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Département documentation ITIC Université P. Valéry - Montpellier III Centre Du Guesclin
Avenue Jean Moulin 34500 Béziers 04 67 31 80 81
Rapport de stage Avril – Juin 2009
Licence Professionnelle TAHAR Karima Ressources documentaires et bases de données Mention management des ressources numériques
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Résumé de stage
Du 30 mars au 20 juin 2009, j’ai effectué mon stage de fin de licence professionnelle « Ressources
documentaires et bases de données » mention management des ressources numériques, à Agropolis International à Montpellier (Hérault) sous la tutelle de Chantal Salson.
Ce mémoire présente les résultats d’une étude de faisabilité pour la conception d’une bibliothèque numérique pour la communauté Agropolis International. Cette étude a porté principalement sur une analyse de l’existant des bibliothèques numériques et des logiciels. Celle-ci a abouti à la création d’un prototype de bibliothèque numérique qui sera présenté par la suite.
Agropolis International Avenue Agropolis F-34394 Montpellier 04 67 04 75 75 [email protected]
Maître de stage :
Chantal Salson Chargée de mission IST
04 67 04 75 49 [email protected]
Directeur de stage : Audilio Gonzales Mots-clés : Bibliothèque numérique
Information scientifique et technique Technologies de l’information Document numérique Logiciel Métadonnées Open-Access
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REMERCIEMENTS ............................................................................................................5 INTRODUCTION ................................................................................................................6 1ère Partie : Contexte...........................................................................................................7
I. Présentation d’un cas unique......................................................................................................... 7 1. Agropolis International ...................................................................................................... 7 2. La place de l’IST dans l’association.................................................................................. 9
II. Objectifs et déroulement du stage ............................................................................................... 10 1. La demande ....................................................................................................................... 10 2. Sujet de la bibliothèque numérique ................................................................................ 10 3. Planification du projet...................................................................................................... 11
2ème Partie : Le projet bibliothèque numérique.............................................................13 I. Phase préparatoire........................................................................................................................ 13
1. Etude préalable ................................................................................................................. 13 2. Analyse de l'existant ......................................................................................................... 16 3. Identification et sélection des documents........................................................................ 19
II. Création d'un prototype............................................................................................................... 21 1. Plateforme de création...................................................................................................... 21 2. Organisation de la collection............................................................................................ 23 3. Personnalisation de l'interface Web................................................................................ 26 4. Evolution du projet ........................................................................................................... 28
3ème Partie : Bilan du stage ..............................................................................................29 I. Bilan professionnel........................................................................................................................ 29
1. Bilan du travail accompli ................................................................................................. 29 2. De nouveaux acquis........................................................................................................... 30
II. Bilan personnel.............................................................................................................................. 31 1. Par rapport à mes stages précédents............................................................................... 31 2. Mise en avant des compétences acquises ........................................................................ 31 3. La licence professionnelle................................................................................................. 32
CONCLUSION ...................................................................................................................33 GLOSSAIRE .......................................................................................................................34 BIBIOGRAPHIE ................................................................................................................35 SOMMAIRE DES ANNEXES ..........................................................................................36
Pièces jointes :
CD-ROM 1 : Guide méthodologique
CD-ROM 2 : Prototype de la bibliothèque numérique
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REMERCIEMENTS
Pendant ce stage, j'ai eu la chance de rencontrer des personnes très accueillantes qui m'ont guidées, conseillées et aidées dans les différentes tâches que j'effectuais.
Toute ma reconnaissance à Michel Salas, Directeur, que j'ai eu l'occasion de rencontrer durant mon stage ainsi qu'à tout le personnel d’Agropolis International pour son accueil chaleureux Je tiens à remercier principalement :
Chantal Salson, maître de stage et chargée de mission IST (Information Scientifique et Technique), pour le temps qu'elle a consacré à me guider dans mes tâches et à répondre à mes diverses interrogations, mais également pour la confiance qu'elle m'a accordée en m'accueillant. Les documentalistes du réseau Agropolis International, pour leur accueil et leur disponibilité lors des visites dans les centres de documentation. Jacqueline Pericé, documentaliste au CIRAD, pour toute la documentation qu’elle m’a apporté sur le logiciel Greenstone. Enfin, je remercie Coleta Vaisman, pour sa disponibilité et ses conseils précieux.
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INTRODUCTION
A l’issue de ma licence professionnelle « management des ressources numériques », un stage de
trois mois en environnement professionnel nous donne l'occasion d'affiner ou d'orienter au plus juste notre
projet professionnel. Après mes stages de DUT en médiathèque et bibliothèque universitaire, je souhaitais
connaître davantage le milieu des associations et notamment des associations internationales scientifiques.
Le choix d’Agropolis International s’est donc fait naturellement : il s’agit de la plus grande communauté
scientifique mondiale dans son domaine et d’un cas unique en Languedoc-Roussillon.
Pour ce stage, je tenais avant tout à étudier mes attentes étaient de connaître le fonctionnement
particulier d'une association aussi importante et dans laquelle travaillent de nombreuses personnes de
statuts et de fonctions diverses. Je souhaitais également approfondir mes connaissances documentaires et
informatiques pour acquérir davantage d'expérience.
Ce mémoire témoigne de mon intégration au sein d’Agropolis International et du projet de
bibliothèque numérique qui m’a été confié. Avant de présenter la méthodologie suivie, il paraît utile de
cadrer le contexte dans lequel s’est déroulé ce projet de collaboration. Enfin, j'expose un bilan de ces trois
mois de stage et je fais part de mon projet professionnel.
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1ère Partie : Contexte
I. Présentation d’un cas unique
1. Agropolis International
a) Un rôle fédérateur
Née de l’imagination du visionnaire Louis Malassis, l’association Agropolis International a été
créée il y a 23 ans, avec le soutien de l’État et des collectivités territoriales, par les établissements de
recherche et d’enseignement supérieur impliqués, en totalité ou en partie, dans les champs thématiques de
l’agriculture, de l’alimentation, de la biodiversité et de l’environnement. Agropolis International est au
cœur de réseaux scientifiques et technologiques régionaux, nationaux et internationaux et contribue à
fournir les éléments scientifiques et technologiques permettant la mise en place de politiques de
développement. Le rapport du CNER (Comité National D'Evaluation de La Recherche 2003) réaffirme le
rôle d'Agropolis en tant « qu'espace privilégié de concertation entre les représentants du pôle agronomique,
ainsi que plate-forme pour la mutualisation de moyens en vue du montage de projets communs, en particulier
dans les champs des relations internationales, de l'information scientifique et technique et de la diffusion de la
culture scientifique et technique ». Agropolis apparaît comme un espace légitime de coordination d’animation
et d’élaboration de projets collectifs.
b) Objectifs et missions
L’association a un double objectif : d’une part, contribuer par la recherche au développement
économique et social des régions méditerranéennes et tropicales. Et d’autre part, se doter d’un espace collectif
facilitant les rapprochements entre établissements ainsi que la conduite d’actions concertées. Aujourd’hui,
le rôle et les missions d’Agropolis International se déclinent selon ces grandes fonctions :
� assurer la promotion des compétences de ses membres et de la communauté scientifique
ainsi constituée et faciliter l’accès à ces compétences pour nos différents partenaires ;
� gérer des outils et des services collectifs mis en place à l’échelle de la communauté, sur le
principe de l’économie d’échelle et de la mutualisation ;
� gérer des projets et des partenariats collectifs pour le compte de ses membres.
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c) Organisation
L’association offre un espace de rencontres et d’échanges entre établissements scientifiques et
d’enseignement supérieur et autres acteurs du développement économique et rural (collectivités
territoriales, instituts techniques, structures de transferts, entreprises, ONG, etc.). Pour cela, elle s’appuie
sur des pôles de compétences thématiques, des lieux de capitalisation et de valorisation des savoirs, des
espaces de formation et de transferts technologiques, des plates-formes d’accueil et d’échanges internationaux.
L’association Agropolis International est ainsi jalonnée de grands projets collectifs qui sont nés et
ont mûri au sein de cet espace, des projets que Louis Malassis appelait « les enfants d’Agropolis ». Parmi
les plus connus :
- Agropolis-Museum ;
- le Labex franco-brésilien ;
- le pôle de compétitivité Q@LI-MEDiterranée ;
- le RTRA « Agronomie et Développement Durable » porté maintenant par Agropolis Fondation ;
- le volet agro-environnement des Contrats de Projets Etat-Région 2007- 2013 ;
- le Comité Scientifique et Technique Agropolis ;
- le projet Campus de Montpellier.
d) Le personnel (cf. Annexe A : Organigramme) L’équipe d’Agropolis International comprend une vingtaine de salariés de l’association et une
quinzaine de personnes mises à disposition. Outre les chargés de projets, l’équipe est constituée d’agents
couvrant un large champ de compétences :
- communication, gestion et comptabilité ;
- services juridique, informatique et réseaux ;
- audiovisuel, accueil, organisation de congrès.
e) Agropolis en chiffres Agropolis International rassemble une grande communauté scientifique :
♦ plus de 2000 enseignants et chercheurs ;
♦ 92 unités de recherche, dont 28 unités mixtes de recherche (UMR) et 54 unités ;
♦ 12 établissements de formation et de recherche ;
♦ 1 groupe de concertation ;
♦ 25 membres associés ;
♦ 4 collectivités territoriales locales.
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2. La place de l’IST dans l’association
a) Présentation
Conscient de l’importance de l’IST et des services associés dans le renforcement de l’attractivité
d’une communauté scientifique notamment au plan international (et tout particulièrement vis à vis des
pays du Sud), Agropolis a encouragé depuis de nombreuses années une véritable politique en IST conduite
par la Commission Information Scientifique et Technique (CIST).
L’objectif de la CIST est de mettre en œuvre des services et actions communes visant à faciliter la
recherche d’information pour la communauté scientifique régionale et internationale dans le réseau
Agropolis International. La CIST réunit sur la base du volontariat depuis plus de 20 ans les responsables
des bibliothèques et centres de documentation des établissements membres d’Agropolis International.
Le réseau IST Agropolis International c’est :
♦ Plus de 40 centres de documentation et services d’édition regroupant environ 250 professionnels
de l’information ;
♦ des fonds documentaires de plus de 1,5 million de documents.
b) Les actions de la CIST
Voici quelques exemples des grands projets menés par la CIST :
♦ un portail documentaire offrant un accès aux compétences de la communauté de Montpellier et
de la région Languedoc-Roussillon (accès à 18 bases bibliographiques des membres d'Agropolis
international) ;
♦ une interface d’interrogation unique des catalogues, la Bibliothèque Ouverte Montpellier-
Languedoc (BOMLR), des centres de documentations et bibliothèques des organismes membres
d’Agropolis International,
♦ une plate-forme pilote pour développer des rapprochements inter-institutionnels et de nouveaux
modes d’organisation et mise en place de formations mutualisées à l’IST ;
♦ organisation de journées d’étude et d’information destinées aux scientifiques et aux
professionnels de l’information ;
♦ une formation qualifiante et professionnelle pour le personnel en poste dans les centres de
documentation.
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Pour résumer, la CIST est un relais pour les demandes extérieures qui sont orientées vers les
établissements membres : recherches d’information, recherches d’interlocuteurs, recherches
bibliographiques, etc. Des référentiels bibliographiques sont mis en place : contribution à différentes bases
nationales (Agritrop, Horizon…) et internationales (AGRIS…). L’IST est à destination principalement des
étudiants, chercheurs, doctorants de la communauté régionale et internationale. Selon les actions
envisagées, des groupes de travail sont mis en place régulièrement.
II. Objectifs et déroulement du stage
1. La demande
Initialement le projet consistait à créer une bibliothèque numérique sur une thématique du Congrès
Mondiale IAALD 2010, organisé par Agropolis International. La bibliothèque numérique devait regrouper
la production scientifique des chercheurs et enseignants du pôle montpelliérain et permettre ainsi l’accès
aux ressources sur CD-ROM. En raison de la complexité à définir une thématique concrète du congrès et
par souci de représentativité des établissements de recherche en relation avec Agropolis International, le
projet de bibliothèque numérique s’est porté sur la dernière publication du dossier d’Agropolis
International. De cette façon, si la CIST décide finalement de créer une bibliothèque numérique sur une
thématique du congrès, elle pourra utiliser la structure de la bibliothèque numérique actuelle. Par
conséquent, même si la thématique a changé, le déroulement du projet ne sera pas influencé car l’objectif
reste toujours le même : promouvoir la publication et la diffusion des ressources documentaires et
pédagogiques produites pour la communauté scientifique d’Agropolis International.
Les deux objectifs principaux de ce projet sont :
la création d’une bibliothèque numérique ;
la conception d’un guide méthodologique constitué de deux parties : une analyse de l’existant
et un guide technique pour la réalisation d'une bibliothèque numérique avec le logiciel Greenstone.
2. Sujet de la bibliothèque numérique
La thématique de la bibliothèque numérique concernera les « Dossiers d’Agropolis International »
notamment le dernier numéro publié « Sociétés et développement durable ». La série des « Dossiers
d’Agropolis International» est une des productions de l’association conçue dans le cadre de sa
mission de promotion des compétences de la communauté scientifique. Chacun de ces dossiers est
consacré à une grande thématique scientifique. On peut y trouver une présentation synthétique et
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facile à consulter de tous les laboratoires, équipes et unités de recherche présents dans l’ensemble
des établissements d’Agropolis et travaillant sur la thématique concernée.
L’objectif de cette série est de :
Permettre aux différents partenaires d’avoir une meilleure connaissance des compétences et du
potentiel présents dans la communauté,
Faciliter les contacts pour le développement d’échanges et de coopérations scientifiques et
techniques.
La bibliothèque électronique permettra l’accès libre aux documents numériques afin d’illustrer les
articles et les travaux scientifiques présentés dans chaque dossier thématique. Par "accès libre", il faut
entendre une mise à disposition gratuite sur l’Internet public, via le serveur d’Agropolis International, de
textes intégraux que chacun peut chercher, lire, télécharger, copier, transmettre, ou imprimer ; ceci se
faisant dans le strict respect des règles du droit d’auteur et de la propriété intellectuelle. Le texte intégral est
le résultat édité de la production, quelle que soit la forme du fichier, des droits afférents et de sa localisation
physique. Les documents de la collection numérique illustreront le dossier « Sociétés et développement
durable ». De ce fait, la bibliothèque sera accessible, via le serveur d’Agropolis International, à toute la
communauté scientifique en relation avec l’association. La mise en place de cette bibliothèque numérique
vise à promouvoir deux idées simples :
Diffuser et valoriser la production scientifique des établissements, membres d'Agropolis
International (travaux d'étudiants et de chercheurs), en relation avec chaque publication des
« Dossiers d’Agropolis International » ;
Réutiliser le prototype de la bibliothèque numérique pour un futur événement organisé par
la CIST (ex : le Congrès Mondial IAALD 2010).
3. Planification du projet
Planifier un projet de bibliothèque électronique consiste à identifier les différentes tâches liées à la
création de la bibliothèque, à définir les stratégies associées, à identifier les ressources nécessaires, et à
élaborer un échéancier pour accomplir ces tâches. C’est pourquoi, nous avons établi un diagramme de Gantt
(Voir ci-dessous), outil permettant de modéliser la planification de tâches nécessaires à la réalisation d'un
projet, pour avoir une vision globale des tâches à accomplir.
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Le projet s’est déroulé en deux grandes phases : l’état de l’art (l’étude du projet) et la mise en place technique
de la bibliothèque numérique (création d’un prototype). Ces deux grandes phases ont abouti à des réunions
avec les membres de la CIST afin de présenter l’avancée du projet. Pour chacune des réunions, une
présentation à été réalisée et des objectifs ont été fixés pour la suite du projet (cf. bibliographie « mes
présentations pour les réunions de la CIST»).
Etude du projet Réunion du 21 Avril
� Définition et concepts utilisés � Application du droit d’auteur � Analyse de l’existant (bibliothèques numériques et
logiciels) � Réflexion sur la thématique
Création d’un prototype Réunion du 11 Juin
� Sélection des documents � Choix du logiciel � Organisation et paramétrage du logiciel � Personnalisation de l’interface
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2ème Partie : le projet bibliothèque numérique
La création d’une bibliothèque numérique s’inscrit dans une initiative de diffusion et de promotion
de l’information et du savoir c’est pourquoi un long travail de réflexion est nécessaire. Une manière
efficace et pertinente d’entreprendre un tel examen est de réaliser un état de l’art des bibliothèques et des
types de solutions existantes. Après une étude approfondie du sujet, nous nous sommes lancés dans le
développement d’un prototype de la future bibliothèque numérique.
I. Phase préparatoire Créer une bibliothèque électronique nécessite une attention particulière dans la planification, la
mise en œuvre et la gestion des tâches : la bibliothèque doit répondre aux besoins des utilisateurs et doit
être conforme aux exigences demandées. Toute cette phase préparatoire de réflexion est décrite plus en
détail dans le guide méthodologique (cf. pièce jointe.- CD-ROM 1 : « Guide méthodologique ») c’est
pourquoi ici j’exposerai plutôt la démarche adoptée et les décisions prises pour la concrétisation de ce
projet.
1. Etude préalable à la réalisation d’une bibliothèque numérique
scientifique thématique Pour commencer, je me suis familiarisée avec le projet en définissant les concepts utilisés autour
des bibliothèques numériques. Il est important de comprendre les enjeux ainsi que les problématiques liées
aux bibliothèques numériques (droit d’auteur, sélection des documents).
a) Définition d’une bibliothèque numérique
Une bibliothèque numérique est « une collection organisée et ciblée de documents numériques
(incluant du texte, des images, des vidéos et de l’audio) et offrant des méthodes pour l’accès, la recherche,
la sélection, la création, l’organisation, la mise à jour et le partage de la collection ».
Plusieurs appellations sont utilisées lorsqu’on parle de bibliothèque en ligne :
bibliothèque numérique ou électronique : nécessite l’informatisation des catalogues et la
numérisation des fonds ;
bibliothèque virtuelle : ne dépend pas d’une bibliothèque conventionnelle (ceux sont des
ressources uniquement numériques) ;
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bibliothèque hybride : cas des ressources accessibles sur supports, ou en ligne, gérées par une politique documentaire
Les bibliothèques numériques diffèrent significativement des catalogues en permettant aux
utilisateurs d’accéder en ligne aux versions électroniques de documents en texte intégral et aux contenus
multimédia associés. Les bibliothèques numériques sont très variables en volume et en types de
documents. Les ressources peuvent être des documents initialement produits dans un format numérique ou
ayant suivi un processus de numérisation, il s’agit alors de copies numériques de documents physiques.
Dans notre cas, il s’agit d’une bibliothèque numérique (ou électronique) car ce sont des documents
numériques « natifs » ou à numériser provenant de fonds dispersés.
b) Eléments fonctionnels d’une bibliothèque numérique
Les bibliothèques numériques peuvent être mises en œuvre de différentes façons. Les éléments qui les
composent dépendent des conditions d’accès et de diffusion ainsi que de la stratégie et de la technologie
choisies. La plupart des bibliothèques numériques ont des fonctions communes, en voici les principaux
éléments fonctionnels :
Sélection et acquisition : la sélection des documents, la numérisation et/ou la conversion
de ces documents dans des formats numériques appropriés ;
Organisation : attribution des métadonnées ;
Indexation et stockage : pour rechercher efficacement ;
Entrepôt : cœur de la bibliothèque (documents, métadonnées et index) ;
Recherche et accès : interface de la bibliothèque ;
Connectivité au réseau : accès en ligne.
Pour se prétendre être une bibliothèque numérique, avec accès au texte intégral, celle-ci doit comprendre
tous ses éléments fonctionnels.
c) Identification des objectifs et des utilisateurs
Dans le but de mutualiser, les ressources documentaires de la communauté Agropolis International,
l’association a pris l’initiative de créer une bibliothèque numérique car il existe actuellement aucun
produit documentaire de ce type. La bibliothèque numérique des « Dossiers d’Agropolis International »
augmentera la visibilité des ressources numériques de la communauté sur la thématique du dossier. Elle
sera un témoin important du travail fourni par les unités de recherche et les chercheurs. Elle sera
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également d’un intérêt éducatif et de recherche pour les étudiants de la communauté locale et
internationale.
Les objectifs principaux du projet sont les suivants :
Une bibliothèque en support aux dossiers Agropolis international pour diffuser la
production des chercheurs et étudiants ;
Réaliser un prototype réutilisable pour un congrès ou d’autres dossiers thématiques ;
S’inscrire dans le mouvement de l’« Open Access » et fournir du texte intégral ;
Sensibiliser les documentalistes à l’utilisation de ce produit documentaire.
Pour répondre aux besoins du projet il est primordial de connaître ses cibles. La cible principale est
un public scientifique composé de chercheurs, étudiants internes et externes à Agropolis International,
ainsi que toute autre personne désireuse de mieux connaître l’environnement d’Agropolis International.
Dans une optique future, la bibliothèque numérique pourrait être diffusée plus largement aux pays du Sud.
En effet, les établissements de recherche tels que le CIRAD (Centre de coopération Internationale en
Recherche Agronomique) et l’IRD (Institut de Recherche pour le Développement) ont des implantations
internationales dont les pays du Sud. Cependant dans ces pays, la connexion Internet est difficile, c’est
pourquoi un accès à l’information documentaire via un CD-ROM sera un atout supplémentaire.
d) Recommandations pour la bibliothèque numérique Pour notre projet, la création d’une bibliothèque numérique représente plusieurs intérêts pour les
documentalistes. Elle doit tendre vers une bibliothèque complète dans le(s) domaine(s) qu'elle décide de
traiter, selon une démarche scientifique c'est-à-dire :
Disposer des documents incontournables et conséquents dans le cadre des dossiers
thématiques, fruit d'une sélection en association avec les documentalistes du réseau et les
scientifiques concernés par le dossier thématique ;
L’accès aux documents primaires rassemblés dans un réservoir unique : visibilité
accrue (notamment pour les travaux d’étudiants peu diffusés), valorisation à l’international,
accès au texte intégral, regroupement de documents répartis physiquement ;
Des services associés pertinents (foire aux questions, service questions-réponses,
assistance à la recherche, fourniture de documents...).
Des collections organisées (indexation efficace, recherche pertinente…)
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Les collections de la bibliothèque numérique seront constituées essentiellement de la littérature
grise scientifique récente ou ancienne (ex : les agricultures coloniales).
Ce travail m’a permis de définir les concepts liés aux bibliothèques numériques et d’identifier les éléments
fonctionnels mais aussi de comprendre les mécanismes liés à la création, à la diffusion et à l’accessibilité
de bibliothèques numériques. La définition des concepts a fait ressortir les avantages d’une bibliothèque
numérique en termes de conservation et d’accès aux ressources numériques.
2. Analyse de l’existant Je me suis rendu compte qu'un tel projet ne peut pas être entrepris sans connaître l'environnement
et sans avoir analysé en détail l'existant. C’est pourquoi j’ai réalisé un état de l’art des bibliothèques
numériques et des solutions (outils, logiciels, plateformes) pour leur création.
a) Les bibliothèques numériques Avant de démarrer un projet de création de bibliothèque électronique, il est utile d’étudier quelques
bibliothèques numériques existantes. Bien que certaines bibliothèques électroniques paraissent similaires
dans leur fonctionnement, chacune est unique. Leur singularité peut être due à l’importance donnée à un
ou plusieurs des caractères suivants : objectif de la bibliothèque électronique, utilisateurs, types et formats
des documents, domaines couverts, services fournis (incluant la recherche et l’accès), technologie utilisée.
J’ai ainsi réalisé un panorama des bibliothèques numériques spécialisées dans les domaines d’Agropolis
International mais aussi dans d’autres thématiques afin d’approfondir notre étude. La sélection effectuée
s’est portée essentiellement sur les caractéristiques listées précédemment.
Voici une liste synthétique des bibliothèques numériques analysées, dans les domaines de l’agriculture et
de l’environnement :
The New Zealand Digital Library (Bibliothèque numérique de Nouvelle-Zélande) ;
Bibliothèque virtuelle de l’ONU pour l’alimentation et l’agriculture ;
Digital documents Archive in agronomy Science (Entrepôt de documents numériques
en sciences agronomiques) ;
Projet BINAE (Bibliothèque Numérique pour les Sciences Agronomiques,
l’Environnement et le Développement Durable).
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La thématique de ces bibliothèques numériques correspond aux domaines de compétences
d’Agropolis International c’est pourquoi leur étude était intéressante pour notre sujet. Pour chacune, nous
avons étudié leur fonctionnalité-clé ainsi que leur logiciel de développement. Nous avons remarqué que la
structure des bibliothèques numériques différait ; certaines sont organisées comme un portail avec un
accès à des réservoirs documentaires (Bibliothèque virtuelle de l’ONU) ou une archive ouverte (Digital
documents Archive in agronomy Science). Pour notre étude, nous avons retenu « The New Zealand Digital
Library » car son organisation ainsi que les sujets traités s’appliquaient à notre projet. «The New Zealand
Digital Library » contient plusieurs collections, allant de l’information humanitaire aux rapports
techniques et à des collections de démonstration de documents.
Sur le plan pratique, il m’a semblé opportun d’étudier d’autres bibliothèques numériques
renommées et qui couvrent d’autres domaines que les nôtres :
Medic@ (Bibliothèque interuniversitaire de médecine et d’odontologie) ;
CNUM (Conservatoire Numérique des Arts et Métiers) ;
Bibliothèque en ligne de l’AUF (Agence Universitaire Française) ;
NSDL (The National Science Digital Library) ;
Bibliothèque numérique RERO DOC (Réseau des bibliothèques de Suisse occidentale).
L’étude analytique de ces bibliothèques numériques m’a permis d’établir des indicateurs (type et volume
des documents) et des critères de sélection des documents pour la suite de notre bibliothèque numérique.
Il en ressort que beaucoup de bibliothèques numériques ont pour finalité la valorisation d’un fonds ancien.
Nous avons également étudié des bibliothèques numériques généralistes (Gallica, Erudit, Bibliothèque
numérique mondiale, Europeana, etc.) afin de comprendre la démarche de création ainsi que leurs finalités
(cf. CD-ROM 1 « Guide méthodologique »). L’étude d’une bibliothèque numérique dans notre domaine
est intéressante pour avoir des exemples de comparaison avec notre produit final. Il est certain que chaque
bibliothèque a une approche et une apparence qui lui est propre.
b) Les solutions pour la création d’une bibliothèque numérique
Un aspect très important de la création, de l’organisation et de l’accès aux collections de documents
numériques est le logiciel utilisé. S’il est possible aujourd’hui de créer des bibliothèques numériques avec
les technologies du web et des bases de données, cela demanderait beaucoup plus d’effort de développer
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un logiciel qui intègre des fonctionnalités telles que métadonnées, recherche en texte intégral, gestion des
divers types et formats de documents, contenu multilingue et gestion des accès. Pour cette analyse des
logiciels et outils, il était important de sélectionner des solutions open-source. Plusieurs types de solutions
existent pour diffuser des documents numériques :
Les logiciels spécifiques
CDS Invenio est une suite d'applications qui fournit le cadre et les outils pour la
construction et la gestion d'un serveur autonome pour une bibliothèque numérique ;
Greenstone est une suite de logiciels pour la construction et la distribution de collections
de bibliothèques numériques.
Plateformes d’archives ouvertes
Castore est une plateforme de bibliothèques numérique ;
Dspace met en place un site de diffusion de documents numériques ;
Eprints est une plateforme pour les dépôts de documents concernant la recherche.
CMS (Content Management System : système de gestion de contenu)
Joomla avec son extension « J !Research » permet la gestion documentaire de toute une
unité de recherche qui souhaite utiliser Joomla pour gérer du contenu Web ;
LODEL est essentiellement utilisé pour l'édition de revues scientifiques en ligne ;
PLONE permet de créer et gérer facilement les aspects d'un site Web, comme les
utilisateurs, les « workflows » ou les documents attachables.
Logiciels de type SIGB (Système Intégré de Gestion de Bibliothèque)
PMB est basé sur les technologies du Web mais il est plus utilisé pour la gestion documentaire d’une bibliothèque (catalogue interne).
Nous avons envisagé plusieurs possibilités pour la diffusion des documents numériques mais toutes ces
solutions n’ont pas pour finalité la création d’une collection numérique. En effet, les plateformes
d’archives ouvertes sont utilisées pour le dépôt de documents tandis que les CMS et les SIGB sont
employés pour la gestion de contenu sur un site web ou encore la gestion des documents spécifiques aux
tâches documentaires. C’est pourquoi j’ai retenu deux logiciels CDS Invenio et Greenstone pour une étude
comparative et approfondie de leurs fonctionnalités (cf. CD-ROM 1 « Guide méthodologique ; section
étude comparative des logiciels »)
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Toutes les solutions ne sont pas adaptées à la création concrète d’une bibliothèque numérique et les
frontières sont souvent floues entre bibliothèques numériques et archives numériques scientifiques.
3. Identification et sélection des documents
Une des étapes essentielles de la création d’une bibliothèque numérique est la sélection des
documents qui demande une attention particulière car elle doit répondre aux critères et aux besoins
informationnels du public. La sélection des documents a compris plusieurs tâches et a soulevé des
interrogations.
a) Visites dans les centres de documentation
Pour procéder à la sélection des documents avec les documentalistes, nous nous sommes rendues
directement dans les centres de documentation. Ces visites nous permettaient la traduction des requêtes
dans le langage (thésaurus) et la forme (équation de recherche) de leur catalogue. Au préalable, j’ai réalisé
une grille d’évaluation (cf. Annexe B) comprenant certains critères d’évaluation (formats, types,
suggestions de mots-clés, etc.) pour guider les documentalistes dans leur sélection. Cette grille permet
également d’avoir une première estimation du volume des documents par établissement de recherche mais
aussi de connaître ceux qui nécessitent une numérisation (ouvrages anciens incontournables). En
concertation avec les documentalistes, nous avons défini les contenus et types de documents à intégrer
dans la bibliothèque numérique :
Documents récents (cinq dernières années) ;
Documents déjà sous une forme numérique (PDF, vidéo, images) ;
Documents pour lesquels les droits sont cédés aux établissements ;
Documents de synthèse (synthèse technique d’étudiants) ;
Littérature grise (rapports, mémoires de stage, thèses).
Les documentalistes nous ont également fourni des documents illustrant les projets de recherche présentés
dans le dossier « Sociétés et développement durable ».
b) L’application du droit d’auteur
Lors de la sélection des documents, la question des droits d’auteurs s’est posée car les œuvres
numérisées (nécessitant une numérisation ou déjà numériques) sont soumises à la législation sur le droit
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d’auteur. Les bibliothèques numériques ont le droit de diffuser à titre gratuit uniquement les documents
tombés dans le domaine public, c’est pourquoi elles sont généralement à vocation patrimoniale. L’état de
l’art de notre projet consistait également à comprendre l’application du droit d’auteur pour les
bibliothèques numériques. Dans notre cas, les documentalistes ont la responsabilité de s’assurer du libre
droit de diffusion en obtenant l’accord de l’auteur au travers d’un formulaire de demande de diffusion du
document.
c) Recherche documentaire et première sélection
Pour sélectionner les documents, nous avons effectué des recherches grâce à des requêtes ciblées par
grande thématique du dossier « Sociétés et développement durable ». Pour élargir les résultats de
recherche, nous avons interrogé :
les catalogues internes à partir des descripteurs du thésaurus utilisé dans les centres
de documentation ;
les bases de publications en ligne (cf. bibliographie) des établissements en
privilégiant les unités de recherche présentées dans le dossier.
Une fois les documents sélectionnés, nous avons exploité les notices en format EndNote. Nous avons
décidé de choisir ce format d’export car il est utilisé dans les centres de documentation mais il permet
aussi de faire une sélection fine en éliminant les doublons. De plus, EndNote permet de stocker, gérer et
rechercher des bases de données de références bibliographiques grâce à des filtres d’interrogation.
Pour compléter et enrichir la recherche bibliographique, les documentalistes ont élaboré des listes
bibliographiques par thématique. Après une première sélection, une cinquantaine de documents par
établissement de recherche ont été retenu pour notre prototype.
d) Constitution d’un comité scientifique
Lors de la sélection des documents s’est exprimé le besoin d’un regard scientifique pour sélectionner les
documents pertinents. Les membres du comité scientifique pourraient être composés de chercheurs
spécialisés dans les domaines concernés. Ainsi, une première sélection des documents sera réalisée par les
documentalistes de la CIST tandis que le comité aura pour mission de valider les documents sélectionnés
en fonction des domaines traités dans le dossier Agropolis International.
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L’identification et la sélection des documents est une tâche délicate car elle soulève plusieurs
interrogations en matière de droit d’auteur ou de pertinence des documents scientifiques. Les documents
doivent être pertinents et apporter une valeur ajoutée éditoriale à la bibliothèque numérique. Le soin et
l’attention apportés à la phase de sélection des documents définiront la qualité de la bibliothèque
électronique offerte aux utilisateurs.
II. Création d’un prototype Ce prototype est une première ébauche de la bibliothèque numérique (cf. pièce jointe.- CD-ROM 2 :
« Prototype de la bibliothèque numérique »). Les documents contenus dans le prototype sont des
échantillons de documents que l’on pourra trouver plus tard dans la bibliothèque numérique. Les
documentalistes nous ont fourni quelques documents numériques pour tester le logiciel.
1. Plateforme de création
a) Choix de Greenstone Pour nous décider dans notre choix, nous avons comparé les logiciels selon des critères qui nous
semblaient pertinents pour notre projet tels qu’une navigation avancée, la génération d’index de recherche,
la publication sous diverses formes, le regroupement des documents par collections thématiques,
l’intégration de plusieurs formats de document, la personnalisation de l’interface. Les expériences
réalisées par les documentalistes du CIRAD nous ont orientées pour l’utilisation de ce logiciel. Elles ont
testé et traduit un module de formation Greenstone disponible sur CD-ROM aux professionnels de
l’information (cf. bibliographie).
Notre choix s’est ainsi porté sur Greenstone car il nous semble être le logiciel le plus adapté à nos
attentes concernant la bibliothèque numérique. C’est un ensemble de logiciels dont le but est de fournir un
accès à des collections d'informations constituant une bibliothèque numérique et de construire de
nouvelles collections. Greenstone comprend deux interfaces : la GLI (Interface bibliothécaire de
Greenstone) et l’interface utilisateur disponible via le serveur fournit par le logiciel. La GLI, incluse dans
l’installation, est une application Java pour la création de collections de documents numériques.
Plusieurs fonctionnalités clés de Greenstone correspondaient à nos critères de choix pour notre
bibliothèque numérique :
22
Disponibilité multi plateformes
Greenstone est disponible pour différents systèmes ou plates-formes d’exploitation, incluant Windows
(toutes versions), Linux, Sun Solaris et Mac OS.
Accès et diffusion
Une collection Greenstone peut être publiée sur le web ou exportée sur CD-ROM. On y accède alors à
partir du CD-ROM ou du disque dur local sans recours à une connexion Internet. Cette diffusion nous
permettra de donner accès à la bibliothèque numérique dans les pays du Sud. Un serveur OAI (Open
Archives Initiative : protocole d’échanges de données entre bibliothèques) est disponible pour exporter
des notices dans une bibliothèque.
Création et gestion de collections
Greenstone propose à partir d’une interface, la consultation de plusieurs collections thématiques pour
chaque dossier.
Indexation puissante
Greenstone construit des index à partir des documents en texte intégral et à partir des métadonnées
associées à ces documents. Il gère la création des index pour différents champs des métadonnées, qu’ils
soient extraits automatiquement ou associés manuellement.
Recherche et navigation
Le logiciel indexe le texte intégral et le contenu des champs, ce qui nous permet de disposer d’une grande
variété d’options de recherche et d’une navigation personnalisable.
Formats de fichiers
Greenstone gère différents formats de fichier, tels que : HTML, PDF, DOC, RTF, courrier électronique,
texte intégral, texte en clair, PPT, etc. Ces formats de fichier sont convertis dans un format interne basé
sur du XML standard pour une indexation utilisant des modules d’extension. La diversité des formats
proposée permet de diversifier la consultation des documents dans les collections.
Extension et configuration
C’est la possibilité de configurer une collection pour personnaliser les caractéristiques de l’interface, de
l’indexation, de la navigation et de la présentation selon nos besoins. Le logiciel permet également de
gérer plusieurs profils d’utilisateurs ce qui peut être intéressant pour le dépôt de documents par les
23
documentalistes de la CIST. De nouveaux modules d’extension peuvent être développés pour des formats
de fichiers que Greenstone ne gère pas.
Multilinguisme
Grâce au standard de codage Unicode, Greenstone permet d’utiliser un large éventail d’alphabets ce qui
permet d’avoir plusieurs choix de langues pour l’interface utilisateur.
b) Tests réalisés sous Greenstone
Toutes les fonctionnalités ont fait l’objet de tests avancées sur Greenstone afin de comprendre le
fonctionnement et la gestion
l’intégration de plusieurs formats de fichiers (PDF, JPG, GIF, PNG, HTML, DOC,
RTF, WMA, MP3)
l’importation des notices à partir du serveur OAI et du protocole Z39.50 (cf.
glossaire)
la numérisation en appliquant l’OCR : Reconnaissance Optique de Caractères (cf.
glossaire) sur un ouvrage ancien provenant du fonds documentaire de l’INRA
SupAgro à Montpellier.
Afin d’avoir une idée plus précise du type de collection possible avec le logiciel, nous avons examiné plus
en détails « The New Zealand Digital Library » développée avec Greenstone.
Le logiciel libre Greenstone fournit une nouvelle manière d’organiser et de publier de l’information sur
Internet et sur CD-ROM. Le but du logiciel est de donner à l’utilisateur les capacités de construire sa
propre bibliothèque numérique. En réalisant ces tests, nous avons exploité toutes les fonctionnalités du
logiciel pour créer notre collection.
2. Organisation de la collection
L’organisation de la bibliothèque numérique consiste à définir les fonctionnalités souhaitées pour
l’interface utilisateurs des collections. L’organisation de la collection sous Greenstone n'est possible qu’à
partir de l’Interface Bibliothécaire de Greenstone (GLI).
a) Création d’une collection
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La GLI (Cf. Annexe C) est la solution technique la plus avancée pour créer des collections et pour gérer
des métadonnées. La GLI permet également de définir des champs personnalisés de métadonnées. Toute
modification de l’interface de l’utilisateur passe par la GLI. La création d’une collection avec la GLI suit
les étapes suivantes :
rassembler : collecter les documents sources de la future collection et définir un
ensemble d’éléments de métadonnées appropriés ;
enrichir : attribuer des métadonnées à chaque document source ;
concevoir : préciser les éléments de configuration de la collection tels que les index,
les éléments de classification ou « classificateurs », les formats d’affichage, etc. ;
créer : constituer la collection ;
prévisualiser : visualiser la nouvelle collection créée.
b) La recherche dans la collection (cf. schéma ci-dessous)
Greenstone propose différentes possibilités pour mener une recherche dans les collections. Elles
peuvent être regroupées en deux catégories principales : recherche en texte intégral (au travers d’une
fenêtre unique de recherche de type Google) et une recherche par formulaire. Les utilisateurs peuvent
rechercher des mots ou des groupes de mots dans le texte intégral des documents ou limiter la recherche à
un index spécifique. Nous avons déterminé des critères de recherche simples (par auteur, titre, sujet, date,
zone géographique et établissement de recherche) appelés « index de recherche » dans Greenstone. La
recherche dans la collection passe par l’attribution de métadonnées à chaque document source pendant la
création de la collection, afin de fournir les meilleurs résultats. L’attribution des métadonnées permettra
également de gérer la consultation et la recherche dans les champs. Les métadonnées sont également utiles
pour présenter correctement les résultats de recherche. Pour notre collection, nous avons adopté le schéma
de métadonnées Dublin Core dans la mesure où Greenstone intègre la gestion de cette norme.
c) Le mode de navigation (cf. schéma ci-dessous)
Greenstone définit les types de navigation possibles dans le document en utilisant des
classificateurs. Ces derniers peuvent être associés à des champs spécifiques de métadonnées pour
permettre une navigation dans ces champs. L’information concernant les classificateurs doit être décrite
dans le fichier de configuration de la collection. Nous avons spécifié des classificateurs de navigation qui
nous semblaient pertinents pour notre bibliothèque numérique: « chapitres » (chapitres du dossier),
« titres », « auteurs », « zones géographiques », « sources » (établissements de recherche) et « types de
documents ».
25
d) Présentation des résultats de recherche
Avec Greenstone, les utilisateurs visualisent des pages web qui ne sont pas stockées à l’avance mais
générées dynamiquement selon les besoins. Ceci est valable pour l’affichage des résultats de la recherche
et pour la présentation des documents individuels. Deux possibilités sont proposées pour la consultation
du document : consultation au format original et/ou en page Web (générée automatiquement en HTML).
Pour améliorer les éléments, nous avons modifiés le format d’affichage des résultats avec le langage
HTML en rajoutant les champs. Avec cet affichage, l’utilisateur à une vision globale des informations
bibliographiques du document.
Rechercher
Naviguer
Format HTML
Format original
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L’organisation de la bibliothèque numérique est une phase très importante car elle déterminera la visibilité
des documents ainsi que la pertinence des recherches pour l’utilisateur. Pour paramétrer les
fonctionnalités, nous avons étudié la documentation de Greenstone.
3. Personnalisation de l’interface Web
Il s’agit de l’interface Web créée par Greenstone, à partir de son propre serveur, pour prévisualiser
la collection. Dans la pratique, la prévisualisation révèle souvent les insuffisances soit de l’étape de
conception, soit des valeurs des métadonnées. Lors de la création de notre prototype, la prévisualisation
était très utile pour corriger des erreurs et avoir un aperçu de la collection sur le Web.
a) Paramétrage des macros
Créer une interface web riche peut rapidement devenir une tâche très complexe car Greenstone
n’est pas très adapté pour le paramétrage de son interface. Le fichier de configuration dans l’utilisation de
Greenstone est la partie la plus difficile et la structure de l’interface est définie par un langage de macros.
Les définitions de format et les fichiers de macros permettent de personnaliser l'aspect des collections
Greenstone. Ils sont très puissants mais complexes et difficiles à apprendre, c’est pourquoi la
personnalisation de l’interface était difficile à maîtriser surtout si l’on ne dispose pas de connaissances
poussées en informatique. Pour personnaliser l’interface, il a fallu modifier les feuilles de style CSS ainsi
que certains fichiers macros des pages Web de Greenstone.
b) Style de l’interface L’interface Web fournit par Greenstone est épurée (cf. Annexe D) et ne permet pas une
identification visuelle de la communauté Agropolis International c’est pourquoi nous avons modifié les
éléments graphiques de la page d’accueil ainsi que de l’interface de la collection que nous avons créée.
Pour être conformes à la charte graphique utilisée par Agropolis International, nous avons modifié le style
de l’interface graphique visible par l’utilisateur. La modification du style de l’apparence graphique
concerne la page d’accueil et la collection créée.
La page d’accueil
• L’arrière plan
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Pour l’arrière plan de l’interface, nous avons décidé d’utiliser le fond utilisé dans la plaquette de
présentation d’Agropolis International. Ce fond est adapté au sujet de notre bibliothèque numérique c'est-
à-dire l’environnement, l’agroalimentaire, mutations territoriales, développement rural, etc. L’image de la
planète terre (cf. pièce jointe.- CD-ROM 2 « Prototype de la bibliothèque numérique ») fait référence aux
échanges internationaux qu’entretient Agropolis International avec plusieurs pays dans le monde. Le logo
Agropolis International permet d’identifier de manière unique et immédiate l’association.
• Les couleurs
Les couleurs choisies permettent d’identifier les éléments significatifs dans l’interface. Nous avons choisi
la couleur bleu pour rappeler les domaines de compétences de la communauté (environnement,
biodiversité, etc.) et pour faire ressortir le texte en blanc.
• Barre de défilement horizontal
La barre de défilement (écrit en code JavaScript) est un composant d’interface graphique rattaché à une
zone d’'affichage rectangulaire. La barre de défilement permet de faire défiler le contenu de la zone en
cliquant sur les flèches « avant » et « après ». En cliquant sur l’image, l’utilisateur pourra consulter et
télécharger les « Dossiers d’Agropolis International » pour avoir une idée du contenu des collections.
• Texte de présentation
Ce texte présente synthétiquement et clairement le sujet de la bibliothèque numérique liée aux « Dossiers
d’Agropolis International ».
La collection
• La barre de navigation
La barre de navigation rouge clair permet de naviguer entre les classificateurs de navigation que nous
avons attribués pendant la création de la collection. En cliquant sur un classificateur, le bouton devient
plus foncé ce qui permettra à l’utilisateur de se repérer dans la navigation.
• Le texte de présentation
Ce texte décrit les chapitres de la collection rattachée au dossier « Sociétés et développement durable » et
présente son contenu.
28
La personnalisation de la bibliothèque numérique a été la partie la plus difficile à maîtriser car la
configuration graphique de l’interface Web de Greenstone est compliquée. Néanmoins pour donner une
meilleure ergonomie à la bibliothèque numérique, il était indispensable de changer l’apparence graphique
du site.
4. Evolution du projet
Lors des réunions avec les membres de la CIST, nous avons défini des perspectives pour la suite du projet.
a) Structure de la bibliothèque numérique Le premier prototype de la bibliothèque numérique n’est pas figé, il pourra bien sûr évoluer si la
CIST décide de le réutiliser pour diffuser et mutualiser des ressources documentaires numériques, en vue
d’un congrès par exemple. C’est pourquoi, ce prototype de la bibliothèque numérique doit être flexible,
évolutif, facile à mettre à jour et très ergonomique.
Pendant le déroulement du projet, des idées évolutives ont été soulevées et devraient être développées :
L’intégration des services aux utilisateurs : foire aux questions, services
questions/réponses, ajout de flux RSS des nouveautés ;
Développement et paramétrage du serveur OAI pour l’exportation des notices ;
Organisation plus pertinente de la bibliothèque numérique (par exemple : le
classificateur de navigation « source » devra être renommé « instituts » pour identifier
clairement les établissements de recherche) ;
Trouver un nom et/ou un sigle significatif qui permet d’identifier ce produit
documentaire commun.
b) Sélection des documents et droits d’auteurs
Après discussion entre les membres de la CIST et le coordinateur Pierre-Marie Bosc du dossier
« Sociétés et développement durable », il a été convenu qu’une première sélection des documents par les
documentalistes aura lieu avant validation par un comité scientifique. Les documentalistes de chaque
établissement de recherche devront s’assurer du libre droit pour la diffusion des documents.
29
3ème Partie : Bilan du stage
Il paraît essentiel d’établir un bilan objectif du travail accompli pendant ce stage. Le bilan de cette
expérience à Agropolis International est très positif. Mes stages réalisés précédemment m’ont appris les
bases du métier de documentaliste. Mais ce stage de trois mois en milieu professionnel m’a permis de
mettre en pratique mes acquis et de mieux comprendre l’environnement d’une association internationale.
I. Bilan professionnel
1. Bilan du travail accompli Tout au long de mon stage, j’ai pu me rendre compte de l’importance de l’Information Scientifique
et Technique (IST) dans les réseaux d’échanges d’une association de ce type. En effet, l’IST regroupe
l'ensemble des informations produites par la recherche et nécessaires à l'activité scientifique. L’IST
encourage et développe les échanges, la production et la diffusion d’informations scientifiques et
technologiques. J’ai pu voir qu’un système d’IST nécessitait une démarche de mutualisation des
compétences, des ressources et des moyens de toute la communauté Agropolis International.
Effectivement, les relations interprofessionnelles entre les documentalistes des établissements de
recherche sont très importantes, ce qui rend la CIST dynamique.
J’ai été ravie d'effectuer mon stage au sein du service IST d’Agropolis International car ses
missions sont diverses et elles représentent une véritable opportunité pour la vie de l’association. La CIST
met en œuvre des actions et des services pour donner l’accès aux ressources documentaires de la
communauté or un produit documentaire tel qu’une bibliothèque numérique n’a jamais été développée. En
créant le premier prototype d’une bibliothèque numérique, j’ai apporté à la CIST une nouvelle solution
attractive et pertinente, s’inscrivant dans le mouvement des technologies Internet et du web.
De plus, j’ai découvert une bibliothèque numérique ainsi que tous les concepts et problématiques
liés à sa création. Le projet permettra de sensibiliser, former et encourager les professionnels de
l’information Agropolis International à développer ce type de produit, dont ils n’avaient pas ou peu
d’expérience. Les pistes de travail, pour la suite du projet vont dépendre des décisions prises par les
membres de la CIST mais l’idée de présenter ce nouveau produit a été soulevée pour un séminaire prévu
en novembre 2009 concernant les travaux de recherches menés pour Agrimonde et le Congrès Mondial
IAALD 2010. La CIST m’a proposé de collaborer pour produire un document de communication
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(brochure ou poster) afin de présenter au public de ces congrès le projet bibliothèque numérique. De ce
fait, je serais amenée à être en relation avec les documentalistes après mon stage, ce qui me permettra de
suivre l’évolution du projet que j’ai débuté.
2. De nouveaux acquis
Pour les décisions et les grandes missions réalisées, j’ai travaillé en étroite collaboration avec mon
maître de stage ; ce qui m’a permis d’échanger des idées et de me former à l’informatique documentaire
(cf. glossaire). Je me suis intéressée personnellement à la prise en main de Greenstone, tout en gardant à
l’esprit que je pouvais trouver conseil auprès de mon maître de stage. La confiance témoignée par ma
responsable de stage m’a permis de prendre de l’assurance et des initiatives.
Durant ce stage, j'ai pu utiliser les logiciels que nous avons abordés pendant la formation tel que
EndNote, mais aussi exploiter le logiciel Greenstone que je ne connaissais pas. J’ai eu l’occasion
d’approfondir mes connaissances d’EndNote en utilisant ses fonctionnalités diverses. Quant à Greenstone,
il m’était difficile de le maîtriser, mais en même temps il paraissait intéressant à utiliser pour produire une
bibliothèque numérique. Je me suis formée personnellement à ce logiciel en étudiant la documentation et
en testant techniquement ses fonctionnalités. Concernant la partie graphique de Greenstone, cela m’a
donné l’occasion de mettre en pratique mes connaissances en HTML ainsi qu’en CSS. Les problèmes
rencontrés avec Greenstone étaient nombreux (problèmes d’installation et de configuration) mais avec de
l’entraînement je trouvais des solutions pour les résoudre.
Toutes les étapes du projet m’ont donné l’opportunité de faire appel à d’autres sources aussi bien
techniques, qu’intellectuelles (recherche de documentation technique, exploitation des listes de diffusion
...) et de mener une réflexion sur les documents à sélectionner, réflexion qui a porté sur leur droit de
diffusion, leur usage, leur format et leur intérêt pour la bibliothèque numérique. Même si Agropolis
International ne dispose pas d’un centre de documentation, de part mes visites j’ai découvert plusieurs
centres de documentation et ainsi j'ai pu comprendre leur fonctionnement général.
Ayant côtoyé pendant deux mois les membres de la CIST, je me suis très vite aperçue que les
relations humaines jouent un rôle très important. En effet, une bonne entente au sein d’une équipe
constitue une base essentielle à un travail efficace. J’ai ainsi pu développer mon réseau de relations
professionnelles avec les documentalistes des établissements de recherche ce qui pourra m’être utile plus
tard dans ma profession.
31
II. Bilan personnel
1. Par rapport à mes stages précédents
Mes stages réalisés en DUT étaient plutôt des stages d’apprentissage des « métiers traditionnels »
(documentaliste, bibliothécaire, etc.) alors que pendant ce stage, j’ai pu mettre en avant mes connaissances
et compétences en documentation électronique en adéquation avec les technologies numériques. Ce stage
m'a apporté, en plus, la prise de conscience de ma capacité à m’adapter à un environnement professionnel
plutôt scientifique. Avec ce stage, j'en ai fait l'expérience et je sais qu'à terme, il me plaira d’allier mes
connaissances documentaires à l’informatique.
Mes missions à Agropolis International ont été plus proches de mes aspirations professionnelles et
elles correspondent davantage à ce que je souhaitais expérimenter : l’informatique appliquée à la
documentation.
2. Mise en avant des compétences acquises
En informatique et en documentation Ce projet m’a permis de mettre en avant mes connaissances en informatique (langages utilisés,
fonctionnement des macros de Greenstone…) et de réaliser une prestation de service pour un intervenant
extérieur. Cet aspect m’a plu. La documentation numérique nécessite une bonne maîtrise des outils de
recherche et de diffusion. La mise en ligne à distance de produits, de services, de ressources ou d’outils
documentaires représente un avantage considérable pour promouvoir et communiquer auprès de son
public. J’ai également pu mettre en pratique mes connaissances documentaires (saisie des métadonnées,
interrogation des bases documentaires) et informatiques.
En communication Toutes les connaissances en informatique que j’ai acquises durant ma formation m’ont été indispensables.
Tous les travaux de groupes, les mises en situations professionnelles ainsi que les exposés oraux m’ont
donné l’occasion de me remettre en question, de prendre des initiatives et d’évoluer au-delà de mes
limites. Ces expériences m’ont été très utiles lors de ce stage notamment en ce qui concerne les relations
avec autrui.
En gestion de projet
32
Ce stage m'a aussi permis d'acquérir des compétences en gestion de projet. En effet, j'ai eu la chance de
conduire un projet collaboratif de réalisation d’une bibliothèque numérique depuis sa conception jusqu'à
sa diffusion sur support électronique. Souvent le travail des professionnels du management de
l’information, de la documentation électronique et plus particulièrement du web ont la charge de conduire
un projet de développement d’outils documentaire numérique, c’est pourquoi cette première expérience a
été une véritable opportunité pour mon projet professionnel.
3. La licence professionnelle Les missions que j’ai effectuées au cours de ce stage m’ont permis de mettre en pratique les
enseignements suivis au cours de ma formation, notamment les cours de techniques documentaires en ce
qui concerne la saisie des métadonnées, et les cours de droit d’auteur pour l’application du droit
concernant la diffusion numérique des documents. La licence professionnelle a répondu à mes attentes et à
mes aspirations personnelles.
Dans cette optique, je souhaite entrer dans la vie active en cherchant un poste qui allie la
documentation et l’informatique afin de mettre en pratique mes connaissances et compétences acquises
pendant ma formation. J’espère que j’aurai l’occasion pendant ma vie professionnelle de conduire un
projet de bibliothèque numérique ou d’informatisation.
33
CONCLUSION
Au fur à mesure de ma formation, mes goûts se sont portés vers le domaine de l’informatique, et
plus précisément la documentation numérique. Un métier où je serais en contact avec le public et où je
pourrais toujours mettre en avant mes connaissances documentaires et informatiques correspondrait à mes
attentes. Pour cela, il faut avoir un bon sens du relationnel et rester à l’écoute de ses utilisateurs, être
rigoureux et développer l’aptitude à la négociation. Lors de ce stage, j'ai pu prendre conscience des
qualités nécessaires à l'exercice du métier de professionnel en management de l’information et de la
documentation numérique, qualités sur lesquelles je vais devoir me concentrer pour m'approcher au plus
près des réalités du métier. Néanmoins, l’informatique ne doit pas faire oublier la tâche essentielle d’un
documentaliste, qui est d’établir une médiation entre le public et le document. Ce stage m’a permis de
mettre en pratique mon goût prononcé pour la documentation appliquée au numérique, d’évaluer
concrètement mes connaissances et compétences, et de mettre en pratique les apports théoriques. Je pense
avoir su apporter mon aide lors de ce stage et avoir fait preuve de professionnalisme.
D’autre part, mon stage à Agropolis International a affiné mon projet professionnel. Il a confirmé
mon désir d’exercer dans les métiers du Web et de la documentation, plus particulièrement vers la
documentation numérique.
34
GLOSSAIRE
Protocole OAI
L'OAI-PMH (Open Archives Initiative’s Protocol for Metadata Harvesting) ou protocole OAI facilite
l’ échange de données entre des fournisseurs de données (par exemple des bibliothèques ou des musées...)
et un fournisseur de service (qui peut être aussi une bibliothèque, un centre de documentation, un portail
thématique ou local désirant rassembler des données). Ce protocole d’échange permet de créer,
d’alimenter et de tenir à jour, par des procédures automatisées, des réservoirs d’enregistrements qui
signalent, décrivent et rendent accessibles des documents, sans les dupliquer ni modifier leur localisation
d’origine (définition du Ministère de la Culture et de la communication)
Protocole Z39.50
Le protocole Z39.50 est un protocole de communication informatique client-serveur pour rechercher à
travers un réseau informatique des informations dans des bases de données. Il est surtout utilisé par les
bibliothèques pour interroger simultanément plusieurs catalogues. Son évolution est coordonnée par la
Bibliothèque du Congrès des États-Unis dont une agence spécialisée anime le ZIG (Z Interest Group). Ce
protocole a donné lieu à la norme américaine ANSI/NISO Z39.50 et aux normes ISO 23950 (définition de
Wikipédia).
OCR (Optical Character Recognition) La Reconnaissance Optique de Caractères est une technique qui, à partir d'un procédé optique, permet à un
système informatique de lire et de stocker de façon automatique du texte dactylographié, imprimé ou
manuscrit sans qu'on ait à retaper ce dernier. Un logiciel OCR permet par exemple à partir d'un texte
scanné, d'extraire la partie textuelle des images, et de l'éditer dans un logiciel de traitement de texte
(définition de Futura-Techno, le nouveau magazine high tech).
Informatique documentaire Informatique appliquée au document. Essentiellement axée sur la recherche de documents dans les années
soixante, puis sur la gestion et l'organisation, l'informatique documentaire a évolué en prenant en compte
les fonctions de production et de diffusion des documents (définition de l’ADBS : Association des
professionnels de l’information et de la documentation).
35
BIBIOGRAPHIE Documents papiers BOSC Pierre-Marie (coordinateur). 2008, Sociétés et développement durable : apport des sciences sociales. Montpellier : Agropolis International, 66p. (Dossiers d’Agropolis International, n°7) [http://www.agropolis.fr/pdf/dossier-societes-developpement-durable.pdf] BOUVIER-AJAM Laurent, COTTE Dominique, PHILIPPET Sophie. 2007, Etude d'opportunité portant sur la création d'une Bibliothèque Numérique pour les Sciences Agronomiques, l'Environnement et le Développement Durable (BINAE), 69 p. (Rapport d’étude) Sites Web Mes présentations pour les réunions CIST http://www.ist.agropolis.fr/index.php?option=com_content&task=view&id=21&Itemid=52 Agropolis International
� Site institutionnel : http://www.agropolis.fr/ � Portail IST : http://www.ist.agropolis.fr/
Interrogations des bases de publications en ligne
� Base Horizon de l’IRD (Institut de Recherche pour le Développement) : http://www.documentation.ird.fr/
� Bases de publications et documentaires du Cemagref : http://cemadoc.cemagref.fr � Catalogue commun de l’ENGREF (Ecole nationale du génie rural, des eaux et des forêts)
AgroParisTech : http://exlibris.engref.fr/engr-cgi/cadcgi.exe?CMD=CHERCHE&MODELE=present.html&table=DEFAULT&query=1
Documentation Greenstone
� Site institutionnel : http://www.greenstone.org/ � Wiki de Greenstone : http://wiki.greenstone.org/wiki/index.php/GreenstoneWiki � Numérisation : http://www.univ-tiaret.dz/biblio/Greenstone/docs/french/Paper.pdf � Personnalisation de l’interface : http://www.wrlc.org/dcpc/UserInterface/interface.htm � Présentation de Greenstone : http://www.thematic74.fr/article.php3?id_article=279 � Liste de discussion francophone : http://www.freelists.org/list/greenstone_fr � Weblog francophone : http://greenstone.biblio-net.org/
Etat de l’art des bibliothèques numériques et logiciels Se référer au guide méthodologique (CD-ROM 1 : « Guide méthodologique ») CD-ROM de formation FAO, Numérisation et bibliothèques électroniques : Kit de ressources pour la gestion de l'information (IMARK), 2006, 1 disque optique numérique (CD-ROM).
36
SOMMAIRE DES ANNEXES
Annexe A ........................................................................................................... 37
Annexe B ........................................................................................................... 38
Annexe C ........................................................................................................... 39
Annexe D ........................................................................................................... 40
37
Direction Président Directeur Bernard Hubert Michel Salas
Chargés de projet
Coopération internationale et partenariats
- Sylvie Albert, Patrick Bisson,
- Jacques Bonnafé - Paula Dias, Chantal Dorthe, - Denis Lacroix, - Yves Savidan, Michel Soulié
Valorisation et développement économique
- Fabien Boulier, Patrick Bisson,
- Eric Fargeas, Chantal Salson
Offre de recherche et de
formation Fabien Boulier
Information Scientifique et
Technique Chantal Salson
Diffusion de la culture scientifique
et technique Michel Chauvet
Communication
Gestion du site Internet
Laurence Monin Chargée de communication et
relations presse
Nathalie Villeméjeanne Assistante de communication
Inès Riera
Services
généraux
Informatique et réseaux
Jean Cerda Jean-Pierre Allano
Gestion et comptabilité
Jean Artacho Marion Frémont
Jacqueline Lombard
Accueil des scientifiques étrangers
Claudine Soudais
Bâtiment et salles
Sonia Benassi Annie Maillard
Jean-Marie Roques
Assistantes
Secrétariat présidence Marie-Claude Kohler
Assistantes de projets
- Brigitte Cabantou - Annie Maillard - Mireille Montes de Oca - Marisa Noël - Joëlle Nuguet
Annexe A : Organigramme d’Agropolis International
38
Annexe B : Grille d’évaluation
CRITERES
Suggestions
de mots-clés
Types de documents
(livres, images, articles de
revues, thèses, travaux
d'étudiants, rapports)
Formats des documents
(pdf, jpg, avi, etc.)
Volumes des
documents (estimation)
Droits sur les
documents
Nature des documents
(à cocher)
A
numériser
Déjà
électroniques
A
numériser
Déjà
électroniques
A
numériser
Déjà
électroniques
A
numériser
Déjà
électroniques A numériser
Déjà
électroniques
Dynamiques
territoriales et
mutations des
systèmes de
production
- Globalisation ;
- Reconversions
industrielles ;
- Mutation d’espaces
ruraux ;
- Action publique
territoriale
- Système de production
Filières, normes,
marchés et
stratégies
d’acteurs
- Commercialisation et
distribution;
- Economie de la
production;
- Economie de la
consommation
Environnement
et gestion des
ressources
naturelles
- Conservation de la nature
- ressources foncières
- gestion des écosystèmes
- biodiversité
Biens publics,
politiques
publiques et
régulations
internationales
- Mondialisation
- Gouvernance
- Relations internationales
- Système politique
- Politique publique
- Régulation
Des méthodes
et des outils
adaptés à la
diversité des
problématiques
- Modélisation
- Systèmes socio-
économiques et biologiques
- Démarches comparatives et
compréhensives
CH
AP
ITR
ES
DU
DO
SS
IER
Des expertises
collectives pour
répondre à des
questions de
société
- Acteurs secteur
privé/public
- Enjeux de société
- Mutations des secteurs
agroalimentaires
39
Annexe C
GLI (Interface Bibliothécaire de Greenstone)
40
Annexe D
Interface Web (par défaut) de Greenstone