portail des maisons de services au public · 4 il existe 4 types de profils sur l’espace...

PORTAIL DES MAISONS DE SERVICES AU PUBLIC

MANUEL UTILISATEUR

Avril 2017

SOMMAIRE

I. Présentation du portail

• Comprendre le concept du portail – 3

• Connaître les profils de l’extranet – 4

• Connaître les droits des profils de l’extranet – 5-6

II. Connexion au portail

• Faire une demande de création de compte – 7-8

• Se connecter au portail pour la première fois - 9

o valider les CGU - 10

o compléter sa fiche profil - 11

o compléter une fiche Maison - 12

• Se connecter au portail - 13

o voir / modifier une fiche profil – 14

III. Navigation sur le portail

• Découvrir le menu principal - 15

o naviguer sur le portail Internet – 16-17

o naviguer sur le portail Extranet – 18-22

IV. Principales fonctionnalités

• Consulter et créer des contenus

o accéder aux contenus du portail –23-24

o trouver un contenu facilement – 25

o créer un contenu > Ressource –26-28

aperçu des Ressources - 29

modifier une Ressource - 30

mémo pour créer une Ressource correctement - 31

• créer un contenu > Fiche projet – 32-35

• sondage

• création et paramétrage d’un sondage – 37-46

• Echanger avec le réseau

o accéder aux outils collaboratifs – 47

o consulter l’annuaire des Personnes – 48

o consulter l’annuaire des Maisons - 49

o consulter le forum – 51-52

échanger sur le forum – 53-54

mémo sur l’utilisation des forums – 55

o groupe de travail 56-59

o Inscription à un groupe de travail – 60-67

o Création d’un groupe de travail – 68 - 70

• Agenda Formation

o mon agenda – 71 - 72

o événements / formations – 73

o formation en ligne – 74

• Suivre l’activité de la Maison

o accéder à l’outil de saisie de la fréquentation – 75-76

o saisir une demande unitaire – 77 - 78

o saisir des demandes en masse – 79-82

o reporting et export des données – 83-84

• Gérer sa Maison

o modifier une fiche Maison – 85

o gérer plusieurs Maisons – 86

aperçu d’une fiche Maison – 87

• Contacter la Cellule d’animation nationale

Site Internet public accessible par tous les

internautes. Il permet de :

• Comprendre ce qu’est une Maison de

services au public et les services

délivrés

• Obtenir des informations sur la politique

publique, le programme national et le

label

• Localiser les Maisons de services au

public par département

Site internet (grand public)

Espace professionnel réservé aux membres

du réseau national des Maisons de

services au public :

• Soumis à authentification (création de

compte validée par l’administrateur du

site)

• Permet d’accéder à des contenus

métiers, des outils collaboratifs et des

outils de gestion réservés au réseau

Espace professionnel

3

Comprendre le concept du portail

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www.maisondeservicesaupublic.fr/extranet/ www.maisondeservicesaupublic.fr

http://www.maisondeservicesaupublic.fr/extranet/

http://www.maisondeservicesaupublic.fr/

4

Il existe 4 types de profils sur l’espace professionnel :

• Agent / Responsable > Agents et Responsables des Maisons de services au public. Ils sont rattachés à la fiche Maison

pour laquelle ils travaillent et ont accès à l’outil de suivi de la fréquentation en ligne

• Coordinateurs > Coordinateurs de réseaux territoriaux de Maisons de services au public. Le réseau peut être local,

départemental, régional ou national (ex: Fédération des Centres sociaux, l’ADRETS…)

• Invité > Porteurs de projet pour la création de Maisons de services au public (collectivités, associations…), Partenaires

nationaux et locaux qui délivrent des services au sein de ces structures, Référents en charge du dispositif dans les

préfectures

• Admin > Administrateurs du site (cellule d‘animation nationale)

Connaître les profils de l’extranet

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5 * sauf pour les discussions réservées au profil agent/responsable

** sur ses Maisons

Droits des profils de l’extranet (1/2)

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En fonction de leur profil, les membres ont des droits différents pour les fonctionnalités de l’espace professionnel

Fonctionnalités

Réseau national

Invité Agent /

Responsable

Coordinateur Admin

Consultation des contenus métiers (articles,

ressources, fiches projets, annuaire, forum)

Centre de ressources: publication d’une ressource

Forums: participation aux échanges * *

Outil de suivi de la fréquentation d’une Maison et

export des données

Modification d’une fiche Maison ** **

Fiche projet : création / modification

Fiche projet : validation et publication

6

Droits des profils de l’extranet (2/2)

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Fonctionnalités

Réseau national

Invité Agent /

Responsable

Coordinateur Admin

Groupe de travail : création d’un groupe

Groupe de travail : participation à un groupe

Gestion des sondages * *

Agenda / Evénements / Formation en ligne ** ** ** **

* Seuls les agents et administrateurs peuvent créer un sondage. Tout profil peut y répondre.

** Créés par la Caisse des Dépôts. Tous les agents peuvent consulter. Inscriptions possibles aux formations si le nombre d’inscrits ne dépasse pas le nombre de places

Cliquez sur le lien www.maisondeservicesaupublic.fr pour accéder au portail internet. Puis, cliquez sur l’avatar en haut à droite de

la page et sur Créer votre compte

7

1

Complétez le formulaire de demande de création de compte, puis cliquez sur Confirmer la demande.

2

1

2

Afin d’accéder à l’extranet, il est nécessaire de disposer d’un compte personnel basé sur un e-mail professionnel nominatif.

Faire une demande de création de compte (1/2)

Pensez à préciser ici votre Maison de rattachement

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http://www.maisondeservicesaupublic.fr/

8

3 Vous recevez alors un e-mail vous indiquant que votre

demande de création de compte est en cours

d’approbation.

4 Une fois la demande validée par l’administrateur, vous

recevez un e-mail vous informant de l’activation de

votre compte avec un lien pour la première connexion.

4

Faire une demande de création de compte (2/2)

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Lors de la première connexion, tout utilisateur est invité à :

1. Valider les conditions générales d’utilisation (CGU)

2. Mettre à jour sa fiche profil (destinée à l’annuaire)

3. Pour profil agent / responsable : Mettre à jour la fiche de la Maison de services au public à laquelle il est rattaché

(destinée au grand public et à l’annuaire des Maisons)

En pratique seule la première étape (CGU) est obligatoire. Les deux étapes suivantes peuvent être passées. Vous

pouvez revenir à ces étapes à tout moment après l’authentification sur le portail en allant dans l’espace Mon Profil.

Se connecter au portail pour la première fois

9

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2

3

10

Lisez les conditions générales d’utilisation. 1

Cochez la case J’accepte les conditions

générales d’utilisation. 2

3 Puis cliquez sur Valider.

* Conditions générales d’utilisation

Valider les CGU*

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11

Une fois les conditions générales d’utilisation

validées, vous accédez à votre fiche profil (destinée

à l’annuaire).

Remplissez les champs obligatoires. 1

Compléter sa fiche profil

1

3

Vous avez la possibilité de remplir plus tard ou

de valider votre saisie

3

Les coordinateurs disposent des encarts dédiés

leur permettant de préciser les missions ainsi que le

périmètre géographique d’intervention.

Pensez à mettre votre photo de profil,

c’est plus sympathique ;)

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12

Pour les agents /responsables, vous accédez ensuite au formulaire de modification de votre fiche Maison composé de cinq onglets:

• Infos pratiques

• Services disponibles

• Equipements à disposition

• Et dans les mêmes locaux

• Informations complémentaires pour l’Extranet (espace professionnel)

1

1

Complétez tous les onglets, puis cliquez sur Valider

tous les onglets pour enregistrer les informations

renseignées.

Il est toujours possible de Remplir la fiche plus tard.

2

2

Pour plus de détails sur le remplissage d’une fiche

Maison, cliquez sur le bouton Point d’interrogation.

3

3

Compléter une fiche Maison

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La fiche Maison est accessible sur la cartographie du

site internet afin de renseigner les usagers.

Pour accéder à l’Extranet, rendez-vous sur le portail des Maisons de services au public https://www.maisondeservicesaupublic.fr

13

2

3

Renseignez votre courriel et votre mot de passe

(ce mot de passe à huit caractères

alphanumérique majuscule & minuscule

confondus, est personnalisé lors de la première

connexion au portail)

2

3 Cliquez sur le bouton Se connecter

Cliquez sur l’avatar en haut à droite

puis sur Connectez-vous

1

1

Se connecter au portail

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https://www.maisondeservicesaupublic.fr/







14

Espace Mon profil

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Dans cet espace, vous avez la possibilité de modifier votre fiche profil et votre mot de passe. Pour ce faire :

Cliquez sur l’avatar en haut à droite puis sur Mon profil

Cliquez sur Modifier pour accéder au formulaire de

modification de vos coordonnées.

N.B. le changement d’adresse mail se fait uniquement

par le formulaire de contact adressé aux

administrateurs de la Caisse des Dépôts.

1

6

5

1

5

Cliquez sur Mot de passe pour modifier votre

mot de passe.

Vous arrivez alors sur votre fiche profil 2

6 4 3

Cliquez sur Rapport d’activité pour recevoir ou non le

résumé bimensuel de l’activité de la plateforme.

4

Cliquez sur Lettre d’information pour vous abonner ou

non à Lettre Nationale.

3

Menu du site

Internet

Menu de

l’espace

professionnel

Retour à l’accueil internet

Accès au formulaire de

contact internet

Recherche sur le

site internet Menu de navigation Internet

Menu de navigation Extranet Recherche sur

l’espace professionnel

Accès au formulaire de

contact Extranet

Connexion à l’espace

professionnel

15

Accès aux deux accueils du portail, à Mon

profil, aux pages d’aide et à la déconnexion

Découvrir le menu principal

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Naviguer sur le portail Internet

1 La page d’accueil Internet est constituée de quatre blocs

principaux permettant d’accéder :

• au moteur de recherche des Maisons

(cartographie),

• à la page des services proposés au public,

• à l’espace actualité,

• et de consulter la liste des partenaires du dispositif.

1

2

3

4

2

3

4

Raccourcis vers les

blocs principaux de

la page

16

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Naviguer sur le portail Internet

17

Retour au sommaire


Les usagers peuvent consulter les différents contenus disponibles sur le site internet, classés par type d’usager, par exemple:

pour les particuliers : une vidéo

présentant ce qu'est une Maison de

services au public.

pour les acteurs locaux : les

informations sur les partenaires

nationaux ou des questions

fréquentes

Pour les agents des Maisons de

services au public : des vidéos

reportage thématiques (onglet « Sur

le terrain »

1 2 3

Accueil espace

professionnel

Actualités

dédiées au

réseau

Menu de navigation

18

Naviguer sur le portail Extranet (1/3)

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Chiffres clés de

l’activité de vos

Maisons sur le mois en

cours

Raccourcis vers les

blocs principaux de la

page

Raccourcis vers la

gestion et le reporting

des demandes

Nouvelles contributions

au forum

Groupes de travail

auxquels vous

appartenez

Nouveaux membres

dans l’annuaire du

réseau Raccourcis vers

l’annuaire et le forum


19

Retour au sommaire


Accueil espace

professionnel

Derniers articles

publiés

Dernières fiches projet

publiées

Prochaines formations

planifiées

Dernières ressources

publiées

Prochains événements

planifiés

20

Moteur de recherche

dédié aux contenus


Retour au sommaire


Accueil espace

professionnel

Zoom sur le menu de navigation Extranet

21

Retour au sommaire


Le menu Gérer sa Maison permet d’accéder : • au formulaire de modification d’une fiche Maison

• à l’outil de saisie de la fréquentation

• au reporting des demandes

• à l’aide à l’outil de saisie

1

2

L’Accueil Extranet permet de revenir sur la page d’accueil

Extranet

Le menu Echanger avec le réseau permet d’accéder : • à l’annuaire

• au forum

• aux groupes de travail

3

Le menu S’informer permet d’accéder aux dossiers

suivants: • vie du réseau

• boîte à outils

• centre de ressources

• fiches projets

• actualités

4

Le menu Agenda Formation permet d’accéder : • mon agenda

• événements / Formations

• formation en ligne

Le menu Contribuer permet d’accéder : • au formulaire de création d’un sujet de forum

• au formulaire de publication d’une ressource

• au formulaire de publication d’une fiche projet

• aux sondages

• au formulaire de création d’un sondage

5

6

1 2 3 4 5 6

7 Le bouton Recherche permet un accès rapide à la page

de recherche de tous les contenus

7 8

8 Le formulaire de contact permet d’adresser une demande

aux administrateurs Caisse des Dépôts

Zoom sur l’avatar

22

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1

1

4

5

3

2

A partir de l’Avatar, il est possible :

d’accéder à l’accueil de l’Extranet,

d’accéder à l’accueil Internet,

d’accéder à la page d’aide,

de se déconnecter.

2

3

4

5

Par le menu S’informer, cliquer sur Centre de ressources / Fiches projets / Actualités

Via le moteur de recherche général: Cliquez sur le bouton Recherche sur le bandeau du menu principal

Via l’Accueil Extranet, en cliquant sur Voir tous les contenus en bas de page.

Accéder aux contenus

Il existe plusieurs façons d’accéder aux différents types de contenus sur le portail :

3

1

2

2

3

1

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IV. Principales fonctionnalités – consulter et créer des contenus

23

Accéder aux contenus

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Les informations et actualités de la vie du réseau national 2 1

Depuis l’onglet S’informer, vous pouvez accéder aux

différents contenus publiés par la cellule nationale, tels

que :

1

2

Les outils et méthodes pour pratiquer le métier au quotidien

24

Le moteur de recherche général : Sur la page de recherche, le champ de recherche et les filtres permettent d’affiner la recherche

de votre contenu.

1

1

2 Le moteur de recherche du centre de ressources : via le menu S’informer, puis Centre de ressources, le champs de recherche

permettent de retrouver rapidement la ressource souhaitée

Trouver un contenu facilement

2

25

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26

Créer un contenu > Ressource (1/3)

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Tout utilisateur peut contribuer sur le portail en ajoutant des contenus type Ressource, par exemple : guides, chartes,

plaquettes de communication, article etc. Pour accéder à l’espace de création de ressource, vous avez deux

possibilités:

Sur la page Centre des ressources, cliquez sur Ajouter une nouvelle ressource 1

2 Soit, depuis le menu principal, cliquez sur Contribuer, puis Publier une ressource

1

2

27

Renseignez ici le titre de votre Ressource 1

Vous pouvez ensuite ajouter une image

d’illustration de dimension suffisante (1000px de

large, les fichiers doivent peser moins de 128

Mo. Extensions autorisées : png gif jpg jpeg.).

2

Ecrivez ici le contenu de votre document 4

Sélectionnez le type de ressource (étude et

rapport, compte-rendu et synthèse, article, guide

etc.)

5

Vous pouvez ici préciser la source de votre

publication

3

1

2

4

5

3


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28

Pour visualiser votre document, cliquez sur Aperçu. Sinon,

cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre ressource.

8

Sélectionnez ensuite le (ou les) thèmes de votre document

dans la liste proposée.

6

Ajoutez votre ou vos document(s) en pièces jointes sous

format fichier, image ou vidéo. 7

8

6

7


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29

Aperçu des Ressources

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30

Il est possible de modifier une ressource enregistrée. Il suffit de la visualiser, puis cliquer sur Modifier.

NB. Il possible de modifier uniquement les ressources créées par soi-même.

1

1

Modifier une Ressource

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Quelles ressources ?

Tout document, support, article, lien, vidéo… qui vous semble utile à partager avec vos pairs

• Les ressources sont accessibles via le centre de ressource (Menu : S’informer > Centre de ressources)

• L’image de la ressource (la page de garde) doit être:

– de dimension suffisante (1000px de large)

– de ratio cohérent avec le gabarit (3:2 ou 2:3) ce qui correspond au standard photo paysage ou portrait

• Les thèmes permettent de tagger l’article. Il s’agit de faciliter le filtrage des contenus lors d’une recherche.

• On peut joindre à une ressource

– des documents

– des images

– des vidéos

• Pas de validation a posteriori pour les ressources. Elles sont publiées directement sur l’extranet.

• Attention, il est impératif de joindre au moins une pièce jointe à votre ressource.

Mémo pour créer une Ressource correctement

31

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32

Créer une fiche projet (1/4)

Retour au sommaire


Pour accéder à l’espace de création d’une fiche projet sur le portail :

Cliquez sur le menu Contribuer, puis Publier une fiche projet

1

1

Une fiche projet ?

Il s’agit de décrire une initiative locale que vous avez mise en place : événement, partenariat, projet de territoire,

innovation, relation avec les usagers…. Un moyen de valoriser son activité et partager les bonnes pratiques

33

Vous accédez alors au formulaire de création

d’une fiche projet.


Un message vous informe que votre

fiche projet sera envoyée à

l’administrateur pour validation et

publication finale.

Renseignez tous les champs obligatoires :

• Nom du projet

• Maison(s) porteuse(s) du projet

• Auteur

2

2

3

Sélectionnez le ou les thèmes de

votre projet parmi ceux proposés

dans la liste déroulante.

Vous pouvez ajouter ici une photo

d’illustration à votre document.

3

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34


Ecrivez ici le résumé de votre projet,

puis la description complète du projet en

vous basant sur le plan proposé par

défaut.

4

4

5 5

Ajoutez ensuite le bilan et les perspectives de votre projet en utilisant les éléments supports intégrés dans le bloc de texte.

6

6

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35


Vous pouvez ajouter ici des liens des

sites web relatifs à votre projet pour en

savoir plus.

Vous pouvez également télécharger

des pièces jointes* (documents,

images, présentations…).

7

7

8 8

Cliquez sur Enregistrer pour valider

votre saisie et envoyer votre fiche

projet à l’administrateur pour validation

et publication.

9

9

* Les fichiers doivent peser moins de 128 Mo. Extensions autorisées : txt pdf xls xlsx doc docx ppt pptx png jpg gif jpeg.)

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Sondage

36

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IV. Principales fonctionnalités – échanger avec le réseau

L’outil de sondage permet aux personnes connectées de sonder le réseau et les usagers sur des sujets métiers. Un sondage peut

comporter plusieurs questions textuelles, à choix multiples/unique et obligatoires ou non. Seuls les agents et administrateurs

peuvent en créer. En revanche, tous les agents peuvent y répondre quel que soit leur profil.

Pour y accéder, il suffit de cliquer sur le menu Contribuer,

et cliquer sur Sondage

1

2

1

2

Créer un sondage (1/2)

37

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1

La liste de mes sondages s’affiche

Cliquez sur Créer un sondage pour en créer un. 1

Vous pouvez également créer un sondage en:

Cliquant sur le menu Contribuer

Puis sur Créer un sondage.

1

2

1

2

Créer un sondage (2/2)

38

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1

Le formulaire de création d’un sondage s’affiche.

Indiquez le titre du sondage (attention, il ne s’agit pas de la question).

Composez une description.

Cochez la case Publié pour que le sondage soit visible. Pensez à la décocher pour clore le sondage.

Cliquez sur Enregistrer pour valider la création du sondage.

1

2

3

4

2

3

4

Modifier un sondage (1/2)

39

Retour au sommaire


Le sondage est créé. Il est possible de le modifier. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Modifier.

1

1

Modifier un sondage (2/2)

40

Retour au sommaire


Vous pouvez modifier le titre et la description du sondage,

Le dépublier pour clore le sondage,

Le supprimer,

Pensez à enregistrer toutes vos modifications.

1

1

2

3

4

2

3 4

Paramétrer un sondage (1/3)

41

Retour au sommaire


Pour paramétrer le sondage, cliquez sur l’onglet Paramétrer les questions et gérer l’envoi.

Saisissez la question dans le champs Etiquette,

Choisissez le type (multiple ou textuelle),

Cliquez sur le bouton Ajouter.

1

1

2

3

4

2 3 4


42

Retour au sommaire


Après avoir ajouté la question, il est possible de

paramétrer la question.

Indiquez la Description,

Choisissez s’il s’agit d’une question avec plusieurs

choix possibles,

Renseignez les réponses possibles.

N.B. Saisissez d’abord le numéro de la réponse,

suivie d’une barre verticale ‘|’ puis renseignez la

réponse.

Exemple : 01|Unitaire

Choisissez s’il faut une liste déroulante pour les

différents choix de réponse,

Indiquez s’il s’agit d’une question obligatoire,

Puis cliquez sur Enregistrer.

1

1

2

3

4

6

3

4

2

5

6

5


43

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Vous revenez à l’onglet Paramétrer les questions et gérer l’envoi.

Dans la colonne Etiquette, vous avez la possibilité de changer l’ordre de la question à l’aide d’un Glisser-déplacer.

Vous pouvez également rendre la question obligatoire en cochant la case,

Et de modifier/supprimer la question,

D’ajouter une question,

N’oubliez pas d’Enregistrer vos modifications.

1

1

2

3

5

3

5

2

4

4

Envoyer un sondage

44

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Pour envoyer le sondage, il suffit de cliquer sur Gérer l’envoi. Vous trouverez l’URL du sondage à transmettre aux participants.

1

1

Résultat d’un sondage

45

Retour au sommaire


Pour accéder aux résultats d’un sondage, il suffit de cliquer sur la rubrique Résultats.

Vous avez la possibilité d’exporter les résultats, au format Excel, en cliquant sur le bouton Télécharger les données du sondage.

1

1

2

2

Aperçu d’un sondage

46

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Exemple : après avoir cliqué sur le lien www.maisondeservicesaupublic.fr/sondage/61557b52c9cff11d470b0e85ab45aae88c4a3eb6

envoyé par le sondeur aux membres du Portail, le sondé n’a plus qu’à choisir sa réponse et la valider en cliquant sur le bouton

Enregistrer.

http://www.maisondeservicesaupublic.fr/sondage/61557b52c9cff11d470b0e85ab45aae88c4a3eb6

47

1 Cliquez sur Echanger avec le réseau pour accéder à l’Annuaire.

1

Echanger avec le réseau > Annuaire

Retour au sommaire


Consulter l’Annuaire des Personnes

48

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Membres du réseau national présents

sur le portail

Recherche par : Nom, Prénom, Profil,

Maison, Code Postal et Ville

Pictogramme indiquant le profil

Liens directs vers les fiches Maison

Les pictogrammes représentent les 4 types de profils sur l’espace professionnel :

Pensez à mettre votre photo de

profil, c’est plus sympathique ;)

Admin Agent / Responsable Coordinateurs Invité

Nombre de Maisons enregistrées sur

le portail

Recherche par Code postal, Ville ou

nom de la Maison

Consulter l’Annuaire des Maisons

49

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Pensez à mettre des photos de

votre établissement, c’est plus

sympathique et rassurant pour

les usagers ;)

50

Echanger avec le réseau > Forum

Retour au sommaire


1 Cliquez sur Echanger avec le réseau, pour accéder au Forum.

1

La page du Forum s’affiche alors avec une liste complète de tous les thèmes de discussions, tels que : Généralités et actualités,

Aide sur le portail, Gérer ma Maison au quotidien, Formulation nationale, Cadre de la politique publique, etc.

Consulter le forum (1/2)

51

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1er n

ive

au

2

e n

ive

au

Catégorie

Sous catégorie

Consolidé des contributions

Dernière contribution

Créer un sujet

Liste des sujets Consolidé des contributions

Dernière contribution

3e n

ive

au

Ajouter une réponse

Auteur du

message Dernier message

Modifier / supprimer le message

(si auteur du message)

Ajouter un document

Ajouter un texte de réponse

Enregistrer la réponse

Réponse

Consulter le forum (2/2)

52

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Echanger sur le forum (1/2)

Tout utilisateur connecté sur le portail extranet peut contribuer sur le forum. Pour accéder à la création d’un sujet de forum

vous avez deux possibilités :

1 soit en cliquant sur Contribuer, puis sur Créer un sujet sur le forum

soit en cliquant sur Echanger avec le réseau, puis Forum. Vous accédez alors à la liste de toutes les thématiques du forum.

Sélectionnez ensuite une thématique (ex. La vie du réseau), et sur la page suivante, cliquez sur le bouton Nouveau sujet de

discussion.

2

2

53

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1

Echanger sur le forum (2/2)

Sur la page de création du sujet de forum :

Il est possible de créer des sujets de discussion réservés

uniquement aux agents/responsables (non visibles pour les

autres profils). Pour ce faire, avant d’enregistrer, cochez la

case Discussion réservée aux agents.

1 Précisez l’objet de votre message

2 Ecrivez ici le contenu de votre message

Sélectionnez le thème de votre sujet de discussion 3

4

1

5 Cliquez sur Aperçu pour visualiser votre contribution.

Sinon, cliquez sur Enregistrer pour publier votre sujet

sur le forum.

2

3

5 4

54

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• Tous les membres de l’espace professionnel peuvent participer au forum

• Les forums (sujets et réponses) peuvent être modérés a posteriori par l’administrateur du portail

• Les agents/responsables peuvent créer des sujets uniquement réservés au profil agent/responsable

• Les règles d’utilisation du forum sont présentées ici > Règles du forum

Mémo sur l’utilisation des forums

55

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https://www.maisondeservicesaupublic.fr/forums/mode-demploi-du-forum

Un groupe de travail est un espace collaboratif en ligne qui permet aux acteurs des Maisons de services au public (agent,

responsable, coordinateur...) de coopérer, de mutualiser idées et compétences afin de travail sur un projet commun ou résoudre

une problématique partagée.

Il existe 3 types de groupes : ouvert, privé et confidentiel.

• Un groupe ouvert est visible par l'ensemble du réseau et l'inscription est ouverte à tous.

• Un groupe privé est aussi visible à l'ensemble du réseau mais les demandes d'inscription sont soumises à l'approbation du

gestionnaire du groupe.

• Enfin, un groupe confidentiel est visible uniquement par ses membres, aucune demande d'inscription n'est possible, seul le

gestionnaire du groupe peut ajouter des membres.

Présentation Groupe de travail

56

Retour au sommaire


Fonctionnalités des Groupes de travail (1/2)

57

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Les fonctionnalités d’un groupe de travail sont les suivantes :

Création d’un groupe de travail

Recherche, par critères, d’un groupe de travail

S’inscrire / se désinscrire d’un groupe

Une page d’aide

1

2

3

1

2

3

3

4

4

Fonctionnalités des Groupes de travail (2/2)

58

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Les fonctionnalités d’un groupe de travail sont les suivantes :

L’accueil où il est possible de consulter les derniers documents publiés, les prochains événements, les discussions et les membres

connectés.

Echanger dans le groupe.

Consulter et publier des documents grâce à l’espace documentaire.

Un agenda permettant de publier des événements destinés aux membres du groupe.

Consulter la liste des membres. Seul le gestionnaire du groupe peut gérer les membres du groupe.

1

2

3

2 3 4 1 5

4

5

Accéder aux Groupes de travail

59

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Pour accéder aux groupes de travail :

Cliquez sur le menu Echanger avec le

réseau,

Puis cliquez sur Groupe de travail,

La liste des groupes de travail s’affiche.

Si vous êtes déjà inscrit à un groupe, il suffit

de cliquer sur son titre pour y accéder.

2

1

1

2

3

3

4

4

S’inscrire à un Groupe de travail

60

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Pour s’inscrire à un groupe de travail, il suffit de cliquer sur le bouton s’inscrire. 1

1

Accueil Groupe de travail

61

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Après l’inscription, vous accédez à l’accueil du groupe où le titre du groupe, sa description, les derniers documents publiés,

prochains événements, discussions et membres connectés s’affichent :

Discussion Groupe de travail

62

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Après avoir cliqué sur la rubrique Discussion, il est possible de publier un message aux membres du groupe.

Pour ce faire, il suffit de composer votre message,

De recopier le Captcha,

Et de cliquer sur le bouton Envoyer pour qu’il soit publié en page d’accueil dans la partie Discussion.

1

2

3

4

2

3

4

1

Espace documentaire Groupe de travail

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Après avoir cliqué sur la rubrique Espace documentaire, il est possible de publier un document à destination des membres du

groupe.

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur Publier un document,

Remplir les champs (possibilité d’ajouter un fichier ou une URL comme document),

Et de cliquer sur le bouton Enregistrer pour publier le document en page d’accueil dans la partie Derniers documents publiés.

4

3

1

2

3

4

1

2

Agenda Groupe de travail (1/2)

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Après avoir cliqué sur la rubrique Agenda, il est possible de publier et consulter les événements

Pour publier un événement, il suffit de cliquer sur le bouton Publier un nouveau document

Remplir les différents champs

Et cliquer sur Enregistrer pour valider la création d’un événement

1

2

3

4

1

3

2

4

Agenda Groupe de travail (2/2)

65

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Pour consulter et avoir plus d’informations sur un événement, il suffit de cliquer sur l’événement à partir de l’agenda. 1

1

Liste des membres d’un Groupe de travail (1/2)

66

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1

1

Après avoir cliqué sur la rubrique Liste des membres, Il est possible consulter les membres du groupe.

Il est également possible de se Désinscrire. 2

Vue membre

2

Liste des membres d’un Groupe de travail (2/2)

67

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Le gestionnaire a la possibilité :

d’ajouter des membres,

de modifier/supprimer des membres,

Et d’exporter la liste des membres.

1

2

Vue gestionnaire

1

2

3

3

Créer un Groupe de travail (1/3)

68

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Pour créer un groupe de travail, cliquez sur le menu Echanger avec le réseau

Puis sur Groupe de travail

Et cliquer sur le bouton Créer un groupe de travail

1

2

3

1

2

3


69

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Le formulaire de création d’un groupe de travail s’affiche.

Tous les champs marqués d’une étoile sont obligatoires

Renseignez les champs titre, thème et description

Saisissez des mots-clés pour un meilleur référencement de votre groupe de travail

1

2

1

1

2


70

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Choisissez le type (ouvert, privé, confidentiel),

Sélectionnez l’état de publication (n’est visible que par le(s) gestionnaire(s) si fermé),

Et cliquez sur Enregistrer pour confirmer la création du groupe de travail.

1

2

3

1

2

3

Agenda Formation

71

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IV. Principales fonctionnalités – agenda formation

Le menu Agenda Formation permet d’accéder à :

Mon agenda

Evénements / Formations proposés au réseau National

Formation en ligne (plateforme de formation en ligne)

2

3

4

1

1

2

3

4

Mon agenda

72

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La rubrique Agenda représente avec des codes couleurs différents :

• les événements

• les formations

• les formations auxquelles vous êtes inscrit

• les événements liés à un groupe de travail

Il est possible d’obtenir davantage d’informations en cliquant sur l’événement.

Evénements / Formations

73

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La rubrique Evénements / Formations regroupe une liste d’événements avec toutes les informations nécessaire pour s’y inscrire.

Pour les formations, l’inscription se passe par le bouton S’inscrire.

Cette page met également à disposition des filtres permettant d’afficher uniquement les formations avec une date de début et de fin.

1

2

1

2

Formation en ligne

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La rubrique Formation en ligne vous redirige vers la plateforme de formation en ligne des Maisons de services au public.

N.B. Il faut disposer d’un compte pour pouvoir s’y inscrire.

Une demande correspond à une sollicitation précise de la part de l’usager : obtenir un renseignement, être accompagné pour une

démarche administrative, se servir des équipements en libre accès, venir à un RDV d’une permanence partenaire…

Le portail prévoit deux façons de suivre l’activité d’une Maison:

• Saisie des demandes unitaires : un formulaire correspond à une seule demande.

• Saisie des demandes en masse : un formulaire correspond à un total de demandes sur une période définie (maximum un

mois civil).

Outil de saisie des demandes

75

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IV. Principales fonctionnalités – suivre l’activité de la Maison

1 Sur le menu de l’Extranet, cliquez sur Gérer sa

Maison, puis Saisie de la fréquentation (ou par le

raccourci de la page d’accueil extranet).

2 Vous arrivez sur la page de listing des demandes

avec deux onglets : demandes unitaires et

demandes en masse

1

2

3 Il est ensuite possible d’affiner les listes en filtrant

les demandes par : Maison, Première visite (oui ou

non), Code postal, Date de visite 3

Consulter l’outil de saisie de la fréquentation

N.B. vous pouvez modifier ou supprimer votre saisie

après validation en cliquant sur Modifier depuis le

listing des demandes.

4

4

76

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77

1 Sur la page Listing des demandes, cliquez sur Saisir

une demande unitaire.

Vous accédez alors au formulaire de création d’une

nouvelle demande constitué de quatre blocs.

2 Le premier bloc est pré-rempli avec les informations de

l’utilisateur connecté (Maison principale, Nom

d’utilisateur, date d’aujourd’hui).

Cliquez sur le bouton Point d’interrogation, pour

accéder à la page d’aide pour le remplissage d’une

demande unitaire.

Le deuxième bloc concerne les informations sur

l’usager.

3

2

3

1

Saisir une demande unitaire (1/2)

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78

4 Sélectionnez ensuite la nature de la demande:

• Si la demande concerne Accès libre aux équipements

de la Maison, la saisie s’arrête là (il suffit de cliquer sur

Enregistrer).

• Si la demande concerne un rendez-vous permanence

d’un partenaire, indiquez le partenaire concerné, puis

cliquez sur Enregistrer. La saisie s’arrête là.

5 Si non, vous devez préciser les détails de

l’accompagnement réalisé par l’Agent et cliquer sur

Enregistrer pour sauvegarder la demande.

4

5

Une fois votre demande enregistrée, vous pouvez

poursuivre la saisie des autres demandes ou revenir

sur la liste des demandes.

6

6

Saisir une demande unitaire (2/2)

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79

1

1 Sur la page Listing des demandes, cliquez sur Saisir

des demandes en masse.

Vous accédez alors au formulaire de création d’une

nouvelle demande constitué de trois blocs.

2 Le premier bloc est pré-rempli avec les informations de

l’utilisateur connecté (Maison principale, Nom

d’utilisateur-modifiable). Il convient de renseigner la

période concernée (la période doit être comprise dans

un mois civil).

Cliquez sur le bouton Point d’interrogation pour

accéder à la page d’aide pour le remplissage d’une

demande en masse.

2

Saisir une demande en masse (1/4)

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80

3 Le deuxième bloc concerne les informations sur les usagers (détail par canal de contact, type d’usagers, tranches d’âge, statut

d’activité, communauté de provenance…)

3


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81

4 Renseignez ici le nombre de demandes accompagnées

par l’agent.

5


Le troisième bloc permet de saisir les détails des demandes.

Vous pouvez ensuite décomposer le nombre de

demandes :

• par thématique : Sélectionnez une thématique parmi celles proposées dans la

liste déroulante (emploi/formation/insertion, santé etc.) et

renseignez le nombre de demandes correspondant dans la

case à côté. Pour saisir d’autres demandes par thématique,

cliquez sur Ajouter une autre thématique.

• par partenaire : Sélectionnez un partenaire dans la liste déroulante, puis

saisissez le nombre de demandes correspondant au type

d’accompagnement délivré (accueil/information etc.).

Renseignez le nombre de demandes résolues, non résolues

et partiellement résolues. Pour saisir d’autres demandes par

partenaire, cliquez sur Ajouter un autre partenaire.

5

4

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NB. Les partenaires correspondent à ceux qui ont été cochés dans l’onglet

«Services disponibles» de la fiche de la Maison.

NB. La demande est considérée comme résolue si vous avez répondu à la

sollicitation initiale de l’usager, quelque soit l’aboutissement de sa démarche.

82

6 Renseignez ici le nombre d’usagers accueillis durant

les permanences partenaires.

Vous pouvez détailler le nombre d’usagers par

partenaire.

7

Une fois que le formulaire est complété, cliquez sur

Enregistrer.

Précisez ensuite le nombre de demandes d’accès

libres aux équipements.

8

6

7

8


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Reporting et export des données (1/2)

83

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Reporting sur les demandes / export des données

L’outil de reporting permet aux agents et responsables des Maisons de consolider et extraire les statistiques des demandes

enregistrées sur le portail. Pour accéder à l’outil :

1 Sur la page d’accueil de votre espace professionnel (extranet), cliquez sur Reporting de l’activité dans le bloc Gérer sa

Maison de services au public.

1

Reporting et export des données (2/2)

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2

ou cliquez directement sur Valider la

recherche pour afficher les résultats.

2

3

Sur la page suivante, vous pouvez

affiner votre recherche en utilisant les

filtres :

- Maison de services au public

- Nom de l’agent

- Période concernée

3

Vous obtenez alors un tableau récapitulatif avec les chiffres clés de l’activité en fonction des filtres appliqués.

Vous pouvez ensuite télécharger les

demandes unitaires et/ou les

demandes en masse dans un fichier

CSV.

4 4

85

Gérer sa Maison

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IV. Principales fonctionnalités – Gérer sa Maison

Pour accéder à la modification d’une fiche Maison, cliquez sur Gérer sa Maison, puis sur Modifier une fiche Maison.

NB. Il est nécessaire d’avoir sélectionné une Maison principale de rattachement pour accéder à une fiche Maison.

1

1

86

Si vous êtes rattaché à une ou plusieurs maisons, vous avez la possibilité de les modifier à partir de la liste de vos maisons de

rattachement en cliquant sur le bouton modifier.

1

Gérer plusieurs Maisons

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1

87

Ces informations sont

dédiées au réseau

national et visibles

uniquement après

l’authentification

Aperçu > Fiche Maison

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Des questions ?

Pour toute question sur l’utilisation du portail, contactez la cellule d’animation nationale

[email protected]

mailto:[email protected]



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