Module de capture de factures

Capture de toutes vos facturesIdentification de vos fournisseurs

Extraction & validation des données comptablesExportation vers vos applications métiers

Capturez toute facture (papier

ou électronique), reconnaissez et

validez les données comptables, et

exportez le tout dans vos systèmes métiers pour la suite de leur

cycle de vie.

Une solution complète, de la capture des factures à l’intégration de données dans vos applications comptables

Module complémentaire pour IRISPowerscan™ 10

Les factures représentent une partie considérable des nombreux documents que vous recevez chaque jour. Pour ces dernières également, IRISPowerscan™ 10 est la solution parfaite; elle vous permettra d’accélérer vos processus et d’économiser le temps et l’argent dédiés à des tâches d’encodage manuel fastidieuses, tout en garantissant l’exactitude parfaite de vos données comptables au sein de vos systèmes métiers.

Le module optionnel de capture de factures pour IRISPowerscan™ 10 vous permet de capturer et d’indexer toute facture (qu’elle soit liée à un bon de commande ou non) ainsi que des avoirs, des remboursements anticipés ou des factures périodiques. Plu-sieurs licences sont disponibles, en fonction de ce que les lignes articles doivent être capturés ou non.

La combinaison des moteurs de reconnaissance haut-de-gamme d’IRIS

IRISPowerscan™ 10 est l’application parfaite si vous désirez simplifier la capture de vos documents. Il s’installe facilement et rapidement sur tout poste de travail et offre à ses utilisateurs une interface in-tuitive afin de capturer (numérisation de papier ou importation de fichiers) et exporter tout document.

Afin de traiter les factures avec le plus haut niveau de performance, IRIS a intégré à IRISPowerscan™ 10 sa technologie serveur de reconnaissance de facture unique au monde. Cette dernière prend en charge en tâche de fond la reconnaissance et l’extraction des données comptables, et fait également bénéficier à IRISPowerscan™ 10 de son interface éprouvée de validation des index capturés “WebVerify”, qui s’ouvre dans votre navigateur web par défaut, ne nécessite aucune installation supplémentaire et est accessible partout sur votre intranet (voir page 4).

La combinaison par IRIS de son application

de capture la plus puissante et conviviale

avec son moteur de reconnaissance de factures unique au

monde.

Un workflow en 4 étapes

IRISPowerscan™ 10 est conçu pour faciliter et accélérer la capture de vos factures, en 4 étapes faciles :

1. Capture – Numérisation des factures papier ou importation des factures électroniques.

2. Reconnaissance – Identification des fournisseurs et extraction des données comp-tables.

3. Validation – Correction et validation des index problématiques par l’utilisateur.

4. Export – Les factures ainsi que les données facturées sont envoyées vers votre système comptable pour y poursuivre leur cycle de vie.

Afin de garantir la fluidité du processus, les étapes de capture, de reconnaissance et d’export des factures peuvent être automatisées. La validation des index, elle, nécessite une intervention manuelle dans l’interface «WebVerify» afin d’assurer l’exactitude des données avant leur exportation vers vos systèmes métiers. (voir page 4).

Données de base (“Master Data”)

Afin de maximiser l’exactitude et la vitesse de traitement de vos factures, IRISPowerscan™ 10 utilise des fichiers de données de base contenant des informations telles que les données des créanciers (adresse, code de pays, numéro de TVA, etc.), les règles de TVA applicables, et plus encore.

IRISPowerscan™ 10 est capable de vérifier les données capturées en les comparant avec celles reprises dans vos ERP/PGI/données de base, ce qui vous permet notamment de vérifier rapidement qu’une facture reçue correspond bien au bon de commande envoyé.

Il est bien sûr possible de traiter les factures sans données de base pour les fournisseurs. Dans ce cas, l’identification du fournisseur devra se faire de manière manuelle.

Champs reconnus

IRISPowerscan™ 10 est le résultat des années d’expérience d’IRIS dans le traitement des factures. Il peut extraire tout type d’information comptable et peut indexer jusqu’à 28 champs tels que le nom du four-nisseur, son code d’identification ou son pays, le code d’entreprise, le numéro ou la date de facture, le numéro de commande, la valeur des marchandises, les montants net et brut, le taux et le montant de la TVA, un escompte, les lignes articles, etc.

Bien sûr, la plupart des projets ne nécessite qu’une partie de ces champs; cela peut bien sûr être facile-ment modifié dans le concepteur d’IRISPowerscan™ 10.

Lignes articles

Moyennant une licence spécifique, IRISPowerscan™ 10 peut capturer les lignes articles de vos factures, grâce à trois éléments essentiels: la quantité, le prix unitaire et le prix total.

Bien sûr, d’autres éléments comme les descriptions et références des articles sont également disponibles, à condition d’être listées dans un fichier de données de base.

Pays

Le module de capture de factures pour IRISPowerscan™ 10 peut traiter les factures provenant des pays suivants: Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, République tchèque, Allemagne, Danemark, Estonie, Grèce, Espagne, Finlande, France, Croatie, Hongrie, Irlande, Italie, Lituanie, Luxembourg, Lettonie, Malte, Pays-Bas, Norvège, Pologne, Portugal, Suède, Slovénie, Slovaquie, Roumanie, Royaume-Uni.

Des modèles de factures répondant à des normes nationales spécifiques sont disponibles pour les pays suivants: Autriche, Belgique, Danemark, France, Allemagne, Italie, Luxembourg, Pays-Bas, Norvège, Espagne, Royaume-Uni.

IRIS s.a.: Rue du Bosquet 10 1348 Louvain-la-Neuve Belgique Tél : +32-(0)10-45 13 64 Fax : +32-(0)10-45 34 43 info@irislink.com www.irislink.com

IRIS Inc.: 955 NW 17th Avenue, Unit A Delray Beach, Florida 33445 Etats-Unis Tél : +1 (561) 921 0847 Fax : +1 (561) 921 0854 info@irisusa.com www.irisusa.com

IRIS HK Ltd. : Unit 805-806, Hung Tai Industrial Building 37-39 Hung To Road, Kwun Tong Kowloon, Hong Kong Chine Tél : +852 22646133 Fax : +852 23895733 info@irislink.com www.irislink.com

WebVerify – validation à partir d’un navigateur webUne fois les factures papier numérisées, ou les factures électroniques importées, l’interface “WebVerify » s’ouvre dans votre navigateur web par défaut et vous permet de choisir le lot que vous souhaitez valider.

Une interface intuitive

L’interface principale est composée de trois parties pratiques de gauche à droite: le menu principal et l’arborescence affichant la structure du lot, le visionneur de pages numérisées et les icônes d’affichage, et les champs reconnus.

Les champs reconnus sont eux-mêmes répartis en trois onglets afin d’optimiser la visibilité et de faciliter le travail de l’utilisateur. Le premier onglet affiche les champs repris sur l’en-tête de la facture (données fournisseurs, numéro et date de facture…). Le deuxième onglet est réservé aux lignes articles (à condition de disposer de la licence spécifique, et si des lignes articles sont présents sur la facture). Le troisième onglet liste les champs repris en pied de page (montants net et brut, de la TVA…).

Navigation intuitive pour une utilisation rapide et facile

Les utilisateurs sont en mesure d’effectuer rapidement la vérification et la validation des données grâce à un code couleurs simple indiquant le type d’erreur et l’action corrective requise.

Des raccourcis clavier sont également disponibles afin de sauter au champ incorrect suivant et d’effec-tuer rapidement la correction adéquate.

Enfin, des fonctionnalités d’auto-apprentissage permettent à l’utilisateur de renseigner au système un nouveau poste ou un nouveau format pour un champ et un fournisseur donnés. De cette manière, les numérisations suivantes seront plus précises, réduisant ainsi les temps de vérification.

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