plateforme dém@’tic santé - athos.asso.fr · disposer d’une ged compatible avec tous les...
TRANSCRIPT
2
Créé il y a plus de 30 ans par et pour les hospitalier
Etabli sur 2 sites : Limoges et Poitiers
9 Pôles métiers composés de 130 collaborateurs experts
Intervention sur toute la France, DOM et TOM compris
280 établissements adhérents
5
Disposer de tous les outils permettant d’assurer l’ensemble de la chaine de
dématérialisation quelque soit le processus métier impliqué :
Acquisition numérique
Gestion de processus métiers
gestion des documents vivants
gestion des archives à valeur probatoire
Respecter l’ensemble des contraintes réglementaires (actuelles et à venir)
Rationaliser les moyens humains et financiers sans être totalement tributaire des
stratégies des éditeurs de logiciels
Amener une démarche d’urbanisation basée sur l’interopérabilité et une plateforme
robuste
Faciliter le travail des utilisateurs en proposant des outils adaptés :
les applications métiers pour les processus métiers
le portail d’établissement pour la démarche globale
6
Dématérialiser avec une vision globale et non « en silos »
Disposer d’une GED compatible avec tous les processus métiers :
Finances (PESV2, CHORUS), Ressources Humaines, Gestion
Administrative du Patient, Dossier Patient …
Pouvoir numériser et archiver électroniquement avec la valeur probatoire
pour s’affranchir du papier
Offrir le cadre permettant de respecter la réglementation et apportant la
sécurité nécessaire aux documents électroniques et pour la gestion des
accès
Répondre aux exigences liées aux processus de certification (HAS, …)
Permettre aux utilisateurs de disposer de solution simple pour l’accès aux
informations
Des besoins en matière d’urbanisation et d’optimisation des ressources
en interne mais aussi vers l’externe (groupements)
7
Un document c’est quoi ?
un support
une information enregistrée de manière persistante
Un document a une valeur explicative, descriptive ou de
preuve
Une archive c’est quoi ?
un document
un ensemble de documents
Une archive a un objectif de conservation pour pouvoir
s’y reporter un jour à des fins de preuve (Article L211-1
code du patrimoine - NF Z 42-013)
8
La dématérialisation c’est quoi ?
Le remplacement de support d’informations matérielles
souvent papier par des fichiers informatiques
La valeur probatoire c’est quoi ?
Garantir légalement l’intégrité d’un document ou d’une
archive via des mécanismes de sécurité (coffre fort
numérique) :
Auteur : signature électronique
date de création : horodatage
format et contenu : empreinte
10
Numérisation des documents papiers
Numérisation de documents sans valeur
légale, archivage des originaux et travail à
l’aide des copies numérisées.
C’est une forme courante d’utilisation pour
faciliter la transmission de documents par
messagerie électronique par exemple
Transmission de documents
Transmission sous forme de données
structurées d’informations contenues dans
des documents papier. Seule la version
papier a une valeur légale et fiscale, ce qui
force sa conservation.
Ce type de dématérialisation est le plus
utilisé aujourd’hui.
Dématérialisation à valeur probatoire
Transmission de données numérisées,
structurées ou non, signées
électroniquement et archivées dans un
« coffre fort numérique ».
C’est l’étape la plus avancée de la
dématérialisation, permettant de
dématérialiser totalement les documents à
valeur légale et fiscale.
Dématérialisation à la source
Transmission de données structurées
uniquement sans échange de papier.
Dans ce cas aucun document papier n’est
nécessaire, et c’est le mode de
dématérialisation avancé le plus simple à
mettre en place dans le cadre où les
informations à transmettre n’ont pas de
valeur légale.
11
La dématérialisation au service de
l’amélioration de la gestion des
processus métiers (BPM)
Maitriser le dispositif de création
Optimiser la performance
opérationnelle en respectant les
contraintes
Mettre en œuvre des démarches
d’automatisation et d’amélioration
continue de ces processus
Accompagner au changement
Renforcer l’agilité de l’organisation
Orienter l’organisation et la cultures
des agents vers le tout numérique
12
Loi de modernisation de santéDans le cadre de la loi n°2016-41 du 26 janvier 2016 de modernisation de notre système de santé,
une disposition (art. 2014. 5) habilite le gouvernement à légiférer par ordonnance afin d’atteindre trois
objectifs :
Fixer les critères de valeur probante de la copie numérique de documents de santé papier,
Fixer les exigences pour la constitution de données numériques natives à valeur probante,
Fixer les critères de conservation de ces documents et données numériques afin de garantir leur valeur
probante et leur lisibilité à long terme.
Dématérialisation des flux comptablesL’arrêté ministériel D167-23 du 18/08/2011 porte obligation au 1er janvier 2015 de dématérialiser les
flux comptables vers la DGFIP et très rapidement les pièces justificatives liées aux transferts.
Dématérialisation des factures fournisseursLe 1er janvier 2017, une nouvelle réglementation (projet CHORUS Portail Pro) impose aux
établissements de santé publics de recevoir des factures dématérialisées de la part de leurs
fournisseurs.
Loi travailDématérialisation RH : fiche de paye, coffre fort numérique salarié …
13
Dématérialisation des marchés publicsA l’horizon 2018, les marchés publics supérieurs aux seuils européens devront être passés selon une procédure
entièrement dématérialisée. Les directives européennes marchés publics du 26 février 2014 l’imposent.
Le code des Marchés Publics et l’ordonnance 2005-649 relatif aux marchés de commandes publiques sont
remplacés par l’ordonnance 2015-899 du 23 juillet 2015, dont la parution des décrets d’application est prévue le
1er avril 2016.
Certification HASL’ordonnance n° 96-346 du 24 avril 1996 portant réforme hospitalière, introduit la certification au sein du
système de santé français.
Informations médicales du patientLa gestion des informations médicales nominatives patient doit également suivre les règles établies par le
Ministère de la Santé au travers de l’Hébergement de Données à Caractère Personnel (HDSCP).
Durées légales d’archivage des documents d’un établissement public de santéPlusieurs circulaires existent et fixent les durées légales de conservation fixées par les Archives de France.
14
Normes & exigences concernant l’archivage à valeur probatoire
Le SIAF (Service Interministériel des Archives de France) est l’autorité de tutelle concernant
l’archivage électronique à valeur probatoire -> obligation de disposer d’une certification de
Tiers Archiveur pour héberger et conserver les archives numériques
Validation des démarches établissements par les Archives Départementales
AFNOR NF Z42-013 : concerne les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre
pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques, dans des
conditions qui en garantissent l’intégrité.
ISO 14721 (modèle OAIS) : Cette norme, basée sur le modèle conceptuel de système ouvert
d’archivage d’information (Open Archival Information System = OAIS), définit un ensemble de
recommandations, afin d’assurer l’intelligibilité et la pérennité des données, dans le cadre de
l’archivage à long terme (normes et bonnes pratiques pour architecturer les SAE).
15
Normes & exigences concernant l’archivage à valeur probatoire
SEDA : Le Standard d’Echange de Données pour l’Archivage (SEDA) modélise les différentes
transactions (6) qui peuvent avoir lieu entre des acteurs (5) dans le cadre de l'archivage de
données. Le SEDA définit de manière formelle : les transactions par des scénarios où les acteurs
s'échangent des message, la forme des messages échangés au cours de ces transactions par des
schémas XML.
Le standard évolue de manière constante et une version 2 du SEDA est en cours de préparation.
AFNOR NF Z 44-022 : Modélisation des Échanges de DONnées pour l'Archivage – MEDONA
Publiée en janvier 2014, normalise les échanges de données et métadonnées entre les
applications métier et les systèmes d’archivage électronique (SAE). Elle concerne donc aussi bien
les archives papiers qu’électroniques. La norme identifie les messages à générer ou à recevoir lors
d’un échange de données d’archive entre un service d’archive et ses partenaires, et la façon dont
s’organise l’échange.
Une norme ISO est en préparation concernant l’archivage électronique à valeur probatoire
16
La dématérialisation permet de réaliser une économie par rapport au coût des
processus « papier » - Exemple : la gestion des factures
Source : Ernst & Young Advisory
Traitement courrier
Saisie Validation Paiement ArchivageGestion
des litiges
Traitement courrier
Saisie Validation Paiement ArchivageGestion
des litiges
Sourc
es
d’é
conom
ie
liées
à l
’auto
mati
sati
on
1€ 2€ 5,5€ 3€ 1,5€ 2€
2,5€ 1,5€ 0€ 1€0€ 0€
15€
5€
- Saisie et contrôle automatisés et fiabilisés (réduction erreurs et amélioration de la qualité des données)
- Rapprochement automatisé de la facture à la commande
- Processus d’approbation plus rapide et circuit de validation plus fluide
- Problèmes et litiges traités plus efficacement et plus rapidement
- Règlement fournisseurs plus rapide
- Archivage
17
La dématérialisation levier de performance - Exemple : processus achat
Demande d'achat
Validation demande
Commande fournisseur
Réception & validation commande
Réception & validation facture
Paiement
1Saisie de l’impression de la demande d’achat 2 Signature de la
demande d’achat 3 Saisie du bon de commande 4 Impression bon de
commande
8 Validation du bon à payer 7
Signature du bordereau de livraison 6 Réception de la
commande 5 Envoi courrier du bon de commande
9 Saisie de la facture 10Réception de la
facture papier 11Validation de la
facture 12Rédaction du
chèque
13Envoi du chèque
Avant dématérialisation : processus long et complexe. Impressions, signatures, envois courrier ralentissent le
traitement et augmentent les coûts.
Le même processus dématérialisé permet de limiter les étapes surtout les traitements
manuels longs et coûteux. Les étapes automatisables le sont, les validations se font
sans transmissions de documents papiers non sécurisés.
19
Santé
Offre en mode SaaS avec accès sécurisé et gestion des habilitations
Modules :
Dém@’TIC Processus (Alfresco Activiti)
Dém@’TIC numérisation (NumenExtract / Tesseract)
Dém@’TIC signature (iParapheur)
Dém@’TIC GEID (Alfresco One)
Dém@’TIC archive (EasyFolder / Asalae)
Packs métiers : GEF, GAM, Qualité, DPI, administration, projet, RH
24
Périmètre des projets : toute la France + DOM
Les projets en cours :
CH de Bourganeuf
CH Charles Perrens
CH Cholet
CH Esquirol
CH de Guéret
CH Monteran
CH Moulins Yzeure
CH Néris Les Bains
CHU Pointe à Pitre
CH Pont St Esprit
CH St Vaury
25
Mise en commun des expertises et des compétences de 2 structures de
coopération hospitalières pour mener les projets
Bénéficier des services de structures disposant des agréments
nécessaires.
Merci de votre attention
SIL
PCM
OD
: Q
UA-M
OD
-0002-0
002
Pour toute question
vous pouvez contacter :
Pôle Dématique SILPC
Alexis GADENNE
Courriel : [email protected]
Tél. : 05 55 43 02 66