Rencontre de lancement CREPUD MED30-31 Mars 2009

Barcelone

Engagement des activités et des dépenses par chaque partenaire- Saisi des factures dans PRESAGE

Les gestionnaires administratifs et financiers de chaque partenairePour le chef de file, nous proposons un travail coordonné entre la GAF de la DAT,

qui a une vision globale du programme MED et la GAF RIAEU

Le chef de file valide les saisies de chaque partenaireValidation de la dépense éligible au regard du plan de travail,

du budget par composantes et par types de dépenses afin de respecter l’épure du budgetPour le chef de file, nous proposons un travail coordonné entre la GAF de la DAT,

qui a une vision globale du programme MED et la GAF RIAEU

Chaque partenaire envoie les dépenses au contrôle de premier niveau au fil de l’eau pour:-Validation des dépenses éligibles (respect des procédures financières)

-Production d’un certificat de validation extrait de PRESAGE

Piste d’audit / CREPUD MED

France- Région PACA• Un Pôle comme chef de file

– Un binôme entre Carole Cabort, impliquée dès le début du projet et une gestionnaire à la Direction de l’Europe ( 70.000 € en frais de personnel, qui comprend une part Mme Cabort à 25 %, soit 27.000 €, une part 25 % de la gestionnaire DGA/RIAEU à recruter, 27.000 €, et la différence en financement de Marie Baduel soit 16.000 €)

• Région PACA comme partenaire– Les dépenses sont saisies par Carole Cabort (en inter

directions) dans PRESAGE qui s’occupe de mettre en place les outils de suivi (fiche de temps, suivi des marchés, suivi des commandes de prestations…)

– La DGA/ RIAEU s’occupe de la transmission au contrôle de premier niveau

– Une certification de 1er niveau externalisé et mutualisé au niveau de la DGA/RIAEU (CREPUD MED apporte sa quote-part)- Marché en cours

Le Chef de File soumet le rapport au STC dans les délais indiqués dans le CONTRAT DE SUBVENTION FEDER

(à renseigner en concertation avec les partenaires)

Le STC contrôle la conformité des réalisations par rapport au dossier de Candidature, la conformité des validations et transmet à l’AG

L’Autorité de Gestion contrôle les demandes et transmet le tout à l’Autorité de Certification.L’autorité de certification initie l’ordre de versement au Chef de File

Piste d’audit / CREPUD MED

Compilation par le Chef de File des Certifications pour rapport d’avancement, tous les 6 mois à partir du démarrage du projet (calendrier à réaliser)

Pour le chef de file, nous proposons un travail coordonné entre la GAF de la DAT, et la GAF RIAEU

Le Chef de File transfère la subvention à chaque partenaire en fonction des consommations de chacun dans un délai de un mois

LE CIRCUIT FINANCIER

Eligibilité des dépenses

• Règles des fonds FEDER

• A partir de la date choisie de démarrage : 15 mars 2009 ?

• Durant les trois années 15 mars 2009-15 mars 2012

• Deux mois après le 15 mars 2012, soit le 15 mai 2012 pour les dépenses administratives et financières de clôture

Quelques outils de suivi

• Traçabilité claire et objective de toutes les dépenses justificatives :– Fiche reporting des temps de travail– Comptes-rendus des rencontres– Tableau récapitulatif de suivi des marchés Expertises

externes et prestations– Justificatifs de procédures (appels d’offre..) et de

paiement (factures…)

• Rapport d’activités• Système de classement jusqu’au 31 décembre

2021

Période de référenceRapport

d’avancement

Demande de paiement (prévision) Euros FEDER Total Eligible

Echéance soumission du rapport au STC

Rapport de démarrage (non lié à paiement)

<date>

I semestre de mise en œuvre (du …au…)

<date>

II semestre de mise en œuvre (du…au…)

10 % du total/

Dégagement

d’office

<date>

III semestre de mise en œuvre (du…au…)

<date>

IV semestre de mise en œuvre (du…au…)

<date>

V semestre de mise en œuvre (du…au…)

<date>

VI semestre de mise en œuvre (du…au…)

<date>

Rapport final <date>

Contrat de subvention

• Toutes modifications sera soumise au CDF et à AUG pour validation (transfert entre composantes ou lignes budgétaires)

• Au-delà de 10 % du budget total éligible la validation de modification sera soumise au comité de sélection

• Toutes modifications au contrat de subvention se font par voie d’avenant (Le partenaire informe le plus rapidement possible le CDF de sa demande, qui sera si possible débattue en comité de pilotage

• Le CDF transmet à l’AUG

Merci