pour le réseau cuma un progiciel de gestion intégré en ligne formation comptable – jour 3

pour le réseau CUMA

un Progiciel de Gestion Intégréen ligne

Formation Comptable – Jour 3

• Affectation analytique de fin d’année

• Contrôle et déclaration TVA

• Traitements périodiques comptables

• Immobilisations : opérations particulières

• Lettre de relance

Au menu aujourd’hui

Session de formation – JOUR 3

Comptabilité analytique

• Principe des axes analytiques• Clés de répartition :

omanuelle oSemi-automatique

• Affectation a posteriori :oDéversement des imputationso Journal ODY

• Consultation :o Interrogation analytiqueoTableau synthétique par matériel

Objectif 6 :

Formation Cum@net pour les trésoriers de CUMA

Répartition analytique a posteriori

Rappel lors de la saisie comptable :Soit affectation directe des charges (et produits) sur les

matérielsSoit affectation sur :

– un code d’attente générique : 0,– des codes d’attente spécifiques

Reste à réaliser la ventilation de ces charges non affectées, sur les différents matériels

Plusieurs méthodes disponibles : Prorata VNC, part fixe, prorata amortissements, etc ….

Répartition analytique a posteriori 2

La procédure dans Cum@net :- Je génère des clés de répartition (soit directement,

soit règle de calcul au prorata de…).- J’applique ces clés = déversement des imputations

analytiques.- Je constate et je vérifie la bonne réalisation de ce

déversement- Toutes les opérations d’affectation sont historisées

(consultables dans le journal ODY)

Création de clés de répartition

• Pour réaliser les affectations a posteriori de l’axe « 1 - Frais & produits de gestion - A affecter »Une clé = 1 règle de répartitionUne clé = 1 règle de calcul qui partagera la

charge (ou le produit) entre plusieurs matériels.

Clé = « K+6 caractères » Exemple = K10amor

2 façons de créer des clés :- Clé manuelle- Clé semi-automatique

Clé manuelle

• Exemple de création d’une clé manuelleJe crée une clé et je fixe directement la

règle de calculClé = K_M7525Je décide que cette clé affectera :

- 75 % sur le tracteur- 25% sur le rouleau

Clé manuelle : création

Je donne un nom à ma clé, ainsi qu’une date d’effet

Attention à la date d’effet !Le traitement n’affectera que les écritures dont la date est > ou = à la date d’effet de la clé.Conseil = dater du 01/01/12 pour traiter l’exercice 2012

Clé manuelle : composants de la clé

Référence de la clé

Je complète manuellement en précisant :- les coefficients : un %, une fraction (ex: 1/3), ou un montant- les axes analytiques (matériels sur axe1, famille axe2…)

Clé manuelle : validation

Je valide puis j’ajoute 1 ligne supplémentaire

Ma clé est complète, je peux la valider

Consultation des clés

J'appelle la liste des clés de répartition (F8)

Clé semi-automatique

• Exemple d’une clé semi-automatiqueJe crée une clé en m’appuyant sur la comptabilité

et sur les affectations déjà réaliséesClé = K10CHAR Hypothèse : la saisie des différentes factures

d’achats (sur les cptes 6…) se résument ainsi : 300€ charrue, 150€ covercrop et 50€ semoir.

Si je lance la création d’une clé, en m’appuyant sur les cptes 6…, j’obtiendrai la clé suivante :

- 300 charrue (60 %)- 150 covercrop (30 %)- 50 semoir (10 %)La clé est à l’image des infos tirées de la compta

Comment cela fonctionne :

• Dans ma comptabilité, j’ai la balance analytique suivante :

• - 61551030 axe charrue : 300 €• - 61551030 axe covercrop : 150 €• - 61551030 axe semoir : 50 €• - 62280030 : axe 1 à affecter : 600 €• - 62500030 : axe 1 à affecter : 100 €


Je lance mon calcul de clé au prorata des charges sur le journal AC, les lignes en rouge suivantes vont être utilisées pour le calcul :

• 61551030 axe charrue : 300 €• 61551030 axe covercrop : 150 €• 61551030 axe semoir : 50 €• 62280030 : axe 1 à affecter : 600 €• 62500030 : axe 1 à affecter : 100 €

Le calcul ne tient pas compte des axes « A affecter »


Il me génère donc une clé =K10CHAR avec les coefficients suivants :

• charrue : 60 (%) [= 300 / (300+150+50)]

• covercrop : 30 (%) [=150 / (300+150+50)]

• semoir : 10 (%) [= 50 / (300+150+50)]

• Total : 100


Je déverse ensuite mes imputations analytiques sur le journal AC, axe à vider : 1 , clé : =K10CHAR. Le traitement va affecter les lignes en rouge suivantes :

• 61551030 axe charrue : 300 €• 61551030 axe covercrop : 150 €• 61551030 axe semoir : 50 €• 62280030 : axe 1 à affecter : 600 €• 62500030 : axe 1 à affecter : 100 €


Et le résultat sera donc :• 61551030 axe charrue : 300 €• 61551030 axe covercrop : 150 €• 61551030 axe semoir : 50 €• 62280030 : axe 1 à affecter : 600 €– Axe charrue : 360 € [= 600 * 60 %]

– Axe covercrop : 180 € [= 600 * 30 %]

– Axe semoir : 60 € [= 600 * 10 %]

• 62500030 : axe 1 à affecter : 100 €– Axe charrue : 60 €– Axe covercrop : 30 €– Axe semoir : 10 €

Clé semi-automatique : création

Paramètres pour définir la clé :- Date effet- mode de calcul- période et comptes à traiter- nom de cette clé

Clé semi-automatique : mode de calcul

Différents modes de calcul possibles pour les affectations « au prorata de »

Clé semi-automatique : paramètres

Session de formation niveau 3 Comptables

Exemple de choix :- calcul au prorata des charges- en ne prenant en considération que les comptes 615…- pour l’année 2009 (du 01/01 au 31/12)- nom de la clé: K10ENTR

Clé semi-automatique : composants de la clé

Ouverture des éléments retenus (qui serviront de base de calcul à la clé) en fonction des critères définis précédemment.Dans le cas de l’exemple : les lignes comptables 2009 sur le compte comptable d’entretien (615….)

Par défaut toutes les lignes sont sélectionnées.Il est possible d’en « dépointer » certaines.

Puis Valider pour confirmer la création de la clé

Clé semi-automatique : consultation

Vérification que la clé a bien été constituée

Si case cochée dans les paramètres de création de la clé…

… alors ouverture automatique de l’écran de consultation des clés :

Note: Ecran vide par défaut => sélectionner avec flèches ou jumelles

Déversement des imputations

• C’est l’opération qui consiste à appliquer les règles de calcul qui ont été créées au travers des clés (càd à utiliser les clés) Paramètres de calcul :- Les comptes à traiter- La période- Le journal comptable concerné (facultatif: laisser vide pour

tous les journaux)- L’axe à vider : souvent c’est l’axe « 0 – A affecter », mais ça

peut être n’importe quel axe existant- Et la clé utilisée : parmi celles que nous avons créées.

Cumanet générera une écriture comptable dans le journal ODY (opérations diverses – analytique), ce qui permet de garder une trace de toutes les affectations

Déversement des imputations

• Exemple de déversementNous avons une facture de 625 €, saisie en compta,

qui correspond au repas AG Cuma (cpte 6250030) A la saisie, cette charge a été affectée en « 1 »En fin d’année, nous devons ventiler cette charge

sur les matériels. Nous avons décidé d’appliquer la clé manuelle précédemment générée

Clé = K_M7525Rappel de la répartition sur cette clé =

- 75 % sur le tracteur- 25% sur le rouleau

Déversement : écriture d’achat

Vue sur l’écriture : - saisie dans le journal d’achat- le 01/12/09- compte 6250030- affectée en 1 « frais de gestion - à affecter »

Déversement : définition des conditions

Je complète les critères pour réaliser mon imputation

- Comptes 625- Année 2009- Journal des achats- Axe à vider = 1

- Clé à utiliser- Journal dans lequel sera généréel’écriture comptable avec la ventilationanalytique

Déversement : lancement

Après le déversement

• Je peux consulter :L’écriture générée dans le journal

spécifique ODYL’interrogation analytique, pour visualiser

les changements intervenus suite à notre déversement.

Déversement : écriture analytique créée

Je choisis une consultation par journal : ODY

Déversement : écriture analytique

Je vais consulter les détails de l’écriture générée par le déversement

La première ligne « contrepasse » la charge sur le code 1

La seconde ligne « regénère » la charge selon la ventilation définiepar notre clé de répartition. Si on appelle le détail …

Déversement : écriture analytique

… je constate que :- 75% de 522,58 € ont bien été affectés au tracteur- et 25% au rouleau.

Déversement : Interrogation analytique

Je constate que le code 1 ne supporte plus de charge sur le compte 6250030.

Cette charge est répartie entre les 2 matériels

Interrogation analytique:tableau synthétique par matériel

Principe :Export sous forme tableur

Intérêt:Faciliter la visualisation Possibilité d’ajuster les chiffresTravail hors connexionPermettre les simulations (coût unitaire / volume de travail saisi)Calcul de données extra-comptables

Interrogation analytique:tableau synthétique par matériel

Précisions sur les quantités / unités :Si plusieurs unités, c’est la plus représentée qui est affichée (et affichage de l’indicateur « + d’unités »).

Les quantités affichées sont uniquement les quantités de l’unité la plus représentée.Qtés travaillées = sommes des unités facturées + unités en BL non facturéesQtés en comptabilité = sommes des quantités (montant2) de la compta > utile pour vérifier l’intégration des factures d’Achat/Vente, ou dans le cas d’une saisie directe en journal VE des factures aux adhérents.

Le tableau s’ouvre automatiquement avec OpenOffice, mais vous pouvez aussi l’ouvrir avec Ms Excel.

Saisie facture de fuel (axe 2)Création d’une clé manuelle :

= K12GEST, date d’effet : 01/01/2012

propose 60 % pour le Covercrop, 40 % pour la CharrueCréation d’une clé semi automatique :

= K12CHAR , date d’effet : 01/01/2012

intègrant les comptes de classe 6, pour l’année 2012Déversement des imputations :

application de la clé K12CHAR sur les charges « Compta gestion » non affectées (en saisir une si nécessaire sur l’axe 1)


6°) Vérification des acquis

Egalement dans Cum@net

Comptabilité avancée :

• Paramétrages complémentaires• Options de saisie avancées, raccourcis,

ergonomie• Déclaration TVA au modèle Cerfa• Analytique par famille axe 2

(regroupement de matériel)

Déclaration TVA :

Rappels gestion TVA dans Cum@netParamétragesProposition de déclarationValidationConsultations des factures


TVA : Principes de base

• Rappel Formation Niveau 2Code TVA = 2 chiffresTable spécifique des codes TVA1 seul code TVA par compte comptable Plus de compte « 4457900- Tva à

régulariser » en comptabilité (> suite à la reprise des données pensez à solder ce compte)

Suivi de la Tva dans le module règlements

Code TVA composé de 2 caractères:1er caractère =

• CODE TVA Article : sur fiche article / activités, pour achat & vente :

Tva au débit : (1) à 10% (3) à 20% (7) 20% immo

Tva à l’encaiss. : (2) à 10% (4) à 20% (8) 5,5%

Pas de Tva : (9)

2ème caractère =• REGIME TVA Tiers : sur fiche tiers (adhérent ou fournisseurs)

(0) Régime Normal (France : le cas général)

(1) TVA intracommunautaire (Belgique, Allemagne),

(2) exonéré

Gestion de la TVA : les codes

Table des codes TVA

La facturation Fauche pour un adhérent en Francese déclinera avec le code Tva 303 = Tva débits à 19.6 % (si Cuma au débit)0 = Régime normal France

Avec le code 41 pour un adhérent belge4 = Tva encaissement à 19.6 % (Cuma à l’encaissement)1 = Tva intracommunautaire

C’est le même code qui sert pour la TVA collectée BNCI,BCI ou récupérable

Paramétrages plan comptable

À chaque code comptable est associé 1 code TVA et 1 seul


À chaque code comptable est associé 1 code TVA et 1 seul

Par convention, les 2 derniers caractères ducompte correspondent au code TVA

Paramétrages plan comptable


Il sera donc impossible de saisir sur un même compteplusieurs factures avec des taux de Tva différents

Il faudra choisir le bon compte, et éventuellement ventiler entre plusieurs comptes si la pièces saisie mobilise plusieurs taux de Tva différents.

Plan comptable mis à jour à l’import en fonction de la gestion de la TVA du dossier (débit ou encaissement)

Rappel : les flux entre les modules

Achats/Ventes

RèglementsCompta

Lien dynamiqueLien non dynamique

Code tiers, N°facture , TTC, bases HT + TVA, date, échéance(s), mode règlement


Génération Ecritures en compta (VE pr fact Adh…)

Génération des effets correspondants (C10 …)

Règlement des effets, génération écritures en compta (BA pour Adh, Fournisseurs)

Génération des effets fournisseurs suite à saisie des fact en cpta (AC = journal lié à Divalto règlements). Modif des effets si modif/suppression des écritures en compta

Pas de TVA à régulariser

• Pas de gestion de la « TVA à régulariser » (4457900) dans cum@net => La balance comptable ne permet pas d ’établir la TVA due ou à recevoir dans le cas de la TVA sur les encaissements.

• C’est le module règlements :

- qui gère la TVA (adhérents, fournisseurs)

- qui permet de contrôler la Tva en attente

- qui permet d‘établir l’écriture à passer (manuellement) en cpta en fin de

période (année, trimestre)Session de formation niveau 3 Comptables

Etapes du suivi de laTVA

• Les différentes étapes pour gérer la Tva en fin de période :

1°) je contrôle les différents mouvements enregistrés (encaissement et décaissement), rapprochement avec les cptes Tva du module compta

2°) je génère (prépare) la déclaration

3°) je valide la déclaration

4°) je passe, dans le module compta, l’écriture correspondante

5°) Eventuellement: je valide mes journaux (bloque les écritures) pour les dossiers TVA trimestriels ou mensuels

Suivi de la TVA : exemple

• Qq écritures pour illustrer les différentes étapes :Achat : 4 écritures saisies en 2009Dont 2 non réglées Groupama 400€ et Renault

Agri 239.20€ (dont 39.2 tva)Dont 2 réglées pour Dupont Agri 119.6€ (dont

19.6 tva) et 358.56€ (dont 58.76 tva)

Vente : 3 écritures de travaux adhérents pour un total TTC de 398.57€ (dont tva 65.32)

Seule 1 facture est réglée en 2009 = Gaec de la Fonderie 119.6€ (dont 19.6 tva)



1°) TVA : contrôle

• Le contrôle permet de détecter d’éventuelles anomalies entre les mouvements enregistrés dans le Module Compta et ceux du Module Règlement (ex: saisie facture en journal trésorerie)

• Choix du journal• Choix de la période

• Un mouvement = écriture comptable (AC, VE, BA …) et/ou effet généré dans Réglements

TVA : contrôle global


TVA : contrôle global


Même logique pour les achats

Ecriture d’assurance : pas de Tva

Ecritures d’entretien réparation : Tva à 19.60%


TVA : contrôle détaillé

• Pour entrer dans le détail des différents mouvements

TVA : contrôle détaillé


Ecriture assurance : pas de Tva / code 90

Ecritures entretien réparation : Tva 19.60% / code 40

Solde du cpte Tva en compta / comparaison


2°) TVA : génération déclaration

Génération d’une proposition de déclaration Tva (peut être imprimée)


• Visualisation de la Tva sur Achat

Proposition TVA à déclarer Achats


Proposition TVA à déclarer Ventes

• Visualisation de la Tva sur Ventes


TVA : visu sur déclaration globale

Visualisation de la déclaration globale


TVA : visu sur déclaration globale

• Visualisation de la déclaration globale


3°) TVA : validation de déclaration

La proposition de déclaration est validée. Les factures sont « déclarées en Tva ».

• Je vais ensuite en cpta pour saisir l’OD de Tva :

Cpte 44566 : Tva BS 78.36€ (crédit)

Cpte 445716 : Tva collectée 19.6€ (débit)

Cpte 658 : Arrondi Tva 0.76€ (débit)

Cpte 44567 : Tva en report 58€ (débit)

Interrogation – suivi TVA

Consultation des factures retenues lors de la préparation / génération Tva

Suivi des étapes Tva


Vérification des acquis : TVA

• Saisie de qq écritures d’achats en comptaSaisie des décaissements pour quelques unes

(remise, bordereau, intégration compta)• Lancement de qq factures de travaux adhérents

Saisie des encaissements pour qq adhérents• Etablissement de la déclaration de TvaContrôle, préparation et validation de la Tva


NB : sur les dossiers exemple, les manipulations effectuées ont pu générer des erreurs sur les comptes de TVA qui s’affichent en différence dans les contrôles. L’important est de faire les manipulations pour avoir le cheminement.

Comptabilité générale – 3ème partie :

Traitements périodiques : validation des brouillards, clôtures, etc…

Consultations Editions légales


Rappel: Principe de période

• Pas de matérialisation de période ni d’exercice comptable

• Simple enregistrement des dates de début et fin d’exercice dans une table

• Périodes de saisie bornées au niveau dossier et affinées au niveau utilisateur

• Dates de la balance courante définies au niveau dossier

• Périodes de consultation définies au niveau utilisateur

Formation

Clôture 1 : Validation brouillards

Formation

Traitement => Validation Journaux

Clôture 2 : clôture d’exercice

Formation

Traitements périodiques => Clôture d'exercice

Cette période est : - liée au dossier (et non à l’utilisateur),- mise à jour automatiquement lors des clôtures Pour les éditions de balances mensuelles par exemple- utilisée notamment pour toutes les éditions légales (annuelles)

Changement période balance

Formation

Elle peut aussi être modifiée manuellement

État de rapprochement bancaire

Formation

Exécuté par traitement ou suite au pointage manuelÉtat récapitulatif des écritures bancaires non pointées ou pointées ultérieurement à la date d’impression de l’extrait

Impression => Rapprochement bancaire

Comptabilité analytique – 2ème partie :

Axes 2 : famille de matériels

Paramétrages

Déversement des affectations analytiques


Paramétrage de l’imputation des écritures de l’axe 1 sur l’axe 2

Sélectionner l’axe 1 à paramétrer Saisir une famille de destination pour l’axe 1 dans « Axe 2 pour imputation » : exemple : la famille des automoteurs AUTOMOT

Paramétrage Fiche Axe2 (famille)

Sur F8, dans « Axe 2 pour imputation », vous pouvez créer de nouvelles familles.

Imputation des écritures de l’axe 1 sur l’axe 2

Sélection des comptes, de la période,et du journal et des axes à traiter.On peut retraiter des lignes déjà affectés.

Par défaut, le traitement met à jour les écritures existantes ; sauf si sélection d’une clé de répartition (en cours de finalisation) et dans ce cas, journal de destination.

Résultat de l’imputation

• Mon écriture de vente d’origine est affecté sur le code AGI05.

• Ce code a pour axe 2 pour imputation AUTOMOT

• Je lance mon traitement

Résultat de l’imputation

• Mon écriture est maintenant affectée sur l’axe 2 AUTOMOT

Immobilisations – 2ème partie :

Rappel création d’immobilisationCessionMise au rebutGénération des écritures d’amortissements


Vérifications des acquis :

Création d’1 immo :

- moissonneuse New Holland Cx8040, 6.10m, 5 secoueurs, 320ch

- achetée le 30 juin 2010 : 130 000 € HT

- machine amortie sur 10 ans (en linéaire)

- axe analytique et capital social : MOIS2

- consulter le tableau des amortissements

Cession d’une immobilisation

Cession d’une immobilisation 2

<entrée> pour valider

Immobilisations : autres options

• Mise au rebut (comme cession mais sans montant)

• Scission (vente d’une partie de l’immobilisation > comme décomposition dont on enlève un composant)

• Dépréciation (ou la reprise d’une dépréciation antérieure)

Liste des acquisitions

Passage des amortissements annuels en comptabilité

Choix du journal (par défaut ODA – spécifique aux immos)Les écritures de cession doivent être passées manuellement.

Vérifications des acquis :

1. Indiquer la cession au 30/09/2010 d’un bien de votre choix pour un montant de 1000 €

2. Consulter le tableau d’amortissement3. Générer l’écriture comptable sur l’exercice 2010

Lettre de relanceLes étapes pour l'envoi de lettres de relance


Accessible via Cum@net Règlement => Relance

1. Préparer ses relances Relance=> Préparation des relances

2. Consulter ses relances et modifier le texte prévu si nécessaire Relance=> Consultation des relances

3. Imprimer ses relances Relance=> Impression des relances ou Ré-Impression des relances

Le paramétrage des relances est accessible via

Cum@net Règlement => Tables et paramétrages => Relances

Lettre de relanceLes étapes pour l'envoi de lettres de relance


Les relances sont historisées et le système enregistre si des relances ont été imprimées afin de savoir quel texte utiliser.

En effet, trois textes de relance sont paramétrées par défaut :

Texte N°10 : relance simple : relance entre 5 et 60j de retard

Texte N°20 : relance plus ferme : relance entre 60j et 90j de retard

Texte N°22 : Mise en demeure : relance après 90j

Si une lettre a déjà été imprimé sur un impayé avec le texte 10, le fait de repréparer les relances sur ce même impayé créera une relance avec le texte 20. Et ainsi de suite.

Préparation des relances

Par défaut on laisse les critères de sélection vide, pour générer toutes les relances.Un texte différent sera envoyé automatiquement en fonction du degré de retard de paiement.

Consultation des relances

Texte qui sera appliqué à la relanceen fonction du degré de retard.

Pour modifier le texte souhaité, indiquer le numéro de texte, pointer les textes à changer par F5 ou double clic et valider

Cliquer sur « Tous les clients » puis valider

Sélectionner un « Texte », éventuellement un critère relatif au montant de la relance puis valider

Impression des relances 2

Filtre pour choix du type de texte à imprimer,Ou laisser vide pour imprimer toutes les relances

! Attention le fait d’imprimer les relances implique que vous les validez ! Le passage par la Liste de contrôle est donc fortement conseillée.

Suivi historique des relances

Possibilité de suivre l’historique des relances :

- Par client- Par date- Par effet

Il est aussi possible d’annuler une relance réalisée à une date donnée ou d’annuler des relances préparées mais non imprimées.

pour le réseau cuma un progiciel de gestion intégré en ligne formation comptable – jour 3

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