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Dcentralisation et Gouvernance Locale

Pour une Gestion Locale plus Efficace, Dmocratique et Responsable des

Services et des Ressources

Gestion Administrative et Financire des Organisations

Communautaires de Base

Manuel du Participant

Prpar par DGL Felo pour l'ARD, Inc. Au titre du Contrat N 685-C-00-00-000037-00

Avec l'USAID/Sngal

Gestion Administrative et Financire des OCB

Table des matires Contexte.........................................................................................................................................1 Note introductive ...........................................................................................................................2 Sance 1 Organisation administrative et fonctionnement dune OCB .........................................3

Fiche dinformation 1: Procdures de cration dune OCB........................................................3 Fiche dinformation 2: Dfinition et procdures de cration dune OCB.....................................5 Fiche dinformation 3: Rles et responsabilits ........................................................................6 Fiche dinformation 4: Les rles, responsabilits et profils des dirigeants de lOCB....................7 Fiche dinformation 5: La conduite de runion .........................................................................9 Fiche dinformation 6: La conduite de runion (principes, prparation, conduite) ..................... 10 Fiche dinformation 7: La gestion des activits....................................................................... 12 Fiche dinformation 8: Les outils de gestion des activits........................................................ 13

Sance 2 Outils et procdures de gestion financire de lOCB................................................... 14

Fiche dinformation 9: Les outils de gestion financire dune OCB......................................... 14 Cahier de caisse.......................................................................................................... 15 Cahier de cotisations ................................................................................................... 15 Cahier de cotisations mensuelles ................................................................................. 15 Cahier de banque........................................................................................................ 16 Cahier de recettes/dpenses......................................................................................... 16 Cahier de matriel...................................................................................................... 16 Cahier de bilan financier ............................................................................................. 16 Cahier de bilan dactivits........................................................................................... 17 Journal de caisse......................................................................................................... 17 Journal de banque ....................................................................................................... 18 Le registre des recettes et dpenses.............................................................................. 19 Le compte dexploitation ou la dtermination du rsultat............................................... 20

Fiche dinformation 10: Les procdures financires................................................................ 22 Sance 3 Suivi et contrle des OCB ........................................................................................... 26

Fiche dinformation 11: Procdures de suivi-contrle ............................................................. 26 Annexes

1. Procs-verbal dassemble gnrale constitutive ............................................................. 29 2. Demande de reconnaissance.......................................................................................... 30 3. Organigramme dune OCB ........................................................................................... 31 4. Statuts ......................................................................................................................... 34 5 Rglement intrieur ...................................................................................................... 37 6 La notion de pices justificatives ................................................................................... 40

Gestion Administrative et Financire des OCB Page 1

Contexte Le programme DGL Felo, conformment aux missions dvolues la structure dans la ralisation de lobjectif stratgique n 2 de lUSAID/Sngal vise quatre rsultats intermdiaires cls parmi le squels notamment, laccroissement des capacits des institutions locales, laccs accru aux ressources financires, la participation populaire accrue la gestion et la supervision des affaires locales. La conception dun Guide du participant en gestion administrative et financire des Organisations Communautaires de Base (OCB) est une rponse une demande dassistance clairement exprime par les acteurs des collectivits locales partenaires du Programme DGL Felo. En effet, lors de la mise en uvre de ce programme, il a t constat que:

Les collectivits sont souvent riches en organisations civiles dont les OCB. Cependant elles sont gnralement confrontes des problmes de management ayant pour cause la mauvaise pratique des rgles de gestion administrative et financire de leurs affaires. Cette situation ne favorise ni un bon dveloppement institutionnel de ces OCB, ni une prennisation des projets et activits collectives et encore moins, une mobilisation sociale autour du dveloppement communautaire;

La gestion des ressources, des services et des investissements collectifs, ne rpond pas toujours aux normes professionnelles requises pour des organisations de dveloppement;

Les rgles, les procdures et les outils nexistent pas ou ne sont pas adapts lusage des acteurs impliqus dans la gestion des affaires locales;

Lexcution transparente, le suivi et lvaluation des rsultats des activits sen trouvent compromis et les acteurs pnaliss;

Les postes, profils et termes de rfrences des personnes impliques diffrents niveaux de la gestion ne sont pas gnralement dfinis ou prciss dans ces organisations;

Les OCB ntablissent pas souvent des rapports contractuels avec les collectivits cause de la faiblesse de leurs capacits institutionnelles dont le niveau dorganisation de leur systme de gestion.


Note introductive Le prsent guide sinscrit dans le cadre du programme de renforcement des capacits des OCB en matire de gestion administrative et financire initi par le Programme DGL Felo. La conception de cet outil est une rponse des besoins exprims par les participants lors des sessions de formation sur le terrain davoir un outil didactique disponible et quils pourront continuer dutiliser aprs la formation. A qui ce guide est-il destin? Ce guide est principalement destin aux dirigeants, membres des bureaux, des comits de gestion et aux gestionnaires, pour leur permettre de faciliter dans la pratique, le processus de cration de leur OCB ainsi que le fonctionnement et la gestion de ces organisations. Il ne doit pas tre considre comme un document qui contient des solutions universelles. Mais il constitue un support de prise de notes et dexercices Les informations et indications quil contient doivent tre adaptes chaque contexte Comment utiliser ce guide? Ce guide a t conu principalement comme un outil dauto - formation qui est destine plus un usage individuel qu une utilisation pendant les sessions de formation mettant en prsence le facilitateur et les participants. Les sances contenues dans le guide sont considres comme des squences qui doivent permettre lutilisateur de progresser au fil des tapes. Lutilisateur peut directement consulter la sance qui lintresse et se livrer des exercices pratiques de gestion administrative et financire. Structuration du guide Ce guide sarticule autour de trois sances:

Organisation administrative et fonctionnement; Outils et procdures de gestion financire; Suivi et contrle dune OCB.

Chaque sance contient des objectifs dapprentissage, des thmes dont lappropriation sappuie sur:

Des fiches dexcution comportant: - un processus pdagogique organis autour de questions cls (questions focales); - des rsultats de terrain (productions) obtenus avec les participants qui peuvent tre

compars avec ceux issus dateliers raliss dans les mmes conditions. Il ya une fiche technique pour chaque thme trait.

Dautres dinformation et annexes viennent complter le processus. Rsultats Lutilisation de ce guide devra permettre:

Linstallation dune meilleure connaissance des rgles et des procdures pour la cration dune OCB et son fonctionnement;

La dfinition des postes, profils et tches des personnes impliques diffrents niveaux de la gestion dans ces organisations;

La mise en place doutils et de procdures de gestion financire adapts un bon usage par les acteurs impliqus dans la gestion des affaires locales;

Lexcution transparente, le suivi et le contrle des rsultats des activits dans les organisations.


Sance 1: Organisation administrative et fonctionnement dune OCB Rsultats attendus A la fin de la sance, le participant devra tre capable:

De dcrire le processus de cration et dorganisation dune OCB; De citer les fonctions et attributions essentielles des responsables dirigeants; Didentifier les lments prendre en compte pour une bonne organisation et un bon

fonctionnement dune OCB.

Fiche dinformation n 1 Procdure de cration dune OCB Questions focales 1. Pourquoi avez-vous cr votre OCB?

2. Comment avez-vous fait pour crer votre OCB?


Productions Rponse QF 1

Promouvoir le dveloppement local pour amliorer les conditions de vie des populations et lutter contre la pauvret;

Renforcer la solidarit de groupe et la cohsion sociale pour une meilleure entente et entraide. Rponse QF 2

Etape 1: Crer un comit dinitiative comprenant quelques membres; Etape 2: Tenir une assemble gnrale constitutive en prcisant son objectif; Etape 3: Elaborer un statut et un rglement intrieur; Etape 4: Mettre en place un comit directeur (sil sagit dune organisation inter villageoise); Etape 5: Elire un bureau; Etape 6: Demander la reconnaissance juridique de lassociation.


Fiche dinformation n 2 Dfinition et procdures de cration dune OCB Dfinition de lOCB LOCB est une association de personnes qui ont dcid de runir leurs efforts pour rpondre un mme besoin, prendre en main leur propre dveloppement et amliorer leurs conditions de vie. Les personnes membres de lOCB peuvent appartenir une mme classe dge, une mme catgorie professionnelle, une mme communaut, un mme genre. Par exemple:

Des femmes d'un mme village peuvent dcider de se regrouper pour rpondre un besoin dpanouissement; elles dcident dorganiser une tontine pour faire face aux vnements familiaux, et mettent en place un primtre maracher pour accrotre leurs revenus et amliorer la qualit de la nourriture quotidienne, etc.;

Des agriculteurs peuvent se regrouper pour apprendre de nouvelles techniques agricoles, pour augmenter leur production et mieux vendre leurs produits, etc.

Procdure de cration dune OCB

Une fois que lide de cration est retenue par un certain nombre de personnes gnralement appel comit dinitiative, on procde la convocation dune assemble gnrale constitutive, o sont invites toutes les personnes susceptibles dtre membres de lOCB;

Tenue de lassemble gnrale constitutive: Toutes les personnes convoques se runissent et discutent de la ncessit de crer lOCB et de la nature quelle doit avoir; des commissions de travail sont constitues pour laborer, conformment la lgislation, les statuts et rglement intrieur; en plnire, ces documents de base seront amends et approuvs;

Rdaction du procs-verbal de lassemble constitutive qui a dcid de la cration officielle de lorganisation; les organes de lOCB sont dfinis; lassemble gnrale constitutive dsigne les membres des organes pour diriger lorganisation et la grer; elle arrte un programme dactions prcises;

La liste des membres fondateurs est dresse; Une lettre officielle de demande de reconnaissance est adresse Monsieur le Ministre de

lintrieur sous couvert de lautorit administrative de la localit; cette lettre, sont joints le procs-verbal de lassemble gnrale constitutive, les statuts, le rglement intrieur, la constitution des organes (ainsi que les membres nomms) et la liste des membres fondateurs;

Aprs rception de cette demande vrification, le Ministre de lintrieur, donnera une rponse, si elle est positive, lOCB recevra un document officiel du gouvernement la reconnaissant officiellement; ce document sera enregistr et publi au journal officiel. Ds lors, lOCB est reconnue; elle pourra ouvrir un compte bancaire et entrer en ngociation avec le gouvernement, ses services techniques, les agences daide internationale et dautres partenaires.

En annexe, sont prsents des exemples de:

Procs-verbal dAssemble Gnrale constitutive; Lettre de demande de reconnaissance officielle; Liste des membres fondateurs.


Fiche dinformation n 3 Rles et responsabilits Questions focales 1. Pourquoi est-il important de repartir les rles et responsabilits au sein de votre OCB?

2. Comment procdez-vous pour repartir ces rles et responsabilits?


Pour savoir qui fait quoi; Pour tre performant; Pour grer dans la transparence.

Rponse QF 2

La cration de comit de gestion; La cration dorgane de suivi et de contrle; Le choix de membres volontaires et capables qui puissent exercer leurs rles; La connaissance de ces rles.


Fiche dinformation n 4 Les rles, responsabilits et profil des dirigeants de lOCB Rles et responsabilits et profil du prsident Le (la) prsident (e) est charg (e):

De veiller lexcution des dcisions de lAssemble Gnrale et de lorgane de direction; De convoquer et de prsider les runions de lorgane de direction et de lAssemble Gnrale; Dapprouver toutes les dpenses avant leur excution; De reprsenter ou faire reprsenter lOCB toutes les rencontres extrieures auxquelles elle est

convie. Le (la) prsident (e) est assist (e) dans ses fonctions par un ou deux vice-prsidents (es) qui le supplent en cas de non-disponibilit. Le (la) prsident (e) doit:

Etre apte assumer les responsabilits qui lui sont assignes; Etre de bonnes murs; Avoir lesprit de groupe; Avoir la facilit de communiquer; Etre disponible, intgre, srieux et bnficie de la confiance des autres Rester calme sil est critiqu; Grer les ressources; Rendre compte aux autres.

Rles et responsabilits et profil du trsorier Le (la) trsorier (re) est charg (e):

De grer les fonds de lOCB; De tenir jour une comptabilit des ressources de lOCB; De garder les fonds; Dassurer une gestion effective et transparente de la caisse et des comptes bancaires de lOCB; De rgler les dpenses de lOCB conformment au budget prvisionnel adopt en assemble

gnrale, aprs le visa du prsident et aprs vrification des services rendus; De tenir jour et rendre accessible lensemble des pices justificatives des dpenses ou

versements enregistrs ou effectus; De tenir un registre des paiements et encaissements; De dlivrer pour chacune de ces oprations la pice justificative correspondante; De prsenter chaque fois que cest demand la situation financire de lOCB.

Le (la) trsorier (ire) est assist dans ses fonctions par un(e) adjoint (e). Il (elle) doit:

Etre apte assumer les responsabilits qui lui sont assignes; Etre de bonnes murs; Etre disponible, intgre, srieux (srieuse) et bnficier de la confiance des autres; Avoir une aptitude dans la gestion et la comptabilit; Rendre compte au prsident ou le vice-prsident; Etre dispos(e) se soumettre au contrle.


Exemple discuter Rles et responsabilits

Recevoir les versements de fonds et recettes; Enregistrer les sommes reues; Tenir la caisse et le journal de caisse; Assurer les versements; Tenir le journal de banque.

Profil

Savoir lire et crire; Etre form en gestion ou; Etre dispos suivre une formation (+2, +3, +4).

Rles et responsabilits du secrtaire Le (a) secrtaire est charg (e):

De tenir jour le registre des membres de lOCB, la liste des biens, matriels et quipements de lASUFOR;

De faire parvenir les convocations (crites ou orales) de runion aux membres concerns; Denregistrer les dlibrations de toutes les runions (comit de gestion, assemble gnrale); De dresser et conserver les procs verbaux des runions et assembles; Dtablir et/ou conserver une copie des documents administratifs de lOCB; Denregistrer et de classer le courrier darrive et de dpart, toutes les archives et la

documentation. Il (elle) est assist (e) par un adjoint (e). Il (elle) doit:

Etre apte assumer les responsabilits qui lui sont assignes; Etre de bonnes murs; Etre disponible, intgre, srieux et bnficier de la confiance des autres; Avoir une grande capacit dorganisation; Savoir lire et crire.

Rles, responsabilits et profil des commissaires aux comptes

Vrifier la caisse, la banque et les documents comptables du groupement; Vrifier si les dpenses excutes sont valablement justifies; Sassurer que les biens du groupement sont en scurit; Faire des comptes rendus au groupement sur les rsultats des contrles.

Il (elle) doit:

Etre apte assumer les responsabilits qui lui sont assignes; Etre de bonnes murs; Etre disponible, intgre, srieux (srieuse) et bnficier de la confiance des autres; Avoir une grande capacit dorganisation; Savoir lire et crire; Avoir une aptitude dans la gestion et la comptabilit; Facilit de communication.


Fiche dinformation n 5 La conduite de runion Questions focales 1. Pourquoi est-il important de tenir des runions ?

2. Comment procdez-vous dhabitude pour tenir vos runions?


Les runions favorisent un bon fonctionnement de lOCB; Elles permettent aux membres de connatre la situation de lOCB; Une bonne organisation des runions favorise la communication entre les membres.

Rponse QF 2

La convocation des membres avec lordre du jour, la date et le moment favorable; La dsignation dun prsident de sance; La conduite de la runion; La rdaction du PV de la runion.


Fiche dinformation n 6 La conduite de runion Les principes qui fondent la tenue des runions

Chaque membre doit sexprimer; Une seule personne ne peut pas dcider pour toute lOCB qui est laffaire de tous; A plusieurs, on rflchit mieux; Tous les membres ont droit la mme information; Cest au cours des runions que l'ensemble des membres de lOCB prend les dcisions, reoit

les informations, distribue les rles et les responsabilits, et fait des recommandations, etc. Comment prparer une runion?

Choisir le meilleur moment pour tenir une runion; Proposer une personne seule responsable de la convocation; Envoyer les convocations temps (date, heure, lieu, participants, ordre du jour, etc.) de

prfrence crite; Avoir un ordre du jour; Prparer lobjet de la runion; Faire une prparation de la runion avec les membres du bureau; Prparer le lieu de la runion: les siges doivent tre disposs de sorte que tous les participants

la runion puissent se voir, sexprimer librement et arriver un consensus. La participation des membres est un facteur essentiel dans les runions. Si les participants la runion sont assis en escalier leur participation sera moindre. La position en U ou V doit tre privilgie en ce sens quelle permet un meilleur partage dides et une plus grande communication.

Comment conduire une runion? Introduction de la runion:

Prvoir un (e) prsident (e) de sance (rle); Prvoir un (e) secrtaire de sance (rle); Vrifier les prsences; Rappeler les dcisions prises lors de la runion prcdente (lire le PV); Prsenter lordre du jour et s'assurer que chacun (e) la bien compris; Veiller commencer lheure prvue; Tirer des conclusions en commun; Rappeler les chartes de comportement de la runion.

Conduite effective de la runion

Respecter lordre du jour; Favoriser la participation de chacun; Stimuler les changes; Assurer des synthses partielles; Prendre note progressivement.

Conclusion de la runion

Effectuer la synthse globale; Vrifier que le secrtaire a bien not; Terminer lheure prvue.


Que faire aprs la runion?

Sassurer que le PV est labor; Appliquer et contrler les dcisions prises; Poursuivre les activits quotidiennes.

Il est important que ceux qui ont prpar la runion se retrouvent pour valuer la runion, cest dire: Voir ce qui a t bon, ce qui a t moins bon et comment faire mieux lavenir.


Fiche dinformation n 7 La gestion des activits Questions focales 1. Pourquoi est-il important de repartir et de suivre les activits au sein de votre OCB?

2. Comment procdez-vous pour repartir et suivre les activits au sein de votre OCB?


Susciter la confiance des membres et des partenaires; Favoriser la bonne marche de lOCB; Favoriser la transparence; Susciter lengagement des membres.

Rponse QF 2

Lvaluation priodique; Les runions frquentes.


Fiche dinformation n 8 Les outils de gestion des activits (plan de travail - tableau de bord) Le suivi et le contrle du travail et des responsabilits (plan de travail) Pour suivre et contrler les responsabilits confies un membre, un leader ou un groupe, il faut avoir auparavant fix, si possible par crit, les diffrentes tches dont ils taient responsables et les dlais dans lesquels ils devaient les accomplir. Sur la base de ce document et au moment donn, il sera alors possible de comparer les objectifs fixs dans la description du poste et les responsabilits et les ralisations effectives. (Exemple voir rles et responsabilits du prsident, du secrtaire, du trsorier). Le suivi des activits mises uvre (tableau de bord) Pour suivre et contrler les activits mises en uvre par une OCB, plusieurs mthodes sont dveloppes pour dune part suivre, et dautre part contrler ou valuer. Gnralement, pour suivre les activits, on utilise des fiches de suivi. En fonction de lactivit, la fiche peut tre construite en mettant en vidence le nom de lactivit, lindicateur de suivi (prvu, ralis, cart), la date de dmarrage et la date de fin de lactivit (ou chronogramme) et les observations. Le tableau de bord fait la synthse de toutes les fiches de suivi et il peut se prsenter comme suit:

Date:

Indicateurs Activits

Prvu Ralis Ecart Date de

dmarrage Date de fin Observations

Activit 1

Activit 2

Activit n

] ] ]


Sance 2: Outils et procdures de gestion financire de lOCB Rsultats attendus A la fin de la sance, le participant doit tre capable de:

Citer les principales outils et procdures de gestion financire dans une OCB; Expliquer limportance davoir des outils de gestion simplifis; Dcrire les outils de gestion des ressources financires ncessaires au bon fonctionnement de

lOCB; Matriser lutilisation de ces outils de gestion dans le respect des procdures administratives et

financires.

Fiche dinformation n 9 Les outils de gestion financire Questions focales 1. Pourquoi utilisez-vous les outils de gestion financire?

2. Comment utilisez-vous les outils de gestion financire en, montrant les formats pratiques et leur

mode dutilisation?



Eviter les conflits internes et les frustrations des membres; Attirer les bailleurs de fonds, bien grer lOCB; Instaurer la transparence; Motiver les membres.

Rponse QF 2 Cahier de caisse

Date No dordre Motif Entre Sortie Solde Observations

Solde -Dpart

Total

Cahier de cotisations

Prnoms et nom Montant Date Village

Cahier de cotisation mensuelle

Prnoms et nom J F M A M J J A S O N D Observation


Cahier de banque

Date No dordre Motif Entre Sortie Solde Observations

Solde -Dpart

Total

Cahier de recettes/dpenses

Date Motifs Montant Observation

Total

Cahier de matriel

Cahier de bilan financier

Recettes

Dpenses

Solde

Cotisations

Caisse et banque

Matriel Nature Date dentre

Quantit Valeur Observations


Cahier de bilan dactivits

Nom de lactivit

Priode

Total de recettes

Amortissements

Total dpenses

Lutilit davoir un systme de gestion financire

Instaurer la transparence dans lOCB; Susciter la confiance des membres et des partenaires; Eviter les conflits internes; Avoir une situation claire, faciliter le contrle, viter les frustrations au niveau des membres,

voir si les activits sont rentables ou non, rectifier les erreurs de gestion, permettre une meilleure organisation de lOCB.

Les outils de gestion financire de lOCB Le journal de caisse Prsentation

Date Dsignation Entre Sortie Solde Observations

(1) Report* (3)* (5)* (6)

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

Total (7) (8) (9) (6)

Moment dutilisation Le journal de caisse est utilis par le trsorier chaque fois quune opration dentre ou de sortie dargent de la caisse de lOCB est ralise Mode dutilisation Mettre dans lespace numro

(1) La date de lopration (2) La nature ou lobjet de lopration (3) Les montants dposs en banque (4) Les montants dposs en banque (5) La diffrence entre les entres et les sorties: le solde en banque. Il est obtenu en additionnant

les entres dargent au solde antrieur ou en retranchant les sorties du solde antrieur (6) Toutes observations pouvant clarifier davantage lopration comme le numro de chque (7) Les totaux des colonnes entre sortie *Report: Solde de larrt de compte antrieur


Utilits

La tenue dun journal de caisse permet dviter les dboursements abusifs et de faciliter le contrle de lexistant dans lOCB.

Illustrations

La caisse de lOCB ADM prsente au 1er juin un solde de 26.000 FCFA. Le 15 juin une dpense de 5.000 FCFA est effectue pour rgler la location de chaises. Le 21 juin des cotisations dun montant total de 19.000 FCFA sont verses au trsorier.

Date Dsignation Entre Sortie Solde Observations

01.06.01 Report 26.000 26.000

15.06.01 Location chaises 5.000 21.000

21.06.01 Cotisations 19.000 40.000

Total 45.000 5.000 40.000

Le journal de banque Prsentation

Date Objet Entre Sortie Solde Observations

(1) Report* (3)* (5)* (6)

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

Total (7) (8) (9) (6)

Mode d'utilisation Mettre dans l'espace numro

(1) La date de lopration (2) La nature ou lobjet de l'opration (3) Les montants dposs en banque (4) Les montants dposs en banque (5) La diffrence entre les entres et les sorties: le solde en banque. Il est obtenu en additionnant

les entres dargent au solde antrieur ou en retranchant les sorties du solde antrieur (6) Toutes observations pouvant clarifier davantage lopration comme le numro de chque (7) Les totaux des colonnes entre sortie *Report: Solde de larrt de compte antrieur


Illustration

Le compte bancaire du comit de sant de Mbilor prsente un solde de 265.000 FCFA la date du 1er juin. Le 5 juin, un chque de 85.000 FCFA mis pour le rglement dune facture de mdicaments. Le 8 juin, les recettes dun montant de 60.000 FCFA sont verses en banque.

Date Objet Entre Sortie Solde Observations

01.06.01 Report 265.000 265.000

05.06.01 Achat mdicaments 85.000 180.000 Chque n 1837

08.06.01 Recettes 60.000 (5) *B/V n 3457

Total 325.000 85.000 240.000

*: Bordereau de versement Le registre des recettes et dpenses Prsentation

Recettes Dpenses Date Dsignation

(3) (3) (3) (4) (4) (4) (4)

(1) Report

(1) (2) (5) (5) (5) (6) (6) (6) (6)

(1) (2) (5) (5) (5) (6) (6) (6) (6)

(1) (2) (5) (5) (5) (6) (6) (6) (6)

Total (7) (7) (7) (7) (7) (7) (7)

Moment dutilisation

Le document est utilis pour chaque activit gnratrice de revenus mene par lOCB. Il est tenu en principe par les membres de lorgane charg de la gestion de lactivit. Un enregistrement y est fait chaque fois quune opration de recettes ou de dpenses est ralise par rapport lactivit concerne

Mode dutilisation - Mettre dans lespace numro

(1) La date laquelle lopration est ralise (2) La nature de l'opration (3) Le libell de la recette par catgorie (4) Le libell de la dpense par catgorie (5) Le montant de la recette par catgorie (6) Le montant de la dpense par catgorie (7) Le total de chaque colonne de recettes et dpenses


Illustration

Pour le mois de mai 2001, les oprations suivantes ont t enregistres au niveau du comit de sant de Mbilor. Le 8 mai, consommation de gasoil pour FCFA 22.000. Le 19 mai, paiement des frais dentretien de FCFA 13.000. Le 25 mai, versement des recettes de FCFA 187.000. Le 30 mai, paiement des salaires de FCFA 50.000.

Recettes Dpenses Date Dsignation

Gasoil Entretiens Salaires Autres

Report

08.05.01 Achat Gasoil 22.000

19.05.01 Frais dentretien 13.000

25.05.01 Recettes 187.000

30.05.01 Paiement salaires 50.000

Total 187.000 22.000 13.000 50.000

Le compte dexploitation ou la dtermination du rsultat Prsentation

Priode du: (1) au: (2)

Rubriques Montant

Recettes

(3) (4)

(3) (4)

(3) (4)

Total Recettes (5)

Dpenses

(6) (7)

(6) (7)

(6) (7)

Amortissements (8)

Total Dpenses (9)

Rsultat (Total recettes Total dpenses) (10)

Moment dutilisation

Le compte dexploitation est le document qui permet de calculer le rsultat dune activit gnratrice de revenus pour une priode donne. Le rsultat est la diffrence entre les recettes et les dpenses. Il y a bnfice lorsque les recettes sont suprieures aux dpenses, et il y a perte dans le cas contraire. Il est tabli chaque fois que lOCB dcide dvaluer la rentabilit dune activit.


Mode dutilisation - Mettre dans lespace numro

(1) La date marquant le dbut de la priode considre (2) La date de fin de priode (3) Le montant total de recettes par rubrique (4) Le montant total de recettes par rubrique (5) Le montant total des recettes (6) Le libell de la rubrique des dpenses par catgorie (7) Le montant total des dpenses par catgorie (8) Le montant des amortissements (9) Le montant total des dpenses y compris les amortissements (10) Le rsultat dexploitation

Utilits

Le compte dexploitation permet de mesurer le bnfice ou la perte de lexploitation, de rectifier les erreurs de gestion, de comparer les rsultats dune priode une autre et de comparer le montant des charges par rapport au chiffre daffaires pour chaque priode.

Illustration

Calculer les rsultats dexploitation du comit de forage de Mbilor sachant que les amortissements mensuels sont valus 17.000 FCFA.

Rubriques Montant

Recettes 187.000

Total Recettes 187.000

Dpenses

Consommation gasoil 22.000

Frais dentretien 13.000

Salaires 50.000

Amortissements 17.000

Total Dpenses 92.000

Rsultat (Total recettes Total dpenses) 95.000


Fiche dinformation n 10 Les procdures financires Questions focales 1. Comment effectuez-vous les procdures des oprations financires? Pour la caisse

Pour la banque

Pour les achats


Productions Pour la caisse

La caisse ne concerne que les petites dpenses; Le trsorier est responsable de la gestion de la caisse; La caisse doit tre toujours approvisionne; Lentre ou la sortie dargent doit faire lobjet dcritures dans le cahier de caisse; Lentre ou la sortie dargent saccompagne toujours de la prsentation de pices justificatives.

Pour la banque Le prsident et le trsorier doivent contresigner les carnets de chques pour effectuer les retraits et les versements. En outre, ils doivent soccuper de louverture des comptes de lOCB. Ainsi les remarques ci-aprs ont t faites:

Louverture du compte est assure par le prsident et le trsorier; Le prsident et le trsorier effectuent les retraits et les versements, en principe; Le prsident et le trsorier contresignent les chques; Le carnet de chques est gard par le trsorier; Le compte banque ne concerne que les dpenses importantes; Lentre ou la sortie dargent dans le compte doit tre justifie par une pice; Lentre ou la sortie dargent doit faire lobjet dcritures dans le cahier de banque pour le

trsorier. Pour les achats

La dcision dachat, approuve doit faire lobjet dune facture; Avant dexcuter la dcision dachat, la caisse est vrifie pour savoir si elle peut supporter la

dpense. Ainsi, la procdure suivante a t dfinie:

Expression du besoin dachat; Prospection pour trouver le fournisseur le moins cher; Etablissement de la facture; Vrification de la caisse; Excution de lachat; Classement de la pice justificative par le trsorier.

Cahier de procdures financires Dfinitions Une procdure est une mthode suivre pour atteindre un objectif. Il sagit de fixer selon un certain ordre, les diffrentes tapes dune dmarche. Un cahier de procdures est un document o sont consignes les procdures, les normes et les rgles relatives aux mthodes de gestion et de contrle dune OCB. Cest un document de rfrence qui peut tre considr comme le complment du rglement intrieur en ce sens que pour chaque opration de lOCB, il prcise dans le dtail, qui, quand et comment, on doit l'excuter. Il doit tre diffus et connu par tous les membres de lOCB.


Utilits

Justifier toutes les actions menes au niveau de lOCB; Scuriser les membres; Instaurer une transparence dans la gestion; Veiller une bonne rpartition des tches; Parvenir une efficacit dans le travail; Eviter les conflits de comptences; Rguler les rapports entre les membres; Faciliter les contrles; Donner une certaine crdibilit lOCB.

Quelques exemples de procdures Procdures de suivi-contrle de la caisse Normes de gestion de la caisse

La caisse de lOCB doit tre tenue par le trsorier; La caisse doit servir engager de menues dpenses; Pour des raisons de scurit, le plafond de la caisse est fix 100.000 FCFA; Une dpense de la petite caisse ne doit excder 25.000 FCFA; Le dcaissement de somme dargent excdent 25.000 FCFA nest autoris que si le paiement

par chque nest pas ais ou souhait; Un rapprovisionnement de la caisse doit tre effectu chaque fois que le solde de la caisse

atteint 5.000 FCFA; Toutes les sorties d'argent de la caisse doivent tre justifies ds la ralisation de la dpense. Une vrification de la caisse doit tre effectue avant tout rapprovisionnement; Un dcaissement pour une avance d'un montant suprieur 25.000 FCFA doit tre autoris par

le prsident; Des contrles inopins peuvent tre raliss tout moment par les commissaires aux comptes.

Procdure de rapprovisionnement de la caisse

Demander un rapprovisionnement de la caisse si le solde est infrieur ou gal 5.000 FCFA; Contrler les pices justificatives et enregistrements comptables correspondant; Etablir un chque d'un montant gal au total des dpenses justifies; Classer les pices justificatives.

Normes de gestion de la banque

Le trsorier est seul dtenteur du chquier; Les chques sont tablis par le trsorier et sont signer par le prsident et le trsorier; Les dpenses importantes ( partir de 25.000 FCFA) doivent tre faites par chque; Le dcouvert bancaire nest pas souhaitable; Le niveau des disponibilits financires en banque doit tre toujours vrifi avant

ltablissement dun chque; Toutes les sorties dargent de la banque doivent faire lobjet dune justification et dun

enregistrement comptable; Un rapprochement bancaire doit tre fait la fin de chaque mois; Les chques annuls doivent faire l'objet d'un enregistrement comptable avant leur classement.


Procdure dachat Elle sapplique aux oprations dinvestissement dont le montant est suprieur 100.000 FCFA.

Expression du besoin dachat par toute personne membre de lOCB; Approbation de la demande dachat par visa du prsident (cachet et signature); Consultation de prix (factures pro forma); Slection de la meilleure offre technique et financire par appel doffres; Etablissement de la commande (bon de commande); Rglement partiel ou total de la commande par chque et enregistrement de lopration; Rception de la commande (procs-verbal de rception aprs contrle de la quantit, de la

qualit et du prix); Rglement du reliquat sil y a lieu et enregistrement dans le grand livre.

Normes et procdure de transport Normes de transport

Les frais de transport supports dans le cadre de lexcution dune activit de lOCB sont rembourss au rel;

Toute dpense de transport doit tre justifie dans les 24 heures qui suivent le retour de du membre en dplacement. Pour ce faire une facture doit tre prsente et dans le cas chant un bon de caisse doit tre rempli par lagent concern;

La pice justificative doit tre approuve par le prsident ou tout autre membre dlgu en dehors du trsorier et des membres concerns par la dpense;

La justification de la dpense de transport entrane la destruction du papier servant de demande d'avance.

Procdure

Une avance est demande par tout membre devant effectuer un dplacement; De largent est remis par le caissier aprs une dcharge sur un papier contenant le nom du

membre et le montant sollicit; Les frais de transport effectivement supports sont justifis travers une facture ou un bon de

caisse rempli par lagent concern; La pice justificative des frais de transport est approuve par le prsident; Un enregistrement est fait dans le Journal de caisse.

Normes et procdure de bilans

Les activits ralises par lOCB pendant un an doivent faire lobjet de rapports dexcution; Les rapports dexcution doivent tre de bilans annuels technique et financier; Ces bilans doivent tre prsents en Assemble Gnrale qui les amende et approuve; Le bilan technique (rapport dactivits) est prsent par le prsident; Le bilan financier (rapport financier) est prsent par le trsorier; Ces diffrents rapports doivent tre certifis par les commissaires aux comptes.

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Sance 3: Suivi et-contrle des OCB Rsultats attendus A la fin de la sance, le participant doit tre capable de:

Expliquer limportance davoir un bon systme de suivi et de contrle des activits et des ressources financires;

Identifier les lments prendre en compte pour assurer un bon suivi et un bon contrle des ressources financires de lOCB;

Citer les principales procdures de suivi et de contrle des ressources financires.

Fiche dinformation n 11 Procdures de suivi-contrle Questions focales: 1. Pourquoi est-il important davoir un systme de suivi et de contrle?

2. Comment assurez vous ce suivi et contrle?


Productions Rsultat QF 1 Le suivi et contrle permettent dinstaller la transparence dans lOCB et dviter des dtournements. A cela, il faut ajouter la bonne conduite des activits. Rponse QF 2

Par lorganisation de visites effectues par les commissaires aux comptes; Par lapplication du rglement intrieur, et des vrifications priodiques de la gestion des

ressources financires et des activits; Par la convocation rgulire dassembles gnrales pour statuer sur les rsultats des contrles.

La synthse a port sur lutilit dun tableau de bord ralis comme suit:

Activits Prvu Ralisation Date dbut Date fin Observations

Activit 1

Activit 2

Procdures de suivi-contrle Suivi-contrle dactivits Procdures de suivi du plan de travail Le suivi et le contrle des activits reviennent vrifier la ralisation du travail confi aux responsables. Il sagira de vrifier lexcution du travail et des tches qui auront t confis certains membres ou groupes. En runions priodiques, le point se fera sur chacune des responsabilits confies et les rsultats acquis valus pour prendre sil y a lieu, les dcisions voulues. Faire ce travail revient vrifier si les objectifs fixs dans le plan de travail sont atteints finalement.


Procdures de suivi des activits Dans le processus didentification dune action partir dune connaissance progressive des besoins, des problmes, des contraintes et des potentialits, lOCB dfinit le but qui sera traduit en objectifs. Pour mettre en uvre cette action, lOCB dfinit une stratgie qui sera prcise dans le cadre dune programmation des activits concourant latteinte des objectifs et du but fix laction. Cest partir de cet exercice que lOCB obtient un cadre gnral de formulation et de programmation de laction qui pourrait se prsenter comme suit:

Objectifs Mthodes Moyens Temps de ralisation

Rsultats attendus

Objectif 1

Objectif 2

But

Objectif n

Les objectifs sont traduits en activits; Les mthodes dcrivent comment les membres de lOCB prvoient de mener une activit

donne; Les moyens rpondent la question Avec quoi (matriel, personnes, argent), lOCB prvoit de

faire une activit; Les rsultats attendus de chaque activit sont dcrits de faon prcise.

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Annexes

Annexe 1 - Procs-verbal dassemble gnrale constitutive Lan deux mille un, le huit janvier, sest tenue Mbilor une assemble gnrale pour la cration dune association de dveloppement. A louverture de la sance aux environs de 15 heures, les initiateurs de la rencontre M ______________ , M ______________ , M ______________ , M ______________ , ont, tour tour, expliqu les raisons qui motivent la cration de cette association. En effet, ils ont ensemble pris conscience de la ncessit dapporter leurs contributions la lutte contre la pauvret et la prservation de lenvironnement, et se sont engags oeuvrer dans le cadre dune structure associative. Ainsi donc, deux commissions ont t mises en place pour laborer des projets de statuts et rglement intrieur, et rflchir sur les moyens mettre en oeuvre au profit de la structure. Aprs une heure trente minutes de travaux de groupes, les deux commissions ont expos en plnire les rsultats de leurs travaux. Ainsi, il a t dcid de crer une association but non lucratif, apolitique rgie par la loi 1901, dnomme: Association pour le Dveloppement de Mbilor (ADM) . Aprs lecture et adoption des statuts et du rglement intrieur suite plusieurs amendements, lassemble gnrale a procd llection des membres du bureau qui se compose comme suit:

Prsident: _______________________________________ Vice-prsident: ___________________________________ Secrtaire: ______________________________________ Trsorier: _______________________________________

Le prsident nouvellement lu a pris la parole pour raffirmer la volont de mener bien la mission qui lui a t confie, et a exhort tous les membres oeuvrer dans la solidarit et la franchise pour atteindre les objectifs que lassociation sest fixs. La sance a t leve 21h30. Fait Mbilor, le 8 janvier 2001 Le secrtaire de sance Le prsident de sance


Annexe 2 - Demande de reconnaissance Dakar, le _____________________________ A Monsieur le Ministre de lIntrieur (Dakar) s/c Monsieur le Prfet du Dpartement de Objet: Demande de reconnaissance Monsieur le Ministre, Par la prsente, nous venons solliciter auprs de votre autorit, la reconnaissance de notre association dnomme association pour le dveloppement de Mbilor (A.D.M). Notre Association a pour but de promouvoir le dveloppement de notre localit travers la mise en uvre des programmes de dveloppement ayant des impacts rels sur la gestion des ressources naturelles et la lutte contre la pauvret Nous joignons la prsente deux exemplaires de statuts, quatre exemplaires du procs verbal de lassemble gnrale constitutive de lassociation au Sngal et quatre(4) exemplaires de la liste des membres fondateurs. Dans lattente dune suite favorable, nous vous prions de croire, Monsieur le Ministre, lassurance de notre considration distingue. Monsieur _________________________ Le Prsident Signature Liste des membres fondateurs de lOCB de Mbilor (exemple)

Noms et prnoms Fonctions Adresse Signature


Annexe 3 - Organigramme type dune OCB Lorganigramme est le schma suivant lequel est organise une OCB. Il dtermine les diffrentes entits ou organes qui la composent et dfinit les relations qui les lient. Ces relations sont hirarchiques ou fonctionnelles. Une relation est dite hirarchique si elle est caractrise par un lien dautorit dun organe sur un autre. Par exemple dans une socit de fabrication de chaussures, la direction gnrale et la direction technique et de production, ont des relations hirarchiques. La direction gnrale agit en autorit sur la direction technique et de production. Une relation est dite fonctionnelle, si lautorit ou la suprmatie ne caractrise pas la relation. Par exemple, la relation entre la direction technique et de production et la Direction des ventes est fonctionnelle entre les deux directions. Gnralement, les entits suivantes constituent les organes des OCB: Assemble gnrale

Composition - Lassemble gnrale comprend lensemble des membres de lOCB

Comptences - Elire ou pourvoir au renouvellement des membres des organes de direction; - Voter le budget prvisionnel et approuver les comptes de lexercice clos; - Dlibrer sur les questions dorientation et de stratgie de lOCB; - Examiner et approuver les rapports annuels technique et financier; - Examiner les rapports de suivi contrle de la Commission de Contrle.

Fonctionnement - Lassemble gnrale se runit au moins une fois par an en session ordinaire, ou en

session extraordinaire chaque fois que cest ncessaire. Dans les deux cas, lassemble gnrale se runit sur convocation du prsident de lOCB ou sur la demande au moins du quart des membres titulaires de lassemble gnrale.

- Les dlibrations de lassemble gnrale ne sont valables que si le tiers, au moins, de ses membres titulaires sont prsents ou reprsents, et les dcisions sont prises la majorit simple. Seuls les membres titulaires ont le droit de vote. Si le quorum n'est pas atteint lors de la premire convocation, une deuxime assemble gnrale est convoque 15 jours aprs la date de la premire convocation. Cette fois, lassemble gnrale dlibre valablement quel que soit le nombre des membres titulaires prsents ou reprsents.

Organe de direction

Composition - Un(e) prsident (e); - Un(e) vice-prsident; - Un(e) trsorier (ire); - Un (e) trsorier(ire) adjoint (e); - Un(e) secrtaire; - Un(e) secrtaire adjoint(e).

Comptences - Demander la reconnaissance juridique de lOCB; - Excuter les dcisions de lassembl gnrale; - Etablir le budget prvisionnel et le bilan de lexercice clos.


Fonctionnement - Lorgane de direction se runit au moins une fois par mois, sur convocation de son

prsident ou sur demande des deux tiers des membres titulaires ou de lensemble de la commission de contrle.

- Les dcisions dorgane de direction ne peuvent tre valables que si les deux tiers (2/3) au moins de ses membres sont prsents ou reprsents. A dfaut de consensus, les dcisions sont prises la majorit relative.

- Les runions ont lieu au sige. Un procs verbal est tabli la fin de chaque runion Election

- Les membres de lorgane de direction sont lus par les membres de lassemble gnrale. La dure du mandat des membres du comit de gestion est de un (1) an. Le candidat une fonction de lorgane de direction doit tre:

? Membre de lOCB; ? En rgle avec les statuts et le prsent rglement intrieur de lOCB;

- Tous les membres sont rligibles. Cependant, un membre de lorgane de direction ne peut pas tre lu pour plus de trois (03) mandats successifs. En cas de vacance de poste survenant en cours de mandat (dcs, dmission), lorgane de direction pourvoit provisoirement au poste vacant. Ce remplacement ne sera dfinitif que lorsquil sera entrin par lassemble gnrale.

- Des comits spcialiss peuvent tre mis en place pour lexcution dactions spcifiques comme le comit de gestion du forage, le comit moulin, etc.

Organe de contrle

Composition - Lorgane de contrle compose de membres lus par lassemble gnrale en son sein et

parmi ceux ne faisant pas partie de lorgane de direction. Un des membres sera nomm par ses pairs prsident de la commission de contrle.

- La dure du mandat de lorgane de Contrle est fixe par lAssemble Gnrale Missions

- Lorgane de contrle est charg de suivre et de vrifier la gestion des ressources de lOCB.

Fonctionnement - Annuellement, lorgane de contrle prsente lassemble gnrale un rapport

concernant la gestion des ressources financires et matrielles de lOCB. Lorgane de contrle doit avoir accs tout moment des fins de vrification aux comptes et tout document relatif la gestion des ressources de lOCB.

- Il se runit chaque fois que cest ncessaire sur convocation de son Prsident ou sur la demande de la moiti plus un de ses membres.

- Si ncessaire, lorgane de contrle peut se faire assister dans son travail par des comptences externes.

- Lexistence de lorgane de contrle nexclut pas la possibilit de faire appel en cas de besoin, des contrleurs externes.

- Lorganigramme peut tre schmatis comme suit:


Assemble gnrale

Trsorier

Assemble gnrale

Organe de direction Organe de contrle

Comits spcialiss

Vice-prsident

Prsident

Secrtaire

Assemble gnrale


Annexe 4 - Statuts Titre I - Dnomination, objet et composition Article 1 Dnomination Il est cre Mbilor, conformment aux dispositions du code des obligations civiles et commerciales, une association dnomme Association pour le Dveloppement de Mbilor en abrg A.D.M. Sa dure de vie est illimite et son sige social est install Mbilor. Le sige de lassociation peut tre transfr en tout lieu du territoire national sur simple dcision de lassemble gnrale et des antennes dcentralises peuvent tre ouvertes au niveau des diffrentes rgions du pays. Article 2 - Objet Lassociation a pour objectifs de:

Assurer la couverture des besoins essentiels pour la survie: principalement la couverture alimentaire, leau potable et laccs un toit, avec une implication effective des cibles;

Favoriser la prise de responsabilit locale avec la participation de tous les acteurs pour une utilisation longue chance des ressources naturelles disponibles;

Promouvoir une bonne gouvernance travers des programmes et activits appropries; Dvelopper lesprit dentreprenariat et de solidarit au sein de la population.

Article 3 - Les membres Lassociation est ouverte tous dans le respect des convictions individuelles, dans lindpendance lgard des entits politiques religieuses ou syndicales. La qualit de membre se perd par dmission par dcs ou par exclusion prononce par le comit directeur pour non-paiement de la cotisation ou pour motif grave. Nul ne peut tre exclu sans avoir t au pralable entendu sur les faits qui lui sont reprochs. Tout membre dmissionnaire ou exclu ne peut plus prtendre au remboursement mme partiel des sommes quil a verses. En outre, il est tenu, pendant cinq ans et pour sa part envers les autres membres et envers les tiers, de toutes les dettes sociales existant au moment de sa sortie. Titre II - Administration et fonctionnement Article 4 - Les organes Les organes de lassociation sont lassemble gnrale et le bureau excutif. Article 5 - Lassemble gnrale Elle comprend tous les membres de lassociation. Lassemble gnrale (A.G.) se runit deux fois par an en session ordinaire, et chaque fois quelle est convoque en session extraordinaire par le bureau ou sur la demande des deux tiers (2/3) de ses membres. Elle est prside par le prsident du bureau excutif. Elle adopte le programme dactivits, les statuts et rglement intrieur de lassociation. Son ordre du jour est arrt par le bureau.


Elle examine les rapports sur la gestion du bureau et sur la situation financire de lassociation. Elle peut dsigner en dehors du bureau, une commission de contrle de deux membres chargs de la vrification des comptes de lassociation. Elle approuve les comptes de lexercice et vote le budget de lexercice suivant. Les dlibrations de lassemble gnrale sont prises par vote la majorit absolue. La prsence des 2/3 des membres est ncessaire pour la validation des dlibrations. Si ce quorum nest pas atteint, il est convoqu, huit jours au moins dintervalle et avec le mme ordre du jour, une deuxime assemble qui dlibre valablement quel que soit le nombre de membres prsents. Lassemble gnrale est souveraine et ses dcisions sont excutoires. Article 6 - Le bureau excutif Le bureau excutif est compos dun prsident, dun vice-prsident dun secrtaire gnral et dun trsorier. Le bureau excutif est lu pour une dure de trois ans renouvelables au tiers. Les membres sortant sont rligibles. Le bureau se runit au moins une fois par mois sur convocation de son prsident. Il sera obligatoirement tenu de se runir si au moins 1/3 de ses membres en fait la demande par crit au prsident. Il est tenu un procs verbal de runion qui doit tre sign par le prsident et le secrtaire de sance. Les dcisions sont prises la majorit absolue des membres prsents et en cas de partage des voix, celle du prsident est prpondrante. Le bureau peut convoquer ces runions, titre consultatif tout membre de lassociation ou toutes personnes dont les comptences seraient utiles lobjet des travaux. Dans tous les cas, seuls les membres du bureau ont droit de vote. Article 7 - Les attributions des membres du bureau Le prsident: Il reprsente la personne morale de lassociation dans tous les actes de la vie civile. Il veille au respect des statuts et du rglement intrieur ainsi quaux orientations et dcisions de lassemble gnrale. Il est investi, avec possibilit de substitution de tous les pouvoirs cet effet. Il peut consentir toutes transactions avec autorisation du bureau. Il convoque et prside les assembles gnrales et les runions du bureau. En cas dempchement, il est remplac de plein droit par le vice-prsident. Le vice prsident: Il remplace le prsident en cas dempchement. Le secrtaire gnral: Il est charg de tout ce qui concerne la correspondance et les archives. Il rdige les procs verbaux des runions de bureau et des assembles gnrales, dune manire gnrale toutes les critures concernant le fonctionnement de lassociation, lexception de celles qui concernent la comptabilit. Il dtient tous les registres prvus par la loi. Le trsorier: Il est charg de tout ce qui concerne la gestion du patrimoine de lassociation. Il peroit les cotisations et toutes sommes dues ou revenant lassociation. Il effectue tous les paiements au nom de lassociation. Tout dcaissement suppose la signature conjointe du prsident et du trsorier. Il tient une comptabilit rgulire de toutes les oprations effectues par lui et en rend compte au bureau chacune de ses runions et lassemble gnrale en fin de mandat, laquelle approuve sil y a lieu sa gestion. Toute dpense doit tre autorise par le bureau et en cas durgence par le prsident.


Titre III - Ressources Article 8 - Les ressources Les ressources de lassociation se composent de la vente des cartes de membre, de la cotisation et des libralits des membres, des prestations de services des membres et des subventions ou tout autre don. Titre IV - Modification des statuts Article 9 - Modifications Les statuts ne peuvent tre modifis que sur proposition du bureau de lassociation, par les membres qui composent lassemble gnrale. Le texte des modifications doit tre communiqu aux membres de lassemble gnrale, un mois au moins avant la runion fixe. Dans tous les cas, les statuts ne peuvent tre modifis qu la majorit des 2/3 des membres prsents. Les modifications apportes aux statuts et celles qui seraient survenues dans ladministration de lassociation seront portes la connaissance du Ministre de lIntrieur dans un dlai de trois mois. Titre V - Dissolution Article 10 - Dissolution Lassemble gnrale convoque pour la dissolution de lassociation doit comprendre au moins les 2/3 des membres. La dissolution ne peut tre prononce qu la majorit des 2/3 des membres prsents. Les dlibrations de lassemble gnrale portant dissolution de lassociation, sont immdiatement adresses au Ministre de lIntrieur en trois (3) exemplaires. Elles ne sont valables quaprs avoir t approuves par cette autorit. Article 11 - Rtrocession En cas de dissolution de lassociation, le reliquat de lactif sera dvolu une uvre sociale. Mention: Statuts lus et approuvs par lassemble gnrale constitutive


Annexe 5 - Rglement intrieur Dispositions gnrales Article 1 Le prsent rglement intrieur a pour but de dterminer les conditions des diffrentes dispositions prvues par les statuts. En cas de contestation sur son contenu, les dispositions des statuts prvalent. Conditions dadhsion Article 2 Tout membre doit remplir les conditions de larticle 2 des statuts. Il reoit une carte qui spcifie sa qualit de membre, un exemplaire des statuts et rglement intrieur. Le prix de la carte de membre est fix cinq mille (5.000) FCFA. Article 3 Le bureau excutif a pouvoir dapprcier et de donner suite toute demande qui lui est soumise. Il se runit chaque fois que de besoin. Cotisations Article 4 Les membres de ADM sont astreints une cotisation annuelle de trois mille (3.000) FCFA soit en un versement unique, soit en versements mensuels. Article 5 Le non-versement rpt de cotisation est considr comme rupture dengagement susceptible de faire lobjet de sanction, tout comme les autres obligations statutaires. Fonctionnement Article 6 Les dbats de lassemble gnrale et du bureau se droulent dans lordre et le respect mutuel. Article 7 Pour chaque runion du bureau, ou de lassemble gnrale, il sera dress une liste de prsence et un procs verbal. Article 8 Les convocations pour lassemble gnrale doivent tre envoyes aux membres quinze jours au moins avant la date de la runion.


Article 9 Le bureau excutif peut faire des propositions de ramnagement interne pour la bonne marche de lassociation. Article 10 Le bureau est investi des pouvoirs disciplinaires quil exerce au cours des assembles gnrales. Aussi, il pourra expulser tout participant dont le comportement sera de nature troubler le bon fonctionnement de lassemble gnrale. Article 11 Tout membre de lassociation est soumis une discipline:

Sacquitter de son droit dadhsion et de sa cotisation annuelle; Respecter les statuts et rglement intrieur; Participer activement aux activits de lassociation; Participer aux assembles gnrales et en accepter les conditions.

Article 12 Lassemble gnrale donne un avertissement ou un blme selon la gravit de la faute commise aprs audience du fautif. Elle dcide galement les expulsions. Les sanctions sont notifies par crit aux intresss. Article 13 Constituent des fautes susceptibles de sanctions:

Le non-paiement des cotisations aprs rappels; La non participation aux activits; La non participation aux assembles gnrales sans justification; Les actes de nature porter prjudice moral ou matriel lassociation.

Article 14 La qualit de membre se perd par:

Dmission constate par lettre adresse au prsident; Dmission constate par inactivit; Exclusion prononce par lassemble gnrale; Dcs.

Article 15 Le bureau est charg de veiller lapplication correcte du prsent rglement intrieur. Il fixe les sommes qui peuvent tre dues aux membres de lassociation loccasion de reprsentations exceptionnelles ou pour leurs diligences, sans que ces allocations puissent avoir un caractre de traitement; toutes fonctions dans lassociation tant gratuites. Il tablit chaque anne les comptes de lexercice clos et le projet de budget soumettre lassemble gnrale.


Il peut faire toute dlgation de pouvoir pour une question dtermine et pour un temps limit. Cette numration des pouvoirs du bureau excutif nest pas limitatif. Article 16 - Contrle de gestion Deux commissaires aux comptes sont lus par lassemble gnrale et sont chargs du contrle de la gestion. Article 17 - Conditions dadhsion La qualit de membre actif sacquiert par adhsion. La demande dadhsion est formule par crit. La qualit de membre actif nest acquise quaprs paiement de frais dadhsion fixs par lassemble gnrale. Article 18 - Dissolution Lassociation peut tre dissoute par anticipation sur dcision des 2/3 des membres. En cas de dissolution volontaire, lAG nomme un ou plusieurs commissaires. Les biens de lassociation seront dvolus une institution de mme nature.


Annexe 6 - La notion de pices justificatives Critres de validit dune pice justificative Pour quune pice justificative soit valable, il faut quelle ait les lments suivants:

Signature; Date; Ecriture sans surcharge; Lisibilit; Prcision de la nature de lopration; Correspondance entre montant entre lettres et en chiffre, approbation.

Le reu Prsentation

Date: Reu n:

Reu la somme de:

Nom:

Objet:

Signature:

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gestion administrative et financière des organisations ...pdf.usaid.gov/pdf_docs/pnadc809.pdf ·...

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