repulique de ote d’ivoire presente par : maitre de stage … de stage techniciens/le role...

REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

UNION-DISCIPLINE-TRAVAIL

INSTITUT DE FORMATION AUX METIERS DE LA SECURITE SOCIALE

(IM2S)

CENTRE IVOIRIEN DE FORMATION DES CADRES DE SECURITE SOCIALE

(CIFOCSS)

----------------

CYCLE DES TECHNICIENS DE SECURITE SOCIALE

17ème

Promotion

RAPPORT DE STAGE

THEME

LE ROLE DE L’ACCUEIL DANS LA SATISFACTION

DES BESOINS DES ASSURES SOCIAUX : CAS DE

L’AGENCE DE COCODY

SCOLARITE 2012/2013

PRESENTE PAR : MAITRE DE STAGE

Coulibaly Fizon Jean-Marc Arnaud Mme Fofana Nansira

CNPS-CI Chef/section Accueil

Le rôle de l’accueil dans la satisfaction des besoins des assurés sociaux

Coulibaly Fizon Jean Marc Arnaud 17ème

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REMERCIEMENTS

Je tiens à remercier dans un premier temps, toute l’équipe pédagogique de

l’Institut de formation aux Métiers de la Sécurité Sociale (IM2S), les

intervenants professionnels et responsables de la formation, pour avoir assuré la

partie théorique de celle-ci.

Je remercie également ma famille, et mes proches pour l’aide et les conseils

durant le déroulement de la formation.

Monsieur ADOUKO Archange Gabriel et Madame AKA A. Béatrice,

respectivement Directeur de l’Agence Principale de Cocody et Adjoint au

Directeur d’agence, pour leur accueil et la confiance qu’ils m’ont accordé dès

mon arrivée dans l’Agence.

Madame FOFANA née CISSE Nansira, Chef de Section Accueil, mon

Maître de stage, pour m’avoir intégré rapidement au sein de la section Accueil et

m’avoir accordé toute sa confiance et pour le temps qu’elle m’a consacré tout au

long de cette période, sachant répondre à toutes mes interrogations.

Mesdames HUE Lou, DJAMA Marthe, YEO Jamilla, WILSON Sabine,

N’DRI Murielle, LO Khady Rabia, ainsi que l’ensemble du personnel de

l’Agence de Cocody pour leur accueil sympathique et leur coopération

professionnelle tout au long du stage.



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SOMMAIRE

Introduction…………………………………………………………….........1

Partie I: Présentation générale de la Caisse Nationale de Prévoyance

Sociale………………………………………………………………………..3

Chapitre 1 : Présentation de la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale …..3

I/ Historique de la CNPS….………………………………………….......3

II/ Organisation et Fonctionnement de la CNPS …………………….……4

Chapitre 2 : Présentation de l’Agence de Prévoyance Sociale de Cocody ….6

Partie II : le rôle de l’Accueil dans la satisfaction des besoins des assurés

sociaux….……………………………………………………………….......10

Chapitre 1 : Le processus accueil ………………………………………….10

I/ La section accueil, une exigence managériale ……………………….10

a) La vision managériale du Directeur Général de la CNPS.…….10

b) La mise en place de la section Accueil au sein de l’APS de

Cocody.………………………….……………………………..11

II/ Organisation et fonctionnement de l’accueil..…………………….......12

1) Organisation de la section Accueil..….………………………………12

a. Le pré accueil ………………………………………………….12

b. L’accueil……………………………………………………….13

2) Fonctionnement de la section Accueil………………………………13

a. Le pré accueil………………………………………………….13

b. L’accueil………………………………………………………14

Chapitre 2 : Le rôle et la mission du processus Accueil……………………16



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I/ Le rôle du processus accueil…………………………………….……16

a) L’accueil conseil…………………………………………….…16

b) Le traitement des demandes clients.......................................….17

c) La saisie et la transmission des demandes clients...……………18

d) L’accueil téléphonique et l’accueil courriel……………………19

II/ La mission du processus accueil: la satisfaction du client………...….21

a) L’écoute client…………………………………………………21

b) La réduction du délai d’attente………………………………...22

Partie III : Critiques, observations et propositions de solutions...............26

Chapitre 1 : Critiques et observations……………………..………….……26

I/ Les observations concernant le processus accueil…………….……...26

II/ Les critiques liées au fonctionnement général du processus accueil....30

Chapitre 2 : Propositions de solutions aux problèmes rencontrés………….32

I/ Recommandations pour l’amélioration du processus accueil………...32

II/ Recommandations pour l’amélioration de la satisfaction des clients...34

Conclusion……………………………………………………………….….36



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INTRODUCTION

La Sécurité Sociale désigne un ensemble de dispositifs et d'institutions

qui ont pour fonction de protéger les individus des conséquences

d'événements ou de situations divers, généralement qualifiés de « risques

sociaux ». La notion de sécurité sociale revêt deux aspects. Tout d’abord, la

sécurité sociale assiste des personnes lorsque celles-ci sont confrontées tout

au long de leur vie à différents évènements ou situations dont l'incidence

financière peut se révéler coûteuse. Trois branches de la Sécurité Sociale sont

censées couvrir chacune un type de risques ainsi que les modes de couverture

et prestations prévus pour les ayant-droit concernés. Nous avons les

Prestations Familiales, l’Assurance Vieillesse, le régime des Accidents du

Travail et les Maladies Professionnelles. Ensuite, les fonctions de la Sécurité

Sociale sont portées et assurées par divers organismes, pour la plupart de droit

privé.

En Côte d’ivoire, la gestion de la sécurité sociale a été confiée à

l’Institution de Prévoyance Sociale Caisse Nationale de Prévoyance Sociale

(IPS CNPS).

Cette Institution de droit privé de type particulier, assurant une mission

de service public, s’est engagée depuis 2006, dans la démarche qualité visant,

à terme, la certification ISO 9001 version 2008 de toutes les agences CNPS

déconcentrées sur toute l’étendue du territoire Ivoirien d’ici l’an 2015.



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La CNPS par son statut, s’oblige aujourd’hui à une culture de résultats

afin d’honorer le contrat programme entre la CNPS et l’Etat de Côte d’Ivoire,

car les exigences sont de plus en plus exprimées par les assurés et partenaires

sociaux à travers les besoins. Ainsi, afin de répondre à sa mission et satisfaire

les parties intéressées (l’Etat de Côte d’Ivoire, la CIPRES et les partenaires

sociaux), la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale a-t-elle opté pour le

Management de la Qualité. Elle vise à garantir la qualité des informations en

faveur des assurés et partenaires sociaux c’est-à-dire les travailleurs et les

employeurs et aussi de satisfaire les besoins exprimés par les assurés et

partenaires sociaux aux niveaux de leurs prestations.

Afin de faire face aux besoins sans cesse importants des assurés sociaux,

la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale a crée en son sein, un certain

nombre de services parmi lesquels l’Accueil client, le centre d’intérêt de notre

étude.

La création de cette section accueil clients suscite de nombreuses

interrogations parmi lesquelles nous avons celles-ci : Création d’une section

accueil client quelle importance ? Quelle est la raison de la création de la

section accueil ? Quel est le rôle de l’accueil dans la satisfaction des besoins

exprimés par les assurés sociaux ?

Autant de préoccupations auxquelles nous essayerons de répondre au

cours de notre exposé.



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PARTIE I: PRESENTATION GENERALE

DE LA CAISSE NATIONALE DE

PREVOYANCE SOCIALE ET DE L’APS DE

COCODY



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Chapitre 1 : Présentation de la Caisse Nationale de Prévoyance sociale

I/ Historique de la CNPS

La Caisse Nationale de Prévoyance Sociale (CNPS) a été créée par la loi

n° 68-595 du 20 décembre 1968 portant Code de Prévoyance Sociale. Avant

elle, plusieurs institutions de prévoyance sociale avaient été crées et avaient le

même objectif : le bien être social des travailleurs de Côte d’ivoire.

En 1955, le régime des prestations familiales était géré par la Caisse de

Compensation des Prestations Familiales (CCPF) en application du Code du

Travail de Territoires d’Outre-mer de 1952. Le régime des accidents de travail

et des maladies professionnelles, dont la gestion incombait aux compagnies

d’assurances privées, a été rattaché par la suite à la CCPF.

Ensuite en 1960, le régime de l’assurance vieillesse a été assuré

entièrement par la Caisse de Retraite des Travailleurs de Côte d’Ivoire

(CRTCI).

L’adoption de la loi n°71-332 du 12 Juillet 1971, portant modification de

la loi n°68-595 du 20 Décembre 1968, a eu pour effet le rattachement des

trois branches que sont les prestations familiales, la retraite et les accidents de

travail et les maladies professionnelles. La gestion de ces trois prestations a

été confiée à la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale (CNPS).



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En 1999, la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale est devenue une

société privée de type particulier grâce à l’adoption des lois n°99-476 et 99-

477 du 02 Aout 1999 portant respectivement définition et organisation des

Institutions de Prévoyance Sociale et modification du Code de Prévoyance

Sociale. A cet effet, les missions de l’IPS CNPS ont été redéfinies.

Désormais, l’institution s’occupe de la gestion du régime obligatoire de

prévoyance sociale du secteur privé et assimilé, de la gestion des régimes

complémentaires ou spéciaux, obligatoires et volontaires et du recouvrement

des cotisations sociales.

II/ Organisation et Fonctionnement de la CNPS

En dépit du statut d’entreprise privée de la CNPS, celle-ci subit le

contrôle d’une double tutelle ministérielle : le Ministère chargé de l’économie

et des finances pour la tutelle financière et le Ministère chargé des affaires

sociales pour la tutelle administrative.

Par ailleurs, il est important de préciser que l’IPS CNPS a un Conseil

d’Administration composé de 12 membres repartis comme suit : 04 membres

représentant l’Etat, 04 membres représentants des employeurs et 04 membres

représentant les travailleurs. Le Président du Conseil d’Administration est

choisi parmi les membres représentant les travailleurs pour une durée de trois

ans.



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Le Conseil d’Administration établit la politique générale de la CNPS et

exerce un contrôle sur la gestion administrative et financière. En outre la

gestion quotidienne de la CNPS est assurée par le Directeur Général, nommé

par le Conseil d’Administration.

Dans son fonctionnement quotidien, l’organisation administrative de la

Caisse Nationale de Prévoyance Sociale se présente comme suit :

La Direction Générale qui comprend en son sein l’Inspection

Générale, la Direction Qualité, la Direction des Projets, la

Direction du Contrôle et de l’Audit interne, la Cellule

Communication et Documentation, la Cellule Juridique et du

Contentieux.

La Direction Générale adjointe chargée de l’Administration et

des Finances qui comprend la Direction Financière et Comptable,

La Direction des Ressources Humaines, la Cellule des Moyens

Généraux, la Cellule du Patrimoine Immobilier.

La Direction Générale adjointe chargée de l’Exploitation qui

comprend la Direction de l’Exploitation, la Maîtrise d’œuvre, la

Cellule Maintenance des Applications Informatiques, le Centre

d’Exploitation Informatique, la Cellule Etudes et Développement,

le département d’Organisation et Méthodes, l’Institut des Métiers

de la Sécurité Sociale.



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L’institution de Prévoyance Sociale Caisse Nationale de Prévoyance

Sociale (IPS CNPS) compte 16 agences fonctionnelles déconcentrées sur

toute l’étendue du territoire national parmi elles, l’Agence de Prévoyance

Sociale de Cocody au sein de laquelle nous avons effectué notre stage.

Chapitre 2 : Présentation de l’Agence de Prévoyance Sociale de Cocody

L’Agence de Prévoyance Sociale de Cocody (APS Cocody) a été crée en

2004, elle est sous l’autorité d’un Directeur d’agence et est composée de

quatre (04) services et de huit (08) sections.

L’APS Cocody compte en son sein un effectif de 60 agents composés de

48 femmes et de 12 hommes.

Le directeur d’agence est le représentant de la direction générale, il

veille à ce que les objectifs fixés par celle-ci à son agence soient

atteints.

Le coordinateur qualité est chargé du suivi des plans d’améliorations

et des recommandations des audits pour application. Il fait également

des propositions d’améliorations pour l’atteinte des objectifs et veille à

la satisfaction des clients ainsi qu’une meilleure communication

interne et externe.



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Le contrôle employeur dispose de cinq contrôleurs employeurs

chargés de la vérification du respect de la législation dans les

entreprises.

Le service administratif et budget a la charge de la gestion du

personnel et des moyens généraux. On lui rattache la cellule pré

archivage et documents.

Le service comptabilité et finances est chargé de la tenue régulière de

la comptabilité et de la gestion des finances de l’agence. Ce service

encaisse les cotisations sociales et paie également les prestations aux

assurés sociaux.

Le service recouvrement s’occupe de l’immatriculation des

employeurs et des travailleurs ainsi que du recouvrement des

cotisations sociales. Il comprend deux sections de recouvrement et une

section carrière. On lui rattache également le précontentieux de

l’agence.

Le service prestations est composé de trois(03) sections que sont les

sections prestations familiales, assurance vieillesse et accident du

travail et maladie professionnelle.

La section prestations familiales (PF) sert les prestations

relatives aux allocations prénatales, aux allocations au foyer du

travailleur, aux allocations de maternité, aux indemnités



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journalières, aux remboursements des frais médicaux

d’accouchement et autres soins, aux allocations familiales.

La section assurance vieillesse est chargée de liquider les

dossiers de pension de retraite normale, de pension d’invalidité,

de pension de réversion, de l’allocation unique, du

remboursement des cotisations ainsi que le transfert de

cotisations.

La section accident de travail et maladies professionnelles

(AT/MP) s’occupe des indemnités journalières, des soins

médicaux et pharmaceutiques, de la rente en cas d’incapacité

permanente partielle ou totale et des frais de transport et autres

frais de séjour.

La section accueil est rattachée au Directeur d’agence. Elle est

composée d’une part d’un pré accueil et d’autre part de l’accueil.

C’est au sein de cette section que nous avons effectué notre

stage.

Organigramme de l’APS Cocody



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PARTIE II : LE ROLE DE L’ACCUEIL

DANS LA SATISFACTION DES BESOINS

DES ASSURES SOCIAUX



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L’accueil est devenu aujourd’hui un maillon essentiel de la satisfaction

du client et un vecteur d’efficacité, de communication et de distinction d’une

organisation.

Il regroupe donc plusieurs enjeux comme l’image d’une organisation,

elle-même source d’attraction, de rentabilité et de compétitivité de

l’entreprise.

Chapitre 1 : Le processus accueil

I/ La section accueil, une exigence managériale

a) La vision managériale du Directeur Général de la CNPS

Dans une lettre d’engagement à la qualité, le Directeur Général de la

Caisse Nationale de Prévoyance Sociale a mis en exergue le projet de

certification de la Caisse ainsi que la nouvelle image de l’institution qu’il

compte désormais montrer aux yeux des usagers. Ainsi, en engageant

l’Institution dans la certification progressive des agences déconcentrées, le

Directeur Général vise également l’excellence et la qualité, entendue comme

credo dans nos rapports avec les assurés sociaux.

C’est pourquoi, dit-il, la certification a pour corollaire, l’humanisation de

l’accueil au sein des agences, la réduction des délais de traitement des

dossiers, le paiement des droits justes aux bons bénéficiaires dans les



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meilleures conditions, le traitement exhaustif des rejets et des réclamations et

enfin, le développement des actions de contrôle, de prévention et de

corrections à toutes les étapes de la gestion.

Cet engagement personnel du Dirigeant de l’Institution démontre le fait

qu’il y a non seulement des efforts à fournir de la part de tous les acteurs à

tous les niveaux, des actions d’amélioration permanentes à effectuer afin de

capitaliser de façon efficiente nos acquis mais aussi que l’IPS CNPS veut se

hisser au rang des entreprises modernes.

Enfin, l’insistance faite par le Directeur Général de la Caisse Nationale

de Prévoyance Sociale sur l’accueil des usagers, contribue à justifier

pleinement l’utilité et l’importance de l’accueil dans la satisfaction des

besoins des assurés sociaux. D’où la mise en place effective de la section

accueil au sein de l’Agence de Prévoyance Sociale de Cocody.

b) La mise en place de la section Accueil au sein de l’APS de Cocody

L'accueil constitue en effet, le premier contact d'un client potentiel avec

la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale. Il s'agit donc, en dépit des

apparences, d'un poste stratégique. L'accueil physique, téléphonique et

courriel est une fonction essentielle à la Caisse et en tant que vitrine avec

l'extérieur, cette section doit véhiculer une image positive de celle-ci.



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La mise en place de la section Accueil au sein de l’Agence de

Prévoyance sociale de Cocody s’imposait donc.

La section Accueil repose avant tout sur l’ensemble des agents qui la

compose. En effet, du Chef de Section aux Gestionnaires d’Exploitation, ces

personnes qui assurent régulièrement l’accueil de l’APS de Cocody sont

capables de gérer simultanément l'accueil téléphonique et les visiteurs. En

outre, ils sont capables de réserver un accueil souriant et professionnel aux

visiteurs, de maîtriser les techniques d'accueil et les bonnes pratiques,

d'orienter efficacement les demandeurs, de traiter rapidement les demandes et

de gérer les situations difficiles.

II/ Organisation et fonctionnement de la section accueil

1) Organisation de la section accueil

La section accueil est rattachée directement à la direction de l’agence. A

l’instar de tous les services et sections, elle est placée sous la supervision du

coordonnateur qualité. Elle est dirigée par un chef de section et dispose en son

sein de cinq (05) agents. On y trouve deux sous fonctions que sont le pré

accueil ou Front office et l’accueil ou Back office.

Le pré accueil (Front office)

Le pré accueil est un box situé dans le hall, à l’entrée de l’agence. Sa

gestion quotidienne est déterminée par un calendrier établi mensuellement et



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assurée de façon hebdomadaire par un agent d’accueil. Comme tous les

gestionnaires du processus accueil, le Front office est tenu par un agent poly

compétent.

L’accueil (Back office)

En collaboration directe avec le pré accueil, l’accueil dispose de deux

bureaux mitoyens au sein de l’agence de Cocody. Au Back office les clients

sont reçus quotidiennement par quatre agents. Ces derniers ont pour rôle

essentiel l’accueil conseil ; le traitement des différentes demandes clients,

l’enregistrement des documents reçus, la saisie et la transmission des

demandes clients, ainsi que la gestion de l’accueil téléphonique et courriel.

2) Fonctionnement de la section accueil

a) Le pré accueil

Le pré accueil a pour rôle fondamental de recevoir les clients, de les

enregistrer sur le logiciel « Electronic Management » (saisir les noms et

prénoms, le motif de la visite et le statut du client), de les informer et de leur

distribuer des imprimés au besoin. Il est chargé en outre d’orienter les clients

vers la structure appropriée. Il traite les demandes ou des réclamations qui ne

nécessitent pas d’analyses approfondies.



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En outre, au Front office, les clients sont informés et bénéficient de tous

les renseignements et des imprimés dont ils ont besoin entre autres ; la

déclaration du travailleur et/ou de la société, les appels de cotisations

mensuelles ou trimestrielles, la DISA, la DASC, la demande d’allocations

familiales, la demande de liquidation de retraite, etc. ainsi que les différentes

listes des pièces à fournir concernant les demandes clients. Les assurés

sociaux peuvent avoir des informations relatives à leurs dossiers.

Il est important de rappeler que tous les agents de la section accueil

assurent, selon un planning hebdomadaire bien établi, les services du pré

accueil.

b) L’accueil

Les agents d’accueil reçoivent les clients venant du pré accueil avec

courtoisie et dont les préoccupations requièrent une attention particulière. Ils

réceptionnent les demandes clients, font une analyse de forme et de fond

conformément aux procédures en vigueur et accomplissent des levées de

suspension de droits.

D’entrée de jeu lorsque le dossier déposé par le client est correct,

les agents d’accueil l’acceptent, enregistrent les informations

contenues à l’intérieur du dossier et délivrent un reçu. Cependant

une fiche d’anomalie peut être émise lorsque le dossier est accepté

sous réserve de complément d’informations de la part du client. Il



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faut noter que sur le reçu délivré par les agents d’accueil doit être

mentionnée la date de rendez vous fixé au client pour le traitement

de son dossier, laquelle date est fixée en fonction des délais de

liquidation eu égard à la procédure. Toutefois l’accueil se réserve

le droit d’informer le client en cas de retard ou de difficultés liés

aux paiements et inscrit dans le registre les appels sortants.

Par conséquent lorsque le dossier ou la pièce n’est pas conforme

ou n’est pas correct, les agents d’accueil le rejettent en établissant

une notification de rejet sur laquelle sont mentionnés les motifs

dudit rejet (voir annexe)

Dans le cas où le dossier est déposé par un mandataire, les agents

d’accueil vérifient la complétude du dossier. A cet effet ils

analysent alors la nature et le nombre de pièces reçus, les

enregistrent puis déchargent de manière conjointe le listing de

pièces ou dossiers déposés. En cas de conformité du dossier ou de

non-conformité, la procédure décrite plus haut est la même

applicable.

Il peut s’agir alors de dossiers de prestations, de recouvrement ou des

différentes demandes d’attestations.

Selon un planning établi chaque mois qui définit de façon hebdomadaire

leur rôle, les agents d’accueil assurent les missions d’accueil conseil, de saisie

et transmission des demandes clients, de traitements des différentes



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demandes, de l’accueil téléphonique et de l’accueil courriel. (Voir fiche de

poste annexe)

Chapitre 2 : Le rôle et la mission du processus Accueil

I/ Le rôle du processus accueil

a) L’accueil et conseil

Tous les agents affectés à la section Accueil font de « l’accueil et

conseil » En effet, elle consiste lors de la réception des demandes clients ou

toute autre préoccupation manifestée par l’assuré à sensibiliser, orienter,

informer, conseiller les clients ou assurés sociaux en quête d’information ou

préoccupés par des besoins à satisfaire.

L’accueil conseil c’est l’information et l’accompagnement des assurés

sociaux au regard de leurs obligations et droits. L’accueil conseil consiste

aussi à répondre aux demandes orales des clients, que ce soit à travers

l’accueil physique, l’accueil téléphonique et courriel.

Nous pouvons ainsi affirmer que l’activité « accueil et conseil » permet

aux autres services de l’Agence de Cocody de traiter ou de liquider toutes les

demandes clients sans pour autant que leurs locaux soient submergés par

l’arrivée effrénée d’assurés sociaux. Ce qui risquerait de perturber gravement

leur travail.



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Au premier semestre 2013, la section Accueil a reçu 13 967 (treize mille

neuf cent soixante sept) clients.

b) Le traitement des demandes clients

Il s’agit ici du traitement des différentes demandes d’attestation de mise

à jour, d’attestation d’immatriculation, d’attestation de retraite etc.

Cette activité joue un rôle très important dans la satisfaction des clients

car elle contribue à réduire fortement les délais d’attentes des assurés sociaux

entre leur arrivée au sein de l’agence et la délivrance des attestations relatives

aux différentes demandes.

Elle permet aussi aux Services Recouvrement et Prestation de se

consacrer à leurs activités premières que sont le recouvrement et

l’immatriculation.

Au premier semestre 2013, la section accueil a reçu 18 916 (dix huit

mille neuf cent seize) demandes clients dont 858 (huit cent cinquante huit)

demandes d'attestation de mise à jour, 673 (six cent soixante treize) demandes

d’attestations d’immatriculations et 97 (quatre vingt dix sept) demandes

d’attestations de retraite.

c) La saisie et la transmission des demandes clients



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L’agent d’accueil qui est affecté à cette tâche fait la saisie de tous les

différents dossiers et pièces reçus dans un fichier Excel. Il s’agit des dossiers

et pièces conformes. En fin de journée, les agents de la saisie, font la

transmission de toutes ces pièces aux différents services concernés

accompagnés d’un bordereau de transmission.

Ce mode opératoire permet à la section accueil de s’assurer de la

transmission effective des dossiers et pièces reçus afin d’éviter la perte de

documents et permettre à la section réceptrice la liquidation dans les meilleurs

délais.

Les bordereaux de transmission servent également à produire des

données statistiques au niveau de la section Accueil.



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Tableau de bord relatif à la saisie et à la transmission des

demandes clients au premier semestre 2013

Taux de documents transmis dans les délais

Nombre de documents transmis/ Nombre total de documents reçus

Tous les dossiers, documents, pièces ou autres demandes clients sont

transmis dans les délais comme l’indique notre tableau de bord.

d) L’accueil téléphonique et l’accueil courriel

L’accueil téléphonique occupe une place de choix dans la mission de

satisfaction des besoins des assurés sociaux assignée au processus accueil.

Cette forme de réception client est assurée par un agent désigné par un

calendrier établi en interne dans la section. Néanmoins, tous les agents de la

section accueil peuvent être sollicités en cas d’affluence d’appels

téléphoniques.



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L’accueil courriel quant à lui est la forme de réception client qui

s’effectue par mail.

Il s’agit d’une activité à part entière de traitement de demande client

puisqu’ils servent tous les deux (accueil téléphonique et accueil courriel) à

désengorger les halls d’attente. Certains assurés sociaux n’ont plus à se rendre

au sein de l’agence de Cocody pour obtenir certaines informations ou encore

pour trouver une satisfaction à leurs demandes. Un employeur peut ainsi par

exemple obtenir le listing de ses salariés par courrier électronique, un assuré

social peut également avoir des informations concernant son dossier ou la

prestation dont il est bénéficiaire etc.

APPELS

RECUS APPELS EMIS COURRIELS TOTAL

JANVIER 237 48 72 357

FEVRIER 272 36 32 340

MARS 295 41 36 372

AVRIL 385 64 101 550

MAI 325 132 33 490

JUIN 200 51 38 289

II/ La mission du processus accueil: la satisfaction du client

Pour mieux illustrer l’importance de la prise en compte effective et

rapide des exigences des usagers au sein d’un service, Guiseppe



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CATENAZZO et Emmanuel FRAGNIERE, tous deux Assistants à la Haute

Ecole de Gestion de Genève, affirment que « la satisfaction du client constitue

la clé de voute du processus de design d’un service. En effet, tout prestataire

de service à pour but de répondre efficacement aux besoins des clients pourvu

que l’expérience soit satisfaisante à leurs yeux ».

a) L’écoute client

L’évolution constante des exigences des clients impose aux entreprises

une écoute permanente avec ceux-ci pour les satisfaire au mieux car ne

l’oublions pas, le client est roi. C’est dans cette optique que s’inscrit la Caisse

Nationale de Sécurité Sociale à travers la mise en place du processus.

Après avoir identifié les clients cibles, il convient que l’agent d’accueil

recueille et détermine leurs besoins et attentes. Le recueil de ces besoins et

attentes nécessite d’utiliser toutes les sources possibles d’informations mais

aussi certaines aptitudes au niveau des agents d’accueil.

L’écoute active est une technique consistant à être à l’écoute de son

interlocuteur, en posant les bonnes questions avant de passer à une

reformulation.

Selon le site web « qualitéonline.com » il existe trois (03) types de

besoins et d’attente du client. Tout d’abord nous avons les besoins spécifiées



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ou exprimées qui sont ceux qui sont formulés clairement par le client, par

exemple dans un document. Ensuite, nous avons les besoins implicites qui

sont ceux qui ne sont pas formulées mais que l'organisme, conscient des

règles de son art, de sa connaissance de production, de son utilisation et de ses

responsabilités doit honorer. Enfin, il y a les besoins imposées, c’est-à-dire les

exigences réglementaires, légales, techniques, etc.

b) La réduction du délai d’attente

L’attente est un point très important dans un organisme de sécurité

sociale. La durée avant prise en charge détermine souvent le degré

d’insatisfaction des clients. Ceux-ci étant de plus en plus impatients

concernant le traitement de leur préoccupation.

L’outil de mesure du délai d’attente à l’Agence de Prévoyance Sociale

de Cocody, se traduit par la dotation à la section Accueil, d’une borne

électronique à tickets et de l’affectation au pré accueil d’un agent d’accueil

polyvalent et poly compétent issu de la section.

La borne électronique Electronic Management (EM) est chargée de

réguler les entrées et les sorties en délivrant des tickets aux usagers dès leur

arrivée. Cette borne fonctionne, en outre, avec un logiciel informatique qui,

lorsqu’il est utilement renseigné permet d’établir des statistiques quotidiennes

fiables concernant l’arrivée des clients, la nature de leur préoccupation,

l’agent qui a traité le dossier et leurs délais d’attentes respectif.



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Tableau de bord relatif au respect du délai du temps d’attente au

premier semestre 2013

Taux de respect du temps d'attente de 15 mn

Nombre de personnes reçues dans les délais de 15mn/ Nombre total de personnes reçues (temps d'attente du pré accueil à l'accueil)

Avec un taux avoisinant les 100% révélé par notre tableau de bord, le

respect des délais d’attente est effectif. Les clients sont ainsi satisfaits car

l’Accueil de l’APS de Cocody ne ménage aucun effort pour garantir la

réduction de leur délai d’attente.

Comme mentionnés par les objectifs assignés pour l’année 2013 à la

section accueil, le respect du temps d’attente avant prise en charge concerne

une cible supérieure ou égale à 90%.



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Tableau relatif aux objectifs annuels 2013 de la section accueil

A ce tableau s’ajoute le resultat d’une enquête de satisfaction réalisée au

sein de l’Agence de Cocody sur un ensemble de 75 (soixante quinze) usagers

réçus. Cette enquête avait pour but de mesurer le dégré de satisfaction des

clients en leur donnant la possibilité de s’exprimer sur des points essentiels

concernant la prise en compte réelle de leurs exigences. (voir annexe)

N° OBJECTIF CIBLE INDICATEURS DE

PERFORMANCES/

RESULTATS

1 Respecter le temps d’attente de

15 minutes des clients (attente

avant prise en charge)

>ou= 90% Taux de respect du

temps d’attente de 15

minutes clients

2 Enregistrer les pièces et dossiers

reçus au jour le jour

100% Taux de pièces et

dossiers reçus

enregistrés.

3 Contenir les taux de dossiers

réceptionnés non conformes

<ou= 2% Taux de dossiers

réceptionnés non

conformes

4 Réaliser au moins 95% des

actions planifiées contenues dans

le plan d’amélioration global de

l’Agence suite aux audits,

Inspection, revues de processus

et revues de direction

95% Taux de réalisation du

plan d’amélioration.



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Lors de la réunion objectif de Juin 2013, tenue au sein de la structure en

présence de tous les processus impliqués au sein de l’agence de Cocody, il

nous a été permis de connaitre le nombre d’usagers en moyenne qui est de

trois mille soixante dix sept (3077) personnes reçues chaque mois. Aucun de

ces clients n’a apporté une quelquonque plainte concernant une éventuelle

durée d’attente excessive au sein de l’Agence de Prévoyance Sociale de

Cocody.



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PARTIE III : CRITIQUES,

OBSERVATIONS ET PROPOSITIONS DE

SOLUTIONS



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Chapitre 1 : Observations et Critiques

I/ Les observations concernant le processus accueil

L’accueil se définit comme un état d’esprit. Etat déterminant pour créer

et développer chez le visiteur ou le client une impression positive. C’est aussi

l’ensemble des positions physiques et psychologiques que l’on adopte pour

mettre à l’aise son ou ses interlocuteurs.

L’accueil est essentiel pour l’image d’une structure de même que toute

structure est le reflet de ceux qui la dirigent. De nos jours, il y a peu de chance

de rencontrer un accueil souriant et courtois dans une entreprise, une officine,

une administration… Et cela peut avoir de lourdes conséquences sur la bonne

marche de celles-ci.

L’amélioration de l’accueil doit donc être avant tout la volonté première

exprimée par tout Responsable d’entreprise soucieux d’améliorer ses

prestations, de soigner son image et d’accroître son chiffre d’affaires.

Lorsque l’accueil n’est pas géré de façon efficiente et qualitative, cela se

traduit directement par un impact négatif sur la vision que le client a de la

Caisse Nationale de Prévoyance Sociale.

L'agent d'accueil est la personne qui va constituer la première image que

l'entreprise donne d'elle-même à ses clients.



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Si l'on considère que lors d'une première rencontre 55% de la

communication se fait par l'image, 38% par la voix et seulement 7% par la

parole, on comprend l'importance de ce métier.

Au sein de l’Agence de Prévoyance Sociale de Cocody, les agents du

processus accueil sont de très bons(nes) communicants(es). Ils font également

preuve d’une grande patience, d’une bonne disponibilité, d’une excellente

présentation physique tout en restant discrets et autonomes dans leurs actions.

Ces agents font également preuve d’une bonne aisance verbale, du sens

du travail d'équipe. Il est important de rappeler que les agents qui composent

le processus accueil disposent d’une bonne connaissance des outils

informatiques (Word, Excel).

La poly compétence et la polyvalence des agents d’accueil trouve ici tout

son sens car ceux-ci sont à même de répondre aux préoccupations des clients

concernant toutes sortes de prestations fournies par la CNPS (prestations

familiales, assurance vieillesse, accident du travail et maladie professionnelle)

mais aussi en matière de recouvrement.

La section accueil est organisée de façon rigoureuse, disciplinée et les

tâches sont harmonisées et reparties intelligemment entre les agents qui la

composent.



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En matière de satisfaction des exigences des clients, certains paramètres

de forme doivent être pris en compte pour créer un climat de confiance entre

les clients et la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale.

Il s’agit de :

La communication: il existe un besoin réel pour le client d'être compris

et de comprendre ce qui se passe lors du service ou de l’entretien avec

l’agent d’accueil. La communication fait effectivement partie des

qualités des agents du processus accueil.

La Compétence: Comme souligné plus haut, les agents d’accueil sont

polyvalents et extrêmement compétents lorsqu’il s’agit de répondre à

n’importe quelle préoccupation d’un assuré social. Cela est une

nécessité car il y va de l’image même de la CNPS. Cette compétence

n’est pas seulement limitée à la connaissance du produit, mais elle

s’étend également au fait de posséder des habiletés en matière de

relation humaines.

La disponibilité: Les agents du processus accueil mettent toujours en

exergue la manifestation de leur volonté d'aider les clients et de fournir

le service avec promptitude.

L’empathie: C’est la capacité des agents d’accueil à donner de

l'attention aux clients, à comprendre leurs besoins. Ce qui se fait

d’ailleurs très bien et dans un climat excellent au sein de l’Agence de

Prévoyance Sociale de Cocody.



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L’accessibilité: Les agents d’accueil sont très faciles d’accès puisqu’ils

occupent les premiers locaux que l’on trouve au sein de l’Agence. Ils

sont donc en porte à faux avec les assurés sociaux.

La crédibilité: Du fait de leur capacité à créer un climat de confiance

dans les relations avec les clients, les agents d’accueil sont tout à fait

crédibles.

La courtoisie: Comme souligné plus haut, il s’agit de la nécessité, pour

le personnel en charge de la relation client, de se montrer poli, agréable

et respectueux avec les clients. Au cours de notre stage, aucun assuré

social ne s’est plaint d’un quelquonque manque de courtoisie de la part

d’un agent d’accueil.

La fiabilité: Le processus accueil, conscient de l’engagement solennel

fait part le Directeur Général de la CNPS concernant la satisfaction des

besoins des assurés sociaux, se montre capable d’offrir les services

promis avec précision et constance, et sans faille.

La sécurité: c’est le besoin de confidentialité du client. Du fait de leur

discrétion, les agents d’accueil offrent une parfaite sécurité aux clients.

La tangibilité: c’est le besoin concret du client (allure du personnel,

apparence des lieux et de l'équipement, clarté des documents et



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imprimés). Le processus accueil de l’Agence de Prévoyance Sociale de

Cocody dispose en effet, d’une tangibilité sans équivoque en la matière.

II/ Les critiques liées au fonctionnement général du processus accueil

Certaines limites ont été observées au niveau du processus accueil dans

sa mission de satisfaction des besoins des assurés sociaux.

L’accueil est une zone de réception et non de production. De ce fait, la

prise en compte des exigences clients est limitée au niveau de la délivrance

d’imprimés, de conseils et d’orientation. La compétence de l’accueil ne

s’étend pas aussi à la liquidation proprement dite d’un dossier par exemple.

Des problèmes de méconnaissance de leurs droits par les clients ou encore la

non lecture véritable des imprimés ou reçus délivrés par l’accueil ont été

également révélées. A cela s’ajoute des problèmes informatiques, d’accès à

l’agence et de manque avéré de personnel à l’accueil.

Lors d’une immatriculation entreprise par exemple, les clients viennent à

l’accueil pour retirer des imprimés qu’ils renseignent et ramènent. Les clients

sont ensuite orientés vers le service en charge recouvrement, après

vérification de la conformité de leurs dossiers par l’accueil. Ce processus qui

se charge de la liquidation du dossier, le fait dans un délai plus ou moins long.

Ce délai relativement long, provoque un mécontentement de la part des clients

qui l’expriment à l’accueil.

Ensuite il y a certains clients qui ne connaissent pas ou alors qui ne

connaissent qu’approximativement les prestations auxquelles ils ont droit. A



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ceux là s’ajoute des clients mécontents d’une prestation quelquonque d’un

service au sein de l’agence qui expriment leur colère à la section accueil. La

production n’étant pas du ressort de ce processus, celle-ci peine à faire face

aux critiques, parfois virulentes, des clients.

Le délai d’attente dans la délivrance des différentes attestations

d’immatriculation et de mise à jour est de 72 heures. Ce délai constitue une

source d’insatisfaction des clients qui arguent souvent l’urgence de la

délivrance de ces attestations pour l’exercice de leurs activités.

Nous relevons par ailleurs des difficultés informatiques. Des pannes, non

fréquentes mais de longue durée, ont affecté l’ensemble du réseau

informatique de l’agence rendant intraitable l’ensemble des exigences clients.

Les activités supports et métiers de l’IPS CNPS dépendent essentiellement de

la liaison à l’internet et lorsqu’intervient une panne c’est tout l’ensemble des

activités de l’Agence Principale de Cocody qui est affecté.

En outre, la borne électronique à ticket s’est montrée capricieuse. Cet

outil chargé de réguler le flux de clients à l’agence n’a pas correctement

fonctionné.

Des difficultés liées à l’accès à l’agence de Cocody ont également été

mise à jour car deux cas d’accidents de clients se rendant à l’agence ont eu

lieu. La traversée de la voie est dangereuse.

Le processus accueil ne dispose que de six (06) agents pour faire face à

la moyenne de trois mille soixante dix sept (3077) clients mensuels et de

quatre cent vingt deux (422) appels téléphoniques réceptionnés chaque mois



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en moyenne. Malgré la bonne répartition des charges à chaque agent de la

section accueil, celle-ci s’avère être en sous effectif pour améliorer le

traitement des besoins sans cesse croissants des clients. Aussi ce manque de

personnel a conduit le processus accueil à interrompre momentanément le

suivi des activités, qui du fait de la complexité et du temps de travail que cela

inclut, ne peut être accomplit valablement par les six agents d’accueil.

Chapitre 2 : Propositions de solutions aux problèmes rencontrés

I/ Recommandations pour l’amélioration du processus accueil

« La certification n’est pas une fin en soi. Elle doit être perçue comme un

outil en vu d’améliorer, sans cesse, les pratiques managériales et

opérationnelles de nos structures dans la quête quotidienne et permanente de

la qualité du service rendu aux assurés et partenaires sociaux ». Cette phrase

du Directeur Général, tirée de « la lettre d’engagement à la qualité » qu’il a

prononcé la veille de la mise en route de la démarche qualité en vue de la

certification de l’IPS Caisse Nationale de Prévoyance Sociale, est pleine de

sens car elle vient renforcer l’idée selon laquelle entreprendre des actions sans

prévoir des actions amélioration continue constituerait une erreur.

Face à l’accroissement des demandes et exigences des clients, il s’avère

donc impérieux de mener des actions en vue d’améliorer le processus accueil,

véritable visage de l’IPS Caisse Nationale de Prévoyance Sociale.

Ainsi, comme recommandations pour améliorer l’accueil à l’Agence de

Prévoyance Sociale de Cocody, nous avons la réparation de la borne

électronique d’accueil, l’introduction véritable des Nouvelles Technologies de

l’Information et de la Communication (NTIC) au sein de l’accueil client, et



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enfin le recrutement d’hôtesses d’accueil qui seront initiées à la sécurité

sociale et aux techniques d’accueil client.

Outil important en matière de production de statistiques et de

régularisation de l’arrivée des clients au sein de l’agence, la réparation de la

borne électronique doit être effectuée sans délai car son utilité est avérée et

elle constitue un gage indéniable d’efficacité en matière de gestion des délais

d’attente.

Ensuite, nous recommandons fortement la mise en place des Nouvelles

Technologies de l’Information et de la Communication dans la gestion du

processus accueil au sein de l’agence. En effet, la mise en place d’un service

en ligne permettrai de désengorger le hall d’attente des agences CNPS et en

particulier celle de Cocody. Il est bien des fois inutile pour un assuré social de

se déplacer pour avoir des informations fiables concernant sa pension de

retraite, la disponibilité de son chèque, son numéro CNPS. Il est également

inutile pour un employeur de se rendre à l’agence pour se faire établir un

point sur sa situation cotisante, pour le paiement de ses cotisations puisqu’il

existe plusieurs modes de paiements électroniques sécurisés. Un tel système,

réduirait considérablement les files d’attentes au sein des agences et serait un

gage de satisfaction client.

Constituant le premier visage lorsqu’on se rend dans une Agence de

Prévoyance Sociale, des hôtesses d’accueil doivent être recrutées et

nécessairement initiés à la « chose sociale » en étant suffisamment bien formé

aux techniques d’accueil au sein de l’IPS CNPS. Cette initiation leur

permettra à terme, d’être capables de guider les assurés sociaux à la



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manipulation de la borne électronique. On obtiendra ainsi un gain indéniable

en temps et en efficacité.

II/ Recommandations pour l’amélioration de la satisfaction des clients

Pour mener à bien son rôle dans la satisfaction des besoins des assurés

sociaux, des recommandations peuvent êtres émises au niveau du bon

fonctionnement de l’outil informatique et de la borne d’accueil. Des

préconisations sont également émises au niveau de la signalisation

autoroutière autour de l’agence de Cocody, du renforcement du personnel au

niveau de l’accueil et d’instruments d’orientation au sein même de l’agence

de Cocody.

Les pannes informatiques doivent être nécessairement maitrisées afin

d’éviter la lenteur dans le traitement des besoins clients.

La réparation de la borne d’accueil doit être une priorité car elle

contribue fortement à la réduction du délai d’attente des clients, qui est une

exigence de qualité.

Aussi, vu la dangerosité de la voie d’accès à l’Agence de Prévoyance

Sociale de Cocody, la mise en place d’outils de signalisation routière est

impérative.

Le processus accueil doit pouvoir disposer d’outils de réceptions

téléphoniques suffisamment aptes à permettre à chaque agent d’accueil de

pouvoir pratiquer utilement l’accueil téléphonique.



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Enfin, il est important que l’Agence de Prévoyance Sociale soit dotée

d’outils d’orientation interne telles que des pancartes afin que les assurés

sociaux et autres usagers de l’agence puissent facilement retrouver les

services vers lesquels ils sont orientés par l’accueil.



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Conclusion générale

L’Institution de Prévoyance Sociale Caisse Nationale de Prévoyance

Sociale (IPS CNPS) communique une certaine image d’elle-même, à travers

les signes visuels qu’elle transmet aux personnes extérieures (logo, qualité des

courriers, slogans, etc.), ses installations (le modernisme, l’emplacement de

ses locaux), le comportement de ses collaborateurs et leur façon d’accueillir

les clients.

En tant qu’élément de communication, l’accueil participe à la

construction de l’image de l’IPS CNPS, puisqu’il cristallise la première

impression d’un client. L’accueil est à la fois un processus qui consiste à

recevoir des personnes venues de l’extérieur, à les guider ou à les diriger de

manière à ce qu’ils trouvent ce qu’ils sont venus chercher et aussi le site où se

déroule la première rencontre entre le client et l’Institution.

L’accueil, doit donc être une priorité. En effet, soigner l’accueil, c’est

soigner son image de marque, fidéliser ses clients et ses collaborateurs,

réduire les tensions éventuelles avec les assurés sociaux et améliorer le climat

relationnel de l’entreprise.

A l’inverse, un accueil négligé peut engendrer des effets négatifs tels

qu’une image écornée de l’IPS CNPS.



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Le rôle de l’Accueil est donc indéniable en tant que source de

satisfaction des besoins des assurés sociaux et sa mise en place effective dans

les autres structures déconcentrées de L’IPS CNPS permettra à notre

Institution d’être hautement compétitive, moderne et capable de fournir des

prestations de qualité sur l’ensemble du territoire national.

Dans le cadre de la politique de satisfaction client, ne serait-il pas

opportun d’instaurer le système d’accueil tel que déployé dans les APS de

Cocody, du Plateau et de Koumassi dans les autres agences de l’IPS CNPS ?



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[Sélectionnez la date]

ANNEXES



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EXEMPLE D’ATTESTATION DE REPRISE DE TRAVAIL

AGENCE DE PREVOYANCE SOCIALE DE COCODY

…………………………………

SERVICE PRESTATIONS

………………………

REF : ACCIDENT //-)

Date accident : M…………………………………

N° Travailleur : ……………………………………

N° Sinistre : ……………………………………

ATTESTATION DE REPRISE DU TRAVAIL

(à remplir par l’employeur et à retourner à la CNPS)

Je soussigné(e) ………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………

atteste que le travail interrompu le………………………………………………………………

par ………………………………………………………….profession…………………………

a été repris le ………………………………………………

Le règlement des Indemnités Journalières doit intervenir au nom :

de la victime

de l’Employeur

Le règlement des Indemnités Journalières doit être effectué :

par Chèque

par Virement

en Espèces

Fait à ABIDJAN le ……………………

(Signature et cachet de

l’Employeur)

Nom, prénoms et qualité du signataire :…………………………………………………………

……………………………………………………….

Rayer les mentions inutiles



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EXEMPLE DE PIECES A FOURNIR POUR LES IJ

Service Prestations – Section P. F.

---------------------

Tél. : 22 50 27 84/90

-------------

PIECES A FOURNIR

* Fiche de Déclaration d’Embauche

1. Extrait de Naissance

2. Extrait d’Acte de Mariage (femmes salariées mariées)

3. Attestation de Travail précisant la date d’embauche

4. Attestation de Congé de Maternité précisant la date de départ en congé et

la date de reprise

5. Attestation de non paiement délivrée par l’employeur

6. trois (3) certificats de grossesse : 3 mois, 6 mois, 7 mois et ½

7. trois (3) derniers bulletins de salaire précédant le mois de départ en congé

de maternité

8. photocopie de la carte nationale d’identité

9. deux (2) photos d’identité

10. Relevé d’identité bancaire (RIB)

11. Aux femmes ayant plus (+) d’une part au niveau de l’IGR sur le bulletin de

salaire joindre:

* les extraits de naissance des enfants

12. photocopies de :

13. Disa de l’année précédente

a. certificat de grossesse de trois (3) mois

b. Attestation de départ en congé de maternité

Après l’accouchement et la reprise du travail, produire

a. Le certificat d’accouchement délivré à la sortie de la maternité

b. L’extrait de naissance du nouveau né

c. L’attestation de reprise de service

N. B. :

- Les ordonnances ou factures médicales (consultations, échographie etc.) depuis le 3ème mois de grossesse

jusqu’à l’accouchement sont visées par le Médecin Conseil de la CNPS (tous les jeudis matin) les originaux

des pièces sont exigés



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EXEMPLE DE PIECES A FORUNIR POUR UN SALARIE

MARIE

Service Prestations

-------------------------------


---------------------

Tél. : 22 50 27 84/90

-------------

PIECES A FOURNIR POUR UN SALARIE MARIE

EPOUX : - Carte d’Assuré Social ou Fiche de Déclaration d’Embauche

- Extrait d’Acte de Naissance

- Extrait d’Acte de Mariage

- Attestation de Travail précisant votre date d’embauche, votre

profession et le numéro d’affiliation de votre employeur à la CNPS

- Photocopie de la pièce d’identité

- 2 photos d’Identité

EPOUSE : - Extrait de Naissance

- En cas de grossesse, certificat de grossesse 3 mois, 6 mois et 7mois et

demi indiquant l’âge de la grossesse et la date présumée de

l’accouchement

- Photocopie de la pièce d’identité

- Certificat d’accouchement

- Extrait de naissance de l’enfant


ENFANT : - Extrait d’Acte de Naissance

- Certificat Médical (enfants de moins de 6 ans)

- Certificat de Scolarité (enfants de plus de 6 ans)

- Certificat de Vie et d’Entretien (voir mairie)



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EXEMPLE DE PIECE A FOURNIR POUR UNE SALARIEE

CELIBATAIRE


---------------------

Tél. : 22 50 27 84/90

--------------

PIECES A FOURNIR POUR UNE SALARIEE CELIBATAIRE

- Carte d’Assuré Social ou Fiche de Déclaration d’Embauche


- Attestation de Travail précisant votre date d’embauche, votre

profession et le numéro d’affiliation de votre employeur à la CNPS


- Ordonnance de Puissance Paternelle (voir justice)

ENFANT :


- Certificat Médical (enfants de moins de 6 ans)

- Certificat de Scolarité (enfants de plus de 6 ans)

- Certificat de Vie et d’Entretien (voir mairie)



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EXEMPLE DE FICHE DE NOTIFICATION DE REJET

ENREGISTREMENT Réf : EN-GAC- 11

Version:01

Page : 1/1 FICHE DE NOTIFICATION DE REJET

RETRAITE PF AT/MP RECOUVREMENT COMPTABILITE

RAISON SOCIALE OU NOM &PRENOM

N°CNPS ET CONTACT

MOTIF DU REJET

CORRECTION A APPORTER

NOM-PRENOM CACHET ET SIGNATURE DE L’AGENT:DATE :



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Tél. : 22 50 27 80

22-50-27-88Service Recouvrement

EMPLOYEUR : Gens de maison

- CNl ou Extrait de Naissance pour les Ivoiriens - Carte de séjour ou le récépissé et la carte consulaire - 1 photo d'identité - Photocopie de la facture CIE - Photocopie de la facture SODECI

SALARIE:

- CNl ou originale Extrait de Naissance pour les Ivoiriens - Carte de séjour ou le récépissé avec la carte consulaire - 2 photos d'identité - Photocopie de l'acte de mariage - Photocopie des extraits de naissances des enfants

EXEMPLE DE LISTE DE PIECES A FOURNIR POUR

L’IMMATRICULATION EMPLOYEUR GENS DE MAISON



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Tél. : 22 50 27 80 Service Recouvrement

EMPLOYEUR : entreprise

- CNl ou Extrait de Naissance pour les Ivoiriens - Carte de séjour ou le récépissé et la carte consulaire - 1 photo d'identité - Photocopie de la facture CIE - Photocopie de la facture SODECI - Photocopie de la déclaration fiscale - Photocopie du registre de commerce - Relevé d'identité bancaire

SALARIE:

- CNl ou originale Extrait de Naissance pour les Ivoiriens - Carte de séjour ou le récépissé avec la carte consulaire - 2 photos d'identité - Photocopie de l'acte de mariage - Photocopie des extraits de naissances des enfants

EXEMPLE DE LISTE DE PIECES A FOURNIR POUR

L’IMMATRICULATION EMPLOYEUR ENTREPRISE



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EXEMPLE DE LISTE DES PIECES A FORUNIR POUR

L’ETABLISSEMENT D’UNE ATTESTATION

D’IMMATRICULATION

Tél. : 22 50 27 80

22-50-27-88Service Recouvrement

Une demande écrite adressée au Directeur de l’Agence Principale de Cocody (APC) précisant l’objet pour lequel est destinée l’attestation

L’attestation ou le certificat de travail du travailleur,

La copie ou pièce d’état civil faisant ressortir la filiation de l’ intéressé.

Une photo d’identité

NB : Le retrait de l’attestation se fait sous présentation

d’une procuration (pour le représentant de l’intéressé)



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EXEMPLE DE LISTE DES PIECES A FOURNIR POUR

L’ETABLISSEMENT D’UNE ATTESTATION DE MISE A

JOUR

Tél. : 22 50 27 80 Service Recouvrement

Une demande écrite adressée au Directeur de l’Agence Principale de Cocody (APC) précisant l’objet pour lequel est destinée l’attestation

Les photocopies des trois derniers paiements

La photocopie de la DISA de l’année précédente

La liste des salariés sur papier propre signée et cachetée par l’employeur

La photocopie de l’attestation précédente

NB : Le retrait de l’attestation se fait sous présentation

d’une procuration (pour le représentant de l’entreprise) ou

de la copie du registre de commerce (pour le dirigeant)



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LISTE DE PIECES A FOURNIR EN CAS D’ACCIDENT DU

TRAVAIL OU MALADIE PROFESSIONNELLES ET

ACCIDENT DE TRAJET

I DOSSIER A DEPOSER DANS 48 HEURES SELON LA LOI

1 FICHES DE DECLARATION D’ACCIDENT DU TRAVAIL (à remplir soigneusement par l’EMPLOYEUR en trois exemplaires). TOUTES LES RUBRIQUES SONT IMPORTANTES.

2 UN CERTIFICAT MEDICAL DE CONSTATATION (à établir par le MEDECIN TRAITANT)

3 LE BULLETIN DE SALAIRE DU MOIS PRECEDENT LE MOIS DE L’ACCIDENT. 4 UNE FICHE DE DECLARATION D’EMBAUCHE (à remplir par l’employeur) 5 UNE PHOTOCOPIE DE LA CNI OU DE L’EXTRAIT DE NAISSANCE

IIPIECES COMPLEMENTAIRES

6 UN CERTIFICAT MEDICAL DE PROLONGATION (éventuellement) 7 UNCERTIFICAT MEDICAL DE GUERISON OU DE CONSOLIDATION 8 UNE ATTESTATION DE REPRISE DE TRAVAIL ( à établir par l’employeur )

EN CAS D’ACCIDENT DE TRAJET

9 UN QUESTIONNAIRE TRAJET (adresser par la CNPS à la victime) 10 LE CONSTAT DE L’ACCIDENT (éventuellement)

EN CAS DE DECES

11 UN CERTIFICAT DE DECES (dans les 48 heures) 12 UN CERTIFICAT DE GENRE DE MORT

DOSSIER DE RENTES VIAGERES A LA VICTIME ET AUX AYANTS DROITS

13 UN RELEVE ANNUEL DE SALAIRE (adresser par la CNPS et rempli par l’EMPLOYEUR)

14 UN RAPPORT MEDICAL (établi par le MEDECIN CONSEIL DE LA CNPS, fixant le taux d’IPP

15 UN PROCES VERBAL DE L’INSPECTION DU TRAVAIL (demande adressée par la CNPS à l’inspection du travail)

16 UN EXTRAIT DE MARIAGE DE L’EPOUSE 17 UN EXTRAIT DE NAISSANCE DE L’EPOUSE 18 UN EXTRAIT DE NAISSANCE DES ENFANTS DE MOINS DE 21 ANS 19 UN CERTIFICAT DE VIE ET D’ENTRETIEN DES ENFANTS 20 UN CERTIFICAT DE SCOLARITE DE CHAQUE ENFANT 21 UN EXTRAIT DE NAISSANCE DES ASCENDANTS (père et mère)



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22 UN PROCES VERBAL D’ENQUETE SOCIALE POUR LES ASCENDANTS (demande adressée par la CNPS à l’autorité territoriale de la résidence de ceux-ci)



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EXEMPLE DE FICHE DE RECLAMATION CLIENT



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EXEMPLE DE QUESTIONNAIRE TRAJET

QUESTIONS REPONSES

1°)- Quels sont les date, heure, lieu de

l’accident ?

…………………………………………………………

2°)- D’où veniez-vous ?

………………………………………..…….

3°)- Où alliez-vous ?

……………………………………….

4°)- Indiquez-nous les causes et les

circonstances de l’accident.

………………………………………………

5°) - Quel quartier habitez-vous ? Situez-le

par rapport à un lieu public proche.

……………………………………………..

6°)- Quel était l’horaire du travail le jour de

l’accident ?

……………………………………………

7°)- Quel itinéraire aviez-vous emprunté le

jour de l’accident ? Indiquez les rues, avenue,

localité, moyen de locomotion, ligne d’autobus,

station de départ et d’arrivée.

……………………………………………….

8°)- Est-ce votre trajet habituel ? Si non, quel

trajet empruntez-vous habituellement ?

……………………………………………….

9°)- Quelles sont les personnes ayant vu

1°)

……………………………………………….

2°)

………………………………………………

3°)

……………………………………………….

4°)

………………………………………………..

5°)

………………………………………………..

6°)

………………………………………………..

7°)

………………………………………………..

8°)

…………………………………………………

9°)



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l’accident se produire ? Précisez les noms et

adresses de ces témoins. A défaut, indiquez nous le

nom et l’adresse de la première personne avisée.

……………………………………………….

10°)- Un constat a-t-il été établi ?

Par quelle autorité ?

………………………………………………..

11°)- L’accident dont vous avez été victime

est-il dû à la faute d’un tiers ? Précisez le nom et

l’adresse du tiers présumé responsable.

…………………………………………………

10°)

…………………………………………………

11°)

NB : La victime est informée que les réponses au présent questionnaire pourront être

vérifiées ;

De même que toute inexactitude ayant pour effet d’obtenir des prestations qui ne seraient

pas dues, entraînera des poursuites.

DATE ET SIGNATURE DE L’ASSURE



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EXEMPLE DE RECU DE DEMANDE CLIENT

ENREGISTREMENT Réf : EN-GAC- 11

Version:02

Page : 1/1

RECU DE DEMANDE CLIENT

ATTESTATION DE MISE A JOUR ATTESTATION D’IMMATRICULATION ATTESTATION DE RETRAITE AUTRES

RAISON SOCIALE OU NOM &PRENOM

NOM ET CONTACT DU DEPOSANT

DATE DE RETRAIT

OBSERVATIONS

NB : Prière nous retourner ce reçu accompagné d’une copie du registre de commerce

pour le Dirigeant ou d’une procuration pour le représentant de l’entreprise au retrait de

l’attestation de mise à jour.

Une procuration au retrait des attestations d’immatriculation et de retraite pour le

représentant.

NOM-PRENOM CACHET DATE ET SIGNATURE DE L’AGENT :



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EXEMPLE DE FICHE DE POSTE

FICHE DE POSTE

Référence : DS-GDRH-07/01

Mise à jour :

Intitule du poste : AGENT chargé de l’ACCUEIL

Titulaire du poste :

Matricule :

Cat. professionnelle :

Collège :

Supérieur hiérarchique : Effectif

Effectifs placés sous l’autorité du titulaire : Permanents ; Temporaires

CHEF DE SECTION ACCUEIL

0

AGENT chargé de l’ACCUEIL

0

1

1



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ACTIVITES SIGNIFICATIVES DU POSTE

Sous l’autorité du Chef de Section Accueil, le titulaire est chargé de :

- Recevoir les assurés sociaux ;

- Réceptionner les dossiers techniques ou tout document tant dans le domaine des

Prestations que du Recouvrement ;

- Effectuer les contrôles nécessaires sur les dossiers et/ou les documents reçus.

RESPONSABILITE : La responsabilité du titulaire est engagée par la qualité de l’accueil réservé

aux assurés sociaux.

DELEGATION : Pas de délégation formelle pour ce poste.

RESPONSABILITES DELEGATION

MISSIONS DU POSTE



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DANS LE CADRE DE SES ACTIVITES LE TITULAIRE DOIT :

- Recevoir les assurés sociaux en provenance du Pré Accueil ;

- Enregistrer le temps de prise en charge des assurés sociaux ;

- Elaborer les statistiques relatives à la durée de prise en charge des assurés sociaux ;

- Analyser les dossiers des assurés sociaux (analyse de forme et de fonds) ;

- Analyser toutes les requêtes des assurés sociaux ;

- Fixer les rendez-vous aux assurés sociaux ;

- Adresser les convocations aux assurés sociaux en cas de besoin ;

- Exécuter tous les autres travaux concernant son domaine d’activités et/ou dans le cadre du Système de Management de la Qualité.

Le Titulaire du Poste Le Directeur des Ressources Humaines

Lu et approuvé

Signature :

Date :

Signature :



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repulique de ote d’ivoire presente par : maitre de stage … de stage techniciens/le role...

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