CURRICULUM APPRENTISSAGE EN ANIMATION EN AMONT POUR LA CONCEPTION PARTICIPATIVE

DES AHA

Module 14:Vie associative et vie

coopérative

SOMMAIRE

SIGLES ET ABRÉVIATIONS.................................................................4

I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION.......................................................5

II. OBJECTIFS DU MODULE.................................................................5

III. PUBLIC CIBLE..................................................................................5

IV. DURÉE DU MODULE........................................................................5

V. DÉROULEMENT.................................................................................65.1. Séance de facilitation 1 : Les textes régissant la vie des Associations, coopératives Fédérations, Unions.................................................................65.2. Séances de facilitation 2 : Les rôles et les responsabilités des membres des Associations, coopératives, Fédérations, Unions, etc...............................10

5.3. Séance de facilitation 3 : Organisation et gestion des activités d’une association, Coopérative. ........................................................................15

VI. ANNEXES.........................................................................................20

VII. ÉVALUATION FINALE DE LA FORMATION..............................26

VIII. BIBLIOGRAPHIE...........................................................................27

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SOMMAIRE

SIGLES ET ABRÉVIATIONS.................................................................4

I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION.......................................................5

II. OBJECTIFS DU MODULE.................................................................5

III. PUBLIC CIBLE..................................................................................5

IV. DURÉE DU MODULE........................................................................5

V. DÉROULEMENT.................................................................................65.1. Séance de facilitation 1 : Les textes régissant la vie des Associations, coopératives Fédérations, Unions.................................................................65.2. Séances de facilitation 2 : Les rôles et les responsabilités des membres des Associations, coopératives, Fédérations, Unions, etc...............................10

5.3. Séance de facilitation 3 : Organisation et gestion des activités d’une association, Coopérative. ........................................................................15

VI. ANNEXES.........................................................................................20

VII. ÉVALUATION FINALE DE LA FORMATION..............................26

VIII. BIBLIOGRAPHIE...........................................................................27

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SIGLES ET ABRÉVIATIONS

AG Assemblée Générale

CA Conseil d’Administration

CS Conseil de Surveillance

CG Comité de Gestion

OP Organisation Paysanne

ONG Organisation Non Gouvernementale

GIE Groupement d’intérêt Economique

SMDR Société Mutuelle de Développement Rural

OCB Organisation Communautaire de Base

MAO Matériels Appareils Outils

I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

Au Mali, à partir de 2000-2001, on a assisté à une accélération du processus de structuration massive tant au niveau des villages qu’au niveau des cercles et des régions. Cette forte dynamique de structuration au sein du mouvement paysan pose des problèmes de positionnement et d’accompagnement pour les organisations paysannes (OP) de base et des services d’appui.

En plus, elles se sont de plus en plus spécialisées dans les filières précises qui requièrent des stratégies de commercialisation et d’intervention adaptée.

Bien souvent le manque de formation des acteurs entraine une incapacité de jouer pleinement leurs rôles.

Pour pallier à cette crise, ce module <<vie associative et vie coopérative >> permettra de renforcer la capacité d’intervention des acteurs intermédiaires de l’IP, pour une meilleure compréhension de leurs missions dans l’accompagnement des associations et sociétés coopératives de la région de Sikasso.

Annoncer les séances de facilitation.

II. OBJECTIFS DU MODULE

2.1. Objectif général

L’objectif général est de renforcer les capacités des acteurs intermédiaires dans l’accompagnement des bénéficiaires finaux pour le développement de leurs organisations et entreprises.

2.2. Objectifs spécifiques

A la fin de la formation, les participants seront capables de :

S’approprier les textes régissant la vie des Associations, coopératives Fédérations, Unions, etc…

Décrire les rôles et les responsabilités des membres des différents organes des Associations, coopératives Fédérations, Unions, etc… (règles de fonctionnement

Décrire l’organiser et la gestion des activités d’une association, Coopérative, etc.… (Gestion administrative, gestion financière, etc...)

III. PUBLIC CIBLE

Ce module est destiné aux acteurs intermédiaires de l’irrigation de proximité : ONG, Services techniques de l’Etat, Bureaux d’Etudes, Collectivités, CRA.

IV. DURÉE DU MODULE

Durée : 8 H 00 mn

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I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

Au Mali, à partir de 2000-2001, on a assisté à une accélération du processus de structuration massive tant au niveau des villages qu’au niveau des cercles et des régions. Cette forte dynamique de structuration au sein du mouvement paysan pose des problèmes de positionnement et d’accompagnement pour les organisations paysannes (OP) de base et des services d’appui.

En plus, elles se sont de plus en plus spécialisées dans les filières précises qui requièrent des stratégies de commercialisation et d’intervention adaptée.

Bien souvent le manque de formation des acteurs entraine une incapacité de jouer pleinement leurs rôles.

Pour pallier à cette crise, ce module <<vie associative et vie coopérative >> permettra de renforcer la capacité d’intervention des acteurs intermédiaires de l’IP, pour une meilleure compréhension de leurs missions dans l’accompagnement des associations et sociétés coopératives de la région de Sikasso.

Annoncer les séances de facilitation.

II. OBJECTIFS DU MODULE

2.1. Objectif général

L’objectif général est de renforcer les capacités des acteurs intermédiaires dans l’accompagnement des bénéficiaires finaux pour le développement de leurs organisations et entreprises.

2.2. Objectifs spécifiques

A la fin de la formation, les participants seront capables de :

S’approprier les textes régissant la vie des Associations, coopératives Fédérations, Unions, etc…

Décrire les rôles et les responsabilités des membres des différents organes des Associations, coopératives Fédérations, Unions, etc… (règles de fonctionnement

Décrire l’organiser et la gestion des activités d’une association, Coopérative, etc.… (Gestion administrative, gestion financière, etc...)

III. PUBLIC CIBLE

Ce module est destiné aux acteurs intermédiaires de l’irrigation de proximité : ONG, Services techniques de l’Etat, Bureaux d’Etudes, Collectivités, CRA.

IV. DURÉE DU MODULE

Durée : 8 H 00 mn

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V. DÉROULEMENT

5.1 Séance 1 : Les textes régissant la vie des Associa-tions, coopératives Fédérations, Unions

5.1.1. Objectifs d’apprentissage

A la fin de la séance les participants seront capables de :

Définir les concepts : association, coopérative, mutuelle, GIE Identifier les textes des Associations, Coopératives, Fédérations, unions etc. (Lois, Décrets,

etc.) Identifier les différentes catégories des Associations, Coopératives, Fédérations, unions

5.1.2. Démarche d’animation

Etape 1 : Introduction (20 minutes)Une fois les participants installés, le facilitateur se présente. Il explique les objectifs de la séance, les objectifs d’apprentissage ainsi que le déroulement de la session.

Puis il invite les participants à se présenter. A la suite de la présentation, le facilitateur recueille les attentes et s’accorde avec les participants sur la façon d’illustrer leurs idées (aspects pédagogiques).

Parmi les attentes formulées, le facilitateur précise celles qui seront traitées et celles qui sont hors cadre. Après, il affiche le programme dans la salle afin que les participants suivent la progression tout au long de la formation. Enfin, il fixe avec les participants les règles à suivre pendant la session.

Etape 2 : définition des concepts : association, coopérative, mutuelle, GIE (30 minutes)En brainstorming, le facilitateur demande aux participants de définir les concepts : association, coopérative, mutuelle, GIE

Etape3 : les textes régissant la vie des Associations, coopératives Fédérations, Unions etc. (25minutes).En brainstorming, le facilitateur demande aux participants de citer les textes régissant la vie des Associations, coopératives Fédérations, Unions etc. Ensuite il fait un exposé sur les différents textes.

Etape 4 Classifiassions des Associations, OP, Fédérations, Unions, etc. (25 minutes)En brainstorming, le facilitateur demande aux participants de faire la classification des associations, Coopératives, Fédérations, unions, etc..

Etape 5 : Évaluation (20 minutes) Le facilitateur demande aux participants de rappeler la différence entre Associations, Coopératives, Unions, etc..

NB : Le facilitateur distribue les documents prévus à cet effet. Il indique d’autres sources de documentation, si possible.

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Références techniquesLes textes régissant la vie des Associations, coopératives Fédérations, Unions etc..

Définition:

Association Selon l’article premier de la loi du 1 juillet 1901 « l’association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que celui de partager des profits. » Toutefois Une association peut réaliser des bénéfices mais ces derniers doivent être réinvestis dans l’activité.

Définition de l’Association selon l’ordonnance N°41/PCG. Du 28 Mars 1959L’Association est un groupement de personnes qui ont décidé de mettre en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager les bénéfices.Juridiquement elle est une convention relevant du droit civil et plus particulièrement du droit des contrats et des obligations civiles.L’Association poursuit la réalisation d’un idéal, ce qui n’est pas une affaire d’argent.Elle est un groupement à but non lucratif.

Coopérative« Une coopérative est une association autonome de personnes volontairement réunies pour satisfaire leurs aspirations et besoins économiques, sociaux et culturels communs au moyen d’une entreprise dont la propriété est collective et où le pouvoir est exercé démocratiquement

Elle se distingue en cela de l’association à but non lucratif dont le but est moins lié aux activités économiques et de la société commerciale qui établit une distinction entre ses associés et ses clients ou usagers. Elle se distingue également de la mutuelle de par son statut juridique. Elle s’inscrit dans l’économie solidaire et peut s’inscrire dans une dynamique de transition écologique et sociale.

Définition de la société coopérative selon l’Organisation Internationale du Travail (OIT)Selon l’Organisation Internationale du Travail (OIT), les coopératives sont des sociétés de personnes de type particulier fondées sur les principes d’union, de solidarité et d’entraide mutuelle, dont les membres se sont volontairement regroupés pour atteindre un but de développement économique et social commun par la constitution d’une entreprise qu’ils gèrent démocratiquement à leurs avantages et leurs risques communs et au fonctionnement de laquelle ils s’engagent à participer activement (définition selon la recommandation 127 de l’OIT).

Définition de la coopérative selon la loi 01-076 /AN-RM du 18 juillet 2001,Les coopératives sont des sociétés de personnes de type particulier fondées sur les principes d’union, de solidarité et d’entraide mutuelle, dont les membres se sont volontairement regroupés pour atteindre un but de développement économique et social commun par la constitution d’une entreprise qu’ils gèrent démocratiquement à leurs avantages et / ou à leurs risques communs et au fonctionnement de laquelle ils s’engagent à participer activement.

FédérationUne Fédération est une association de coopératives ou de sociétés coopératives qui visent la décence des intérêts du mouvement coopératif au niveau national.

UnionUne union est une association de fédérations pour la gestion des intérêts communs.Les associations fonctionnent selon, le principe de gestion démocratique à savoir :

L’adhésion libre Le contrôle démocratique

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Des besoins sont ressortis par des individus

Ils s’associent pour former une entreprise

Ils satisfont leurs besoins individuels et collectifs

Ils deviennent propriétaire de cette entreprise

Ils se donnent des services qu’ils utilisent comme usagers

Ils ont des activités et des responsabilités administratives

SCHÉMA DU PROFESSEUR JEAN ASSELIN Université du Québec trois Rivières.

Organisation paysanne Les organisations paysannes (OP) sont des groupements de personnes qui ont mis leurs moyens, gérer par eux-mêmes, à leur risque et à leur avantage pour atteindre un but.Les personnes associées détiennent la propriété et assurent la direction et le contrôle selon la règle de la démocratie.

Exemple de but : Un problème est toujours à la base de la création d’une OP et constitue le but de l’OP. Le but peut être économique, social, culturel ou politique.

Signalons qu’au Mali le mouvement coopératif est régi par les textes suivants :

Définition des mutuelles selon la loi N°94-040/ANRM du 15 Août 1994Les mutuelles sont des associations de personnes qui se constituent librement en respectant dans leur contrat d’association le principe d’égalité des personnes en vue de s’apporter volontairement des concours réciproques pour faire face à des événements les concernant. Les mutuelles sont soumises à des prescriptions légales particulières en raison de leur objet. Elles ont déjà fait l’objet d’une loi actuellement en vigueur.

Définition des Groupements d’Intérêt Economique agricoles selon la loi N°92-002Deux ou plusieurs physiques ou morales peuvent constituer entre elles pour une durée déterminée ou un groupement d’intérêt économique (GIE) en vue de mettre en œuvre tous les moyens propres à faciliter ou à développer l’activité économique de ses membres, améliorer, ou à accroître les résultats de cette activité (article 722 du code du commerce).

Textes de Lois, Décrets et ArrêtésIl existe également des textes de lois, Décrets et Arrêtés interministériels par rapport à bon nombres d’organisations paysannes (OP), dont voici ci-dessous la liste de quelques uns.

La loi n° 60-8/AN-RM du 9 juin 1960 portant Statut sur SMDR ; Le Décret n° 63/PG-RM du 22 mars 1978 portant nomination des membres de droit des

Conseils d’Administration des Coopératives de consommation; L’arrêté Interministériel n°128 du 9 Janvier 1981 portant réglementation de la perception et

de la gestion des cotisations SMDR ; Le décret n° 53/PG-RM du 27 Février 1982 portant Statut type des Tons Villageois.

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Nous signalons de passage qu’il existe différentes formes de sociétés coopératives.

Nous pouvons retenir quelques unes qui sont les suivantes :

Coopératives de consommation ; Coopératives d’habitat ; Coopératives de crédit ; Coopératives artisanales ; Coopératives ouvrières ; Coopératives de pêcheurs ; Coopératives des éleveurs ; Coopératives agro-pastorales Coopératives d’épargne et de crédit ; Coopératives de la main d’œuvre (service)

Classification des OPLes OP sont classées en deux groupes :

Les associations Les coopératives.

5.1.3. Temps nécessaire :

2 Heures

5.1.4. Matériels Appareillages et Outils (MAO)

Papier kraft, marqueur, tableau, craies Cartes, image, film, fournitures de bureau, textes de lois.

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5.2. Séance 2 : Les rôles et les responsabilités des membres des Associations, coopératives,

Fédérations, Unions, etc.…

5.2.1 Objectifs d’apprentissage

A la fin de la séance les participants seront capables de :

Identifier les différents organes des associations, sociétés coopératives, Fédérations, Unions, etc.

Identifier les rôles des différents organes.

Identifier les rôles et attributions des membres du bureau.

5.2.2. Démarche d’animation/facilitation

Etape 1 : Les organes et les rôles des OP sont les suivants.En brainstorming, le facilitateur demande aux participants de citer les organes des OP (l’Assemblée Générale du bureau, du conseil d’administration, Comité de surveillance, comité de gestion).

Ensuite il leurs demande de dire les rôles de ces organes. (50 minutes).

Etape 2 : Rôles et attributions des membres du bureau.En brainstorming, le facilitateur demande aux participants de définir les rôles de chaque membre des différents organes de l’association, de la coopérative. Il fait ensuite la synthèse des réponses. (50 minutes).

Etape 3 : Évaluation (20 minutes) Le facilitateur demande aux participants de rappeler l’organe des DP.

NB : Le facilitateur distribue les documents prévus à cet effet.

Il indique d’autres sources de documentation, si possible.

Références techniquesLes organes et les rôles des OP sont les suivants.

Les rôles des OP sont :

D’améliorer la situation socio-économique de leurs membres ; De promouvoir l’esprit coopératif parmi les membres ; De réduire, au bénéfice de leurs membres et par l’effort commun de ceux-ci, le prix de revient

et, le cas échéant, le prix de vente de certains produits ou de certains services ; D’améliorer la qualité marchande des produits livrés aux consommateurs ; De développer et valoriser au maximum la production de leurs membres ; D’améliorer le niveau de formation et de « savoir-faire » dans la gestion de leurs entreprises,

métiers ou exploitations ; De participer aux efforts de développement économique et social par la contribution, qu’ils

peuvent fournir ; De participer à l’accroissement de la production et de la productivité grâce à l’amélioration

des techniques et des moyens de production et grâce à l’utilisation conjointe et rationnelle

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notamment des terrains, équipements, matériaux et installations ; De participer à la rationalisation des circuits d’approvisionnement et de distribution ; De participer à la promotion du potentiel de ressources humaines stimulant la création d’emplois.

Les organes des OP sont entre autres :

L’Assemblée Générale (AG) rassemble tous les membres de la coopérative et chacun à un vote. Elle est l’organe souverain de délibération et de décision. Toutes les autres instances détiennent le pouvoir d’elle seule. Elle se réunit habituellement une fois par an mais il est possible de convoquer des AG extraordinaire lorsque des urgences se présentent.

L’AG a pour fonction de contrôler et d’orienter la société coopérative. Elle prend connaissance du rapport annuel d’activité (ce rapport est accompagné d’un bilan comptable) elle l’approuve, le rejette selon qu’elle estime qu’il est conforme ou non à la réalité. Elle décide ensuite à la lumière des propositions faites par le conseil d’administration(CA), des orientations à prendre pour l’année à venir. L’AG élu les membres du CA. Elle détermine enfin les modalités de répartitions des surplus.

Le conseil d’administration(CA) élu par les membres de la coopérative au cours de l’AG annuelle. Il est compose de personnes choisies parmi les membres. Il jouit d’une autorité déléguée par l’A G. Les fonctions du CA varient selon la taille de la Société Coopérative. Le CA a pour rôle premier de déterminer la politique à suivre par la coopérative.

Le comité de surveillance (CS) est l’organe de contrôle de la société coopérative ou associative. Il a compétence d’exercer tout contrôle qu’il estime nécessaire au niveau des activités. Son contrôle se repose sur :

La vérification de la bonne application des dispositions légales, statutaires et réglementaires par le CA ;

La vérification de la trésorerie, des stocks, conformité des dépenses aux prévisions, sincérités et moralité des dépenses, etc.. ;

La certification des comptes des activités.Le CS prépare chaque année à l’intention de l’AG un rapport dans lequel il rend compte de son mandat.

Le Comité de Gestion est l’organe d’exécution du programme d’activités adopté par l’AG. Le comité a comme attributions :

La mise en œuvre du programme d’activités ; Élaborer le projet de budget et le Programme d’activités de l’AG ; Convoquer l’AG et arrêter l’ordre du jour de ses travaux ; Prononcer les sanctions relevant de son ressort : Avertissement, Blâme, suspension temporaire; La gestion des fonds liés à la mise en œuvre des activités du programme ; L’élaboration des bilans d’exercice.

Le CG prépare chaque année à l’intention de l’AG un rapport dans lequel il rend compte de son man-dat. Il se réunit une fois par mois et toute fois peut tenir des sessions extraordinaires sur convocation du président ou à la demande de la moitié de ses membres.

Les décisions sont prises à la majorité simple. Les membres du bureau sont élus pour tris ans re-nouvelables. L’élection se fait par voie démocratique et par bulletin secret. En cas de vacance au sein du bureau, une AG extraordinaire fait l’élection partielle pour le reste de la durée du mandat.

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Rôles et attributions des membres du bureau :

Le conseil d’administration (CA) se compose de : Un président ; Un vice-président ; Un secrétaire administratif ; Un trésorier.

Le Président à pour principales tâches : Présenter la société dans tous les actes de la civile ; Assurer la bonne gestion des ressources des activités ; Veiller au respect des statuts et du règlement intérieur ; Veiller à l’application des orientations et des décisions de l’AG ; Convoquer et présider les réunions du CA et les AG ; Coordonner, diriger et organiser les activités ; Négocier et signer les contrats ; Autoriser les dépenses conformément aux prévisions budgétaires ; Rend compte à l’AG de la gestion des activités.

Le Vice président remplace le président en cas d’absence et assume les mêmes responsabilités que ce dernier.

Le Secrétaire Administratif a pour principales responsabilités : Conserver les archives de l’OCB ; Rédiger les procès Verbaux des réunions du CA et des AG ; Rédiger les correspondances administratives ; Informer les membres à la demande du président du CA, de toutes les questions importantes

concernant la gestion des activités.

Le Trésorier a pour attributions de : Garder les fonds de l’OCB au niveau de la caisse ou de la banque ; Cosigner avec le gérant (Coopérative) les documents bancaires (ouverture de compte,

opérations de dépôt et de retrait), après visa du président du CA ; Présenter aux réunions du CA le rapport de trésorerie en application de la loi n°01-076 du 18

juillet 2001.

Le Gérant est chargé de la gestion quotidienne des activités. Il a pour tâches essentielles de :

Gérer les ressources financières, matérielles et humaines ; Coordonner l’ensemble des activités ; Tenir à jour les différents livres comptables des activités ; Classer et conserver les pièces justificatives ; L’approvisionnement en intrants et matières premières et la commercialisation des produits

finis.

Le Comité de Gestion (CG) se compose généralement de :

Un Président

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Un Secrétaire Administratif Un Secrétaire administratif adjoint Un Trésorier général Un Trésorier général adjoint Un Secrétaire à l’information Trois (3) Secrétaires à l’organisation Deux (2) Secrétaires aux conflits.

Le Président veiller au bon fonctionnement de l’association et la représente dans les actes de la vie civile et juridique. A ce titre :

Il dirige les travaux du bureau et de l’AG ; Il est l’ordonnateur principal du budget. A cet égard, il signe conjointement avec le trésorier,

tous les actes de retraits de fonds déposés dans les institutions financières.

Le Secrétaire administratif : assiste le président dans ses tâches administratives. A ce titre il est chargé :

De la Tenue des Procès Verbaux des réunions ; De l’établissement des rapports d’activités ; De la conservation des archives ; De la tenue et de la communication des correspondances de l’association.

Le secrétaire administratif adjoint seconde le secrétaire administratif et le remplace en cas d’empêchement ou d’absence.

Le Trésorier général est responsable de la gestion financière et comptable de l’association. Il assurer la rentrée des droits d’adhésion et cotisations. Il est chargé d’élaborer les rapports financiers qu’il présente au bureau et à l’AG. Il signe conjointement les chèques bancaires avec le président.

Le Trésorier général adjoint seconde le trésorier général et le remplace en cas d’absence ou d’empêchement.

Le secrétaire à l’information est responsable de tous les aspects liés à la communication au sein de l’association.

Les trois (3) secrétaires à l’organisation sont chargés de l’organisation matérielle des réunions et toutes les activités de l’association.

Les deux (2) Secrétaires aux conflits veillent au sein de l’association à l’instauration d’un climat d’entente et de cordialité.

L’esprit associatif au sein d’une OCB.Les actions des OCB se situent dans une logique de lutte contre la pauvreté. Elle vise la création de richesse pour les membres et pour leur famille. Pour cela, il convient de développer un esprit associatif, partenariat et que les membres se considèrent non pas comme des « débrouillards » mais comme des professionnels créateurs de richesses et participant au développement économique du pays. L’application d’un système de communication efficace permettra de réduire le climat de suspicion au sein de l’OCB suite à la rétention de l’information. Aussi, pour éviter d’éventuelles frustrations ou autres protestations les avantages liés aux activités de l’OCB doivent être équitablement répartis entre les membres.

L’instauration de l’esprit associatif au sein d’une OCB se mesure par :

Le niveau de participation des membres aux activités de l’OCB (AG, réunions, chantiers) ;

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Le paiement régulier par les membres des frais d’adhésion et des cotisations ; Le respect strict des textes réglementaires ; Le niveau de participation des membres dans la gestion des problèmes sociaux (baptêmes,

mariages, maladies, décès).

5.2.3. Temps nécessaire :

2 Heures

5.1.4. Matériels Appareillages et Outils (MAO)

Papier kraft, marqueur, tableau, craies Cartes, image, film, fournitures de bureau, textes de lois.

5.3. Séance 3 : Organisation et gestion des activités d’une association, d’une société Coopérative

5.3.1 Objectifs d’apprentissage

A la fin de la séance le participant sera capable de :

Identifier les différentes rencontres/ et réunions statutaires fixées dans les statuts et règlements intérieurs d‘une association, société coopérative,

Identifier les différentes règles des AG.

Décrire les modalités de décaissement et d’encaissement des fonds au sein des associations et des sociétés coopératives.

Appliquer les principaux outils de gestion financière au sein des associations et des sociétés coopératives.

5.3.2. Démarche d’animation/facilitation

Etape 1 : les différentes rencontres/ et réunions statutaires.En brainstorming, le facilitateur demande aux participants de citer les différentes rencontres d’une AG. Il fait ensuite la synthèse. (1 heure 40 minutes).

Etape 2 : les règles de gestion et d’administration. Le facilitateur fait son exposé sur les différentes règles de gestion des AG, CS et CG (1 heure 40 minutes).

Etape 3 : Évaluation.Le facilitateur rappelle les objectifs de la séance et vérifie qu’ils ont été atteints.

En brainstorming, le facilitateur demande aux participants de partager leurs expériences sur les associations et coopérations (40 minutes).

Références techniquesGestion administrative

Les rencontres et les réunions statutairesLes rencontres et les réunions statutaires des organes des sociétés coopératives sont des dispositions des statuts et règlements intérieurs.

Statutairement l’Assemblée Générale se réunit en session ordinaire une fois par an.

Il peut y avoir des Assemblées Générales extraordinaires qui sont convoquées en cas d’urgence.

Quant au conseil d’administration, il se réunit ordinairement tous les deux mois. Là aussi il peut y avoir des réunions extraordinaires en cas de besoin

Le Comité de Surveillance se réunit chaque fois que de besoin à la demande d’au moins deux (02) de ses membres.

Quant au Comité de Gestion il se réunit une fois par mois. Toute fois il peut tenir des sessions extraordinaires sur convocation du Président ou à la demande de la majorité membres. Le CG ne peut valablement délibérer qu’en présence de la moitié de ses membres.

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5.3. Séance 3 : Organisation et gestion des activités d’une association, d’une société Coopérative

5.3.1 Objectifs d’apprentissage

A la fin de la séance le participant sera capable de :

Identifier les différentes rencontres/ et réunions statutaires fixées dans les statuts et règlements intérieurs d‘une association, société coopérative,

Identifier les différentes règles des AG.

Décrire les modalités de décaissement et d’encaissement des fonds au sein des associations et des sociétés coopératives.

Appliquer les principaux outils de gestion financière au sein des associations et des sociétés coopératives.

5.3.2. Démarche d’animation/facilitation

Etape 1 : les différentes rencontres/ et réunions statutaires.En brainstorming, le facilitateur demande aux participants de citer les différentes rencontres d’une AG. Il fait ensuite la synthèse. (1 heure 40 minutes).

Etape 2 : les règles de gestion et d’administration. Le facilitateur fait son exposé sur les différentes règles de gestion des AG, CS et CG (1 heure 40 minutes).

Etape 3 : Évaluation.Le facilitateur rappelle les objectifs de la séance et vérifie qu’ils ont été atteints.

En brainstorming, le facilitateur demande aux participants de partager leurs expériences sur les associations et coopérations (40 minutes).

Références techniquesGestion administrative

Les rencontres et les réunions statutairesLes rencontres et les réunions statutaires des organes des sociétés coopératives sont des dispositions des statuts et règlements intérieurs.

Statutairement l’Assemblée Générale se réunit en session ordinaire une fois par an.

Il peut y avoir des Assemblées Générales extraordinaires qui sont convoquées en cas d’urgence.

Quant au conseil d’administration, il se réunit ordinairement tous les deux mois. Là aussi il peut y avoir des réunions extraordinaires en cas de besoin

Le Comité de Surveillance se réunit chaque fois que de besoin à la demande d’au moins deux (02) de ses membres.

Quant au Comité de Gestion il se réunit une fois par mois. Toute fois il peut tenir des sessions extraordinaires sur convocation du Président ou à la demande de la majorité membres. Le CG ne peut valablement délibérer qu’en présence de la moitié de ses membres.

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Les différentes règlesIl existe des règles communes à toutes les Assemblées :

Convocation : elle est en principe faite par le conseil d’administration ; Tous les sociétaires régulièrement inscrits sur le registre des sociétaires à la date de la convention de l’assemblée générale doivent être convoqués. Une convocation individuelle doit être envoyée à chaque sociétaire.L’Assemblée générale doit être convoquée avant la date fixée selon les modalités fixées par les statuts. La convocation doit mentionner le lieu, la date, l’heure et l’ordre du jour de l’assemblée générale. « L’avis de convocation de l’AG devra parvenir aux membres de la société Coopérative avec l’indication précise de l’ordre du jour 15 (quinze) jours au moins avant la date prévue »

Ordre du jour : l’Assemblée générale ne peut délibérer valablement que les questions inscrites à l’ordre du jour. L’ordre du jour doit être claire, précis. Il doit être communiqué à tous les sociétaires lors de la convocation. Toutefois, l’assemblée générale pourrait délibérer sur les questions non portées à l’ordre du jour s’il s’agit d’évènements graves qui requièrent des décisions urgentes.

Feuille de Présence (liste de présence) : la tenue d’une feuille de présence est obligatoire dans les Assemblées Générales. Elle mentionne les noms, domicile et nombre de parts sociales des sociétaires. Elle est émargée par les sociétaires présents et par les mandataires au nom de leur mandat. Elle est certifiée exacte par les membres du bureau et demeure annexée au procès-verbal de l’assemblée générale.

L’absence de feuille de présence est une cause de nullité de l’Assemblée à moins que le procès-verbal ne contienne les mentions susceptibles de suppléer à la feuille de présence notamment la liste et signature des présents. La feuille de présence permet au Conseil d’Administration de justifier de la régularité de la tenue des Assemblées aux sociétaires, de vérifier si les décisions ont été prises à la majorité requise ;

Procès-Verbal : L’assemblée générale est présidée par le président du conseil d’administration. Le secrétaire désigné rédige le procès-verbal de la réunion qui est le résumé des discutions qui ont eu lieu au cours de l’assemblée.

Le P.V doit contenir le nom du président, du secrétaire, la mention de la convocation régulière de l’assemblée, la tenue de la feuille de présence, le nombre de sociétaires présents ou représentés, les décisions prises par l’assemblée, la mention l’unanimité, des abstentions, le nombre de voix composant la majorité.

Les procès-verbaux sont enregistrés sur un registre et signés par le président et le secrétaire de séance. Le PV régulièrement dressé fait foi jusqu’à preuve de contraire. Les sociétaires peuvent exiger la communication des PV qui doivent être affichés au siège de la société coopérative.

Principe « un homme-une voix » : « Seuls les membres à jour de leurs versements au capital social ont droit de vote à l’assemblée générale et peuvent être élus au conseil d’administration et au comité de Surveillance (art.21 de la loi).

Dans toutes les assemblées générales, chaque membre présent ou représenté ne dispose que d’une voix, quel que soit le nombre de parts sociales qu’il apporte.

L’art.21 de la loi stipule que chaque adhérent dispose d’une seule voix à l’assemblée générale, quel que soit le nombre de parts sociales qu’il détient ;

Nullités d’Assemblées Générales : Nullités absolues ; il y a nullité absolue si la règle dont la violation est faite pour protéger

l’intérêt général. Nullités relatives : il y a nullité relative lorsque la règle dont la violation est faite pour défendre

l’intérêt privé.

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Il existe aussi des règles particulières à chaque type d’organe. En exemple nous pouvons citer entre autre :

Assemblée Générale Constitutive ; (art.22 de la loi) Objet : Approuver les statuts ; Vérifier les premières souscriptions et libération des parts sociales ; Élire les premiers administrateurs (Président et membres du CA) ; Élire les premiers commissaires aux comptes (membres du CS) ; Examiner et adopter le programme d’activités de la première année. Convocation : Le conseil d’administration de la société coopérative n’existe pas encore. La convocation doit

être faite au moins quinze (15) jours avant la date fixée par les promoteurs ; La tenue d’une feuille de présence est de rigueur. Quorum :

L’ensemble des membres fondateurs de la société coopérative ou au moins cinq personnes.

Majorité :

La majorité est constituée des 2/3 des membres fondateurs présents. L’AG constitutive a le caractère d’une AG extraordinaire.

Assemblée Générale Ordinaire ; (art.24 de la loi)

Objet :L’AG Ordinaire a pour objet après lecture des rapports du conseil d’administration et des commissaires aux comptes (membres du comité de surveillance), d’examiner, d’approuver de rectifier les comptes, de fixer l’intérêt éventuel à servir aux parts ; de déterminer le montant et les modalités de répartition des ristournes existantes, de constater les dimensions, de décider et de faire constater les augmentions de capital, de délibérer sur toutes les questions figurant à l’ordre du jour, adopter le programme d’activités et le budget, décider l’admission des usagers et nommer les reviseurs.

Convocation :1ère convocationElle doit être adressée quinze (15) jours au moins avant la date prévue. Elle est convoquée par le président du CA et doit se réunir au moins une fois par an dans le courant des trois mois qui suivent la clôture de l’exercice (art23 de la loi)

Ordre du jour : Arrêté par le CA peut comporter outre les propositions du conseil s’il y a lieu des commissaires aux comptes, toute question écrite présentée ou au CA avant la convocation à l’AG.

Quorum : majorité simple des membres inscrits.

Majorité :majorité simple des membres inscrits ou représentés« L’AG ne peut délibérer valablement que si le nombre des membres présents ou représentés est égal ou supérieur à la majorité simple des membres inscrits à la date de la convocation »

2ème convocation Objet : même objet que le premier. Convocation : 10 jours qui suivent la date qui avait été fixée pour la première assemblée.

18

Ordre du jour : même ordre du jour. Quorum : pas de quorum. » Aucune condition de quorum n’est exigée pour cette seconde session

qui délibère valablement quel que soit le nombre des membres présents ou représentés » Majorité : majorité simple des membres présents ou représentés. » Les décisions de l’AG

ordinaire sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés » Le vote à l’assemblée générale se fait à main levée,

Assemblée Générale Extraordinaire : (art.26 de la loi) Objet : Modifier les statuts et règlements intérieurs ; Fusion avec une autre société coopérative ; Adhésion avec une union de fédération ou la confédération ; Prorogation et dissolution anticipée de la société coopérative ; Scission de la Société coopérative ; Élection de nouveaux membres du CA en cas de vacance de plus de la moitié des membres

en exercice.

Convocation : Quinze (15) jours avant la date fixée.Les assemblées Générales extraordinaires sont convoquées par le Président du Conseil d’Administration, le Président du Comité de Surveillance. Elle peut réunie à la requête du 1/3 (tiers) des sociétaires inscrits (art.27 de la loi) Quorum : 2/3 des membres inscrits à la date de la convocation. Majorité : 2/3 des voix des membres présents et représentés.

2ème Convocation Objet : même objet que la première réunion. Convocation : Cinq (5) jours avant la date de la nouvelle. Quorum : 2/3 des membres inscrits.

3ème Convocation : Quorum : pas de quorum obligatoire. Majorité : 2/3 des membres présents et représentés Remarques sur l’absence des sociétaires :

Ce phénomène est constaté dans plusieurs pays où les Assemblées générales des sociétés coopératives ne réunissent qu’un petit nombre de sociétaires. Cet absentéisme peut avoir des conséquences graves :Une infime minorité peut s’emparer de la direction de la société coopérative, l’utiliser dans l’intérêt de la minorité et au détriment de la majorité.

Outils de gestion administrativeLa gestion Administrative des sociétés associatives et coopératives s’intéresse surtout à leur aspect organisationnel. Ainsi leurs instances sont constituées d’instances de décision (Assemblée Générale ou AG) et d’instances d’administration (Conseil d’Administration ou C.A).

De passage nous pouvons citer quelques outils de gestion administrative qui sont :

L’Assemblée Générale (A.G) ; Le Conseil d’Administration (C.A) ; Le registre des membres ; Le procès-verbal.

19

Gestion financièreLes modalités de décaissement et d’encaissement des fonds au sein des associations et sociétés coopératives.

Le décaissementLe président du CA est le seul habilité à autoriser toute opération de décaissement.Cette opération s’effectue suite à la présentation d’un bon de sortie par le gérant et qui sera visé par le président du CA. La matérialisation du décaissement fait l’objet d’élaboration d’une pièce justificative en bonne et due forme (facture, état de paiement) elle aussi visée par le président du CA. L’opération sera enregistrée dans le journal des dépenses. La pièce justificative et le bon sont ainsi classés dans l’ordre chronologique. Elle sera portée également dans le journal comptable.Le paiement de tout montant s’effectuera par chèque signé par le gérant et le trésorier et soumis au visa du président du CA à travers le bon de sortie. Le tout classé dans l’ordre chronologique. L’opération ainsi effectuée sera enregistrée dans le journal de banques et dans le journal comptable.

L’encaissementCette opération est l’affaire du Gérant (coopérative) ou de CG (association). Elle matérialisée par l’établissement de deux (2) reçus, un est remis à la partie versante et l’autre classé dans l’ordre chronologique. Elle est ensuite enregistrée dans le journal des recettes et dans le journal comptable.Le montant des recettes réalisées sera récupéré par le trésorier contre reçu établi par le gérant et signé par le trésorier. L’argent récupéré est versé à la banque contre un bordereau de versement ; Ce bordereau au gérant qui passera l’écriture au niveau du journal banque et du journal comptable. Le solde banque sera dégagé chaque mois.Une encaisse maximale fixée dans le règlement intérieur est gardée par le gérant pour les opérations courantes de gestion.

5.3.3. Temps nécessaire:

4 Heures

5.1.4. Matériels Appareillages et Outils (MAO)

Papier kraft, marqueur, tableau, craies Cartes, image, film

20

VI. ANNEXES

Quelques outils de gestion financière au sein d’une OCBPlan d’élaboration d’un procès-verbal de réunion :Date :……………………………………………………….....................................................................Lieu de la réunion :………………………………………...................................................................

Type de réunion :……………………………………….......................................................................

Ordre du jour de la réunion :……………………….........................................................................

Liste de présence :………………………………………....................................................................

Les interventions au cours de la réunion :…………….................................................................

Recommandations de la réunion :……………………....................................................................

PLAN D’ÉLABORATION D’UN RAPPORT D’ACTIVITÉS ANNUEL

Jour d’élaboration…………………………………………………....

Année considérée……………………………………………………

Activités programmées durant l’année

Dépenses prévues ;

Recettes attendues ;

Activités exécutées durant l’année :

Dépenses effectuées

Recettes réalisées.

Difficultés rencontrées :

REÇU

BPF :…........................................

Reçu de M………………………………………………………………...................................................

………………………………………………………………………………..............................................

La somme de : …………………………………………………………..................................................

……………………………………………………………………………..................................................

Motif : ……………………………………………………………………..................................................

……………………………………………………………………………..................................................

Signature :…………………...........................................le ……20......................................................

21

FACTURE ORDINAIRE

Adresse de l’Établissement :………………………………………………….........................................

Facture N° ……………… ………….le……….20…

Doit :……………………………................................................……………………………………………

Quantité Désignation Prix -unitaire Montant

TOTAL

Arrêté la présente facture à la somme de …………………………………...........................................

……………………………………………………………………………………..........................................

Pour acquit Le fournisseur

JOURNAL DES RECETTES

Année Mois

Date Entrées Sorties Soldes

Solde du mois de mars 08 100.000 - 100.000

1er avril 2008 100.000+nouvelle entrée

30 avril 2008

22

JOURNAL DES DÉPENSES

Année : Mois :

Date Motifs MontantNoms et prénoms

des personnes ayant reçu l’argent

des dépenses

Signature des personnes chargées

1er

2

-

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

31

Date

BON DE CAISSE

Date :……………………………………………………………………...................................................

Motif de la dépense :………………………………………………….....................................................

Montant de la dépense :…………………………………………..........................................................

Nom et prénom de la personne chargée de faire le retrait de fonds :…...........................................

Signature et cachet du président Signature du Trésor :

NB : Il est à signaler que tous les bons payés doivent être gardés par le Trésorier en guise de pièce justificative.

23

FICHE DE VENTES

Année : Mois :

Date Nature des produits Prix-unitaire Nombre Montant

1er

2

-

-

-

-

-

31

TOTAL

FICHE DE STOCKS

Date Nature des produits

Entrée des produits

Sorties des produits Stocks restants

1er

2

3

31

TOTAL

JOURNAL DE BANQUE

Année…………………..............................Mois…………………..............................

Date Désignations N° chèque ou pièce Entrées Sorties Soldes

TOTAL

24

LIVRET DE CAISSE

Année Mois

Jours Motifs d’entrée ou de sortie d’argent Montant d’entrée Montant de sortie Solde

1er

2

3

.

.

31

TOTAL

FICHE DES ACHATS

Année Mois

Date Nature des produits Prix-unitaire Quantité Montant

1er

2

2

.

.

31

TOTAL

25

COMPTE DES CRÉDITS CONTRACTÉS AUPRÈS DES BANQUES

Année……………….. Structure financière…………………............................................................

Mois Montant à rembourser

Périodes de remboursement

Montant remboursé

Reste à rembourser

Janvier

Février

Mars

Avril

Mai

Juin

Juillet

Août

Septembre

Octobre

Novembre

Décembre

TOTAL

Dans le chapitre Gestion Financière il y a aussi des outils pour la gestion des magasins. Se sont :

Bon de Commande ; Fiche de stocks ; Cahier du magasinier ; Fiche de recensement des besoins ; Bon de livraison ; Fiche de récupération des dettes ; Situation de recouvrement des crédits ; Reçu de remboursement

Pour assurer une bonne une Gestion Administrative et Financière des sociétés associatives et coopératives il existe quelques outils de contrôle. Se sont :

Fiche de contrôle administratif (à partir des PV de réunions):

Les réunions sont-elles régulières ?

Le quorum est-il atteint lors des prises de décision ?

Le règlement intérieur est-il appliqué ?

Les PV sont-ils bien tenus ?

Fiche de l’encaisse ; Fiche de contrôle des calculs au journal ; Fiche d’inventaire des stocks ; Liste des contrats et Recommandations des contrôleurs.

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VII. ÉVALUATION FINALE DE LA FORMATION

Référence Annexes – Grille d’évaluation 1

VIII. BIBLIOGRAPHIE

Loi N° 01- 076 / du 18 Juillet 2001, régissant les sociétés coopératives en République du Mali ;

Manuel de formation des Formateurs sur la Loi n° 01-076/AN-RM du 18 Juillet 2001 régissant les sociétés coopératives au Mali ;

Structuration, Fonctionnement et Gestion Coopérative, élaboré et Présenté par Cabinet d’Appui au Conseil et à la Formation (CACOF) Sarl-SIKASSO (2011).