OUTIL SIMPLIFIE DE GESTION et DE SUIVI DES OUTIL SIMPLIFIE DE GESTION et DE SUIVI DES DOCUMENTS DU RGPH3 MADAGASCAR, AU DOCUMENTS DU RGPH3 MADAGASCAR, AU NIVEAU DE L´ARCHIVAGENIVEAU DE L´ARCHIVAGE

Atelier Régional des Nations Unies pour le traitement des données RGPH, du 3 au 7 nov 2008 Bamako-Mali

Facile Facile àà utiliser utiliserGère les entrées/sorties des documents au Gère les entrées/sorties des documents au niveau de la section ‘ARCHIVE’niveau de la section ‘ARCHIVE’A pré-tester aprA pré-tester aprèès le retour des dossiers du s le retour des dossiers du terrain terrain (au cours du RGPH pilote)(au cours du RGPH pilote)

CONTEXTECONTEXTE

Arrivée massive des documents après la Arrivée massive des documents après la collecte collecte

Gestion et manipulation d’un volume important Gestion et manipulation d’un volume important de dossiers de dossiers (à toutes les phases du traitement : (à toutes les phases du traitement : réception/archivage, vérification, codification, saisie) réception/archivage, vérification, codification, saisie)

risque de perte ou dispersion des documents surtout si les risque de perte ou dispersion des documents surtout si les dossiers doivent être transportés d’un bâtiment à un autredossiers doivent être transportés d’un bâtiment à un autre

Exploitation réalisée en continu Exploitation réalisée en continu

tâches dépendantes les unes des autres. Une tâche ne pouvant démarrer tâches dépendantes les unes des autres. Une tâche ne pouvant démarrer que lorsque la précédente a été effectuéeque lorsque la précédente a été effectuée

D’où la nécessité de:D’où la nécessité de:– mettre en place une organisation rigoureusemettre en place une organisation rigoureuse– développer un outil de gestion et de suivi des développer un outil de gestion et de suivi des

documents au niveau de l’archivage pour gérer au documents au niveau de l’archivage pour gérer au mieux le flux des dossiers mieux le flux des dossiers

– Contrôler l’arrivée au bureau des dossiers;Contrôler l’arrivée au bureau des dossiers;– Contrôler les entrées et sorties des dossiers:Contrôler les entrées et sorties des dossiers:

de ce fait, il contribue considérablement à éviter toute perte de de ce fait, il contribue considérablement à éviter toute perte de documents documents

permet en même temps de savoir, à tout moment, où se trouve chaque permet en même temps de savoir, à tout moment, où se trouve chaque document,document,

– Suivre au jour le jour l’évolution des travaux effectués Suivre au jour le jour l’évolution des travaux effectués sur chaque dossier;sur chaque dossier;

– Fournit des statistiques Fournit des statistiques (nombre et % de dossiers traités par (nombre et % de dossiers traités par section et pour une subdivision administrative donnée) section et pour une subdivision administrative donnée)

pour mesurer l’avancement des travaux au niveau de pour mesurer l’avancement des travaux au niveau de chaque section. chaque section. En effet, comme l’exploitation est réalisée en En effet, comme l’exploitation est réalisée en continu, il est important d’être informé à temps des problèmes continu, il est important d’être informé à temps des problèmes susceptibles de générer des retards en cascade;susceptibles de générer des retards en cascade;

– Suivre l´historique de chaque dossier;Suivre l´historique de chaque dossier;– Contrôler la succession chronologique des étapes du Contrôler la succession chronologique des étapes du

traitement.traitement.

AVANTAGESAVANTAGES

Questionnaires ménages Questionnaires ménages Questionnaires ‘Ensemble particulier’ et ‘Sans Questionnaires ‘Ensemble particulier’ et ‘Sans

abris’abris’ Cahier de numérotation des bâtimentsCahier de numérotation des bâtiments Fiches récapitulatives aux divers niveaux Fiches récapitulatives aux divers niveaux

d’exécutiond’exécution

PRINCIPAUX DOCUMENTS A PRINCIPAUX DOCUMENTS A REMPLIR SUR TERRAINREMPLIR SUR TERRAIN

1 AGENT/ 1 TACHE/ 1 SEGMENT1 AGENT/ 1 TACHE/ 1 SEGMENT Transit obligatoire des documents Transit obligatoire des documents

dans la section ‘archive´, entre 2 dans la section ‘archive´, entre 2 étapes du traitementétapes du traitement

PRINCIPE D´ORGANISATIONPRINCIPE D´ORGANISATION

I. Enregistrement des entrées/sortiesI. Enregistrement des entrées/sorties- a. RECEPTION: Prise en charge des documents en provenance du - a. RECEPTION: Prise en charge des documents en provenance du terrainterrain- b. TRANSMISSION: Transmission des documents aux sections- b. TRANSMISSION: Transmission des documents aux sections- c. RETOUR: Restitution des documents - c. RETOUR: Restitution des documents

Entrees/Sorties

II- Consultation de la base d’informationsII- Consultation de la base d’informations- a. SUIVI: - a. SUIVI: savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) ZD) etet l’évolution des travaux sur ce dossier l’évolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur l’état avancement des avoir des statistiques sur l’état avancement des travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) subdivision administrative ) - c. HISTORIQUE: - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segmentsegment

Consultation BD

MASQUE DE SAISIE I.aMASQUE DE SAISIE I.a

I. Enregistrement des I. Enregistrement des entréesentrées/sorties/sorties- a. RECEPTION: Prise en charge des documents - a. RECEPTION: Prise en charge des documents en provenance du en provenance du terrainterrain - - b. TRANSMISSION: Transmission des documents aux sectionsb. TRANSMISSION: Transmission des documents aux sections- c. RETOUR: Restitution des documents- c. RETOUR: Restitution des documents

MASQUE DE SAISIE I.bMASQUE DE SAISIE I.b (exemple I)(exemple I)

I. Enregistrement des I. Enregistrement des entréesentrées//sortiessorties- - a. RECEPTION: Prise en charge des documents a. RECEPTION: Prise en charge des documents en provenance du en provenance du terrainterrain - b. TRANSMISSION: Transmission des documents aux sections- b. TRANSMISSION: Transmission des documents aux sections- c. RETOUR: Restitution des documents- c. RETOUR: Restitution des documents

MASQUE DE SAISIE I.bMASQUE DE SAISIE I.b (exemple 2)(exemple 2)

I. Enregistrement des I. Enregistrement des entréesentrées//sortiessorties- - a. RECEPTION: Prise en charge des documents a. RECEPTION: Prise en charge des documents en provenance du en provenance du terrainterrain - b. TRANSMISSION: Transmission des documents aux sections- b. TRANSMISSION: Transmission des documents aux sections- c. RETOUR: Restitution des documents- c. RETOUR: Restitution des documents

SAISIE

MASQUE DE SAISIE I.cMASQUE DE SAISIE I.c

I. Enregistrement des I. Enregistrement des entréesentrées/sorties/sorties- a. RECEPTION: Prise en charge des documents en provenance du - a. RECEPTION: Prise en charge des documents en provenance du terrain terrain - b. TRANSMISSION: Transmission des documents aux sections- b. TRANSMISSION: Transmission des documents aux sections- c. RETOUR: Restitution des documents- c. RETOUR: Restitution des documents

RESPONSABLE

II- Consultation de la base d’informationsII- Consultation de la base d’informations- a. SUIVI: - a. SUIVI: savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD)Dossier ZD) etet l’évolution des travaux sur ce dossier l’évolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur l’état avancement des avoir des statistiques sur l’état avancement des travaux (ex: effectif et % des ZD traités par tâche, par subdivision travaux (ex: effectif et % des ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) administrative )- c. HISTORIQUE: - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment segment

OPERATION EN COURS

II- Consultation de la base d’informationsII- Consultation de la base d’informations- a. SUIVI: - a. SUIVI: savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD)Dossier ZD) etet l’évolution des travaux sur ce dossier l’évolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur l’état avancement des avoir des statistiques sur l’état avancement des travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) subdivision administrative ) - c. HISTORIQUE: - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment segment

OPERATION EN COURS

II- Consultation de la base d’informationsII- Consultation de la base d’informations- a. SUIVI: - a. SUIVI: savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD)Dossier ZD) etet l’évolution des travaux sur ce dossierl’évolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur l’état avancement des avoir des statistiques sur l’état avancement des travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) subdivision administrative ) - c. HISTORIQUE: - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment segment

EVOLUTION DES TRAVAUX

II- Consultation de la base d’informationsII- Consultation de la base d’informations- a. SUIVI: - a. SUIVI: savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et l’évolution des travaux sur ce dossier et l’évolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur l’état avancement des avoir des statistiques sur l’état avancement des travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par tâche, par subdivision administrative ) subdivision administrative ) - c. HISTORIQUE: - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment segment

STATISTIQUES

PAR TACHE

II- Consultation de la base d’informationsII- Consultation de la base d’informations- a. SUIVI: - a. SUIVI: savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et l’évolution des travaux sur ce dossier et l’évolution des travaux sur ce dossier- b. STATISTIQUE: - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur l’état avancement des avoir des statistiques sur l’état avancement des travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par travaux (ex: effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) subdivision administrative ) et la liste des dossiers ZD et la liste des dossiers ZD réceptionnésréceptionnés - c. HISTORIQUE: - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment

LISTE DES DOSSIERS ZD RECEPTIONNES

II- Consultation de la base d’informationsII- Consultation de la base d’informations- a. SUIVI: - a. SUIVI: savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et l’évolution des travaux sur ce dossier et l’évolution des travaux sur ce dossier- b. STATISTIQUE: - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur l’état avancement des avoir des statistiques sur l’état avancement des travaux (effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, travaux (effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par par subdivision administrative subdivision administrative ((ex: au niveau régionex: au niveau région)) ) ) - c. HISTORIQUE: - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment segment

STATISTIQUES

PAR TACHE/REGION

II- Consultation de la base d’informationsII- Consultation de la base d’informations- a. SUIVI: - a. SUIVI: savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et l’évolution des travaux sur ce dossier et l’évolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur l’état avancement des avoir des statistiques sur l’état avancement des travaux (effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, travaux (effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par par subdivision administrative subdivision administrative ((ex: au niveau districtex: au niveau district)) ) )- c. HISTORIQUE: - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment segment

STATISTIQUES

PAR TACHE/DISTRICT

II- Consultation de la base d’informationsII- Consultation de la base d’informations- a. SUIVI: - a. SUIVI: savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et l’évolution des travaux sur ce dossier et l’évolution des travaux sur ce dossier - b. STATISTIQUE: - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur l’état avancement des avoir des statistiques sur l’état avancement des travaux (effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, travaux (effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par par subdivision administrative subdivision administrative ((ex: au niveau communeex: au niveau commune)) ) )- c. HISTORIQUE: - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segment segment

STATISTIQUES

PAR TACHE/COMMUNE

II- Consultation de la base d’informationsII- Consultation de la base d’informations- a. SUIVI: - a. SUIVI: savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) savoir l’opération en cours effectuée sur un dossier (ex. Dossier ZD) et l’évolution des travaux sur ce dossier et l’évolution des travaux sur ce dossier- b. STATISTIQUE: - b. STATISTIQUE: avoir des statistiques sur l’état avancement des avoir des statistiques sur l’état avancement des travaux (effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision travaux (effectif et % des dossiers ZD traités par tâche, par subdivision administrative ) administrative )- c. HISTORIQUE: - c. HISTORIQUE: voir les détails des opérations effectuées sur un dossier voir les détails des opérations effectuées sur un dossier segmentsegment

FIN DE LA PRESENTATIONFIN DE LA PRESENTATION

MERCI

DE VOTRE AIMABLE ATTENTION