paris healthcare week · c) optimisez votre visibilité en commandant des outils de communication...

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PARIS HEALTHCARE WEEK

Les essentiels à connaître et à appliquer pour préparer et optimiser sa participation

UNE ORGANISATION

parishealthcareweek.com

LES BONNES QUESTIONS À (SE) POSER

LE PLANNING DES ACTIONS

LES “BONS PLANS” À CONNAÎTRE

?

La participation à une manifestation peut répondre à plusieurs objectifs.Vous devez définir clairement ces objectifs et les quantifier afin de pouvoir analyser les résultats.

QUELS SONT LES OBJECTIFS RECHERCHÉS ?

1 Prospection Identifier et rencontrer

des prospects ou nouveaux clients.

2 �Relation commerciale Entretenir et renforcer

la relation avec ses clients.

3 Vente Enregistrer des commandes.

4 Marketing Présenter un nouveau

produit, s’introduire sur un marché, faire une étude de marché en « live »…

5 Partenariat Animer ses partenariats :

fournisseurs, réseau de vente, distributeurs…

6 Image Augmenter sa notoriété,

renforcer son positionnement par rapport à la concurrence.

7� Information Mieux connaître le marché,

anticiper les évolutions, assurer une veille concurrentielle.

8 Management Manager et mobiliser

une équipe.

OUS PARTICIPEZ À UN SALON ?

Les actions��pouvant être menées AVANT, PENDANT et APRÈS la manifestation.

Les indicateurs�� d’évaluation

correspondant à ces actions.

QUEL PLAN D’ACTION ?Pour chaque objectif poursuivi et quantifié, définissez un plan d’action comprenant :

2 questions��principales��

à�vous�poser�!

1

2

2parishealthcareweek.com

% D’OUVERTURE de vos newsletters.

TAUX de transformation

de vos e-invitations.NOMBRE de visiteurs

sur les pages spécifiques à la manifestation de votre site web.

NOMBRE de visiteurs ayant utilisé les différents liens / bannières

mis en place.ACTIVITÉ de vos réseaux sociaux liés

à la manifestation.

Plan d’actions Comment mesurer l’efficacité

Avant le salon

LA

ROSPECTION

Plan d’actions

Animer votre stand (jeu concours, cocktail, ateliers, etc.). Capturer et qualifier les données des visiteurs sur votre stand grâce aux lecteurs de badges.Participer aux Rendez-Vous d’Affaires. Diffuser une invitation pour une opération spéciale après la manifestation (journée portes ouvertes, visite de site, etc.). Communiquer sur les réseaux sociaux et rejoindre notre communauté (#PHW18).

Pendant le salon

NOMBRE de rendez-vous sur stand.NOMBRE de rendez-vous d’affaires.NOMBRE de contacts (prospects, clients).

NOMBRE de leads et rendez-vous post-salon.NOMBRE d’inscrits aux journées portes ouvertes.

INDICATEUR de conversion (%) de visiteurs potentiellement acheteur

dans l’année suivante.PROFIL de vos contacts (fonction, géographique…).

Comment mesurer l’efficacité

Définir et quantifier vos cibles prioritaires. Envoyer un mailing d’information, des cartes d’invitations, des e-invitations, etc. Annoncer votre présence dans un maximum de supports (votre site internet, sites partenaires, annonces presse, réseaux sociaux, etc.). Mettre éventuellement en place une campagne de phoning ciblée, pour prise de rendez-vous.Préparer les fiches argumentaires. Sélectionner et former votre équipe (fonctionnement du stand, fiche contacts, objectifs nombre de contacts, nombre de contrats, etc.). Envoyer des newsletters à vos cibles les invitant à prendre RDV avec vous sur le stand. Déposer vos communiqués de presse sur notre site internet à l’attention des médias. S’inscrire au service des Rendez-vous d’Affaires (GRATUIT) pour rencontrer de nouveaux prospects.

Suivre les contacts rencontrés (transfert des fichiers contacts aux personnes concernées dans l’entreprise ; relances, remerciements, requalifications des fiches contacts « au calme », contrôle du suivi…).

Mutualiser les informations récoltées sur la manifestation (réunion bilan avec tous les services impliqués).

Comptabiliser les résultats obtenus selon vos divers objectifs initiaux.

Refaire un point 3 à 4 mois après la manifestation.

APRÈS LE SALON, N’OUBLIEZ PAS DE :

EXEMPLE�de�plan�d’actions��

pour�un�objectif�fréquent�:�

LA PROSPECTION Déclinez-le�ensuite��

sur�vos��autres�objectifs�!

3


1 DÉFINISSEZ vos priorités Parlez-en à votre contact chez

l’organisateur, de nombreuses solutions peuvent vous être apportées pour optimiser votre participation.

2 CONCEVEZ votre stand Votre stand est la vitrine de votre

société sur le salon, ne négligez pas cette étape, sans pour autant tomber dans les excès.

� � �Pensez�à�nos�formules�packagées,�elles�simplifieront�votre�préparation�!

3 PENSEZ aux détails opérationnels

Transport, hébergement, planification des emplois du temps de l’équipe… Autant de détails à planifier au plus tôt pour bénéficier de meilleurs tarifs.

4 ÉTABLISSEZ votre plan stratégique Préparez vos équipes

commerciales, communication et marketing…

� � �Et�pensez�à�animer�votre�stand��en�fonction�de�vos�objectifs�!

4

LES ONDAMENTAUX

8 GARDEZ le contact ! Reprenez rapidement contact

avec vos clients ou prospects après le salon …

� � �Et�pensez�également�à�relancer��les�personnes�que�vous�n’avez��pas�eu�l’occasion�de�rencontrer�!

5 DÉFINISSEZ votre plan de communication

a) Identifiez vos cibles de prospectsb) Envoyez des e-invitations

GRATUITc) Optimisez votre visibilité

en commandant des outils de communication adaptés

d) Insérez la bannière de l’événement sur votre site internet

e)��Préparez un dossier de presse / communiqué de presse

6 PRÉPAREZ toutes les questions potentielles des visiteurs

Assurez-vous que votre équipe sur le stand puisse répondre à un maximum de questions de la part des visiteurs, et préparez les réponses.

a) Les tendances du secteurb) Les nouveaux produits

ou servicesc) Les dernières techniques

d) La législation en vigueure) Des exemples et retours

d’expériences

7 VALORISEZ vos points fortsa) Mise en avant de nouveau produit ou serviceb) Accueil et convivialitéc) Animation du stand

€ Pack inscription

€ Stand (angle, surface, formule d’exposition)

€ Déclaration de vos partenaires

€ Sponsoring / outils de communication

€ Décoration de stand (standiste, enseigne, plantes, élingues, etc.)

€ Audiovisuel, électricité, wifi

€ Mobilier

€ Assurances complémentaires éventuelles

€ Voyage, hôtel, restauration

€ Personnel (hôtesse, manutentionnaire, intervenants, etc.)

€ Communication (documentation, dossier de presse, goodies, kakemonos, etc.)

Budget express

STA

ND

FRAI

S A

NNEX

ES


LES BASIQUES

DÉMARQUEZ-VOUS !

COMMUNIQUEZ SUR VOTRE PRÉSENCE SUR LE SALON

ACCÉDEZ À L’ESPACE EXPOSANT POUR :

LES

5

ONNES PRATIQUES

LES

ONSPLANS

En commandant des outils de communicationEn sponsorisant des événements spéciaux (conférences, réception, CEO Corner, etc)

Demandez le guide des outils de communication et notre offre de sponsoring à votre contact commercial

En organisant un atelier ou une agora

Contactez votre contact commercial

Auprès de la presse grâce à vos communiqués de presse

Sur les réseaux sociaux :

Vous inscrire au catalogue officiel Consulter le guide technique et remplir les différents bons de commandeConcevoir votre stand S’inscrire aux Rendez-Vous d’Affaires

Personnaliser et envoyer des e-invitations Télécharger le kit communication du salon Louer vos lecteurs de badgesDéposer vos communiqués de presseInscrire vos badges exposantsetc

Des lecteurs de badges et des applis pour scanner, qualifier et exploiter les données visiteurs.

GRATUIT Des Rendez-Vous d’Affaires

pour rencontrer en face à face des porteurs de projets.

GRATUIT Un module d’envoi d’e-invitation personnalisable.

GRATUIT Téléchargez le kit communication du salon (bannières, logos, signatures de mail) pour annoncer votre présence sur le salon.

GRATUIT Initier une mise en relation de votre service presse ou communication avec notre agence de RP.

Dès votre inscription, puis le plus

régulièrement possible et de façon

plus soutenue en avril et mai

Dès votre inscription et le plus rapidement possible car les offres

sont limitées !

Dès votre inscription et jusqu’à fin Décembre

au plus tard

OUVERTURE DE L’ESPACE EXPOSANT :

Début décembre

Envoi des codes d’accès et accès

à tous les modules

#PHW18

Suivez-nous sur : @parishealthcare


J-3semaines DÉFINISSEZ VOTRE

STRATÉGIE CONTACTS. Tous les visiteurs n’ont pas la même importance et impact. Il est capital de rapidement identifier les prospects chauds en les catégorisant. Votre suivi post-salon n’en sera que plus facile et rapide.

J-2semaines PLANIFIEZ VOS RENDEZ-

VOUS. Rappelez à vos clients de venir vous voir sur votre stand et vérifiez votre planning de rendez-vous d’affaires !

J-1semaine TOUT A DÉJÀ DÛ ÊTRE

PRÉPARÉ ET ORGANISÉ. C’est le moment idéal pour vérifier que tout est prêt ; stand, documents de voyages, connexion wifi, documents marketing, suivi expéditions, contact main-d’œuvre et personnel, calendrier des réunions, budget, plan de suivi post-salon, dernier brief de motivation de vos équipes.

J-7semaines VÉRIFIEZ VOTRE COMMUNICATION ;

cartes d’invitation, e-invitations, infos presse, opérations spéciales, etc.

J-6semaines FIXEZ DES OBJECTIFS GLOBAUX

ET INDIVIDUELS ; budget à ne pas dépasser, nombre de leads à récolter, nombre de contrats signés dans les 6 mois suivants le salon, revenu total généré dans les 6 mois suivants le salon.

J-5semaines PRÉPAREZ VOS DOCUMENTS ;

brochures, dépliants, catalogues, appli, pdf, etc.

J-4semaines ÉLABOREZ UNE LISTE DE MODÈLE

D’E-MAILS TYPE POUR VOS VISITEURS ; prospects, nouveaux clients, clients habituels, etc.

6

ERNIÈRE LIGNE DROITE

ONSALON


pour répondre à vos questionsNE ÉQUIPE À VOTRE ÉCOUTE

7UNE ORGANISATIONUNE ORGANISATIONDES ÉVÉNEMENTS

N° d'activité 11 92 19877 92

DES ÉVÉNEMENTS

N° d’activité 11 92 19877 92


AUBE JEANBARTDirectrice des salonsORGANISÉS CONJOINTEMENT :

ORGANISÉS CONJOINTEMENT :













[email protected] Tél : +33 (0)1 73 28 72 08 Mob : +33 (0)6 19 22 77 91

ROMAIN SEMPTEYDirecteur CommercialORGANISÉS CONJOINTEMENT :















MARC LACOUQUEResponsable Commercial








[email protected] Mob : +33 (0)6 72 46 71 56

SOPHIE PEREZResponsable Commerciale









PHILIPPINE MAYERResponsable Commerciale









JEAN-BAPTISTE BAUSCHResponsable Commercial








[email protected] Tél : +33 (0)1 79 71 20 20Mob : +33 (0)6 28 46 40 39

MORGANE SALZEDOResponsable Commerciale








[email protected] Tél : +33 (0)1 73 28 72 05

PETRA BOYDRON-KÖNIGSResponsable Commerciale Développement International [email protected] Tél : +33 (0)6 19 56 55 35

SANDRINE MONEGERAssistante Service Clients [email protected] Tél : +33 (0)1 73 28 72 02

PLATEFORME EXPOSANTS / SERVICE TECHNIQUECORENTIN VIEUXResponsable Technique [email protected] Mob : +33 (0)6 24 96 96 47

FLORE MERCIERResponsable Technique [email protected] Mob : +33 (0)6 77 33 91 48

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