processus de facturation - s-inter

REVDATE

D’APPLICATIONNom

REDACTEURNom

VERIFICATEURNom

APPROBATEURA 28/10/2004 S. STROOBANT MF CUEGNET JC. CHARLES

B 10/10/2005 S. STROOBANT M. LAUNE JC CHARLES

C 07/11/2005 S. STROOBANT M. LAUNE JC CHARLES

D 04/01/2006 C.ROJ M.LAUNE JC CHARLES

E 07/02/2007 V.MARTIN M.LAUNE JC CHARLES

F S.STROOBANT M. LAUNE JC CHARLES

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S-Inter -- Siège Social Z.I. du Bois Rigault 73, rue A. Nobel 62880 Vendin-le-Vieil – France – www.s-inter.com

1. Caractéristiques du processus.......................................................................................... 2 2. Représentation graphique ( voir page suivante)............................................................... 2 3. Contrôle des factures S-INTER........................................................................................ 4 4. Codification des n° de factures : ..................................................................................... 4 5. Enregistrement de la facture............................................................................................. 4 6. Diffusion de la facture...................................................................................................... 4 7. Archivage ........................................................................................................................ 4 8. Relances........................................................................................................................... 5 9. Réception d'une facture fournisseur................................................................................. 5 10. Paiement d'une facture fournisseur................................................................................. 5 11. Synthèse des modifications successives : ...................................................................... 6 12. Annexe 1 : Relance 1..................................................................................................... 6 13. Annexe 2 : Relance 2..................................................................................................... 7 14. Annexe 3 : Mise en demeure.......................................................................................... 7 15. Annexe 4 : Déclaration de danger de sinistre................................................................. 8 16. Annexe 5 : Bordereau de remise de chèque................................................................... 8 17. Annexe 6 : Echeancier fournisseurs............................................................................... 9

PROCESSUS DE

FACTURATION

PS S 003REV. : FDATE : 12/04/2007

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http://www.s-inter.com/



1. Caractéristiques du processus

Intitulé Processus de facturationFinalité Gérer et assurer/obtenir le paiement des prestations réalisées dans le

meilleur délai Gérer le paiement des fournisseurs

Référence Norme : ISO 9001v2000 + manuel qualité S-INTEREléments d’entrée Relevé de facturation

Le dossier technique La base de données La réclamation du client La facture du fournisseur Le reglement des factures client Le marché (voir plans qualité) La commande Le tableau de commandes ou d'engagements de dépenses

Eléments de sortie La facture Le justificatif de facturation : rapport technique, tableau récapitulatif,.. La base de données mise à jour Le rapport mensuel ( pour Canon) Les relances (factures impayées) Le paiement des factures fournisseurs La validation du marché (voir plans qualité) L'acceptation de la commande Le tableau de factures

Ressources humaines : Directeur financier: (voir définitions de fonction)Secrétaire administrative si possible avec 2 ans d'expérience

matérielles : Bureau avec téléphone Ordinateurs avec logiciels bureautique et de gestion Armoires de rangement

Documents : Un plan comptable

Pilote du processus Directeur financierRevue 12 mois

Indicateurs ObjectifsNombre de factures non réglées: Sur le total de factures figurant sur la balance âgée, combien ne sont pas réglées à la date d'échéance.

Obtenir un résultat de 100% de factures réglés à la date d'échéance.Accentuer la relance sur les factures en retard de paiement.

Nombre de litiges par mois après relance: Sur le total de factures relancées, combien de litiges ont été déclarés.

Faire baisser le nombre de litiges.

Nombre de factures par mois et par département Suivre et maîtriser les évolutionsTemps moyen de rectification des factures : Sur le total de factures émises, combien ont été modifiées lors du contrôle de facture et combien de temps en moyenne par facture.

Diminuer le temps passé à modifier les erreurs de facturation.

Nombre de report d'échéance dû à des dossiers incomplèts Nombre de report d'échéance en baisseNombre de relances fournisseurs pour raison de factures non-payées reçues en recommandé .

Nombre de relances en baisse

2. Représentation graphique ( voir page suivante)

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PROCESSUS de FACTURATION

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Remboursement des frais

Processus PS S 001 ACHATS

PS S 003 rev. F - PROCESSUS DE FACTURATION Documents de référenceFonctions - Acteurs

Enregistrement Facture

Enregistrer le paiement

Relance 1 (courrier)

Relance 2 (courrier)

Mise en demeurePrise de décision parchef de département

conçernéLitige

ARCHIVERangement par

mois

Date d'échéancedépassé et

Paiement reçu ?

Base de donnéesLogiciel traitement

de texte

Processus deréalisation

Client

Secrétaireou

Comptable

Réception facture,relevé de facturationOU dossier technique

FacturationSite

FacturationService ADMIN

Edition factureEdition facture

Envoi facture

Serv

iceA

DM

IN

Envoi facture

Réception facturesfournisseurs

Enrégistrement desfactures

Paiement factures

Rangement etArchivage

Compléter le tableau d'engagementde dépenses (=Tableau des

factures non-parvenues)

Reportéchéance

Rapprocher BL +Commande + copie

de la facture

Transmissionau siège social

Distribuer la facture(= 2e exemplaire ou copie)

Vérifi-cation

Date d'échéanceet dossierprésent?

Attente date d'échéance

BL + Commande IAQ 074 : Tableaud'engagement de

dépenses

Fournisseurs

Secrétaire

CLIENT

Réceptionpaiement

Réclamationclient

Analyse Transfert audépartement concerné.

Réponse au client

Secrétaire

Secrétaire +Service Qualité

ServiceA

DM

IN

NON

Logiciel comptable

Secrétaire

PS S 003

Remise de checque

Secrétaire ouchef de

département

Logiciel comptableIAQ 092

Facturation clients

Duplicata poursite demandeur

Secrétaire

Tous lesprocessus

Facturation fournisseurs

Secrétaire

FactureOK !

NON

Oui

Présentation au DAFpour approbation

Dossierapprouvé

Bordereau deréglement

Bon àpayer

Analyse & décision

LITIGE

Pilote duprocessus

Dossierrefusé

Informer lefournisseur

Décision du DAF +report d'échéance

Suivi balance agée

logiciel comptable

Relancestéléphoniques

Intervention du chef dedépartement conçerné

Envoi du dossier àl'assurance crédit

chef de dépt. ouresp. logistique

Paiementpar client Avoir

Remboursementpar l'assurance

Ouverture d'une fiche denon-conformité (si nécessaire)

Scanner Classement par moispar n°

exemplaire original

Dossiercomplet ?

Oui

NON

Dossierabsent

logiciel comptable

Echéancierfournisseurs

NON

Fiche de fraisdu personnel

Vérificationchef de dépt.

Validation?

Analyse & décision

NON

OUI

''Facture à valider''

PR QUA 004

MAX. 80 jours

si on n'obtientni le paiement

ni un avoir

MAX. 90 jours

3. Contrôle des factures S-INTER

Chaque facture est contrôlée. On vérifie notamment : ● La conformité des informations sur la facture par rapport aux exigences du client qui ont été

acceptées dans le cadre de la revue de contrat.● La conformité de la facture selon le rapport d'intervention ou du BL qui a été établi,● La conformité du montant et des autres informations par rapport à la commande du client.

On vérifie particulièrement la présence d'un numéro de commande, l'adresse de facturation, les conditions de règlement et le délai de règlement.

4. Codification des n° de factures :

AAMM/SS – 99999AA : Année,MM : Mois,SS : Code du site,99999 : numéro séquentiel entre 1 et 99999Il est important de conserver la continuité chronologique des numéros de facture après enregistrement en comptabilité.

5. Enregistrement de la facture

L'enrégistrement d'une facture S-INTER concerne les éléments suivants: ● la date de la facture● le n° de la facture● le compte client● le montant● la date d'échéance ● le code de l'atelier émetteur de la facture.

6. Diffusion de la facture

Selon ce qui est convenu avec le client : ✗ 1 ou 2 exemplaires de la facture sont expédiés au client,✗ 1 exemplaire est conservé dans l'établissement.✗ 1 exemplaire agrafé au dossier technique (selon le site).

7. Archivage

Les éléments suivants sont archivés : ● La facture : une copie de chaque facture est archivée. Les factures sont rangées par mois.● Les pièces comptables. (Elles sont rangées par mois et par banque)

La durée de l'archivage défini par la procédure PR QUA 024 .



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8. Relances

Les relances sont faites de façon périodique:Chaque mois, on vérifie les factures qui n'ont pas été payées à la date d'échéance:

Les clients qui n'ont pas payé, recevront une première relance. Si un mois plus tard le paiement n'a pas été reçu, une deuxième relance est envoyée. Un deuxième délai d'un mois est respecté avant de procéder à une mise en demeure. Le courrier

de mise en demeure est envoyé en recommandé. Après la mise en demeure, le dossier devient un litige. On fera tout pour obtenir l'explication

pour le non-paiement. Le directeur financier s'adresse au chef de département afin d'obtenir une décision :

– le client paiera finalement le montant dû, – S-INTER fait un avoir. Une déclaration est faite à la société de recouvrement. Cette

déclaration doit être envoyée au plus tard le 90e jour après la date d'échéance.

9. Réception d'une facture fournisseur

Les factures fournisseurs sont réceptionnées par courrier par le siège social à Vendin le Vieil

Deux tampons sont apposés sur chaque facture reçue :Ces tampons identifient la facture par : Le premier indique :● son numéro interne● sa date d'échéanceLe second indique :● signature du responsable du département concerné pour le Bon à

payer● imputation (suivant le document IAQ092)● atelier = demandeur des articles● signature du DF

Après apposition de ces tampons, chaque facture est enregistrée sur le logiciel comptable.

Après enregistrement, la facture originale est scannée et enregistrée dans le dossier factures du serveur par mois et par site, puis sera classée définitivement dans un classeur mensuel par site et par N° interne. Une copie est envoyée sur les sites correspondants accompagnée d'un tableau récapitulatif indiquant le nom du fournisseur et le N° interne. La copie des factures ne nécessitant pas une approbation des sites est validée par le service 'facturation fournisseurs'.

10. Paiement d'une facture fournisseur

Pour effectuer le paiement d'une facture fournisseur, le dossier doit être complet : ● facture● le BL (preuve de réception des articles)● la copie de la commande

Au retour de la copie de facture envoyée sur les sites, le service 'facturation fournisseur' vérifie si l'ensemble des justificatifs est associé à chaque facture et qu'aucune facture ne manque par rapport au tableau récapitulatif.

L'ensemble des documents sera classé avec la copie de la facture en attente de l'échéance pour le règlement. Après le paiement, le dossier complet sera archivé dans une boite intitulé « factures fournisseurs mois X Année X payées ».



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11. Synthèse des modifications successives :

Révision A : CréationRévision B : Paragraphe 1 : compléter les ressources humaines nécessaires + enlèvement secrétaire

comptable + revue de processus remis à 6 moisParagraphe 2 : représentation graphiqueParagraphe 7 : durée d'archivage Paragraphe 8

Révision C : Paragraphe 10en-tête des pages 2 à 8 + index

Révision D : Paragraphe 9 et 10Révision E : Paragraphe 1,2,6,7,8,9,10Révision F : Paragraphe 2, 8

12. Annexe 1 : Relance 1



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13. Annexe 2 : Relance 2

14. Annexe 3 : Mise en demeure



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15. Annexe 4 : Déclaration de danger de sinistre

16. Annexe 5 : Bordereau de remise de chèque



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17. Annexe 6 : Echeancier fournisseurs



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