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Qualité et gestion de projets
Pierre de Lamberterie
Laboratoire de Physique Subatomique et de Cosmologie
CNRS-IN2P3/UJF/INP Grenoble
Journées Qualité en Chimie II
15-18 octobre 2013, Autrans
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Qualité et gestion de projets
Plan de l’exposé Qualité en projets ?
Acteurs du projet
Types de projets
Phases du projet
Organisation
Plan qualité ou SMQ
Plan qualité : contenu, points clefs
Gestion de la documentation
Enregistrements/Traçabilité
Non-conformités
Revues/audits
Les outils de gestion de projets
Cas de la sous-traitance
Phases du projet : documents Qualité et gestion de projets :
exemple Organisation des projets au LPSC
Instances liées au projet Coordinateur technique/Cellule
de revue technique Informations sur le projet
Retour d’expérience
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Pourquoi la qualité en projets ?
• Décrire l’organisation et les dispositions mises en place pour maîtriser les paramètres du projet.
Fournir un « produit » conforme aux exigences définies.
Harmoniser ses outils, pratiques et méthodologies.
Fournir les garanties nécessaires aux parties prenantes (tutelles, commanditaires, organismes de financement…) sur la capacité à gérer au mieux les ressources allouées.
Assurer une relation de confiance avec les parties prenantes.
Valoriser les résultats de recherche.
Pour
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Types de projets
Projet Données d'entrée livrable
Projet de réalisation Cahier des charges matériel
Projet de recherche Contrat de recherche Rapport Sc. ou
Thèse
Action thématique Contrat d'objectif Rapport Sc.
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Les acteurs du projet
Les instances
Chef de projet (scientifique, technique)
Responsables techniques locaux (laboratoire, services)
Le correspondant (ou l’équipe) qualité : travaille en étroite collaboration avec le(s) responsable(s) du projet
Partenaires extérieures : industriels
Supports
Réalisateurs
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Phases du projet (généralités)
Faisabilité Définir le besoin, l’organisation, un démonstrateur
Développement
Réalisation
Installation/transfert
Définition préliminaire Définir les exigences (performances attendues) Figer les spécifications
Assurer les approvisionnements/lancer les sous traitances
Vérifier l’obtention des exigences qualité et en apporter la preuve
Toutes les documentations d’utilisation
Etapes QUOI?
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Réalisation du projet
Organisation :
Description des dispositions
prises pour assurer chaque étape
du projet
Outils : Contrôler, orienter le projet
Qui réalise le projet ?
Quand, comment le
réalise t-on?
Avec quels outils
piloter le projet?
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Organisation
Un SMQ est en place : bonnes pratiques, ISO 9001…
Il décrit les différents processus et procédures à appliquer pour le projet.
Absence de SMQ pour le projet
Il est nécessaire de définir l’organisation du projet.
Documentation
Ressources
Revues
…
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Organisation du projet
Plan qualité
Document spécifiant quels processus, procédures et ressources associées seront appliqués, par qui et quand, pour satisfaire les exigences d'un projet, d'un produit, ou d'un contrat spécifique. (ISO 10005).
Maîtriser les paramètres concourant à l’obtention d’un produit final conforme aux exigences prédéfinies dans le respect des coûts et des délais.
Devient le manuel qualité du projet (en absence de SMQ).
Il est géré par le responsable qualité, la cellule qualité, le coordinateur du projet.
Le Plan Qualité doit être élaboré en collaboration avec les parties impliquées.
Autres laboratoires
Sous-traitants
Pourquoi?
Par qui?
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Contenu du plan qualité
Points clefs Description des procédures/processus permettant la réalisation des différentes étapes du projet. Le Plan Qualité doit définir l'ensemble des paramètres suivants : (non exhaustif)
Gestion de la documentation
Traçabilité/Enregistrements
Maitrise des non-conformités
Mesures, contrôles, essais, validations
Revues/Audits
Gestion des achats
Maitrise de la conception Maitrise de la réalisation Installations et locaux (risques, stockage, élimination des déchets)
Projet de réalisation
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Contenu du plan qualité
Gestion de la documentation
Garantir que l’information correcte est disponible au bon moment et au bon endroit.
Identification (codification) et référencement (date d’édition et indice de révision).
Approbation par les responsables avant diffusion.
Diffusion des documents aux personnes concernées.
Conservation des documents dans un endroit identifié et connu de tous.
Pyramide documentaire : Manuel qualité/plan qualité - Procédures/Plans - Modes opératoires/Formulaires/Enregistrements.
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Contenu du plan qualité
Traçabilité
Que faut-il tracer? Tout ce qui permet d’identifier, de retrouver, d’isoler :
Les échantillons, matières premières, pièces, plans, fiches de suivi…
Mesures, essais, maintenances…
Les connaissances acquises lors de l’exécution du projet.
Tous les résultats des travaux de recherche :
Enjeux en terme de propriété intellectuelle et innovations valorisables.
Cahiers de laboratoire.
Traçabilité : « Aptitude à retrouver l'historique, la mise en œuvre ou
l'emplacement de ce qui est examiné» ISO 9000
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Contenu du plan qualité
Enregistrements
Que faut-il enregistrer?
Compte rendu de réunion/Revue de projet/Audits.
Rapports d'analyse/de contrôle/de validation/de mise en service.
Rapports d'étalonnage/de métrologie.
Fiches d'écart.
Où faut-il archiver les enregistrements ?
Résultats de manipulations : Cahiers de laboratoire.
Comptes rendus/Rapports : GED ou tout lieu sûr mais pas sur le disque dur de son PC.
Enregistrement : « Document faisant état de résultats obtenus ou
apportant la preuve de la réalisation d'une activité » ISO 9000
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Contenu du plan qualité
Maîtrise de la non-conformité
Objectifs du traitement des non-conformités
Action immédiate sur le produit non-conforme : traitement/Dérogation/rebut.
Action curative : Eviter que l’écart se reproduise.
Action corrective : Mise en place dans le cadre de l’amélioration continue.
Inclure les modifications dans la documentation.
Ces actions vont dépendre du type de projet (séries, répétabilités…).
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Contenu du plan qualité
Mesures, validation
Assurer la fiabilité des mesures :
Tous les équipements utilisés pour valider sont gérés.
Identification, fiche de vie, dossier de maintenance, procédures d’utilisation.
Formation/Habilitation des utilisateurs.
Les vérifications et étalonnages sont existants.
Les étalons sont gérés.
Validation : apporter la preuve que les spécifications attendues sont obtenues.
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Contenu du plan qualité
Revues de projets / Audits internes
Objectif : suivre l’avancement du projet au cours de ses différentes phases.
Revues choisies pour une étape ou par thème.
o Doivent être enregistrées et conservées.
o Audits internes
o Rechercher les preuves relatives à des critères.
Identifier les écarts.
o Apporter des solutions d’améliorations.
Revues imposées par les tutelles, intervenants…
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Les outils de gestion du projet
• Arborescence produit
• Organigramme des tâches
• Planning et budget
• Analyse de risques
• Suivi d’actions
• Informations sur le projet
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Outils : Arborescence du produit
Décomposer le projet en éléments gérables pour :
Identifier les métiers, tâches et ressources nécessaires.
Aboutir à une liste de produits dont la réalisation est nécessaire au projet.
Identifier les interfaces.
Initier une gestion documentaire.
Initier le budget.
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Outils : Organigramme des tâches
Qui fait quoi : décomposition en work package (WP)
o Lister les tâches à accomplir et les ressources nécessaires pour les accomplir.
o Réalisation de fiches de tâches
Objectif : connaître les équivalents temps plein (ETP)
Initier un budget
WB# Task Names Comments Laboratory
1 Management Organization and coordination
2 Studies & Simulations
3 Designs
4 Tests definition & Test Benches
5 Validation of Designs
6 Procurement For tests benches and production
7 Production Concerns final product
8 Assembly, Deployment andValidation
On site, concerns final product
9 PA and Documentation
10 Maintenance On site
Qui
réalise la
tache?
Liste de
tâches
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Exemple d’arborescence
Tableau de synthèse d’arborescence : Permet de définir un budget et un besoin en ressources
WBS Activity QuantBase
Unit
Est
Code
Contin
gencyCost / Unit
Total Cost
with Cont.
Total
FTE-Month
over 4 Years
€ € €
1 SDEU
1.1 PMTs signal Conditioning - WP1 96
1.1.1 Conditioning design 1 hours A 0% 1 1
1.1.2 Prototype Board 2 each VI 20% 0
1.1.2.1 Design Prototype hours A 0% 0
1.1.2.2 CAD Layout hours A 0% 0
1.1.2.3 Procure Parts each A 0% 0
1.1.2.4 Fabricate prototype PCB's hours A 0% 0
1.1.2.5 Assemble prototype PCB's hours A 0% 0
1.1.3 Test bench each A 0% 0
1.1.3.1 Design test bench hours A 0% 0
1.1.3.2 Fabricate test bench hours A 0% 0
1.1.3.3 Assemble test bench hours A 0% 0
1.1.4 Functional testing of prototype PCB's hours A 0% 0
1.1.5 Integration on UUB design hours A 0% 0
1.1.6 Reports and documentation hours A 0% 0
1.2 Trigger - WP2 12
1.2.1 Trigger code design hours A 0% 0
1.2.2 Trigger code test and simulation hours A 0% 0
1.2.2.1 Prototype Board 2 each A 0% 0
1.2.2.2 Design Prototype hours A 0% 0
Liens : WP-coût
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Outils : Planning/Budget
Fixer (jalonner) les étapes clefs du projet
Prendre en considération :
Les disponibilités des ressources (affectations multi projets).
Les congé.
Les délais de sous-traitance
Les modifications à apporter au projet.
Le budget n’est obtenu qu’une fois le contenu du projet connu (phases, ETP).
Le planning est évolutif (adapté après chaque revue de projet).
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Outils : Analyse de risques
Objectifs : Identifier les anomalies pouvant intervenir et leurs conséquences pour pouvoir y remédier pendant la conception du projet.
AMDEC produit/process : Méthodologie d’analyse des modes de défaillances et de leurs effets.
Analyse de risques projet : Méthodologie simplifiée (IN2P3/LPSC)
Prise en compte des risques par catégories : Externes, Techniques, Scientifiques, Sous-traitance, Organisation.
Grille d’évaluation de la gravité et de l’occurrence.
Etablissement d’une grille de criticité.
Réduction de risques : Indicateur de réduction.
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Analyse de risques
Grilles d’évaluations
Gravité du risque Valeur Critère
Impact sur les délais
1 Sans effet
2 Faible retard ( 1 à 3 mois)
3 Retard significatif (3 à 6 mois)
4 Gros retard (> 6 mois)
Impact sur les
ressources
1 Sans effet
2 Faible surcoût (1 à 10%)
3 Surcoût significatif ( 10 à 30%)
4 Fort surcoût (> 30%)
Impact sur les
performances
1 Conformes aux exigences techniques
2 Exigences pas tout a fait satisfaites
3 Certaines exigences non satisfaites
4 Non-conformité aux exigences techniques
Occurrence Indice de risque : Combinaison de
l’occurrence et de la gravité
Occ=4 Bas Moyen Elevé Elevé
Occ=3 Très
bas Bas Moyen Elevé
chemin critique
Occ=2 tressé
bas Bas Bas Moyen
High
Occ=1 très
bas
très
bas
très
bas Bas
G1 G2 G3 G4 Gravité globale
(moyenne)
Valeur Critère
Probabilité
d’apparition
1 Aucune occurrence (jamais)
2 Extrêmement rare (pratiquement jamais)
3 Rare ou peu fréquente (peu être)
4 Fréquent ou systématique (sûrement)
Gravité
Occurrence
Criticité
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Analyse de risques : exemple
N# Risk Description Occurrence
Impact
severity
on
schedule
Impact
severity
on
resource
Impact
severity on
performance
Global
impact
severity
(average)
1 Risk of instability of the need for the project:
(Change of priorities, instability of demand, insufficient
strategic analysis). 2 2 2 2 2
2 Funding risk: change of research policy medium/long term,
alternative funding, unfavorable budgetary arbitration,
absence or discount in question of multi-year funding. 2 2 3 1 2
3 Risk of poor expression or lack of understanding of the scientific need. 1 2 2 2 2
4 Risk of evolution of the scientific need after the start of the
project. 3 3 3 2 2.6 (3)
Occurence Couleur=Indice de risque
Occ=4 CC CC CC Elevé
Occ=3 7 risques 1 risk CC Moyen
Occ=2 1 risque 5 risques CC Bas
Occ=1 1 risque Très bas
G1 G2 G3 G4 Gravité
globale
N# Risk Description Risk Index Can be
accepted
Can be
reduced Comments
1 Risk of instability of the need for the project:
(Change of priorities, instability of demand, insufficient
strategic analysis). Low N Y
2
Risk of problems associated with the project partners
(abandonment, non-priority project, regulations and
different standards, economic and social situation, political instability, fiscal instability).
Low N Y
Analyse
Criticité
Réduction N# Risk Description Mitigation Reduction verification criteria
1 Risk of instability of the need for the project:
(Change of priorities, instability of demand, insufficient
strategic analysis).
Organize regular meetings and communication within the… Reduction of the engineering change requests.
2
Risk of problems associated with the project partners (abandonment, non-priority project, regulations and different
standards, economic and social situation, political instability,
fiscal instability).
Organize work packages with multiple partners, with overlapped
competences. Multiple solutions are proposed for each design issue.
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Outils : Suivi d’actions
Objectifs : Identifier les actions issues des revues du projet (avancement, technique locale ou globale).
Etablir un calendrier de suivi.
Identifier un pilote de l’action.
Déterminer les délais souhaités.
Modifier le planning selon l’avancement des actions. NUMER
O
DATE
ENTREETACHES / ACTIONS DATE DUE
JOURS / DATE
DUE
DATE
CLOTURERESPONSABLE Réf. de clôture REMARQUES
1
2
3
4
ETAT
Etat de la tâche : ouverte/retard/clôturée Dates et retards
Nature des taches
Pilote
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Outils : Informations sur le projet
En interne
Circulation/relecture des comptes rendus. Validation des plans d'actions.
Indicateurs internes (suivi des actions, diffusion des documents de finalisation).
En externe
Informations/avancement du projet aux instances, tutelles, organismes financeurs...
Indicateurs externes (affichage, articles, posters…)
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En résumé...
Faisabilité Définition Développement Réalisation Installation
Plan qualité/Manuel qualité : Procédures/Modes opératoires/enregistrements
Planning
Plan de charges
Analyse des risques
Plans d’actions
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Cas de la sous-traitance externe
Sous-traitante : Confier une partie du projet à un autre partenaire (interne/externe)
Externe : Dossier industriel : le sous traitant devra fournir :
Sélection des fournisseurs
Appels d’offres
Les plans permettant la réalisation. Le ou les plannings. Les nomenclatures et gammes de fabrication. Les déroulés opératoires, avec référence aux procédés utilisés (les procédures de
montages). Les opérations de contrôle intervenant en cours de fabrication et les moyens mis en
œuvre. Les certificats après contrôles. La liste des outillages standards et spécifiques. La nomenclature des approvisionnements. La valeur des caractéristiques exigées et leur tolérance avec les critères d’acceptation
ou de refus (pour les fiches d’écart ou non conformités).
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Phases du projet : Documents
Faisabilité Spécification technique de besoin (STB), Plan de management
Développement
Réalisation
Installation/transfert
Définition préliminaire Dossier de définition
Plan de développement
Dossiers de fabrication/Mesure/validation/essais/contrôle
Dossier de montage, fonctionnement, maintenance, formation/sécurité
Etapes Documents?
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Normes utiles
Vocabulaire
NF ENISO 9000 : Principes essentiels et vocabulaire des systèmes de management de la qualité.
Qualité et projets
ISO 10005 : Systèmes de management de la qualité —Lignes directrices pour les plans qualité.
FD ISO 10006 : Lignes directrices pour le management de la qualité dans les projets.
Dissocie les phases du projet des processus de management du projet.
Gestion de projets
ISO 21500 : Lignes directrices sur le management de projets.
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Qualité et gestion de projets :
Exemple
Gestion de projets au LPSC
• Organisation des projets
• Instances liées aux projets
• Cellule de revues techniques
• Exemple de projet
• Informations sur les projets
• Retour d’expérience
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Organisation
Organisation matricielle
• Le LPSC est organisé en groupes de physique et services techniques.
Responsabilités
• Les groupes de physique ont la responsabilité scientifique des projets.
• Les services techniques travaillent en support à la réalisation des projets.
• Par projet :
• Un responsable scientifique & un coordinateur technique (projets 1 & 2).
• Un responsable scientifique & un responsable technique (projets 3).
Groupes
Projet 1
Projet 2
Projet 3
Service 1 Service 2 Service 3
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Organisation : Instances liées au
projet
Directeur du laboratoire
• Prend les décisions finales d’engagement sur les nouveaux projets.
• Nomme les coordinateurs techniques des projets.
Responsable technique
• Interface du laboratoire / Institut (IN2P3).
• Reporting auprès de la direction et des chefs de service de l’état d’avancement et de statut (« santé ») des projets.
• Aide à la résolution des difficultés.
• Plan de charge prospectif pour les services (nouvelle mission, en cours).
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Organisation
• Coordinateur technique :
• Assure la coordination des aspects techniques du Projet dans toutes ses phases (définition, conception, réalisation, montage/démontage sur sites).
• Valide les choix en vue d’atteindre les objectifs du Projet.
• Organise la communication sur le déroulement et l’avancement du Projet. Réalise/supervise la documentation technique du Projet.
Cellule de revues techniques de projet :
• Rôle : Evaluation au travers des revues des aspects techniques, organisationnels et ressources des projets à leur démarrage et au cours de leur déroulement si cela est nécessaire.
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Exemple de projet
Réalisations de coupleurs de puissance
SMQ
Gestion documentaire
Outils
Informations sur le
projet
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SMQ
Domaines couverts par le SMQ (non-exhaustif):
o Gestion documentaire
o Maitrise des réalisations
o Revues de projet
o Achats & surveillance des sous-traitants
o Gestion des actions correctives & préventives
o Contrôles & essais
o Maîtrise des écarts
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Gestion documentaire
Utilisation d’une GED (EDMS) pour stocker les
données
Une arborescence au niveau projet (national)
Une arborescence au niveau laboratoire
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Outils
C.R. revues
Suivi actions
planning
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Informations sur les projets Pages Web du LPSC : indicateurs généraux
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Retour d’expérience
Acteurs (au niveau du laboratoire)
• Une sensibilisation à l’utilisation des outils utilisés par le projet.
• Veiller à la traçabilité des informations et résultats.
• Rôle du correspondant qualité à rappeler.
Vie du projet (structuration au niveau du projet)
• Utiliser des documents déjà existants au laboratoire.
• Maintenir un investissement « positif » des personnels (ex : pilotes dans les plans d’actions)
Difficultés rencontrées
• Remontées d’information absente ou tardive.
• Evolutions, modifications non prises en compte dans les documents.
• Gestion de la fin de projet : attribution des ressources.