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Assemblée générale annuelle

2012

Rédaction de la présentation: Denise Gaudreau

Conception graphique: Marie-Noël Ouellette

2012-06-14 1

Lecture de l’avis de convocation

2

Avis de convocation

Les membres du conseil d’administration

invitent tous les membres* de l’ordre régional

à l’Assemblée générale annuelle

qui aura lieu le

14 juin 2012 à 18h00

À l’Hôtel des Seigneurs

1200 rue Johnson Est

Saint-Hyacinthe (Québec)

* Les membres Appartenance et les étudiants sont les bienvenues

mais uniquement les membres inscrits au tableau de l’Ordre ont droit de vote

3

Adoption de l’ordre du jour

4

Ordre du jour

1. Ouverture

2. Lecture de l’avis de convocation

3. Adoption de l’ordre du jour

4. Adoption du procès-verbal de l’AGA du 2

juin 2011

5. Présentation du Rapport Annuel 2011-

2012

Rapport du Conseil

Rapport des comités

6. Présentation du comité d’élection et

vérification des absences

7. Rapport de la trésorière

Bilan 2011-2012

8. Nomination et adoption du vérificateur

financier

9. Propositions de l’Assemblée

10. Élections

Délégués

Membres du CA

11. Varia

12. Levée de l’assemblée

Présentation de Mme Desrosiers

La relève infirmière au Québec:

Une profession, une formation

5

Adoption du PV

de l’AGA du 2 juin 2011

6

Présentation du

Rapport Annuel 2011-2012

7

Rapport du

Conseil d’administration

8


Membres:

Denise Gaudreau, présidente

Lyne Tremblay, vice-présidente

Renée Lafrenière, trésorière

Manon Couture, secrétaire

Daniel Cutti, conseiller

Sylvie Gaudreau, démission en cours de mandat

Lyne Falardeau, conseillère

Geneviève Morin, conseillère

Marie-Noël Ouellette, conseillère

Gabrielle Tourigny, conseillère

9

Les faits saillants et les dossiers

d’importance

L’adoption du Règlement général de l’ORIIM

L’aide financière aux études et à la FC

Le site Web et les communications officielles

Le siège de l’ORIIM à la CIR

Les processus administratifs financiers

Les finances de l’ORIIM

Les actions de vigie et réseautage

10

L’adoption du Règlement général de l’ORIIM

Adoption:

Le 1er novembre 2011

Objectifs visés:

Rigueur règlementaire

Uniformité et équité entre les OR

Nouveautés:

Processus d’élections (délégués et membres du CA)

Les communications

11

L’aide financière aux études universitaires

et à la formation continue

Argents octroyés par l’ORIIM en 2011-2012:

14 200$ en bourses pour 28 infirmières

Poursuite de notre objectif d’attribution de bourses pour 2012-2013:

20 000$ par l’utilisation de nos actifs nets

Promotion et publicité

Arrivée de nouveaux paramètres:

Norme professionnelle de formation continue (Depuis le 1er janvier 2012)

Adoption, par l’AGA 2011 de l’OIIQ, de la résolution visant l’obtention du

droit de pratique à la fin de la formation universitaire avec des mesures

transitoires et de préservation des acquis

Plate-forme Web Mistral

12

Le site Web de la Montérégie et les

communications officielles

Le site Web

Hébergement des documents de référence des affaires

légales et associatives

Formation Drupal des membres du CRP

MAJ des modifications mineures au contenu

Flexibilité du site

Assistance du webmaître de l’OIIQ

Objectif: Avoir un site riche, complet et convivial

Site Facebook

Pas dans un avenir immédiat…

13

Le site Web de la Montérégie et les

communications officielles (suite)

Les communications entre l’OR et ses membres

Le support papier est l’exception:

Sur demande d’un membre seulement

Pour les documents servant au scrutin à l’élection des

membres du CA

Le support électronique est la règle:

Avis légaux par courriel

Cyberjourn@l de l’ORIIM

Correspondance

L’inscription de l’adresse courriel à son dossier de membre:

Un incontournable pour être informé

Une obligation pour très bientôt…

14

Le siège de l’ORIIM à la CIR

Adoption par le CA de l’Agence régionale

d’une modification au règlement sur la

composition de la CIR pour désigner un siège

d’observateur à l’ORIIM

Reprise des travaux de la CIR à l’automne

2012

15

Les processus administratifs financiers

Un rappel…

2011-2012 - La quote-part est versée pour la dernière

fois

2012-2013 - La subvention ou financement annuel

Calcul de la subvention:

Pour deux enveloppes, la moyenne mathématique entre le

Budget global provincial divisé par le nombre de régions

Budget global provincial divisé par le nombre de

membres dans la région

16

Les processus administratifs financiers (suite)

Un rappel…Suite

Subvention annuelle versée à la suite du dépôt et de

l’acceptation des prévisions budgétaires selon deux

axes:

1. Des activités essentielles (dites légales):

• Sur le réel des dépenses engagées

2. Des activités discrétionnaires (dites associatives):

• Sur plan d’action

• Selon des critères précis et des sommes maximales

• Sur le réel des dépenses engagées

17

Les processus administratifs financiers (suite)

Changements opérationnels

Achat d’un nouveau logiciel comptable: Acomba

Utilisation d’une nouvelle charte comptable standardisée

Utilisation d’une nouvelle grille de reddition de compte

Codification de l’ensemble des postes budgétaire

Changements nécessaires et pertinents mais

demandant une grande adaptation et de l’énergie

de la part de tous…

18

Les finances de l’ORIIM

Les conséquences de ces modifications à nos

processus financiers

Pas de comparatif 2010-2011 à nos états financiers

2011-2012 vérifiés:

Transposition difficile et source de confusion

Pas de prévisions budgétaires 2012-2013 à notre RA

Conformément au Règlement et à l’ensemble des OR

États financiers «non consolidés»

Une partie de l’ensemble des 12 OR

19

Les finances de l’ORIIM (suite)

Pour 2011-2012

Déficit planifié de 20 000$ à nos prévisions budgétaires

2011-2012

Déficit réel vérifié de 19 699$ à notre bilan 2011-2012

Diminution des frais d’inscription à nos activités

Aide financière aux études et à la FC

Pour 2012-2013

Déficit planifié de 20 000$ par l’utilisation de nos surplus

cumulés

Pour la bonification de l’enveloppe de l’aide financière

aux études et à la FC

20

Les actions de vigie et de réseautage

Objectifs

Visibilité

Notoriété

Renforcement des liens

Auprès

Des infirmières

Des associations

Des instances infirmières de la région

21

Les actions de vigie et de réseautage (suite)

Actions

Journée d’étude: Les enjeux et les défis de la pratique

infirmière en Montérégie

Organisation de la première Soirée Reconnaissance de

l’ORIIM

Bourses de 1 500$ à 6 membres pour participer au

Congrès du SIDIIEF à Genève

Maintient de notre adhésion en tant que membre

corporatif au SIDIIEF

Participation aux activités de collecte de fonds de la

FRESIQ (Soirée des prix Florence et tournoi de golf)

22

En dernière analyse…

Finalisation des travaux d’étude liés aux chantiers de

partenariat OR-OIIQ

Phase opérationnelle et de consolidation des

processus des divers chantiers de partenariat

Ajustements et adaptations nécessaires pour les

prochaines années

23

Les membres des comités et du Conseil forment une

équipe dévouée, impliquée, professionnelle et

exceptionnelle.

Nous poursuivons nos activités dans le but d’atteindre

nos objectifs d’ordre légal et associatif.

Au service des 13 580 membres de l’ORIIM,

au 31 mars 2012

En dernière analyse…

24

Rapport des comités

25

Les comités de l’ORIIM

Actualisation professionnelle

Bourses et concours

Finances

Infirmières et infirmiers retraités

Jeunesse

Relations publiques

26

Comité d’Actualisation Professionnelle

Membres:

Marie-Claude Perreault, présidente sortante

Mylène Beaufort, présidente

Émilie Archambault, conseillère

Denise Durand, conseillère

Viviane Landry, conseillère

Lyne Falardeau, membre liaison

Lyne Tremblay, membre liaison

27

Comité Bourses et Concours

Membres:

Olga Medeiros, présidente

Julie Gélinas, conseillère

Monique Landry, conseillère

Idelette Pierre, conseillère

Gabrielle Tourigny, membre liaison

28

Comité des Finances

Membres

Renée Lafrenière, présidente

Rachida Chtaibi, conseillère

Daniel Cutti, membre liaison

Geneviève Morin, membre liaison

29

Comité des infirmières et infirmiers

Retraités

Membres:

Madeleine St-Laurent, présidente

Nicole Bélanger, conseillère

Lise Boisvert, trésorière

Gisèle Perreault, conseillère et responsable de la publicité

Lise Savard, secrétaire

Daniel Cutti, membre liaison

30

Comité Jeunesse

Membres:

Marianne Fortin, présidente

Joanie Belleau, trésorière

Hélène Laplante, conseillère

André Junior Martel, conseiller et agent de communication-volet Web

Mélissa Paradis-Lapointe, vice-présidente

Jean-Bernard Pellerin, secrétaire et agent de communication

Melissa Tessier, conseillère

Geneviève Morin, membre liaison

31

Comité des Relations Publiques

Membres:

Isabelle Blanchet, présidente

Julie Belisle, secrétaire

Annie Chevrier, conseillère

Karine Mercier, conseillère

Danielle Soucy, trésorière

Manon Couture, membre liaison

32

Présentation du

comité d’élection

33

Comité d’élection

Élaine Perreault

Présidente d’élection

Membres du comité d’élection:

Liliane Houle

My Na Tran

34

Élection des délégués

Vérification

Candidats délégués absents sans procuration

35

Rapport de la trésorière

36

Rapport de la trésorière

Bilan 2011-2012

37

Nomination du

vérificateur financier

39

Vérificateur financier

Nomination

Les membres du conseil d’administration

de l’ORIIM propose la nomination de

Mme Odile Cauchy

(Comptable agrée auditeure)

pour la vérification des états financiers

2012-2013 de l’ORIIM

40

Vérificateur financier

Adoption

Adoption du vérificateur financier par

l’Assemblée

41

Propositions de l’Assemblée

42


43


Avis légaux

Avis d’élection

Le 17 février 2012

Transmission par courriel aux membres

Affichage sur le site de l’OIIQ/section ORIIM

44


Règlement

Critères d’admissibilité

Toute personne ayant la qualité de membre de l’ORIIM le 7 juin à 17h00 a le droit de se porter candidate.

Elle doit, à cette fin, transmettre une déclaration de candidature à la présidente d’élection, qui doit l’avoir reçue au plus tard le 7 juin, à 17h00.

Une déclaration de candidature comporte, outre la signature du candidat, son nom en lettres détachées, son numéro de permis ainsi qu’une mention de la date.

Les candidats présents à l’assemblée du 14 juin 2012 ont préséance dans le choix des délégués.

45


Règlement (suite) Fermeture des urnes trente minutes après l’heure fixée

pour la tenue de l’assemblée

Première urne: Les bulletins des membres du CA régional.

Deuxième urne: Les bulletins des candidats qui arrivent à l’assemblée avant la fermeture des urnes.

Troisième urne: Les bulletins des candidats qui sont représentés à l’assemblée au moyen d’une procuration.

Quatrième urne: Les bulletins des candidats qui, sans être représentés, ne sont pas encore arrivés à la fermeture des urnes.

Cinquième urne: Les bulletins des membres dont la déclaration de candidature est rejetée en raison d’un simple vice de forme et les bulletins des membres qui, sans avoir produit une déclaration de candidature, expriment à leur arrivée à l’assemblée un consentement à agir, au besoin, comme délégué.

46


Règlement (suite)

Tirage au sort à la fermeture des urnes

Tirage des noms en vidant chacune des urnes, de l’urne #1 à l’urne

#5.

Un relevé des résultats est dressé. Tous les noms y figurent, dans

l’ordre du tirage.

L’assemblée confirme officiellement ces résultats. Cette

confirmation fait foi de l’élection des délégués. Ce relevé officiel est

alors transmis à l’OIIQ.

47


Règlement (suite)

Membres de l’ORIIM au 31 mars 2012

13 580

Délégués à élire

181

48

Résultats d’élection

49


Résultats

Confirmation par l’Assemblée de la liste des

délégués de l’ORIIM

Affichage de la liste

Signature obligatoire de la

Déclaration (Délégué-délégué remplaçant)

Correspondance à recevoir

Maintien de l’éligibilité

50

Élection des membres du


51

Élection de membres du CA

Avis légaux

Avis d’élection au CA

Le 19 décembre 2011

Transmission par courriel aux membres

Affichage sur le site de l’OIIQ / section ORIIM

Avis de scrutin aux candidats

Fin de la période de mise en candidature le 19 janvier 2012

9 candidatures reçues

Avis de scrutin transmis aux candidats à l’élection

52

Élection des membres du CA

Avis légaux (suite)

Avis de scrutin aux membres de l’ORIIM

Transmission des documents en encart du

Perspective Infirmière de mars-avril 2012:

Avis de scrutin et bottin de l’électeur

Bulletin de vote

Enveloppes (2)

Clôture du scrutin le 15 mai à 17h00

53


Règlement Grandes enveloppes rejetées

Rejet sans l’ouvrir celle qui : N’a pas été fournie par le président d’élection

Ne provient pas d’une personne ayant le droit de vote selon la liste des membres

Ne comporte pas le nom du votant, son numéro de permis et sa signature manuscrite.

Petites enveloppes rejetées

Rejet sans l’ouvrir celle qui : N’a pas été fournie par le président d’élection

Porte une inscription fantaisiste ou injurieuse

Porte une marque permettant d’identifier le votant

Se trouve dans une grande enveloppe qui contient plus d’une petite enveloppe.

54


Règlement (suite) Bulletins rejetés

Tout bulletin de vote qui :

N’a pas été fourni par le président d’élection

N’a pas été marqué

A été marqué en faveur d’un plus grand nombre de candidats qu’il y a de postes à pourvoir

A été marqué ailleurs que dans les cercles prévus à cette fin

Porte une inscription fantaisiste ou injurieuse

Porte une marque permettant d’identifier le votant

Se trouve dans une petite enveloppe qui contient plus d’un bulletin de vote.

55


Dépouillement des résultats de vote

Trousses contenant le matériel nécessaire au scrutin expédiées aux membres par la poste : 13850 (+ 8 )

Grandes enveloppes reçues : 631

Grandes enveloppes reçues avant l’échéance, mais rejetées sans être ouvertes : 40

Grandes enveloppes reçues après l’échéance et rejetées sans être ouvertes : 7

Grandes enveloppes ouvertes : 584

Petites enveloppes rejetées sans être ouvertes et sans être déposées dans l’urne : 0

Petites enveloppes déposées dans l’urne : 584

Bulletins de vote rejetés au dépouillement : 7

Bulletins de vote valides au dépouillement : 578

56

Résultats d’élection

57


Résultats

Manon COUTURE - Élue

Daniel CUTTI - Élu

Chantal DODDRIDGE - Élue

Shirley DORISMOND - Élue

Claire DUFRESNE

Renée LAFRENIÈRE - Élue

Lyne TREMBLAY

Monique TREMBLAY

Chantal VIAU

58

Varia

59

Levée de l’assemblée

60

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Documents