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DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES POLE DES AFFAIRES TRANSVERSALES Dossier suivi par : Nathalie DANTEN nathalie.danten@univ-lille2.fr

REGLES RELATIVES A LA GESTION DU TEMPS DE TRAVAIL D ES PERSONNELS BIATSS

ANNEE UNIVERSITAIRE 2015-2016

Référence :

• Décret 2000-815 du 25 août 2000 relatif à l’aménagement et à la réduction du temps de travail dans la fonction publique de l’Etat

• Décret 2002-79 du 15 janvier 2002 relatif aux astreintes dans les services déconcentrés et établissements relevant du ministère de l’éducation nationale

• Arrêté du 15 janvier 2002 relatif à l’application du décret relatif à l’aménagement et à la réduction du temps de travail dans les services déconcentrés et établissements relevant du MEN

• Arrêté du 15 janvier 2002 relatif à l’organisation du travail dans les services déconcentrés et établissements relevant du MEN

• Arrêté du 15 janvier 2002 relatif aux obligations de service des personnels IATOSS et d’encadrement exerçant dans les services déconcentrés et établissements relevant du MEN

• Circulaire 2002-007 du 21 janvier 2002 relative aux obligations de service des personnels IATOSS et d’encadrement exerçant dans les services déconcentrés et établissements relevant du MEN

• Circulaire 2002-166 du 2 août 2002 relative aux obligations de service des veilleurs de nuit et des conducteurs d’automobile exerçant dans les établissements d’enseignement et de formation et services relevant des ministres de l’éducation nationale et de l’enseignement supérieur ;

• Avis du Comité technique des 26 mars 2013 et 14 avril 2014 ; • Délibération du Conseil d’administration du 2 mai 2013 ; • Règlement intérieur de l’Université Lille 2.

Les principes de base

Temps de travail annuel

L’horaire annuel est basé sur l’année universitaire soit du 1er septembre 2015 au 31 août 2016.

Pour l’année 2015-2016, le volume annuel est déterminé ainsi :

- 261 jours hors week-ends ;

- 45 jours de congés et 2 jours de fractionnement ;

- Les jours fériés légaux, au nombre de 8 sur l’année universitaire 2015-2016, sont comptabilisés comme du temps de travail effectif pour le nombre d’heures de travail prévu dans l’emploi du temps de la semaine concernée ;

- La journée de solidarité de 7 heures est incluse dans le temps de travail annuel. Le lundi de Pentecôte (16 mai 2016) est un jour férié et ne doit donc pas être récupéré ;

- soit 1597 heures et 52 minutes effectives de travail.

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Temps de travail hebdomadaire et journalier

- Le volume hebdomadaire est fixé à 37 heures et 20 minutes, répartis sur au moins cinq jours pour les agents exerçant à temps complet. Il est proratisé en fonction de la quotité de travail de l’agent (temps partiel ou incomplet). Pour les personnels travaillant à 90%, la semaine de travail peut s’effectuer sur 4 jours et demi, à 80 % sur 4 jours, etc.

- L’horaire journalier de référence est 7 heures et 28 minutes (incluant 2 minutes au titre de la journée de solidarité).

Les pauses journalières

- La pause méridienne est obligatoire pour toute journée incluant la période 12h-14h et est fixée à 45 minutes minimum . Cette durée minimale peut bien entendu être majorée si l’agent le souhaite.

Exemples : la pause méridienne n’est pas obligatoire pour un agent finissant sa journée à 13 heures ; de même un agent travaillant de 15 à 22 heures ; etc.

Des dérogations peuvent être accordées par Monsieur le Président en fonction des nécessités de service ; les demandes devant parvenir à la Direction des Ressources Humaines.

- Pour toute journée de travail atteignant six heures l’agent a droit à une pause de vingt minutes, décomptée comme temps de travail. Il doit rester toutefois à disposition de son employeur.

Cette pause peut être fractionnée dans la journée, sans toutefois dépasser la durée de 20 minutes cumulées.

Cette pause ne peut être placée ni en début ni en fin de journée.

Le planning prévisionnel

L’emploi du temps prévisionnel annuel de chaque agent est établi avec le chef de service en début d’année universitaire au moyen de la fiche horaire Lille 2, disponible sur l’intranet, rubrique « ressources humaines, temps de travail ». En cas de modulation du temps de travail prévisible, la fiche horaire est établie par périodes d’activités « hautes » ou « basses ».

La fiche horaire est valable en cas d’accident de trajet ou de service/travail. Elle devra être jointe à l’imprimé de déclaration.

L’emploi du temps prévisionnel annuel sert également de base à la détermination des heures supplémentaires, du décompte des congés annuels et des jours fériés. Pour se faire, il devra être saisi par l’agent sur l’application « Planning » disponible sur l’Espace Numérique de Travail (ENT).

Horaires d’ouverture des services

L’heure d’arrivée pour un service administratif, un secrétariat pédagogique ou tout service susceptible d’accueillir du public, est fixée au plus tôt à 8 heures et la fin du service ne peut intervenir avant 16 heures ainsi qu’après 18 heures, hors heures supplémentaires éventuelles.

Cela vaut également pour les services intervenant en soutien des services administratifs (services informatiques) et ne sont donc pas concernés les services techniques ainsi que les laboratoires.

Des dérogations à ces horaires peuvent être accordées par Monsieur le Président en fonction des nécessités de service ; les demandes devant parvenir à la Direction des Ressources Humaines.

Exemple : une scolarité a besoin d’ouvrir à 7h30 car des cours commencent à 8 heures.

Des plages fixes obligatoires de présence sont également prévues dans ces services, de 9h15 à 11h45 et de 14h à 16h, soit un total de 4 heures 30.

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Le cycle de travail est en principe de 37h20. Cependant, l’horaire de référence peut être modulé dans l’année en fonction des pics d’activité – lors des périodes d’inscriptions, d’examens, etc.- et sous réserve des fourchettes réglementaires suivantes :

- l’amplitude journalière maximale est de 11 heures, pause méridienne comprise. Le temps d’astreinte n’est pas inclus dans l’amplitude journalière ;

- l’amplitude hebdomadaire est comprise, à l’intérieur d’un cycle, dans une fourchette de 32 à 40 heures, exceptés pour les personnels de santé et sociaux (32 à 44 heures) et les veilleurs de nuit (35 à 43 heures).

Les astreintes

Une astreinte est définie comme: une « période pendant laquelle le salarié, sans être à la disposition permanente et immédiate de l'employeur, a l'obligation de demeurer à son domicile ou à proximité afin d'être en mesure d'intervenir pour effectuer un travail au service de l'entreprise ».

Une astreinte peut être mise en place « pour effectuer toutes opérations permettant, d'une part, d'assurer à titre exceptionnel la sécurité des personnes, des installations, des biens mobiliers et immobiliers, et d'autre part, d'assurer la continuité et le fonctionnement des services techniques. » D'autre part, la réglementation prévoit que les astreintes ne sont pas rémunérées, mais récupérées, selon les modalités suivantes:

Pour les agents logés pour nécessité absolue de service, le temps d'astreinte ne donne pas lieu à compensation. Cependant, le temps d’intervention durant l’astreinte constitue pour tous les personnels un temps de travail effectif, majoré d’un coefficient de 1,5 et récupéré dans les semaines suivantes. Le temps de déplacement est inclus dans le temps d’intervention.

Un agent ne peut être placé en astreinte durant ses périodes de congés.

Il est rappelé que la mise en place d’astreintes né cessite la consultation du comité technique de l’Université.

Sujétions

« Les fonctions dont l’exercice est soumis, de manière prévisible et régulière, à des contraintes de travail ou d’horaires voient ces sujétions décomptées dans le temps de travail en début d’année, au moment de l’élaboration de l’emploi du temps. Le total des obligations de service, majorations comprises, ne doit pas excéder la durée annuelle de référence.

Des majorations d’horaires sont prévues pour les heures effectuées :

- le matin avant 7 heures ou le soir après 19 heures (sous réserve d’un travail minimum de deux heures) ainsi que la 11ème demi-journée travaillée : coefficient 1,2 ;

- le samedi après-midi, dimanche ou jour férié travaillé : coefficient 1,5 ;

Période d'accomplissement de l'astreinte Récupération Nuits du lundi au vendredi 1 heure de récupération par nuit Nuits du samedi et du dimanche 1 heure 30 de récupération par nuit Demi-journée du samedi, du dimanche ou d'un jour férié

1 heure de récupération par demi-journée

Journée du samedi, du dimanche, ou jour férié 2 heures de récupération par jour

Période complète du vendredi à 19h au lundi à 7h

4 heures de récupération

Temps d'intervention durant l'astreinte 1 heure 30 de récupération pour 1 heure effective travaillée

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- lors d’interventions exceptionnelles de nuit (pour un agent dont le travail habituel se déroule de jour): coefficient 1,5 ;

- par les veilleurs de nuit (travail habituel de nuit) : coefficient 1,2 (période comprise entre 20h et 7h).

Coefficient 1,2 : soit 1 heure 12 minutes pour une heure travaillée

Coefficient 1,5 : soit 1 heure 30 minutes pour une heure travaillée

Le temps de repos quotidien est de minimum 11 heures consécutives.

Aménagement du temps de travail

Le temps de travail hebdomadaire est réparti sur au moins 5 jours pour un agent à temps complet avec des journées comportant une durée allant de 5 heures minimum (possible une seule fois par semaine) à 11 heures maximum (pause méridienne incluse). Cet aménagement doit être compatible avec les nécessités de service.

Les temps de travail journaliers sont fixés en début d’année dans la fiche horaire de l’agent et non modifiables, sauf cas exceptionnel.

Lors de la journée réduite, l’agent ne bénéficie pas de la pause de 20 minutes et la pause méridienne n’est pas obligatoire.

Agents exerçant à temps partiel :

- pour les personnels exerçant à temps partiel de 90%, l’aménagement ne peut se cumuler avec le temps partiel pour aboutir à une journée complète d’absence.

Un agent à 90% bénéficiera donc de 2 demi-journées s’il le souhaite, l’une au titre de son temps partiel, l’autre au titre de son aménagement du temps de travail.

- Cependant, s’il souhaite avoir une journée complète d’absence, il doit dans ce cas exercer à temps partiel de 80%.

Heures supplémentaires

Les heures supplémentaires effectives sont les heures effectuées en dépassement du plafond hebdomadaire défini pour la semaine considérée dans la fiche horaire et à la demande du chef de service (ou en accord avec lui). Elles peuvent concerner tous les personnels Biatss, quel que soit leur statut ou leur grade.

Le nombre d’heures supplémentaires, autorisées et validées par le chef de service, qu’il sera possible de cumuler est fixé à 140 heures par année universitaire pour les personnels travaillant à temps plein.

Ce nombre est proratisé en fonction de la quotité de travail.

La récupération devra intervenir dans le trimestre qui suit.

Congés

Congés annuels Le décompte des congés s’effectue en heures, via le système informatisé de gestion du temps de travail dénommé « Kélio ». Le nombre d’heures déduites correspond au nombre d’heures normalement travaillées dans la journée définie par le planning horaire.

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En cas de débit horaire constaté en fin d’année universitaire, l’agent devra compenser ce débit par la réduction du solde de ses congés.

Le solde des droits à congés d’une année universitaire N devra être utilisé avant le 30 novembre de l’année universitaire N + 1. Passé ce délai, il devra être versé sur un compte-épargne temps (CET) avant le 31/12 de l’année universitaire N + 1. Une note interne est diffusée courant septembre pour rappeler les règles de gestion du CET. La présence de jours fériés et/ou chômés pendant un temps partiel ne donne pas lieu à un jour de congé supplémentaire. Congés pour raisons de santé et réduction des congé s

La durée imputée sur le temps de travail correspond à la durée de l’horaire journalier indiqué dans le planning de l’agent. Les congés énoncés à l’article 34 de la loi du 11 janvier 1984 (congés maladie, accident de service, congé maternité, etc.) et intervenus pendant une période de congés statutaires, donnent lieu à récupération, sans que le total des congés attribués sur toute l’année de référence soit supérieur à :

- 45 jours pour une absence inférieure à 3 mois, - 35 jours pour une absence comprise entre 3 et 6 mois, - 25 jours pour une absence excédant 6 mois.

Missions et déplacements

Agent en mission : « agent en service, muni d'un ordre de mission pour une durée totale qui ne peut excéder douze mois, qui se déplace, pour l'exécution du service, hors de sa résidence administrative* et hors de sa résidence familiale ».

*résidence administrative : le territoire de la commune sur lequel se situe le service où l'agent est affecté.

La durée du déplacement pour se rendre sur le lieu de la mission et au retour de la mission est comptée en temps de travail. Par conséquent si le déplacement s’effectue au-delà des heures normales de travail, la durée s’ajoute à la durée de travail.

La durée de réunion, mission, service partagé ainsi que les temps de déplacement nécessités par le service - sont comptabilisés dans les horaires de travail. Ils ne font l’objet d’aucune majoration. S’il y a dépassement de l’horaire inscrit à l’emploi du temps, cela donne lieu à une récupération qui s’opère au sein de la semaine même du déplacement, ou éventuellement de celle qui suit.

Autorisations d’absence

Rappel : les absences motivées par des situations non prévues par les textes doivent en principe être imputées sur les congés annuels.

- Les autorisations d’absence de droit et facultatives ainsi que les textes réglementaires les régissant font l’objet d’une liste récapitulative publiée au Bulletin Officiel n°31 du 29 août 2002 (et sur l’intranet de l’Université rubrique ressources humaines) ;

- Des autorisations d’absence peuvent être accordées à l’occasion des principales fêtes religieuses, précisées dans une circulaire ministérielle ;

- L’autorisation d’absence pour garde d’enfant peut être accordée « pour soigner celui-ci ou en assurer momentanément la garde sur production d’un certificat médical ou de toute autre pièce justifiant la présence d’un des parents auprès de l’enfant ».

Cette autorisation d’absence peut être accordée par 1/2 journée, mais pas en heures. Les représentants élus des personnels bénéficient d’un aménagement d’horaire pour assister aux réunions des différents organes représentatifs ainsi que pour en préparer les séances. Le temps de présence pour assister aux réunions hors horaires de travail habituels n’est pas comptabilisé comme temps de travail effectif.

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Par ailleurs, « une autorisation d’absence d’une journée (stage de formation, examens et concours, décharge syndicale…) se substitue à la journée de travail et ne saurait donner lieu, le matin ou au retour de l’agent le soir, à la mise en œuvre d’une activité journalière dans l’établissement. »

A celles-ci s’ajoutent :

- une autorisation d’absence d’un jour, facultative, pour déménagement, après accord du chef de service ;

- l’autorisation de la pratique d’une activité sportive proposée par le SCAPS, le midi, avec un dépassement de la pause méridienne sur le temps de travail effectif une fois par semaine avec l’accord du chef de service. Le dépassement autorisé ne concerne que l’activité elle-même et est limité à une durée d’une heure et demie maximum.

La pratique de l’activité est soumise à émargement au sein des installations du SCAPS. Si l’agent souhaite pratiquer d’autres activités sportives le midi, il devra le faire en dehors de son temps de travail.

Le système informatisé de gestion du temps de trava il

Le badgeage concerne tous les personnels Biatss, y compris les cadres. Il se fait par le biais de la carte multi-services « Personnel », dont la campagne d’édition pour 2015-2016 commencera au mois de septembre 2015.

Par ailleurs, il est rappelé que cette carte est strictement personnelle et ne peut en aucun cas être « prêtée » à un collègue.

Les modalités de badgeage : Concrètement, les agents peuvent badger :

- soit sur les badgeuses installées sur les sites de l’Université Lille 2, dont la liste est disponible sur l’intranet ;

- soit depuis leur ordinateur via la badgeuse virtuelle.

Toute entrée et sortie de service fait l’objet d’un badgeage. Pour une journée complète de travail, le nombre minimum de badgeage est donc de 4 : à l’entrée et à la sortie de son service, mais également au début de la pause méridienne et au retour de celle-ci ; il n’y a pas de badgeage lors de la pause de 20 minutes, considérée comme du temps de travail.

Utilisation de la badgeuse virtuelle :

Le lien d’accès au logiciel Kélio qui contient la badgeuse virtuelle est le suivant :

https://morphee.univ-lille2.fr

La page d’authentification de Lille 2 s’affiche, et pour se connecter, il convient d’utiliser l’identifiant et le mot de passe de la messagerie électronique.

En cas de problème, vous pouvez envoyer un message sur badgeuse@univ-lille2.fr

Le logiciel Kélio contient, outre l’accès à la badgeuse virtuelle, toutes les informations concernant le badgeage, le cumul du temps de travail et les absences.

Des supports explicatifs (tutoriels vidéos et fiches) seront disponibles sur l’intranet, rubrique ressources humaines/temps de travail afin de vous faciliter la prise en main.

Les règles paramétrées Les règles paramétrées dans le logiciel sont les suivantes :

Début de journée : Le badgeage en début de journée est autorisé et comptabilisé jusqu’à 20 minutes avant l’heure indiquée par le planning de l’agent. Cela doit cependant rester exceptionnel dans la mesure où l’agent doit respecter les horaires définis en début d’année, avec son chef de service, dans son planning.

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Par ailleurs, une alerte est envoyée au chef de service pour signaler un badgeage qui aurait lieu plus de 20 minutes avant ou après l’heure indiquée dans le planning de l’agent.

Pause méridienne : Le badgeage est autorisé entre 11h45 et 14 heures, quels que soient les horaires de pause déclarés dans le planning. De ce fait, 3 possibilités existent :

- si l’agent ne badge pas : 2 heures 15 sont décomptées au titre de la pause méridienne ; - si l’agent badge mais que la durée de la pause est inférieure à 45 minutes : 45 minutes sont

décomptées ; - si l’agent badge mais que la durée de la pause est supérieure à 45 minutes : le temps réel de

la pause est décompté.

Fin de journée : Une alerte est envoyée au chef de service pour signaler un badgeage à plus de 20 minutes après l’heure indiquée par le planning de l’agent.

En cas de badgeage oublié, la journée ne sera pas comptabilisée et sortira en anomalie. Dans ce cas, l’agent peut faire une « déclaration de badgeage », telle qu’elle est décrite dans le livret utilisateur.

Compteur « crédit-débit » - Heures supplémentaires

Toute minute pointée au-delà de 37h20 pour un temps plein, alimente un compteur dit « crédit-débit ». Il est plafonné à une heure. Ce compteur permet notamment à l’agent de rééquilibrer ses semaines en fonction des retards éventuels.

Il est rappelé que l’intérêt du service doit primer sur les convenances personnelles et qu’il ne peut être dérogé aux plages fixes.

Dès que l’agent cumule plus d’une heure dans ce compteur « crédit-débit » le temps au-delà d’une heure est accumulé dans un autre compteur dit « heures supplémentaires à valider ».

Pour être récupérables, ces heures supplémentaires doivent être validées -totalement ou partiellement- par le chef de service via le logiciel Kélio, à la demande de l’agent.

Déplacements

Deux touches ont été paramétrées sur la borne afin de permettre la comptabilisation en temps de travail effectif de certains déplacements :

- les déplacements inter-sites, pour les agents devant, durant leur service, se déplacer d’une composante à une autre. Il convient à cet effet avant de partir d’une composante d’appuyer d’abord sur la petite touche F1 de la borne puis de badger, et à nouveau badger en arrivant dans l’autre composante. Le temps de déplacement sera comptabilisé comme temps de travail effectif. Cependant, cette fonctionnalité ne doit pas être utilisée si l’agent est déjà couvert par un motif d’absence (formation, mission, etc) ;

- la séance sport : l’agent se rendant à sa séance sport appuie sur la petite touche F2 de la borne et badge. Puis il badge à son retour de séance.

Il est rappelé que tout comportement systématique et répétitif dérogeant aux règles peut donner lieu à une sanction.