Douala, 24 juillet 2008

Présentation des participants/es

Présentez-vous en citant:• Votre nom• Votre fonction • Depuis quand vous participez

aux ateliers « leadership et management pour les jeunes »

Objectifs de la Session

Les participant/es

• Intègrent l’importance du suivi et de l’évaluation

• Acquièrent une méthodologie et des outils pour l’évaluation des projets

• Intègrent les éléments clés du reporting Acquièrent des outils pour le reporting

Programme

• Introduction • Le Suivi et L’Évaluation

– Éléments clés

• Les outils de suivi et d’évaluation

• Le reporting – Éléments clés

• Les canevas pour le reporting

Le Concept de Suivi / Évaluation

Le Suivi et l’Évaluation Font Partie Intégrale du Processus de Planification et du Cycle de Projet

Mission

Vision

Plan Stratégique

Évaluation

Plan Opérationnel

Mise en Œuvre

Suivi

Le Suivi• Se fait pendant la mise en œuvre • Est régulier avec une périodicité

rapprochée • Se fait selon un calendrier, mais

peut aussi être improvisé• Est basé sur la planification,

notamment les objectifs et activités

• Se focalise sur le niveau opérationnel et la méthode de travail

L’Évaluation

• Se fait à des étapes clés de la mise en œuvre et la fin de la réalisation

• Se fait selon un calendrier pré-établi • Est basé sur la planification

notamment les objectifs et les indicateurs

• Se focalise sur le niveau stratégique et l’atteinte des objectifs et indicateurs

Les Outils de Suivi / Evaluation

Les Outils de Suivi / Evaluation

• Tout suivi ou évaluation objective et basée sur une bonne planification, notamment:– Les objectifs – Les indicateurs – L’activity planner

• Sans ces outils de planification suivi / évaluation sera subjective

• Ces outils constituent le cadre de référence

• En ce basant sur le cadre de la planification, il est possible d’utiliser les outils d’évaluation rapide…

Les Outils de Suivi / Évaluation

• La notation chiffrée – Exemple de 1 à 5, a quel degré l’objectif à-t-il était atteint?

• Le SWOT, - quels sont les forces, faiblesses, opportunités et menaces à ce stade de la réalisation: (Une comparaison avec le SWOT de départ peut être fait)

• « Ce qui marche bien » - un outil qui identifie simplement: – Ce qui marche bien – Ce qui ne marche pas bien – Suggestions pour amélioration

Notation Chiffrée Évaluez l’atteinte de l’objectif en donnant une note de 1 à 5. 1 étant très mauvais et 5 étant excellent:

Objectif Note Exemples de commentaires pour un suivi

Exemples de commentaires pour une évaluation

Document de projet pour un point d’eau rédigé

3 La description du projet n’est pas suffisamment détaillé

Les délais de rédaction n’ont pas été respecté causant un retard dans le reste du calendrier

Le bailleur de fond identifié suggère des modifications importantes sur le

cadre utilisé pour la rédaction du projet

Point d’eau construit

4 Qualité des travaux répond aux normes. Délais respectés

Le point d’eau fonctionne et sert le nombre de personnes prévu

Note: Il ne faut pas forcement attendre l’évaluation pour faire des remarques sur les objectifs ou indicateurs!

SWOT Objectif Forces Faiblesses Opportunités Menaces

Document de projet pour un point d’eau rédigé

Compétence acquises

Compétence acquis par 1 seule personne dans le Groupe

Séance de formation interne conduite par Robert

---------

Point d’eau construit

Grille d’analyse

Objectif Ce qui marche bien(+)

Ce qui ne marche pas bien (-)

Suggestions

Document de projet pour un point d’eau rédigé

Point d’eau construit

Exercice Pratique

Dans votre groupe, faites l’évaluation des séminaires « Leadership » sur les aspects suivants:

• Logistique• Contenu• Facilitation• Reporting• Participation

Exercice Pratique

Groupe 1&2: Notation ChiffréeGroupe 3&4: Outil SWOTGroupe 5&6: Grille d’analyse

Préparation: 15 minutes

Restitution: 5 minutes

Le Reporting

Le Reporting • Dans le cadre de la réalisation des

projets ou programmes, le reporting est ce qui vous permet de: – Communiquer avec l’ensemble des parties

prenantes sur l’avancement du projet– Capitaliser votre travail – Garder les traces de l’évolution, des lecons

apprises et des meilleures pratiques

• Le reporting est ce qui vous d’utiliser une expérience singulière pour bâtir un système où l’expérience peut être répliqué plusieurs fois

Le Reporting • Les rapports de projets/programmes

doivent être: – Succinct – Direct – Facile à lire et comprendre – Directement liés à la planification

• Utiliser:– Un style bref avec des fragments de phrase

précis – Des puces – Des tableaux – Des paragraphes courtes

• Pour faciliter la compréhension et la lecture

Sommaire d’un Rapport de Suivi / Évaluation • Introduction et identification du projet (2 à 3

phrases)

• Rappel de la stratégie du projet – Objectifs Clés – Indicateurs (pour chaque objectif)

• Plan opérationnel (Activity Planner) – uniquement pour les rapports de suivi

• Évaluation présentée sous forme de tableaux ou de paragraphes courts

• Conclusions - ressortant les suggestions clés pour la suite du projet/programme

A BIENTOT!

!!!