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Rapport annuel de gestion Exercice financier 2015-2016
Permis d’exploitation N° : 1104 – 4823
Centre d’hébergement et de soins de longue durée Providence–Saint-Joseph inc.
5605, rue Beaubien Est Montréal (Québec) H1T 1X4 Téléphone : 514 254-4991
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TABLE DES MATIERES
LISTE DES ACRONYMES _____________________________________________________ 4
MESSAGE DES AUTORITÉS ___________________________________________________ 5
1. MESSAGE DE LA PRÉSIDENTE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ET
DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE ______________________________________________ 5
2. DIRECTION D’ÉTABLISSEMENT, SOINS ET SERVICES CLINIQUES (DESSC) ___________ 7
DÉCLARATION DE FIABILITÉ DES DONNÉES ET DES CONTRÔLES AFFÉRENTS ___________ 9
PRÉSENTATION DE L’ÉTABLISSEMENT ________________________________________ 10
1. HISTORIQUE DE L’ÉTABLISSEMENT _______________________________________________ 10
2. MISSION _____________________________________________________________________ 11
3. STRUCTURE DE L’ORGANISATION ________________________________________________ 12
3.1. STRUCTURE ADMINISTRATIVE – ORGANIGRAMME _____________________________ 12
3.2. DIRECTION GÉNÉRALE ____________________________________________________ 13
3.3. DIRECTION D’ÉTABLISSEMENT, SOINS ET SERVICES CLINIQUES __________________ 13
3.4. DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ____________________________________ 20
3.5. DIRECTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES __________________________________ 23
3.6. DIRECTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES ET TECHNIQUES ___________________ 24
CONSEILS OU COMITÉS DE L’ÉTABLISSEMENT _________________________________________ 31
1. CONSEIL D'ADMINISTRATION ___________________________________________________ 31
2. LES INSTANCES RELEVANT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION _________________________ 32
COMITÉ DE VIGILANCE ET DE LA QUALITÉ _______________________________________________ 32
COMITÉ DE GESTION DES RISQUES ____________________________________________________ 33
FAITS SAILLANTS ___________________________________________________________________ 34
PLAN DE SÉCURITÉ 2015-2017 _________________________________________________________ 34
PRÉVENTION ET CONTRÔLE DES INFECTIONS ____________________________________________ 35
RÉSULTATS VACCINATION ANTIGRIPPALE 2015-2016 POUR LA CLIENTÈLE ____________________ 35
RÉSULTATS VACCINATION ANTIGRIPPALE 2015-2016 POUR LES MÉDECINS, LE PERSONNEL ET
LES BÉNÉVOLES _____________________________________________________________________ 35
COMITÉ DES USAGERS _______________________________________________________________ 36
3. AUTRES COMITÉS _____________________________________________________________ 37
COMITÉ LOCAL DES MESURES D’URGENCE _______________________________________________ 37
ACTIVITÉS DE L’ÉTABLISSEMENT RELIÉES À LA GESTION DES RISQUES ET DE LA QUALITÉ ____________________________________________________________________________ 38
1. AGRÉMENT ET VISITES D’AMÉLIORATION DE LA QUALITÉ ____________________________ 38
2. SÉCURITÉ DES SOINS ET DES SERVICES ___________________________________________ 38
3. EXAMEN DES PLAINTES ET PROMOTION DES DROITS ________________________________ 38
APPLICATION DE LA POLITIQUE PORTANT SUR LES SOINS DE FIN DE VIE ____________ 39
RESSOURCES HUMAINES DE L’ÉTABLISSEMENT _________________________________ 39
RESSOURCES FINANCIÈRES ________________________________________________ 39
RÉSULTATS FINANCIERS ___________________________________________________ 39
L’ÉTAT DU SUIVI DES RÉSERVES, COMMENTAIRES ET OBSERVATIONS ÉMIS PAR L’AUDITEUR INDÉPENDANT _________________________________________________ 39
ANNEXES AU RAPPORT ANNUEL DE GESTION ___________________________________ 39
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AC AGRÉMENT CANADA
APTS ALLIANCE DU PERSONNEL PROFESSIONNEL ET TECHNIQUE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX
BCM BILAN COMPARATIF DES MÉDICAMENTS
CA CONSEIL D’ADMINISTRATION
CGR COMITÉ DE GESTION DES RISQUES
CHSLD CENTRE D’HÉBERGEMENT ET DE SOINS DE LONGUE DURÉE
CIUSSS CENTRE INTÉGRÉ UNIVERSITAIRE DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX
CRDITED CENTRE DE RÉADAPTATION EN DÉFICIENCE INTELLECTUELLE ET EN TROUBLES ENVAHISSANTS DU DÉVELOPPEMENT DE MONTRÉAL
CRT COMITÉ DE RELATIONS DE TRAVAIL
CSST COMMISSION DE LA SANTÉ ET DE LA SÉCURITÉ DU TRAVAIL
CLMU COMITÉ LOCAL DES MESURES D’URGENCE
CVQ COMITÉ DE VIGILANCE ET DE LA QUALITÉ
DG DIRECTION GÉNÉRALE
DESSC DIRECTION D’ÉTABLISSEMENT, SOINS ET SERVICES CLINIQUES
LSSSS LOI SUR LES SERVICES DE SANTÉ ET LES SERVICES SOCIAUX
MAH MÉCANISME D’ACCÈS À L’HÉBERGEMENT
MOI MAIN-D’ŒUVRE INDÉPENDANTE
MSSS MINISTÈRE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX
PCI PRÉVENTION ET CONTROLE DES INFECTIONS
PDRH PLAN DE DÉVELOPPEMENT DES RESSOURCES HUMAINES
PDSB PRINCIPES POUR LE DÉPLACEMENT SÉCURITAIRE DES BÉNÉFICIAIRES
RBQ RÉGIE DU BÂTIMENT DU QUÉBEC
SAMS SOCIÉTÉ POUR LES ARTS EN MILIEU DE SOINS
SST SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL
LISTE DES ACRONYMES
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1. MESSAGE DE LA PRÉSIDENTE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ET
DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE
Le rapport annuel de gestion du Centre d’hébergement de la Maison-Saint-Joseph, devenu
le CHSLD Providence–Saint-Joseph le 1er janvier 2016, présente les résultats et faits
saillants de l’exercice 2015-2016. Au fil des pages, vous serez témoins du dynamisme de
notre organisation et constaterez les efforts déployés pour améliorer la qualité des soins
et des services, la sécurité ainsi que la vitalité du milieu de vie des personnes hébergées.
Fières et fiers des réalisations décrites dans cette publication, nous veillons à ce que
les résidentes et résidents demeurent la priorité absolue et que les soins et services leur
soient prodigués avec compassion, dans un esprit d’équipe et de collaboration.
Des jalons importants du plan stratégique ont été
franchis durant cette seconde année de
la planification triennale. La démarche reliée au
déploiement des valeurs Providence a su capter
l’intérêt et l’énergie de l’ensemble du personnel. La
justice, l’excellence, la compassion, le respect de la
vie et l’imputabilité sont les valeurs qui nous guident
au quotidien dans notre offre de soins et de services
aux personnes hébergées. L’acronyme des valeurs,
JECRI, constitue un joyeux prétexte comme cri de
ralliement.
La conception de la nouvelle identité visuelle du CHSLD Providence–Saint-Joseph a
nécessité plusieurs mois de travail de réflexion, d’analyse et de création avant de
connaître son aboutissement. Le lancement de la nouvelle image corporative a eu lieu en
fin d’année et les commentaires ont été très positifs.
MESSAGE DES AUTORITÉS
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Le CHSLD Providence–Saint-Joseph est une organisation à but non lucratif, laquelle, au
plan de la gouvernance, est administrée par un conseil d’administration de 7 membres,
composé de 4 religieuses et 3 membres laïques.
En ce qui concerne l’encadrement supérieur, nous avons accueilli un directeur des
ressources financières intérimaire, à la fin du mois de mai, à la suite d’une vacance de
près de 3 mois dans cette direction. Nous avons également dû composer avec le départ
du directeur des ressources matérielles et techniques, en juillet, et le recrutement d’un
nouveau directeur.
La démarche de relocalisation de 34 lits du CHSLD Providence Notre-Dame de Lourdes au
CHSLD Providence–Saint-Joseph constitue toujours un dossier prioritaire et continue de
faire l’objet de représentations auprès des instances concernées.
Au plan budgétaire, une démarche d’amélioration de la performance financière a été
amorcée. Les efforts consentis par l’ensemble des équipes et les mesures d’optimisation
mises en place ont permis de réduire les dépenses. Les efforts doivent cependant se
poursuivre pour maintenir l’équilibre budgétaire. Les défis demeurent grands, mais nous
pouvons compter sur une équipe mobilisée et résolue à atteindre les objectifs fixés.
Depuis l’entrée en vigueur, le 1er avril 2015, de la Loi modifiant l’organisation et
la gouvernance du réseau de la santé et des services sociaux, notamment par l’abolition
des agences régionales, le CHSLD Providence–Saint-Joseph s’inscrit comme fier partenaire
du réseau territorial de services du CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal et conclut
certaines ententes de services à cet effet.
Au nom des membres du conseil d’administration et de la direction du CHSLD Providence–
Saint-Joseph, nous saluons les efforts remarquables de tout le personnel, des médecins,
des bénévoles, des divers partenaires, des gestionnaires et de toute l’équipe de direction
qui font de notre établissement un milieu de vie d’une grande richesse pour toutes nos
personnes hébergées et qui concrétisent la mission au quotidien.
Sœur Claire Houde, s.p. Danielle Gaboury Présidente du conseil d’administration Directrice générale
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2. DIRECTION D’ÉTABLISSEMENT, SOINS ET SERVICES CLINIQUES (DESSC)
Le CHSLD Providence–Saint-Joseph a connu de nombreux développements au cours de l’année, laquelle fut teintée par la fermeture de l’Agence de la santé et des services sociaux ainsi que par la création de Centres intégrés universitaires de santé et de services sociaux (CIUSSS), et qui a aussi été ponctuée par de grands bouleversements. Toutefois, les gestionnaires et le personnel se sont mobilisés avec professionnalisme pour veiller au bon fonctionnement de l’établissement, et ce, malgré plusieurs questionnements. Le service envers nos personnes hébergées est toujours demeuré au cœur de nos préoccupations. Le comité de gestion a continué d’assurer la vigie des grands enjeux stratégiques de l’organisation.
La qualité et la sécurité des soins et des services se situent au centre des orientations stratégiques 2014-2017. Nous sommes fiers d’avoir un cadre de référence sur la gestion de la qualité qui inclut la gestion des risques. Ce programme reflète sans aucun doute nos préoccupations envers la qualité des soins et des services que nous offrons aux personnes hébergées. Le plan d’amélioration, déposé dans le cadre de la visite d’appréciation et de l’amélioration continue de la qualité des services, a atteint plus de 88% de ses objectifs. Des audits de qualité sont réalisés mensuellement et des plans d’action spécifiques en découlent. La qualité et l’excellence de nos soins constituent une préoccupation de tous les instants.
Depuis décembre 2015, le Centre d’hébergement de la Maison-Saint-Joseph a adopté une nouvelle dénomination pour devenir le CHSLD Providence–Saint-Joseph. À cet effet, le jeudi 17 décembre 2015 a eu lieu, dans le hall d’entrée de l’établissement, le grand dévoilement de cette nouvelle dénomination. Cet événement s’est tenu en présence de la présidente et des membres du conseil d’administration, de la directrice générale, des cadres supérieurs et des gestionnaires de l’établissement ainsi que des représentantes des Sœurs de la Providence. Invitée d’honneur, Mme Carole Poirier, députée de l’arrondissement d’Hochelaga-Maisonneuve, a publiquement souligné la qualité du milieu de vie et la contribution inestimable des Sœurs de la Providence dans le réseau de la santé. Ce changement de dénomination s’est déroulé de façon festive et a donné lieu à de nombreuses activités visant à réaffirmer notre mission et nos valeurs.
17 décembre 2015
De gauche à droite :
Mme Carole Poirier,
députée de Hochelaga-Maisonneuve
et Soeur Claire Houde, présidente du conseil
d’administration de l’établissement,
lors de la coupure du ruban,
moment important de ce dévoilement.
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Les unités de vie ont, quant à elles, bénéficié d’une cure de rajeunissement grâce à
l’excellent travail de notre équipe de maintenance. La programmation des loisirs a aussi
été renouvelée.
Les nombreux changements concernant le plan de l’organisation des services de santé,
amenés par le projet de loi 10, continuent. C’est avec plaisir que le CHSLD Providence–
Saint-Joseph poursuit sa collaboration avec le CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal.
Notre établissement est, entre autre, le seul établissement privé conventionné, avec le
CHSLD Providence Notre-Dame de Lourdes, à participer au comité milieu de vie, milieu de
soins du CIUSSS.
Encore une fois, une belle année où nous avons su relever de nombreux défis!
Stéphanie Larose Directrice d’établissement, soins et services cliniques
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À titre de directrice générale, j’ai la responsabilité d’assurer la fiabilité des données
contenues dans ce rapport annuel de gestion ainsi que des contrôles afférents.
Les résultats et les données du rapport de gestion de l’exercice 2015-2016 du
Centre d’hébergement de la Maison-Saint-Joseph, renommé CHSLD Providence–Saint-
Joseph depuis le 1er janvier 2016 :
Décrivent fidèlement la mission, les mandats, les responsabilités, les activités et
les orientations stratégiques de l’établissement;
Présentent les objectifs, les indicateurs, les cibles à atteindre et les résultats;
Présentent des données exactes et fiables.
Je déclare que les données contenues dans le présent rapport annuel de gestion ainsi que
les contrôles afférents à ces données sont fiables, et qu’elles correspondent à la situation
telle qu’elle se présentait au 31 mars 2016.
Danielle Gaboury Directrice générale
DÉCLARATION DE FIABILITÉ DES DONNÉES ET DES CONTRÔLES AFFÉRENTS
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1. HISTORIQUE DE L’ÉTABLISSEMENT
Les Sœurs de la Providence ont acquis le Centre d’hébergement de la Maison-Saint-
Joseph en septembre 2011.
En janvier 2016, dans le cadre de la création de la nouvelle image corporative, axée
sur la mission Providence, l’établissement a été renommé Centre d’hébergement et
de soins de longue durée Providence–Saint-Joseph inc., plus communément appelé
CHSLD Providence–Saint-Joseph.
Situé dans un environnement champêtre, au cœur du quartier Rosemont Petit-Patrie,
le CHSLD Providence–Saint-Joseph accueille des personnes en perte importante
d’autonomie. L’établissement détient un permis pour 93 lits dont 80 seulement sont
dressés et budgétés.
Mère Gamelin veille sur la station de métro Berri-Uqam
PRÉSENTATION DE L’ÉTABLISSEMENT
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2. MISSION
Lors de la séance du 23 octobre 2013, les membres du conseil d’administration du
CHSLD Providence–Saint-Joseph, établissement privé conventionné, à but non lucratif,
ont adopté un énoncé de mission, modifié en janvier 2016 afin d’y intégrer le
changement de dénomination, et qui se lit comme suit :
Succédant aux Petites Sœurs des Pauvres, les Sœurs de la Providence ont acquis le
Centre d’hébergement de la Maison-Saint-Joseph, devenu le CHSLD ProvidenceSaint-
Joseph, pour y poursuivre la mission de la Bienheureuse Émilie Tavernier-Gamelin,
leur fondatrice. Grâce à cet établissement privé conventionné, des adultes vulnérables
en perte d’autonomie ont l’opportunité de vivre dans un environnement champêtre au
cœur de la ville.
Dans ce milieu privilégié s’exercent le dynamisme, la compétence et le dévouement
du personnel axés sur le caractère unique de la personne résidente. Le CHSLD
s’engage à offrir des soins médicaux et infirmiers ainsi que des services
pharmaceutiques, psychosociaux, de réadaptation, de loisir, d’assistance et
d’accompagnement spirituel. Ces interventions assurent un milieu de vie de type
familial, propice à l’épanouissement social.
Pour réaliser avec constance sa mission, le CHSLD ProvidenceSaint-Joseph privilégie,
dans toutes ses orientations, les valeurs fondamentales de compassion, de justice,
de respect de la vie, d’imputabilité et d’excellence.
Considérant le caractère évolutif de l’humanité, l’ouverture d’esprit et la capacité
d’adaptation nourrissent un climat de vie et de travail sain, où le sentiment
d’appartenance favorise la sécurité et la sérénité.
3. STRUCTURE DE L’ORGANISATION
3.1. STRUCTURE ADMINISTRATIVE – ORGANIGRAMME
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3.2. DIRECTION GÉNÉRALE
Afin d’assister le conseil d’administration (CA), la Direction générale, secondée par
la Direction d’établissement, soins et services cliniques (DESSC), a la responsabilité
de :
Agir à titre de responsable de l’administration;
Veiller au bon fonctionnement de l’établissement administré par le CA;
S’assurer de l’exécution des décisions prises par le CA;
Assurer la gestion courante des activités et des ressources mises à sa disposition;
Rendre compte, périodiquement, de sa gestion au CA et lui transmettre toute
l’information nécessaire qu’il requiert pour assumer ses responsabilités;
S’assurer que la coordination et la surveillance de l’activité clinique exercée dans
l’établissement sont effectuées;
Réaliser tout autre mandat confié par le CA.
3.3. DIRECTION D’ÉTABLISSEMENT, SOINS ET SERVICES CLINIQUES
La DESSC est responsable, en plus de son volet administratif et de coordination
générale de l’établissement, du développement, de l’élaboration et de l’évaluation des
recommandations sur le choix des politiques et des programmes, de la philosophie et
des buts porteurs de ses secteurs d’activités, en conformité avec les dispositions du
plan d’organisation en vigueur.
Pour réaliser son mandat et assumer pleinement son rôle, elle est assistée des autres
services de l’établissement, afin de disposer des ressources humaines, matérielles,
financières, technologiques et informationnelles nécessaires.
Les soins infirmiers et d’assistance sont au cœur du CHSLD et représentent un des
plus importants services de notre organisation.
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SERVICE MEDICAL
Le Service médical de l’établissement répond à des besoins d’ordre clinique et administratif, notamment dans le cadre de la prestation de soins médicaux et d’évaluation de la qualité de ces actes médicaux.
Le Service médical est composé de 2 médecins omnipraticiens possédant des droits et des privilèges à la suite de leur nomination par le conseil d’administration. De plus, une garde médicale est en place en tout temps, le soir, les fins de semaine ainsi que les jours fériés.
Dans le but de soutenir les médecins, un comité médico-soins a été mis sur pied. Deux rencontres statutaires annuelles et des rencontres de type ad-hoc sont prévues, et ce, avec la participation du pharmacien. De plus, chaque médecin évalue les actes médicaux posés dans l’établissement, en utilisant la méthode d’évaluation par critères-objectifs et l’étude des dossiers de décès (dossiers de létalité) ou par thématique reliée avec un problème de santé. Les médecins collaborent et participent également, lorsque nécessaire, aux réunions interdisciplinaires où sont élaborés les plans d’interventions individualisées (PII) pour les personnes hébergées.
ÉTUDIANTS STAGIAIRES
Nous avons conclu un partenariat de stage avec le Centre de formation professionnelle Antoine de Saint-Exupéry afin de recevoir des stagiaires au titre de préposés aux bénéficiaires. En septembre 2015, l’établissement a accueilli un premier groupe pour cette formation. Au total, 15 stagiaires de ce centre de formation ont été reçus au cours de l’année 2015-2016, dont 4 personnes ont été recrutées et font maintenant partie de notre personnel. Nous continuons aussi notre partenariat avec le Cégep Saint-Laurent pour les étudiants en soins infirmiers.
SERVICE DE LA PHARMACIE
En lien avec la mission du CHSLD Providence–Saint-Joseph et la philosophie en vigueur, une pharmacie externe prend en charge les services depuis 2012. Elle offre aux personnes hébergées les médicaments et les services pharmaceutiques nécessaires.
Ce service s’assure de l’exécution des ordonnances médicales, de la préparation, de la distribution et du contrôle des médicaments, des drogues et des narcotiques. Il offre un soutien-conseil aux médecins ainsi qu’aux professionnels de la santé du CHSLD. De plus, il dispense, au besoin, de l’enseignement sur la médication aux personnes hébergées.
Ce service collabore aussi à l’élaboration des règles, des politiques et des procédures concernant la préparation, la distribution et le contrôle de l’utilisation des médicaments, des drogues et des narcotiques tout au long du Circuit du médicament.
Le Service de pharmacie assure le soutien clinique et participe aux réunions médico-administratives avec l’équipe médicale et l’équipe des soins infirmiers.
Le nombre de bilans comparatifs des médicaments (BCM) durant l’année est de 70.
SERVICE DE LA READAPTATION
Le Service de la réadaptation est composé d’une ergothérapeute et d’une
technicienne en réadaptation physique.
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SERVICE D’ERGOTHERAPIE
Au cours de l’exercice 2015-2016, 827 visites (jours de traitement) auprès des
personnes hébergées ont été effectuées, totalisant ainsi 873,33 heures/soins,
comparativement à 2014-2015 où 923 visites avaient été réalisées pour un total de
853,20 heures/soins. Cette augmentation des heures soins s’explique par
l’alourdissement de la clientèle, ainsi que par la complexité des problèmes demandant
plus de temps pour évaluer, intervenir et exercer les suivis nécessaires.
Ce sont au total 83 requêtes qui ont été acheminées officiellement au Service
d’ergothérapie durant l’année 2015-2016, par rapport à 60 demandes de service en
2014-2015. Ces nombres ne tiennent cependant pas compte de toutes les demandes
reçues verbalement ou par courrier électronique, ni des besoins constatés au
quotidien lors des visites de l’ergothérapeute sur les diverses unités de vie. On
dénombre 9 cas de plaies qui ont fait état d’évaluations et d’interventions en
ergothérapie cette année.
L’ergothérapeute est présente également
lors de toutes les réunions interdisciplinaires
(évaluation et révision) ainsi qu’à toutes les
rencontres du comité de chutes.
REALISATIONS EN 2015-2016
Participation au comité « Histoire de vie »;
Participation au comité responsable du plan d’action de l’activité repas;
Participation à l’élaboration d’un plan d’intervention spécifique pour les personnes
présentant des troubles de comportement;
Évaluation des utilisateurs de fauteuils roulants motorisés pour assurer le respect
de la sécurité des personnes et la protection des lieux physiques, dès l’admission;
Participation aux recommandations d’achats de décorations de Noël sécuritaires, de
matériel divers de loisirs, d’activités occupationnelles et du mobilier des salons des
personnes hébergées;
Préparation et participation, avec le service des loisirs, aux fêtes de la Saint-Jean-
Baptiste et de Noël (repas avec invités, échange de cadeaux), organisées pour
les personnes hébergées.
READAPTATION PHYSIQUE
Au cours de l’année 2015-2016, 710 jours de traitement ont été effectués, pour un
total de 621,50 heures soins (excluant les services rendus par les étudiants en
enseignement clinique et en technique de réadaptation physique).
On peut compter 18 personnes qui ont reçu de multiples traitements de
physiothérapie, 36 qui ont été vues pour des portraits fonctionnels des capacités
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physiques, à l’admission ou à la suite d’une problématique particulière et, au total,
16 personnes ont été inscrites au programme de marche sur les unités.
REALISATIONS 2015-2016
Implication dans la gestion efficace et sécuritaire des toiles de levier;
Implication dans la mise à jour du registre d’autonomie;
Promotion et mise à jour, chaque mois, du programme de marche sur les unités,
afin d’améliorer la qualité de vie et le maintien de l’autonomie des personnes
hébergées;
Formations aux équipes ad hoc, au besoin, sur l’utilisation de l’équipement de
transfert;
Participation à une formation afin de devenir formateur PDSB;
Implication dans l’achat de matériel sécuritaire de loisirs et milieu de vie,
conjointement avec l’ergothérapeute et la responsable des bénévoles;
Implication dans le comité milieu de vie :
- Consultation dans la décoration et l’aménagement des salons de la
clientèle afin de maintenir la sécurité des lieux;
- Achat de vêtements mis à disposition sur les unités pour les activités
occupationnelles (pliage).
Rencontre de travail du comité du milieu de vie
STAGIAIRES EN READAPTATION PHYSIQUE
Cette année, nous avons reçu 4 groupes d’étudiants en technique de réadaptation
physique du Collège Marie-Victorin, accompagnés de leur professeur, dans le cadre
d’un cours d’enseignement clinique pour maintenir la continuité de la prestation des
soins et des services. Nous poursuivons notre partenariat avec ce collège.
SERVICE SOCIAL
Un travailleur social offre différents services aux personnes hébergées, tels :
information à la personne, relation d’aide, médiation auprès de l’entourage de la
personne, aide à l’homologation d’un mandat en cas d’inaptitude, ouverture d’un
régime de protection privée ou publique ou encore, aide à la gestion de conflit, au
besoin.
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REALISATION EN 2015-2016
Fonction clinique
Organisation de visites d’établissement des familles et des proches aidant, dans le
cadre de la phase de préadmission de 14 personnes hébergées, afin d’assurer le
développement du milieu de vie et du bien-être de la personne hébergée;
Participation à des réunions interdisciplinaires pour la réévaluation et l’élaboration
de 70 plans d’interventions interdisciplinaires des besoins de la personne, de ses
attentes et des services offerts;
Réalisation de 2 évaluations psychosociales, dans le cadre de l’homologation de
mandat en prévision de l’inaptitude;
Interventions individuelles et familiales, dans l’optique d’améliorer la qualité de
vie de la personne hébergée, avec un suivi soutenu auprès de 11 personnes
hébergées face à leurs difficultés d’adaptation, leurs comportements, ou
concernant leurs liens avec leurs proches, la clientèle ou le personnel du CHSLD;
Réalisation d’interventions auprès de personnes hébergées et des familles pour
surmonter le deuil de la perte d’autonomie physique et cognitive.
Promotion des droits
Dans le cadre des journées de sensibilisation à la maltraitance envers les ainés et,
en collaboration avec le comité des usagers, 2 séances d’information « La
maltraitance envers les ainés, c’est quoi ? » ont été données auprès des usagers.
Représentation
Participation aux comités internes de l’établissement;
Participation à 2 séances du comité milieu de vie et rédaction du compte rendu
des rencontres;
Participation à 2 séances du comité des usagers.
Fonction de consultation
Suivi, avec le comité des usagers, concernant les rapports d’impôt pris en charge
par « La clinique d’Impôt » pour 10 personnes hébergées;
Transmission d’information sur l’établissement, le processus d’hébergement,
les ressources et les établissements du réseau public.
SERVICE DES LOISIRS ET DES ACTIVITÉS THÉRAPEUTIQUES
Le technicien en loisirs assure la mise en place des activités de loisirs, en tenant
compte des besoins et des goûts des personnes hébergées, dans une démarche de
qualité de vie, d’expression de l’autonomie et de créativité des personnes hébergées.
Celui-ci travaille en étroite collaboration avec la responsable du service de bénévolat
pour la mise en place des activités adaptées et répondant aux besoins des personnes
hébergées.
Depuis janvier 2016, une meilleure répartition des heures de service a permis
le déploiement d’une programmation sur 7 jours.
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RÉALISATIONS 2015-2016
En 2015-2016, plusieurs nouvelles activités ont été implantées, telles que la
zoothérapie, des activités autour de la musique et du cinéma, ainsi que de
nombreux jeux de table;
Collaboration au comité milieu de vie (2 rencontres au cours de l’année);
Participation active aux nombreuses fêtes thématiques tout au long de l’année;
Achat de matériel pour diversifier l’offre d’activités (par exemple, Cible 3 en 1, Cible
Pop-up, mots croisés, etc.);
Création de nouvelles activités (Catane, trouvez des mots, Uno, etc.);
Implantation d’une programmation audio-visuelle pour maximiser l’offre d’activités
sur chacune des unités de vie (achat de matériel audio et audiovisuel en
conséquence);
Instauration d’une nouvelle programmation d’activités variées, réparties sur
7 jours;
Embauche de 4 consultants par mois (3 vendredis et les fêtes du mois);
Présence de consultants lors de certains événements spéciaux (Saint-Valentin,
Noël, etc.).
Connaissez-vous Maggie, Rose ou Romy? Elles ont 4 pattes, sont charmantes, cajoleuses et viennent visiter les personnes hébergées tous les lundis.
SERVICE DE BÉNÉVOLAT
Au cours de l’année 2015-2016, 64 bénévoles ont effectué 3 436,50 heures de
bénévolat, ce qui représente 66 heures de bénévolat par semaine. Présentement, 55
bénévoles sont inscrits au service du bénévolat (42 femmes et 13 hommes). Leur
moyenne d’âge est de 54 ans.
Les bénévoles sont membres de l’Association des gestionnaires en ressources
bénévoles du Québec (AGRBQ) et du Centre d'action bénévole de Montréal (CABM).
La responsable des bénévoles siège au conseil d'administration du CABM.
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Tableau de la répartition des heures dans les différents secteurs :
ACTIVITÉS Nombre d’heures
Accompagnements médicaux 72,00
Achats 4,50
Aide aux repas 1 572,00
Bibliothèque 21,50
Boutique cadeaux 189,00
Comité des usagers et tâches administratives 116,75
Dépanneur du coin 242,00
Distribution de la communion 231,25
Jardinage 32,00
Loisirs et fêtes 395,50
Pastorale et messes 163,50
Réunions/formations 101,00
Visites amicales 299,50
TOTAL 3 440,50
ACTIVITÉS DIVERSES
Comme chaque année, un dîner reconnaissance est offert aux bénévoles dans le
cadre de la semaine du bénévolat qui avait cette année pour thème : « Le bénévolat,
un geste gratuit, un impact collectif ».
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L’établissement entretient des relations de partenariat avec des organismes de
quartier pour différentes activités en lien avec le milieu de vie, tels Pousse Urbaine
pour les jardins, bénévoles de la Cie Vidéotron, l’Oréal et du Pensionnat du Saint-
Nom-de-Marie pour les décorations de Noël dans l’établissement.
Les jardins
La saison des concerts classiques avec l’organisme de la Société pour les arts en
milieu de soins (SAMS) a perduré pour le bien être des personnes hébergées, ainsi
que dans le cadre de la participation à trois ateliers « Cueilleur de mémoire ».
Production d’un mémoire dans le cadre de la Résidence d’artistes en résidence avec
l’artiste qui avait effectué sa résidence dans notre établissement.
STAGIAIRES AUX LOISIRS
L’établissement reçoit des stagiaires de différents établissements d’enseignement, tel
le Cégep Marie-Victorin (une étudiante) pour l’éducation spécialisée, le Cégep du
Vieux-Montréal (4 étudiants) pour les techniques d’intervention en loisir et l’Université
de Montréal (2 étudiants) dans le cadre de l’année préparatoire en médecine.
3.4. DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
Plusieurs réalisations ont marqué l’année 2015-2016. Après avoir acquis les progiciels
Horaires et Remplacements au cours du précédent exercice financier, l’équipe du
service des ressources humaines a pu amorcer la révision des pratiques entourant la
gestion de la liste de rappel.
Dans cet élan, et souhaitant respecter les engagements de l’établissement en matière
de cibles de main-d’œuvre indépendante, le projet d’optimisation des soins, lequel
vise à convertir plusieurs surcroîts de travail, existant depuis 2 ans, en postes à temps
partiel, a connu un franc succès auprès des membres du personnel. Les surcroîts de
travail, dus à l’alourdissement de la clientèle au fil des années, ont été convertis en
8 postes à temps partiel de préposés aux bénéficiaires et 5 postes à temps partiel
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d’infirmières auxiliaires et un poste à temps partiel de préposé au service alimentaire.
Dans le cadre de ce projet, des heures de travail ont été déplacées afin d’être
ajoutées à des quarts de travail de très courtes durées déjà existant afin de faire
place à des quarts complets et à un nouvel horaire de travail.
Cette révision a été bénéfique pour la planification des effectifs et n’est pas sans
conséquence sur le taux de main-d’œuvre indépendante qui est passé de 1,00% pour
les préposés aux bénéficiaires en 2014-2015 à 0,10% en 2015-2016. Cette baisse a
été observée également auprès du personnel détenant le titre d’emploi d’infirmière
auxiliaire où le taux de main-d’œuvre indépendante est passé de 1,70% en 2014-
2015 à 0,50% en 2015-2016 respectant ainsi la cible qui se situait à 0,67%. Le taux
d’utilisation de la main-d’œuvre indépendante pour le titre d’emploi d’infirmière a
connu une augmentation passant de 5,90% en 2014-2015 à 6,50% pour le présent
exercice, la cible étant de 5,47%.
En ce qui a trait aux heures supplémentaires, une légère hausse est observée; le taux
des heures supplémentaires est passé de 1,10% en 2014-2015 à 1,50% en 2015-
2016. Cette hausse s’explique par une quantité insuffisante de disponibilités offertes
par les membres du personnel de la liste de rappel. Par conséquent, les absences
ponctuelles, normalement remplacées par le personnel de la liste de rappel, n’ont pas
pu être comblées adéquatement.
Les relations de travail avec les 2 syndicats présents demeurent harmonieuses.
Les rencontres du comité des relations de travail (syndicat FTQ) se déroulent sur une
base mensuelle. Le nombre de griefs pour le syndicat FTQ, au terme de l’exercice
2015-2016, est de 17 comparativement à 16 lors du précédent exercice. Aucun grief
du syndicat de l’APTS n’a été reçu pour l’exercice 2015-2016.
La gestion assidue des dossiers d’assurance-salaire et d’accidents du travail s’est
poursuivie, en conformité avec les normes et règlements prévus à cet effet. Le taux
d’assurance salaire, qui s’établissait à 5,70% en 2014-2015, se situe à 2,03% en
2015-2016. En plus d’afficher une baisse, il demeure sous la moyenne provinciale,
cette dernière étant au-delà de 6%. Ceci résulte de la rigueur et des efforts du
service de santé de l’établissement.
L’année 2015-2016 a donné lieu également à la
première journée de reconnaissance des
années de service découlant de la révision de
la politique de reconnaissance du personnel. Il
s’agit d’un ajout important à la politique
comme activité de reconnaissance.
Au total, 9 membres du personnel, cumulant 15, 20, 25, 30 et 35 ans années de
service ont été soulignés à cette occasion. Cette nouvelle pratique organisationnelle a
contribué à augmenter la satisfaction du personnel et à améliorer le climat
organisationnel, selon les commentaires recueillis.
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Au cours de l’année 2015-2016 d’autres réalisations méritent d’être soulignées :
Signature d’un nouveau partenariat de stage avec l’École des métiers de l’informatique, du commerce et de l’administration de Montréal (EMICA);
Révision de 50% des descriptions de postes;
Début de révision du programme d’appréciation de la contribution du personnel avec le soutien de la firme externe Via Conseil;
Octroi d’une subvention de 500 $ de la commission de santé et sécurité du travail pour les travaux du comité paritaire de santé et sécurité du travail.
L’organisation a également continué ses efforts pour offrir au personnel des
formations adaptées à leurs besoins.
Voici une liste, non exhaustive, des principales formations qui ont eu lieu au courant de l’année 2015-2016 :
Formation sur l’application des programmes de soins;
Formation sur la maltraitance;
Formation sur la diversité culturelle;
Formation sur le leadership transformationnel;
Formation sur le plan des mesures d’urgence - code rouge et code vert;
Formation relative aux symptômes comportementaux et psychologiques de la démence.
Ces activités totalisent 2 386 heures de formation et d’orientation, soit 55 816 $, pour
un total de 134 personnes salariées formées.
SERVICE DE SANTÉ ET SÉCURITÉ DU TRAVAIL – RÉALISATIONS 2015-2016
Volet INVALIDITÉ
Au cours de l’exercice financier 2015-2016, 21 dossiers, sous le régime de l’assurance
salaire, ont fait l’objet d’un suivi médical. Conformément aux groupes diagnostiques
déterminés par le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), les motifs
d’invalidité se répartissent comme suit :
ANNÉE MUSCULO-
SQUELETTIQUE
SANTÉ
MENTALE CHIRURGIE ONCOLOGIE *MÉDECINE TOTAL
2015 /
2016 3 6 9 0 3 21
*Regroupe les spécialités : gynécologie, cardiologie pneumologie, dermatologie, etc.
Le nombre de réclamations pour chirurgie représente 43% des dossiers traités au
cours de l’exercice financier, alors que les réclamations pour santé mentale se situent
à 29%. Par ailleurs, 81% des réclamations traitées au cours de cet exercice financier
ont été fermées.
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Volet LÉSIONS PROFESSIONNELLES
En ce qui a trait aux informations ci-dessous, il est important de noter que les données de la Commission de la santé et sécurité au travail (CSSST) sont disponibles par année civile, soit du 1er janvier au 31 décembre, et non par année financière.
Au cours de l’année 2015 :
14 réclamations ont été traitées pour des lésions professionnelles, dont 8 sont attribuables spécifiquement à l’année 2015 et 6 dataient de l’année antérieure ; 3 de ces réclamations demeurent actuellement actives;
Les sommes imputées pour les événements de 2015 s’élèvent présentement à 80 324 $. Des actions administratives et des recours légaux se poursuivent afin de diminuer les sommes imputées à notre dossier financier de la Commission des normes, de l’équité et de la santé et sécurité du travail (CNESST);
Le Programme pour une maternité sans danger de la CNESST s’est appliqué pour 7 retraits préventifs.
Volet PRÉVENTION
Deux postes administratifs ont été améliorés par l’achat de chaises ergonomiques;
Une attention particulière a été apportée à l’évaluation des capacités des personnes qui proposent leur candidature pour les différents titres d’emploi; ceci constitue une facette importante de la prévention;
Le service Santé et sécurité du travail a contribué à l’analyse de 61 questionnaires pré-emploi afin de rencontrer les critères de qualité en matière de recrutement.
3.5. DIRECTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES
L’équipe de la Direction des ressources financières (DRF) s’est affairée à poursuivre le déploiement des outils et rapports périodiques de gestion pour les rendre disponibles au personnel d’encadrement. À ce titre, le conseiller en gestion financière a tenu plusieurs rencontres avec les gestionnaires afin de les accompagner dans l’analyse et l’explication des écarts entre les résultats réels périodiques et les prévisions budgétaires. Tenues sur une base régulière, les rencontres du comité de gestion, présidée par la directrice d’établissement, auxquelles assiste le conseiller, ont permis aux gestionnaires de s’approprier les résultats financiers de leurs secteurs respectifs.
La réalisation du plan opérationnel de la DRF, qui découle des orientations stratégiques 2014-2017, se poursuit. L’accent est mis sur :
Une révision des contrôles internes en place;
L’actualisation des politiques et procédures dont l’application relève de la DRF;
La collaboration avec le service de l’approvisionnement et de l’informatique.
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RÉSULTATS FINANCIERS
Les résultats financiers pour l’exercice terminé le 31 mars 2016 affichent un déficit
d’exploitation de 114 070 $, comparativement à un déficit de 88 697 $ au
31 mars 2015. Le suivi rigoureux des dépenses de l’établissement n’aura pas été
suffisant pour atteindre l’équilibre budgétaire, qui demeure un défi prioritaire à
réaliser en 2016-2017. Des mesures d’optimisation seront mises en place afin
d’atteindre l’équilibre budgétaire au cours de la prochaine année.
3.6. DIRECTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES ET TECHNIQUES
À la suite du départ imprévu du directeur des ressources matérielles et techniques, en
juillet 2015, la dotation de ce poste s’est avérée particulièrement difficile,
principalement en raison d’un manque de candidatures appropriées. Un cadre
supérieur, agissant à titre de chargé de projet, a été embauché sur une base
intérimaire, à raison de 3 jours par semaine, pour assurer le suivi de certains dossiers
majeurs de la direction. La dotation de ce poste constitue une priorité
organisationnelle à court terme. Cette situation, jumelée au départ à la retraite du
chef de service des ressources matérielles et techniques, en décembre 2015, a eu des
effets sur la continuité et la coordination de certains dossiers.
L’année 2015-2016 s’est toutefois déroulée dans la poursuite des objectifs
d’amélioration continue. Les opérations quotidiennes ont été le reflet d’une recherche
constante pour offrir l’excellence dans nos services. L’emphase portait principalement
sur le maintien des actifs et la mise à niveau de notre installation pour le respect des
codes et règlements.
PROJETS ET RÉALISATIONS EN 2015-2016
Au début 2015, l’Agence de la santé et des services sociaux de Montréal a octroyé
un montant de 750 000 $ pour l’installation de gicleurs dans tout le bâtiment.
Le processus de sélection de professionnels pour retenir un
bureau d’architecte et un bureau d’ingénieur afin d’élaborer les
documents nécessaires, a eu lieu. La procédure d’appel
d’offres devrait débuter au cours des prochains mois pour que
les travaux commencent à l’automne 2016.
Un projet de réfection d’une portion de la toiture du côté Est a été identifié. Les plans
et devis ont été réalisés et un appel d’offres lancé à l’automne 2015. Les travaux de
réfection débuteront prochainement à la suite de l’émission du permis de
construction. Certaines autorisations s’avèrent nécessaires, le bâtiment étant classé
significatif.
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AUTRES RÉALISATIONS
Le CHSLD Providence–Saint-Joseph s’est conformé, au début de l’année 2016, à l’exigence de la Régie du bâtiment du Québec (RBQ) dans le cadre de la réglementation limitant la température de l’eau chaude à un maximum de 43°C à la sortie du robinet de la baignoire et de la pomme de douche. Une vérification est faite une fois par année et les données sont consignées dans un registre disponible pour les inspecteurs de la RBQ;
Achat et installation d’une nouvelle laveuse commerciale usagée pour la buanderie début 2016;
Remplacement d’équipement, au printemps 2015, et travaux sur le réseau de chauffage, ce qui a permis d’augmenter la performance du système et le confort des personnes hébergées;
Rafraîchissement complet du local du casse-croûte à l’entrée principale, à la fin de l’automne 2015.
Ci-dessus : le casse-croûte et ci-dessous : le corridor de l’entrée fraîchement rénové
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3.6.1. GESTION DES ACTIFS INFORMATIONNELS
Le CHSLD Providence–Saint-Joseph dispose maintenant
d’un espace sécurisé permettant l’hébergement et la
conservation de ses données grâce à une salle des
serveurs à la fine pointe de la technologie et qui répond
aux exigences de sécurité.
Un autre changement apporté fut celui du domaine et des
adresses courriels afin de refléter la nouvelle
dénomination de l’organisation.
En janvier 2016, la Direction des ressources financières (DRF) s’est vue confier, en
collaboration avec la Direction des ressources matérielles et techniques, de poursuivre
les démarches entreprises l’an dernier dans ce secteur d’activités, notamment celle de
l’actualisation du plan directeur informatique.
Plusieurs rencontres de travail ont eu lieu avec les représentants de la firme externe
et la DRF afin de dresser un état de situation et de planifier les prochaines
interventions à effectuer, notamment dans le projet de remplacement des postes de
travail par une technologie « client léger ». Une révision des besoins s’avère
nécessaire afin de s’assurer que le projet réponde bien aux besoins des utilisateurs.
Ainsi, une visite de l’établissement aura lieu prochainement pour évaluer les
installations actuelles et planifier les travaux préparatoires nécessaires à la migration
prochaine d’un concept « client léger », projet qui, malheureusement, ne s’est pas
concrétisé dans les délais à la suite de circonstances imprévues. À terme, ce concept
assurera l’entreposage systématique des données aux serveurs et permettra
d’accroître la préservation de l’intégrité, de la confidentialité et de la disponibilité des
données.
Un total d’environ 450 interventions et demandes de « support technique », tout au
long de l’année, ont eu pour effet de corriger des problématiques vécues par les
utilisateurs, que ce soit au niveau des accès, de l’installation ou de la mise à niveau
de logiciels, et ce, afin de faciliter l’exécution des tâches du personnel et d’améliorer
la performance des équipements.
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3.6.2. SERVICE D’ALIMENTATION
Ce sont au total 120 213 repas qui ont été servis à la cafétéria du personnel et des
visiteurs ainsi qu’au service traiteur durant l’exercice 2015-2016. Parmi ce nombre,
109 575 repas ont été servis aux personnes hébergées. Le menu est adapté pour
10 régimes thérapeutiques différents et 6 textures et consistances différentes pour
rencontrer les besoins des personnes hébergées. Afin de répondre à cette demande,
le service alimentaire a investi 919 088 $ et mis à contribution ses 22 membres du
personnel.
En soutien à la chef du service
alimentaire, la technicienne en
diététique s’occupe du volet gestion
opérationnelle du service alimentaire.
Elle s’occupe également des
commandes, des horaires, de la
facturation des repas ainsi que du volet
qualité. Ainsi, les menus ont été révisés
afin d’offrir une plus grande variété
d’aliments sains et de qualité, tout en
respectant le milieu de vie dans lequel
vivent les personnes hébergées.
RÉALISATIONS EN 2015-2016 – SERVICE D’ALIMENTATION
Réalisation des premières étapes de l’implantation du logiciel de menus Microgesta;
Standardisation des recettes et révision continue de l’offre alimentaire;
Implantation d’un menu d’été diversifié, optimisation du menu d’hiver et ajout de
nouvelles recettes, tout en respectant les goûts et les aversions de la clientèle;
Partage entre 2 plateformes d’achats des aliments utilisés en cuisine, permettant
une économie substantielle en fin d’année;
Ajustement des prix de la cafétéria afin de refléter la réalité économique, tout en
respectant les conventions collectives;
Implantation d’un service de traiteur imputant les charges aux départements;
Évaluation de la contribution du personnel du Service d’alimentation;
Révision des tâches des préposés au service alimentaire, des préposés à l’entretien
ménager du Service d’alimentation, de l’aide cuisinier et du cuisinier;
Sondage de la clientèle pour connaître leur niveau de satisfaction des services
offerts.
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NUTRITION CLINIQUE
La nutritionniste assure un soutien nutritionnel à la clientèle. Sa participation se
reflète au moment des admissions, des rencontres interdisciplinaires et des
évaluations des problèmes de dysphagie. Son rôle est essentiel, considérant
l’alourdissement de la clientèle, tout particulièrement pour les textures adaptées, les
diètes complexes et les allergies.
Durant l’année 2015-2016, 72 interventions en nutrition clinique ont été faites, et ce,
auprès de 55 personnes hébergées. Elles ont reçu des services de consultation en
nutrition, réalisés par la nutritionniste, que ce soit pour l’établissement d’un nouveau
plan de traitement diététique, la révision d’un plan existant, l’adaptation des menus
individuels ou pour la mise à jour des dossiers.
À la fin de mars 2016, 26% de la clientèle avait une alimentation de texture modifiée
(hachée et purée) et 12,5% nécessitait des liquides épaissis. Concernant les diètes,
69% des personnes hébergées ont une diète normale, c'est-à-dire sans aucune
restriction ni spécification (ex. : restriction en sucres) à leur alimentation.
La technicienne en diététique assure un volet clinique en soutien à la nutritionniste en
place. Elle visite toutes les personnes hébergées à leur arrivée. Elle les questionne sur
leurs goûts, leurs préférences, leurs aversions, mais prend également en note les
commentaires relatifs à la qualité de la nourriture offerte ainsi que les problématiques
observées. Elle transmet ensuite l’information à la nutritionniste, aux cuisiniers et à la
chef du service alimentaire.
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RÉALISATIONS EN 2015-2016 – NUTRITION CLINIQUE
Révision des formulaires de nutrition clinique;
Implication dans la détermination du plan de traitement dans les cas de gastro-
entérite;
Détermination d’une procédure lors d’éclosions sur les unités de soins;
Détermination et standardisation des critères d’évaluation des aliments et des
recettes pour la classification des régimes thérapeutiques et des textures adaptées,
en tenant compte du contexte de milieu de vie;
Uniformisation des collations offertes aux activités de loisirs, maintenant adaptées
à toutes les textures alimentaires dans le but de sécuriser la distribution des
aliments;
Implantation d’un comité de nutrition en collaboration avec les professionnels du
CHSLD Providence Notre-Dame de Lourdes.
DONNÉES OPÉRATIONNELLES
2015-2016 2014-2015 VARIATION
Alimentation – Le repas 120 213 120 338 -125
Nutrition clinique – L’usager 79 79 0
La variation entre le nombre de repas pour
l’exercice 2015-2016 et le précédent est
exclusivement due à une réduction des ventes
de service, particulièrement une baisse de
la vente de forfaits repas aux locataires de la
résidence Les Appartements Providence.
Nous notons toutefois une augmentation des
ventes auprès du personnel et des visiteurs.
Dans le cas de la nutrition clinique, la différence entre le nombre d’interventions
durant cet exercice, comparativement au précédent, est principalement due à
l’alourdissement de la clientèle au plan médical et concernant l’alimentation. Les
évaluations et les suivis sont plus longs afin de s’assurer de couvrir tous les aspects
du dossier.
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MOYENS MIS EN PLACE POUR ÉVALUER LA SATISFACTION DE LA CLIENTÈLE
Un sondage de satisfaction de la clientèle hébergée a été distribué par le comité des
usagers afin de promouvoir la qualité de vie des usagers. Un total de 77 personnes
hébergées ont reçu le questionnaire et 36% de la clientèle ont répondu au sondage.
Les résultats ont été compilés et analysés afin d’ajuster le menu pour la prochaine
saison. La technicienne en diététique visite également, selon les besoins, les
personnes hébergées pour améliorer leur menu.
STAGIAIRES DU CRDITED
Cette année encore, nous avons eu le plaisir d’accueillir 2 stagiaires du CRDITED de
Montréal. Ces stagiaires travaillent entre 4 à 5 jours par semaine et accomplissent
diverses tâches.
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1. CONSEIL D'ADMINISTRATION
Le CHSLD Providence–Saint-Joseph est une organisation à but non lucratif, laquelle, au plan de la gouvernance, est administrée par un conseil d’administration de 7 membres, composé de 4 religieuses et 3 membres laïques :
Sœur Claire Houde, présidente;
Sœur Claudette Leroux, vice-présidente;
Monsieur Robert Lefebvre, trésorier;
Sœur Lise Marleau, administratrice;
Sœur Huguette Boucher, administratrice;
Madame Nicole Ouellet, administratrice;
Monsieur Jean Meloche, administrateur;
Madame Danielle Gaboury, directrice générale, membre invitée et secrétaire.
Le conseil d’administration (CA) occupe une place prépondérante dans le système de gouvernance de notre organisation. Son rôle principal est de veiller à la réalisation de la mission et de s’assurer de la pérennité de l’entreprise. Ses divers rôles et responsabilités sont décrits dans la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., chapitre S-4.2). La complémentarité des expertises des membres favorise une saine gouvernance de l’établissement.
Dans le cadre de leurs responsabilités, les membres du CA se sont assurés, entre autres, que la Direction générale et l’équipe de direction donnent suite aux décisions du CA et gèrent l’organisation avec rigueur, efficacité et efficience. Ils se sont également assurés du suivi des orientations stratégiques et de l’intégrité financière. Ils ont procédé à l’évaluation annuelle de la Directrice générale et ont déterminé ses mandats pour la prochaine année.
Les membres du conseil d’administration se réunissent généralement mensuellement, sauf pendant la période estivale, ou au besoin en cas d’urgence.
Le tableau ci-dessous présente les activités du conseil d’administration (CA) et des comités relevant du conseil d’administration, pour l’année 2015-5016 :
NOMBRE DE RENCONTRES DU 1er AVRIL 2015 AU 31 MARS 2016
Conseil d’administration 10
Comité d’audit et de finance 5
Comité d’éthique et de gouvernance 1
Comité de vigilance et de la qualité 3
CONSEILS OU COMITÉS DE L’ÉTABLISSEMENT
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Les résolutions du conseil d’administration ont porté, entre autres, sur les éléments
suivants :
Approbation des ordres du jour et des procès-verbaux des rencontres;
Approbation des rapports budgétaires mensuels, des états financiers audités et des prévisions budgétaires annuelles;
Approbation des rapports annuels de gestion;
Nomination de personnes signataires autorisées;
Approbation de contrats et d’offres de service;
Approbation de politiques cadres comme la politique d’éthique clinique;
Évaluation de la directrice générale et rémunération;
Nomination des cadres supérieurs;
Approbation de projets;
Privilèges des médecins.
Code d’éthique et de déontologie des membres du conseil d’administration
Le code d’éthique et de déontologie à l’intention des personnes administratrices du
CHSLD Providence–Saint-Joseph, révisé en 2014, fournit un cadre de référence et
détermine les devoirs et obligations de conduite des membres dans leurs différents
rapports ayant trait à l’exercice de leurs fonctions.
Les membres du conseil d’administration signent annuellement le code d’éthique et
de déontologie des administrateurs et s’engagent à adopter et à promouvoir une
conduite conforme à l’éthique.
Aucune situation particulière ou manquement, en lien avec l’application du code
d’éthique des administrateurs, n’a été porté à l’attention du conseil d’administration
au cours de l’exercice.
2. LES INSTANCES RELEVANT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
COMITE DE VIGILANCE ET DE LA QUALITE
En vertu de la Loi sur les Services de santé et les services sociaux (LSSSS),
l’établissement est doté d’un Comité de vigilance et de la qualité, composé de
5 membres, dont :
Deux membres du CA;
La directrice générale;
La directrice d’établissement, soins et services cliniques (DESSC);
La commissaire aux plaintes et à la qualité des services.
Ce comité a comme fonctions principales de :
Recevoir et analyser les rapports et les recommandations transmis au conseil
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d’administration par la commissaire aux plaintes et à la qualité des services, par
le Protecteur de la santé et des services sociaux ou par le Protecteur du citoyen;
Tirer les conclusions des analyses des rapports et produire des recommandations
au conseil d’administration en vue d’améliorer la qualité des services aux
personnes hébergées;
Exercer toute autre fonction confiée par le Conseil d’administration dans le cadre
de son mandat.
Lorsque le comité se réunit, les membres prennent connaissance des rapports
transmis par la représentante du comité de gestion des risques et la commissaire aux
plaintes et à la qualité des services.
Les recommandations qui en découlent font l’objet d’un suivi.
Le comité de vigilance et de la qualité a tenu 3 rencontres au cours de l’année.
Les dossiers suivants font l’objet de points statutaires lors des rencontres :
Tableau de bord de la gestion des risques;
Plan d’amélioration continue de la qualité;
Suivi de la démarche avec Agrément Canada;
Plan d’amélioration de la qualité du milieu de vie en CHSLD;
Suivi de différents indicateurs de qualité des services cliniques;
Rapport de la commissaire aux plaintes et à la qualité des services.
COMITE DE GESTION DES RISQUES
Le comité de gestion de risques (CGR) est une instance formelle prévue par
la Loi sur les Services de santé et les services sociaux ((L.R.Q., c. S-4.2)). Il est
composé de 9 membres dont : la personne responsable de la gestion des risques,
une personne représentant les usagers, un membre du personnel clinique, un
représentant de chaque direction, soit la Direction des ressources financières, la
Direction des ressources matérielles, techniques et informationnelles et la Direction
d’établissement, soins et services cliniques, un représentant des ressources
humaines, un représentant du service de la pharmacie et la conseillère clinique,
responsable de la prévention et du contrôle des infections.
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Pour 2015-2016, le comité de gestion des risques a mis en place plusieurs stratégies
de gestion de risques afin de prévenir ou de réduire les risques au sein de
l’établissement. Ainsi, 55% du plan d’action 2015-2016 est finalisé et le suivi de son
ensemble est en cours avec focalisation sur les points restant à mettre en œuvre.
Pour l’année, voici, entre autres, les faits marquants :
Une boîte à risques est maintenant disponible à l’entrée de l’établissement pour
la collecte des risques suspectés;
Les ordres du jour de l’ensemble des comités de l’établissement ont été révisés
afin qu’ils comprennent un point sur la gestion des risques et permettent ainsi
une meilleure communication horizontale en matière de gestion des risques;
Des indicateurs précis et fiables, en matière de gestion des risques, sont
présentement à l’étude.
Parallèlement, on note 1 seul événement sentinelle sans conséquence pour les
personnes hébergées, qui a été traité dans le but d’en prévenir la récurrence.
Malgré l’augmentation considérable du nombre de déclarations saisies cette année
(41%), et bien qu’il en soit de même pour le nombre de déclarations de la catégorie
Accident, il demeure que le pourcentage d’accidents avec conséquence a diminué de
23,37% comparativement à l’année précédente, passant de 50% à 26,63%. Cette
année, 94% des déclarations sont des événements sans conséquence ou avec
conséquence mineure ou temporaire pour les personnes hébergées, soit de niveau de
gravité A à E2.
Cet écart considérable du nombre de déclarations de type Accident comparativement
à l’année précédente, s’explique particulièrement par les changements récemment
apportées au rapport de déclaration d’incident ou d’accident.
Faits saillants
Analyse et suivi des évènements sentinelles, soit 1 seul événement pour l’année;
Suivi sur les mesures d’urgence;
Rapport cumulatif des déclarations d’incidents et d’accidents;
Le comité a tenu 3 rencontres et répondu adéquatement au besoin de l’organisation en matière de gestion des risques.
Plan de sécurité 2015-2017
L’organisation, soucieuse de la qualité et de la sécurité à tous les niveaux, s’est dotée
d’un plan de sécurité ambitieux pour 2015-2017, comportant 9 objectifs pour
l’ensemble des services concernés.
Nous sommes fiers de souligner l’atteinte, après un an, de 70% du plan d’action lié
au plan de sécurité en termes de moyens. L’ensemble des moyens et cibles identifiés
devraient être finalisés d’ici mars 2017.
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Prévention et contrôle des infections
Du nouveau dans l’établissement cette année : une semaine complète a été
consacrée à la prévention des infections, permettant ainsi de planifier
quotidiennement diverses activités. Les services de jour, de soir et de nuit ont pu
prendre part aux différentes activités offertes lors de cette semaine thématique. Entre
autres, des mots croisés sur l’hygiène des mains, une activité avec le Glo Germe, très
prisée des membres du personnel, et un jeu d’association pour les personnes
hébergées ont été réalisés. Il va sans dire que la semaine de prévention des
infections a été un grand succès, grâce à la participation de toutes et tous.
Du côté de la vaccination, la cible fixée de 90% par la santé publique pour les
personnes hébergées n’a pas été atteinte, mais l’établissement a toutefois atteint un
taux de 80% de vaccination pour la clientèle. En ce qui a trait au personnel, le taux
de vaccination demeure sensiblement le même avec 34% des membres du personnel
vaccinés.
Une seule éclosion d’influenza B, circonscrite très rapidement, a eu lieu en mai 2015;
cette éclosion a touché 6 patients et s’est déroulée sur 17 jours.
Le comité de prévention des infections s’est réuni plus de 5 fois durant l’année et, à la
suite de l’élaboration d’un plan d’action détaillé, a réussi à compléter plus de 85% des
objectifs qu’il s’était fixés.
Résultats vaccination antigrippale 2015-2016 pour la clientèle
UNITÉS NBRE PERSONNES
HÉBERGÉES VACCINÉES
NBRE TOTAL DE PERSONNES HÉBERGÉES
POURCENTAGE DE PERSONNES VACCINÉES
1er Est 16 20 80
1er Ouest 11 14 79
2e Est 17 21 81
2e Ouest 20 25 80
Résultats vaccination antigrippale 2015-2016 pour les médecins, le personnel et les bénévoles
MÉDECINS BÉNÉVOLES PERSONNEL
TOTAL VACCINÉ % TOTAL VACCINÉ % TOTAL VACCINÉ %
2 2 100 57 12 21 193 66 34,20
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COMITÉ DES USAGERS
Un comité des usagers est constitué en vertu de la Loi sur les Services de santé et les services sociaux.
Le comité des usagers a pour fonction de :
Promouvoir l'amélioration de la qualité des services et des conditions de vie des personnes hébergées;
Évaluer la satisfaction des personnes hébergées;
Assister les personnes hébergées et défendre leurs droits;
Inviter les personnes hébergées à exprimer leurs commentaires.
Il est composé de 7 membres :
Une vice-présidente;
Un secrétaire-trésorier;
Un conseiller et 4 conseillères.
Le poste de président du comité est actuellement vacant.
Le comité des usagers a tenu son assemblée générale annuelle et s’est rencontré au cours de 5 réunions ordinaires et 1 réunion spéciale. Le comité des usagers s’est impliqué dans plusieurs dossiers, notamment :
Présence aux rencontres avec les familles des personnes hébergées, sur invitation de la direction;
Sondage sur la satisfaction des salles à manger et sur les menus auprès des personnes hébergées.
Réunions du comité, avec invitation de membres de la direction, pour traiter des sujets touchant directement les personnes hébergées, tels que l’alimentation, la sécurité et l’aménagement des lieux, ainsi que le rôle du comité dans l’admission des personnes hébergées;
Production et distribution d’un calendrier sur lequel figurent les inscriptions concernant les droits des usagers et les services que le comité peut rendre;
Distribution d’un feuillet explicatif sur le rôle du comité;
Organisation d’une conférence sur les mandats de protection et sur les testaments.
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3. AUTRES COMITÉS
COMITÉ LOCAL DES MESURES D’URGENCE
Le comité des mesures d’urgence est composé de 5 membres, à savoir :
Le directeur des ressources matérielles et techniques;
La directrice d’établissement, soins et services cliniques;
Le chef des ressources matérielles et techniques;
La chef du Service d’alimentation;
L’agente de gestion du personnel du Service des ressources humaines.
Avec l’entrée en vigueur du Code de sécurité, chapitre du bâtiment, depuis le 18 mars 2013, le déploiement du plan de mesures d’urgence a été mis en œuvre. Au cours de l’année 2015-2016, 96 personnes ont été formées sur le Plan des mesures d’urgence – Code rouge et Code vert. L’aspect sécurité des occupants demeure au cœur de nos priorités et des exercices de simulation d’incendie sont effectués 2 fois par an.
Un plan de sécurité civile, comprenant le cahier technique, les plans spécifiques pour l’incendie, l’évacuation, l’alerte à la bombe, etc., ainsi que certains plans particuliers d’intervention tels que fuite de gaz et panne d’ascenseur, a vu le jour et fera l’objet de réflexions et d’une mise à jour en continu afin d’être bien adapté à la réalité de l’organisation.
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1. AGRÉMENT ET VISITES D’AMÉLIORATION DE LA QUALITÉ
Le CHSLD Providence–Saint-Joseph terminera, en mai 2016, la réalisation des dernières recommandations d’Agrément Canada. L’établissement se prépare déjà à la visite de juin 2018.
VISITES D’ÉVALUATION DE LA QUALITÉ DU MILIEU DE VIE PAR LE MSSS ET L’AGENCE DE MONTRÉAL
La visite d’appréciation de la qualité par l’Agence de santé et de services sociaux de Montréal a eu lieu les 3 et 4 mars 2015. Au total, 9 recommandations ont été faites, lesquelles font partie d’un plan d’action. Le plan d’amélioration a été déposé le 31 mars dernier au CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal. Toutes les recommandations devraient être complétées d’ici mars 2017. Au 31 mars, 32 sur 36 des moyens annoncés dans le plan d’action avaient été mis en place ou étaient réalisés.
2. SÉCURITÉ DES SOINS ET DES SERVICES
Afin d’assurer la sécurité de la clientèle hébergée, les incidents et accidents font l’objet d’une analyse rigoureuse afin d’identifier les causes, les mesures préventives et correctives permettant d’en éviter la récurrence.
Le comité de gestion des risques (CGR), instance formelle prévue par la Loi sur les Services de santé et les services sociaux, veille à l’élaboration d’actions visant la promotion de la déclaration et de la divulgation des incidents/accidents. Le bilan de ce comité, faisant état de ses travaux, des moyens qu’il met en œuvre, de ses réalisations et de ses objectifs pour l’année à venir en matière de sécurité des soins et des services, se retrouve sous la section Conseils ou comités de l’établissement.
3. EXAMEN DES PLAINTES ET PROMOTION DES DROITS
Parallèlement aux activités quotidiennes du bureau de la commissaire aux plaintes et à la qualité des services, nous avons participé au comité de vigilance et de la qualité (3 rencontres).
ACTIVITÉS DE L’ÉTABLISSEMENT RELIÉES À LA GESTION DES RISQUES ET DE LA QUALITÉ
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DOSSIERS D’INSATISFACTIONS
2013-2014 2014-2015 2015-2016
Plaintes 1 1 0
Interventions 0 0 0
Assistances 4 3 0
Consultations 1 2 0
Plaintes médicales 0 1 0
TOTAL 6 7 0
Au cours de l’exercice 2015-2016, aucun dossier de plainte formelle, d’assistance, de
consultation ou de plaintes médicales n’a été enregistré. De plus, aucun dossier
d’intervention n’a eu lieu depuis les 3 dernières années.
Durant ce même exercice, le dossier transféré au Protecteur des usagers durant
l’exercice 2014-2015 a été finalisé. Aucune recommandation n’a été émise.
INDICATEURS D’ACTIVITÉS DU COMITÉ DE RÉVISION (2015-2016)
La fonction du comité de révision est d’examiner les demandes des usagers ou des
professionnels qui sont en désaccord avec les conclusions transmises par le médecin
examinateur.
Le comité de révision est composé de 3 membres nommés par le conseil
d’administration.
En 2015-2016, il n’y a eu aucune activité de révision. Aucune plainte médicale n’a été
portée en deuxième instance.
SOMMAIRE DES AUTRES OBLIGATIONS DE LA COMMISSAIRE
Activités Nombre
Promotion / Information au personnel et aux personnes
hébergées 1
Participation au comité de vigilance et de la qualité 3
Collaboration au fonctionnement du régime des plaintes 0
Total des activités 5
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Le CHSLD Providence–Saint-Joseph réaffirme sa volonté d’offrir des soins de fin de vie de qualité et adaptés aux personnes hébergées et aux familles, par l’adoption en 2014, du programme d’accompagnement et de soins de fin de vie.
Au-delà des aspects théoriques et pratiques, une dimension d’amélioration continue de
la qualité a été prévue au programme, par l’entremise d’un questionnaire de satisfaction
et d’un audit de programme. De cette façon, l’organisation s’assure de la prestation de
soins optimaux, pour faire en sorte que ce moment soit vécu dans le respect, la dignité
et l’intimité, avec tout le soutien nécessaire.
Le personnel des soins a été formé en 2015 sur l’application du programme. Des audits
de qualité permettent de surveiller son application. Les préposés ont, quant à eux, reçu
la formation AGIR pour entourer (soins palliatifs).
Afin d’être en mesure d’appliquer la politique portant sur les soins de fin de vie, la
directrice d’établissement, soins et services cliniques et la conseillère clinique ont été
formées à l’automne 2015. Depuis l’application de cette directive, l’établissement n’a pas
eu recours, durant l’année 2015-2016, à la sédation palliative ni à l’aide médicale à
mourir.
APPLICATION DE LA POLITIQUE PORTANT SUR LES SOINS DE FIN DE VIE
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Dans le tableau ci-dessous se retrouvent les principales informations concernant les ressources qui sont à l’emploi du CHSLD.
EFFECTIFS DE L’ÉTABLISSEMENT EN ÉQUIVALENCE TEMPS COMPLET
RESSOURCES HUMAINES DE L’ÉTABLISSEMENT
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RAPPORT DE LA DIRECTION
Les états financiers du CHSLD Providence–Saint-Joseph ont été complétés par la direction
qui est responsable de leur préparation et de leur présentation fidèle, y compris les
estimations et les jugements importants.
Cette responsabilité comprend le choix des conventions comptables appropriées qui
respectent les Normes comptables canadiennes pour le secteur public ainsi que les
particularités prévues au Manuel de gestion financière édicté en vertu de l’article 477 de la
Loi sur les services de santé et les services sociaux. Les renseignements financiers
contenus ailleurs dans le rapport annuel de gestion concordent avec l’information donnée
dans les états financiers.
Pour s’acquitter de ses responsabilités, la direction maintient un système de contrôles
internes qu’elle considère nécessaire. Celui-ci fournit l’assurance raisonnable que les biens
sont protégés, que les opérations sont comptabilisées adéquatement et au moment
opportun, qu’elles sont dûment approuvées et qu’elles permettent de produire des états
financiers fiables. La direction du CHSLD Providence–Saint-Joseph reconnaît qu’elle est
responsable de gérer ses affaires conformément aux lois et règlements qui la régissent.
Le conseil d’administration surveille la façon dont la direction s’acquitte des responsabilités
qui lui incombent en matière d’information financière. Il est assisté dans ses
responsabilités par le comité d’audit et de finance. Ce comité rencontre la direction et
l’auditeur, examine les états financiers et en recommande l’approbation au conseil
d’administration qui lui, approuve les états financiers.
Les états financiers ont été audités par la firme Deloitte S.E.N.C.R.L., dûment mandatée
pour ce faire, conformément aux normes d’audit généralement reconnues du Canada. Son
rapport expose la nature et l’étendue de cet audit ainsi que l’expression de son opinion.
La firme Deloitte S.E.N.C.R.L. peut, sans aucune restriction, rencontrer le comité d’audit et
de finance pour discuter de tout élément qui concerne son audit.
Danielle Gaboury André Lachance Directrice générale Directeur des ressources financières intérimaire
RESSOURCES FINANCIÈRES
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RAPPORT DE L’AUDITEUR INDÉPENDANT
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Rapport annuel de gestion 2015-2016 45
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ÉTAT DES RÉSULTATS DU FONDS D’EXPLOITATION
ÉTAT DES RÉSULTATS DU FONDS D’EXPLOITATION
CHSLD PROVIDENCE-SAINT-JOSEPH
ÉTAT DES RÉSULTATS
Fonds d'exploitation
Exercice terminé le 31 mars
2015-2016
2014-2015
REVENUS
MSSS 6 024 231 $
5 811 213 $
Contribution des usagers 1 509 242 $
1 503 676 $
Ventes de services et recouvrements 498 818 $
459 557 $
Revenus d'autres sources 18 019 $
13 551 $
TOTAL 8 050 310 $ 7 787 997 $
CHARGES
Salaires, avantages sociaux et charges sociales 6 274 680 $
6 136 375 $
Médicaments 183 409 $
115 678 $
Fourn. médicales et chirurgicales 55 970 $
75 979 $
Denrées alimentaires 262 086 $
256 352 $
Entretien et réparations 139 626 $
103 075 $
Autres charges 1 248 609 $
1 189 235 $
TOTAL 8 164 380 $ 7 876 694 $
EXCÉDENT DES REVENUS SUR LES CHARGES (114 070) $ (88 697) $
RÉSULTATS FINANCIERS
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ÉTAT DES SURPLUS (DÉFICITS) CUMULÉS
CHSLD PROVIDENCE-SAINT-JOSEPH
ÉTAT DES SURPLUS (DÉFICITS) CUMULÉS
Fonds d'exploitation
Exercice terminé le 31 mars
2015-2016 2014-2015
SURPLUS (DÉFICITS) CUMULÉS AU DÉBUT DÉJÀ
ÉTABLIS (2 178 774) $ (2 090 077) $
SURPLUS (DÉFICIT) DE L'EXERCICE (114 070) $ (88 697) $
SURPLUS (DÉFICITS) CUMULÉS À LA FIN (2 292 844) $ (2 178 774) $
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ÉTAT DE LA SITUATION FINANCIÈRE
CHSLD PROVIDENCE-SAINT-JOSEPH
ÉTAT DE LA SITUATION FINANCIÈRE
Fonds d'exploitation
Exercice terminé le 31 mars
2015-2016 2014-2015
ACTIFS FINANCIERS
Encaisse (découvert bancaire) 504 590 $ 203 841 $
Débiteurs - MSSS 62 690 $ 190 754 $
Autres débiteurs 425 744 $ 338 146 $
Subvention à recevoir - réforme comptable 580 395 $ 580 395 $
Autres éléments 35 537 $ 19 180 $
TOTAL DES ACTIFS FINANCIERS 1 608 956 $ 1 332 316 $
PASSIFS
Autres créditeurs et autres charges à
payer 2 048 623 $ 1 422 096 $
Revenus reportés 33 189 $ 40 441 $
Passifs au titre des avantages sociaux
futurs 646 896 $ 721 031 $
Autres éléments 1 229 584 $ 1 379 584 $
TOTAL DES PASSIFS 3 958 292 $ 3 563 152 $
ACTIFS FINANCIERS NETS (DETTE
NETTE) (2 349 336) $ (2 230 836) $
ACTIFS NON FINANCIERS
Stocks de fournitures 35 210 $ 39 191 $
Frais payés d'avance 21 382 $ 12 971 $
TOTAL DES ACTIFS NON FINANCIERS 56 592 $ 52 162 $
CAPITAL-ACTIONS ET SURPLUS D'APPORT 100 $ 100 $
SURPLUS (DÉFICITS) CUMULÉS (2 292 844) $ (2 178 774) $
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ÉTAT DE LA VARIATION DES ACTIFS FINANCIERS NETS (DETTE NETTE)
CHSLD PROVIDENCE-SAINT-JOSEPH
ÉTAT DE LA VARIATION DES ACTIFS FINANCIERS NETS (DETTE NETTE)
Fonds d'exploitation
Exercice terminé le 31 mars
2015-2016 2014-2015
ACTIFS FINANCIERS NETS (DETTE NETTE) AU
DÉBUT DÉJÀ ÉTABLIS (2 230 836) $ (2 157 429) $
SURPLUS (DÉFICIT) DE L'EXERCICE (114 070) $ (88 697) $
VARIATIONS DUES AUX IMMOBILISATIONS - $ - $
VARIATIONS DUES AUX STOCKS DE
FOURNITURES ET AUX FRAIS PAYÉS D'AVANCE Acquisition de stocks de fournitures (314 073) $ (394 885) $
Acquisition de frais payés d'avance (73 148) $ (48 620) $
Utilisation de stocks de fournitures 318 055 $ 393 083 $
Utilisation de frais payés d'avance 64 736 $ 65 712 $
TOTAL DES VARIATIONS DUES AUX STOCKS DE FOURNITURES ET AUX FRAIS PAYÉS D'AVANCE
(4 430) $ 15 290 $
Autres variations des surplus (déficits) cumulés - $ - $
AUGMENTATION (DIMINUTION) DES ACTIFS
FINANCIERS NETS (DETTE NETTE) (118 500) $ (73 407) $
(2 349 336) $ (2 230 836) $
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ÉTAT DES FLUX DE TRÉSORERIE
CHSLD PROVIDENCE-SAINT-JOSEPH
ÉTAT DES FLUX DE TRÉSORERIE
Fonds d'exploitation
Exercice terminé le 31 mars
2015-2016 2014-2015
ACTIVITÉS DE FONCTIONNEMENT
Surplus (déficit) (114 070) $ (88 697) $
Éléments sans incidence sur la trésorerie:
Stocks et frais payés d'avance (4 430) $ 15 290 $
Autres - $ - $
Total des éléments sans incidence sur la
trésorerie: (4 430) $ 15 290 $
Variation des actifs financiers et des passifs reliés au
fonctionnement 419 249 $ (270 113) $
Flux de trésorerie liés aux activités de
fonctionnement 300 749 $ (343 520) $
ACTIVITÉS DE FINANCEMENT
Dettes à long terme - Emprunts remboursés - $ - $
Flux de trésorerie liés aux activités de financement - $ - $
AUGMENTATION (DIMINUTION) DE LA TRÉSORERIE ET DES ÉQUIVALENTS DE
TRÉSORERIE
300 749 $ (343 520) $
TRÉSORERIE ET ÉQUIVALENT DE TRÉSORERIE AU
DÉBUT 203 841 $ 547 361 $
TRÉSORERIE ET ÉQUIVALENT DE TRÉSORERIE À LA FIN 504 590 $ 203 841 $
TRÉSORERIE ET ÉQUIVALENT DE TRÉSORERIE À LA FIN COMPRENNENT:
Encaisse 504 590 $ 203 841 $
Total 504 590 $ 203 841 $
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L’ÉTAT DU SUIVI DES RÉSERVES, COMMENTAIRES ET OBSERVATIONS ÉMIS PAR L’AUDITEUR INDÉPENDANT
Rapport annuel de gestion 2015-2016 51
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Annexe 1 : Code d’éthique et de déontologie des membres du conseil d’administration du CHSLD Providence–Saint-Joseph
ANNEXES AU RAPPORT ANNUEL DE GESTION
Centre d ’hébergement de la Maison -Sa int - Joseph
Rapport annuel de gestion 2015-2016 52
ANNEXE 1
Centre d ’hébergement de la Maison -Sa int - Joseph
Rapport annuel de gestion 2015-2016 53
PRÉAMBULE Établissement privé conventionné, le Centre d’hébergement et de soins de longue durée Providence–Saint-Joseph (CHSLD) héberge des personnes adultes vulnérables, en perte d’autonomie due à des problématiques de santé importantes. Il s’engage, à travers sa mission, à offrir des soins médicaux et infirmiers, ainsi que des services pharmaceutiques, psychosociaux, de réadaptation, de loisir, d’assistance et d’accompagnement spirituel. Les interventions respectent l’aspect unique de la personne tout en assurant un milieu de vie propice à l’épanouissement social. L’administration d’une institution privée conventionnée présente des caractéristiques et obéit à des impératifs qui la distinguent de l’administration privée. Un tel contrat social impose un lien de confiance particulier entre l’institution et la population. Une conduite conforme à l’éthique demeure, par conséquent, une préoccupation constante du Conseil d’administration pour garantir à la population une gestion intègre et de confiance des fonds publics. Le présent Code d’éthique et de déontologie des membres du Conseil d’administration s’inscrit dans le cadre de la mission du CHSLD, tout en tenant compte des ressources humaines, matérielles, informationnelles, technologiques et financières dont il dispose. Pour réaliser avec constance sa mission, le CHSLD privilégie, dans toutes ses orientations, les valeurs fondamentales de compassion, de justice, de respect de la vie, d’imputabilité et d’excellence. Outre l’adhésion à ces valeurs, le membre du Conseil d’administration souscrit aux principes de pertinence, de continuité, de sécurité et d’efficacité des services dispensés, principes préconisés en vertu de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (LSSSS). Le membre du Conseil d’administration contribue, dans l’exercice de ses fonctions, à la réalisation de la mission, au respect des valeurs et de la vision du CHSLD en mettant à profit ses aptitudes, ses connaissances, son expérience et sa rigueur. Note : Outre des dispositions de la Loi sur le Ministère du Conseil exécutif, de la LSSSS et du Code civil du Québec, le présent Code d’éthique et de déontologie tire sa source du Code d’éthique et de déontologie des membres du Conseil d’administration d’un établissement de santé et de services sociaux, élaboré par l’AQESSS, en novembre 2012 et du code d’éthique et de déontologie des membres du Conseil d’administration du CHUM.
Centre d ’hébergement de la Maison -Sa int - Joseph
Rapport annuel de gestion 2015-2016 54
DISPOSITIONS LÉGALES Le présent Code d’éthique et de déontologie fournit un cadre de référence et détermine les devoirs et les obligations de conduite des membres du Conseil d’administration du CHSLD dans leurs différents rapports ayant trait à l’exercice de leurs fonctions. Le Code s’applique à tout membre du Conseil d’administration du CHSLD.
DEVOIRS ET OBLIGATIONS 1. Le membre du Conseil d’administration doit témoigner d’un constant souci du respect de
la vie humaine et du droit aux services de santé et services sociaux.
2. Le membre du Conseil d’administration doit assister aux réunions du Conseil. Au cas contraire, il doit justifier son absence.
3. Le membre du Conseil d’administration doit respecter les obligations que la loi, l’acte constitutif et les règlements lui imposent.
4. Le membre du Conseil d’administration doit agir de façon courtoise et maintenir des relations empreintes de bonne foi de manière à préserver la confiance et la considération que requiert sa fonction.
5. Le membre du Conseil d’administration doit respecter les règles qui régissent le déroulement des séances du Conseil d’administration, particulièrement celles relatives à la répartition du droit de parole et à la prise de décision. Il s’engage à respecter la diversité des points de vue en la considérant comme nécessaire à une prise de décision éclairée du Conseil d’administration. Il respecte toute décision du Conseil d’administration, malgré sa dissidence.
6. Le membre du Conseil d’administration doit agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés, avec soin, prudence, diligence et compétence comme le ferait en pareilles circonstances une personne raisonnable, avec honnêteté, loyauté et dans l’intérêt du CHSLD et de la population desservie (Article 174 de la LSSSS et article 322 du Code civil du Québec (L.R.Q., c. C-1991).
7. Le membre du Conseil d’administration doit agir avec intégrité, honneur, dignité et probité.
8. Le membre du Conseil d’administration ne doit en aucun temps surprendre la bonne foi des autres membres du Conseil d’administration ou se rendre coupable envers eux d’un abus de confiance et de procédés déloyaux.
9. La conduite d’un membre du Conseil d’administration doit viser l’objectivité et être empreinte de modération.
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10. Le membre du Conseil d’administration se rend disponible pour remplir ses fonctions et participe activement aux décisions du Conseil d’administration.
11. Le membre du Conseil d’administration doit agir avec impartialité dans l’élaboration des orientations générales du CHSLD, et doit participer, dans un esprit de concertation, à leur mise en œuvre.
12. Le membre du Conseil d’administration doit donner priorité aux intérêts du CHSLD lorsqu’il participe à toute intervention, tout échange, toute délibération ou décision susceptible de mettre en jeu son intérêt personnel, professionnel ou institutionnel.
13. Le membre du Conseil d’administration doit préserver la confidentialité des échanges, discussions, positions défendues et votes des membres.
MESURES PRÉVENTIVES INCLUANT LES RÈGLES RELATIVES À LA DÉCLARATION DES INTÉRÊTS 14. Le membre du Conseil d’administration doit dissocier de l’exercice de ses fonctions au
sein du Conseil d’administration, la promotion et l’exercice de ses activités professionnelles ou d’affaires.
15. Le membre du Conseil d’administration doit faire preuve de réserve à l’occasion de représentations publiques. Il doit, à cet effet, transmettre fidèlement les orientations générales du CHSLD. S’il émet un point de vue personnel, il doit le préciser et éviter tous commentaires susceptibles de porter atteinte à l’intégrité du CHSLD et à ses propriétaires.
16. Tout membre du Conseil d’administration, autre qu’un directeur général, qui a un intérêt
direct ou indirect dans une entreprise qui met en conflit son intérêt personnel et celui du Conseil ou du CHSLD doit, sous peine de déchéance de sa charge, dénoncer par écrit son intérêt au Conseil et s’abstenir d’y siéger et de participer à toute délibération ou décision lorsqu’une question portant sur l’entreprise dans laquelle il a un intérêt est débattu. Le fait pour un membre du Conseil d’administration d’être actionnaire minoritaire d’une personne morale qui exploite une entreprise visée dans le présent article, ne constitue pas un conflit d’intérêts si les actions de cette personne morale se transigent dans une bourse renommée et si le membre du Conseil d’administration en cause ne constitue pas un initié de cette personne morale au sens de l’article 89 de la Loi sur les valeurs mobilières.
17. Tout membre du Conseil d’administration doit déposer devant le Conseil une déclaration écrite mentionnant l’existence de tout contrat conclu avec le CHSLD par une personne morale, une société ou une entreprise dans laquelle il a des intérêts [Annexe 2].
18. Tout membre du Conseil d’administration doit déposer devant le Conseil une déclaration écrite mentionnant l’existence des intérêts qu’il a dans des personnes morales, des sociétés ou des entreprises susceptibles de conclure des contrats avec le CHSLD [Annexe 2].
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19. La déclaration prévue aux paragraphes 15, 16 et 17 du présent Code doit être produite sur une base annuelle à une date déterminée par la présidente du Conseil d’administration.
20. En cours d’année, tout membre du Conseil d’administration doit produire une nouvelle
déclaration, s’il se présente l’une ou l’autre des situations décrites aux paragraphes 15, 16 et 17 du présent Code non prévues dans la déclaration annuelle.
INDENTIFICATION DE SITUATIONS DE CONFLITS D’INTÉRÊTS 21. Le membre du Conseil d’administration, lorsqu’une atteinte à son objectivité, à la rigueur
de son jugement ou à son indépendance, pourrait résulter notamment de relations personnelles, familiales, professionnelles ou d’affaires ou de toute manifestation de favoritisme, doit déclarer cette situation et s’abstenir de participer aux délibérations et décisions sur l’objet en cause.
22. Le membre du Conseil d’administration doit s’abstenir de toute activité incompatible avec l’exercice de ses fonctions au sein du Conseil d’administration.
23. Le membre du Conseil d’administration doit sauvegarder, en tout temps, son indépendance et éviter toute situation où il serait en conflit d’intérêts. Sans restreindre la généralité de ce qui précède, un membre du Conseil d’administration :
Est en conflit d’intérêts lorsque les intérêts en présence sont tels qu’il peut être porté
à préférer certains d’entre eux ou que son jugement et sa volonté envers le Conseil peuvent en être défavorablement affectés;
N’est pas indépendant comme membre du Conseil pour un acte donné, s’il y trouve un avantage personnel, direct ou indirect, actuel ou éventuel;
Ne doit pas tirer profit de sa fonction pour tenter d’obtenir un avantage pour lui-même ou pour autrui lorsqu’il sait ou s’il est évident que tel avantage va à l’encontre de l’intérêt public.
24. Le membre du Conseil d’administration utilise les biens, les ressources ou les services du
CHSLD selon les modalités d’utilisation reconnues et applicables à toutes les personnes. Il ne peut confondre les biens du CHSLD avec les siens; il ne peut utiliser à son profit ou pour le compte d’autrui les biens du CHSLD ou l’information qu’il obtient en raison de ses fonctions de membre du Conseil d’administration.
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PRATIQUES RELIÉES À LA RÉMUNÉRATION 25. Le membre du Conseil d’administration ne peut accepter ni solliciter aucun avantage ou
bénéfice, directement ou indirectement, de toute personne ou entreprise si cet avantage ou bénéfice est destiné ou susceptible de l’influencer dans l’exercice de ses fonctions ou de générer des attentes en ce sens. Tout cadeau, toute somme d’argent, tout prêt à un taux préférentiel, toute remise de dette, offre d’emploi, faveur particulière ou autre chose ayant une valeur monétaire qui compromet ou semble compromettre l’aptitude du membre du Conseil d’administration à prendre des décisions justes et objectives est notamment considéré comme un avantage prohibé.
26. Le membre du Conseil d’administration ne doit pas verser, offrir de verser, ou s’engager à offrir à une personne un don, un legs, une récompense, une commission, une ristourne, un rabais, un prêt, une remise de dette, une faveur ou tout autre avantage ou considération de nature à compromettre l’impartialité de cette personne dans l’exercice de ses fonctions.
27. Le membre du Conseil d’administration ne peut recevoir aucun traitement ou autre avantage pécuniaire à l’exception du remboursement de ses dépenses effectuées dans l’exercice de ses fonctions aux conditions et dans la mesure déterminée par le gouvernement (Article 165, LSSSS) ou le CHSLD.
28. Le membre du Conseil d’administration qui reçoit un avantage comme suite à un
manquement au présent Code est redevable.
DEVOIRS ET OBLIGATIONS DE L’APRÈS-MANDAT 29. Le membre du Conseil d’administration doit, après l’expiration de son mandat, respecter
la confidentialité de tout renseignement, échange et de toute discussion de quelque nature que ce soit dont il a eu connaissance dans l’exercice de ses fonctions au sein du Conseil d’administration.
30. Le membre du Conseil d’administration doit agir de façon à ne pas tirer avantage indûment en son nom personnel ou pour le compte d’autrui, de ses fonctions antérieures de personne administratrice ou de nuire aux intérêts du CHSLD.
31. Le membre du Conseil d’administration s’abstient, dans l’année suivant la fin de son mandat, s’il n’est pas déjà à l’emploi de l’Établissement, de solliciter un emploi auprès du CHSLD.
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MÉCANISMES D’APPLICATION DU CODE 32. Le membre du Conseil d’administration s’engage à reconnaître et à s’acquitter de ses
responsabilités et de ses fonctions au mieux de ses connaissances et à respecter le présent Code ainsi que les lois applicables. Tout manquement ou toute omission concernant un devoir ou une norme prévus par le présent Code constitue un acte dérogatoire et peut entraîner l’imposition d’une sanction.
33. Le membre du Conseil d’administration doit produire l’engagement de l’[Annexe 1].
34. Toute personne qui est d’avis qu’un membre du Conseil d’administration a pu contrevenir
à la loi ou au présent Code d’éthique et de déontologie en saisit la présidente du Conseil d’administration.
35. La présidente du Conseil d’administration désigne des personnes chargées de faire enquête relativement à la situation de comportement susceptible d’être dérogatoire à l’éthique ou à la déontologie.
36. Les personnes visées à l’article précédent sont choisies à partir d’une liste de noms de personnes préalablement acceptées par le Conseil d’administration pour agir à ce titre.
37. L’enquête doit être conduite de manière confidentielle et protéger, dans la mesure du possible, l’anonymat de la personne à l’origine de l’allégation. Le membre du Conseil d’administration qui est informé qu’une enquête est tenue à son sujet ne doit pas communiquer avec la personne à la source de l’allégation.
38. Au terme de leur enquête, les personnes désignées doivent adresser un rapport à la présidente du Conseil d’administration.
39. En tenant compte des informations reçues et du rapport d’enquête le cas échéant, la présidente du Conseil d’administration peut fermer le dossier ou constituer un comité formé de trois membres du Conseil d’administration qu’elle désigne.
40. Le comité notifie au membre visé du Conseil d’administration les manquements reprochés et la référence aux dispositions législatives ou réglementaires ou à celles du Code d’éthique et de déontologie. La notification informe le membre visé qu’il peut, dans les trente jours, fournir par écrit ses observations au comité et, sur demande, être entendu par celui-ci relativement aux manquements concernés.
41. Sur conclusion que le membre visé du Conseil d’administration a contrevenu à la loi ou au présent Code, le comité, après avoir entendu le membre visé, ou à l’expiration du délai dont bénéficie le membre visé, recommande aux membres du Conseil d’administration l’imposition d’une sanction.
42. Le Conseil d’administration se réunit à huis clos pour décider de la sanction à imposer au membre visé du Conseil d’administration. Ce dernier ne peut assister à la rencontre.
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43. Selon la nature et la gravité du manquement ou de l’inconduite, les sanctions qui peuvent être prises sont le rappel à l’ordre, la réprimande, la suspension ou le recours en déchéance de charge. Le membre visé du Conseil d’administration est informé, par écrit, de la sanction qui lui est imposée.
44. Ne peuvent être poursuivies en justice, en raison d’actes accomplis de bonne foi dans l’exercice de leurs fonctions, les personnes qui effectuent une enquête relativement à des situations ou à des allégations de comportements susceptibles d’être dérogatoires à l’éthique ou à la déontologie ainsi que celles chargées de déterminer et d’imposer les sanctions.
MISE EN VIGUEUR, ACCESSIBILITÉ ET PUBLICATION DU CODE 45. Le Code d’éthique et de déontologie entre en vigueur dès son adoption par le Conseil
d’administration.
46. Le Code d’éthique et de déontologie est accessible au public en tout temps et disponible au bureau de la Direction générale.
47. Le Code d’éthique et de déontologie est inclus au rapport annuel du CHSLD et doit faire état : Du nombre et de la nature des signalements reçus; Du nombre de cas traités et de leur suivi; Du nombre et de la nature des sanctions imposées; Du nom des membres du Conseil d’administration ayant été suspendus ou déchus de
charges.
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Annexe 1
ENGAGEMENT PERSONNEL ET AFFIRMATION D’OFFICE de l’administrateur ou de l’administratrice
(Il est suggéré que chaque membre du Conseil d’administration signe l’engagement suivant
dont l’original sera conservé dans les registres du Conseil).
J’AI PRIS CONNAISSANCE DU CODE D’ÉTHIQUE ET DE DÉONTOLOGIE
DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DU CHSLD PROVIDENCE–SAINT-JOSEPH
ET JE M’ENGAGE À M’Y CONFORMER. ________________________________________ _____________________________ Signature de l’administrateur/administratrice Date
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Annexe 2
DÉCLARATION DES INTÉRÊTS d’un administrateur ou d’une administratrice
Annuelle En cours d’année Déclaration pour l’année _______ Je, soussigné(e) ___________________________________ administrateur/administratrice du CHSLD Providence–Saint-Joseph, déclare les intérêts suivants : 1. Je détiens les intérêts suivants dans une personne morale, une société ou une entreprise
qui sont susceptibles de me placer en situation de conflit d’intérêts entre mon intérêt personnel ou celui de l’un de mes proches avec le CHSLD Providence–Saint-Joseph. Non Oui ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Nommer les personnes morales, sociétés ou entreprises concernées.
2. Je déclare être placé(e) dans la ou les situations potentielles de conflits d’intérêts
suivantes entre mon intérêt personnel ou celui de l’un de mes proches et celui du CHSLD Providence–Saint-Joseph.
Non Oui ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Nommer les personnes morales, sociétés ou entreprises concernées.
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3. J’agis à titre d’administrateur/administratrice d’une personne morale, d’une société, d’une entreprise ou d’un organisme à but non lucratif ou non, identifié ci-après et qui est partie à un contrat avec le CHSLD Providence–Saint-Joseph. Non Oui
_______________________________________________________________ _______________________________________________________________ Nommer les personnes morales, sociétés ou entreprises concernées.
4. J’occupe le ou les emplois suivants :
EMPLOI EMPLOYEUR
5. Je m’engage à déclarer toute situation qui surviendrait en cours d’année et
qui viendrait modifier la présente déclaration.
_______________________________________________________________ _______________________________________________________________
6. En vertu de la présente déclaration, je m’engage, sous peine de déchéance
de ma charge, à m’abstenir de siéger au Conseil d’administration et de participer à toute délibération ou décision lorsqu’une question portant sur l’entreprise dans laquelle j’ai des intérêts personnels est débattue.
EN FOI DE QUOI, J’AI SIGNÉ À _____________________ , LE ____________ ________________________________________________ SIGNATURE DE L’ADMINISTRATEUR/ADMINISTRATRICE
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CHSLD Providence-Saint-Joseph 5605, rue Beaubien Est
Montréal (Québec) H1T 1X4
Téléphone : 514 254-4991