Stratys et les systmes dinformation : vision stratgique et approche mtier

Stratys et les systmes dinformation: vision stratgique et approche mtier

Les systmes dinformation, et plus gnralement les stratgies de dploiement de systmes dinformation dans les organisations publiques, sont au cur du premier mtier de Stratys.

Nous avons accompagn nombre de dmarches de stratgies dinformatisation schmas directeurs informatiques, plans dinformatisation, etc.. tant au niveau de Ministres tels que lEquipement ou lAgriculture- que dans des services dconcentrs de lEtat DDE, DDAF, Prfectures- ou des collectivits territoriales Communaut Urbaine de Lyon, par exemple mais galement pour des administrations trangres.

Ces expriences nous ont convaincus

que la diffusion des technologies de linformation et de la communication au sein des services de lEtat comme des collectivits locales se traduisait par une dmographie souvent non matrise- dapplications et de systmes dinformation, crant de multiples vulnrabilits, du fait de lobsolescence (technique ou fonctionnelles) dun nombre croissant dapplications, mais galement de lincohrence smantique due labsence de rfrentiels et de normes que le volume dinformation et de donnes documents ou donnes structures- cres et gres par ces institutions croissait de faon exponentielle, et que se posaient dsormais de faon aigue les problmes de lorganisation, du classement, du partage, de larchivage de ces informationsCeci a conduit Stratys a centrer ses interventions autour de deux axes1. lassistance la construction dune stratgie de dveloppement des systmes dinformation dans les institutions, qui passe par une connaissance et une matrise de la dmographie et de la cohrence des systmes dinformation de linstitution, que lon dnomme usuellement urbanisation des SI2. lassistance lorganisation de linformation au sein de linstitution, quil sagisse du classement des documents, de la structuration des intranets et des sites web, ce que lon dsigne par la gestion de la connaissance (knowledge management)

LUrbanisation des Systmes dInformation: de la stratgie loprationnel La dmarche dite durbanisation des systmes dinformation nest pas rellement une nouveaut: elle reprend, en adaptant le vocabulaire de lurbanisme (des territoires), le processus qui conduit

dresser un tat des lieux des systmes dinformation existants ou en projets, ou urbanisme cadastral identifier les vulnrabilits et les incohrences actuelles ou potentielles: le diagnostic urbanistique dfinir une stratgie de dveloppement des Systmes dInformation, ou urbanisme stratgique (ou plan durbanisme, cest dire la vision de larchitecture cible du Systme dInformation)

mettre en place un dispositif de rgulation des projets dinformatisation, ainsi quun systme de rfrentiels et de normes pour les donnes et les applications: cest lurbanisme oprationnel.La phase durbanisme cadastral, que lon dnomme galement cartographiedes Systmes dInformation, et la phase de diagnostic qui sappuie sur cette cartographie, sont essentielles: elles participent largement la prise de conscience de la vulnrabilit du systme dinformation de linstitution, et de la ncessit de matriser le SI, sa dmographie, et de renforcer sa cohrence interne, travers des normes et de rfrentiels, cest dire des rpertoires de rfrence dun certain nombre dobjets informationnels cls pour le Systme dInformation, qui sont normalement ceux qui sont grs par les diffrents mtiers de linstitution.

La gestion de la connaissance dans les organisations publiques

La gestion de la connaissance dans les organisations publiques peut prendre diverses formes. Dans tous les cas, il sagit dorganiser les documents, les donnes, linformation au sens large, pour rpondre aux besoins du mtier.

La mise en place de classements partags des documents lectroniques

La forme la plus lmentaire, mais pas forcment la plus simple raliser, vise organiser les documents lectroniques (courriers, documents, messages lectroniques, tableaux, prsentations, etc..) crs ou utiliss par les diffrents membres dune quipe, dans un classement commun partag. Lensemble des documents est partag par les diffrents membres de lquipe, stock dans un espace partag par les diffrents membres de lquipe.

La dmarche consiste

1. analyser les types de documents utiliss ou crs par lquipe,

2. construire un plan de classement correspondant au mtier de lquipe,

3. dfinir des rgles de reclassement des documents, ainsi que des normes de nommage des documents, enfin

4. reclasser tous les documents dans le nouveau plan de classement ainsi cr

.La restructuration des sites intranet ou internet des organisations publiquesLes sites intranet comme les sites Internet des organismes publics ont souvent t conus, lorigine, comme des outils de communication interne ou externe, des vitrines institutionnelles.

Aujourdhui, ces sites sorientent vers de nouvelles fonctions. Ils se veulent tout la fois

centre de ressources lectroniques destination des agents de linstitution (pour lintranet) ou pour les partenaires, usagers ou administrs

portail de tlprocdures internes ou externes

support despace de travail collaboratif, dchange ou de consultation, interne ou externe

Ceci suppose une rflexion sur les mtiers de linstitution et leur volution, sur les besoins dinformation actuels et futurs des membres de linstitution

sur les conditions daccs des diffrentes catgories dutilisateurs des sites web, sur leur logique daccs, leur langage, leur vision de leur problme (et non celle de linstitution).

sur lorganisation mettre en place dans linstitution pour grer les tlprocdures

Cette rflexion aboutit la dfinition

dune architecture fonctionnelle des sites concerns,

dune organisation pour alimenter et animer le fonctionnement du ou des sites.

dun processus de transition

La mise en place dune fonction dadministration des donnes

Une des consquences directe de la dmarche durbanisation est la cration dun fonction dadministration des donnes, qui assure

le recensement des donnes mtier disponibles

la maintenance des rfrentiels des objets manipuls par le service

la diffusion des normes et rfrentiels auprs des utilisateurs

Quelques rfrences de Stratys dans le domaine des Systmes dInformation

Schmas directeurs et stratgies dinformatisation

Ministres de lAgriculture, de lEquipement, de lIntrieur (DDSC, DPAFI), une centaine de DDE, des Prfectures,

Urbanisation de Systmes dInformation

Prfecture de Police de Paris. Ministre de lIntrieur (DDSC).

Architecture de sites intranet ou internet

Ministre de lAgriculture , plusieurs dizaines de DDE

Mise en place de classements partags dunits

DDE / DRE 63, 04, 58, 34

Mise en place de fonctions dadministration des donnes

DDE 17, DDE 58

Stratys et les systmes dinformation Sept 2006p. 2