OpenOffice « Calc »

OpenOffice « Calc » est un TableurVoici les paries importantes à distinguer lorsque l'on démarre ce programme :

1. Les feuilles (chaque feuille contient un tableau)2. Les colonnes, les lignes

les lignes numérotées (barre verticale à gauche de la fenêtre)Les colonnes lettrées (barre horizontale contenant les lettres de l'alphabet)

3. Les cellules intersection d'une ligne et d'une colonne

Toute information (textes et/ou nombres) est intégrée dans la cellule sélectionnée.Pour sélectionner une cellule, il suffit de « cliquer » (bouton gauche) 1 fois dessus.Vous êtes renseigné(e) sur la position de la cellule sélectionnée en observant son état:Un contour épais noir.

Remarquez aussi le cadre situé au dessus de la barre des colonnes qui vous indique la position de la cellule active.(ici : B3)

Exemple d'un projet de gestion de dépenses familiales

Pour commencer, préparons un document pouvant servir à gérer les dépenses mensuelles d'une famille pour une année.Les feuilles peuvent être renommées: nous allons y inscrire les années.« Clic droit » sur la feuille + « clic gauche » sur « Renommer la feuille »

Effacer et écrivez le nouveau titre de votre feuille puis cliquez sur le bouton « OK »

Vous pouvez ainsi renommer les 3 premières feuilles de votre document.

Il est aussi possible d'ajouter des feuilles à son document :« Clic droit » sur la dernière feuille puis validation( « clic gauche » sur «Insérer la feuille »

Dans cette fenêtre, cochez l'option « Après la feuille courante » et nommez la feuille comme vous le désirez.

Validez en cliquant sur le bouton « OK »

Passons maintenant à la saisie des informations dans notre tableau de dépenses mensuelles.Sur la ligne 1 et à partir de la cellule B1 inscrivons le mot « Janvier » :Cliquez 1 fois tout d'abord dans la cellule B1. Ecrivez tout simplement « Janvier » et validez en appuyant sur la touche « Entrée » de votre clavier ou en cliquant sur l'encoche verte juste devant la « Barre des formules ».

La poignée de recopie :Nous savons tous qu'après le mois de janvier suit en toute logique le mois de février, puis celui de mars, etc...Cette suite « logique » est intégrée dans Calc (ainsi que celle, par ex, des jours de la semaine).Pour profiter de ce service fort pratique :sélectionnez la cellule ou vous avez inscrit le mois de janvier (en B2)Remarquez le petit carré noir en bas à droite de la cellule. Cliquez dessus par le bouton gauche de votre souris et tirez en maintenant votre pression pour voir défiler les mois de l'année. Lâchez tout lorsque vous arriverez au mois de décembre. Les mois se sont automatiquement placés dans les cellules suivantes!

Poignée de recopie

Clic gauche sur le carré de la poignée de recopie, puis, tout en maintenant le clic enfoncé, tirer vers la droite pour observer les mois défier automatiquement.

Les mois de l'année se sont directement placés dans les cellules suivantes.

Finissons par intégrer dans la colonne « A » les thèmes de dépenses :Exemple : Alimentation (en A2)Loyer (en A3)Loisirs (en A4)Communication (en A5)(validez chaque intitulé en appuyant sur la touche « Entrée » de votre clavier)

Remarquez que le mot « Communication » chevauche un peu la cellule « B5 ».On peut évidemment étirer la largeur de la colonne A pour contenir ce mot parfaitement :Placer le curseur de la souris sur la frontière de la colonne A et B (il prendra la forme d'une barre à deux flèches aux directions opposées)

Il vous suffit de « tirer » (clic gauche enfoncé) dans le sens voulu (vers la gauche pour réduire la largeur de la colonne A; vers la droite pour augmenter la largeur de la colonne A)

Nous pouvons maintenant placer les valeurs des dépenses pour chaque mois en fonction de leur nature :

Prévoyons enfin un intitulé « TOTAL »

Tout l'intérêt de « Calc » est de calculer des opérations à notre place!Ainsi dans cet exemple, dans la cellule « B7 », figurera la somme des dépenses du mois de janvier

Pour calculer une somme, cliquez sur le bouton « somme automatique » en face la barre des formules.N'oubliez pas de sélectionner auparavantla cellule qui contiendra cette somme.

Le programme vous propose automatiquement une formule qui sera intégrée dans la cellule sélectionnée :« =SOMME(B2:B6) » peut être traduit par : « la somme de tous les nombres placés dans la cellule B2 jusqu'à la cellule B6 »On remarque en effet un cadre bleu entourant les cellules B2, B3, B4, B5 et B6.

On remarque également une poignée en bas à droite de ce cadre bleu qui permet de redéfinir au besoin les cellules concernées par la somme.La cellule B6 n'est, dans cet exemple, pas concernée par le calcul (elle est vide!)En cliquant sur cette poignée et en tirant (ici vers le haut) la formule devient :

« =SOMME(B2:B5) »

Il vous reste à valider cette somme en cliquant sur le bouton « Appliquer » (encoche verte avant la barre des formules) :

Remarquez bien que le nombre obtenu (ici: 2220) n'est pas arrivé là par la saisie direct de votre clavier mais bien par l'application d'une formule que vous retrouvez bien dans la barre des formules

Dernière astuce bien pratique :au lieu d'appliquer la formule de somme cellule après cellule pour calculer le total de chaque mois, utilisez la poignée de recopie de la cellule du mois de janvier (premier calcul) , ici en B7:automatiquement « Calc » transpose la formule aux colonnes correspondantes et les sommes sont directement intégrées dans les cellules suivantes !

Poignée de recopie de la cellule B7

En tirant sur la poignée, vous obtenez immédiatement les sommes dans les cellules correspondantes.

Enfin écrivons dans une cellule (sous la cellule « TOTAL ») un dernier intitulé (ici en A9) : « TOTAL ANNEE » et sélectionnez la cellule qui suit à droite : B9Nous allons calculer la sommes des dépenses pour l'année.

Cliquez sur le bouton « Somme automatique »

Cette fois « Calc » nous propose une somme concernant les cellules « B7 et B8 ».Cela ne correspond pas à notre besoin.

Nous allons définir les cellules concernées par cette somme annuelle,c'est à dire les cellules contenant les sommes de chaque mois de l'année.Pour commencer, cliquez sur le petit carré bleu en bas à droite de l'encadrement proposé par « Calc »

Tirez ensuite en maintenant enfoncé le bouton gauche de la souris pour encadrer les cellules des sommes de chaque mois de l'année :

Validez enfin sur le bouton « Appliquer »

Vous profitez ainsi en un coup d'oeil, de la dépense annuelle d'un foyer.Tout l'intérêt étant bien sûr qu'en cas d'erreur de saisie ou rectification dans une cellule de dépense quelconque de votre tableau, les sommes seront dynamiquement rectifiées et le résultat final restera donc juste.