projet par un contrôleur de 1er niveau

•Il incombe au contrôleur de 1er niveau du Chef de file, de vérifier que les documents relatifs aux contrôles de premier niveau réalisés au niveau des PP soient satisfaisants.

•Le choix du contrôleur de 1er niveau fait l’objet d’une approbation au niveau de l’Etat membre

FEDER = 100%

Le chef de file


PP5

PP2

PP3PP4

CF

Programme

Pays 3

Pays 2

Coordination, gestion, administration du projet

Pays 1

Pays 4

Les responsabilités du chef de file


Développement de l’idée et candidature

– Coordonne l’apport de chaque partenaire–Est responsable de la rédaction et de la soumission du dossier de candidature

Cofinancement – Sécurise son cofinancement–S’assure que les partenaires se procurent leur(s) lettre(s) d’engagement

Contrat – Signe le contrat avec le Programme – Finalise l’Accord de Partenariat

Mise en oeuvre – Responsabilité générale de la mise en oeuvre du projet

Finance & reporting

– Vérifie que les dépenses des partenaires ont bien été validées par leur contrôleur de 1er niveau

– S’assure que les dépenses ont été encourrues uniquement pour les activités prévues par le projet

Paiements – Reçoit le paiement de la part du programme et transfère son dû à chacun des partenaires

En résumé : Assume la responsabilité financière et légale de la mise en œuvre de l’ensemble du projet

Doit penser aux informations que chaque partenaire doit fournir au moment de la demande de paiement

Doit s’assurer de la bonne communication des règles et règlements

Les responsabilités du partenaire


Développement de l’idée et candidature

– Le projet est développé conjointement par l’ensemble du partenariat. Celui-ci marque son accord sur le dépôt de la candidature

– Tous les partenaires sont d’accord pour confier le rôle de chef de file à l’organisme qui le souhaite

Cofinancement – Sécurise son cofinancement à temps en vue de pouvoir fournir la (les) lettre(s) d’engagement au moment du dépôt du dossier

Contrat – L’Accord de Partenariat doit être signé par l’ensemble des partenaires du projet. Ils s’engagent à réaliser toutes les activités décidées et à assumer leur responsabilité financière

Mise en oeuvre – Responsabilité de la mise en oeuvre des activités qui lui ont été confiées dans le cadre du projet et dans l’Accord de Partenariat

Finance & reporting

– Devra garantir que ses propres dépenses ont bien été validées par son contrôleur de 1er niveau

– S’assure que les certificats et autres documents seront bien fournis à temps

Paiements – Reçoit le paiement de la part du programme et transfère son dû à chacun des partenaires

Irrégularités – Assume la responsabilité de toute irrégularité dans ses dépenses

Pour vous accompagner…


MERCI DE VOTRE ATTENTION

A VOUS DE JOUER !

www.interreg4a-2mers.eu

Séverine ErnestMaison du DépartementRoute de la TrésorerieBP 2062126 WIMILLETél: 03 21 91 06 04e-mail: [email protected]

Amandine Dupont Hôtel du Département39 rue d’Amiens62000 ARRASTél : 03 21 21 92 05 (Secrétariat)e-mail: [email protected]

Marie-Pierre RichardConseil régionalDirection Europe51 bd Président Hoover59000 LILLETél: 03 28 82 70 79 e-mail: [email protected]

Dries DebruyneProvincie West-VlaanderenKoning Leopold III-laan 418200 Sint-AndriesT 050 40 33 73F 050 40 31 06@ [email protected]

Nienke EnsingProvince ZeelandAbdij 64331 BK MIDDELBURGNEDERLAND T: +31 (0)118631096 @ [email protected]

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