Marie GROLLIER

RÉORGANISATION DU SYSTÈME D'INFORMATION DOCUMENTAIRE

DU CENTRE CHORÉGRAPHIQUE NATIONAL DE GRENOBLE

Licence professionnelle – BDAN – juin 2014

Université Pierre Mendès France

IUT 2 Grenoble – Département Information-Communication

Marie GROLLIER

RÉORGANISATION DU SYSTÈME D'INFORMATION DOCUMENTAIRE

DU CENTRE CHORÉGRAPHIQUE NATIONAL DE GRENOBLE

Stage effectué du 24 mars au 19 juin 2014

au sein du Centre chorégraphique national de Grenoble

4, rue Paul Claudel – CS 92448

38034 Grenoble cedex

Responsable de stage

Caroline BROSSARD

Responsable pédagogique

Jean-Michel MERMET

Licence professionnelle – BDAN – juin 2014

Université Pierre Mendès France

IUT 2 Grenoble – Département Information-Communication

REMERCIEMENTS

Je tiens à exprimer mes remerciements à toutes les personnes qui, de près ou de loin, m'ont permis de

réaliser ce travail.

L'équipe du Centre chorégraphique, pour son accueil et son soutien. Plus particulièrement, Caroline

Brossard, ma responsable de stage, pour son suivi, son implication et sa relecture, et Mathilde Altaraz,

pour son aide précieuse et l'attention qu'elle porte au projet.

Benjamin Houal, pour sa disponibilité.

Patrick Palmer, responsable de la licence professionnelle, pour le temps qu'il m'a accordé lors de la

conception de la base de données.

Jean-Michel Mermet, mon responsable pédagogique, pour son engagement constant et ses conseils

avisés.

Enfin, je remercie mes proches pour l'aide et le soutien qu'ils m'ont apportés.

DÉCLARATION DE NON PLAGIAT

Je soussignée, Marie Grollier, étudiante en Licence professionnelle Métiers des bibliothèques de la

documentation et des archives numériques, 2014, déclare que le texte du présent mémoire de stage

est un travail original dont je suis l'auteur. Toutes utilisations d'autres travaux, quelles qu'en soient les

sources (ouvrages imprimés ou documents en ligne), sont explicitement référencées.

Fait à Grenoble, le 23 juin 2014

Marie Grollier

TABLE DES MATIÈRES

REMERCIEMENTS........................................................................................3

DÉCLARATION DE NON PLAGIAT..........................................................................5

INTRODUCTION.........................................................................................9

1. ÉTAT DES LIEUX....................................................................................10

1.1. HISTORIQUE ET ANALYSE DE L’EXISTANT......................................................10

1.1.1. FONDS DOCUMENTAIRE..................................................................10

1.1.2. PLANS DE NUMÉRISATION................................................................11

1.1.3. SYSTÈME D'INFORMATION................................................................12

1.2. BESOINS......................................................................................13

1.2.1. SCÉNARIOS D’USAGE....................................................................13

1.2.2. VALORISATION DES DOCUMENTS : QUELS OUTILS POUR QUELS BESOINS ?.................14

1.2.3. OBJECTIFS DE LA REFONTE DU SYSTÈME D'INFORMATION ................................15

2. CONCEPTION DE LA BASE DE DONNÉES..............................................................15

2.1. SÉLECTION DES CHAMPS DE DESCRIPTION.....................................................15

2.1.1. CHAMPS EXISTANTS.....................................................................15

2.1.2. CARACTÉRISTIQUES DU FONDS DOCUMENTAIRE...........................................17

2.1.3. EXEMPLES DE LA MÉDIATHÈQUE DU CND ET DE LA MAISON DE LA DANSE................17

2.1.4. MOISSONNAGE ET DUBLIN CORE........................................................18

2.2. MODÉLISATION DE LA BASE DE DONNÉES......................................................20

2.2.1. NIVEAU CONCEPTUEL : LE MODÈLE CONCEPTUEL DE DONNÉES...........................20

2.2.2. NORMALISATION........................................................................21

2.2.3. NIVEAU LOGIQUE : LE MODÈLE LOGIQUE DE DONNÉES RELATIONNEL (MLDR)............22

3. RÉALISATION, PROPOSITIONS ET RECOMMANDATIONS................................................23

3.1. SGBDR : ACCESS............................................................................23

3.1.1. ACCÈS AUX DOCUMENTS NUMÉRIQUES : OBJET OLE.....................................23

3.1.2. SÉCURITÉ DES DONNÉES.................................................................24

7

3.2. CRÉATION DE LA BDD DANS ACCESS.........................................................24

3.2.1. TABLES.................................................................................24

3.2.2. REQUÊTES..............................................................................24

3.2.3. FORMULAIRES DE SAISIE................................................................25

3.2.4. FORMULAIRE DE RECHERCHE............................................................26

3.3. INTÉGRATION DES NOTICES EXISTANTES ET FUTURES..........................................27

3.3.1. TRAITEMENT DES DONNÉES..............................................................27

3.3.2. RÈGLES D’ÉCRITURE ADOPTÉES.........................................................28

3.3.3. GUIDE DE PRISE EN MAIN DE L’OUTIL...................................................28

3.4. GESTION DES FICHIERS NUMÉRIQUES..........................................................29

3.4.1. PLAN DE NOMMAGE.....................................................................29

3.4.2. ARBORESCENCE DES DOSSIERS...........................................................30

3.4.3. SYSTÈME D'IDENTIFICATION PÉRENNE...................................................31

3.4.4. SÉCURITÉ ET SAUVEGARDE DES FICHIERS................................................31

CONCLUSION..........................................................................................33

SOURCES..............................................................................................34

LISTE DES SIGLES......................................................................................36

ANNEXES..............................................................................................37

ANNEXE N°1 : FICHES « PROFIL ».................................................................37

ANNEXE N°2 : FICHES DESCRIPTIVES POUR L'INVENTAIRE DES VIDÉOS...............................44

ANNEXE N°3 : SYSTÈMES DE COTATION............................................................46

ANNEXE N°4 : TABLEAU DE CORRESPONDANCE DES SYSTÈMES DE COTATION........................47

ANNEXE N°5 : ARBORESCENCES DES FICHIERS NUMÉRIQUES........................................49

ANNEXE N°6 : MAIL...............................................................................51

ANNEXE N°7 : QUESTIONNAIRE....................................................................52

ANNEXE N°8 : SCHÉMA CONCEPTUEL..............................................................53

ANNEXE N°9 : DICTIONNAIRE DES DONNÉES (EXTRAIT).............................................54

ANNEXE N°10 : FORMULAIRES DE SAISIE...........................................................55

ANNEXE N°11 : TRAITEMENT D'UN CHAMP À VALEURS MULTIPLES..................................58

ANNEXE N°12 : PLAN DE NOMMAGE DES FICHIERS NUMÉRIQUES...................................64

ANNEXE N°13 : OPÉRATION DE RENOMMAGE DES FICHIERS EN LOTS...............................70

ANNEXE N°14 : TABLEAU DE BORD - HISTORIQUE DES TÂCHES....................................73

ANNEXE N°15 : PLANIFICATION DES TÂCHES RESTANTES...........................................74

8

INTRODUCTION

Outre les photographies, affiches et dossiers de presse, les fonds d'archives des compagnies de danse

connaissent une forte expansion lorsque, au début des années 1980, la vidéo fait son apparition. Les

moyens techniques audiovisuels permettent alors aux compagnies de produire elles-mêmes leurs

vidéos. Elles sont un moyen de communication mais avant tout un aide-mémoire et un outil de travail

au service de la création.

Jean-Claude Gallotta fait partie des chorégraphes ayant contribué au développement de la Nouvelle

Danse Française. Il fonde en 1979 avec Mathilde Altaraz le Groupe Emile Dubois qui s'insère en 1981

dans la maison de la culture de Grenoble comme cellule de création chorégraphique. Nommé directeur

du Centre chorégraphique national de Grenoble lors de sa création en 1984, sous l'impulsion du

Ministère de la Culture et de son ministre Jack Lang, Jean-Claude Gallotta est désormais le dernier

directeur historique.

Le fonds d'archives du service communication du CCNG*1 présente ainsi la particularité de ne contenir

que des documents relatifs aux œuvres du Groupe Emile Dubois, englobant l'ensemble des travaux des

trente-cinq années de carrière de Jean-Claude Gallotta. De multiples plans de numérisation ont été

réalisés et témoignent d'une réelle volonté de conservation et de valorisation. Toutefois, la gestion de

ces documents est morcelée et incomplète.

Ce stage de fin d'études a porté sur la refonte du système d'information documentaire. En exposant le

travail réalisé, nous pouvons nous demander en quoi la réorganisation de la gestion documentaire peut

permettre une meilleure valorisation du fonds.

Une première partie précise le champ d'action de la mission du stage. Une deuxième partie présente la

phase de conception de la nouvelle base de données avant d'aborder la phase de réalisation dans une

troisième et dernière partie.

1 L'astérisque indique que le sigle est développé dans la liste des Sigles à la fin de ce mémoire. Chaque mentiondu « Centre chorégraphique national de Grenoble » dans ce mémoire sera faite par le sigle CCNG.

9

1. ÉTAT DES LIEUX

1.1. HISTORIQUE ET ANALYSE DE L’EXISTANT

1.1.1. FONDS DOCUMENTAIRE

Il importe de débuter ce mémoire en précisant la composition et les limites du fonds d'archives traité.

Il se compose de photographies, vidéos et affiches des spectacles du Groupe Emile Dubois. Les

documents les plus anciens coïncident avec la création de la compagnie en 1979. Il s'agit d'un fonds

ouvert puisqu'il s'accroît lors de chaque nouveau spectacle.

Les affiches sont les premiers documents avoir été inventoriés. Lorsque Jean-Yves Langlais, alors co-

directeur du CCNG, lance en 2000 le projet de création d'un centre de documentation 2, le Centre

chorégraphique organise La danse s'Affiche (2001), en partenariat avec le Centre du graphisme et de la

communication d’Échirolles. Cet appel à participation international lancé auprès de compagnies,

théâtre et graphistes a permis de récolter des affiches de danse en vue d'expositions. A cette occasion,

les affiches sont ajoutées à la base de données documentaire du pôle ressources.

La vidéo tient une place primordiale dans le travail de Jean-Claude Gallotta, tant dans la phase de

conception ou de reprise d'une pièce, que pour les répétitions des danseurs ou la transmission auprès

d'autres compagnies. Il arrive notamment que Jean-Claude Gallotta utilise la technique de composition

du chorégraphe Merce Cunningham, l'event, par juxtaposition d'éléments d'anciennes pièces. Ainsi, le

CCNG entreprend en 2004 un inventaire de ses vidéos. Les documents sont visionnés par les danseurs

de la compagnie et décrits selon une fiche descriptive3. Ce sont alors 830 documents vidéo qui sont

recensés. La base de données compte désormais 1045 documents vidéo, essentiellement aux formats U-

matic, Hi8 et VHS mais aussi miniDV, DVCAM et Beta-SP.

Quant aux photographies, le CCNG a recueilli les tirages papier de nombreux photographes. La base de

données réalisée en 2011 compte 85 noms d'auteurs. Toutefois, Guy Delahaye est le photographe en

contrat avec le CCNG depuis les débuts de la compagnie. La base de données compte actuellement

6571 photographies sur support papier, diapositives et fichiers numériques (à partir de 2012).

Les documents physiques sont stockés dans cinq lieux. Le CCNG dispose d'un local d'archives aux côtés

des archives de la Maison de la culture. Il y entrepose les supports vidéo analogiques. Les DVCAM sont

stockées dans de grands tiroirs en bois au premier étage du CCNG. Les DVD se trouvent dans une

armoire de la salle de montage vidéo. Les photographies papier sont rangées à plat dans des boîtes à

anneaux et feuilles d'album perforées en polyester adaptées à la conservation. Enfin, les affiches sont

pour la plupart entreposées dans un local de stockage du CCNG situé rue Prosper Mérimée à Grenoble.

L'ensemble de ces documents sont conservés sans mesure particulière d'hygrométrie.

Pour ce qui est des copies ou des documents nativement numériques, le CCNG dispose de deux unités

NAS*. La première a une capacité de quatre fois deux téraoctets en RAID5, soit 3,57 téraoctets

exploitables. C'est elle qui contient le fonds dématérialisé. La seconde unité NAS est plus récente.

D'une capacité de 18,9 téraoctets elle est dédiée aux documents de travail natifs vidéo et audio.

2 Annexe no1 : fiche profil n°2 – le service, p.413 Annexe no2 : fiche descriptive, p.44

10

1.1.2. PLANS DE NUMÉRISATION

Quatre projets de numérisation ont été menés ces dix dernières années dans un but de conservation et

de valorisation du fonds documentaire.

Le premier a été lancé en 2005 à la suite de l'inventaire des documents vidéo et concerne la migration

des documents vidéo conservés sur bandes magnétiques analogiques (VHS, Hi8, U-matic, etc.) vers des

supports numériques de type DVD et DVCAM. Cette opération est réalisée en interne.

Parallèlement, Charles Picq4 et Julie Charrier se voient confier, en 2008, par la Délégation à la Danse du

ministère de la Culture et de la Communication, une mission de repérage des fonds chorégraphiques

qui consiste en la coordination des Centres chorégraphiques nationaux dans un but de valorisation de

leurs fonds documentaires. Une démarche d'expertise de ces fonds est entreprise par l'Association des

Centres chorégraphiques nationaux (ACCN*) et la Médiathèque du Centre national de la danse (CND*).

Cette mission s'inscrit dans le vaste plan pour la numérisation du patrimoine culturel national lancé en

1996 par le ministère et qui se matérialise chaque année par un appel à projets finançant à hauteur de

50 % la numérisation de fonds iconographiques et sonores. D'abord réservé aux collections de l'Etat, le

ministère ouvre en 2000 son appel à projets aux collectivités territoriales, aux fondations et

associations.

La diffusion des documents numérisés fait partie des attentes du ministère. Pour satisfaire à cette

exigence, les CCN ayant participé à l'appel à projets convergent vers Numeridanse.tv5. Cette

vidéothèque internationale de danse en ligne a été créée en 2010 par Charles Picq et lancée

officiellement en janvier 2011. Au sein du CCNG, le projet de numérisation est confié à Benjamin

Houal, danseur du Groupe Emile Dubois en reconversion. Trois vagues de numérisation sont alors

successivement réalisées en 2010 pour le fonds d'archives vidéo, suivi des photographies en 2011 et

enfin les affiches en 2012. La numérisation et la restauration parfois nécessaire sont réalisées par les

prestataires Vectracom pour les vidéos et Arkhênum pour les images fixes.

La sélection des vidéos met l'accent sur le mélange des types de contenu (captations de spectacles,

temps de répétition, interviews, films, etc.) et apporte un regard nouveau sur le travail de

Jean-Claude Gallotta. La deuxième vague concerne la collection de photographies de Guy Delahaye et

s'inscrit dans la continuité du précédent appel à projets en proposant le point de vue du photographe

d'art. Enfin, la numérisation des affiches a été prise en charge par la MC2 ayant elle aussi répondu à

l'appel à projets en 2012. Au total, ce sont 47 documents vidéo, 1222 tirages photo, 1693 diapositives

et 88 affiches qui ont été numérisés par les prestataires. Les fichiers récupérés sont au format AVI pour

les vidéos et JPEG et TIFF pour les images fixes.

La gestion de ces documents, qu'ils soient physiques ou dématérialisés, implique la mise en place d'un

solide système d'information documentaire afin de valoriser le fonds à sa juste valeur.

4 Charles Picq (1952-2012), auteur, réalisateur et vidéaste ayant contribué au développement des vidéodansesen fondant, à la Maison de la Danse, la première vidéothèque de films de danse. Il est a l'origine du projetNumeridanse.tv, pendant numérique de la vidéothèque.

5 MAISON DE LA DANSE. Numeridanse.tv [en ligne]. 2014. Disponible sur : http://www.numeridanse.tv/ (consultée le 11 juin 2014)

11

1.1.3. SYSTÈME D'INFORMATION

Si l'on s'appuie sur la définition de l'ADBS, un système d'information est un « ensemble d'éléments en

interaction et formant un tout organisé et cohérent, mis en œuvre pour gérer, stocker et permettre

l'accès à l'information »6. Ainsi, le système d'information documentaire s'appuie sur le circuit du

document et permet la « gestion et la communication des informations utiles » contenues dans ledit

document.

Le système d'information documentaire du CCNG s'est construit par le travail successif de trois

personnes, Sylvie Lenaour, Caroline Brossard et Benjamin Houal. La logique de construction varie d'une

base de données à l'autre, tout comme le contexte et les objectifs. Les affiches ont été référencé dans

le cadre d'un concours tandis que les vidéos ont été indexées par plusieurs danseurs de la compagnie et

les photographies traitées par une seule et même personne. Le résultat ? Un système d'information

documentaire morcelé. Les documents sont davantage considérés pour leur format et support que pour

leur contenu, en témoignent les trois bases de données distinctes. Ainsi, c'est principalement l'accès à

l'information et aux documents qui est problématique actuellement. Il n'existe aucune passerelle entre

les bases de données empêchant toute recherche globale par pièce du répertoire.

De plus, il n'y a que peu de traces, dans les bases de données, des plans de numérisation, pourtant

importants. Seuls des champs relatifs aux critères de sélection ont été renseignés lors des inventaires

mais les bases de données n'ont pas été mises à jour à la réception des fichiers numériques.

L'intégration de ces copies aurait par ailleurs nécessité la modification de la structure des bases de

données.

La cotation adoptée est une cotation « maison » réalisée conjointement aux inventaires. Chaque type

de document dispose de son propre système7. L'étude du fonds m'a permis d'établir un tableau de

correspondance des cotes8. Ce tableau ne tient compte que des documents déjà inscrits dans les bases

de données.

Ce sont ces mêmes systèmes de cotation qui sont utilisés pour le nommage des fichiers. Le CCNG

conserve sur l'unité NAS trois dossiers (voir illustration ci-dessous), résultant de chaque plan de

numérisation.

L'arborescence9 varie au sein de ces dossiers. Les vidéos ont classées par œuvre. Les photos tiennent

compte du système de classement des tirages papier et diapositives par classeur. Enfin, les affiches

sont organisées en quatre valises (CCNG1, CCNG2, etc.) selon les dimensions des affiches papiers.

6 ADBS. Vocabulaire de la documentation. In ADBS. L'association des professionnels de l'information et de ladocumentation [en ligne]. 2008. Disponible sur : http://www.adbs.fr/ (consultée le 6 juin 2014)

7 Annexe n°3 : Systèmes de cotation, p.468 Annexe n°4 : Tableau de correspondance des systèmes de cotation, p.479 Annexe n°5 : Arborescences des fichiers numériques, p.49

12

1.2. BESOINS

1.2.1. SCÉNARIOS D’USAGE

Afin d'évaluer les besoins individuels et collectifs, des entretiens individuels semi-directifs ont été

réalisés sur une période de deux semaines, du 15 au 28 avril 2014, auprès de membres permanents de

l'équipe. Sur les quatorze personnes sollicitées par mail10, six se sont portées volontaires. Si l'équipe

artistique est sous représentée vis-à-vis des équipes technique et administrative, l'échantillon interrogé

reste représentatif. Il aurait toutefois été intéressant d'interroger au moins un danseur.

Equipe artistique Equipe administrative Equipe technique

Echantilloninterrogé

1 (Mathilde Altaraz) 3 (Hélène Azzaro, Nathalie Malevergne, Jean Ripahette)

2 (Pierre Escande, Antoine Strippoli)

Effectif total 6 6 2

Afin d'obtenir des éléments de réponse manipulables, chaque entretien s'est déroulé selon un

questionnaire11 composé d'une dizaine de questions. Les réponses obtenues ont permis de réaliser des

scénarios d'usage, nécessaires à la phase de conception de la nouvelle base de données.

Le principal constat est qu'une majeure partie des répondants se sentent peu concernés par la question

des archives. Il y a plusieurs causes à cela. Leur activité et les documents produits dans l'exercice de

leur fonction ne nécessitent pas l'utilisation des documents du fonds d'archives. Si tant est qu'ils en ont

besoin, tous préfèrent se référer à Caroline Brossard, attachée à l'information et à la documentation,

soit par manque de temps mais aussi par manque de compétences liées à l'utilisation de la base de

données.

Cinq scénarios d'usage du fonds documentaire peuvent être définis.

Pour le premier, le document est un outil de travail, une trace au service de la mémoire. Cela

concerne en particulier l'équipe artistique qui utilise les vidéos lors d'une recréation ou

transmission d'une pièce. Ce sont principalement les plans larges fixes qui sont exploités. Les

rares lexiques, qui sont la décomposition lente d'un mouvement, ont également un réel intérêt.

La composition des interprètes est intéressante, en particulier lorsqu'il manque un danseur. Des

pochettes de travail contenant la bande son et la vidéo sont réalisées à destination des

danseurs à partir du fonds d'archives.

Le deuxième scénario relève de la communication professionnelle. Le travail de prospection

réalisé par le directeur de projet auprès des théâtres doit témoigner de l'identité de la

compagnie et proposer une reconstitution du projet alors même que celui-ci n'est pas finalisé.

Ce sont une nouvelle fois les vidéos qui sont exploitées et en particulier les captations montées

lorsqu'elles existent.

Troisièmement, la communication orientée public et les actions culturelles exploitent vidéos et

photographies afin de promouvoir les activités de la compagnie. Ils permettent également au

10 Annexe n°6 : mail de demande de rendez-vous, p.5111 Annexe n°7 : questionnaire, p.52

13

CCNG de prendre le rôle de médiateur en s'inscrivant dans une démarche de sensibilisation à la

culture chorégraphique.

Quatrièmement, le fonds d'archives fait de temps en temps l'objet de recherches

universitaires. Contrairement aux trois précédents scénarios, les demandes proviennent

uniquement de l'extérieur. Le fonds d'archives est ainsi étudié pour sa richesse patrimoniale et

informationnelle.

Enfin, le CCNG puise dans son fonds lorsqu'il est sollicité pour l'édition de livres d'art ou des

expositions. Il a ainsi récemment participé à l'ouvrage Photographier la danse, du photographe

Laurent Philippe et de la critique Rosita Boisseau. Une cinquantaine de clichés du photographe

Guy Delahaye ont aussi été exposés à l'Almaty Financial district (Kazakhstan) à l'occasion de la

première édition du festival de danse contemporaine Alors on danse, en avril 2013, durant

lequel le Groupe Emile Dubois était invité.

1.2.2. VALORISATION DES DOCUMENTS : QUELS OUTILS POUR QUELS BESOINS ?

Le CCNG dispose de plusieurs outils s'inscrivant dans les scénarios d'usage précédemment cités et

permettant la valorisation et l'éditorialisation du fonds documentaire.

Parmi les outils les plus traditionnels nous avons la newsletter mensuelle et la Lettre d'Emile

trimestrielle imprimée. Toutes deux permettent de communiquer sur l'actualité de la compagnie. Dans

une dimension temporelle raccourcie, la page Facebook du CCNG offre l'immédiateté et la possibilité

d'une interactivité avec les destinataires du message diffusé. Les documents du fonds sont utilisés à

titre d'illustration.

Le CCNG est contributeur de Numeridanse.tv. Si cette vidéothèque de danse en ligne s'est d'abord

inscrite dans la continuité des plans de numérisation, elle est désormais un incontournable dans le

monde de la danse. Elle vise les publics amateurs et professionnels mais aussi le grand public. Elle est

exploitée tant pour les actions culturelles que pour la prospection puisqu'elle permet un accès rapide

et illimité aux vidéos et photographies publiées par la compagnie.

Deux autres sites internet valorisent le fonds documentaire. Celui du CCNG12 donne accès aux vidéos

publiées sur Numéridanse.tv et propose une sélection de photographies. Le second est le site

patrimonial de la MC213 réalisé en 2013 en partenariat avec le ministère de la Culture et de la

Communication. Il contient les photographies et affiches numérisées.

L'exploitation des outils de communication et de valorisation découle de besoins intimement liés au

statut du CCNG. Les CCN font partie des dix labels et réseaux nationaux soutenus par l'Etat et

s'inscrivent dans une politique de décentralisation de la culture. Leurs missions et charges sont

précisées dans une circulaire, datée du 31 août 2010 et mise à jour le 22 février 2013 par la ministre de

12 CCNG. Jean-Claude Gallotta – Centre chorégraphique national de Grenoble – Groupe Emile Dubois [en ligne]. Disponible sur : http://www.gallotta-danse.com/ (consulté le 11 juin 2014)

13 MC2. Archives et ressources numériques [en ligne]. 2013. Disponible sur : http://webmuseo.com/ws/mc2/app/report/index.html (consultée le 10 juin 2014)

14

la Culture et de la Communication Aurélie Filippetti, et un cahier des charges. « Les CCN sont dirigés

par une ou plusieurs personnes ayant exercé ou exerçant la profession d'artiste chorégraphique .» Il

est annoncé que « les missions premières d’un CCN sont la création, la production et la diffusion

d’œuvres chorégraphiques. » Le cahier des charges précisent également que les CCN « soutiennent le

développement des projets de chorégraphes indépendants, développent des actions pédagogiques en

milieu scolaire, proposent des programmes de formation à la danse et des actions de sensibilisation

des publics ». Ainsi, le CCNG contribue au développement et à la diffusion des œuvres de Jean-Claude

Gallotta et poursuit tant des missions d'accompagnement et de renouvellement de la création que de

transmission de l'art chorégraphique.

1.2.3. OBJECTIFS DE LA REFONTE DU SYSTÈME D'INFORMATION

La mission de mon stage a donc plusieurs objectifs. Premièrement, la refonte des trois bases de

données actuelles en une seule a pour but de faciliter la recherche et l'identification des documents.

Ces documents sont couramment utilisés par les membres de l'équipe, aussi bien pour la création ou

reprise des œuvres que pour l'édition des supports de communication du CCNG. En optimisant le

système d'information documentaire, c'est l'efficacité du travail courant qui est visée.

Cette réorganisation doit aussi permettre d'obtenir une vue globale de l'état et du contenu du fonds.

Cela est particulièrement vrai pour les copies et les fichiers numériques qui ne sont pas signalés dans

les bases de données. La refonte mettra en valeur les efforts réalisés en matière de conservation et de

valorisation.

Les bases de données sont globalement peu consultées et, dans la pratique, le personnel concerné par

le fonds documentaire procède davantage par une recherche directement sur le serveur. De cette

constatation découle la nécessité de réaliser un plan de nommage des fichiers numériques et de

réorganiser l'arborescence des dossiers selon une logique commune aux différents types de documents.

Enfin, il est nécessaire que l'organisation et le contenu du fonds soient lisibles et compréhensibles par

toute personne extérieure ou tout nouvel employé du CCNG. Il importe d'inscrire la réorganisation du

système d'information dans une perspective à long terme. Il faut pour cela anticiper les versements qui

pourront être effectués auprès de services et organismes qualifiés tels que les archives municipales, le

CND, l'INA* ou le CNC*.

2. CONCEPTION DE LA BASE DE DONNÉES

2.1. SÉLECTION DES CHAMPS DE DESCRIPTION

2.1.1. CHAMPS EXISTANTS

Compte tenu des objectifs et des besoins exprimés par l'équipe, une première sélection a été réalisée à

partir des champs existants. Il convient d'éliminer les champs inutiles ou non renseignés. Cette étape a

permis d'envisager un import des données vers la nouvelle base de données.

15

Dans la base de données des affiches, de nombreux champs sont destinés au concours La Danse

s'affiche et n'ont plus lieu d'être dans la gestion actuelle des documents. Ainsi, parmi les trente-sept

champs de la table, seul le contenu de onze champs est exploitable. Les photographies sont décrites au

travers de quinze champs. Le contenu de dix d'entre eux a été retenu. Enfin, la base de données des

vidéos propose quarante-cinq champs de description des documents. Seuls dix-sept champs sont

conservés.

Afin de réutiliser au maximum les données existantes tout en obtenant une harmonisation des champs

descriptifs, des rapprochements ont été faits entre les intitulés et contenus des différentes bases de

données. Les coches indiquent les champs d'ores et déjà utilisés.

Nom du champ sélectionné Vidéos Photos Affiches

Oeuvre associée

Titre de l'oeuvre

Année de création

Lieu de création

Auteurs associés à l'oeuvre

Document

Cote

Numéro d'inventaire

Lieu de conservation

Titre

Auteur(s)

Année de création du document

Lieu de création du document

Contenu

Cadrage

Personnes représentées

Couleurs/Noir et blanc

Support

Format

Durée

Commentaire

Réutilisation

Nombre d'exemplaires

Tableau : liste des champs existants sélectionnés

Cette sélection implique que le contenu de certains champs soit complété, comme le lieu de

conservation, ou adapté par des règles d'écriture afin d'obtenir une description homogène des

documents.

16

2.1.2. CARACTÉRISTIQUES DU FONDS DOCUMENTAIRE

L'étude du fonds documentaire a démontré la nécessité d'ajouter certains champs à cette liste. Pour

des questions de gestion des copies, il est nécessaire d'étayer la description technique des documents.

En effet, les documents numérisés destinés à la diffusion sont encodés au format MP4. Numeridanse.tv

requiert que les vidéos 4/3 soient d'une dimension de trame de 640x480 pixels tandis que le service

VOD* des Bibliothèques municipales de Grenoble, auquel le CCNG a également versé des vidéos, exige

qu'elles soient d'une dimension de 768x576 pixels. Lorsqu'il s'agit d'un même document, seules ces

données techniques permettent d'identifier sans ambiguité un exemplaire dudit document (version

Numeridanse.tv, version BM de Grenoble, etc.). Il est également intéressant de relever ces

informations pour les images fixes afin de distinguer le fichier issu de la numérisation d'un tirage papier

(300 dpi, 24 bits) de celui issu de la numérisation d'une diapositive (2400 dpi, 24 bits). Trois champs ont

ainsi été ajoutés, à savoir la résolution en points par pouce (ppp ou dpi), la profondeur de couleurs en

bits et la dimension en pixels. Aussi, afin de permettre un tri entre les documents physiques et les

documents dématérialisés, un champ précisant le type de support à été ajouté (« physique » ou

« dématérialisé ») de même qu'un champ pour préciser la taille du fichier en méga-octets. Enfin, il

semblait évident de lier chaque fichier numérique à ses métadonnées. Un champ URL y est destiné.

Autre pendant de l'analyse, le manque de visibilité et de lien entre les œuvres. Le terme « œuvre » a

été retenu toutefois on constate que les cotes des documents correspondent tantôt à un spectacle,

tantôt à un événement ou festival. Le terme « oeuvre » est donc un terme précis mais qui, dans le cas

présent, ne peut se limiter à sa plus stricte acception. La citation étant fréquente dans le travail de

création, il était nécessaire de rétablir les relations entre les pièces afin situer une recréation, une

ébauche ou une variation vis-à-vis d'une pièce de référence mais aussi vis-à-vis du contexte dans lequel

la chorégraphie a été proposée (Emile danse festival, L'Adieu au siècle, etc.). De plus, les documents

ne sont pas systématiquement liés à une œuvre mais peuvent être issus d'une série (Portraits

d'interprètes, Portraits de Jean-Claude Gallotta, etc.). Ainsi, le terme « oeuvre » a trois définitions,

celle d'une création de la compagnie, celle d'un événement auquel la compagnie a participé et celle

d'une série ayant son unité mais qui n'est pas associée à une œuvre.

2.1.3. EXEMPLES DE LA MÉDIATHÈQUE DU CND ET DE LA MAISON DE LA DANSE

Afin de comparer la gestion documentaire du CCNG à celle d'autres organismes similaires, un contact a

été établi avec le responsable du Système d'Information documentaire de la médiathèque du CND,

Abdel Yassir-Montet, et l'assistante du Pôle image de la Maison de la danse, Pauline Moulin.

De par son statut, la médiathèque du CND a opté pour une gestion bibliothéconomique de ses

collections. Elle utilise la solution Cadic intégrale, un système d'information documentaire composé

d'un module de GED*, d'un module de photothèque. Il offre la possibilité de créer plusieurs thésaurus.

La description bibliographique des ressources est basée sur la norme ISBD* composée de huit zones

(voir page suivante).

17

▪ Zone 1 : Titre et mention de responsabilité▪ Zone 2 : Edition▪ Zone 3 : Adresse▪ Zone 4 : Collation▪ Zone 6 : Collection▪ Zone 7 : Notes▪ Zone 8 : Identifiants normalisés

Ces zones sont complétées de trois listes d'autorité (œuvres, personnes, collectivités) et de deux

thésaurus (mots matières, noms géographiques).

De cette description bibliographique découle la structuration de la base de données. Par comparaison

avec les champs utilisés au sein du CCNG, on constate dans l'interface utilisateur du catalogue de la

médiathèque du CND la présence de champs supplémentaires tels que la mention de production, le lieu

et l'année de production, l'éditeur, le lieu et la date d'édition, le procédé image (ex. 4/3, PAL, etc.), la

langue mais également des éléments de gestion, et en particulier le statut du document (empruntable,

consultable, non consultable, etc.). Quant aux listes d'autorités, elles créent des liens entres les

documents et permettent un accès à l'ensemble des documents relatifs.

Du côté de Numeridanse.tv, ce sont dix-huit champs qui sont proposés aux contributeurs. Ils servent à

la gestion de la vidéothèque et comprennent, tout comme le système d'information documentaire du

CND, les mentions d'édition et de production de la vidéo, mais aussi un champ relatif aux droits ou au

caractère sensible d'une vidéo (nudité, violence). Le champ « période de référence » permet à

l'utilisateur d'effectuer une recherche par période. L'année de création alimente une frise

chronologique et le champ de référence à une localité offre un accès aux vidéos à partir d'une carte.

S'ajoutent à cela les articles oeuvre, chorégraphe, réalisateur, intervenant et collaborateur qui sont

des listes d'autorité permettant, elles aussi, d'établir des liens et des points d'accès.

C'est cette notion d'accès multiple, par auteur, localité, période de création, etc., qui doit être

retenue des systèmes de gestion documentaire de la médiathèque du CND et de Numeridanse.tv.

2.1.4. MOISSONNAGE ET DUBLIN CORE

Numeridanse.tv exploite d'ores et déjà les champs d'un Dublin Core légèrement qualifié et les

possibilités de partage de données du protocole OAI-PMH*. La vidéothèque en ligne ne permet pas un

import automatisé des données, car trop délicat à mettre en place compte tenu de la diversité des

contributeurs. Il est toutefois intéressant d'envisager un export des données de la base, au format XML*

par exemple. L'utilisation massive du Dublin Core dans les institutions justifie l'intérêt de ce format.

Le Dublin Core est une norme sémantique. Elle propose un cadre standardisé de quinze éléments

descriptifs permettant l’interopérabilité de systèmes indépendants. Multidisciplinaire, elle est

extensible grâce à ses raffinements.

Les champs déjà sélectionnés correspondent à neuf des quinze éléments du Dublin Core non qualifié

reportés dans le tableau suivant.

18

Dublin Core Système d'information du CCNG

<dc:title> Titre du document

<dc:creator> Personne (ayant la fonction d'auteur, photographe pour une photographie,réalisateur pour une vidéo, etc.)

<dc:subject> Contenu

<dc:description> Commentaire, Cadrage, Couleurs/NoirBlanc

<dc:contributor> Personne (ayant la fonction de contributeur)

<dc:date> Année de création du document original

<dc:type> Type (vidéo, image, texte, etc.). Il est utile pour les images fixes de préciserleur type (affiche, photographie) par un deuxième élément <dc:type>.

<dc:format> Format, Dimensions en centimètres, Dimensions en pixels

<dc:identifier> URI

On constate que les sept autres éléments, à savoir publisher, source, language, relation, coverage,

rights et identifier, ne sont pour le moment pas pris en compte.

Le champ publisher contient la personne physique ou morale responsable de la diffusion. Il peut être

complété par la mention du CCNG lorsque celui-ci en est l'auteur ou par la mention du photographe, de

la société de production, etc. Cet élément est à rapprocher du champ rights. Ce dernier implique une

recherche auprès des ayants droit de chacun des documents. Ce champ peut être renseigné par les

recherches déjà effectuées lors des plans de numérisation. Une demande d'autorisation de

reconnaissance des droits d'exploitation par un tiers a en effet été transmise à l'ensemble des ayants

droits des vidéos. Le CCNG ne s'est vu opposer aucun refus. Une convention similaire d'utilisation et de

diffusion web a aussi été établie entre Guy Delahaye et le CCNG lors de l'appel à projets de 2011.

Le champ coverage concerne la couverture spatio-temporelle d'un document. Il peut être envisagé

d'insérer le lieu de création du document lorsque celui-ci présente un intérêt. De même, l'élément

relation peut être renseigné par les liens établis entre un document et son œuvre de référence.

La langue fait partie des éléments Dublin Core qui peuvent être ajoutés au système d'information. Elle

est une source d'information complémentaire qui peut être interrogée. Si la langue principalement

utilisée est le français, certains documents, et en particulier les affiches, présentent un réel signe

distinctif lorsqu'ils sont rédigés en japonais, russe ou italien.

Le champ source permet d'identifier les liens entre un document source dont la ressource décrite est

dérivée. Dans le cas du CCNG, ce champ présente un intérêt puisque de nombreux extrait vidéo

représentatifs d'une pièce sont réalisés pour diffusion sur Numeridanse.tv. Il permet également de lier

un document original à sa ou ses versions numérisées.

Enfin, le champ identifier est le plus pertinent à prendre en compte. Il peut être renseigné par un

identifiant désignant de manière unique le document. Ce peut être le numéro ISBD, l'identifiant DOI ou

ARK, mais aussi plus simplement l'adresse URL du fichier. Les documents étant stockés sur un serveur

interne, on parle alors d'UNC*.

19

2.2. MODÉLISATION DE LA BASE DE DONNÉES

C'est la méthode Merise qui a été employée pour concevoir la nouvelle base de données. Cette

méthode a été créée par Hubert Tardieu à la fin des années 1970. Elle comporte trois niveaux.

Le niveau conceptuel, ou modèle conceptuel de données, se base sur le modèle entité-association

proposé en 1976 par Peter Chen. Il est élaboré à partir des règles de gestion documentaire de

l'organisme, d'un dictionnaire de données et de dépendances fonctionnelles dont nous reparlerons avec

la normalisation. Le niveau logique, ou modèle logique de données, traduit le niveau conceptuel pour

l'adapter au SGBD* qui sera ici de type relationnel. Enfin, le modèle physique s'applique au SGBD choisi.

Dans le cas présent, nous travaillons avec Access 2010.

L'étude du fonds documentaire a permis d'établir les règles de gestion suivante :

Une œuvre est créée dans un seul endroit. Chaque œuvre comprend plusieurs intervenants

dont on connaît le nom, le prénom et la fonction : chorégraphe, dramaturge, bande son,

lumières, costumes, décors, interprètes, etc. Une même personne peut avoir plusieurs

fonctions dans une même œuvre.

Un document peut être lié à zéro, une ou plusieurs œuvres. Il existe des œuvres pour

lesquelles il n’y a pas de documents associés.

On connaît généralement la date du document, son lieu de captation, le cadrage, la

réutilisabilité, s’il s’agit d’un document couleurs ou noir et blanc, un commentaire. Il existe

trois types de documents : vidéos, photos et affiches. Chaque document correspond à une

représentation de l’œuvre (représentation, répétition, action photographique...)

Il existe un ou plusieurs exemplaires du document, dont on connaît le support, le format, la

cote et son lieu de stockage, ses caractéristiques techniques, le nombre d’exemplaires.

2.2.1. NIVEAU CONCEPTUEL : LE MODÈLE CONCEPTUEL DE DONNÉES

Un premier schéma14 a été réalisé sur la base des champs sélectionnés. Il s'agit du modèle conceptuel

de données (MCD*). Ce schéma décrit les données qui seront utilisées dans le système d'information

mais indépendamment du matériel et du type de SGBD utilisé. Il contient et organise les informations

nécessaires à l'application selon une utilisation particulière ou un besoin exprimé au sein de

l'organisme. Le MCD se compose de trois éléments, à savoir les entités caractérisées par des attributs

et liées entre elles par des associations. Ces associations sont décrites et précisées par une cardinalité.

La cardinalité correspond au nombre de fois minimum (0 ou 1) et maximum (1 ou n) où un groupe

d'attributs d'une entité participe à une association. Les associations peuvent par ailleurs être porteuses

de données et contenir un ou plusieurs attributs. Chaque groupe d'attributs est rendu unique grâce à

une clé primaire signalée par un attribut ou ensemble d'attributs soulignés. C'est de cette clé primaire

dont dépendent les données de l'occurrence. Elle doit donc être unique, concise et stable.

14 Annexe n°8 : Schéma conceptuel, p.53

20

Illustration : Représentation graphique du schéma conceptuel

Le schéma conceptuel réalisé se compose de huit entités. Il organise le système d'information autour

de trois entités principales, à savoir l'oeuvre, le document et l'exemplaire. Ces trois entités sont

complétées de cinq entités secondaires qui sont la compagnie, le lieu, la ville, la personne et les

données techniques.

L'idée est ainsi de pouvoir lier chaque œuvre aux documents qui lui sont associés et d'avoir accès aux

divers exemplaires (document original, sauvegarde, fichier numérique, etc.) d'un document qui n'est

plus uniquement considéré pour son support mais aussi pour son contenu.

2.2.2. NORMALISATION

L'une des difficultés du schéma conceptuel est d'aboutir à un ensemble cohérent et non redondant. La

normalisation15 permet d'éviter une mauvaise répartition des données dans les entités, essentiellement

en identifiant les redondances qui sont des répétitions inadaptées de données. La normalisation se

manifeste par une division des données en tables reliées par clés primaires et étrangères. Cela permet

notamment de simplifier la modification ou la suppression d'une donnée. Stockée dans une table à

part, une donnée modifiée sera répercutée dans l'ensemble des tuples qui y font référence.

Entre en jeu la notion de dépendance fonctionnelle précédemment citée. On parle de dépendance

fonctionnelle lorsqu'un attribut en détermine un autre. Ainsi, dans l'entité Lieux, qui contient les lieux

de création des oeuvres et des documents, l'attribut pays découle de l'attribut ville. On dit alors que

l'information pays est dépendante de l'information ville. Il convient de sortir cette dépendance

fonctionnelle de l'entité Lieux et de créer une nouvelle entité Ville qui sera liée à l'entité Lieux grâce à

une clé étrangère.

Le contrôle de l'organisation des données est également possible grâce aux formes normales. Il en

existe huit. Chacune d'entre elles énonce les conditions de conformité à la forme normale. Aussi,

chaque forme normale de niveau supérieur est obligatoirement conforme aux formes normales qui la

précèdent. Néanmoins, la multiplication du nombre de tables rend les requêtes plus complexes. Ainsi,

seule la première forme normale a entièrement été appliquée pour la refonte du système d'information

du CCNG. Il est évident que le schéma conceptuel, proposant huit entités, peut être davantage affiné.

15 Le processus de normalisation a été introduit par Edgar Frank Codd dans son article A Relational Model of Data for Large Shared Data Banks (1970).

21

OEUVREN° autoTitreAnnée de créationLieu de création

est lié à0, n 1, n

DOCUMENTN° autoTitreAnnéeLieuTypeContenuCouleurs/NoirBlancRéutilisationDescription

Cette première forme normale (1NF) consiste à éliminer les champs à valeur multiple ou composée.

Ainsi, un attribut ne peut contenir qu'une valeur atomique.

Non conforme à la 1FN (valeur composée)

pers_id Nom Prénom

Conforme

pers_id Nom Prénom

2.2.3. NIVEAU LOGIQUE : LE MODÈLE LOGIQUE DE DONNÉES RELATIONNEL (MLDR)

Le deuxième niveau de la méthode Merise consiste à traduire le schéma conceptuel en un schéma

relationnel. Le vocabulaire utilisé jusqu'à présent s'en trouve légèrement modifié. Les entités sont

appelées relations. Quant aux associations, elles sont constitués des clés primaires des relations

(anciennement entités). C'est à ce moment qu'apparaît la notion de clé étrangère. Une clé étrangère

est un attribut, ou groupe d'attributs, qui apparaît en tant que clé dans une autre relation. Elle permet

d'assurer l'intégrité référentielle des données en assurant le maintien et la cohérence des données d'un

bout à l'autre de la relation.

Le placement des clés étrangères est réalisé à l'aide la classe fonctionnelle d'une association notée sur

le schéma conceptuel. Il s'agit du couple des maximums des deux côtés de l'association.

Exemple : la classe fonctionnelle de cette association est « plusieurs à plusieurs » (n et n)

Il existe trois classes, à savoir « un à un » (1 et 1), « un à plusieurs » (1 et n) et « plusieurs à plusieurs »

(n et n). La première laisse le choix du côté de la clé étrangère. La deuxième demande que la clé

étrangère soit placée du côté 1. La troisième nécessite que les clés primaires de chaque relation soit

insérées dans une nouvelle relation. Aussi, si l'association contient des attributs, ces derniers doivent

être transférés du même côté que la clé étrangère.

A partir de ces quelques règles, il est possible de construire le schéma relationnel. La complexité des

cas rencontrés lors de l'étude du fonds documentaire a abouti à cinq associations de type « plusieurs à

plusieurs ». Ce sont donc autant de relations supplémentaires qui sont créées.

22

est lié à0, n 1, n

Schéma relationnel de la base de données : les clés primaires sont soulignées, les clés étrangères sont

indiquées par la mention Ref_.

OEUVRE (oe_id, oe_titre, oe_annee)

DOCUMENT (doc_id, doc_titre, doc_annee, doc_source, doc_type, doc_contenu, doc_langue,

doc_coul_nb, doc_cadrage, doc_reutilisation, doc_commentaire)

EXEMPLAIRE (ex_id, ex_cote, ex_no_invent, ex_URL, ex_nb_ex, ex_taille_Mo, ex_duree,

ex_lieu_cons, Ref_dtech_id)

DONNEES_TECHNIQUES (dtech_id, dtech_type_support, dtech_format, dtech_dimensions_cm,

dtech_dimensions_px, dtech_dpi, dtech_bit)

PERSONNE (pers_id, pers_nom, pers_prenom)

COMPAGNIE (cie_id, cie_nom)

LIEU (lieu_id, lieu_salle)

VILLE_PAYS (ville_pays_id, ville, pays)

PARENTE_OE (Ref_oe_id, Ref_oe_id, lien_parente)

LIEN_OE_CIE (Ref_cie_id, Ref_oe_id)

LIEN_OE_PERS (Ref_oe_id, Ref_pers_id, fonction)

LIEN_OE_DOC (Ref_oe_id, Ref_doc_id)

LIEN_DOC_LIEU (Ref_doc_id, Ref_lieu_id)

LIEN_DOC_PERS (Ref_doc_id, Ref_pers_id)

3. RÉALISATION, PROPOSITIONS ET RECOMMANDATIONS

3.1. SGBDR : ACCESS

Le système de gestion de base de données relationnelle utilisé est Access 2010. Ce programme

Microsoft permet le stockage et la manipulation de données. Les fichiers créés ont l'extension ACCDB.

Si l'idée de proposer un outil gratuit de gestion documentaire s'est posée, le choix s'est rapidement

porté sur Access. Les trois bases de données existantes ont été conçue avec le logiciel. Il est installé

sur tous les postes informatiques du CCNG et utilisé par une grande partie de l'équipe.

3.1.1. ACCÈS AUX DOCUMENTS NUMÉRIQUES : OBJET OLE

OLE, pour Object Linking and Embedding ou liaison et incorporation d'objets, est une technologie

d'intégration de programme mise au point par Microsoft. Un champ peut être de type objet OLE au

même titre qu'il peut être de type texte ou numérique. Ces objets qui peuvent être des fichiers ou des

programmes consistent en un partage d'informations entre plusieurs applications. Il peuvent être liés

ou incorporés au document. Incorporés, ils peuvent considérablement alourdir la base de données car

ils sont alors stockés dans celle-ci. Les documents seront donc liés.

23

L'objet OLE présente plusieurs intérêts. Le premier est qu'il permet de créer un lien avec chaque

fichier numérique. Chaque fichier peut alors être ouvert depuis la base de données. Le second intérêt

est qu'en liant le fichier au travers d'un champ de type OLE, un aperçu du document peut être affiché

dans un formulaire. Cela n'est possible qu'avec les images fixes et peut donc être réalisé pour les

photographies et les affiches. Cette utilisation est particulièrement pertinente afin d'avoir une idée du

contenu du document sans avoir à l'ouvrir.

3.1.2. SÉCURITÉ DES DONNÉES

Il existe plusieurs façons de sécuriser les données. La sécurité des données peut être assurée par le

contrôle de l'accès aux tables et formulaires de saisie. Il est pour cela possible d'ajouter un mot de

passe à la base de données ou à l'ouverture de certains menus.

Assurer la sécurité des données, c'est également conserver la cohérence des liens entres ces données.

Ainsi, rendre obligatoire la saisie de certains champs ou paramétrer des contraintes tels que les

masques de saisie ou valide si permettent d'assurer l'homogénéité de la saisie des données en limitant

les possibles erreurs.

Il convient par ailleurs de veiller au maintien de l'intégrité référentielle. Access propose la mise à jour

et la suppression en cascade qui permet d'éviter les enregistrements orphelins.

3.2. CRÉATION DE LA BDD DANS ACCESS

3.2.1. TABLES

Les tables sont la stricte transcription du modèle logique de données relationnel et du dictionnaire de

données établi à partir de l'analyse du fonds d'archives. Ce dictionnaire16 contient le nom, la

description, le type (numérique, alphanumérique, etc.) et la taille (en nombre de caractères) de

chaque champ.

Afin d'obtenir les résultats de requêtes multitables attendus, toutes ces tables sont liées par des

relations. Access propose trois types de jointures. Seule à la jointure interne a été utilisée.

3.2.2. REQUÊTES

Le langage SQL* permet d'ajouter, de modifier ou de supprimer des données. Il permet également de

sélectionner les données de la base de données répondant aux critères d'une recherche. Ces requêtes

permettent par exemple d'extraire les données de plusieurs tables pour en donner une vue unifiée.

Access facilite la création de ces requête grâce à une interface QBE*. La syntaxe sous-jacente est

différente de la syntaxe SQL. Toutefois, Access crée automatique l'équivalent SQL de la saisie réalisée

avec l'assistant QBE.

16 Annexe n°9 : Dictionnaire de données, p.54

24

Les requête créées dans la nouvelle base sont essentiellement des requêtes d'affichage.

Exemple :

SELECT Personnes.pers_id, Personnes.pers_nom, Personnes.pers_prenom FROM Personnes ORDER BY Personnes.pers_nom;

Cette requête SQL est utilisée dans les tables Lien_doc_oe et Lien_oe_pers afin de faciliter la sélection

des personnes enregistrées dans la table Personnes par leurs nom et prénom. Si c'est bien le champ

pers_id qui est retenu, à l'affichage de la liste déroulante, seuls les noms et prénoms apparaissent dans

la liste. Néanmoins, lorsque l'on clique sur la personne choisie, seul une données apparaît dans le

champ, ici c'est le nom de famille, ce qui peut être problématique dès lors que plusieurs personnes ont

le même nom. Souvent, un seul champ affiché ne permet pas d'identifier sans ambiguité l'information

dont il relève. Ce constat a amené à la création d'un autre type d'affichage.

Une seconde requête consiste à créer une expression mettant en forme les lieux de créations. Il

n'existe pas de lieu sans indication de la localité mais il existe des documents et œuvres dont on ne

connaît que la ville. Il était donc nécessaire, pour la compréhension, d'afficher à la fois le nom du lieu

et la ville. Ainsi, même si lieu n'est pas connu précisément, il reste possible d'identifier la ville, elle-

même extraite de la table Ville_pays.

SELECT Lieux.lieu_id, [lieu_salle] & " (" & [ville] & ")" AS lieu_villeFROM Ville_pays INNER JOIN Lieux ON Ville_pays.ville_pays_id = Lieux.Ref_ville_pays_id ORDER BY [lieu_salle] & " (" & [ville] & ")";

On obtient alors l'affichage de l'expression lieu_ville de type « Théâtre de la Ville (Paris) » ou, si la

salle n'est pas connue, « (Grenoble) ».

Illustration : présentation des résultats de la requête d'affichage

3.2.3. FORMULAIRES DE SAISIE

L'objectif des formulaires est de permettre à l'utilisateur de saisir l'ensemble des données sans avoir à

ouvrir les tables. L'organisation choisie pour la saisie est construite autour d'un formulaire principal17

(Ajouter un document) qui donne accès à l'ensemble des formulaires secondaires.

17 Annexe n°10 : Formulaire de saisie, p.55

25

Arborescence des formulaires et fenêtres de mise à jour (MAJ) des listes déroulantes :

Formulaire Ajouter un document

champ Type :fenêtre de MAJ de la liste de valeurschamp Contenu : fenêtre de MAJ de la liste de valeurschamp Langue : fenêtre de MAJ de la liste de valeurs

→ onglet Auteurs/interprètes→ formulaire Ajouter une personne→ champ Fonction → fenêtre de MAJ de valeurs

→ onglet Lieu(x)→ formulaire Ajouter un lieu

→ champ ville : formulaire Ajouter Ville_pays

→ onglet Exemplaire(s)→ champ Lieu de conservation : fenêtre de MAJ de la liste de valeurs→ champ Support/Format : formulaire Ajouter un format

→ Associer le document à une œuvre (sous-formulaire) → formulaire Ajouter une œuvre

→ champ Lieu de création : formulaire Ajouter un lieu→ champ ville : formulaire Ajouter Ville_pays

→ onglet Compagnie(s)→ formulaire Ajouter une compagnie

→ onglet Auteurs/interprètes→ formulaire Ajouter une personne→ champ Fonction → fenêtre de MAJ de valeurs

→ onglet Oeuvre(s) associée(s)→ Lien de parenté : fenêtre de MAJ de la liste de valeurs→ formulaire Ajouter une oeuvre

La navigation s'effectue de formulaires en formulaires au travers d'onglets et de listes déroulantes.

Lorsqu'il s'agit d'une liste de valeurs, c'est une fenêtre de mise à jour des valeurs qui s'affiche. Lorsque

le champs extrait les valeurs d'une autre table, c'est un formulaire qui apparaît. Ces formulaires

secondaires sont paramétrés afin qu'ils s'ouvrent sous la forme d'une fenêtre indépendante.

3.2.4. FORMULAIRE DE RECHERCHE

Les données ne peuvent être valorisées que si elles sont accessibles. Cela implique la création d'un

formulaire de consultation. Ce formulaire empêchera toute modification des données extraites. Il sera

construit en deux parties.

La première contiendra les champs de recherche et de tri. Ces champs sont sélectionnés à partir des

besoins exprimés lors des entretiens. Il importe ainsi d'offrir aux utilisateurs la possibilité de réaliser un

tri par œuvre du répertoire et de mêler cette sélection au tri par date, type de document, contenu,

langue et lieu voire par format ou personne. L'indexation des documents n'étant pas homogène il peut

être judicieux d'ouvrir la recherche en ajoutant un champ de saisie libre effectuant la sélection dans

26

les champs titre et commentaire.

La deuxième partie du formulaire sera consacrée aux résultats. Pour cela, l'option de double affichage

sera utilisée. Ce mode affiche dans une première zone la liste des enregistrements sélectionnés et

permet de sélectionner un enregistrement qui s'affiche alors dans une seconde zone. Ce mode permet

d'obtenir une vue d'ensemble des résultats et d'effectuer une sélection rapide à partir de la liste

obtenue.

La zone listant les résultats ne contiendra qu'un minimum de champs utiles à l'identification du

document. La seconde zone affichera quant à elle la description complète de chaque document.

Afin de faciliter la reconnaissance des documents, il est envisagé d'exploiter le champ OLE des

exemplaires dématérialisés afin d'afficher affiches et photographies dans le formulaire de sélection.

3.3. INTÉGRATION DES NOTICES EXISTANTES ET FUTURES

3.3.1. TRAITEMENT DES DONNÉES

L'utilisation de formulaires est idéale pour insérer de nouvelles données dans la base. Toutefois,

compte tenu de la quantité de documents, il est essentiel de partir du travail déjà réalisé et de

conserver les données existantes. Plusieurs traitements sont à réaliser afin de pouvoir les intégrer à la

nouvelle base de données. Ces opérations sont a réaliser avec Excel. Seule une partie des notices a été

traitée mais cela a permis de constater plusieurs cas de figures.

Il existe dans les bases de données des champs multivalués. La base de données des

photographies contient un champ de ce type qui, par une liste déroulante complétée de cases

à cocher, permet de sélectionner l'ensemble des personnes identifiées sur un document. Si

Access gère de ce type de champ, ce n'est pas le cas de tous les SGBD. Nous avons par ailleurs

vu que les champs multivalués ne répondent pas à la première forme normale de la théorie de

normalisation. Ainsi, dans un souci d'interopérabilité, la nouvelle base de données n'autorise

pas ces champs à valeurs multiples. Pour exploiter le travail d'indexation réalisé, un

traitement18 a été effectué afin de transformer ce champs multivalué en un champ à valeur

unique.

Deuxième cas de figure. L'intégration de nouveaux champs, comme l'UNC des fichiers

numériques, la langue du document ou la gestion des droits, implique une mise à jour des

données et un nouveau travail d'indexation pour les notices déjà existantes. Il peut être réalisé

par lot, pour la langue ou les droits, à partir d'une analyse préalable permettant d'assurer la

cohérence et la véracité des informations. Quant à l'insertion du chemin d'accès à la ressource

numériques, elle ne peut être fait qu'au cas par cas, fichier après fichier. Il s'agit d'une tâche

lourde qui n'a pas pu être réalisée au cours de ces trois mois de stage.

Enfin, la nouvelle répartition des données dans les tables implique de scinder les données

existantes tout en conservant le lien qui les unit. Il a fallu attribuer une clé primaire, qui est

18 Annexe n°11 : Traitement d'un champ à valeurs multiples, p.58

27

un numéro automatique, au premier groupe de données et reporter ce numéro en tant que clé

étrangère dans le second groupe de données. Cette opération réalisée avec Excel concerne

notamment la séparation du document et de ces exemplaires jusqu'alors renseignés dans un

même enregistrement. Une mauvaise gestion de cette séparation a engendré quelques

difficultés. Les clés étrangères ont donc été renseignées document par document alors qu'une

solution plus simple et plus fiable était possible. Il aurait fallu attribuer un numéro à chaque

enregistrement des tables d'origine, et scinder les données après, tout en conservant le numéro

de part et d'autre, d'un côté en tant que clé primaire, et de l'autre en tant que clé étrangère.

3.3.2. RÈGLES D’ÉCRITURE ADOPTÉES

Définir des règles d'écriture contribue à l'harmonisation des enregistrements de la base de données.

Dès lors que les documents sont décrits selon une même logique, et compte tenu des capacités

d'Access en matière de recherche, les conventions d'écriture permettent d'optimiser l'accès aux

données. Les tris deviennent également plus pertinents. Deux règles ont donc été proposées

L'année est à renseigner au format AAAA uniquement. Cette règle est contrôlée à un l'aide d'un masque

de saisie. Ainsi, seule une saisie à quatre chiffres est autorisée.

La saisie du titre de l'oeuvre est précisée par le renvoi de tout article défini à la fin du titre, entre

parenthèses. On obtient donc Mystères de Subal (Les) et non plus Les Mystères de Subal.

Les règles d'écriture sont également assurées par la mise en place de listes déroulantes.

Les listes de valeurs facilitent la saisie. Neuf listes sont disponibles pour les champs Type de document,

Type de contenu, Langue, Couleurs/Noir&Blanc, Lieu de conservation, Pays, Fonction de la personne,

Type de support et Lien de parenté. La mise à jour de ces listes est simplifiée grâce au formulaire.

D'autres listes déroulantes sont utilisées afin de faciliter l'insertion des clés étrangères. Créées grâce à

une requête SQL, ces listes déroulantes affichent des données signifiantes tout en inscrivant le numéro

automatique dans le champ de la clé étrangère. Il est ainsi plus aisé de sélectionner une personne, un

lieu ou une œuvre par leur nom, prénom, titre ou année, que par leur clé primaire.

La mise en application de ces règles d'écriture implique une mise à niveau des données existantes. Il

s'agit d'un traitement supplémentaire qui vise à contrôler l'homogénéité des données existantes.

3.3.3. GUIDE DE PRISE EN MAIN DE L’OUTIL

Afin que l'équipe puisse prendre en main le nouvel outil, il est essentiel qu'un guide d'utilisation soit

associé à la base de données. Jusqu'à présent, la saisie et la recherche des données s'effectuaient

directement dans les tables et non au travers de formulaires. Ce guide doit donc présenter le

fonctionnement des formulaires de saisie et de recherche et intégrer les règles d'écriture

précédemment énoncées. Ce guide pourra se composer de trois volets.

28

Une première partie présentera le formulaire de recherche, son fonctionnement. Elle précisera

les champs dans lesquels il est possible d'effectuer une recherche et sous quel format saisir les

données à rechercher.

Une deuxième partie sera consacrée à la saisie des données grâce aux formulaires. Ce volet

proposera une procédure selon si l'utilisateur souhaite ajouter, supprimer, ou modifier une

œuvre, un document, un exemplaire, etc.

Les formulaires créés visent à faciliter le maniement de la base de données. Il est toutefois possible

que les utilisateurs soient confrontés à des difficultés. Il convient d'anticiper ces situations en

rédigeant une foire aux questions.

Le troisième volet sera consacré à la maintenance de la base. S'il est préférable que la

structure de la base de données ne soit pas modifiée, l'éventualité que des champs soient

ajoutés doit être prise en compte. Cette troisième partie présentera donc en détail le

fonctionnement interne de la base de données, par table et par champ, incluant également les

requêtes et relations.

3.4. GESTION DES FICHIERS NUMÉRIQUES

3.4.1. PLAN DE NOMMAGE

Le renommage des fichiers fut l'une des principales exigences de la refonte du système d'information

documentaire du CCNG. Les raisons évoquées précédemment, à savoir le manque de passerelles entre

les documents d'une même œuvre et de lisibilité du nommage actuel, alimentent ce besoin.

Un plan de nommage consiste en une normalisation du nom des fichiers numériques. Il s'agit d'une

syntaxe qui tient compte non seulement des caractéristiques du fichier mais surtout de celles de

l'ensemble des cas rencontrés. Il apporte une compréhension visuelle et facilite la recherche. Une

convention de nommage doit être explicite et permettre d’avoir connaissance sans ambiguïté du

contenu du document par la simple lecture de son intitulé et indépendamment du dossier dans lequel il

est classé.

Chaque collection ayant ses propres particularités, chaque convention de nommage est unique.

Toutefois, plusieurs prérequis sont à prendre en considération. Il est essentiel d'éviter les risques

d'erreur et les incompatibilités pouvant surgir d'un système informatique à l'autre. Il est ainsi

recommandé de ne pas utiliser d'espace et de lui préférer le tiret-bas ou le trait d'union. Aussi, il est

conseillé de se limiter aux caractères alphanumériques de la norme ASCII* en en excluant les caractères

spéciaux.

L'ensemble des règles adoptées sont référencées dans un document de référence, un mode d'emploi.

Le contenu de ce document s'adresse aux personnes qui ont en charge la gestion des fichiers

numériques. Il doit donc être suffisamment clair et précis afin de prévenir toute ambiguité.

29

La convention de nommage réalisée19 est propre au CCNG et s'appuie sur le Guide d’archivage

numérique 2014 à l’usage des scènes nationales réalisé par l’Association des scènes nationales. Elle est

volontairement simple afin d'être facilement adoptée par l'équipe, tant pour la saisie des noms que

pour la recherche sur le serveur.

La normalisation des noms de fichiers s'applique aux nouveaux documents et implique le renommage

des fichiers existants. Compte tenu du nombre de fichiers et de leurs caractéristiques, il est possible et

fortement recommandé de traiter les fichiers par lot. Le programme libre AntRenamer 20 permet

d'insérer, déplacer, remplacer et supprimer des chaines de caractères, à partir d'une recherche ou

selon la position des caractères dans l'intitulé du fichier. Il permet également de générer une

numérotation automatique. Un échantillon des photographies numérisées des Aventures d'Ivan Vaffan

et Yvan Vaffan a été traité à l'aide de cet outil21.

3.4.2. ARBORESCENCE DES DOSSIERS

Au-delà du renommage des fichiers, c'est la réorganisation des dossiers qui est nécessaire. Il est

possible, grâce à l'arborescence, de classer et de hiérarchiser les fichiers. Les documents conservés sur

le serveur sont organisés en trois ramifications, une par plan de numérisation. L'organisation interne

est ensuite propre à chacun de ces dossiers.

La nouvelle arborescence se compose de trois niveaux. Le premier classe les documents par œuvre de

référence. Le deuxième niveau organise ces documents par type — vidéo, photographie et affiches.

Enfin, un troisième niveau organise les copies numérisées par format (AVI, MP4, JPEG, TIFF, etc.)

Il est essentiel que tout fichier soit classé. Si un dossier de transit est acceptable en vue du rangement

des fichiers, il ne doit être utilisé qu’à court terme et doit indiquer sa fonction de façon significative,

par exemple « document_a_classer ». Sont donc à bannir les dossiers « autre », « divers » ou « sans

titre » qui n’indiquent pas ce qu’ils contiennent.

Illustration : nouvelle arborescence des dossiers

19 Annexe n°12 : Plan de nommage, p.6420 AntRenamer. Disponible sur : http://www.antp.be/software/renamer/fr (consulté le 15 juin 2014)21 Annexe n°13 : Opération de renommage des fichiers par lots, p.70

30

3.4.3. SYSTÈME D'IDENTIFICATION PÉRENNE

Tout comme la gestion des documents physiques, qui attribue cote et numéro international normalisé

(ISBN, ISSN, etc.), la gestion des fichiers numériques implique l'identification et la localisation des

fichiers. Les systèmes d'identification pérenne permettent d'assurer ces aspects. Il en existe plusieurs

dont le fonctionnement varie et dont les applications sont généralement spécifiques au domaine

d'internet. L'intérêt de ces identifiants est qu'ils offrent une stabilité dans l'accès aux ressources,

estompant pour l'utilisateur les modifications de gestion (déplacement, renommage, etc.). Ils prennent

davantage en compte la ressource et non plus seulement son emplacement.

Ils peuvent être signifiants. Ces identifiants, proches du langage naturel, sont intéressants car aisément

compréhensibles tant par les utilisateurs que pour le référencement par les moteurs de recherche. Il

existe une seconde catégorie d'identifiants dits « opaques », comme le système ARK adopté par la

BNF*, le DOI ou l'URI. Ces identifiants sont produits de façon automatique et unique par des

programmes, eux-mêmes contrôlés des autorités nommantes. Ces institutions qui génèrent les

identifiants ont aussi pour rôle d'en assurer la pérennité et de résoudre les correspondances entre la

ressource et son identifiant.

Dans le cadre de la refonte du système d'information documentaire du CCNG, l'utilisation d'identifiants

persistants est une piste à exploiter. Pour le moment, la relation entre un fichier numérique et les

informations qui lui sont associées est possible à l'aide du champ de type objet OLE qui facilite l'accès

au document. Toutefois, le champ utilise l'adresse UNC du fichier sur le serveur. Si ce fichier est

renommé ou déplacé, le lien sera rompu, ce qui est problématique.

Pour les structures qui souhaitent gérer leurs collections dans un souci de pérennité, ces systèmes

d'identification représentent un coût certain. Il est donc essentiel d'évaluer les besoins et les capacités

de la structure afin de mettre en place un système juste et adapté. A ce jour, le service informatique

de la MC2, duquel dépend le CCNG, n'utilise pas d'identifiant persistant. Il en recommande toutefois

l'utilisation.

3.4.4. SÉCURITÉ ET SAUVEGARDE DES FICHIERS

Les fichiers numériques et la base de données sont stockés sur une unité NAS de quatre disques propre

au CCNG. Il s'agit d'un serveur de stockage relié à un réseau. Il permet de centraliser les fichiers

facilitant ainsi leur gestion et leur consultation. L'accès au serveur est sécurisé par des droits d'accès.

Ces paramètres sont gérés par le service informatique de la MC2. Les droits de lecture et d'écriture

sont déterminés au cas par cas, en fonction des besoins de chaque membre de l'équipe. Ainsi, seuls

quelques membres ont accès aux fichiers.

La sécurité des fichiers est également assurée par le système RAID. Cet acronyme signifie en français

« regroupement redondant de disques indépendants ». Cette technologie fonctionne par répartition et

redondance des données sur un ou plusieurs disques. En cas de dysfonctionnement ou de panne d'un

des disques, le système RAID permet la récupération des données. Il existe plusieurs niveaux de RAID.

L'unité NAS présente un système RAID de niveau 5. Ce niveau inclut un disque dur de parité qui, si un

31

disque dur ne fonctionne plus, permet de récupérer les données dudit disque dur par reconstitution et

recoupement.

Des sauvegardes sont par ailleurs effectuées sur des disques durs externes conservés par le CCNG. Dans

un souci de cohérence, il sera intéressant de reporter sur ces disques le renommage des fichiers réalisé

sur le serveur.

32

CONCLUSION

La refonte du système d'information documentaire du CCNG a été abordée sous plusieurs angles. D'une

part, il convenait d'unir les bases de données afin d'offrir un accès à l'ensemble du fonds d'archives au

travers d'un outil unique. La nouvelle base de données s'est inscrite dans cette ligne directrice, de sa

conception à sa réalisation. D'autre part, il était nécessaire de se pencher sur la gestion des documents

numérisés jusqu'alors segmentée.

Plusieurs résultats peuvent être attendus de cette réorganisation. Premièrement, en optimisant la

structure de la base de donnée et en homogénéisant la saisie, les recherches sont plus efficaces.

Deuxièmement, la nouvelle base de donnée contient la notion d'exemplaire particulièrement adaptée

au cas du CCNG. Les nombreuses copies DVCAM et fichiers numériques sont désormais visibles. En

prenant en compte ces exemplaires, on obtient une vue fidèle de l'état et du contenu du fonds. Si tout

n'a pas pu être réalisé en trois mois de stage, le travail effectué a posé les bases. Un tableau de bord

résume les tâches réalisées22 sur treize semaines de stage et planifie sur cinq semaines les tâches

restant à effectuer23 afin de livrer à l'équipe du CCNG un outil abouti, à jour et exploitable.

Au-delà du projet de refonte du système d'information documentaire, il serait pertinent de réaliser une

mise à niveau des données en complétant l'indexation des documents et en poursuivant l'inventaire du

fonds.

22 Annexe n°14 : Tableau de bord – Historique des tâches réalisées, p.7323 Annexe n°15 : Planification des tâches restantes, p.74

33

SOURCES

BIBLIOGRAPHIE

BERMES, Emmanuelle. Des identifiants pérennes pour les ressources numériques : l'expérience de la

Bnf. 2006. Disponible au format PDF sur : http://www.bnf.fr/documents/ark_presentation_bermes_2006.pdf

(consulté le 15 juin 2014)

BNF. Guide d'utilisation du Dublin Core (DC) à la BnF : Dublin Core simple et Dublin Core qualifié, avec

indications pour utiliser le profil d'application de TEL [en ligne]. 2008. Disponible au format PDF sur :

www.bnf.fr/documents/guide_dublin_core_bnf_2008.pdf (consulté le 19 juin 2014)

GARDARIN, Georges. Base de données [en ligne]. Paris : Eyrolles. 2003. Disponible au format PDF sur :

http://georges.gardarin.free.fr/Livre_BD_Contenu/XX-TotalBD.pdf (consulté le 19/06/2014)

INISAN, Hervé. Le Grenierhttp://www.bnf.fr/documents/guide_dublin_core_bnf_2008.pdf Access [en ligne].

2014. Disponible sur : http://grenier.self-access.com/ (consulté le 12 juin 2014)

JENNINGS, Roger. Access 2007. Paris : CampusPress. 2007. (Le Campus). 820p.

MINISTÈRE DE LA CULTURE ET DE LA COMMUNICATION. Circulaire - Labels et réseaux nationaux du

spectacle vivant : mise en œuvre de la politique partenariale de l'Etat [en ligne]. 31 août 2010.

Disponible au format PDF sur : http://www.accn.fr/histoire.php (consulté le 22 juin 2014)

MINISTÈRE DE LA CULTURE ET DE LA COMMUNICATION. Cahier des missions et charges des Centres

chorégraphiques nationaux [en ligne]. 31 août 2010. Disponible au format PDF sur : (consulté le 22

juin 2014)

MOULIN, Pauline. Numeridanse.tv : analyse du système de gestion documentaire et propositions

d'amélioration. Rapport de stage du Master en sciences de l'information et des bibliothèques. ENSSIB

(Lyon). 2012. 75 p. Disponible au format PDF sur : http://www.enssib.fr/bibliotheque-numerique/ (consulté

le 1er juin 2014)

THERON, Dominique. Ecrire un cahier des charges de numérisation de collections sonores,

audiovisuelles et filmiques. 2009. 34p. Dispohttp://www.accn.fr/histoire.phpnible au format PDF sur :

http://www.culturecommunication.gouv.fr/content/download/71516/546133/file/cahier_charges_numerisation.p

df (consulté le 09 juin 2014)

SUPPORTS DE COURS (IUT2 – LP BDAN)

MERMET, Jean-Michel. Cours de publication de collections numériques sur internet. 2013-2014.

PALMER, Patrick. Cours de bases de données. 2014

PASCON, Jean-Louis. Cours d'archivage numérique. 2014

STAII, Adrian. Cours d'indexation et description des documents numériques. 2014

34

SITOGRAPHIE

A C C N . Association des Centres chorégraphiques nationaux [en ligne]. Disponible sur :

http://www.accn.fr/index.php (consulté le 11 juin 2014)

CCNG. Jean-Claude Gallotta – Centre chorégraphique national de Grenoble – Groupe Emile Dubois

[en ligne]. Disponible sur : http://www.gallotta-danse.com/ (consulté le 11 juin 2014)

DCMI. Dubin Core Metadata Initiative [en ligne]. Disponible sur : http://dublincore.org/ (consulté le

15 juin 2014)

MICROSOFT. Office.com – Obtenir de l'aide et du support sur Microsoft Office [en ligne]. 2014.

Disponible sur : http://office.microsoft.com (consulté le 12 juin 2014)

35

LISTE DES SIGLES

ACCN : Association des centres chorégraphiques nationaux

ASCII : American standard code for information interchange (code américain normalisé pour l'échange

d'informations)

CCN : Centre chorégraphique national

CCNG : Centre chorégraphique national de Grenoble

CDC : Centre de développement chorégraphique

CNC : Centre national du cinéma et de l'image animée

CND : Centre national de la danse

DVCAM : Format vidéo numérique propriétaire (Sony). Version professionnelle du Digital Video (DV)

DVD : Digital versatile disc (disque numérique polyvalent)

GED : Gestion électronique des documents

INA : Institut national de l'audiovisuel

ISBD : International standard bibliographic description (description bibliographique internationale

normalisée)

NAS : Network attached storage (serveur de stockage en réseau)

OAI-PMH : Open archives initiative protocol for metadata harvesting (protocole pour la collecte de

métadonnées de l'Initiative pour les Archives ouvertes)

QBE : Query by exemple (interrogation par l'exemple)

RAID : Redundant array of inexpensive — ou independant — disks (regroupement redondant de disques

indépendants)

SQL : Structured query language (langage de requête structurée)

UNC : Universal naming convention (convention de nommage pour l'adresse de ressources sur un

réseau)

VHS : Video home system (système vidéo domestique)

VOD : Video on demand (service de vidéo à la demande)

XML : Extensible markup language (langage informatique de balisage extensible)

36

ANNEXES

ANNEXE N°1 : FICHES « PROFIL »

Centre chorégraphique national deGrenoble – Groupe Emile Dubois

ServiceInformation-documentation

Fiche « profil » n°1L’organisme

UPMF – IUT 2 GrenobleDpt. Information-Communication

Licence pro BDAN 2014

Marie GROLLIER

L’organisme : le Centre chorégraphique national de Grenoble (CCNG)

HISTORIQUE

Jean-Claude Gallotta crée avec Mathilde Altaraz le Groupe Emile Dubois en 1979. C’est en 1984 que la

compagnie devient Centre chorégraphique national.

Les Centres chorégraphiques nationaux (CCN) ont vu le jour en 1984 sous l’impulsion du ministère de la

culture. Les CCN sont des lieux de création placés sous la direction d’artistes chorégraphes et

contribuent au développement chorégraphique de leur région. On compte actuellement 19 CCN

répartis sur le territoire français et regroupés au sein de l’Association des Centres chorégraphiques

nationaux (ACCN). Cette dernière constitue un interlocuteur pour le ministère et permet une réflexion

à échelle nationale sur les enjeux de la danse.

STATUT JURIDIQUE

Le CCNG est une association loi 1901. Elle est subventionnée par la DRAC Rhône-Alpes (Ministère de la

Culture et de la Communication), la Ville de Grenoble, le Département de l’Isère et la Région Rhône-

Alpes, et soutenue par l’Institut français pour les tournées internationales, la Fondation culture et

diversité et la Caisse des dépôts.

LOCALISATION

Situé au : 4 rue Paul Claudel – BP 2448 38034 GRENOBLE Cedex 2

Il occupe les bâtiments de la Maison de la culture depuis 1981. Durant les travaux de requalification de

la Maison de la culture, le CCNG déménage dans le quartier Bouchayer-Viallet (Le Magasin/CNAC) de

1999 à 2004. Il intègre en 2004 les nouveaux locaux de la Maison de la culture, devenue MC2, et

dispose dès lors de bureaux, de loges et d’un studio de danse comprenant une jauge de 100 places

(gradin amovible).

ACTIVITÉS

• Créations et recréations

Le travail du groupe Emile Dubois évolue autour des créations et recréations du chorégraphe Jean-

Claude Gallotta. Son travail vise l’extension du domaine de la danse à une échelle locale et

internationale et la transmission du patrimoine chorégraphique.

37

• Transmissions et collaborations

Les transmissions sont réalisées auprès de classes de l’enseignement primaire et secondaire, d’élèves

du Conservatoire ou d’autres compagnies, par des danseurs du groupe Emile Dubois ayant participé à

l’œuvre. La totalité de l’œuvre ou un extrait peuvent être transmis.

• Accompagnement d’artistes

Les accueils studio sont l’une des missions des Centres chorégraphiques nationaux. Ils prennent la

forme de résidences au cours desquelles des compagnies bénéficient du soutien du réseau des CCN,

d’un appui technique, voire d’un accompagnement administratif et financier. L’accueil studio permet

également d’optimiser l’utilisation des studios mis à disposition à titre gratuit. Sept compagnies ont

été soutenues en 2013.

• Entraînement régulier du danseur

C’est en collaboration avec le Pacifique/Centre de développement chorégraphique 24 (CDC*) de

Grenoble et la MC2 que le CCNG propose des stages à destination des danseurs professionnels ou en

voie de professionnalisation de l’agglomération grenobloise. Le planning est établi par Mathilde Altaraz

et comprend des professeurs diplômés d’Etat, proposant des techniques variées, ou des danseurs du

CCNG.

• Sensibilisation à la culture chorégraphique

Partenariat avec le lycée Stendhal :

Un partenariat est en place depuis 11 ans entre le CCNG et le lycée Stendhal (Grenoble) qui

propose l’enseignement de détermination danse aux élèves de séries littéraires. Ce partenariat

permet au CCNG de faire intervenir des danseurs, artistes et chorégraphes en lien avec le

programme et avec les spectacles proposés dans les salles partenaires.

Ateliers de danse :

Le CCNG organise en partenariat avec la MC2 des ateliers découverte, des stages en week-end

et des ateliers création à destination d’amateurs débutants ou ayant déjà une pratique de la

danse. Ces stages sont généralement en lien avec la programmation de la MC2.

Actions culturelles :

Les actions culturelles prennent la forme de conférences illustrées et permettent de découvrir

et de comprendre le processus de création de Jean-Claude Gallotta au travers de vidéos ou

d’extraits dansés. Ce sont également des répétitions et rencontres publiques, des ateliers

menés en écoles primaires, en maisons d’arrêt, au CRR, auprès d’enseignants, etc.

24 Le Pacifique – CDC, http://www.pacifique-cdc.com/ (consulté le 18/04/2014)

38

RÉSULTATS

Le compte de résultat de l’année 2013 indique (montants en euros) :

Total des produits : 2 091 216,38

Total des charges : 2 001 111,39

Soit un Solde créditeur (bénéfice) : 90 104,99

EFFECTIFS

En 2013, 80 personnes ont été employées par le CCNG. La répartition du personnel est la suivante :

Personnel

artistique

Personnel

adm/info/com

Personnel

technique

Total général

Effectif permanent 6 6 2 14

Equivalent Temps plein 5,60 5,36 2 12,96

Effectif CDD 53 1 12 66

Equivalent Temps plein 10,60 0,31 1,48 12,39

Total effectif 59 7 14 80

Equivalent Temps plein 16,20 5,67 3,48 25,35

ORGANIGRAMME

Directeur, Chorégraphe : Jean-Claude Gallotta

Assistante et responsable pédagogique : Mathilde Altaraz

Dramaturge : Claude-Henri Buffard

Répétiteurs : Darrel Davis, Beatriz Acuña, Ann Adamovic, Yannick Hugron

Danseurs permanents : Ximena Figueroa, Béatrice Warrand, Thierry Verger

Direction technique : Pierre Escande

Réalisation son : Antoine Strippoli

Administration : Viviane Pignard

Direction de projets : Jean Ripahette

Actions culturelles, accueil studio, pédagogie : Hélène Azzaro

Information, documentation : Caroline Brossard

Secrétariat de direction, logistique tournée : Nathalie Malevergne

Comptabilité : Saïda Allab, remplacée en CDD par Catherine Falconnet Rudd

Photographe : Guy Delahaye

Conseiller en production, diffusion, développement : Jean-Luc Larguier

Conseillère artistique pour les accueils studio et les soirées : Sylvaine Van den Esch

Presse nationale : Opus 64

39

Membres cooptés (bureau) :

Présidente : Ervée Chassouant-Marce

Trésorier : Jean Caune

Secrétaire : Brigitte Combe

Avec cette saison 2013-2014 (intermittents) :

Danseurs : Alexane Albert, Sarah Barrau, Agnès Canova, Christophe Delachaux, Nicolas Diguet,

Alexandre Galopin, Ibrahim Guétissi, Mathieu Heyraud, Georgia Ives, Sébastien Ledig, Bruno

Maréchal, Cécile Renard, Gaetano Vaccaro, Stéphane Vitrano, Thalia Ziliotis et Francesca Ziviani.

Régie lumière : Benjamin Croizy

Régie son : Yann Perrin

Création et régie costumes : Marion Mercier, Anne Jonathan, Dominique Fiori

40

Centre chorégraphique national deGrenoble – Groupe Emile Dubois

Service Communication

Fiche « profil » n°2Le service

UPMF – IUT 2 GrenobleDpt. Information-Communication

Licence pro BDAN 2014

Marie GROLLIER

HISTORIQUE

Le service communication est créé dès la création du CCNG. Début 2000, un projet de centre de

documentation a été initié par Jean-Yves Langlais, alors co-directeur du Centre chorégraphique.

L’objectif était alors de faire du CCNG un pôle ressource. Les collections se composaient de livres

spécialisés, d’ouvrages anciens, de timbres, etc. Ce projet a cessé au départ de Jean-Yves Langlais en

2002. Les ouvrages ont été donnés à la bibliothèque du Conservatoire ainsi qu’à la bibliothèque

d’Etude et d’information de Grenoble.

ACTIVITÉS

Les activités du service communication s’articulent autour de la promotion des spectacles, des actions

culturelles et partenariats du CCNG (entraînement régulier du danseur, transmission, conférences,

etc.).

OUTILS DE COMMUNICATION

Ses outils de communication sont :

• affiches (120x176 cm, 40x60cm)• brochure de saison• avant-programme• La lettre d’Emile (lettre trimestrielle sur l’actualité de la compagnie)• brochure de L’Entraînement régulier du danseur en collaboration avec Le Pacifique• cartes de vœux et cartes postales• flyers de prospection à destination des directeurs de théâtre (invitation à une représentation)• dossier de presse en anglais et en français• site internet25

• newsletter mensuelle• page Facebook• channel Numéridanse26 pour la diffusion et la prospection

EFFECTIF

Le service se compose de Caroline Brossard, attachée à l’information-documentation, et d’Hélène

Azzaro, chargée de l’accompagnement des équipes et des projets artistiques. Claude-Henri Buffard

rédige et corrige l’ensemble des textes et pose un regard sur les publications du service. En ce sens, il

peut également être associé au service communication.

25 http://www.gallotta-danse.com/ (consulté le 24/04/2014)26 http://www.numeridanse.tv/fr/channels/gallotta/ (consulté le 24/04/2014)

41

MOYENS FINANCIERS, BUDGETS

Le budget alloué au service est en moyenne de 18 000 euros. Pour l’année 2013, la répartition fut la

suivante (montants en euros) :

Budget presse : 908

Budget documentation générale : 1830

Affiches/tracts : 7250

Encarts publicitaire : 4465

Affranchissement : ~5500

MOYENS TECHNIQUES

Le service dispose de :

• 4 postes informatiques équipés du système d’exploitation Windows 7 professionel• Microsoft Office 2010 sur chaque poste• 1 poste dispose de la suite Adobe Creative CS5• 1 photocopieur Xerox WorkCentre 7535 • 1 scanner Epson Perfection 3170 Photo• 1 scanner de films et diapositives Plustek OpticFilm 7600i• 1 unité NAS de 3,57To (4 fois 2To en RAID5) pour la sauvegarde des vidéos, photos et affiches• 1 serveur général

SOUS-TRAITANTS

CCNG travaille de façon régulière avec l’Imprimerie du Pont-de-Claix. L’identité visuelle de la

compagnie est confiée à l’agence Cnossos (Grenoble). Le site internet a été réalisé en 2012 par Chris

Gaillard sous Spip.

FONDS DOCUMENTAIRE

Le fonds se compose de photographies, vidéos et affiches des spectacles de Jean-Claude Gallotta. Ces

documents sont utilisés en interne lors des recréations ou transmissions. Ils permettent également

d’illustrer les différents documents de communication produits par le service. Pour toute personne

extérieure, la consultation des documents est gratuite et s’effectue sur demande. Les documents ne

sortent jamais du fonds, ainsi, selon les cas, soit la consultation se fait sur place, soit une copie est

réalisée (le plus courant).

L'inventaire du fonds documentaire n’étant pas abouti, il est impossible de le chiffrer exhaustivement.

Les trois bases de données Access contiennent actuellement :

• 162 affiches• 6751 photographies• 1045 vidéos

42

En 2004, un inventaire des vidéos a été réalisé par les danseurs de la compagnie. Les vidéos jugées

pertinentes et alors conservées sur VHS, HI8 et U-matic ont été transférées en interne vers des

supports DVD et DVCAM. Sous l’impulsion du Ministère de la culture et de la Maison de la danse, la

numérisation de vidéos, photos et affiches a été réalisée en externe de 2010 à 2012.

Le serveur contient actuellement :

2,10To de fichiers vidéos

7044 fichiers image (83,52Go)

A noter que depuis 2012, Guy Delahaye photographie en numérique. De même, les vidéos sont filmées

sur support numérique depuis 2001 (miniDV). Le passage aux cartes SD s'est fait en 2009.

Une revue de presse est réalisée quotidiennement à destination de l’ensemble des équipes artistique,

administrative et technique du CCNG. Elle est diffusée par mail et contient les actualités du monde de

la danse. Les sources utilisées sont le Dauphiné Libéré, Télérama, et les sites internet des journaux Le

Monde et Libération.

L e s abonnements presse papier mis à disposition de l’équipe : Dauphiné Libéré, La Lettre du

spectacle, Télérama, Actualité de la Scénographie, Mouvement, La Scène, Danser. Un accès en ligne à

News Tank Culture est également possible grâce à l’ACCN.

43

ANNEXE N°2 : FICHES DESCRIPTIVES POUR L'INVENTAIRE DES VIDÉOS

44

45

ANNEXE N°3 : SYSTÈMES DE COTATION

• Affiches

Le système de cotation des affiches se compose de deux éléments. Le premier est une

lettre (a, b, c ou d) correspondant aux dimensions de l'affiche et le second est une

numérotation séquentielle à cinq chiffres.

A = jusqu'à 50x80 cm

B = jusqu'à 90x120 cm

C = jusqu'à 120x180 cm

D = ?

Exemple : a00051, d00068, etc.

• Vidéos

La cotation des vidéos se compose elle aussi de deux éléments. Le premier est une chaîne

de caractères désignant l'oeuvre ou l'évènement dont est issu le document (cf. Annexe n°4 :

Tableau de correspondance des systèmes de cotation, p.47). Le second élément est une

numérotation séquentielle.

Exemple : MVMT-1, MAM-J-2, L7PC-19, TVGAL795, etc.

• Photographies

Même construction pour la cotation des photographies. Une première numérotation à trois

chiffres permet d'identifier l'oeuvre ou la série de photographies (cf. Annexe n°4 : Tableau

de correspondance des systèmes de cotation, p.47). Une barre oblique « / » sépare ce

premier élément du second qui est une numérotation séquentielle à quatre chiffres.

Exemple : 001/0024, 016/0001, 070/0051, etc.

46

ANNEXE N°4 : TABLEAU DE CORRESPONDANCE DES SYSTÈMES DE COTATION

Titre de l’œuvre/collection Cote vidéo Autre cotevideo possible

Cotephoto

2147 l’Afrique 06299 Duos DUOS 037Action photo J.P. MAURIN 059Armide ARM Aventures d’Ivan Vaffan (Les) VAFF 007Bach danse expérience BACH 048Bank (The) BANK Blik autour de soi BLIK 036Blik Sénégal BLIK-SEN Bolduc (Le) BOL 041Carnets d’un rêveur BOU Catalogue (Le) AAS 030Chamoule ou l’art d’aimer (La) CA 028Cher Ulysse CHU 046Chroniques chorégraphiques – saison 1 CHRO 047Contes avant la nuit CALN Daphnis é Chloé DAPHC DAP 005Daphnis é Chloé (recréation) DAPHC-2011 058Des Gens qui dansent DGQD 045Des Gens qui dansent au Louvre 068Divers 069Docteur Labus LAB 013Docteur Labus (recréation) LAB 024Emile danse festival 063Enfance de Mammame (L') EMM 039Fantômes du temps (Les) FDT 040Faut qu’je danse ! 057Genou de Mathilde (Le) LGM Grandeur nature GNAT 004Hommage à Pavel Haas HPH 020Hommage à Yves P. (acte I et II) YVP 006Homme à la tête de chou (L') HTC 050Incessante (L') INC 032Kawatta doctor LAB-J 064Larmes de Marco Polo (Les) LLMP LAR 034Légende de Don Juan (La) DON 016Légende de Roméo et Juliette (La) LRJ ROM 015Louves et Pandora (Les) LOU-PAN 012Maître d’amour (Le) MDA 049Mammame (Japon) MAM-J Mammame (recréation) MAM-98 029Mammame (recréation) MAM-02 038Mammame à l’est 055Mammame Argentine MAM-ARG

47

Titre de l’œuvre/collection Cote vidéo Autre cotevideo possible

Cotephoto

Mammame Montréal MAM-M 011Mammame : le désert d’Arkadine MAM-I 009Mammame : les enfants qui toussent MAM-II 010Montalvo et l'enfant ME Mouvements MVMT 002My rock ROCK 043Mystères de Subal (Les) SUB 014Nosferatu NOS 035Pas de quatre PQUA 001Petite renarde rusée (La) PRR PET 022Petits chuchottements du cœur (Les) PCC Pierre Châtel PC 054Portraits de Jean-Claude Gallotta 067Portraits d'interprètes 066Prémonitions PRE 018Prémonitions (Japon) PRE-J Presque Don Quichotte PDQ 031Proposition brasserie du jardin de ville 053Racheter la mort des gestes – Chroniques chorégraphiques 1

RLMDG 072

Rei Dôm REIDOM Reportages TV TVGAL MIXTV Rue (La) LR RUE 027Rue de Palanka PAL 025Rue du nord 033Sacre du printemps (Le) précédé de I-Tumulte, II-Pour Igor SDP 071

Sept péchés capitaux (Les) L7PC 044SMH SMH 026Soirées (Les) LSOI Solitude du danseur (La) 021Solo SOLO 052Songe d’une rue d’été (Le) SRE Sunset fratell SUN 061Survivants (Les) SURV 006Tête contre les fleurs (La) TCF 019Trépidances du patrimoine (Les) LTDP Trois générations TG 042Ulysse ULY 003Ulysse (recréation 1984) ULY 008Ulysse (recréation 1993) ULY 017Ulysse e-shizuoka ULY-J 051Variations d’Ulysse (Les) ULY-V 023Ventriloque AAS 030Yume manatsu no michi no SRE-J 065Yvan Vaffan YV 070Yves P. (Acte I et II) YVP 006

48

ANNEXE N°5 : ARBORESCENCES DES FICHIERS NUMÉRIQUES

• Vidéos : par œuvre du répertoire

Dans chaque dossier se trouve quatre sous-dossiers, à savoir le fichier brut (dossier DV25 brut),

le fichier auquel a été ajouté un générique (DV25 normalisé), le fichier de diffusion au

format .mp4 (dossier Web). La normalisation et l'encodage au format .mp4 sont réalisés en

interne. Le dossier « documents pour Adobe Premiere » contient le projet Premiere créé lors du

traitement du fichier brut.

• Photographies : deux dossiers → tiff et jpeg

L'organisation est identique au deux dossiers et suit plan de classement des photographies

physiques par classeur (C.01, etc.).

49

• Affiches : quatre dossiers → CCNG1, CCNG2, CCNG3 et CCNG4 selon les dimensions des

affiches papier.

Le dossier « Affiches_Cargo » contient d'autres affiches au format JPEG de spectacles du

groupe Emile Dubois numérisées par la MC2 et déposées aux archives municipales de Grenoble.

50

ANNEXE N°6 : MAIL

De: Marie GrollierObjet: [CCNG] Documentation/RDV/questionnaireDate: 15 avril 2014 10:32À: …

Bonjour à tous,

Pour celles et ceux que je n'ai pas encore rencontrés, je suis Marie, actuellement stagiaire documentaliste au Centre

chorégraphique. Caroline est ma maître de stage.

Je suis chargée, au cours de ces trois mois de stage, de réorganiser et harmoniser le système d'information

documentaire comprenant actuellement les vidéos, photos et affches du groupe, ce pour en améliorer la visibilité et

l'accès.

Afn de réaliser ce projet au mieux, je souhaite vous rencontrer individuellement. Ces entrevues me permettront,

d'une part, de mieux connaître l'ensemble de l'équipe, mais également de comprendre vos besoins et pratiques en

matière de documentation.

Il semblerait que vous ne soyez pas tous amenés à utiliser ces documents toutefois je considère qu'il est intéressant

de prendre en compte tout type d'approches et de pratiques.

Les entretiens ne dépasseront pas 30 minutes et se dérouleront idéalement d'ici la fn du mois d'avril selon vos

disponibilités. Je suis présente de 8h30 à 17h mais je reste fexible sur les horaires si besoin.

J'attends votre retour.

D'avance, merci.

Marie Grollier

51

ANNEXE N°7 : QUESTIONNAIRE

QUESTIONNAIRE : ÉQUIPE DU CCNG NOM ......................

Date de l’entretien :

Durée :

Quelle est votre fonction au sein du CCNG ?

Quels types de documents produisez-vous et gérez-vous ?

Avez-vous connaissance des plans de numérisation menés ces dernières années ?

Vous arrive-t-il de consulter les vidéos, photos et affiches des créations ? □ Oui □ Non

Pour quelle(s) raison(s) ?

Si oui, à quelle fréquence ? Quel(s) type(s) de documents consultez-vous ? Quelle utilisation(s) en

faites-vous ?

Quelle est votre démarche pour accéder à ces documents ?

A qui vous adressez-vous ?

Quels sont vos critères de recherche (support précis, lieu de création, personne représentée,

etc.) ?

Sous quelle forme attendez-vous les résultats de votre recherche (documents

physiques/numériques, support DVD, clé USB, etc.) ?

Souhaiteriez-vous pouvoir effectuer la recherche par vous-même ?

52

ANNEXE N°8 : SCHÉMA CONCEPTUEL

53

ANNEXE N°9 : DICTIONNAIRE DES DONNÉES (EXTRAIT)

Code Désignation Type Taille Remarqueoe_id Identifiant numérique de l’œuvre Noe_id Titre de l’œuvre A 100oe_id Année de création de l’œuvre AN 4lieu_id Lieu de création de l’œuvre A 50pers_id Identifiant numérique du

participantN

pers_nom Nom de la personne A 30pers_prenom Prénom de la personne A 30pers_fonction Fonction du participant A 30doc_id ID du document N 4doc_titre Titre du document A 100doc_source Source du document A 50doc_type Type de document A 30 Zone de liste

déroulantedoc_annee Année de création du document N 4 Année au format

AAAAdoc_contenu Contenu du document A 30 Zone de liste

déroulantedoc_langue Langue du document A 20 Zone de liste

déroulantedoc_cadrage Cadrage de la prise de vue (vidéos) A 50doc_reutilisation Critère de réutilisabilité du

document en cas de transmission ourecréation

N 1 Oui/non

doc_commentaire Commentaire A 500 Mémodoc_coul_nb Document couleurs ou noir et blanc A 15ex_id ID de l'exemplaire du document N 4ex_cote Cote de l'exemplaire (si disponible) A 20ex_num_invent Numéro d’inventaire de

l’exemplaireA 20

ex_lieu_cons Lieu de conservation de l’exemplaire

A 255

ex_nb_ex Nombre d'exemplaire identiques (valable pour les affiches)

N 2

cie_id ID de la compagnie N 4cie_nom Nom de la compagnie A 50dtech_id ID des données techniques de

l'exemplaireN 4

dtech_type_support Type de support A 15 Zone de listedtech_format Format de l'exemplaire A 15 Zone de liste

déroulantedtech_dimensions_cm Dimensions du document physique

en centimètresA 10

dtech_dimensions_px Dimensions du document numérique en pixel

A 10

dtech_dpi Résolution de l'image en dpi A 4dtech_bit Profondeur de couleurs de l'image

en bitsA 3

... ... ... ... ...

54

ANNEXE N°10 : FORMULAIRES DE SAISIE

Partie haute

Partie basse : onglet Ajouter un ou plusieurs auteurs/interprètes

55

Onglet Ajouter un ou plusieurs lieu(x)

Onglet Ajouter un exemplaire

Bouton d'accès aux formulaires ou fenêtre de mise à jour de listes déroulantes

Fenêtre de mise à jour d'une liste de valeur

56

Formulaire Ajouter une œuvre

57

ANNEXE N°11 : TRAITEMENT D'UN CHAMP À VALEURS MULTIPLES

Exemple des auteurs/interprètes de la base de données des photos

Compte tenu de la refonte des bases de données, l’objectif de cette opération est de réaliser l’import

des données existantes afin de les intégrer à la nouvelle base. Les données concernent ici les personnes

identifiées sur les photographies du fonds.

Cette démonstration en 7 étapes a été réalisée avec Access et Excel 2010.

1Réaliser un import de la base initiale en conservant la mise en forme des données. Dans le cas

présent, conserver l'affichage des interprètes par leur nom de famille plutôt que par leur numéro

automatique permet d’éviter toute confusion entre le numéro automatique de la base de données

originale et celui attribué dans la table Personnes de la nouvelle base de données.

58

2 Dans le document Excel créé, exploiter les possibilités du rechercher-remplacer en

recherchant le nom de la personne et en le remplaçant par la nouveau numéro automatique qui lui est

associé. Réitérer l’opération pour chaque auteur/interprète.

Attention, dans de rares cas, certains auteurs et interprètes peuvent avoir le même nom de famille. Il

convient de vérifier de quelle personne il s’agit.

3 Lorsque l’ensemble des noms a été remplacé, sélectionner la colonne contenant les numéros

automatiques des auteurs/interprètes. Aller dans l’onglet Données, puis Convertir.

Etape 1 sur 3 : les numéros étant séparés par un point-virgule, choisir le type Délimité, puis cliquer sur

Suivant.

59

Etape 2 sur 3 : Sélectionner le séparateur correspondant. Il s’agit ici du point-virgule.

Etape 3 sur 3 : Conserver le format de données Standard, constater le bon fractionnement des données

grâce à l’aperçu puis cliquer sur Terminer.

Résultat : pour chaque document, les numéros automatiques des auteurs et interprètes sont répartis

dans autant de colonnes qu’il y a de personnes identifiées.

Pour des questions de facilité de lecture, la cote du document a temporairement été conservée. Elle

peut désormais être supprimée.

4 Il convient alors de préparer les futurs enregistrements qui viendront alimenter la table

Lien_doc_pers de la nouvelle base de données. Cela se fait en attribuant une ligne pour chaque

auteur/interprète identifié dans une photographie.

Procédons colonne après colonne. Sélectionner la première colonne d’auteurs/interprètes. Classer ses

valeurs du plus petit au plus grand afin de séparer les cases contenant une valeur et les cases vides.

Sélectionner l’ensemble des cases de cette première colonne auteurs/interprètes contenant une

valeur, et seulement celles qui contiennent une valeur, ainsi que le numéro du document

correspondant.

60

Copier. Créer une nouvelle feuille de données et coller les valeurs sélectionnées dans cette nouvelle

feuille.

Dans la première feuille, supprimer la première colonne d'auteurs/interprètes et réitérer l’opération

pour chaque colonne contenant une donnée ou plus. Classer les données de la colonne

auteurs/interprètes de plus petit au plus grand, sélectionner les lignes associant un numéro

d’auteur/interprète à un document, copier puis coller dans la deuxième feuille à la suite des données

déjà inscrites, supprimer la colonne, etc.

5 Selon les règles établies dans la nouvelle base de données, il est obligatoire d’indiquer la

fonction que tient la personne dans le document. Cette donnée est à insérer dans la troisième colonne

de la deuxième feuille de données. Sauf cas particuliers, les personnes représentées sont les danseurs

de la compagnie. Ils ont une fonction d’interprète. Il convient toutefois d’être attentif à la cohérence

des données. Inscrire la fonction dans la première ligne et l’étendre à l’ensemble des lignes dont la

fonction est identique.

61

6 Lorsque l’ensemble des couples document-personne ont été établis et complétés par la fonction

de ladite personne, insérer une première ligne contenant les intitulés exacts des champs de la table.

Cette étape est nécessaire pour que l’import des données dans la table Lien_doc_pers de la nouvelle

base soit possible. Enregistrer.

7Dans la nouvelle base de données Access, fermer la table Lien_doc_pers si elle est ouverte. Dans

l’onglet Données externes, cliquer sur Excel situé dans la rubrique Importer et lier. Choisir le fichier

Excel que nous venons de réaliser. Sélectionner Ajouter une copie des enregistrements à la table :

Lien_doc_pers. Cliquer sur OK.

62

Choisir la feuille de données correspondante. Contrôler la cohérence des données grâce à l’aperçu.

Cliquer sur Suivant, deux fois, puis Terminer. En cas d’erreur signalée, annuler l’import et rectifier les

erreurs annoncées par Access. Même en cas de réussite, contrôler la présence et la cohérence des

données importées.

63

ANNEXE N°12 : PLAN DE NOMMAGE DES FICHIERS NUMÉRIQUES

Ce plan de nommage a été réalisé dans le cadre de la refonte du système d’information documentaire

du Centre chorégraphique national de Grenoble. Il s’applique aux documents vidéo, photographies et

affiches numérisés ou nativement numériques.

Règles de base

Sont à bannir :

• les espaces : utiliser le tiret-bas « _ » entre les éléments de la convention ou le trait d’union

« - » pour unir les termes d’une expression ou d’un mot composé.

• les caractères diacritiques : accents, tréma, cédille.

• les caractères spéciaux

• les signes de ponctuation : à l’exception du point qui précède l’extension

• les mots vides : de, le, l’, et, à, etc.

A l’exception du numéro d’exemplaire, un document conserve le même intitulé, quel que soit son

format.

Eléments

La convention de nommage choisie se compose de 8 éléments :

• l e numéro d’exemplaire : ce numéro à 5 chiffres fait référence au numéro automatique

attribué à l’exemplaire dans la base de données Access. La conservation de ce numéro permet

de palier aux éventuels problèmes d’adressage des objets OLE entre la base de données et les

fichiers numériques.

• le numéro du document : il s’agit du document auquel est associé l’exemplaire. Ce numéro à

5 chiffres fait référence au numéro automatique attribué au document dans la base de données

Access. Il permet de faire le lien entre les différents exemplaires d’un même document. Il

aurait été plus parlant d’utiliser la cote du document mais, d’une part, cette solution ne peut

s’appliquer aux documents nativement numériques et, d’autre part, le système de cotation

n’est actuellement pas harmonisé (les exemplaires physiques d’un même document n’ont pas

tous la même cote).

• le code de l’œuvre : ce code est attribué à chaque pièce ou collection (série de portraits…)

selon une liste définie. Un choix doit être fait lorsqu’un document est relatif à plusieurs

œuvres.

Exemple : YV (Yvan Vaffan), LLMP (Les Larmes de Marco Polo), etc.

64

• le type de document : il s’agit d’une abréviation désignant le type de document. Les types de

documents existants sont référencés dans une liste.

• l’année de création du document : au format AAAA. Pour les documents numérisés, la date

correspond à l’année de création du document physique d’origine.

• le type de contenu : cet élément permet de détailler le contenu et le contexte dans lequel a

été réalisé le document. Les types de contenus existants sont référencés dans une liste

• un mot-clé (facultatif) : permet de préciser un détail significatif du document, ce peut-être le

lieu dans lequel le document a été créé, un détail visuel marquant, le nom de l’auteur, etc.

Lorsque vous souhaitez ajouter plusieurs mots-clés, séparez les termes par un trait d’union

« - ».

Exemple : extrait, brut, normalise, valence, 2e-duos, picq-acte2, etc.

• une numérotation séquentielle à 4 chiffres : elle permet de distinguer les documents ayant

exactement les mêmes informations descriptives. Ce numéro sera utile si les numéros de

l’exemplaire et du document (strictement liés à la base de données) sont amenés à être

supprimés. Afin de conserver une cohérence, la numérotation est si possible identique à celle

de la cote du document d’origine (007/0067; TVGAL879, a00036). Lorsqu’il s’agit de nouveaux

documents, débuter la numérotation à 0001, puis 0002, etc.

L’ensemble des éléments sont obligatoires à l’exception du mot-clé et du type de contenu dans

certains cas particuliers. Si l’élément ne peut être renseigné, laisser la zone vide entre deux tirets-bas.

Quelques exemples

Fichier numérique du montage vidéo de 99 Duos réalisé en 2002. La cote du document physique est

DUOS-2.

Nom du fichier : 10235_03117_99D_vid_2002_capt_montage_0002.avi

Le fichier TIFF de la photographie cotée 007/0069 et issue d’une action photographique des Aventures

d’Ivan Vaffan. Le document source date de 1984.

Nom du fichier : 17937_05026_VAFF_photo_1984_act-photo__0069.tiff

Affiche du spectacle Les Louves et Pandora au Teatro di Porta Romana (Milan), les 13 et 14 octobre

1986. La cote du document physique est a00051.

Nom du fichier : 10528_10744_LOU-PAN_aff_1986__teatro-porta-romana_0051.jpeg

65

Liste des œuvres et collections

Titre de l’œuvre/collection Abréviation

99 Duos DUOS

2147 l’Afrique 2147

Action photo J.P. MAURIN JPMAURIN

Adieu au siècle AAS

Amor brujo (El) HDS-AS

Amour en deux (L’) A2

Armide ARM

Aventures d’Ivan Vaffan (Les) VAFF

Bach danse expérience BACH

Bank (The) BANK

Blik Argourges BLIK-ARG

Blik autour d’Angkor BLIK-ANG

Blik autour de soi BLIK

Blik Sénégal BLIK-SEN

Bolduc (Le) BOL

Carnets d’altitude CARN-ALT

Carnets d’Angkor CARN-ANG

Carnets d’un rêveur CARN-REV

Carnet d’un toubab CARN-TOU

Catalogue (Le) CAT

Chamoule ou l’art d’aimer (La) CA

Cher Ulysse CHU

Chroniques chorégraphiques – saison 1 CHRO

Contes avant la nuit CALN

Daphnis é Chloé DAPHC

Daphnis é Chloé (recréation) DAPHC-2011

Des Gens qui dansent DGQD

Des Gens qui dansent au Louvre DGQD-LOU

Docteur Labus LAB

Docteur Labus (recréation) LAB-1996

Emile danse festival EDF

Enfance de Mammame (L') EMM

Enfance de Mammame (L') (recréation) EMM-2013

Fantômes du temps (Les) FDT

Faut qu’je danse ! FQJD

Genou de Mathilde (Le) GDM

Grandeur nature GNAT

66

Histoire du soldat (L') HDS-AS

Hommage à Pavel Haas HPH

Hommage à Yves P. (acte I et II) YVP

Homme à la tête de chou (L') HTC

Incessante (L') INC

Kawatta doctor LAB-J

Larmes de Marco Polo (Les) LLMP

Légende de Don Juan (La) DON

Légende de Roméo et Juliette (La) LRJ

Louves et Pandora (Les) LOU-PAN

Maître d’amour (Le) MDA

Maître étalon (Le) LME

Mammame (recréation) MAM-1998

Mammame (recréation) MAM-2002

Mammame Argentine MAM-ARG

Mammame à l’est MAM-EST

Mammame Montréal MAM-M

Mammame : les enfants qui toussent MAM-II

Mammame : le désert d’Arkadine MAM-I

Mammame (Japon) MAM-J

Mouvements MVMT

My rock ROCK

Mystères de Subal (Les) SUB

Nosferatu NOS

Pas de quatre PQUA

Petite renarde rusée (La) PRR

Pierre Châtel PC

Portraits de Jean-Claude Gallotta PORTR-JCG

Portraits d’interprètes PORTR-INT

Pour Igor SDP

Prémonitions PRE

Prémonitions (Japon) PRE-J

Presque Don Quichotte PDQ

Proposition G. PROP-G

Proposition brasserie du jardin de ville PROP-BJV

Proposition piscine d’Echirolles PROP-PE

Racheter la mort des gestes – Chroniques chorégraphiques 1 RLMDG

Re rarumu do maruko pouro LLMP-J

Rei Dôm REIDOM

67

Rue (La) LR

Rue de Palanka PAL

Rue du nord RDN

Sacre de l’été (Le) SDE

Sacre du printemps (Le) précédé de I-Tumulte, II-Pour Igor SDP

Saveurs et danse BLIK-SAV

Sept péchés capitaux (Les) L7PC

SMH SMH

Soirées (Les) LSOI

Solitude du danseur (La) LSD

Solo SOLO

Songe d’une rue d’été (Le) SRE

Sunset fratell SUN

Survivants (Les) SURV

Tête contre les fleurs (La) TCF

Trépidances du patrimoine (Les) TREP

Trois générations TG

Trois voiles d’Europa (Les) TVDE

Tumulte SDP

Ulysse ULY

Ulysse (recréation 1984) ULY-1984

Ulysse (recréation 1993) ULY-1993

Ulysse e-shizuoka ULY-J

Variations d’Ulysse (Les) ULY-V

Ventriloque VENT

Waslow-désirs WASD

Yume manatsu no michi no SRE-J

Yvan Waffan YV

Yves P. (Acte I et II) YVP

La liste des œuvres/collections est à compléter à chaque nouvelle création ou nouveau besoin. Lors

d’une recréation, et si le nom de l’œuvre reste inchangé, utiliser l’abréviation d’origine en ajoutant

l’année de création de la nouvelle pièce au format AAAA (Exemple : EMM-2013).

68

Liste des types de documents

Type Abréviation

affiche aff

bande sonore audio

photographie photo

texte txt

vidéo vid

Liste des types de contenus

Type Abréviation

action photographique act-photo

atelier atelier

article de presse art

captation capt

clip clip

documentaire docu

filage filage

film film

interview itw

lexique lexique

réalisation TV real-tv

répétition repet

rush rush

spectacle spect

69

ANNEXE N°13 : OPÉRATION DE RENOMMAGE DES FICHIERS EN LOTS

Le renommage massif des fichiers a été réalisé à l’aide de l’outil AntRenamer.

Afin d’optimiser l’opération de renommage, commencer par sélectionner les fichiers présentant les

mêmes caractéristiques (même œuvre, même contenu, etc.). Prenons l’exemple de la série de

photographies d’Yvan Vaffan (code photo 070).

Une fois les fichiers sélectionnés, aller dans la rubrique Opérations et procéder au traitement par

étape. Compte tenu de la convention de nommage établie, seuls les quatre derniers chiffres sont

conservés. L’ensemble de ces images sont des photographies prises par Guy Delahaye lors d’une

représentation du spectacle en 2013. Les quatre premiers caractères « 070_ » peuvent ainsi être

remplacés par la chaîne de caractères suivante : « YV_photo_2013_spect_delahaye_ »

70

Le plan de nommage est contraignant par les identifiants d’exemplaire et de document. Si on observe

ces numéros dans la base de données, on constate qu’ils ne se suivent pas systématiquement. Dans

l’exemple donné, l’incrémentation est de 1 pour l’ID du document et de 2 pour l’ID de l’exemplaire.

AntRenamer permet de paramétrer et d’insérer une numérotation.

71

L’opération de renommage est alors terminée.

Résultat :

72

ANNEXE N°14 : TABLEAU DE BORD - HISTORIQUE DES TÂCHES

73

ANNEXE N°15 : PLANIFICATION DES TÂCHES RESTANTES

74

MOTS-CLÉS

Fonds d'archives

Document numérique

Système d'information documentaire

Base de données

SGBD Access

Plan de nommage

RÉSUMÉ

Le Centre chorégraphique national de Grenoble (Groupe Emile Dubois, compagnie de Jean-Claude

Gallotta) conserve un fonds d'archives de photographies, vidéos et affiches physiques et

dématérialisées. La réorganisation de son système d'information documentaire a impliqué la refonte

des trois bases de données en une seule à l'aide de la méthode Merise et la réalisation d'un plan de

nommage et d'une arborescence nouvelle pour les fichiers numériques.

75