rÉcolte statistique récolte des données 2019 aide À l’enc … · connecté au site internet...

AIDE À L’ENC DAGE

1CADASTRE DE L’EMPLOI NON MARCHAND

EN FÉDÉRATION WALLONIE-BRUXELLES

DIRECTION DE L’EMPLOI NON MARCHAND

SICE

RÉCOLTE STATISTIQUE

Récolte des données 2019

Attention

Remarque

Conseil / Astuces

Encodage obligatoire de cette variable

Encodage facultatif de cette variable

Encodage automatique de cette variable

Tome 1

Tome 2

SIGNIFICATION DES PICTOGRAMMES DE LA PUBLICATION

AIDE À L’ENC DAGE

1

SICE

RÉCOLTE STATISTIQUE

Récolte des données 2019

– 1 –

SMMAIRE

– 2 –

AVANT-PROPOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Application SICE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

GUIDE DE L’UTILISATEUR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Matériel Requis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Accès à SICE via le site du cadastre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Procédure de connexion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Clausedeconfidentialité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Navigation générale dans SICE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Utilisation des menus du bandeau de gauche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Utilisation des menus d’aide dans SICE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Messages d’informations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Carrésprécédentslaligned’undossieroud’unefiche . . . . . . . . . . . . . . . 21 Impressions de vos encodages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Problèmes techniques possibles et solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

À LIRE AVANT TOUT ENCODAGE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Les emplois à déclarer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Les emplois à ne pas déclarer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Ré-encodage de travailleurs ayant précédemment travaillé dans votre institution/organisme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Retirer un travailleur de la liste du personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Distinction encodage obligatoire, facultatif, automatique . . . . . . . . . . . . . 27

– 3 –

– SOMMAIRE –

ÉCRAN I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

ÉCRAN I .1 – Votre entité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Fonction de recherche d’un travailleur dans votre entité (pour les PO des structures complexes) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

ÉCRAN I .2 – Données de l’entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Cadres réservés à l’administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Données de la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) . . . . . . . . . 39 Données relatives à votre agrément . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Cadres réservés à l’encodage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Entreprise avec personnel salarié ou indépendant . . . . . . . . . . . . . . 41 Informations sur l’unité d’établissement (UE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Responsable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Informations générales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

ÉCRAN II . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51

ÉCRAN II .1 . Liste du personnel concerné par la FWB . . . . . . . . . . . . . . . .53Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Recherche d’un travailleur dans la liste du personnel . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Visualisation et impressions des informations encodées pour votre liste du personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Ajouter un travailleur à votre liste du personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Variables à encoder lors de l'ajout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Retirer un travailleur de votre liste du personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

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– SOMMAIRE –

ÉCRAN II .2 – Dossier du travailleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Visualisation & impressions des informations encodées pour le travailleur sélectionné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Donnéesd’identificationdutravailleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Liste des contrats d’un travailleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Contrat n°xxxxxx . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

ÉCRAN II .2 .1 – MODIFICATION D’UN CONTRAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Donnéesd’identificationducontratdutravailleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Variables à compléter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Contrat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Données relatives à la période de remplacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Variables à compléter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Sourcesdefinancementàl’emploi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Autrefinancementstructurelàl’emploipourcecontrat . . . . . . . . . . . . . . 91

ÉCRAN II .2 .2 - FICHE D’AFFECTATION D’UN CONTRAT . . . . . . . . . . . . .93Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93Navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Donnéesd’identificationdelaficheducontratd’untravailleur . . . . . . . . 97 Données secteur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

ÉCRAN III . CONFIRMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Description . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109 Navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109

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– SOMMAIRE –

AVANT-PRPOS

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INTRODUCTION

SICEestl'acronymede« Systèmed'InformationduCadastredel'Em-ploi ».Un décret de 2007 constitue la base réglementaire du cadastre de l'emploi non marchand en Communauté française (devenue FWB) . Un arrêté d'exécution de 2009 en précise les modalités d'application .

Depuis son lancement en 2010, le cadastre évolue chaque année :• Nous y ajoutons de nouveaux secteurs d’activités ; • Nous améliorons les possibilités offertes par la base de données

qui le gère ;• Nous tentons de le rendre plus simple d’accès pour tous les utilisa-

teurs et ;• Nous tentons surtout de préparer l’application à mieux faire la part

des choses entre ceux qui y encodent des données relatives à l’em-ploiàdesfinsstatistiques(1) et ceux qui utilisent, en plus, le ca-dastrecommevecteurd’unejustificationdesubvention(2) .

Toujours dans un but d’amélioration, nous avons comme projet pour 2020/2021,de réécrire l’applicationSICEafinde rendre l’applicationplus complète, plus autonome et plus agréable visuellement .

En attendant, vous êtes chaque année plus nombreux à nourrir le ca-dastre d’informations qui permettent de mieux dépeindre l’emploi dans le secteur non marchand de la Fédération Wallonie Bruxelles . Nous voulons d’ores et déjà vous en remercier .

Cette connaissance détaillée ouvre bien sûr des perspectives en ma-tière de statistique ou de recherche . Plus encore, elle va aider, à l’avenir, les pouvoirs publics à mieux analyser les tendances pour lancer des initiatives qui répondent aux besoins constatés en se fondant sur des bases objectives .

APPLICATION SICE

Ce didacticiel a pour but de vous aider dans votre démarche d’enco-dage des données de votre association via l’application WEB SICE .

SICE est une application transversale . Des nuances d’interprétation re-latives à certaines données peuvent apparaître selon le secteur d’activi-

– 7 –

– AVANT-PROPOS –

tés des employeurs ou des travailleurs . Nous vous conseillons donc de bien tenir compte des instructions particulières établies à votre inten-tion par les services fonctionnels qui gèrent votre dossier .

Deux types d’utilisateurs de l’application SICE Ce Tome 1 du didacticiel (1) est destiné à l'ensemble des utilisateurs de SICE, c'est-à-dire :• Aux employeurs qui émargent au décret du 24 octobre 2008 dé-

terminant les conditions de subventionnement de l’emploi dans les secteurs socioculturels de la Communauté française

• Aux employeurs qui n'émargent pas à ce décret du 24 octobre 2008 .

A noter que : Pour faciliter la lecture, le « décret du 24 octobre 2008 déterminant les conditions de subventionnement de l’em-ploidanslessecteurssocioculturelsdelaCommunautéfrançaise »seraappelé«DécretEmploi2008»danslasuitedudidacticiel.

Deux types de récolte : Ce didacticiel - 1 - concerne la récolte statistique . • Qui est concerné ? - L’ensemble des employeurs• Quelle est la durée de cette récolte ? - 8 semaines pour les employeurs du Décret emploi 2008 - 13 semaines pour les autres employeurs• Quand a lieu cette récolte ? - Entre le 01/03 au 30/04 pour les employeurs concernés par le

Décret Emploi 2008 - Entre le 01/03 au 31/05 pour les autres employeurs

Le Tome 2 du didacticiel (2) est uniquement destiné aux employeurs concernés par le Décret Emploi 2008 . Il contient des instructions pour larécoltedejustificationdessubventions.• Qui est concerné ? - Les employeurs qui doivent utiliser SICE comme vecteur de jus-

tificationdeleursubventiondanslecadredel'applicationduDécret Emploi 2008

• Quelle est la durée de cette récolte ? - 100 jours (± 15 semaines)• Quand a lieu cette récolte ? - Du début du mois d'août jusqu'au 15/11 (Art . 23 §1 du Décret

Emploi 2008)

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Communication A chaque récolte un courriel annonçant le début de celle-ci est envoyé :• àlapersonnerenseignéecomme«Responsable»,aveclescodes

d’accès pour l’application SICE• àlapersonnede«contact»,avecleséventuelspointsd’attentionet

modificationsdansl’applicationSICE.

Nous ne communiquons que par courriel . Veillez donc bien à encoder correctement les adresses courriels de ces deux personnes dans l’ap-plication . Cela permet d’éviter que le départ d’un collaborateur ou son changement de service nous empêche de vous contacter .

La rubrique « Dernières informations »Avant de passer à l’encodage, soyez attentifs à la rubrique « Dernières informations»danslebandeaudegauchedesécransdel’applicationSICE et sur le site du cadastre (www .cadastre-emploi .cfwb .be) . Nous y placeronstouteslesmodificationsquipeuventintervenirencoursderécolte et notamment, les moments où, pour des raisons techniques, l’application pourrait ne pas être momentanément accessible .

En cours de récolte, des employeurs se posent parfois des questions pourdescasspécifiquesrelatifsauxcontratsde travailousur lama-nière d'encoder la relation qu'entretiennent certains de leurs travail-leurs avec leur(s) reconnaissance(s) ou agrément(s) .

Remarque générale ! Les commentaires/messages visibles sur les capturespeuventêtredifférentesdecellesaffichéesdansl’applica-tionSICEenraisondemodificationsencoursdedéveloppement.

Remarque importante pour les employeurs concernés par le Décret Emploi 2008Certaines variables ne sont pas disponibles disponibles lors de la récolte statistique . Celles-ci n’apparaitront que lors de la seconde récolte et sont donc expliquées dans le Tome 2 . Le pictogramme (2) renvoie au Tome 2 lorsque c’est nécessaire .

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http://www.cadastre-emploi.cfwb.be

GUIDE DE L’UTILISATEUR

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MATÉRIEL REQUIS

Il est indispensable de posséder une connexion Internet ADSL pour accéder correctement à l’application SICE . Certains éléments matériels (hardware et software) sont également requis :

• Si vous possédez un PC avec un système d’exploitation Windows : Utilisez le système d’exploitation Windows 2000 au minimum ou

ultérieur. De même, assurez-vous d’avoir installé Internet Explo-rer (version8minimumouultérieure)ou MicrosoftEdge (pourWin-dows 10). Les logiciels de navigation GoogleChrome et MozillaFirefox sontégalementcompatibles.

• Si vous possédez un Macintosh : Seuls les logiciels Mozilla Firefox ou Google Chrome sont com-

patibles avec l’application SICE (sous Mac OS 10 Sierra) . Les logi-ciels Safari ou Opéra nelesontmalheureusementpas.

• Il est impératif que JavaScript soit activé dans votre logiciel de navi-gation pour obtenir une vue correcte de l’application SICE : norma-lement, par défaut, JavaScript est activé dans tous les navigateurs Internet . Dans le cas contraire :

- contactez le gestionnaire de votre réseau d’entreprise ; - ou consultez le site suivant qui vous indiquera si votre Javascript

est activé et vous informera de la marche à suivre si ce n’est pas le cas: https://www .enable-javascript .com/fr/ ;

INFORMATIONS TECHNIQUES GÉNÉRALES

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– GUIDE DE L'UTILISATEUR –

https://www.enable-javascript.com/fr/

Vous trouverez ci-dessous des liens de téléchargement pour certains desnavigateursprécités. Pour Windows :- Télécharger Mozilla Firefox : https://www.mozilla.org/fr/firefox/new/ ;- Télécharger Internet explorer : https://support .microsoft .com/fr-be/help/17621/internet-explo-

rer-downloads ;- Télécharger Google Chrome : https://www .google .com/intl/fr_ALL/chrome/ Pour Macintosh: - Télécharger Mozilla Firefox : https://support.mozilla.org/fr/kb/installer-firefox-mac ;- Télécharger Google Chrome : https://www .google .fr/chrome/browser/thankyou .html?platform=-

mac&statcb=1&installdataindex=defaultbrowser

L’application SICE est disponible 24h/24 et 7j/7, sauf lors des maintenances des systèmes informatiques, préalable-ment annoncées sur la page de connexion du site .

Attention ! Pour des raisons de sécurité, de performances et de compatibilité, mettez à jour votre logiciel de navigation Internet !

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https://www.mozilla.org/fr/firefox/new/

https://support.microsoft.com/fr-be/help/17621/internet-explorer-downloads

https://support.microsoft.com/fr-be/help/17621/internet-explorer-downloads

https://www.google.com/intl/fr_ALL/chrome/

https://support.mozilla.org/fr/kb/installer-firefox-mac

https://www.google.fr/chrome/browser/thankyou.html?platform=mac&statcb=1&installdataindex=defaultbrowser

https://www.google.fr/chrome/browser/thankyou.html?platform=mac&statcb=1&installdataindex=defaultbrowser

ACCÈS À SICE VIA LE SITE DU CADASTRE

Pour accéder à l’application SICE, vous vous êtes préalablement connecté au site Internet du cadastre de l’emploi : www .cadastre-em-ploi .cfwb .be .Le visuel du site est susceptible de changer quelque peu puisqu'une mise à jour de la charte graphique du site web est prévue pour l'année 2019 .

Avant de vous connecter, que vous offre ce site du cadastre ?

Des rubriques d’information telle que :• Dernières infos : à consulter régulièrement . Nous y ajoutons régu-

lièrement les toutes dernières informations qui peuvent résulter d’unenécessitédeclarificationsurlescritèresd’encodages,surladécouverte d’erreurs souvent commises ou de bugs éventuels . (ac-cessible également dans le bandeau vert de l’application SICE)

• SICE : qu’est-ce que le cadastre ? Quelles sont les bases légales et les objectifs ?

• A lire avant tout encodage : quels sont les travailleurs concernés et ceux qui ne le sont pas ?

• Collecte 20XX : quels sont les paramètres de la récolte de données à laquelle vous participez ?

• Guide de l’utilisateur : comment bien maîtriser et comprendre vos encodages ?

• Manuel d’utilisation : accès aux aides à l’encodage en version pdf (imprimable) ou E-book

• Séances info 20XX : programme des séances d’informations orga-nisées pour la collecte en cours

• Nous contacter : informations sur les conditions d’accès au helpdesk

Remarque ! Dans la mesure du possible, essayez d’utiliser les diverses aides avant de nous contacter . En période de récolte, notre helpdesk est fréquemment encombré et les réponses à vos questions se trouvent, dans la grande majorité des cas, dans ces différentes rubriques .

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PROCÉDURE DE CONNEXION

Sur n’importe quelle page du site, vous vous connectez à la base de données en cliquant sur le bouton SICE - Lancer l’application, situé en haut à droite de la page .

Cette action vous mène à une boîte de dialogue qui contrôle les accès à SICE ( 1).Vous yencodez vos identifiants (identiquesà ceuxdel’année dernière) .

Cesidentifiantssontrenvoyéschaqueannéeàl’adressecourrieldelapersonnerenseignéedansSICEcommeétantle«responsable»:• Votre nom d’utilisateur : la première partie comprend un nombre

qui est par ailleurs votre identifiant dans nos bases de données(nous l’appelons n° Cadastre dans nos courriers) ;

• Votre mot de passe ;• Votre contexte:sélectionnez«Opérateursectoriel»(cechoixest

normalement sélectionné par défaut) .

CLAUSE DE CONFIDENTIALITÉ

A chaque fois que vous vous connecterez à SICE, vous accéderez d’abord à un écran d’acceptation d’une clause de confidentialité( 2) puisque, de la sorte, vous serez amenés à lire et manipuler des données électroniques à caractère personnel réglementées par la Loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel . Il est donc abso-lument indispensable de cocher la case d’acceptation de la clause de confidentialitépourrendreactifleboutonContinuer et accéder ainsi auxécranssuivants.Adéfaut,unepetiteflècherouges’afficheàcôtéde la case .

Attention ! Un compte à rebours apparaît à l’écran si aucune manœuvren’esteffectuéependant15minutesdansSICE.Àlafinde ce compte à rebours qui dure 5 minutes, la déconnexion est automatique . Ce dispositif vise à protéger le caractère privé de votre compte SICE .

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Si vous souhaitez maintenir l’application ou-verte, cliquez sur Rester dans la boîte de dia-logue du compte à rebours .

NAVIGATION GÉNÉRALE DANS SICE

Pour naviguer correctement dans SICE, trois possibilités existent :• le système vous conduit d’un écran à l’autre par un bouton d’action

à cliquer : Accéder, Ajouter, Annuler, Confirmer, Continuer, Mo-difier, Sauvegarder, Supprimer et Vérifier . Notez qu’en cliquant sur ces boutons d’action, vous sauvegardez les données que vous venez d’encoder (à l’exception des boutons Accéder, Ajouter, An-nuler, Rester ou Déconnecter) ;

• ledossierd’untravailleur(ÉcranII.2)ouunefiched’affectationd’uncontrat (Écran II .2 .2) s'ouvre, pour le premier, en cliquant sur la ligne du travailleur concerné dans la liste du personnel (Écran II .1) ou,pourlesecond,surlaligneducontrataffichédansledossierdutravailleur (Écran II .2) ;

• utiliser le chemin de navigation, sous le bandeau en haut de chaque écranetPAS lesflèchesdunavigateurafin revenir versunécranprécédent .

Attention !N’utilisezenaucuncaslesflèchesdenavigationdevotre navigateur Internet .

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UTILISATION DES MENUS DU BANDEAU DE GAUCHE

Aprèsacceptationdelaclausedeconfidentialité,unbandeauvertestvisible sur la gauche sur tous les écrans de SICE . Ce bandeau vous sert enquelquesortede« dispatching »:vouspouvezaccéderrapidement,d’une part, aux menus de SICE qui correspondent à différents stades d’encodage et, d’autre part, à des menus d’aides .

• ENCODER : c’est par défaut la rubrique dans laquelle vous débute-rez votre encodage après connexion . En cliquant sur ce menu, vous serezamenéaupremierécrand’encodagedeSICE:ÉcranI.1 -VotreEntité ;

• CONFIRMER : après encodage de toutes les informations deman-dées lors de cette récolte statistique, vous cliquerez sur ce menu etserezamenéàl'ÉcranIII-ConfirmationafindeConfirmer votre encodageetainsifinaliservotredéclaration;

3 - Récolte statistique – mise à jour du personnel

4 -Récoltedejustifi-cation des subventions – employeurs émargeant au Décret Emploi 2008

Voir 2

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• SIMULER/JUSTIFIER : le menu CONFIRMER sera remplacé par SIMULER/JUSTIFIERlorsdelarécoltedejustificationdessubven-tions ;vousdevrezd’abord,Simuler votre rapport automatisé de justificationet,ensuite,Justifiervotresubvention,etainsifinaliservotre déclaration ;

• GUIDE DE L’UTILISATEUR : ce menu ouvre un onglet de votre navi-gateursurunepaged’aidedenotresiteInternet.Ilaffichedesinfor-mations techniques générales (connexion, navigation, problèmes techniques éventuels, problèmes d’impression, etc .) et les types d’emploi à cadastrer . Puisqu’il s’agit d’un onglet indépendant, vous pouvez le refermer sans risque de quitter l’application SICE ;

• DERNIÈRES INFORMATIONS : ce menu ouvre un onglet de votre

navigateursurunepaged’aidedenotresiteInternetetafficheralesdernières informations en lien avec SICE (voir page 13) . Puisqu’il s’agit d’un onglet indépendant, vous pouvez le refermer sans risque de quitter l’application SICE ;

• SE DÉCONNECTER : en cliquant sur ce menu, vous pouvez vous déconnecter de SICE à tout moment . Cependant, il est préférable de fermer entièrement votre navigateur pour assurer une décon-nexion complète du système et protéger vos données .

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UTILISATION DES MENUS D’AIDE DANS SICE

Lorsque vous êtes connecté à SICE, plusieurs autres menus d’aide sont disponibles :

• Problèmes d’affichage : situé tout en haut à droite de chaque écran de l’application, il propose des informations concernant les pro-blèmesd’affichageéventuellementrencontrésetlessolutionspoury remédier ;

• Les disposés à côté des intitulés des écrans : ceux-ciaffichentdes informations générales ou une description de l’écran d’enco-dage concerné . Prenez connaissance de ces informations avant tout encodage sur la page ;

• Les disposés à côté des intitulés de chaque variable ou des in-titulés de certains blocs de variables :ceux-ciaffichentdes infor-mations, descriptions, explications ou exemples afin de vous ai-der à encoder correctement les informations demandées . Prenez connaissance de ces informations avant tout encodage dans le champ de la variable concernée .

Quand vous cliquerez sur l’un de ces menus d’aide, une nouvelle fe-nêtre s’ouvrira dans votre navigateur et affichera unepagede notresite Internet . Pour revenir dans l’application, fermer simplement cette fenêtre d’aide du navigateur .

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MESSAGES D’INFORMATIONS

MESSAGES DE VALIDATION (EN VERT)Des messages de validation en vert appa-raissent régulièrement en haut d’écran après une sauvegarde quand SICE accepte celle-ci . Ils indiquent que cet encodage est techni-

quement correct et qu’il restera enregistré dans le système . Ces messages de validation peuvent également apparaître lorsque vous cliquez sur des Boutons d’action . Ils vous indiquent que votre actions’estdérouléecorrectement,notammentaprèsconfirmationdela déclaration cadastrale .

MESSAGES D’AVERTISSEMENT (EN ORANGE)Des messages d’avertissement apparaissent en orange, en haut d’écran, afin d’attirervotre attention sur certains encodages qui ne semblent pas respecter une norme établie . Ils

peuvent également apparaître si SICE estime que vous êtes peut-être en train de commettre une erreur d’encodage . Cependant, ces mes-sages ne sont pas bloquants et ne vous empêchent pas de continuer .

MESSAGES D’ERREURS (EN ROUGE)SICE vous avertit de diverses manières quand vous faites une erreur d’encodage ou que vous omettez d’encoder une infor-mation . Les champs d’encodage des va-

riables problématiques sont mis en surbrillance rouge par le système, soit, après avoir cliqué sur le bouton Sauvegarder ou Continuer, soit, éventuellementlorsdelaconfirmationdevotredéclarationlorsquelesystème vous invite à corriger des erreurs qu’il a décelées . Des mes-sages en rouge apparaissent aussi en haut d’écran . Il est impossible de confirmerl’encodagesidetelleserreurssubsistent.

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CARRÉS PRÉCÉDENTS LA LIGNE D’UN DOSSIER OU D’UNE FICHE

Le carré rouge en début d’une ligne d’un dossier de travailleur ou d’unefiched’affection indiquequ’il fautouvrirundossierouunblocd’information – en cliquant sur cette ligne – pour y compléter des don-nées non encore mises à jour ou incomplètes . SICE empêchera la confirmationdevotredéclarationannuelletantqueledossiern’estpascorrigé/complété/mis à jour .

Le carré vert en début d’une ligne vous indique le dernier dossier detravailleuroufiched’affectionquevousvenezdeconsulter/complé-ter/mettre à jour .

Silalignedudossiern’estprécédéed’aucuncarréouducarrévert , celui-ci est considéré comme traité .

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IMPRESSIONS DE VOS ENCODAGES

Il est possible d’imprimer votre encodage au format .PDF à partir de plusieurs écrans de l’application SICE .

En fonction de l’Écran choisi, les données imprimées sont différentes . Nous vous renvoyons aux explications sur les types d’impression dans les différents écrans présentés dans ce didacticiel .

Remarque ! L’impression passe par la création d’un document au format .PDF visible sur votre écran via l’ouverture d’un pop-up . Vous pouvez télécharger ce document .PDF pour le consulter, sans l’imprimer .

Attention ! Si les paramètres de votre navigateur empêchent l’ouverture de ce pop-up, il faut lui permettre d’autoriser son ou-vertureafinquecelui-cis’afficheàl’écran.

Pour ce faire, après avoir cliqué sur , si ce pop-up ne s’ouvre pas, regardez attentivement la barre d’adresse de votre naviga-teur : un message y sera inséré (parfois en couleur) vous indiquant qu’un pop-up a été bloqué et vous demandant si vous voulez per-mettre l’ouverturedecelui-ci.Répondezpar l’affirmativeet lefi-chier.PDFs’afficheraaprèsavoircliquéunenouvellefoissur ) .

IMPRIMER : COMMENT IMPRIMER TOUT OU PARTIE DE VOTRE ENCODAGE VIA DES DOCUMENTS EN PDF ? Les « pop-up » sont utilisés sur les sites Internet commerciaux pour l’af-fichage de publicités et autres spams, raison pour laquelle, en général, la configuration par défaut des logiciels de navigation (comme Internet

Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari...) empêche leur ouverture.

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PROBLÈMES TECHNIQUES POSSIBLES ET SOLUTIONS

Même s’ils sont très rares, certains problèmes techniques peuvent sur-venir . Les plus courants et leur résolution sont les suivants :

• Vous rencontrez des problèmes de temps de latence avant l’ouver-ture d’un écran de SICE, voire un blocage (chargement tournant sansfin):survotreclavier,utilisezlestouchesCTRL et F5 en même tempsafind’actualiserlapageetderenvoyerànouveaulesinfor-mations ;

• Des problèmes d’affichage peuvent également survenir si « Ja-vascript »n’estpasactivédansvotrenavigateur.Reportez-vousaupoint« Matérielrequis »enpage 11-12 de ce didacticiel pour solu-tionner ce problème ;

• Pour toutautreproblèmed’affichagenonrépertorié ici,pensezàmettre à jour votre logiciel de navigation Internet avant de contac-terlehelpdeskparcourrielàl’adresse :cadastre .emploi@cfwb .be .

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À LIRE AVANT TOUT ENCDAGE

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LES EMPLOIS À DÉCLARER

Renseignez dans le cadastre les données relatives aux travailleurs sala-riés et indépendants suivants :• Tous les travailleurs, subsidiés ou non subsidiés, qui ont exercé une

activité en lien avec votre reconnaissance/agrément de la FWB, entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’année de référence . Cette annéevousestspécifiéedanslecourrielquevousadresselaDENMendébutderécoltededonnées ;

• Y compris les contrats de courte durée (d’au moins 5 jours) .• Y compris les Article17 et les étudiants• Y compris les Stagiaires IFAPME, lorsque les dépenses relatives aux

prestationsdeceux-cisontadmissiblespourlajustificationdessub-ventions des employeurs qui émargent au Décret emploi 2008 .

Remarque ! N'oubliez pas d'éventuellement encoder les tra-vailleurs sous contrat de remplacement !

LES EMPLOIS À NE PAS DÉCLARER

Ne déclarez pas dans le cadastre (sauf instruction contraire envoyée par le service du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles qui gère le secteur d’activités vous concernant pour ces emplois) :• Les travailleurs qui n'exercent aucune activité en lien avec votre re-

connaissance/agrément de la FWB ;• Le personnel qui effectue des activités ponctuelles chez un em-

ployeur via un contrat de type SMART ou intérimaire ;• Le personnel engagé dans le Régime des Petites Indemnités (RPI –

principalement dans le secteur de la Culture) ;• Le personnel bénévole et le personnel volontaire ;• Les stagiaires sauf les stagiaire IFAPME (voir ci-dessus) ;• Les travailleurs mis à disposition (détachés) ;• Lesemploissouscontratbénéficiairedel’article60;• Les travailleurs dont la durée du contrat comprise entre la date de

la Dimona d’entrée et de sortie est inférieure à 5 jours .

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– À LIRE AVANT TOUT ENCODAGE –

RÉ-ENCODAGE DE TRAVAILLEURS AYANT PRÉCÉDEMMENT TRAVAILLÉ DANS VOTRE INSTITUTION/ORGANISME

Lors d’un précédent encodage dans SICE, si vous avez indiqué une va-leur pour la variable Datedefinderelationcontractuelle pour le der-nier contrat actif d’un travailleur (salarié ou indépendant), pour des rai-sons de facilité d’encodage, une routine informatique fera disparaître le travailleur de votre liste du personnel au début de la deuxième année suivantladatedecettefindecontrat.

Par exemple, le dernier contrat actif d'un travailleur se termine le 30 juin 2017 . Lors de la précédente récolte des données, vous avez encodé cette date à la variable Datedefinde relationcontractuelle . Si vous vous connectez à SICE durant l'année 2019 ou à une date postérieure, ce travailleur n’apparaîtra plus dans votre liste du personnel . Vous pou-vez le réinscrire en utilisant la fonction Ajouter de la Liste du personnel de l’Écran II .1 et en ré-encodant simplement son numéro de Registre National (RN ou NISS) .

RETIRER UN TRAVAILLEUR DE LA LISTE DU PERSONNEL

Remarque très importante !!Retenezcette information :untravailleur ne doit être retiré de votre liste du personnel que s’il y a vraiment été encodé par erreur . C’est notamment le cas pour un travailleur de votre entreprise qui n’effectue aucune tâche ayant un rapport quelconque avec la FWB (Communauté française) . Quand un travailleur a de bonnes raisons de se trouver dans SICE etquandsoncontratsetermine,ilsuffitdemettreàjourl’informa-tion en indiquant une Datedefinderelationcontractuelle .

Il est cependant possible de corriger une erreur et de supprimer un travailleur de la liste . Cette opération implique que vous supprimiez d’abord l’ensemble du Dossier du travailleur (voir le point de l’Écran II.2 :Supprimeruntravailleurdevotrelistedupersonnel).

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DISTINCTION ENCODAGE OBLIGATOIRE, FACULTATIF, AUTOMATIQUE

Des pictogrammes en forme de souris sont présentes dans l’ensemble dudidacticielafindevoussignalerlecaractèreobligatoire,facultatifouautomatique d’un encodage . Distinction :

Obligatoire : cette information est indispensable . Le système re-fuseravotresauvegardeàl'écranouvotreconfirmationannuellesivous n’avez pas inscrit ou choisi une valeur dans le champ d’enco-dage de cette variable . Vous devez cependant penser à leur mise à jour, si besoin .

Facultatif : les données dites facultatives le sont d'un point de vue technique.Celasignifiequesivousn’encodezrienlesystèmeac-cepteralaconfirmationdevotreencodage.

Remarque ! Néanmoins, ces données dites facultatives doivent être encodées impérativement quand le(s) service(s) du Ministère FWB avec le(s)quel(s) vous êtes en relation vous en donne(nt) ins-truction .

Automatique : ces données sont générées automatiquement en fonction de la valeur que vous aurez attribuée à une autre variable .

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Cas d’une connexion à un compte SICE dont la structure professionnelle est simple (avec un organisme unique, 95% des cas) ou d’une connexion à un compte SICE dont l’organisme est subordonné à la structure portante (faîtière) .

Cas d'une connexion à un compte SICE d'un organisme portant dans une structure professionnelle complexe (organisée autour d'un PO ou d'une structure portante - 5% des cas) .

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Organismes : Le cadastre concerne des employeurs et leurs tra-vailleurs. Cependant, il peut arriver que la notion d’employeur se décline de façon complexe, plusieurs services dépendant d’un même « pouvoir organisateur » au sein d’une entité. Ces services peuvent être eux-mêmes employeurs ou non. C’est pourquoi on parlera d’organismes (= les opérateurs agréés) quand il s’agit de nommer à la fois les uns et les autres au sein d’une entité.

DESCRIPTION

Cet écran peut se présenter de 2 façons différentes (voir 5 et 6) . Son affichageestdéterminéenfonction:• d’une part, du type de structure de votre entité (un organisme

unique ou une structure complexe);• d’autre part, dans le cas d’une structure complexe, en fonction des

identifiantsSICEquevousutilisezpourvousconnecteraucadastre(lesidentifiantsdelastructureportanteoulesidentifiantsd’unor-ganisme subordonné à celle-ci) .

À l’écran vous trouverez ainsi un, deux ou plusieurs blocs d’information, chacun représentant un organisme .

Votre entité peut être composée :• soit, d’une seule entreprise (association) en relation avec la Fédéra-

tion Wallonie-Bruxelles . Son bloc de synthèse apparaît seul sur cet écranetvousymettezàjourlesdonnéesetlesconfirmez;

• soit, de plusieurs organismes interdépendants, dont généralement und’entreeuxest« porteur »(comme,parexemple,unPouvoirOr-ganisateur) . Dans ce cas :

- si vous vous connectez avec les identifiants de la structureportante, les blocs de synthèse de tous vos organismes appa-raissent sur cet écran, la structure portante étant la première de la liste . Vous avez la possibilité de mettre à jour les données pour tous et de les sauvegarder ;

ÉCRAN I.1 : VOTRE ENTITÉ

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- si,enrevanche,uneconnexionestopéréeaveclesidentifiantsd’un organisme dépendant/subordonné, seul le bloc de syn-thèsedecelui-cis’afficheetestmodifiable.

Comme deux voies sont possibles pour mettre à jour les données dans ce type d’entité, veillez à une bonne coordination interne . Le système vousprécise lesdatesdemodificationdesdonnéesrelativesauper-sonnel . En y étant attentifs, vous risquez moins de faire deux fois le même travail .

Attention ! En tant que structure portante, si vous vous connec-tez à votre compte et constatez qu’un organisme de l’entité manque à l’appel, veuillez nous contacter par courriel à l’adresse : cadastre .emploi@cfwb .be .N’oubliez pas de préciser votre numéro cadastre ou, à défaut, votre numéro BCE et le nom de votre institution ainsi que l’éven-tuel numéro BCE du ou des organisme(s) dépendant(s), leur nom et leur(s) secteur(s) d’activités reconnus/subventionnés/agréés par la FWB .

NAVIGATION

À partir des commandes de cet écran, vous pouvez accéder, d’abord, aux données relatives à votre entreprise et, ensuite, aux données de votre personnel .

Avant d’Accéder aux données de votre personnel, SICE vous deman-dera au préalable de Vérifier les données signalétiques enregistrées pour votre entreprise/organisme . Vous pouvez toujours corriger un en-codage par la suite .

Lorsque vous vous connectez la première fois dans l’année et que vous arrivez sur cet écran, la seule action possible au départ est Vérifier : ce bouton vous permet de compléter et d’éventuellement corriger les données relatives à votre entreprise (Écran I .2 - Données relatives à l’entreprise) . La sauvegarde effectuée, vous retournez à cet Écran I .1 - Votre entité .

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Plusieurs actions sont ensuite possibles à partir de cet écran ( 7) :• Consulter : cliquez sur ce bouton pour prendre connaissance des

donnéesrelativesàvotreentreprise(sanspouvoirlesmodifier);• Modifier : cliquez sur ce bouton pour mettre à jour les données

relatives à votre entreprise ;• Accéder : vous permet d’accéder aux informations relatives à votre

personnel .

Attention ! Cette information sera répétée plusieurs fois dans ce didacticiel : si vous êtes un service public (Province, Commune, CPAS), lepersonneldevotreentitéestàencoderdans les« or-ganismesdépendants »(lesopérateursreconnusparlaFWBtelsque les bibliothèques ou les musées) et non au niveau du Pou-voir Organisateur (PO) . En revanche, veillez à bien indiquer dans le contrat de chaque travailleur que son Débiteur de revenu est le PO . Cette manière de faire est la seule qui nous permet d’établir des statistiques correctes de l’emploi, par secteur d’activités .

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Fonction de recherche d’un travailleur dans votre entité (pour les PO des structures complexes)

Dans le cas des structures complexes uniquement et en cas de connexion par le compte SICE du Pouvoir Organisateur (ou structure portante), une fonction de recherche d’un travailleur dans n’importe quel organisme de l’Entité a été implémentée ( 8) .

Cliquez sur le afindedéroulerlemenuderecherche( 9) . Intro-duisez au minimum les 3 premières lettres de son Nom ou le numé-ro complet de son Registre National, sélectionnez ensuite les orga-nismes de votre entité dans lequel il est susceptible d’être retrouvé et sélectionnez aussi le(s) Secteur(s) d’activités du travailleur (= le(s) type(s) d’agrément ou reconnaissance du MFWB) dans le(s)quel(s) il est susceptible d’effectuer des prestations .

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Cliquez ensuite sur Rechercher et SICE dépliera le bloc d’informations de ou des organisme(s) dans le(s)quel(s) le travailleur a été retrouvé ( 10) .

Ilvoussuffitalorsdecliquer:• soit sur le bouton Accéder qui vous conduit à l’Écran II .1 de l’or-

ganisme sélectionné (Données relatives au personnel de cet orga-nisme) ;

• soit sur la ligne du travailleur recherché pour accéder directement à l’Écran II .2 (Dossier du travailleur) dans l’organisme sélectionné .

Si SICE ne retrouve pas le travailleur recherché, il vous indiquera que la recherche a échoué .

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DESCRIPTION

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Cadres réservés à l’administration

Lesdonnéesdececadrenesontpasmodifiables.Silesinformationsindiquées sont inexactes, suivez les instructions ci-dessous pour la mise à jour .

DONNÉES DE LA BANQUE CARREFOUR DES ENTREPRISES (BCE)

Dans ce bloc d’informations, vous trouverez, déjà pré-encodées, les données signalétiques de votre entreprise dont la source authentique est la BCE . Si elles sont inexactes ou obsolètes, contactez la BCE sur la pagedusite:via« PRIVATESEARCH ».

Remarque ! Si vous ne vous êtes jamais connecté à SICE, par défaut, l’Adresse de contact du cadre suivant (rue, n°, code pos-taletlocalité)seraaussicelledelaBCE.Vouspouvezlamodifier.Actuellement, une seule adresse de contact est possible par or-ganisme .

ÉCRAN I.2 : DONNÉES DE L’ENTREPRISE

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DONNÉES RELATIVES À VOTRE AGRÉMENT

Ce cadre reprend l’ (les) intitulé(s) de votre (vos) agrément(s) ou sub-vention(s) à l’emploi ( 12) .

Si votre organisme émarge au Décret Emploi 2008, ce cadre ne repren-dra les différentes informations relatives à votre (vos) agrément(s) que lorsdelarécoltedejustificationdessubventions(2) .

Cadres réservés à l’encodage ( 13)

Quatre blocs doivent être complétés avant de pouvoir sauvegarder vos données sur cet écran et d’accéder ensuite à la deuxième partie de l’application .

ENTREPRISE AVEC PERSONNEL SALARIÉ OU INDÉPENDANT

Attention ! Ceblocd’informations’affichepourcertainstypesd’opérateurs et selon diverses conditions :- Secteur privé : ceblocdedonnées s’affiche pour chaqueor-ganisme « simple ».Danslecasoùvotreassociationfaitpartied’unestructureplus« complexe »organiséeautourd’unestruc-ture portante, ce bloc d’information apparaîtra seulement dans le compte SICE de la structure portante ;

- Secteur public :moyennant2ou3exceptions,lesopérateursdecesecteursont tous structurés autour d’un PO (Province, Com-mune,CPAS,…).Cependant,àl’inversedusecteurprivé, ceblocdedonnéesnes’afficherapasdanslecompteSICEde lastruc-tureportante (PO)maisbiendanschacundescomptesSICEdesorganismes de l’entité . Les travailleurs en lien avec les activités FWB doivent tous être encodés dans les listes du personnel de chaque organisme dépendants du PO car la FWB les reconnaît oulesagréedistinctement(bibliothèques,musées,...).

Indiquez si votre institution/organisme emploie du personnel salarié ou indépendant.Cochez lacase« Oui »dans l’affirmative,« Non » sivous n’employez aucun travailleur .

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Sivousrépondez« Non »votrecontributionàSICEestd’oresetdéjàachevée . Une fois votre encodage enregistré via le bouton Sauvegar-der,rendez-vousdirectementàlapagede« Confirmation »-danslebandeau de gauche de l’application - pour conclure et recevoir une copie de vos données au format .PDF .

Attention ! Ilestimpossibled’indiquer« Non »siunelistedepersonnel est déjà constituée (dans l’Écran II .1 - Liste du personnel concerné par la FWB) .

INFORMATIONS SUR L’UNITÉ D’ÉTABLISSEMENT (UE)

Depuis la dernière réforme institutionnelle, les « Numéros d’Unitésd’Etablissement(UE) »sontunedonnéeimportantepourlagestiondesdispositifsd’aideàl’emploidontbénéficientcertainstravailleurs(APE,ACS) car ils sont régionalisés . Des variables en lien avec l’Unité d’Eta-blissement de votre organisme doivent être complétées .

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NUMÉRO DE L’UNITÉ D’ETABLISSEMENT

Encoder le numéro d'Unité d’Établissement (UE) de votre association/entreprise, si bien sûr celle-ci en possède un . Dans le cas contraire, vous ne devez rien encoder .

Chaque association ou entreprise immatriculé à la BCE et qui déclare des travailleurs à l'ONSS possède au moins un numéro d'UE . Dans le cas où l'employeur possède plusieurs implantations dans lesquelles des travailleurs sont salariés, celles-ci ont alors chacune un numéro d'UE différent . Si une entreprise/association ne déclare aucun travail-leur à l'ONSS, celle-ci ne possède pas de numéro d'UE .

Attention ! Le numéro d'unité d’établissement est unique et est différent du numéro d'entreprise BCE .

Si, pour votre organisme, vous avez plusieurs UE qui sont de simples lieux décentralisés, encodez le numéro d'UE du siège principal .

Comment trouver son numéro d’Unité d’Établissement quand on l’ignore ?

Cliquez sur « Cliquez pour trouver votre UE ».Uneboîtede dialogue s’ouvrira et il vous suffirade suivre les ins-tructions ( 14) .

Après avoir sélectionné votre numéro BCE, copiez-le (via un clic droit de votre souris ou en

pressant les touches« CTRL+C »devotreclavier)etcliquezensuite sur le bouton d’action Continuer .

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Unenouvellefenêtres’ouvriraquin’estautreque« Public Search »,unmodule de recherche de la Banque Carrefour des Entreprises ( 15) .

Aprèsavoir« collé »votrenuméroBCEdanslechampderecherche,cliquezsur« Recherche »etunnouvelécranapparaîtrareprenantunensemble d’informations sur votre entreprise/association dont un lien enrougeintitulé« DonnéesetActivitésparUE »quivousmèneraversle numéro d’UE de celle-ci ( 16) .

Encliquantsurce lien« DonnéesetActivitésparUE »,unenouvellepageafficheralesinformationsliéesàvotreUE( 17) . Veillez bien en-suiteà« copier »votrenumérod’UE(« clicdroit »delasourisou« CTRL+C »duclavier).

Une fois copié ce numéro, vous pouvez refermer cette fenêtre de votre navigateur, revenir dans SICE et coller votre numéro dans le champ ap-proprié(« clicdroit »delasourisou« CTRL+V »duclavier).

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Remarque ! Si plusieurs UE sont liées à votre numéro BCE (ce qui est évidemment le cas pour les Administrations Publiques en général et autres Pouvoirs Organisateurs), en cliquant sur ce lien, une page intermédiaire regroupant une liste de l’ensemble des Unitésd’EtablissementliéesàvotrenuméroBCEserad’abordaffi-chée et vous devrez donc parcourir cette liste pour retrouver votre Unité d’Etablissement . Pas de panique : plusieurs informations comme la dénomination ou les coordonnées de l’Unité d’Etablis-sementserontaffichéespourvouspermettrederetrouvercorrec-tement votre n° de UE .

ADRESSE (DE L’UE)

Encodez ici l’adresse postale de votre Unité d’Etablissement et à la-quelle nos éventuels courriers doivent, normalement, vous parve-nir . Précisons que, pour encoder la localité correctement, vous devez d’abord inscrire le numéro du code postal dans le champ prévu à cet effet puis cliquer sur disposée à côté de ce champ . A partir de ce moment, soit le système indique automatiquement la localité par son nom, soit il vous propose un menu déroulant avec plusieurs possibilités dans lequel vous sélectionnez votre choix .

Remarque importante ! Cette information est vitale pour le ca-dastre, car elle nous permet d’établir des statistiques sur l’emploi dans le secteur non-marchand en FWB, selon une répartition terri-toriale . C’est pourquoi nous vous prions de bien vouloir respecter au mieux ces instructions .

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RESPONSABLE

NOM, PRÉNOM & CIVILITÉ DU RESPONSABLE

Indiquez le Nom, Prénom et Civilité de la personne habilitée à engager l’entité juridique en application des statuts ou - pour le secteur public - de dispositions légales ou réglementaires ad hoc . Dans une associa-tion, il s’agit fréquemment du Président du CA ou du responsable de la gestion quotidienne . Pour un opérateur dépendant directement d’une Commune ou d’un CPAS, il s’agira le plus souvent du Directeur général .

ADRESSE COURRIEL DU RESPONSABLE

Il s’agit de l’adresse courriel professionnel en vigueur de la personne renseignée ci-dessus .

Remarque ! Cette adresse courriel est celle que nous utilise-ronsafindevouscommuniquerlescodesd’accèsàl’applicationpour votre entité . Veillez donc bien à encoder correctement votre adresse courriel .Cela permet d’éviter que le départ d’un collaborateur ou son changement de service nous empêche de vous contacter .

Attention ! Veillez à la sécurisation : un courriel de nos services, adressé au responsable, peut donc contenir des clés pour l’utili-sation de l’application . Elles permettent d’accéder à des informa-tions concernées par la Loi relative à la protection des données à caractère personnel (vie privée) .

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CONTACT

NOM, PRÉNOM & CIVILITÉ DU CONTACT

Coordonnées de la personne qui soit complète le cadastre de l’emploi, soit coordonne la transmission des informations relatives à celui-ci . Il s’agit de la personne qui peut être contactée pour toute information reprise dans le cadastre sans être nécessairement juridiquement res-ponsable de l’institution .

ADRESSE COURRIEL DU CONTACT

Encodez l’adresse courriel du service ou de la personne qui complète les informations demandées dans le cadastre . En cas de changement, faitesvous-même,auplustôt,lesmodificationsdansSICE,sansnéces-sairement nous contacter .

Remarque ! Cette adresse courriel est celle que nous utilise-rons pour vous transmettre les informations utiles en début de ré-colte . C’est également via celle-ci que vous recevrez un courriel de confirmationdevotreencodageunefoiscelui-citerminé.Veillezdonc bien à encoder correctement votre adresse courriel . Cela permet d’éviter que le départ d’un collaborateur ou son change-ment de service nous empêche de vous contacter .

INFORMATIONS GÉNÉRALES

TÉLÉPHONE GÉNÉRAL

Numéro de téléphone qui permet de joindre votre association ou ad-ministration en toutes circonstances . Encodez sans espace, ni point, ni ponctuation particulière, sous la forme : 0032xxxxxxxxx . N’utilisez pas lesigne« + »nilechiffre« 0 »dupréfixe:lesystèmepré-encodeauto-matiquementlepréfixe« 0032 ».

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SECRÉTARIAT SOCIAL

Précisez si votre organisation/association :• estaffiliéeàunsecrétariatsocialagréé;• estaffiliéeàunsecrétariatsocialnonagréé;• n’estpasaffiliéeàunsecrétariatsocial.

Remarque ! Le secrétariat social agréé peut payer, au nom et pour le compte de votre organisation/association, les cotisations sociales et le précompte professionnel directement à l’ONSS et à l’administrationfiscale,cequenepeutpas faireunsecrétariatsocial non agréé . La liste des secrétariats sociaux agréés est régu-lièrement mise à jour sur le site : https://socialsecurity .belgium .be/fr/liens-belges#sec

NAVIGATION

Complétez les variables demandées et cliquez ensuite sur Sauvegar-der ou sur Annuler : vous reviendrez automatiquement à l'écran d'en-codage précédent .

Attention ! Tant que vous n’aurez pas sauvegardé une première fois les données relatives à votre entreprise, il vous sera impos-sible d’accéder aux dossiers des membres de votre personnel .

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https://socialsecurity.belgium.be/fr/liens-belges#sec

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Attention ! Pourlesemployeursquirelèventdusecteurpublic :le Pouvoir Organisateur (Province, Commune, CPAS,…) n’a pas de liste de personnel et ne peut donc pas accéder à cet écran . Les emplois concernés par la FWB doivent être encodés dans les or-ganismes agréés dépendants du PO (ce n’est pas le PO mais bien les organismes sous sa tutelle qui sont reconnus/agréés/subven-tionnés par la FWB) . Toutefois, dans le(s) contrat(s) des travailleurs, le Débiteur du revenu du travailleur choisi doit bien être le PO puisque c’est ce dernier qui paie les travailleurs et transmet les DMFA à l'ONSSAPL .

Remarque pour les employeurs du Décret Emploi 2008 ! Le bloc relatif aux charges admissibles non ventilées n’est accessible que lorsde larécoltede justificationdessubventions (durant laseconde moitié de l'année) .

DESCRIPTION

En haut de cette liste, la mention « Personnel cadastré » affiche lenombre de travailleurs déjà repris dans votre liste du personnel, c’est-à-dire exclusivement les travailleurs concernés par les missions de la FWB ( 18) . A droite de cette ligne, vous pouvez Ajouter des travail-leurs à cette liste s’ils n’y sont pas déjà repris .

ÉCRAN II.1 : LISTE DU PERSONNEL CONCERNÉ PAR LA FWB

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Attention ! Pour ajouter un travailleur à votre liste du person-nel, il faut que celui-ci exerce tout ou partie de ses activités dans un Secteur d’activités qui relève de la FWB . Il ne doit pas néces-sairement être directement subventionné par la FWB . Les autres travailleurs de votre entreprise qui ne participent donc pas des compétences de la FWB ne doivent en aucun cas être repris dans cette liste du personnel .

Remarque ! Si vous êtes un opérateur récemment reconnu ou agréé, la liste du personnel est vide .

C’est à partir de cette liste du personnel que vous accéderez aux va-riables cadastrales à compléter pour chacun de vos travailleurs (sala-riés ou indépendants) . Pour ce faire, cliquez sur la ligne du travailleur dans votre liste du personnel . Un nouvel écran apparaît intitulé : Écran II .2 . – Dossier du travailleur .

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– ÉCRAN II –

NAVIGATION

Dans la liste du personnel, sur chaque ligne correspondant à un travail-leur, vous pouvez visualiser ( 18) :• le nombre de Contrats actifs (CA) pour ce travailleur ;• lesdatesdedébutetdefindecontrat: - la date qui apparaît dans la première colonne est la Date de dé-

but de relation contractuelle du premier contrat actif encodée dans le dossier de ce travailleur ;

- la seconde correspond à la Datedefin relationcontractuelle encodée pour le dernier contrat actif du travailleur . En effet, un travailleur peut avoir plusieurs contrats en cours ou achevés ;

• le numéro de Registre National du travailleur ;• l’état d’achèvement des dossiers de vos travailleurs durant l’année

de votre connexion : - si un apparaîtendébutdeligne,cecisignifiequecedossier

n’a pas encore été mis à jour durant l’année de votre connexion à SICE: dans ce cas, mettez-le à jour en cliquant sur la ligne cor-respondante ;

- si un apparaît en début de ligne, il s’agit du dernier dossier quevousvenezdeconsulteroumodifier;

- si la ligne du dossier n’est précédée d’aucun carré ou du carré vert , celui-ci est considéré comme traité .

Attention ! SICE empêchera notamment la confirmation devotre déclaration annuelle tant que des sont présents dans les dossiers de vos travailleurs .

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Trucs et astuces : •PourafficherlestravailleursdontleNomoulePrénomcommenceparFRA,tapez«FRA»aprèsavoirsélectionnélacolonneappropriée(Nomou Prénom) ;

•Pour afficher les travailleurs dont le Nom ou le Prénom estalphabétiquement inférieur à FRA, tapez « <FRA » après avoirsélectionné la colonne appropriée ;

•Pour afficher les travailleurs dont le Prénom est alphabétiquementsupérieur à FRA, taper« >FRA» après avoir sélectionné la colonneappropriée ;

•Pour afficher les travailleurs dont le Prénom contient FRA, tapez« %FRA »aprèsavoirsélectionnélacolonneappropriée;

•Pourafficherlestravailleursnésavant1989,tapez«<89»danslefiltreaprèsavoirsélectionnélacolonne«RegistreNational ».

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– ÉCRAN II –

Recherche d’un travailleur dans la liste du personnel

Dans le bandeau au-dessus de la liste du personnel, vous pouvez ( 19) :• choisir le nombre de travailleurs que vous voulez visualiser sur une

page, grâce au menu déroulant à côté de l’intitulé : Résultats par page ;

• rechercheruntravailleurentapantuneinformationdanslefiltreetchangerlefiltreenchoisissantunecolonned’informationdanslesecond menu déroulant (Prénom par défaut) ;

Attention !Aprèsavoirutilisélefiltre,sivousvoulezreve-nir à la liste initiale des travailleurs, vous devrez vider la case Filtre .

Par défaut, la liste du personnel est triée sur le Nom (ordre alphabé-tique) . En cliquant sur le titre d’une colonne, vous pouvez changer le tri : par exemple, cliquez sur la colonne Registre nationalafindetrierlaliste par numéro de registre national (un clic du plus petit au plus grand et deux clic du plus grand au plus petit) .

Vous pouvez accéder également aux travailleurs grâce aux onglets al-phanumérique qui apparaissent en bas de liste .

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Visualisation et impressions des informations encodées pour votre liste du personnel

En cliquant sur l’icône en haut à droite de cet écran, il vous est pos-sible d’imprimer les données encodées à n’importe quel moment du processus d’encodage . De la sorte, vous imprimez le détail des infor-mations contenues dans tous les dossiers de tous les travailleurs (sala-riés et indépendants) de la liste du personnel .

Remarque ! L’impression pose parfois problème . Reportez-vous aupoint techniquede lapartieGuidede l’utilisateurpourplusd’informations à ce sujet .

Ajouter un travailleur à votre liste du personnel

Pour ajouter des travailleurs à votre liste du personnel, cliquez sur Ajouter situé en haut à droite de la liste du personnel . Un nouvel écran d’encodage apparaît et vous invite à inscrire et Vérifier le numéro de Registre National (RN) du travailleur dans le champ prévu à cet effet ( 20) .

En cliquant sur le bouton Vérifier,lesystèmevérifieral’intégritéduRN.

Deux possibilités peuvent se présenter :

• A. Le travailleur existe déjà dans le cadastre ( 22) : Soit, il effectue ou a effectué des prestations dans votre organisme,

soit, il effectue ou a effectué des prestations dans un autre orga-nisme cadastré .

Dans ce cas, certaines informations d’identification déjà enregis-trées dans SICE seront pré-encodées à l’écran comme les Nom, Pré-nom, Code postal du domicile et Niveau d’études . Complétez-les oumodifiez-lessinécessaire.

Cliquez ensuite sur Sauvegarder,afinderetrouverletravailleuraf-fichédansvotrelistedupersonnel.

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• B. Le travailleur n’existe pas dans le cadastre ( 23) : Le système vous invitera alors à introduire ses Nom, Prénom, Code

postal du domicile et Niveau d’études . Complétez et cliquez ensuite sur Sauvegarder, vous retrouverez le

travailleuraffichédansvotrelistedupersonnel.

Si le test s’avère négatif, un message vous invitera à corriger ce numéro ( 21) .

Conseil : Cette opération peut être renouvelée pour d’autres travailleurs se-lon la même procédure . N’encodez pas maintenant les nouveaux travailleurs entrés durant l’année de récolte, cela pourrait entraîner un dysfonctionnement du système.

Attention ! Si vous émargez au Décret Emploi 2008 : cette liste dupersonnelserautiliséeafind’allerrechercheràlaBanqueCarre-four de la Sécurité Sociale (BCSS) les données de vos déclarations multifonctionnelles (DmfA) .

Variables à encoder lors de l'ajout

REGISTRE NATIONAL

Le numéro de Registre National du travailleur est une information ca-pitalepourlecadastre.Grâceàlui,nouspouvonsobtenirauprèsdelaBanque Carrefour de la Sécurité Sociale (BCSS) des informations sur l’occupation du travailleur sans avoir à vous les demander .Encodez tous les chiffres sans aucun tiret ou espace intermédiaire .Pour les travailleurs étrangers (notamment les frontaliers), il faut men-tionner le numéro bis (11 caractères) .

NOM

Encodez le nom du travailleur .

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PRÉNOM

Encodez le prénom du travailleur .

CODE POSTAL

Encodez le code postal du domicile du travailleur dans le champ et cliquez ensuite sur : soit le système indique automatiquement la lo-calité par son nom, soit il vous propose un menu déroulant dans lequel vous sélectionnez votre choix .

NIVEAU D’ÉTUDES

Choisissez le niveau d’étude du travailleur dans le menu déroulant . Les choixsontactuellementlimités.Ilssefondentsurlaclassificationinter-nationale CITE (Unesco 2011) . Il s’agit bien ici d’indiquer le diplôme le plus élevé obtenu .

Retirer un travailleur de votre liste du personnel

Lafonction« Retireruntravailleur »estdisponible,maisexiged’abordla suppression de l’ensemble de ses contrats .

Attention ! De manière générale, un TRAVAILLEUR QUI A PRESTÉ DES ACTIVITÉS FWB NE DOIT JAMAIS ÊTRE RETIRÉ DE LA LISTE DU PERSONNEL MEME SI SON CONTRAT A PRIS FIN ! La suppression ne doit être utilisée qu’en cas d’erreur de création de votre liste du personnel : par exemple quand le travailleur n’a JAMAIS eu, dans le passé ou actuellement, un quelconque rap-port avec les compétences de la FWB .

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– ÉCRAN II –

Si un (ou des) contrat(s) de travail se termine(nt) pour un travailleur re-pris dans votre liste du personnel, vous devez simplement indiquer la Datedefindelarelationcontractuelle dans son (ses) contrat(s) .

Remarque complémentaire ! Le travailleur qui n’a plus aucun contrat actif dans votre entreprise et pour lequel vous avez en-codé une Datedefinde la relationcontractuelle disparaîtra de l’interface au début de la deuxième année qui suit celle de cette date . Les données le concernant, enregistrées précédemment, sont conservées selon les modalités prévues dans le Décret de 2007 instaurant le cadastre .

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DESCRIPTION

Cet écran reprend l’ensemble des contrats, en cours ou achevés, du travailleur sélectionné depuis votre Liste du personnel ( 24) .

NAVIGATION

Lesblocsd’informationsaffichéssurcetécransontdécritsci-après.Se-lon le bouton de navigation choisi (parmi Ajouter, Compléter, Consul-ter, Modifier, Supprimer), vous pourrez agir différemment sur les don-néesdu(es)contrat(s)dutravailleurousursesdonnéesd’identification.

Lorsquelesdonnéesd’uncontratontétécomplétées/modifiéesetsau-vegardées, éventuellement les lignes relatives aux fiches d’affectation peuvent se voir précédées d’un ,etleurintituléaffichéetsurlignéenrouge:celasignifiequelesdonnéesducontratquevousvenezdemo-difiernesontpluscohérentesaveccertainesdonnéesde(s)lafiche(s)etvousdevrezla(es)modifierviaunclicsurleurligne.

Visualisation & impressions des informations encodées pour le travailleur sélectionné

En cliquant sur en haut à droite de cet écran, il vous est possible d’imprimerlesdonnéesdescontratsetfichesencodéespourceseultravailleur sélectionné et ce à n’importe quel moment du processus d’encodage.Cettefonctionnalitéanotammentétéprévueafindevouspermettre d’imprimer rapidement le dossier d’un travailleur si celui-ci demande de consulter les données le concernant dans SICE (respect des lois LPVP) .

ÉCRAN II.2 : DOSSIER DU TRAVAILLEUR

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Données d’identification du travailleur

DESCRIPTION

Dans ce bloc dedonnées, plusieurs informations d’identification sontaffichéescommelenom et le numéro BCE de l’institution/organisme sé-lectionné ainsi que les Nom, Prénom et RN du travailleur concerné par le(s) contrat(s)affiché(s)( 25) .

NAVIGATION

Vous pouvez Modifier les informations concernant le travailleur . Dans ce cas, un nouvel écran d’encodage apparaît . Celui-ci correspond à l’écran d’encodage d’ajout d’un travailleur présenté en pages 58-62 (voir 23) .Une fois lesvariablescomplétées/modifiées,cliquezsurSauvegarder pourenregistrervosinformations,etrevenirau« Dossier du travailleur ».

Remarque ! Seul le RNdutravailleurnepeutplusêtremodifié.Celui-ciadéjàétévérifiéetacceptéparSICEaumomentdel’ajoutde ce travailleur à la liste du personnel (voir à ce sujet le point de l’Écran II .1 - Ajouter un travailleur à votre liste du personnel) .

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Liste des contrats d’un travailleur

DESCRIPTION

Enhautdecetteliste,lechiffrequiapparaîtàlasuitede« Nombre total de contrats »correspondaunombredecontratsencodésparl'employeurpour le travailleur sélectionné ( 26), qu'ils soient actifs ou clôturés (voir en bas de la capture, le contrat n°137462etlamention« Clôturé »).

NAVIGATION

Si vous devez ajouter un ou des nouveaux contrats pour ce travailleur, cli-quez sur Ajouter en haut de cette liste des contrats . SICE vous demandera alors s’il s’agit bien d’un autre contrat et non pas d’un avenant au contrat ( 27) : en effet, un avenant au contrat se met à jour en modifiant les don-nées du contrat existant et non pas en créant un second contrat .

S’il s’agit bien d’un nouveau contrat, cliquez sur « Oui »danslaboîtededialogue et complétez-le .

Dans le cas contraire, cliquez sur « Non »et,ensuite,modifiezlesdonnéesdu contrat existant : vous indiquerez la dernière situation en date de cette prestation pour l’année de référence visée dans la déclaration cadastrale .

Remarque importante ! SICE a été conçue en tenant compte de la réalité de la législation sociale belge et de la structuration des données disponibles à la BCSS . C’est pourquoi il est important de comprendre ce point, primordial pour un encodage correct : si aucune DIMONA n’a été effectuée entre deux types de pres-tationsdifférentespouruntravailleursouscontrat(parexemple :modification du régime de travail hebdomadaire du travailleur,changement de fonction dans l’entreprise, congé parental ou de maternité,etc…),celasignifiequelaprestationnes’estpasache-vée . Dans ce cas, on parlera d’un avenant au contrat et la relation contractuelle perdure . C’est la raison pour laquelle aucune DIMO-NA ne doit être effectuée . En termes d’encodage, cela implique quevousnedevezpasrenseigneruneéventuellefindeprestationdans SICE puisque celle-ci ne s’est effectivement pas achevée .

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Contrat n°xxxxxx ( 28)

DESCRIPTION

Le numéro de contrat est généré automatiquement et est propre à SICE .

Ilyaautantde« blocs d’informations »decetypequ’ilyadecontratspour ce travailleur . Chaque bloc ne reprend ici qu’une partie des infor-mations qui y sont déjà encodées : • Datededébut(etdefin)delarelationcontractuelle,• Type de relation contractuelle,• Fonction dans le contrat de travail .

C’est à partir de ces blocs que vous allez pouvoir :• Consulter, Modifier ou Supprimer un de ces contrats . Notez

quele(s)contrat(s)clôturé(s)nesontplusmodifiable(s)ousuppri-mable(s) ;

• Gérerlaoulesfiche(s) d’affectation liées à ce contrat .

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Remarque ! Si le travailleur a plusieurs contrats : Les contrats dont l’année de la Datedefindelarelationcontractuelle est anté-rieure de deux années par rapport à la récolte (exemple : lors de la récolte2019,lescontratsavecunedatedefinantérieureouégaleau31/12/2017)affichent lamention«Clôturé»enhautàdroited’unbloccontratetilsnesontdèslorsplusmodifiables,maissontencore consultables . Les contrats dont l’année de la Datedefindela relation contractuelle est antérieure de trois années par rapport àlarécoltenes’affichentplusdansledossierdutravailleur.

Remarque complémentaire ! Lorsque le travailleur n’a qu’un seul contrat, et si la Datedefindelarelationcontractuelle est an-térieure à 2 ans par rapport à la récolte, ce travailleur n’apparaîtra plus dans votre liste du personnel .

Attention ! Il ne faut jamais supprimer un contrat qui s’est achevé sauf s’il a été encodé par erreur . Si le contrat s’est ache-vé,ilsuffitd’inscrireuneDatedefinderelationcontractuelle dans le champ prévu !!!

NAVIGATION

• Consulter : pour consulter l’ensemble des informations qui ont été encodées pour ce contrat (dont celles qui n’apparaissent pas dans l’affichagesynthétiqueducontrat);

• Modifier (ou Compléter) : pour accéder à l’écran d’encodage du contrat et soit mettre à jour les données du contrat déjà encodées, soit compléter l’ensemble des variables du contrat si vous avez ajouté récemment ce travailleur à votre liste du personnel ;

• Supprimer : pour supprimer le contrat de l’écran et de SICE .

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Remarque ! Une fonctionnalité vous permet de récupérer un contratouunefiched’affectationquiauraitétésupprimésuiteàune erreur de manipulation ( 29) . Cliquez simplement sur Annu-ler dans le message de validation vert qui apparaît en haut d’écran et vous récupérerez l’encodage supprimé par mégarde . Notez ce-pendant qu’il ne sera plus possible de récupérer votre encodage si vous changez d’écran avant d’avoir cliqué sur Annuler .

ET vous pouvez aussi :

• Accéder aux Fiches d’affectation pour ce contrat, en cliquant sur leur ligne au bas de chaque bloc d’un contrat ;

• Supprimer une Fiche d’affectation pour ce contrat en cliquant sur l’icône qui est au bout de sa ligne ;

• Créer une nouvelle Fiche d’affectation pour ce contrat via l’intitulé « Cliquez sur cette ligne pour créer une nouvelle fiche ».

Notezquecette listedefichesd’affectationneserapasvidedans lecas où des données concernant ce contrat de travail ont déjà été en-codées lors de votre déclaration cadastrale annuelle précédente (et si vous avez effectué une confirmation valide) .

Remarque complémentaire ! SICE vous empêchera de Confir-mer annuellement votre déclaration si :• au moins un contrat pour un travailleur repris dans votre liste du

personnel n’est pas encodé entièrement (= ne contient pas au moins toutes les données obligatoires);

•aucunefiched’affectationn’aétéenregistréepouruncontrat.Consultez la partie « III. Confirmation »decedidacticielpourplusd’informations à ce sujet .

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Cas d'un CDI

Casd'un« contrat»Article 17, stagiaire

IFAPME ou étudiant

Casd'un« contrat»d'indépendant

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DESCRIPTION

Pour rappel, vous accédez à l’encodage du contrat d’un travailleur à partir du bouton Modifier (ou Compléter) d’un contrat situé dans la liste des contrats d’un travailleur (voir 28, page 70) .

Dans le cadastre, on entend par contrat : - les informations relatives à un travailleur sur la convention bilatérale

entre ce travailleur et un employeur conclue dans le respect de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail ;

- par assimilation, pour l’encodage, aux mêmes informations pour un travailleur régi par un statut ;

- par assimilation, pour l’encodage, à certaines de ces mêmes in-formations pour un travailleur indépendant collaborant avec l’em-ployeur .

NAVIGATION

Plusieurs blocs d’information composent le contrat et certains d’entre euxoucertainesdeleursvariabless’affichentàl’écranenfonctiondesvaleurs que vous encoderez pour d’autres variables .

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ÉCRAN II.2.1 : MODIFICATION D’UN CONTRAT

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Données d’identification du contrat du travailleur

Ceblocreprend les informationsd’identificationducontratencoursd’encodageetnepeutpasêtremodifié( 33) .

Variables à compléter

Si certaines variables sont facultatives, la plupart d’entre elles doivent obligatoirement être complétées pour que SICE accepte d’enregistrer lorsque vous cliquez sur Sauvegarder au bas de cet écran .

CONTRAT ( 34)

DÉBITEUR DU REVENU DU TRAVAILLEUR

Choisissez dans le menu déroulant, le nom de l’organisme/institution qui paie effectivement la rémunération du travailleur . Ce menu dé-roulant reprend les noms de la structure portante et des organismes subordonnés . S’il n’y a pas d’organisme subordonné, le seul nom de l’employeurs’affichepardéfaut.

Il peut arriver que l’entreprise dispose de services décentralisés (ou or-ganismes subordonnés) qui ont leur propre numéro d’enregistrement à la BCE et à l’ONSS et qui paient eux-mêmes tout ou partie le salaire de certains de leurs travailleurs . Dans ce cas, choisissez le nom du dé-biteur concerné .

Dans certains cas, un travailleur peut être rémunéré par un tiers payant (une administration dont il est détaché, par exemple) . Dans ce cas, pour rappel, il ne doit pas être encodé dans SICE actuellement (voir à ce sujet les emplois à déclarer ou non, page 25) .

Attention ! Si un travailleur n'est pas payé par l'association pour sa prestation, il ne doit pas être encodé dans SICE . Si le travailleur est un travailleur indépendant, c'est l'institution/organisme qui paie les honoraires (facture) qui doit être sélectionné .

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DATE DE DÉBUT DE LA RELATION CONTRACTUELLE

Encodez cette date : soit manuellement via le clavier, soit en cliquant sur .

• Pour un contrat de salarié (y compris Article 17, étudiant et stagiaire IFAPME) : indiquez la date à laquelle a débuté ce contrat de travail .

• Pour un indépendant : indiquez la date du début de sa première prestation au sein de l’institution/organisme .

DATE DE FIN DE LA RELATION CONTRACTUELLE

Ànecompléterqu’encasdefindecontratdetravail.C’estsouventlecas lorsque la valeur du Type de relation contractuelle sélectionné est différentede« Contratàduréedéterminée »;pensez-y.

Encodez cette date : soit manuellement via le clavier, soit en cliquant sur .

Ils’agirad’unefindecontratdanslessituationssuivantes:• Le dernier jour d’un préavis presté en cas de licenciement ou de

démission pour autant que cette date soit effectivement comprise entre le 1er janvier de l’année visée par votre déclaration cadastrale et la date à laquelle vous complétez le cadastre ;

• Fin des prestations sans préavis presté, mais paiement d’une in-demnitécompensatoiredepréavis (appelée« indemnité de rup-ture compensatoire de préavis »).Ils’agitd’uneruptureimmédiatedu contrat de travail ;

• Fin des prestations dans le cadre d’un contrat de travail à durée dé-terminée,pouruntravailnettementdéfini,d’uncontratd’étudiant,stagiaire IFAPME ou d’un contrat Article 17 ;

• Fin des prestations dans le cadre d’un contrat de remplacement lors de la reprise des prestations de la personne remplacée ;

• Fin des prestations dans le cadre d’une rupture de commun accord du contrat de travail ;

• Fin des prestations dans le cas d’une rupture de contrat de travail pour force majeure ;

• Départ à la retraite ;• Décès .

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– ÉCRAN II –

Attention ! Il est indispensable que vous indiquiez une Date de finderelationcontractuelle si un contrat de travail s’est achevé : vous ne devez donc, en aucun cas, ni supprimer ce contrat de tra-vail, ni supprimer le travailleur de votre liste du personnel !

Remarque complémentaire ! L’encodage de cette variable est facultatif, mais cet encodage est indispensables’ilyaunefindecontrat !!

ANCIENNETÉ PÉCUNIAIRE CHEZ LE DÉBITEUR DE REVENUS

A chaque déclaration cadastrale annuelle, vous devrez retourner dans le dossier de chacun de vos travailleurs pour y mettre à jour cette infor-mation . Elle ne peut malheureusement pas être incrémentée automati-quement d’une année à l’autre . En effet, plusieurs facteurs (notamment une absence de longue durée) peuvent conduire un employeur à faire l’impasse sur une année d’ancienneté .

Pour un contrat de salarié : encodez l’ancienneté prise en compte pour le paiement de la rémunération du travailleur par le Débiteur du revenu du travailleur : ancienneté barémique telle que prévue par une régle-mentation, une Convention Collective de Travail (CCT) sectorielle, une Convention d’Entreprise ou, à défaut, telle que convenue avec l’em-ployeur . Elle peut être supérieure à l’ancienneté réelle chez l’employeur ou dans le secteur . Il s'agit, en général, du nombbre d'années au 31 décembre de l'année de référence (soit l'année de récolte -1) .

Nousvousdemandonsunencodageen«annéesaccomplies».Celasignifiequevousnedevezajouteruneannéed’anciennetéàlaprécé-dente que si la date anniversaire de prise en compte est bien atteinte durant l’année de référence visée par votre déclaration cadastrale . Par exemple : une personne qui atteindrait sept années d’ancienneté en septembre de l’année prise en considération, mais qui aurait quitté l’en-treprise avant ce mois de septembre restera bien avec l’ancienneté de l’annéeprécédenteàladatedefindecontrat.

Pouruncontratd’indépendant,étudiant,stagiaireIFAPMEouArticle17 :indiquezsystématiquement«0»(zéro).

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TYPE DE RELATION CONTRACTUELLE

Indiquez ici sous quel type de relation contractuelle le travailleur a été en-gagé : contrat à durée indéterminée, contrat à durée déterminée, contrat pouruntravailnettementdéfini,statutaire,indépendant,contratArticle17, contrat d’étudiant, stagiaire IFAPME et contrat de remplacement .

Remarque ! Contrat de remplacement : si vous sélectionnez cette valeur, vous devrez compléter complémentairement des Données relatives à la période de remplacement via l’intitulé « Cliquezsurcettelignepourajouterunepériodederemplace-ment »(voirpages 82-83- section consacrée aux remplacements)

Attention ! La valeur sélectionnée pour cette variable va condi-tionner le format de l’écran d’encodage et l’apparition de variables propres aux remplacements (voir les 30, 31, 32, page 74) .

COMMISSION PARITAIRE POUR LE BARÈME APPLIQUÉ

Dans le menu déroulant :

• Pour un contrat de salarié : choisissez le numéro de la Commission Paritaire (CP) effective pour le paiement de la rémunération réelle-ment appliquée

Les possibilités de choix pour les CP sont les suivantes (liste non exhaustive en fonction de l’évolution du cadastre) :

- 100 (CP auxiliaire des ouvriers) ; - 200 (CP auxiliaire des employés) ; - 223 (CP nationale des sports) ; - 302 (CP de l’industrie hôtelière) ; - 303.01(sous-CPpourlaproductiondefilms); - 303 .03 (sous-CP pour la l’exploitation des salles de cinéma) ; - 304 (CP du spectacle) ; - 318 .01 (sous-CP pour les services des aides familiales et des

aidesdesseniorsdelaCF,RWetCG); - 319 .02 (sous-CP des établissements et services d’éducation et

d’hébergementdelaCF,delaRWetdelaCG); - 327 .03 (sous-CP pour les entreprises de travail adapté de la RW

etdelaCG);

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– ÉCRAN II –

- 329 .02 (sous-CP pour le secteur socio-culturel de la CF, de la CGetdelaRW);

- 330 (CP des établissements de santé et des services de santé) ; - 332 (CP pour le secteur francophone et germanophone de

l’aide sociale et des soins de santé) . - 337 (CP auxiliaire pour le secteur non-marchand)

• Pour un contrat de travail statutaire : les possibilités de choix pour le type d’échelle barémique en vigueur dans le secteur public sont les suivantes :

- BXL (= Charte sociale bruxelloise) ; - FWB (= Barèmes de la Fédération Wallonie- Bruxelles) ; - RGB(=RévisionGénéraledesBarèmesWallonie).

• Pour un contrat indépendant : cette variable ne doit pas être complétée .

Attention ! La valeur sélectionnée déterminera les valeurs pro-posées dans les menus déroulants des 2 variables suivantes .

FONCTION DANS LE CONTRAT DE TRAVAIL

Dans le menu déroulant, choisissez la fonction du travailleur telle qu’elle est reprise dans son contrat de travail ou selon la terminologie utilisée dans votre institution/organisme . Les choix proposés dans le menu dé-roulant sont déterminés par le choix préalable de la Commission pari-taire pour le barème appliqué .Siaucunchoixdefonctionneconvient,sélectionnez«autrefonction».

ECHELLE BARÉMIQUE APPLIQUÉE

Dans le menu déroulant, choisissez l’échelle barémique appliquée pour le paiement de la rémunération réelle du travailleur, telle qu’elle est reprise dans le contrat de travail ou selon la terminologie utilisée dans votre institution/organisme .

La valeur proposée par défaut dans le menu déroulant est déterminée par la valeur sélectionnée à la variable précédente Fonction dans le contrat de travail .

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Données relatives à la période de remplacement

DESCRIPTION

En ce qui concerne les situations de remplacements d’un travailleur (pourmaladie,congédematernité,crédit-temps,...),deuxcasdefigured’encodage sont possibles dans SICE :

• soit, un nouveau travailleurestengagédanslecadred’un« contrat de remplacement »pouroccuper leposted’un(oudeplusieurs)travailleur(s) absent(s) OU un travailleur a déjà un contrat (à temps partiel) dans l’entreprise et a conclu un contrat de remplacement complémentaire pour occuper le poste d’un (ou de plusieurs) tra-vailleur(s) absent(s) : dans ces deux cas, vous ajoutez si nécessaire le travailleur à la liste du personnel et créez un contrat dans SICE pourcenouveaucontrat.Voussélectionnez« contrat de rempla-cement »pourle Type de relation contractuelle ( 35) . Regardez bien l’écran : un bloc supplémentaire intitulé Données sur le rem-placement est apparu . En sélectionnant: « Cliquez sur cette ligne pour ajouter une période de remplacement »,vousaccéderezàlaCréation d’une période de remplacement ( 36) qu’il vous faudra compléter obligatoirement pour pouvoir Sauvegarder l’ensemble des données de ce contrat;

• soit, un travailleur a déjà un contrat de travail dans l’entreprise (à durée déterminée, indéterminée ou pour un travail nettement dé-fini)etest affecté au remplacement d’un travailleur absent rensei-gné comme permanent.Danscecas,l’apparitiondecebloc« Don-nées sur le remplacement »dépend de lavaleurchoisiepour lavariable Ce travailleur a-t-il suppléé à l'absence d'un permanent (voir 2) .

Remarque ! Ce deuxième cas de figure ne concerne que les opérateurs émargeant au décret socioculturel à l’emploi de 2008 . La variable « Suppléance d’un permanent»n’estdisponiblequelorsdelarécoltedesjustificationsdessubventionsquidébute,engénéral, à partir de la mi-août de chaque année (2) .

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Pourlesdeuxcasdefigure:encliquantsur«Cliquez sur cette ligne pour ajouter une période de remplacement », vous accéderez à laCréation d’une période de remplacement ( 36) qu’il vous faudra compléter obligatoirement pour pouvoir Sauvegarder l’ensemble des données de ce contrat .

Remarque ! Il n’est pas possible d’encoder une période de remplacement pour un contrat de type « Indépendant » ou« Article 17, étudiant et Stagiaire IFAPME ».

Une fois les variables sur le remplacement complétées (cf . ci-dessous) etsauvegardées,l’informations’affiche:- dans le contrat du travailleur remplaçant ( 37) . Si vous désirez

modifiercesdonnées,cliquezsurlalignedecettepériodederem-placement ainsi créée . Si vous désirez la supprimer, cliquez sur la en vis-à-vis de cette ligne de remplacement . Notez qu'il est égale-ment possible d'ajouter d'autres périodes de remplacement à l'in-térieur de ce contrat en répétant ce processus puisqu'un travailleur sous contrat de remplacement peut venir remplacer plusieurs em-ployés absents, pour une partie de leur temps de travail du moins ;

- dans le contrat du remplacé ( 39) ou, si ce travailleur remplacé possède plusieurs contrats actifs, dans l'un de ses contrats de ma-nière aléatoire .

Cependant, il n’est pas possible d’intervenir sur ces données à partir du contrat du remplacé . Cette information apparaît dès lors grisée et la n’est pas disponible . ( 38)

C’estdoncàpartirducontratduremplaçantquevouspouvezmodifierou supprimer ces données (donc, dans l’exemple, à partir du contrat n°137456 de la 37) .

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VARIABLES À COMPLÉTER ( 36)

TRAVAILLEUR REMPLACÉ

Tapez au minimum les 2 premières lettres du nom du remplacé et cli-quez sur .

Choisissez ensuite le nom du travailleur remplacé dans le menu dérou-lant (s’il n’y a qu’un seul nom qui correspond à votre recherche, celui-ci s’inscrit directement) .

ORGANISME DU TRAVAILLEUR REMPLACÉ

Choisissez le nom de l’organisme du travailleur remplacé dans le menu déroulant . La liste comprend tous les organismes de l’entité concernés par la FWB (s’il n’y a qu’un seul organisme qui compose votre entité, celui-ci est inscrit par défaut) .

PÉRIODE DE REMPLACEMENT

Tapezladatededébutet,sielleestconnue,ladatedefindepérioderemplacement ou aidez-vous des .

Sources de financement à l’emploi ( 39)

CONTRAT SUBVENTIONNÉ PAR UN AUTRE FINANCEMENT

Cettevariableportesurcequ’onappellegénéralementun« cofinan-cement »,c.-à-d.unsubventionnementstructurelenprovenanced'uneautre source que celle émanant de l'application du Décret Emploi 2008 delaFWB,destinéàfinancerentoutoupartiececontrat.

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Cliquez « Oui »silepostedutravailleurpourcecontratbénéficied’uneautre source de financement structurelle (financement par un autrepouvoir public ou un autre dispositif de la FWB) .

Cliquez sur « Non »silepostedecetravailleur,pourcecontrat,nebé-néficied’aucunesubventionstructurelleàl’emploi(etdoncrécurrente)autre que celle de la FWB ou s’il est sur Fonds Propres .

Danscecas,lesécransd’encodagesemodifierontpourvouspermettred’indiquerlasourcedece(s)financement(s).

Remarque ! Cette variable n’apparaît pas pour les relations contractuelles de type « Indépendant »,« Etudiant »,« Stagiaire IFAPME »ou«Article 17 ».

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– ÉCRAN II –

TRAVAILLEUR VALORISÉ POUR LA JUSTIFICATION DE LA SUBVENTION FWB

Concerne uniquement les opérateurs émargeant au Décret Emploi 2008

Cettevariablen’estaccessiblequependant larécoltede justificationdes subventions (2) .

Cette variable est toujours d'actualité pour les utilisateurs qui doivent utiliserSICEcommevecteurde justificationde leur subventiondansle cadre de l'application du Décret Emploi 2008 lors de la seconde ré-coltedesdel'année(=récoltedejustificationdessubventions).Toute-fois,dansunelogiquedesimplificationadministrative,cettevariablenedoit plus être encodée lors de la récolte des données statistique .

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Autre financement structurel à l’emploi pour ce contrat ( 40)

PRINCIPALE SOURCE

Choisissez dans le menu déroulant le type de subvention structurelle (et donc récurrente) à l'emploi parmi :

Subvention APE ; Subvention ACS ; Subvention ACS Ex-FBIE ; Subven-tion PTP Wallon ; Subvention PTP Bruxellois ; Maribel social ; Subven-tion Cocof ; Coopération Technique Belge ; Subvention provinciale ; Subvention communale ; Autre subvention (si aucune des autres pro-positions ne convient) .

Remarque ! Fonds européens, autre instance internationale, bourse, mécénat privé, voire autre administration de la FWB ou WBI peuvent constituer une « Autre subvention ».Ne tenezpascomptedecofinancementsnégligeableset/ounonrécurrents.Si le travailleur disposedeplusieurs autres sourcesde finance-ment, indiquez la plus importante comme source principale . Il vousserapossibled’indiquer jusqu’àdeuxautres sourcesdefi-nancement supplémentaires pour ce contrat en complétant les variables : Deuxième source et Troisième source .

DEUXIÈME SOURCE ET TROISIÈME SOURCE

Choisissez, s’il y a lieu, dans les menus déroulants d’autres finance-ments structurels par une deuxième, voire une troisième source de subvention complémentaire parmi :

Subvention Cocof ; Coopération Technique Belge ; Subvention provin-ciale ; Subvention communale ; Autre subvention (si aucune des autres propositions n’est exacte) .

Remarque ! Les subventions APE, ACS, ACS EX-FBIE, PTP Wal-lons ou Bruxellois et Maribel ne peuvent s’encoder que dans la Principale source puisque, en termes réglementaires, ces subven-tions à l’emploi s’excluent les unes avec les autres .

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ÉCRAN II.2.2 : FICHE D’AFFECTATION D’UN CONTRAT

DESCRIPTION

Unefiched’affectation( 41) est toujours liée à un contrat de travail (salarié ou indépendant) . Il est obligatoire de remplir au minimum une fiched’affectationparcontrat.

Ces informations permettent de connaître le Secteur d’activités du tra-vailleur dans lequel il effectue ses prestations (dit autrement : ces in-formations permettent de connaître l’affectation de ce travailleur à un secteur d’activités et la proportion – en pourcentage – de ses heures de prestations pour ce secteur en regard de la totalité des heures prestées chez l’employeur, en moyenne annuelle) .

Attention ! Pour les employeurs émargeant au Décret Emploi 2008,c'estnotammentvia lafiched'affectationque lesservicesadministratifsduMinistèredelaFWBpeuventidentifier,sibesoin,lesdonnéesnécessairesàlajustificationdevotredossierdesub-vention/agrément/reconnaissance .

Attention !Lesystèmevousempêcherade« Confirmer »votredéclaration via un contrôle prévu à cet effet si un seul des travail-leurs repris dans votre Liste du personnel concerné par la FWB (Écran II .1), pour lesquels vous avez encodé un contrat, n’a pas au minimumunefiched’affectation.

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NAVIGATION

Pouraccéderàuneficheetlamodifier,vouscliquezsursalignedansle bloc récapitulatif de son contrat à l’Écran II .2 – Dossier du travailleur ( 42) .

Fiche d’affectation : Il s’agit du regroupement d’informations complémentaires et obligatoires liéesà toutcontratdetravailleur.Laficheconcerneessentiellement les données d’affectation d’un travailleur à son secteur d’activités (= agrément ou reconnaissance ou subvention] .

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Données d’identification de la fiche du contrat d’un travailleur ( 43)

Ce bloc est identique à celui décrit supra (pages 66-67), mais aucune modificationn’estpossibleàcetteétape.Onyretrouveenoutre:• lenumérodecontratpourlequellaficheestcrééeoumodifiée;• la date de début de ce contrat ;• éventuellement,ladatedefindececontrat.

Données secteur

SECTEUR D’ACTIVITÉS DU TRAVAILLEUR

Pour rappel, un employeur est concerné par le cadastre de l’emploi non marchand s’il exerce une activité autorisée, déclarée, contrôlée, subsidiée, agréée et/ou reconnue par la Fédération Wallonie-Bruxelles (FWB) relevant des secteurs prévus dans le Décret relatif au cadastre du 19 octobre 2007 et dans son Arrêté d’exécution de 2009 .

L’employeur peut être reconnu dans plusieurs secteurs d’activités . Le travailleur s’inscrit dans la même logique .

Si le travailleur est affecté à plusieurs secteurs d’activités, il faut les ren-seignerencréantunefiched’affectationparsecteur,quecelasoitdansle cadre d’un seul ou de plusieurs contrats . Ceci nécessite la création de plusieurs Fiches d’affectation,chaquecontratayantaumoinsunefiche.

Attention ! Si le contrat d'un travailleur n'est pas concerné par les activités liées à votre reconnaissance/agrément FWB, ce contrat ne doit pas être renseigné dans SICE !

Remarque ! Les choix proposés dans le menu déroulant dé-pendent des reconnaissances/agréments/subventionnements de votre institution/organisme par la FWB . Si un secteur est omis dans le menu déroulant, veuillez prendre contact avec les agents de Direction de l’Emploi Non Marchand (DENM) à l’adresse : cadastre .emploi@cfwb .be .

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mailto:[email protected]

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Plusieurs types d’encodages sont possibles :

Cas n°1 : Le travailleur possède un seul contrat dans votre institution/organisme et est affecté à un seul secteur d’activités relevant de la FWB : créez un contrat pour ce travailleur et créez ensuite une seule fiched’affectationpourcecontratenychoisissantleseulsecteurd’ac-tivités adéquat .

Exemple:untravailleuraunseulcontrataffectéàunseulsecteur« Mu-sée »:• un seul contrat pour ce travailleur est créé dans la liste du personnel

de l’organisme agréé/reconnu;• uneseulefiched’affectationestcrééepourcecontrat,dontlava-

riable Secteur d’activités du travailleurest« Musée ».

Cas n°2 : Le travailleur possède un seul contrat dans votre institution/organisme et est affecté à plusieurs secteurs d’activités relevant de la FWB : créez-lui un contrat et créez ensuite, pour ce contrat, autant de fichesquedesecteursd’activitésdanslesquelsletravailleurexercesesprestations .

Exemple : un travailleur a un seul contrat et est affecté pour partie en « Musée»etpouruneautrepartieen« LecturePublique »:• un seul contrat pour ce travailleur est créé dans la liste du personnel

del’organismeagréé/reconnu ;• deuxfichesd’affectationsontcrééespourcecontrat,dontleSec-

teur d’activités du travailleurest« Musée »pourl'uneet« LecturePublique »pourl’autre.

Cas n°3 : Le travailleur a plus d’un contrat au sein de votre institution/organisme(casfréquentdetravailleursenpartieAPE/ACSbénéficiantd’un contrat complémentaire sur fonds propres) .Si ce travailleur est affecté à un ou plusieurs secteurs d’activité relevant de la FWB : créez autant de contrats qu’il en existe pour ce travailleur et ensuitecréezuneouplusieursfichesd’affectationpourchaqueSecteur d’activités du travailleur relevant de la FWB pour chacun des contrats créés .

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– ÉCRAN II –

Remarque !Lesfichesd’affectationdedeuxcontratsdifférentspeuventêtredanslemêmesecteurd’activités,maisunefichedoitbien être créée pour chacun des contrats .

Exemple : un travailleur a deux contrats . L’un est consacré à des mis-sionsrelativesàunereconnaissanceen« Musée »eten« LecturePu-blique ». L’autre est consacré à desmissions relatives également en« Musée »:• deux contrats pour ce travailleur sont créés dans le dossier du tra-

vailleur ;• deuxfichesd’affectation(uneficheaveclesecteurd’activités« Mu-

sée »etuneficheavec lesecteurd’activités« LecturePublique »)sont créées dans le premier contrat ;

• uneseulefiche(aveclesecteurd’activités« Musée »)estcrééedansle second contrat .

Remarque ! Chez un même employeur, il se peut que les deux contrats soientcrééspourdeux« organismesdépendants »dif-férents . La logique d’encodage reste la même . Les contrats et les fichesliéesdoiventcependanttoujoursêtrecréésdanslebonor-ganisme dépendant reconnu/agréé .

Cas n°4 : Le travailleur possède un ou plusieurs contrats au sein de votre institution/ organisme, est affecté à un ou plusieurs secteurs rele-vant de la FWB et est également affecté à un ou plusieurs autres sec-teurs qui ne relèvent pas de la FWB : créez autant de contrats concer-nés, en tout ou en partie, par la FWB pour ce travailleur . Ensuite, créez une ou plusieurs fiches d’affectation pour chaqueSecteur d’activités du travailleur relevant de la FWB dans lequel le travailleur effectue ses prestations, pour chacun des contrats créés . Aucune fiche d’affectation ne doit être créée pour indiquer les secteurs d’activités ne relevant pas de la FWB .

Exemple : un travailleur possède deux contrats chez le même em-ployeur : un contrat est consacré à des missions relatives à une re-connaissance,d’unepart,en« LecturePublique »et,d’autrepart,en

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« Musée ».UndeuxièmecontratestconsacréàdesmissionsrelativesàunereconnaissanceFWBcomme« LecturePublique »etàdesmissions« d’insertionsocioprofessionnelle »relevantdelaWallonie:• deux contrats pour ce travailleur sont créés dans le dossier du tra-

vailleur ;• le premier contrat possèderadeux fichesd’affectation (une fiche

avec lesecteurd’activités« LecturePublique »etuneavec« Mu-sée »);

• lesecondcontratpossèderauneseulefiche(aveclesecteurd’acti-vités« LecturePublique »).Etdoncaucune fiche ne doit être créée pour le secteur d’activités relevant de la Wallonie .

Attention ! Dans ce cas, au niveau de second contrat, faites très attention au calcul de la valeur à indiquer pour la variable Taux d’affectation du travailleur dans ce secteurdanslafiche,cardesmodalités particulières de calcul s’appliquent et sont explicitées ci-dessous . Puisque le travailleur est affecté en partie en insertion professionnelle,letauxd’affectationen« LecturePublique »pource contrat ne peut être qu’inférieur à 100% .

TAUX D’AFFECTATION DU TRAVAILLEUR DANS CE SECTEUR

Danschaquefiched’affectation,vousdevez indiquerunTaux d’affec-tation du travailleur à ce secteur d’activités pour le contrat qui y est lié .

Le Taux d’affectation du travailleur est la proportion (en pourcentage, sans décimale) du temps de travail total, pour ce contrat de travail, qui est consacrée à un secteur d’activités (= agrément/reconnaissance/subventionnement), en moyenne annuelle .

Attention ! Le taux d’affectation du travailleur à un secteur d’ac-tivités (= agrément/reconnaissance/subventionnement) est une notion à ne pas confondre avec le régime de travail d’un travail-leur dans le cadre de son contrat de travail (exemple : de « temps plein»,«mi-temps»,«troisquartstemps»,etc).

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Concrètement, le calcul du taux d’affectation du travailleur à ce secteur d’activités pour ce contrat se fait de la façon suivante :

Nombre d'heures affectées au secteur par semaineNombre d'heures de travail hebdomadaires prévu dans le contrat

X 100 = Taux d'affectation du travailleurà ce secteur d'activités pour ce contrat exprimé en %.

Nous vous demandons d’établir ce taux en le rapportant à l’année de référence . Si le taux d’affectation varie en cours d’année, établissez une moyenne pour l’année .

Attention ! Au sein d’un même contrat, si vous créez plusieurs fichesd’affectation, il vous sera logiquement impossiblededé-passer un Taux d’affectation du travailleur dans ce secteur cumulé de 100% puisque 100% équivaut au nombre d’heures totales pré-vues par le contrat concerné . En cas d’erreur, un message vous in-diquera l’impossibilité d’enregistrer votre encodage lorsque vous appuierez sur le bouton Sauvegarder .

Remarque !Danslecasoùune(des)fiche(s)d’affectationest(sont) déjà encodées pour un contrat et que son(leur) taux d’affec-tation (cumulé) est déjà de 100%, SICE ne vous autorisera plus à créerdefichesupplémentairepourcecontrat.

Plusieurs types d’encodage possibles liés aux exemples ci-dessus :

Cas n° 1 : un travailleur a un seul contrat (qu’il soit mi-temps, ¾ temps, temps plein…) dans une association et consacre tout son temps de tra-vailauxmissions« Musée »pourlesquellesl’associationestreconnue:• Vouscréezuneseulefiched’affectationpourleseulcontratdutra-

vailleurauseindel’associationreprenantlesecteurd’activités« Mu-sée »etuntauxd’affectationdutravailleuràcesecteurd’activitésde« 100% ».

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Cas n°2 : un travailleur a un seul contrat (qu’il soit mi-temps, ¾ temps, tempsplein…)dansuneassociationreconnue,d’unepart,en« Musée »et,d’autrepart,en« LecturePublique ».Cetravailleurconsacre60%desontempsdetravailen« Musée »et40%desontempsdetravailen« LecturePublique »:• Vouscréezdeuxfichesd’affectationpourleseulcontratdutravail-

leur au sein de l’association : - unefichereprendlesecteurd’activités« Musée »etvousindi-

querez« 60% »commetauxd’affectation; - pour l’autre fiche, vous sélectionnerez le secteur d’activités

« LecturePublique »etvousindiquerezuntauxd’affectationde«40%».

Cas n°3 : un travailleur a deux contrats (qu’il soit mi-temps, ¾ temps, temps plein…) dans une association chez le même employeur : un contratestaffectéàunereconnaissance,d’uneparten« Musée »pour60%deson tempsde travailet,d’autrepart,en« LecturePublique »pour 40% . Un deuxième contrat est consacré entièrement (100%) à la reconnaissanceen«Musée».• Vous créez au préalable deux contrats pour ce travailleur dont le

premieravecdeuxfichesd’affectation(uneaveclesecteurd’activi-tés« Musée »etuneaveclesecteurd’activités«LecturePublique»)etl’autrecontrat,uneseulefiche(«Musée»):

- danslepremiercontrat,vousencodezuneficheavecuntauxd’affectationde« 60% »pourlesecteurd’activités« Musée »et« 40% »pour«LecturePublique»;

- dans le secondcontrat, vousajoutezune seuleficheavecuntauxd’affectationde«100%»en«Musée».

Remarque ! Cet exemple ne conduit pas à ce que le travailleur aituntauxde60+100=160%en« Musée »,carcespourcen-tages sont ensuite rapportés au prorata du régime de travail pour chaque contrat . Ils ne s’additionnent jamais .

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Cas n°4 : un travailleur a deux contrats (qu’il soit mi-temps, ¾ temps, temps plein…) dans une association reconnue dans trois secteurs d’ac-tivitésdifférents:« Musée »,« LecturePublique »,« Insertionsociopro-fessionnelle »(secteurd’activitéssoustutelleparlaWallonie).Dans le premier contrat, ce travailleur consacre 60% de son temps de travailàlamission« Musée »et40%au« LecturePublique ».Danslesecond contrat, ce travailleur consacre 70% de son temps de travail à la mission« Musée »et30%àlamission« Insertionsocioprofessionnelle »(HorsFWB):• vous créez au préalable deux contrats pour ce travailleur : - le premier contrat aura deux fiches d’affectation (une fiche

aveclesecteurd’activités« Musée »etuntauxd’affectationde« 60% »;uneficheen« LecturePublique »pour40%).

- pourlesecondcontrat,vousnecréezqu’uneseulefiched’affec-tation(commepourlecasn°3)aveclesecteurd’activités« Mu-sée »et,cettefois,untauxd’affectationde« 70% ».Aucuneautrefichenedoitêtreencodéepourcecontratpuisquelesmissions« Insertionsocioprofessionnelle »(quicouvreles30autre%)nerelèvent pas de la FWB .

Remarque !1 . Si le travailleur est indépendant, il faut indiquer la part de son contrat de service (envers votre association/administration) qu’il consacreausecteurd’activitésencodésurlafiche;2 . En revanche, répétons-le, la base de données SICE étant stric-tement limitée au périmètre de la Fédération Wallonie-Bruxelles, les informations sur la proportion de temps que votre travailleur consacre à des missions pour lesquelles un autre pouvoir public assure la tutelle ne seront pas signalées .

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TYPE D’EMPLOI SUBVENTIONNÉ PAR LA FWBConcerne uniquement les opérateurs émargeant au Décret Emploi 2008

Cette variable ne sera visible et à être encoder que lors de la récolte de justificationdessubventions.(Voir2) .

Elle reste toujours d'actualité pour les utilisateurs qui doivent utiliser SICEcommevecteurdejustificationdeleursubventiondanslecadrede l'application du Décret emploi 2008 lors de la seconde récolte de l'année (= récoltede justificationdes subvention).Toutefois, toutcomme la variable Travailleurvalorisépourlajustificationdelasubven-tion FWBàlaquelleestliée,dansunelogiquedesimplificationadmi-nistrative, cette variable ne doit plus être encodée lors de récolte des données statistiques .

Remarque ! Les opérateurs émargeant au Décret emploi 2008 verront apparaître plusieurs valeurs dans un menu déroulant si le travailleur a été préalablement Valorisépourlajustificationd’unesubvention FWB . Voir 2 .

COMMENTAIRE

Si vous estimez devoir apporter des précisions à votre dossier de sub-vention/ agrément/reconnaissance, indiquez-le dans ce cadre ( 44) . L’encodage est limité à 400 caractères .

Ces informations peuvent porter sur tout élément du dossier du travail-leur . Dans quels cas ? Voici quelques exemples :

- si la fiche concerne un travailleur ayant pris un crédit temps ouun congé sans solde, précisez-le (ex : « Crédit temps à partir du 01/06/2018 »);

- si laficheconcerneun travailleurabsent longuementpourcausede maladie, indiquez-le (ex: « Maladie longue durée depuis le 15/08/2017»);

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- silaficheconcerneuntravailleurquiavusonrégimedetravailmo-difiéencoursd’année, indiquez-le (ex :«Régimede travail trois-quartstempsàpartirdu01/09/2018»);

- silaficheconcerneuntravailleurdontletauxd’affectationausec-teur d’activités a changé en cours d’année, indiquez-le (ex : « Affec-tationde50%à75%àpartirdu01/05/2018»ou«Affectationde80 %à50%àpartirdu01/07/2018»);

- si le travailleur a deux fiches parce qu’il est passé d’un secteurd’activité à un autre en cours d’année, indiquez la date de ce pas-sagedans lapremièrefiche(ex:«affectéen“Musée”àpartirdu05/03/2018»).

Vous pouvez contribuer ainsi à une lecture plus aisée des informationsencodées . Dans la mesure du possible, respectez les libellés qui vous sont donnés en exemple .

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Pagedeconfirmationpourunorganismesimple,95%descas.

PagedeconfirmationpourunestructureportanteouPouvoirOrganisateur(PO), 5% des cas .

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Quand vous aurez complété l’ensemble des informations demandées, vousconfirmerezvotreencodage( 45 et 46) .Cetécranreprend,entreautres,ladatedeladernièreconfirmation.Siaucuneconfirmationn'aétéeffectuéedansSICEpour l'annéede larécolte, le champ de cette variable est vide .Avant de pouvoir effectuer la confirmation de votre encodage, lesystème peut déceler des omissions ou erreurs via le bouton Vérifier . Unelistedecelles-ciapparaitraàl’écran.Ilvoussuffiradecliquersurlaligne pour être redirigé vers la variable à corriger .

Remarque ! Il est impossible de CONFIRMER sa déclaration sans d'abord la VERIFIER .

NAVIGATION

Lapagedeconfirmationestaccessibleàtout moment à partir de n’importe quel écran de l’application via le menu situé dans le bandeau de gauche (en rouge dans la 3) .

ÉCRAN III : CONFIRMATION

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Aprèsconfirmation,unmessagedevalidationvousindiquelesadressesverslesquelleslecourrieldeconfirmationdevotreencodageaétéen-voyé ( 47) : en pratique, il s’agit de l'Adresse courriel de contact ren-seignée à l’Écran I .2 - Données de l’entreprise .

Attention ! Vous ne pouvez Confirmer qu’UNE SEULE FOIS vos encodages . Un pop-up vous avertira de ce fait lorsque vous cliquerez une première fois sur Confirmer ( 48) .

Sivousconstatez,aprèsavoirconfirmévotreencodage,uneerreurma-jeure dans vos encodages, contactez-nous via cadastre .emploi@cfwb .be Quand nous exploitons vos données, ce sont toujours celles qui sont liéesàvotredernièreconfirmation.

Remarque ! Le faitdenepasconfirmervotredéclarationnesignifiepasquevotreencodagen’estpasenregistré!Quandvousenregistrez vos données à partir des boutons de navigation (Sau-vegarder; Enregistrer), celles-ci sont sauvegardées dans le sys-tèmemêmesivousneconfirmezpasvotredéclaration.Laconfir-mation nous permet avant tout de savoir que vous avez terminé votreencodage.Nouspouvonsalorsréaliserun« contrôlequali-té »desdonnéesintroduitesetlesutiliseràdesfinsstatistiques.Vousdevezconfirmeraumoinsunefoisannuellementvotredé-claration, après avoir complété entièrement votre encodage lors de la période de récolte des données statistiques .

CAS D’UNE STRUCTURE SIMPLE SANS ERREUR D’ENCODAGESi toutes lesdonnéesencodéesdansSICEsontcorrecteset, afindeconfirmervotreencodage,lesystèmevousdemandededirectementcliquer sur Confirmer ( 49) .

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mailto:[email protected]

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– ÉCRAN III –

ÉCRA

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Attention ! Veuillez noter qu’il vous faudra cliquer deux fois d’affilée surConfirmer pour confirmer définitivement votre dé-claration . Le système vous l’indiquera après avoir cliquer une pre-mière fois sur ce bouton .

Remarque !Vouspouvezvérifierunedernièrefoisvotreenco-dage avant de Confirmer votre déclaration . Pour ce faire, vous de-vez d’abord Vérifier votre déclaration et corriger les éventuelles erreurs d’encodages relevées par SICE . Une fois les erreurs corri-gées un bloc apparaît sous Confirmer intitulé Cliquez sur le lien ci-dessous pour visualiser votre dernier encodage validé . En cli-quant sur la mention Liste validée de votre personnel, vous pour-rez visualiser votre déclaration au format .PDF avant de Confirmer définitivement votre encodage .

CAS D’UNE STRUCTURE SIMPLE AVEC ERREUR(S) D’ENCODAGEDans le cas où des encodages ont été omis ou si des données sont perçuesparlesystèmecomme« incohérentes »,unécrand’encodagelégèrement différent apparaît ( 50) .

Le système vous indique les erreurs et vous propose de corriger vos informations. À cet effet, il affiche des lignes reprenant les noms etprénoms des travailleurs, les numéros de contrats concernés par les erreurs et le type des erreurs relevées par le système .

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CORRIGER LES ERREURS OU OMISSIONS GRÂCE AU BOUTON VERIFIERCetteaideàlacorrectionavantdepouvoirconfirmervosencodagesest un outil relativement puissant . Il vous propose des étapes succes-sives . Chaque étape n’apparaît à l’écran que si au moins une erreur est constatée pour ce qui la concerne .

Quand vous retournez à un écran contenant des erreurs, ces dernières sont généralement indiquées en surbrillance rouge et/ou des messages qui les commentent .

Étape 1 : oubli d’encodage du personnel • Message : Déclaration incohérente

Sivousavezindiquéavoirdupersonneldanslafichesignalétiquedel’organisme (Écran I .2) et que vous n’avez créé aucun travailleur dans la listedupersonnel,vousdevrezreprendrel’encodagedansl’Écran II.1(Cf . page 53) et Ajouter les travailleurs, en veillant à créer pour eux contratetfiched’affectation.

Étape 2 : des dossiers de travailleurs ne sont pas mis à jour • Message : Mettre à jour

Si des dossiers de travailleur ne sont pas mis à jour, le système va vous renvoyer au dossier du Travailleur (Écran II .2) . Vous le mettrez à jour et éventuellement vous retournerez à la liste du personnel pour en faire de même pour d’autres travailleurs (ceux qui conservent l’icône endébutdeligne).Vouspouvezaussiretournerverslaconfirmation,

appuyer à nouveau sur Vérifier pour repérer les cas concernés .

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Étape 3 : erreurs dans les contrats et les fiches • Messages : Encodage incohérent Champ incomplet Date incohérente Donnée incohérente Encodage erroné

Dans ce cas, en cliquant sur la ligne du travailleur, vous êtes directement renvoyéà l’écrandemodificationconcerné.Quandunecorrectionestsauvegardée,vousrevenezàl’écrandeconfirmation.

Étape 4 : autres erreurs constatées• Messages : Pasdefiche(pouruncontrat) Plusieursfiches»(doublon) Remplacement incohérent Recoupement

Le systèmepeaufineenfin sonanalyseetpeutencore constaterdesomissions ou incohérences .

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CAS D'UNE STRUCTURE COMPLEXE Pour les structures professionnelles dites « complexes », c’est-à-diredes structures organisées autour d’un PO, le système est quelque peu différent de ce qui vient d’être présenté .

Possibilité n°1 : Si vous représentez un organisme subordonné à la structure portante et que vous vous connectez à SICE en tant que tel, aucune date de confirmation n’est visualisable sur cet écran et seulVérifierapparaîtsurlapagedeconfirmation( 51) . En effet, pour ce type de structures, seul le PO est en mesure de Confirmer la déclaration cadastrale puisque c’est cet organisme qui en est responsable . Cependant, il est nécessaire de Vérifier l’encodage de l’organisme subordonné avant que le PO puisse effectuer la Confirmation . A défaut, comme nous le verrons ci-après, le PO peut tout de même réaliser la Vérificationdesdonnéesintroduitesparlesorganismessoussatutelleà partir de son propre compte SICE .

Possibilité n° 2 : Si vous représentez le PO d’une structure complexe et que vous vous connectez en tant que tel dans SICE, l’écran de confirmation se présente différemment (voir 47) . Vous pouvez non seulement confirmer lesdonnéesde la structureportante,maiségalementconfirmerlesdonnéesdesorganismesquiendépendent.

PourdébuterleprocessusdeconfirmationentantquePO,vousdevrezd’abord cliquer sur le bouton Vérifier qui se trouve dans le bloc du PO . Si aucune erreur n’est relevée pour l’un des organismes sous sa coupole, le système vous proposera de Confirmer directement la déclaration de celle-ci ( 52) .

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Dans le cas contraire, le système vous proposera le même système de correction que celui décrit précédemment pour les structures simples ( 53) . Une fois les erreurs corrigées, vous devrez à nouveau Vérifier l’encodage de l’ensemble des organismes dépendants et, si plus aucune erreur n’est cette fois relevée pour un autre de ceux-ci, le système vous proposera de Confirmerdéfinitivementvotredéclaration( 54) .

Une fois la déclaration cadastrale confirméepar le PO, unedatedeconfirmationapparaîtdanslechampprévudansleblocduPO.

Dans le cas des structures complexes, il est impératif que vous adoptiez une ligne de conduite cohérente pour l’encodage dans SICE afind’éviter des doubles encodages, des erreurs, voire d’éventuels bugs informatiques . Vous devrez déterminer qui encode quoi et toujours prendre en compte que l’accès à la lecture ou l’encodage dans SICE est un accès à des données à caractère personnel .

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