RÉGIE REGIONALE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DE MONTRÉAL-CENTRE

Direction de la santé publique

Politique et procédures concernant la gestion des dossiers en santé au travail

Stéphanie Lemoine Archiviste responsable

Février 2001 L555

INSPQ - Montréal

institut national de santé publique du Quebec 4335, avenue Christophe-Colomb, bureau 200

Montréal (Québec) H2J3G8

Tél.: (514) 597-0606

Uc&i

Table des matières

DOSSIER DE L'ÉTABLISSEMENT 3

GARDE DES DOSSIERS 4

Répondant ^ Lieu de garde 4

Contrôle de la circulation des dossiers 4

CONTENU DU DOSSIER DU TRAVAILLEUR 6

CONTENU DU DOSSIER D'ÉTABLISSEMENT 7

TENUE DE DOSSIERS 8 o Délai pour compléter les dossiers ° Normes de rédaction des dossiers 9 Retrait de documents du dossier ^

CONFIDENTIALITÉ. 11

ACCÈS ET COMMUNICATION DU DOSSIER DU TRAVAILLEUR 12 12

Règles générales Exclusion du droit d'accès à certains documents et aux renseignements fournis par un tiers ou concernant

13 un tiers Accès par un tiers avec l'autorisation du travailleur Accès par un tiers avec l'autorisation implicite du travailleur Accès par un tiers sans l'autorisation du travailleur ' 5 Traitement de la demande d'accès ^

Téléphone : 1 6

Télécopieur : 1 7

Demande écrite : ^ 1 ft Délai de traitement Nature des informations transmises ^ 1 ft Cahier d'enregistrement Transfert du dossier du travailleur ^ Demande de rectification ^

ACCÈS ET COMMUNICATION DU DOSSIER D'ÉTABLISSEMENT 21

CONSERVATION DES DOSSIERS 2 3 *yX

Dossier du travailleur 3

Dossier d'établissement "" 93 Dossier retrait préventif J

DESTRUCTION DE DOCUMENTS NOMINATIFS 24 Dossiers des travailleurs 24 Dossier d'établissement 24 Dossier retrait préventif 2 4

Documents de travail 25

RÉFÉRENCES 2 6

ANNEXE

OBJECTIFS

Les principaux objectifs de la présente politique du programme de santé au

travail du CLSC sont les suivants :

> Uniformiser le traitement des dossiers (travailleurs et établissements) et

assurer la protection des renseignements personnels;

> Assurer aux travailleurs et aux établissements la confidentialité des

informations contenues dans leur dossier;

> Assurer la conservation des dossiers selon les délais prescrits par les lois en

vigueur;

> Permettre à tout le personnel de la Santé au travail de connaître les

procédures de gestion des dossiers et de pouvoir l'appliquer pour le bénéfice

des travailleurs.

DOSSIER DE L'ÉTABLISSEMENT

Toutes les normes concernant le dossier de l'établissement sont de régie interne

puisque la Loi sur la santé et la sécurité du travail ne prévoit rien pour ce type de

dossier, à l'exception de la préservation du caractère confidentiel des procédés

industriels (article 123). Les renseignements concernant les travailleurs qui se

retrouvent dans les dossiers des établissements sont soumis aux mêmes règles de

confidentialité et de protection des renseignements personnels établies dans la

présente politique concernant les dossiers des travailleurs. À ce titre, le dossier

d'un établissement comprend au besoin la section médicale pour y consigner

entre autres les données nominatives concernant des travailleurs. L'employeur

ne peut avoir accès à cette section sauf avec l'autorisation des travailleurs

concernés.

GARDE DES DOSSIERS

Répondant

Le directeur général du CLSC est désigné par le directeur de la santé publique à

titre de répondant de la garde des dossiers des travailleurs et des dossiers

d'établissements, de leur utilisation et de la protection des renseignements

nominatifs qui y sont contenus.

Lieu de garde

Les dossiers doivent toujours être conservés dans des locaux (archives) ou dans

des classeurs verrouillés.

Contrôle de îa circulation des dossiers

> Les dossiers utilisés au cours de la journée par les intervenants doivent être

rapportés aux archives ou rangés dans un classeur verrouillé à la fin de la

journée. Aucun dossier ne doit être laissé sur le bureau d'un intervenant

> Un formulaire de sortie doit être complété pour tous les dossiers qui sont

sortis des archives. Ce formulaire sera classé à la place du dossier.

> Le dossier du travailleur peut être sorti de son lieu de garde sur ordonnance

de la Cour. Le Directeur des services professionnels doit être avisé dès la

réception d'un subpoena duces tecum. Le personnel des archives doit

préparer le dossier selon la procédure établie pour les cas de Cour. La

personne assignée doit apporter avec elle l'original du dossier ainsi qu'une

photocopie conforme à l'original. Si des documents doivent être versés au

dossier de la Cour, elle doit demander l'autorisation de déposer des

photocopies du dossier au lieu des originaux. Quelle que soit la décision du

juge, elle doit s'y conformer.

> La circulation du dossier ou d'une partie de dossier du travailleur hors du

CLSC est autorisée uniquement dans les cas suivants : lorsqu'une discussion

de cas concernant un travailleur a lieu à l'extérieur du CLSC, lors de services

de santé au travail dispensés dans l'entreprise, lors de services dispensés à un

point de service ou à un point de chute.

> Le transport des dossiers à l'extérieur du CLSC doit s'effectuer avec les

mesures requises pour conserver l'intégrité physique du dossier ainsi que la

confidentialité des informations qui y sont contenues. Un porte-document

verrouillé et identifié au nom du CLSC est utilisé à cette fin.

> Les dossiers ou parties de dossiers ne doivent pas être apportés au domicile

de l'intervenant ou du travailleur.

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CONTENU DU DOSSIER DU TRAVAILLEUR

Le dossier du travailleur contient, entre autres, les documents suivants :

> Les renseignements d'identification du travailleur;

> Les questionnaires de dépistage;

> Les rapports d'examens de dépistage;

> Les clichés radiologiques (ou résultats seulement s'il y a un dossier parallèle

pour les clichés); > Les ordonnances médicales;

> Les notes d'évolution;

> Le refus du travailleur à des soins ou à des services;

y Les demandes et rapports de consultation et d'évaluation;

> Le consentement à la communication de renseignements à un tiers;

> La correspondance reçue de l'extérieur.

CONTENU DU DOSSIER D'ÉTABLISSEMENT

Le dossier d'établissement est constitué comme suit :

Section médicale :

> Programmes de santé/Programme de prévention spécifique à l'établissement;

> Interventions;

> Surveillance médicale;

> Correspondance;

> Liste des travailleurs;

> Notes du médecin responsable;

> Notes d'infirmières;

> Premiers soins/premiers secours;

> Formation/ Information.

Section environnementale :

> Informations sur l'entreprise;

> Études environnementales;

> Projets spéciaux;

> Matières premières et fiches signalétiques;

> Échantillonnages et analyses.

TENUE DE DOSSIERS

Délai pour compléter les dossiers

> Les intervenants doivent compléter le dossier du client en y inscrivant toutes

les données pertinentes dans un délai maximum de 2 jours après

l'intervention.

> Les informations générales de l'établissement doivent être complétées au fur

et à mesure en considérant leur importance. Les notes évolutives doivent être

consignées au SMEST dans les plus brefs délais et au plus tard dans les 2

jours ouvrables suivant l'intervention.

> Les données du SMEST, module hygiène, doivent être complétées dans les

plus brefs délais ou au plus tard 14 jours après la fin d'une opération

d'hygiène.

> Dans le cas d'une consultation pour retrait préventif de travailleuse enceinte

ou qui allaite, le dossier SMEST doit être complété dans les plus brefs délais.

> Les informations contenues dans le module médical SMEST, section gestion

de dossier du travailleur, doivent être complétées dans les plus brefs délais.

> L'intervenant responsable du dossier d'un travailleur transféré dans un autre

établissement doit compléter le dossier par des données pertinentes. Ce

résumé doit être envoyé à l'établissement où est transféré le travailleur dans

les 72 heures suivant le transfert (Loi SSSS, R.O.A.E., art. 60). Une copie de la

note de transfert doit être gardée au dossier.

Normes de rédaction des dossiers

> Lorsqu'un intervenant consigne une note au dossier papier du travailleur, il

doit s'assurer d'inscrire la date de l'intervention et apposer sa signature

olographe à la fin de la note.

> Une note d'évolution comprend :

la date de l'intervention;

• la modalité d'intervention;

la raison de l'intervention;

• la nature de l'intervention;

* le nom et le code de l'intervenant et son titre professionnel.

> L'inscription de notes manuscrites au dossier du travailleur doit être faite par

ordre chronologique. Si une nouvelle feuille de notes d'évolution est entamée

sans avoir terminé la précédente, l'espace laissé libre doit être rayé pour

éviter que des ajouts soient faits ultérieurement.

> Lorsqu'une correction s'impose suite à une erreur de rédaction, on doit rayer

légèrement les mots que l'on souhaite corriger pour qu'ils demeurent lisibles

et ajouter le texte souhaité, avec les initiales de la personne qui fait la

correction. L'utilisation de liquide correcteur est interdite.

> Le refus de traitement ou de service par le travailleur est noté au dossier si le

travailleur n'a pas voulu signer le formulaire de refus.

> Toute correspondance est classée au dossier du travailleur.

> Les rapports d'examens de dépistage, les résumés de dossier et les rapports

de consultation venant de l'extérieur doivent être initialés par les médecins

responsables avant d'être classés au dossier afin d'attester qu'ils en ont pris

connaissance.

> Toute nouvelle feuille ajoutée au dossier doit être identifiée de façon

appropriée.

> Une attention particulière doit être apportée à l'ordre, la propreté et la

lisibilité du dossier, afin qu'il demeure un instrument de communication

valable et un outil légal.

Retrait de documents du dossier

> Il est interdit de détruire ou de retirer quelque document que ce soit du

dossier d'un travailleur sauf lorsque le délai de conservation du dossier est

expiré.

> À la demande d'un travailleur ou suite à une décision de la Commission

d'accès à l'information, un document peut être retiré du dossier d'un

travailleur lors d'une demande de rectification.

> Seules les personnes responsables de la garde du dossier sont autorisées à

retirer des documents du dossier dans le cadre de l'application d'une loi ou

d'un règlement interne.

CONFIDENTIALITÉ

Le travailleur a droit à la confidentialité des renseignements nominatifs qui le

concernent, le tout étant sujet aux règlements de divulgation émis en vertu de la

Loi sur les services de santé et les services sociaux (Loi SSSS; art. 19).

> Toute personne occupant un emploi ou exerçant sa profession au sein du

programme de santé au travail est tenue à la confidentialité. Lors de son

embauche, elle doit signer un engagement à la confidentialité. Cette

confidentialité s'applique à toutes les informations de toute nature portées à

sa connaissance et qui concernent la vie privée, l'identité des travailleurs, les

procédés industriels, les données d'établissement.

> Toute information concernant la maladie, le traitement, le comportement, la

situation financière ou familiale d'un travailleur est confidentielle et ne peut

être divulguée sans l'autorisation de ce dernier ou de son représentant légal.

> Les informations verbales personnalisées sont autorisées seulement dans les

discussions de cas.

> Le non-respect de la confidentialité, par un intervenant ou toute1 autre

personne ayant accès à un dossier dans le cadre de ses fonctions régulières ou

en vertu des exceptions prévues par les Lois, peut donner lieu à un recours en

dommages-intérêts pour obliger le fautif à réparer le préjudice causé (Code

civil du Québec; art.1457).

> La Loi sur la santé et la sécurité du travail prévoit que quiconque contrevient

à celle-ci et à ses règlements commet une infraction passible d'une amende

(Loi SSS; art.234). > L'intervenant peut encourir des mesures disciplinaires par l'établissement.

ACCÈS ET COMMUNICATION DU DOSSIER DU TRAVAILLEUR

Règles générales

> Tout travailleur a droit à son dossier (communication, consultation,

transmission d'une photocopie) et il peut déléguer ce droit de consultation à

toute personne de son choix. Le programme de santé au travail doit toujours

prendre les moyens nécessaires afin de faciliter au travailleur l'exercice de ce

droit (Loi SST, art. 129; Loi SSSS, art. 17; Loi sur l'accès, art. 83).

> Avant d'autoriser l'accès au dossier, il faut demander au travailleur de

présenter une preuve d'identité. Dans le cas d'une personne agissant

légalement au nom du travailleur à titre de mandataire, curateur, tuteur,

liquidateur de succession, d'héritier ou de bénéficiaire d'une assurance-vie, il

faut verser au dossier une copie du document attestant de la légitimité de la

personne.

> L'accès du travailleur à son dossier est gratuit. Dans le cas d'une consultation

du dossier, le chef de programme désignera un intervenant pour assister le

travailleur.

> Toute demande d'explication relative au contenu du dossier doit être référée

à un intervenant professionnel qui doit fournir toutes les informations

pertinentes à la bonne compréhension des données contenues au dossier.

> Durant la consultation du dossier, il faut assurer une présence attentive afin

qu'aucun document ne soit retiré du dossier.

Exclusion du droit d'accès à certains documents et aux renseignements fournis par un tiers ou concernant un tiers

> L'usager n'a pas le droit d'être informé de l'existence, ni de recevoir la

communication d'un renseignement le concernant et contenu dans son

dossier qui a été fourni à son sujet par un TIERS et dont l'information

permettrait d'identifier le TIERS, à moins que ce dernier n'ait consenti par

écrit à ce que ce renseignement et sa provenance soient révélés à l'usager (Loi

SSSS, art. 18,1er alinéa).

> Cependant, une telle restriction ne s'applique pas lorsque le TIERS en

question est un professionnel de la santé ou des services sociaux ou un

employé d'un établissement dans l'exercice de leurs fonctions. Un stagiaire, y

compris un résident en médecine, est assimilé à un professionnel de la santé

ou des services sociaux (Loi SSSS, art.18,2e alinéa).

> On doit refuser de communiquer à un usager un renseignement qui le

concerne, si la divulgation de ce renseignement nominatif peut avoir pour

effet de révéler un renseignement nominatif concernant un TIERS, à moins

que ce dernier n'y consente par écrit (Loi sur l'accès..., article 88) ou à moins

d'une situation d'urgence qui met en danger la vie, la santé ou la sécurité de

l'usager (Loi sur l'accès..., article 88 et 59, paragraphe 4). De plus, nous

devons refuser de donner accès à un usager à des renseignements contenus

dans son dossier et qui concernent la vie privée d'un TIERS. Cette restriction

qui prohibe l'accès de l'usager à ces renseignements nominatifs concernant

des tiers s'appuie juridiquement sur l'article 53 de la Loi sur l'accès qui édicté

que « les renseignements nominatifs sont confidentiels, à moins que leur

divulgation ne soit autorisée par la personne qu'ils concernent ».

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Accès par un tiers avec l'autorisation du travailleur

> Le travailleur peut exiger que des renseignements contenus dans son dossier

soient communiqués à toute personne désignée par lui (Loi SST, art.129, 2e

par.).

> Cette autorisation doit être écrite et comporter la signature originale du

travailleur. Elle doit également préciser les documents à transmettre ainsi que

le nom de la personne à qui ils doivent être envoyés.

> La correspondance, les photocopies de dossier ou les résumés de dossier

provenant d'autres établissements font partie intégrante du dossier du

travailleur. Ce dernier peut donc en autoriser la transmission à la personne ou

à l'établissement qu'il a désigné sur le formulaire d'autorisation de

communication de renseignements.

> Généralement, la communication de renseignements à un tiers se fait par

écrit. Cependant, à la demande du travailleur, l'intervenant peut

communiquer des renseignements par téléphone à un tiers désigné par le

travailleur lorsque cette information est requise immédiatement à des fins

d'investigation ou de traitement. L'intervenant doit s'assurer de valider

l'identité de son interlocuteur et de noter au dossier du travailleur

l'information divulguée.

Accès par un tiers avec l'autorisation implicite du travailleur

La communication et l'accès au dossier s'effectuent avec l'autorisation implicite

du travailleur pour les personnes suivantes :

• L'intervenant qui dispense des services au travailleur;

• Le stagiaire qui fait un stage d'intervention;

• Le personnel de secrétariat affecté au traitement des dossiers;

Page 14

• Le directeur de la santé publique;

• Le médecin responsable des services de santé d'un établissement;

• Le répondant de la garde des dossiers;

• Toute personne désignée par le directeur de la santé publique ou le médecin

responsable dans le cadre des responsabilités de la direction de la santé

publique envers le travailleur.

Accès par un tiers sans l'autorisation du travailleur

Compte tenu de l'exigence de certaines lois, la communication et l'accès au

dossier d'un travailleur peuvent s'effectuer sans autorisation du travailleur si les

personnes physiques ou morales sont les suivantes :

> La commission de la santé et de la sécurité du travail relativement aux

victimes d'un accident de travail ou d'une maladie professionnelle;

> Une personne, un conseil ou un comité qui exerce une fonction de contrôle ou

d'appréciation des actes posés par les intervenants dans les limites de son

mandat (Loi SSSS, art. 214, art.223,1er alinéa);

> L'assureur et l'avocat du CLSC ou de la Direction de la santé publique dans le

cas d'un travailleur ayant possiblement subi des dommages lorsque des

services lui ont été dispensés; l'assureur ou l'avocat de l'intervenant concerné

jouit du même privilège;

> L'intervenant impliqué dans un recours judiciaire suite à une réclamation en

dommages d'un travailleur;

> Toute personne qui détient une ordonnance d'un tribunal : une copie de

l'ordonnance doit être conservée au dossier;

> La Régie de l'Assurance maladie du Québec pour enquêter sur toute matière

de sa compétence;

> Un professionnel pour fins d'étude, d'enseignement ou de recherche, avec

l'autorisation écrite du directeur des services professionnels ou du directeur

de la santé publique. Ce professionnel doit se conformer aux exigences

suivantes : la demande d'accès est formulée par écrit, les objectifs poursuivis

sont identifiés, le professionnel responsable de la recherche, de l'étude ou de

l'enseignement est nommément identifié, une copie des résultats de la

recherche ou un rapport sur l'activité est remis au directeur général du CLSC

ou au directeur de la santé publique, selon le mandataire de la recherche ou

du rapport et enfin, aucun renseignement nominatif n'est divulgué.

Traitement de la demande d'accès

> Une demande d'accès peut s'effectuer de plusieurs façons : par téléphone, par

télécopieur, par écrit. Toute demande d'accès est référée au responsable de

l'application de l'accès à l'information.

> Toute divulgation d'information au travailleur doit faire l'objet d'une note au

dossier; cette note doit être signée et datée par la personne qui effectue la

divulgation.

Téléphone :

• Les demandes de renseignements par téléphone doivent être traitées avec

prudence. Aucune information d'ordre médical ne doit être divulguée par

téléphone sauf en cas d'urgence. Il est important de s'assurer de l'identité

du requérant et de rappeler, pour permettre une vérification de la

provenance de la demande, avant de donner une information d'ordre

médical.

Télécopieur :

• Dans le cas d'une demande d'accès à l'information reçue par télécopieur,

l'original de la demande devrait suivre par courrier régulier dans les plus

brefs délais. Cependant, pour ne pas retarder indûment la réponse, nous

devrions procéder immédiatement au traitement de la demande si un

retard devait occasionner un préjudice au travailleur. Dans le cas de

documents envoyés ou reçus par un établissement de santé, le télécopieur

devrait être utilisé lorsque l'urgence de l'état de santé d'un client l'impose.

L'envoi par télécopieur devrait être limité à un nombre restreint de

documents. De plus, dans le cas de documents reçus par erreur, il est

important de communiquer immédiatement avec l'expéditeur pour lui

signaler l'erreur puis de détruire le document qui ne nous était pas destiné

(ou à la demande de l'expéditeur de la télécopie, lui réexpédier le

document par courrier régulier). Il est important que le télécopieur soit

installé dans un endroit sûr, sous surveillance, et utilisé uniquement par le

personnel autorisé.

Demande écrite :

• Le formulaire intitulé « Autorisation de communiquer des renseignements

contenus au dossier » peut être utilisé. Il est souhaitable que l'usager

indique la durée de validité de son autorisation. En effet, l'usager est libre

de fixer une limite de validité à son autorisation. S'il omet de le faire,

l'établissement doit répondre tout de même à la demande puisqu'il ne

peut lui-même imposer de limite de temps. Lorsque la demande d'accès

est classée au dossier de l'usager, elle comporte le même délai de

conservation que le dossier lui-même.

Délai de traitement

> La demande d'accès doit être traitée dans les plus brefs délais et au plus tard

dans les vingt (20) jours suivant la réception de la demande. Si le traitement

de la demande dans le délai prévu n'est pas possible sans nuire au

déroulement normal des activités du programme de santé au travail, le

responsable de l'accès peut, avant l'expiration du délai, le prolonger d'une

période n'excédant pas dix (10) jours. Un avis doit alors être envoyé au

requérant, par courrier (Loi SSSS, art 26, Loi sur l'accès, art. 98).

Nature des informations transmises

> Lorsqu'il s'agit d'une demande de résumé ou de copie de dossier, il est

important que la réponse contienne les éléments pertinents, que le dossier soit

sur support papier ou sur tout autre support. Il est important de :

• S'en tenir à ce qui est indiqué sur la demande d'accès;

• Joindre les documents additionnels pour assurer un suivi pertinent;

• Demander au client de préciser sa demande s'il y a lieu.

Cahier d'enregistrement

> Le cahier d'enregistrement des demandes d'accès est un outil de travail pour

enregistrer les demandes d'accès et n'est pas obligatoire selon la Loi sur

l'accès. Cependant, il peut s'avérer utile pour le contrôle de la qualité des

services afin de vérifier le délai de réponse à une demande d'accès.

Page 18

Transfert du dossier du travailleur

> Lorsqu'un travailleur quitte un emploi et que son nouveau lieu de travail est

desservi par un autre service de santé, la partie « Santé au travail » du dossier

doit être transférée sur demande écrite du nouveau service de santé.

> L'autorisation écrite du travailleur pour transférer le contenu de son dossier

n'est pas requise puisque le nouveau service de santé est tenu par la Loi SST

de poursuivre son intervention auprès du travailleur.

> Le service de santé qui transfère les dossiers n'est pas tenu d'en conserver une

copie. Il peut cependant constituer une liste des dossiers transférés et faire

contresigner cette liste par le responsable du service de santé qui reçoit les

dossiers afin d'attester que le transfert a été fait de façon conforme.

> La même règle s'applique lorsqu'un travailleur occupe des emplois desservis

par deux services de santé différents.

Demande de rectification

> Tout travailleur peut exiger qu'un renseignement nominatif qui le concerne

soit rectifié s'il est inexact, incomplet ou équivoque (Loi sur l'accès; art.89).

> La demande de rectification ne peut être considérée que si elle est faite par

écrit et adressée au responsable de l'accès à l'information (Loi sur l'accès;

art.94).

> Sur réception de la demande, un accusé de réception doit être envoyé. De

plus, on doit donner suite à la demande de rectification avec diligence et au

plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de réception (Loi sur l'accès;

art. 97,98).

Page 19

> Si l'on accède à la demande de rectification, on doit délivrer sans frais à la

personne qui l'a faite, une copie du renseignement modifié ou ajouté, ou

encore une attestation du retrait d'un renseignement (Loi sur l'accès; art.92).

> Si l'on refuse d'accéder à la demande de rectification, ce refus doit être motivé

et signifié par écrit au requérant. Celui-ci peut se prévaloir des recours prévus

par la Loi sur l'accès (Loi sur l'accès; art. 100,101).

ACCÈS ET COMMUNICATION DU DOSSIER D'ÉTABLISSEMENT

Le médecin responsable peut transmettre, sans autorisation de l'employeur, les

informations contenues au programme de santé spécifique ainsi qu'au rapport

environnemental ou au bilan dépersonnalisé aux requérants suivants (Loi SST;

art 60,61,114,123) :

• Le travailleur;

• Le représentant de l'association accréditée;

• Le directeur de la santé publique et son représentant;

• Le comité de santé et de sécurité ou le représentant à la prévention;

• La CSST.

La demande doit être faite par écrit et sera versée au dossier de l'établissement.

Les informations transmises respecteront la confidentialité des procédés

industriels.

Selon l'article 62.20 « un employeur est tenu de divulguer toute l'information

qu'il possède concernant un produit contrôlé : à la Commission, si elle lui en fait

la demande, à un médecin qui lui en fait la demande aux fins de poser un

diagnostic ou de traiter une personne dans une situation qu'il estime urgente, à

un infirmier qui lui en fait la demande aux fins de donner les premiers secours

dans une situation d'urgence. Les personnes qui obtiennent une information en

vertu de cet article sont tenues d'en assurer la confidentialité ».

> La transmission de toute autre information contenue au dossier de

l'établissement doit se faire avec l'autorisation écrite du représentant de

l'établissement.

> Les frais de transmission de documents et de renseignements et les règles de

transmission d'information par télécopieur sont les mêmes que pour le

dossier du travailleur.

CONSERVATION DES DOSSIERS

Dossier du travailleur

Selon l'article 127, 5e alinéa de la Loi SST, « Le dossier du travailleur doit être

conservé pendant une période d'au moins 20 ans après la fin de l'emploi du

travailleur ou 40 ans après le début de l'emploi, selon la plus longue durée »

Dossier d'établissement

La Loi SST ne fait pas mention du délai de conservation du dossier

d'établissement. Cependant, en tenant compte du délai de conservation du

dossier du travailleur, il serait préférable de le conserver pour une période d'au

moins 40 ans afin de respecter le délai de prescription légale permettant au

travailleur d'exercer un recours.

Dossier retrait préventif

La Loi SST ne fait pas mention du délai de conservation du dossier

d'établissement. Cependant, en se référant au délai de conservation élaboré dans

le Recueil des règles de conservation des documents des établissements de santé

et de services sociaux du Québec, il serait préférable de le conserver pour une

période de 6 ans.

DESTRUCTION DE DOCUMENTS NOMINATIFS (à caractère confidentiel)

Dossiers des travailleurs

> Seul le directeur de la santé publique peut autoriser la destruction des

dossiers après que leur délai de conservation est expiré.

> Avant de procéder à la destruction des dossiers des travailleurs, le directeur

général du CLSC, à titre de répondant de la garde des dossiers, doit en

demander l'autorisation au directeur de la santé publique et doit lui faire part

des procédures de destruction qu'il compte adopter.

> Le directeur de la santé publique signifiera par écrit son accord aux

procédures de destruction.

> On doit s'assurer de conserver un échantillonnage de dossiers à titre de

documents historiques. La norme de cinq dossiers sur cent est suggérée par

les Archives nationales du Québec.

Dossier d'établissement

> Comme le délai de conservation des dossiers d'établissements est de régie

interne, la destruction des dossiers inactifs depuis plus de 40 ans pourrait se

faire selon la même procédure que pour les dossiers des travailleurs.

Dossier retrait préventif

> Les procédures de destruction sont les mêmes que pour les dossiers des

travailleurs, à l'exception du critère d'échantillonnage. En se référant aux

critères de tri élaborés dans le Recueil des règles de conservation des

documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec, il

est suggéré de conserver un dossier complet sur 50 sur la première tranche

annuelle de 1000 dossiers et de conserver un dossier complet sur 100 sur la

tranche annuelle de 1001 dossiers et plus.

Documents de travail

> Les documents de travail qui contiennent des informations sur un travailleur

ou des renseignements qui permettent de l'identifier doivent être supprimés

de façon sécuritaire. Pour ce faire, ils seront déchiquetés.

RÉFÉRENCES

• Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des

renseignements personnels : L.R.Q., chapitre A-2.1; à jour au 29 juillet 1997;

dernière modification : 19 juin 1997.

• Loi sur les Archives : L.R.Q., chapitre A-21.1; à jour au 21 septembre 1999;

dernière modification : 4 septembre 1996.

• Loi sur la santé et la sécurité du travail : L.R.Q., chapitre S2.1; à jour au 3 mars

1999; dernière modification : 20 juin 1998.

• Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles L.R.Q.,

chapitre A-3.001; à jour au 29 août 1995; dernière modification :1er mai 1995.

• Loi sur les services de santé et les services sociaux : L.R.Q., chapitre S-4.2,

neuvième édition 1996-97.

• Code civil du Québec, 1999-2000, 7e édition, Règlements relatifs au code civil

du Québec et lois connexes.

• Tenue de dossier—Guide concernant la tenue de dossier par le médecin en

cabinet de consultation et en CLSC -Novembre 1996.

• Accès à l'information contenue au dossier de l'usager, Association

Québécoise des Archivistes Médicales, 1997

Politique et procédures concernant la gestion des dossiers en santé au travail,

CLSC Des Seigneuries, juillet 1997.

Gestion des dossiers des travailleurs, Santé au travail, CLSC-CHSLD

Champagnat de la Vallée des Forts, rédigé par Suzanne Coache en

collaboration avec France Authier, novembre 1998.

ANNEXE

Définition des termes ||

C.L.S.C. : Centre local de services communautaires

Demande ad hoc : Toute demande faite par un individu en rapport avec la

santé du travail dont l'objet n'est pas prévu aux activités

normales reliées à des programmes de santé

D.S.P. Direction de la santé publique (équipe régionale en santé au

travail)

Dossier du

Travailleur : Dossier médical constitué pour un travailleur qui fait l'objet

d'une intervention par l'infirmière ou par le médecin ainsi

que pour chaque travailleuse enceinte ou allaitant en vertu

de son droit au retrait préventif

Dossier de

l'établissement : Dossier constitué suite à une intervention auprès d'un

établissement

Établissement : Entreprise dont les travailleurs sont situés sur le territoire

desservi par l'équipe de santé au travail du CLSC Montréal-

Nord et définie par la Loi sur la Santé et la Sécurité du

travail.

Intervenant ; Toute personne qui exerce ses activités dans le cadre du

programme de santé au travail, soit médecin, infirmière,

technicien en hygiène du travail, hygiéniste

Intervention : L'ensemble des actions posées auprès d'un usager ou de

toute autre personne en relation avec lui lors d'une

rencontre, d'une visite en établissement ou d'une

conversation téléphonique. L'intervention exige une

ouverture de dossier et est toujours suivie d'une note

significative versée au dossier de l'usager.

Loi S.S.S.S : Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q.

chapitre S-4.2, neuvième édition, 1996-97).

Loi sur l'accès Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur

la protection des renseignements personnels (L.R.Q., chapitre

A-2.1 à jour au 29 juillet 1997).

Loi S.S.T. : Loi sur la santé et la sécurité du travail (L.R.Q., chapitre S-

2.1).

R.O.A.E. : Règlement sur l'organisation et l'administration des

établissements

SMEST : Système de surveillance médico-environnementale de la

santé des travailleurs. Il s'agit d'un progiciel pour la gestion

des données en santé au travail.

Travailleur au sens de l'article 1 de la Loi sur la santé et la

sécurité du travail (L.R.Q., chapitre S-2.1)

Travailleur ou établissement desservi par le programme de

santé au travail.