se préparer à la 1 ère venue des commissaires aux comptes 114 janvier 2015ch du mans céline...

Se préparer à la 1ère venue des commissaires aux comptes

114 janvier 2015 CH du Mans

Céline LAGRAISDelphine ESNAULTSylviane HELNAN

Le CHM en quelques chiffres

• 1683 lits et places (1041 MCO) répartis sur 2 sites

• 41 bâtiments

• 91 000 séjours MCO dont 25 000 séances

• 300 000 consultations

• 4 500 professionnels

• Budget d’exploitation de 300 M€ (CRPP)

• Résultat excédentaire depuis 2012

14 janvier 2015 CH du Mans 2

Les étapes clés du projet au CHM (1)

• Fin 2011 : parution de la circulaire de lancement du projet de fiabilisation des comptes hospitaliers

• 2 mars 2012 : lancement du projet régional (G7)• 10 juillet 2012 : lancement du projet au CHM• Octobre 2012 : réalisation des diagnostics flash par

les établissements des Pays-de-Loire• 8 novembre 2012 : restitution des résultats du CHM• Clôture 2012 : premiers travaux sur le haut de bilan• 29 mars 2013 : choix officiel d’entrer en vague 1• 18 septembre 2013 : 1er COPIL - validation du plan

d’actions par cycles et de la méthodologie14 janvier 2015 CH du Mans 3

Les étapes clés du projet au CHM (2)

• Sept 2013 à mai 2014 : rédaction de l’ensemble des procédures et du manuel des R&M comptables, alimentation des matrices des risques

• Clôture 2013 = bilan d’ouverture : dernières corrections (provisions, actif immobilisé, …)

• 21 février 2014 : nomination du CAC en CS• Mai 2014 : constitution du dossier permanent et des

organigrammes fonctionnels simplifiés• 2 juin 2014 : transmission des documents aux CAC• 4 avril 2014 : 1ère venue des CAC au CHM


Notre organisation interne


• Implication de toutes les directions > volonté affirmée de la DG

• Une démarche projet avec une chefferie bien identifiée > hotline + points réguliers avec les référents + un temps de secrétariat dédié

• Un comité de pilotage réuni tous les 2 mois• Un partenariat indispensable avec le Trésorier• Un reporting institutionnel régulier• Une forte implication dans la dynamique régionale

et un accompagnement par un autre cabinet CAC sur 2013 / 2014 (8 jours)

Le COPIL certification des comptes

MEMBRE FONCTION

Chef de projet AAH – Adjointe à la DAF

DAF DAF

Trésorier Trésorier CH CHS Le Mans

Référent cycle immobilisations Chargé de la gestion du patrimoineRéférents Règles et méthodes

comptables Responsable comptable + son adjoint

Référents cycle recettes Responsable admissions facturation + DIM

Référents cycle personnel DRH + DAM + leurs adjointsRéférents cycle achats

d’exploitation Directeur achat et logistique + ses adjoints

Référents SIH DSI + son adjoint


• Depuis la clôture 2012, gros travail de fiabilisation de notre actif immobilisé : Sortie de 20 000 fiches environ Mise en place du prorata temporis Correction des durées d’amortissement (bâtiments + biomed) Refonte des process / remise à plat des règles comptables Création d’un service patrimoine Création d’un groupe de décision sur les immobilisations, piloté par

la DAF

• Réorganisation complète du service et du process admissions facturation depuis 2009 (en vue de FIDES) > cycle recettes anticipé

• 80 procédures / logigrammes + 35 règles et méthodes comptables pour l’ensemble des cyclesDocuments transmis aux CAC le 4/06/2014

Les travaux réalisés (1)

14 janvier 2015 7CH du Mans

Les travaux réalisés (2)

• Plan d’actions SIH en cours de mise en œuvre > DDL sur le sujet (réalisation de la cartographie applicative + 19 recommandations)

• Dossier de clôture 2013 constitué + dossier de clôture 2014 en cours de constitution (grâce aux recommandations des CAC + fiche n°8)

• Travaux de clôture désormais bien rodés (COPIL spécifique) > corrections nécessaires à la certification démarrées dès la clôture 2012 à l’initiative du trésorier

• Organigrammes fonctionnels et détaillés réalisés814 janvier 2015 CH du Mans

Aides / accompagnements

• Une démarche partenariale régionale > des rencontres régulières (jalons +++) , une plateforme de mutualisation de documents (MARTAA), un accompagnement CAC mutualisé

• Des outils DGOS / DRFIP / DDFIP • Deux EPS PdL en 1ère vague => entrainement• Plusieurs formations (CIC, VISIO, M21)• Participation aux groupes de travail nationaux

(certification / dématérialisation)• Nouveaux terrains de stages possibles14 janvier 2015 CH du Mans 9

Choix du CAC• Lancement de l’appel d’offres en décembre 2013

(utilisation du CDC du ministère)• 11 offres reçues• Critères :

– Qualité et adéquation de l’offre au CDC 30%– Profil du candidat, expérience 20%– Caractéristiques techniques de la proposition 20%– Prix de la prestation

30%

• PWC retenu après analyse des offres (1148 heures la 1ère année puis 1004 ensuite)

Nomination pour 6 ans en CS le 21 février 20141014 janvier 2015 CH du Mans

Visites des CAC

4 avril 2014 : présentation des CAC à la DG et au COPIL

Février à juin : audit SIH (DDL)

4 juin : transmission du DPG et du dossier par cycles aux CAC

16 au 27 juin : audit du bilan d’ouverture

6 au 10 octobre : revue du CIC

+ nombreux entretiens téléphoniques


Calendrier des interventions des CAC

12

• 1ère année uniquement :

• Intervention en mai/juin

• Prise de connaissance générale de l’ établissement

• Revue du bilan d’ouverture de la 1ère année de certification

• Revue des principes et méthodes comptables appliqués

• Intervention en octobre

• Chaque année

• Evaluation globale du dispositif de contrôle interne et des axes d’amélioration des différents processus

• Définition d’un plan d’actions pour la 1ère clôture

• Mois de décembre

• Chaque année

• Intervention à l’issue de la clôture provisoire des comptes

• Audit des comptes annuels au 31/12

• Chaque année

• Validation du compte financier et de l’annexe

• Revue des documents juridiques annuels

• Emission du rapport sur les comptes annuels

• Chaque année

14 janvier 2015 CH du Mans

Audit du bilan d’ouverture (juin)

• 15 jours sur place (3 auditeurs + 1 manager)• Travaux :

– Vérifier l’adéquation des règles et principes comptables appliqués

– Valider les principes d’arrêté des comptes, les méthodes d’évaluation, de présentation et de permanence ;

– Vérifier l’absence d’anomalie significative sur les soldes d’ouverture ou identifier les erreurs à corriger

• Entretiens : DAF (+++), trésorier (++), DRH, DAM, gestionnaires patrimoine et stocks

Quelques corrections à apporter mais bilan positif. CAC surpris du niveau de préparation


Exemple d’organigramme fonctionnel



Liste des documents demandés par les CAC + demandes supplémentaires

Entretiens CAC / trésorier

• Surtout la deuxième semaine de l’audit• Présentation des modalités d’interrogation

Hélios (habilitation spécifique CAC)• Présentation de la tenue de la comptabilité :

notion de 343 et de 515• Demande de pièces complémentaires

(balances, états de restes, …) réponse difficile avec outils informatiques disponibles

• Puis questions pratiques après avoir retraité les états transmis


Revue du CIC (octobre)

• Entretiens avec les responsables : DAF, trésorerie, DRH, DAM, DT, DHA, DSI, DIM, SAFE, pharmacie

• Objectifs : – Apprécier l’environnement de contrôle interne et la

qualité du dispositif de contrôle mis en place pour limiter les risques

– Evaluer l’adéquation des procédures et des systèmes d'information aux risques identifiés préalablement ainsi que leur documentation, leur diffusion et leur application.

Mot d’ordre : tracer les contrôles réalisés


Audit du CIC – conclusions

• Revue générale, sans focus particulier sur un cycle

• Support = logigrammes et points de contrôle• Plus rapide que l’audit du bilan d’ouverture

(entretiens trop courts pour les équipes !!!)• Bon niveau de préparation, même si tous les

points forts ne sont pas listés• 14 recommandations : contrôle des

interfaces, contrôle des tableaux de service (praticiens), automatisation des contrôles, …


Ce qui a fonctionné

• Un référent pour coordonner / orienter, qui sait où trouver les documents et faire des requêtes BO pour répondre rapidement

• Assurer la présence des personnes concernées

• Préparer en amont le dossier de clôture en version numérique > à coordonner avec le trésorier pour éviter les doublons et limiter la charge de travail


Problèmes rencontrés lors des 2 audits

• Outils informatiques limités, documents papier non adaptés aux tests de détail– Pas de grand livre des stocks, de grand livre, …– Pas de requête ou d’extraction des outils pré

packagées– Y compris à la trésorerie> Travailler avec les éditeurs informatiques

• Certains documents ne sont pas diffusables par le trésorier

• Divergences entre M21 et attentes des CAC14 janvier 2015 CH du Mans 22

Vue de la trésorerie

• La nécessité d’un travail conjoint avec l’ordonnateur : sur les documents demandés, sur les rencontres avec les CAC (cf. liste documents diffusables)

• Une première certification pour les CAC sur des hôpitaux publics mais une appropriation très rapide.

• A noter des questions concernant le comptable posées à l’ordonnateur.

• Un travail dans une relation très cordiale• Des observations qui dénotent des interprétations

parfois différentes de la M21 : rattachement des opérations d’investissement, …


Les outils indispensables

• Un répertoire informatique partagé avec tous les référents :– Procédures, logigrammes, règles et méthodes

comptables, présentations du COPIL, documentation– Plan d’Action Dynamique avec fiches actions alimentées

au fil de l’eau par les référents.

• Un calendrier de clôture planifié, partagé et piloté (processus qui s’étale sur 6 mois)

• Des dossiers numérisés pour les CAC (dossier permanent, dossier de clôture, dossier de CIC)

• Des points réguliers avec les référents pour qu’ils restent informés et gardent le rythme


• Mettre en œuvre les corrections demandées par les CAC suite aux 2 audits

• Alimenter le dossier de clôture informatisé et partagé avec la trésorerie

• Développer la traçabilité des contrôles, les plans de CIC (prendre exemple de la trésorerie)

• Finaliser les actions du PAD (notamment SIH)• Travailler avec les éditeurs informatiques

Travaux restants à conduire



Points forts Difficultés rencontréesGouvernance du projet qui fonctionne bien :DG très impliquée, référents par cycles très mobilisés, intervention régulière en CODIR

Difficulté à dégager tout le temps nécessaire > multitude de projets en cours

Collaboration DAF – trésorerie : objectif commun de réussite

Coût +++ (personnel + coût des CAC)

Ratios plus fiables : apurement du déficit cumulé, meilleure connaissance de notre patrimoine

Conduite du changement à mener (culture du contrôle et de sa traçabilité > CIC)

Décloisonnement des services gestionnaires, meilleure compréhension des process, gain de temps dans la chaine comptable

Conclusion

• Ne regardent pas tout, uniquement ce qui est significatif

• Tout ne doit pas être prêt avant leur arrivée• On avance avec eux• Toujours associer la trésorerie• Tenir les référents informés• Profiter de la clôture d’exercice• Faire ce qu’on peut avec les moyens dont on

dispose14 janvier 2015 CH du Mans 27

Merci de votre attention
