rÉussir l’intÉgration · apparition du besoin (moteur de recherche, accès multi-devices) •...

Livre Blanc Avril 2016

RÉUSSIR L’INTÉGRATION

DES NOUVEAUX COLLABORATEURS

GRÂCE AU PORTAIL DE FORMATIONVers le Smart

Onboarding Portal

L’intégration est un moment clé du parcours du collaborateur dans l’entreprise ; sa réussite un enjeu pour tous : collaborateur, manager, équipiers, métiers, fonction support…

La formation, qui joue un rôle crucial, doit s’adapter aux besoins du nouveau collaborateur dans les multiples champs (organisationnel, métier, social…) de son intégration, et au souhait de l’entreprise d’accélérer la prise de poste et de fidéliser durablement son nouveau collaborateur.

Cette intégration offre une formidable opportunité à la formation de se réinventer : tout ce qu’elle concevra et mettra ici en œuvre est de nature à faire progresser l’ensemble de ses offres, dispositifs, process : tous les salariés ou partenaires de l’entreprise pourront en bénéficier.

L’entreprise ne pourra faire sans le “Portail d’intégration”, déclinaison du Portail de formation, adaptée aux besoins des parties prenantes de l’intégration. En retour ce Portail apportera des lueurs importantes sur l’évolution nécessaire des dispositifs “blended” de formation, d’accompagnement et de support au travail quotidien.

C’est le sujet de ce nouveau Livre Blanc Féfaur nourri des échanges avec les équipes de MOS-MindOnSite, un leader européen des plateformes de formation, en particulier sur son approche “Smart Learning Portal” appliquée à l’intégration.

Onboarding, embarquement, l’analogie est judicieuse : en intégrant l’entreprise, le nouveau collaborateur entame une sorte de voyage, que nous avons voulu jalonner de quelques repères.

Bonne lecture !

Michel DiazFéfaur, Directeur associé

PRÉAMBULE

PAGE 3 © MICHEL DIAZ, FÉFAUR

RÉUSSIR L’INTÉGRATIONDES NOUVEAUX COLLABORATEURS GRÂCE AU PORTAIL DE FORMATION

© Michel Diaz, Féfaur6PAGE

POUR SÉDUIRE ET RETENIR VOS APPRENANTSDIGITAL LEARNING : 8 CONSEILS

LES COÛTS D’UNE INTÉGRATION RATÉE

Vous avez réussi à trouver le candidat dont vous avez besoin et à le convaincre de rejoindre votre entreprise, à l’issue d’une démarche longue, complexe et coûteuse. Vous pensez que l’essentiel est fait ? A tort ! Car le plus difficile commence : il faut maintenant réussir l’intégration du nouveau collaborateur… À quoi servirait un recrutement bien mené si une intégration ratée devait en ruiner toutes les chances ?

Deux risques - correspondant à deux enjeux forts - pèsent sur l’intégration d’un nouveau collaborateur : son défaut de productivité, son départ anticipé.

Le coût financier d’une intégration ratée est élevé ; c’est celui de la perte de l’investissement réalisé par l’entreprise.

Selon le cabinet américain CEB, l’investissement effectué par une entreprise pour qu’un nouveau collaborateur atteigne un niveau de productivité correct est d’environ 30.000 euros sur 8 mois (dont 8.500 euros en formation et support et 17.100 euros en différentiel de productivité).

Selon la DARES (Ministère du Travail et de l’Emploi), plus de 36% des CDI sont rompus avant la fin de la première années, dont plus de 16% à l’initiative du salarié.

Les coûts cachés peuvent se révéler encore plus importants. Coûts “business” : retard dans des projets clés, perte de compétitivité, clients mécontents, etc. Coûts “RH” : mise en cause des capacités du manager, climat de travail dans son équipe, la capacité à atteindre les objectifs fixés, etc. (débouchant in fine sur des coûts business).



QUEL EST VOTRE PROCESSUS D’INTÉGRATION ?

Aux deux enjeux - productivité et fidélisation du collaborateur - sont associées deux finalités essentielles de l’intégration : 1. Raccourcir le délai d’opérationnalité ; 2. Développer l’engagement.

Avant de donner des pistes sur la façon dont la formation peut contribuer activement à ces deux objectifs, notons que la réussite pourrait être tracée par deux indicateurs.

Premier indicateur, correspondant à la première finalité (raccourcir le délai d’opérationnalité) : ROI (Return On Investment) de l’intégration, calculé au bout d’une certaine période (variable en fonction du poste). Les coûts de l’intégration étant connus (ne pas oublier ceux du recrutement), il est possible, dans nombre de cas, de les mettre en regard avec les réalisations du nouveau collaborateur.

Le second indicateur, correspondant à la finalité de développement de l’engagement, serait une sorte de NPS (Net Promoter Score) donné par le nouveau collaborateur à l’entreprise : recommanderiez-vous à vos relations d’entrer dans l’entreprise ?

Les réponses des participants au Webinar du 12 avril 2016 “Réussir l’intégration des nouveaux collaborateurs” co-organisé par Féfaur

et MOS-MindOnSite témoignent d’un bel équilibre entre les diverses propositions retenues par le panel

des responsables formation (environ 150 participants). À noter en particulier :

26% des entreprises anticipent l’intégration avant l’entrée du

salarié, ce qui est un score important.


LES 2 FINALITÉS DE L’INTÉGRATION


39% 36%

48%

26%

39%

Le principal outil est un manuel

d’accueil

C’est un processus complet et détaillé de

plusieurs mois

L’intégration commence avant l’entrée du salarié

L’intégration est largement informelle

La formation en salle est prépondérante



L’INTÉGRATION “4D”Pour que la formation puisse agir, elle doit comprendre que l’intégration se joue dans 4 registres. “L’intégration 4D”, c’est :

1. L’intégration organisationnelle : mise à disposition d’un compte de messagerie, d’un téléphone, visite médicale, informations pratiques, etc.

2. L’intégration “métier” : immersion du nouveau collaborateur dans les process métiers, activités, objectifs, planning, outils, etc. toujours spécifiques à l’entreprise.

3. L’intégration sociale : entrée dans une “société”, une communauté d’acteurs proches (équipiers, manager) ou lointains (direction, fonctions support) ; une communauté qui peut intégrer les partenaires de l’entreprise (clients, fournisseurs). Le niveau de proximité est identifié par la densité des interactions (physique ou virtuelle) du collaborateur avec ces divers acteurs.

4. L’intégration culturelle : le nouveau collaborateur doit pouvoir identifier rapidement les valeurs, les codes de cette société, sa culture.

La finalité d’opérationnalité (raccourcir le délai) est conditionnée par la qualité des deux premiers registres d’intégration (organisationnel, métier) ; les deux autres aspects (social, culturel) auront une influence majeure sur l’engagement du collaborateur.


Les générations Y et Z semblent s’engager moins facilement que leurs prédécesseures dans l’entreprise. Les DRH peuvent rencontrer des difficultés à décrypter leurs valeurs, leurs modes de fonctionnement, à imaginer des modes de management pouvant s’y adapter.

Dans le seul domaine de la frontière entre temps de travail / temps personnel, Fabrice Mazoir (blog-emploi.com) relève que les nouvelles générations font entrer les entreprises dans l’ère de la “micro-pause” : travail ponctué de courtes interruptions “privées” (consultations Facebook, échanges avec les amis, activités personnelles) ; a contrario on sera plus facilement joignable pour raisons professionnelles en dehors des heures traditionnelles de bureau (smartphone). Les entreprises doivent entendre ce que disent ces générations - le travail, c’est la vie ; la vie, c’est le travail : on se réalise dans les deux -, aucune raison de mettre une cloison complètement étanche entre les deux.

Défi redoutable : organisation du travail plus souple, pour s’adapter à ces nouveaux comportements, sans briser le consensus qui prévaut avec les autres générations présentes dans l’entreprise. Mais chance de réinventer l’entreprise. Pour rester dans le champ de la formation intégration : actualisation de la stratégie de formation / support / socialisation, par l’autorisation du nouveau collaborateur à utiliser son smartphone privé (BYOD ou CYOD (Choose Your Own Device)) dans son parcours de formation ; possibilité de “plages personnelles” dans son emploi du temps. Le décloisonnement vie professionnelle / personnelle prélude sans doute à un décloisonnement croissant de l’entreprise.

L’ENGAGEMENT DES “Y”


http://www.blog-emploi.com



EXPÉRIMENTATION DU 70/20/10

On peut associer des formats d’apprentissage, des types d’actions de formation au modèle “Intégration 4D” précédent.

L’intégration organisationnelle est essentiellement affaire d’information provenant des services support (RH, informatique, services généraux, etc.) ; ces informations seront principalement délivrées par des ressources (documents imprimés ou en ligne) auto-consommées par le nouveau collaborateur.

L’intégration métier suppose un vrai parcours de formation “pull” (ressources en libre service à discrétion du salarié) et “push” (ressources poussées, que le salarié doit utiliser obligatoirement). Les principaux acteurs de cette intégration (hors le salarié) sont le manager et le parrain éventuel. La formation peut se présenter comme un mixte de présentiel, e-learning, video learning, coaching, formation sur le tas, apprentissages sociaux.

L’engagement (registre social, culturel) pourra largement s’appuyer sur la vidéo, le coaching, les apprentissages informels, l’évaluation, le feed-back…



Le constat s’impose : la formation d’intégration est un terrain privilégié d’application et de modélisation du “70/20/10” dans l’entreprise.”

TERRAIN D’APPLICATION DU DIGITAL LEARNING

Chaque acteur de l’intégration a ses propres attentes par rapport à la formation. Si l’on s’en tient au nouveau collaborateur et son manager, on peut distinguer les attentes suivantes :

Ce tableau peut bien sûr être modifié / complété (ce n’est qu’une amorce de réflexion) par le responsable formation intégration ; il doit aussi être étendu (colonnes supplémentaires) aux autres parties prenantes de l’intégration, même si |es principaux acteurs de celle-ci sont le collaborateur et son manager.

On peut aussi constater que chacune de ces attentes est en lien avec les deux finalités de raccourcissement du délai d’opérationnalité et de renforcement de l’engagement :

• Exemple 1 (collaborateur) : la formation juste à temps conditionne l’opérationnalité plus encore que pour tout autre salarié ;

• Exemple 2 (collaborateur) : des modalités variées conditionnent le niveau d’engagement (si on ne propose qu’un présentiel et

un manuel d’accueil, on se passe d’un levier de motivation des générations Y notamment).Par ailleurs les réponses à ces attentes devront être mises en cohérence (niveau 1 : acteur, niveau 2 : ensemble des acteurs). Elles seront apportées en continu, tout au long de la phase d’intégration.


COLLABORATEUR MANAGER

• Formation juste à temps dès apparition du besoin (moteur de recherche, accès multi-devices)

• Juste ce qu’il faut• Modalités variées : vidéo, quiz,

privilégiés, live etc.• Synthèses / mises en cohérence• Echanges asynchrone / synchrone

avec le manager• Possibilité de mesurer les progrès• Echanges asynchrone / synchrone

avec les pairs / experts

• Une formation aussi courte que possible, laissant le collaborateur disponible

• Visibilité temps réel des résultats de la formation

• Corrélation entre la formation et la performance du collaborateur

• Possibilité de pilotage / régulation de la formation, de définition d’un parcours de formation individualisé

• Echanges asynchrone / synchrone avec le collaborateur

• Outil de coaching


Ces attentes correspondent justement aux promesses du Digital Learning : la formation d’intégration est une opportunité majeure de concevoir, mettre en œuvre et faire connaître la proposition Digital Learning du département formation.

”


COMBIEN DE TEMPS DURE L’INTÉGRATION ?

Ce qui frappe dans ce sondage réalisé dans les mêmes conditions que le précédent : la faible durée du processus d’intégration. Sans doute les réponses auraient été différentes si la question posée avait été : combien de temps faut-il au nouveau salarié pour atteindre son niveau “normal” de productivité ?

Cette question, posée aux nouveaux salariés et aux responsables formation-RH, débouche en général sur des réponses bien différentes : sous-estimation par les salariés (1 à 3 mois), sur-estimation par la fonction RH (entre 3 et 9 mois).



39%

29%Plus de 3 mois

1 jour

1 semaine

Entre1 mois et 3 mois

13%

19%?



ONBOARDING DESIGN

Il peut se passer des semaines entre la signature de la lettre d’embauche et l’entrée en fonction du collaborateur. Une longue période où, “chassé” par d’autres entreprises, il vaut mieux qu’il ne soit pas laissé à lui-même ! L’intégration doit commencer avant son arrivée effective, le lien doit être développé par exemple par l’envoi d’un mail de bienvenue (avec les premières informations, notamment sur son parrainage) ; deux jours avant, l’entreprise lui donnera accès à son compte mail pour accéder à des informations : heure d’arrivée, instructions pratiques, planning de ses premières journées, etc. (Certaines entreprises B2C auront même pris soin d’envoyer un échantillon de produits, accompagné d’un courrier de félicitations).

Il serait utile aussi que ses futurs équipiers connaissent son profil, ses compétences et son périmètre d’intervention (dans le service, l’entreprise), les dépendances prévues au quotidien, sa place dans le réseau des tâches et compétences, les conditions de son accueil, etc. Avec pourquoi pas sa photo portrait, à intégrer dans l’annuaire de l’entreprise.

L’idée c’est que le onboarding soit cohérent avec sa métaphore : il gagne à être pensé / conçu comme un voyage : durée, étapes, etc. Dans une continuité logique et non comme un événement qui se limiterait au “stage d’intégration” (qui pouvait autrefois durer plusieurs semaines dans une grande entreprise, un dispositif qui a quasiment disparu).

Se mettre à la place du nouveau collaborateur, pour appréhender son “expérience nouvel embauché”, puis préparer / construire (reverse) un parcours d’intégration partant de cette expérience. C’est en ce sens qu’on parlera de “Onboarding Design”, c’est-à-dire de conception de l’intégration centrée sur le nouveau collaborateur, non sur la formation-RH.

La qualité de l’expérience nouvel embauché en dira long sur l’entreprise ; en particulier se situe-t-elle ou non dans la mouvance “Employee First” (la satisfaction des employés avant tout, qui conditionne finalement celle des clients, des actionnaires, etc.).

D’où part le nouveau collaborateur ?

Si la personne a été recrutée, c’est parce qu’elle possède des compétences utiles au poste à pourvoir ! Cependant : des compétences manquent-elles à l’appel ? Le plus souvent ni le manager ni la DRH ne connaissent le détail de ses compétences avant son entrée dans l’entreprise, sinon à travers des informations - diplômes, stages effectués, postes occupés - obsolètes, incomplètes, insuffisantes. On pourrait fixer comme premier objectif au programme d’intégration de savoir d’où part le collaborateur, en regard des compétences qui lui sont à présent nécessaires, avant de designer son programme de formation.

Une opportunité pour le manager-coach

La part du manager est essentielle dans l’accueil du

collaborateur - partage des objectifs du poste, des priorités et des modalités /

planning d’intégration - et dans la période d’intégration qui est l’occasion ou jamais de

développer le rôle de coach qu’on attend de lui : communication des valeurs, sens donné aux

missions et au travail, accompagnement notamment pour améliorer la socialisation du collaborateur en

période d’essai… Dans son coaching, le manager cherche à enrichir le nombre et la qualité des interactions entre l’équipe

et le nouvel arrivant dont il n’est pas pour autant le “parrain” - lequel sera choisi parmi les salariés ayant un poste similaire et sans lien hiérarchique avec le nouveau collaborateur qui pourra s’ouvrir à lui en toute confiance de ses questions voire difficultés éventuelles.

QUELS OUTILS NUMÉRIQUES POUR VOS FORMATIONS D’INTÉGRATION ?

Lors du sondage réalisé dans les mêmes conditions que le précédent, les répondants indiquent que l’intranet étant (de loin) la principale contribution du digital à l’intégration, l’entreprise doit faire encore des progrès : elle dispose potentiellement aujourd’hui de plateformes digitales et d’outils plus interactifs (l’Intranet est essentiellement un outil de consultation) et permettant de mieux socialiser les nouveaux collaborateurs. L’utilisation importante des ressources en ligne, et dans une moindre mesure du portail de formation est une avancée dans cette direction, même si les réseaux sociaux restent peu utilisés.


59%

36%

75%

14%

57%

L’email La plateformeLMS / portail de formation

Le réseau social

L’intranetde l’entreprise

Des ressources en ligne (vidéo,

e-learning,fiches tech...)




PORTAIL D’INTÉGRATION

Le Digital Learning s’exprime très largement sous forme d’un Portail de formation, ici un Portail qu’on pourrait qualifier “d’intégration”, et qui va notamment contenir tous les services et ressources nécessaires au nouveau collaborateur (comme à ses équipiers et au manager).

Parmi ces ressources, figureront celles qui répondent aux besoins d’intégration organisationnelle (informations pratiques) et d’intégration métier déjà évoquées, par exemple le manuel d’accueil numérisé (qui peut même être conçu comme un site Web plutôt qu’un long document PDF). Opportunité pour l’entreprise et la formation : ces domaines souvent rébarbatifs trouveront une nouvelle jeunesse dans la refonte du manuel, et la formation pourra appliquer ce savoir-faire pour rendre les formations obligatoires (compliance) plus séduisantes.

Le Portail d’intégration peut aussi contenir des formations thématiques (bureautique, langues, softskills, etc.) qui conditionnent à leur façon le délai d’opérationnalité du nouveau collaborateur, en particulier quand les formations sont contextuées à l’entreprise (l’anglais du métier, des modèles bureautiques adaptés aux processus métiers, etc.). Ces formations thématiques pourraient être précédées d’un auto-diagnostic pour permettre au nouveau collaborateur de choisir ce dont il a réellement besoin.

Si elles sont nombreuses, ces ressources verront leur accès (juste à temps juste ce qu’il faut) facilité par un moteur de recherche (indexation dans l’attente des moteurs sémantiques). Les entreprises qui ont déjà tout écrit (de leur processus de Onboarding) auront évidemment pris beaucoup d’avance. Ces informations pourront prendre des formes variées (modules e-learning, fiches techniques, FAQ, réunions ou Webinars enregistrés, vidéos, etc.)




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DES NOUVEAUX COLLABORATEURS GRÂCE AU PORTAIL DE FORMATION

Le Portail d’intégration dispose des moyens de communication / formation nécessaires au nouvel embauché : asynchrone (ressources en ligne en pull ou push, y compris l’utilisation du mail / Webmail du Portail, du forum…) ; synchrone (participation à des réunions en ligne, des classes virtuelles, chat)… Une communication tout azimut : entre le nouveau collaborateur et son manager, son parrain, la communauté de ses pairs, les experts internes et externes (ou hors de l’entreprise).

On a noté l’intérêt pour le nouveau collaborateur de s’auto-évaluer : cette possibilité fait toute la différence entre le Portail d’intégration et l’intégration traditionnelle ou l’utilisation d’un Intranet. L’évaluation peut intervenir à tout moment, avant même l’entrée dans l’entreprise ; elle peut prendre la forme d’une évaluation 360°, tous les partenaires de l’intégration dans (voire hors) l’entreprise pouvant y contribuer : évaluation de l’avancement, des savoirs acquis et de leur application au poste.

On l’aura compris, le Portail d’intégration est la condition d’une stratégie d’intégration réussie répondant aux attentes du nouveau collaborateur, du manager et de l’entreprise.

Le Blended Learning 70/20/10

au service de l’intégrationLes données et préconisations de formation

offertes par le Portail d’intégration sont interprétées et finalement décidées par le collaborateur, son manager, voire les membres de l’équipe, avec le support et l’expertise de la fonction formation-RH… Ces échanges, ces décisions sont en retour actées dans le Portail d’intégration, qui s’enrichit ainsi de façon permanente, et finit par délivrer des scénarios de formation toujours plus pertinents, mettant en évidence les liens entre formation et opérationnalité, formation et engagement.

Principal utilisateur du Portail d’intégration, le nouvel embauché pourra y trouver des travaux pratiques, constituer des propres dossiers et rapports (rapport d’étonnement à la fin de S1), contribuer à son tour au développement des savoirs de l’entreprise par ses

propres apports.

Sans cette intervention humaine touchant aux multiples aspects de la formation / performance pendant l’intégration, même si le corpus de ressources en ligne est déjà important, le Portail serait vide de sens. C’est cette intervention multiple et permanente qui fait du Portail d’intégration un exemple remarquable de dispositif “Blended Learning 70/20/10” mariant parcours de formation structuré, apprentissages sociaux et expérientiels, et donc, pour le département formation, l’occasion de sortir des sentiers battus du mix formation linéaire (juxtaposition de séquences

e-learning et présentielles).

Onboarding et Portail d’intégration doivent être pensés ensemble, en interaction, pour être en cohérence, et parce que c’est plus facile ! Il en va de même pour la stratégie et le Portail de formation “en général”.

”


Intégration : chaud et froid…Partant des outils numériques d’intégration, Elodie Primo, CEO de MOS-MindOnSite, fait une distinction utile entre “Onboarding froid” et “Onboarding chaleureux”.

Le premier met en œuvre des logiciels d’intégration spécifiques (loin s’en faut que toutes les entreprises disposent actuellement de ces logiciels), qui ne se présentent pas comme des portails, mais comme des outils procéduraux permettant d’assurer l’intégration du collaborateur dans tout un ensemble de process touchant par exemple à l’utilisation d’un compte email, aux congés, notes de frais, visite médicale, convention collective, règlement intérieur, etc.

Le Portail d’intégration tel qu’il a été évoqué est le support d’un “onboarding chaleureux”, dans les registres métiers, socialisation et culture. Pour Elodie Primo, les deux types d’onboarding sont complémentaires : les systèmes d’information correspondant doivent être intégrés, à moins que l’espace organisationnel (adressant l’intégration organisationnelle) ne soit nativement inclus dans le Portail d’intégration.



PORTAIL ET ENGAGEMENTLe Portail n’est pas seulement un outil pour raccourcir le délai d’opérationnalité ; c’est aussi un outil clé pour renforcer l’engagement du nouveau collaborateur dans son intégration.

Ce sera le cas si le Portail délivre des vidéos - un format qui se prête particulièrement à la communication des valeurs, de la culture de l’entreprise, notamment à travers des vidéos où s’expriment les principaux dirigeants ;à celle des installations ; à celle qui fonde le sentiment d’appartenance à l’entreprise (par exemple l’interview de salariés ou de partenaires (entreprise étendue))…

Un portail engageant s’appuie souvent aussi sur les ressorts du jeu (portail gamifié), pour permettre au nouvel embauché d’être reconnu dans ses réussites et ses progrès par l’ensemble des équipes, par exemple via des badges, des battles… Pareil portail peut aider le salarié à tester et prendre des décisions sans courir un risque qui serait autrement couru dans le réel.

L’intégration sociale passera largement par le Portail d’intégration, véritable aiguillage des échanges entre le nouvel embauché, son manager et toutes les parties prenantes de l’intégration : le département formation-RH au premier chef, l’IT, les experts pouvant répondre rapidement aux besoins d’information qui apparaissent au fil quotidien du travail. Cette socialisation peut s’exprimer à travers les ressources créées par les salariés, anciens ou nouveaux, sous réserve de disposer des outils (smartphone par exemple) et d’être encouragés à les utiliser, et d’un département formation fortement impliqué dans la curation et l’homologation de ces contenus.



MOS-MindOnSite s’est fait une spécialité du développement des Portails de formation sur mesure, grâce à MOS Chorus, sa plateforme LMS dotée d’un outil auteur et d’un éditeur de portail natifs, et à son partenariat avec Demos, un des principaux groupes de formation européens dont l’éditeur est à la fois une filiale et un fournisseur clé dans la mesure où la stratégie Digital Learning de Demos est sous-tendue par la technologie MOS-MindOnSite.

SMART LEARNING PORTAL BY MOS-MINDONSITECette expertise a débouché sur une approche originale - “Smart Learning Portal” (Portail de formation intelligent) - qu’on peut qualifier de tentative réussie d’industrialiser la conception, la production et le déploiement de Portails de formation métiers, thématiques, mixtes.

L’éditeur a collaboré avec des experts de différents secteurs d’activité, souvent des responsables formation d’entreprises emblématiques dans leur secteur, pour modéliser une série de Portails. Cette modélisation prend en compte l’interface des Portails, les services aux utilisateurs, les contenus de formation métiers ou thématiques.

Pour Elodie Primo, CEO de MOS-MindOnSite, “les Smart Learning Portals permettent à toute entreprise, quelque soit son secteur d’activité et sa taille, de disposer très rapidement et à moindre coût d’un Portail de formation personnalisé.” Car ces portails sont immédiatement adaptables à l’identité visuelle, aux process de formation et de développement des compétences, aux contenus… On peut parler de “mesure industrielle” : “Nous offrons trois niveaux de personnalisation : le “prêt à l’emploi”, avec le logo de l’entreprise et des contenus sur étagère, ce qui conviendra bien, par exemple, à une portail pour les forces de ventes ; le deuxième niveau passe par la personnalisation des modèles graphiques et des services, ainsi que par l’intégration de contenus tiers ; quant au troisième niveau, on arrive à créer des Portails à partir d’une page blanche, conçus, produits et déployés en conformité avec le cahier des charges de l’entreprise, ses délais, ses budgets.”

MOS-MindOnSite dispose d’une offre de Smart Learning Portals dans un grand nombre de secteurs d’activité : Banque Assurance, Agro Alimentaire, Santé, ou l’Aéronautique… Ces Portails intègrent souvent les partenaires de l’entreprise, par exemple quand il faut apporter la preuve que les formations attachées à un process qualité ont bien été réalisées.

Les enjeux sont importants : il s’agit pour la formation de se mettre au rythme du business, et de suivre ses accélérations, un enjeu sur lequel Elodie Primo insiste : “Nous aidons les responsables formation à livrer aussi vite que possible un portail correspondant aux besoins de leurs clients internes ou externes, tout en y consacrant le minimum de temps, parce qu’ils sont par ailleurs très occupés !”


LE “SMART LEARNING PORTAL” AU SERVICE DU ONBOARDING



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DES NOUVEAUX COLLABORATEURS GRÂCE AU PORTAIL DE FORMATION


SMART ONBOARDING PORTALLe Portail d’intégration est une déclinaison de l’approche Smart Learning Portal qui vient d’être évoquée. Le but : intégrer au plus vite et au mieux les nouveaux entrants dans l’entreprise. Ce Portail d’intégration nouvelle manière est industrialisé dans sa conception / production pour optimiser les coûts et les temps de l’entreprise ; il est personnalisé dans son résultat : interface, contenus, services…

“La question clé du Onboarding, c’est celle de la bonne application des connaissances acquises en situation de travail : c’est à quoi s’emploient nos “Smart Onboarding Portals”. Ce que Elodie Primo décrit comme l’objectif de “renforcement”, atteint par des ressources quiz, flash card, lien vers les forums de discussion, plan d’action fondé sur les constats d’une évaluation 360°… - délivrées par le Portail.

Mais l’utilisation d’un Smart Onboarding Portal va bien au-delà, en particulier il contribue valablement à la préparation du nouvel entrant avant son arrivée effective dans l’entreprise : “Possibilité de maintenir le contact et d’informer le collaborateur sur son parcours d’intégration et son environnement de travail ! Possibilité aussi de se former aux ressources mises à sa disposition sur le Portail….sous réserve que le service information donne un accès, et si l’authentification unique (SSO) est mise en œuvre dans l’entreprise, c’est encore mieux ! Car le collaborateur n’aura pas besoin de s’identifier à chaque fois qu’il change d’application.”

Idéalement alors, le collaborateur aura déjà rempli la paperasse administrative ; il connaîtra son environnement de travail et le trombinoscope du service : du temps gagné / libéré pour être investi sur ce qui compte : son job, le tissage de liens avec les équipes.

Autre intérêt du Smart Onboarding Portal, dans la phase de découverte : les vidéos de présentation de l’entreprise, de ses produits et services constituent un excellent outil de story telling, qui sera suivi de formations ou de discussions… “De ce point de vue, on peut parler de portail inversé comme on parle de classe inversée, et cette démarche est d’autant plus pertinente que la réalisation de vidéos de qualité convenable est aujourd’hui peu coûteuse.”

Ces nouveaux portails ? La prise de conscience, par l’entreprise, que nouveaux entrants doivent aussi devenir ses ambassadeurs !


Féfaur est un leader européen du conseil indépendant en stratégie Digital Learning.

Son Schéma Directeur Digital Learning® est utilisé dans les grandes entreprises en France et à l’étranger. Féfaur produit des études économiques et techniques qui font référence, par exemple l’édition annuelle du Benchmark LMS Féfaur qui constitue la première source d’information des grandes entreprises et organisations dans leur projet d’acquisition / remplacement de leur plateforme LMS. Ses 3 séminaires stratégiques annuels - Évaluation de la formation, Plateformes, Stratégies Digital Learning - sont suivis par des centaines de décideurs formation-RH.

Michel Diaz est co-fondateur et directeur associé de Féfaur. Conférencier recherché, il intervient et publie régulièrement en France et à l’étranger. Il dirige la rédaction du site e-learning Letter, premier Web media français d’information professionnelle sur le Digital Learning. Michel Diaz figure dans la liste trainingpress des 10 principaux influenceurs européens.

Plus d’informations sur www.fefaur.com

Grâce à des solutions innovantes et des portails de formation prêts à l’emploi et sur mesure, MOS – MindOnSite accompagne les organisations dans la réalisation de dispositifs de formation complets et personnalisés qui offrent une expérience d’apprentissage fluide, unifiée et digitale.

Ses solutions de formation reconnues pour être agiles et modulaires, entièrement personnalisables et graphiquement engageantes, s’intègrent à tout écosystème: collaborateurs, partenaires externes, distributeurs, revendeurs, clients. Créée en 2001 et basée à Lausanne (Suisse), MOS - MindOnSite est une filiale de Demos Group, leader européen dans la formation professionnelle.

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