Seconde étape de la réforme territoriale de l’état civil

Conférence de presse du 21.2.2006

1

Nombre d’offices 15Nombre d’ETP 36.2Nombre de personnes 52Taux d’activité moyen 70%Moyenne d’âge des officiers 54Loyer actuel annuel des offices (CHF) 355’000

Nombre de salles de mariage 44Mariages le samedi (bimensuel) 20%Population étrangère 28%

Environnement actuel

2

Orbe

La Vallée

Grandson

Yverdon

Avenches

Payerne

Moudon

Lausanne LavauxOron

Cossonay Echallens

MorgesAubonne

Nyon

RolleVevey

Aigle

Pays d’Enhaut

Environnement actuel

3

Total des 4 événements d’état civil en moyenne annuelle : 18’000Population concernée : 515’000 (> 17 ans)

Taux de recours à l’état civil pour l’ensemble des événements, indépendamment de la nécessité de déplacement de l’administré : 18'000 : 515’000 = 3,5 %, soit 1 habitant sur 28

Taux de recours à l’état civil pour les seuls événements qui exigent le déplacement de l’administré à l’office de l’état civil (mariage et reconnaissance d’enfants)4‘900 : 515’000 = 1,0 %, soit 1 habitant sur 100

Taux de recours concernant les demandes d’extraits d’actes en 200555’000 : 515'000 = 10,5 % soit 1 habitant sur 9

Environnement actuel

4

Tableau de bord récapitulatif des « activités métiers »des 15 offices actuels de l’état civil

(répartition en % dans les 15 offices par rapport à la totalité des activités du canton)

Yverdon8%

Lavaux4%

Aigle8% Nyon

8% Morges

12%

Vevey12%

Lausanne33%

La Vallée1%

Pays d'Enhaut1%

Payerne4%

La Sarraz 4%

Aubonne / Rolle3%

Moudon1% Echallens

1%

Orbe2%

Description des activités

Activités métiers

Naissances

Reconnaissances

Décès

MariagesPréparationsCélébrations

5

Tableau de bord récapitulatif des demandes d’extraits d’actedes 15 offices actuels de l’état civil

(répartition en % dans les 15 offices par rapport à la totalité des activités du canton)

Orbe4%

Echallens4%

Moudon3%

Aubonne / Rolle3%

La Sarraz 4%

Payerne4%

Pays d'Enhaut1%

La Vallée1%

Lausanne27%

Vevey9% Morges

9%

Nyon6%

Aigle7%

Lavaux8%

Yverdon8%

Description des activités

Extraits d’acteRegistre informatisé(INFOSTAR)Registres conventionnels(Naissances, Mariages, Reconnaissances, Décès)

6

Répartition des activités

Activités relevant de la compétence d’un officierNaissances 8’000 4.3 ETPDécès 5’200 2.8 ETPReconnaissances 1’100 0.6 ETPPréparations des mariages 4’200 2.2 ETPCélébrations des mariages 3’700 1.9 ETPGuichet 12’000 1.1 ETP (1/3 des visites)*Téléphones 42’000 2.2 ETP (1/3 des appels)*Divers 0.9 ETP

(autorisations de mariage, commandes au Centre, 16.0 ETP Totaldéclaration concernant le nom, comptabilité, etc.)

Sur un effectif total de 33 ETP*1/3 des visites et des appels téléphoniques exigent la compétence d’un officier

7

Activités relevant de la compétence d’un collaborateurActes extraits d’Infostar 37’000 3.3 ETP (sans la ressaisie)

Actes des registresconventionnels 18’000 3.1 ETPRessaisie et CDS 37’000 4.1 ETPGuichet 24’000 2.2 ETP (2/3 des visites)*

Téléphones 84’000 3.6 ETP (2/3 des appels)*

Divers 0.7 ETP(administration, comptabilité, etc.) 17.0 ETP Total

Sur un effectif total de 33 ETP*2/3 des visites et des appels téléphoniques peuvent être traités par un collaborateur

Répartition des activités

8

Centre-Nord(3.3)

Ouest(3.7)

Lausanne(5.2)

Est(3.8)

Office Spécialisé(17.0)

Création des 4 offices et extension des missions de l’office spécialisé à vocation administrative

Nouveau concept

9

Découpage territoriale des arrondissements de l’état civil4 offices

Nouveau concept

Arrondissement de l’EST population : 143'500

siège : Vevey soit 22.3% de la population du canton

Arrondissement du CENTRE-NORD population : 150’200

siège : Yverdon soit 23.3% de la population du canton

Arrondissement de LAUSANNE population : 193'500 siège : Lausanne

soit 30% de la population du canton

Arrondissement de l’OUEST population : 156’900

siège : Morges soit 24.4% de la population du canton

10

Tableau de bord récapitulatif des « activités métiers »des 4 nouveaux offices de l’état civil

(répartition en % dans les 4 nouveaux offices par rapport à la totalité des activités du canton)

Nouveau concept

Lausanne33%

Vevey25%

Morges23%

Yverdon19%

11

4 offices « traditionnels » et 1 office « spécialisé » à vocation administrative

AvantagesActivités de l’officier d’état civil mieux reconnuesMeilleure gestion des RH

Régulation des ressources: plus souple« Objectif de réduction de personnel plus facile à atteindre »

-6.4 ETP en 3 ans; sans licenciementRenforcement de la démarche de la professionnalisation de l’état civilCoût des investissements très faible (utilisation des locaux existants)Gestion du téléphone plus professionnelleOuverture plus large des guichets des offices régionauxAmélioration de la qualité du service au public (rapidité, disponibilité)Meilleur suivi de l’activité par la direction de l’état civilLoyers moins élevés (270’000 annuel au lieu de 355’000)Accès à l’ensemble des REGISTRES et des pièces justificatives

Nouveau concept

12

4 offices « traditionnels » et 1 office « spécialisé » à vocation administrative

InconvénientsDiminution des niveaux de poste pour certains officiers d’état civil

Maintien des droits acquisBlocage de la classe salariale au niveau actuel

Relocalisation d’une partie du personnelDisponibilité des registres et des pièces justificatives sous forme électronique et non originale; inconvénient de nature « psychologique »

Nouveau concept

13

Proposition de réorganisation territoriale de l’état civil vaudoisaménagement des 4 nouveaux arrondissements de l’état civilavec les nouveaux districts (version 10) et présentation des impacts

Évolution

Nombre d’habitants concernés par un changement de l’arrondissement d’état civil de LAUSANNE vers l’arrondissement de l’EST : 20'534 soit 3.2% (3 communes)

Nombre d’habitants concernés par un changement de l’arrondissement d’état civil de l’EST vers l’arrondissement du CENTRE-NORD : 2’353 soit 0.3% (5 communes)

Nombre d’habitants concernés par un changement de l’arrondissement d’état civil de l’OUEST vers l’arrondissement de LAUSANNE : 27’137 soit 4.2% (5 communes)

Nombre d’habitants concernés par un changement de l’arrondissement d’état civil du CENTRE-NORD vers l’arrondissement de l’OUEST : 14’176 soit 2.2% (23 communes)

Au total : 64'200 personnes soit 9.9% de la population vaudoise est concerné par ce découpage de districts

Sièges des arrondissements Déplacement du siège de Morges à Nyon si le projet de régionalisation des activités du SPOP se concrétise

14

Mise en oeuvre

Décision du Conseil d’Etat février 2006Préparation de la nouvelle organisation dès février

Entretiens individuelsInformations et rencontres dans les officesPréparation de l’office spécialisé

Démarrage début maiOffice spécialiséOffice régional du Centre-Nord

Déploiement juin-juilletOffice régional de LausanneOffice régional de l’Est vaudoisOffice régional de l’Ouest

Planning

15

NumérisationNumérisation des registres

VolumesRegistre des familles (RF): 1’600 registres à 250 pages : 375’000 pagesNombre de consultations annuelles : 100’000Registre des événements (RE): 1600 registres à 250 pages : 400’000 p.Nombre de consultations annuelles : 20’000

Partenaire : 4DigitalBooks spécialiste en numérisation automatique

ConséquencesDiminution du temps de recherche et de consultation, ce qui implique

Gain de temps significatifAugmentation de la qualité du service: réponse plus rapide aux administrés

Gain d’espace de location (60 m2)Récupération des coûts d’investissement par économie de loyers

Accessibilité des données à partir de n’importe quel office et consultations simultanéesPréservation des données: pas de détérioration (contrairement aux documents papiers)

16

Modernisation

17

Modernisation

18

Modernisation