CURRICULUM APPRENTISSAGE EN ANIMATION EN AMONT POUR LA CONCEPTION PARTICIPATIVE

DES AHA

Module 10:Maîtrise d’ouvrage de

l’Irrigation de Proximité

SOMMAIRE

SIGLES ET ABRÉVIATIONS.............................................................................4

I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION.................................................................5

II. OBJECTIFS DU MODULE............................................................................5

III. PUBLIC CIBLE.................................................................................................5

IV. DURÉE DU MODULE.....................................................................................6

V. DÉROULEMENT...............................................................................................6

5.1 Séance 1 : Identification des différents intervenants, définition de leurs rôles et leurs responsabilités................................................6

5.2 Séance 2 : Procédures administratives et financières de la mise en œuvre du projet d’IP.................................................12

VI. ÉVALUATION.................................................................................................26

VII. BIBLIOGRAPHIE.........................................................................................27

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SOMMAIRE

SIGLES ET ABRÉVIATIONS.............................................................................4

I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION.................................................................5

II. OBJECTIFS DU MODULE............................................................................5

III. PUBLIC CIBLE.................................................................................................5

IV. DURÉE DU MODULE.....................................................................................6

V. DÉROULEMENT...............................................................................................6

5.1 Séance 1 : Identification des différents intervenants, définition de leurs rôles et leurs responsabilités................................................6

5.2 Séance 2 : Procédures administratives et financières de la mise en œuvre du projet d’IP.................................................12

VI. ÉVALUATION.................................................................................................26

VII. BIBLIOGRAPHIE.........................................................................................27

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SIGLES ET ABRÉVIATIONS

APD Avant-projet détaillé

AR Accusé de réception

B.E.T Bureau d’études Techniques

BT Bâtiments Travaux

CCAP Cahier des clauses Administratives Particulière

DCE Dossier de Consultation des Entreprises

IP Irrigation de Proximité

M.O. Maître d’Ouvrage

MAO Matériels Appareillages et Outils

ONG Organisation Non Gouvernementale

OS Ordre de Service

PV Procès-Verbal

RCD L’assurance Responsabilité Civile Décennale

TP Travaux Publiques

TRC Assurance Tous Risques Chantier

TTC Toutes Taxes Comprises

TVA Taxe sur la Valeur Ajoutée

I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

En IP, la démarche projet implique l’intervention de plusieurs acteurs. Tous ces acteurs n’ont pas toujours les mêmes compréhensions sur leurs rôles et leurs domaines d’intervention.

On utilise les termes issus des travaux d’infrastructures publiques :

Le maître d’ouvrage ;

Le maître d’œuvre;

Et les autres intervenant (entreprises, banques, les assurances etc.).

Le présent module est conçu pour clarifier les rôles et responsabilité de chaque acteur ou groupe d’acteurs dans le processus de conception, de mise en œuvre et de suivi d’un projet d’irrigation de proximité. Le module comprend deux séances d’animation :

Séance 1 : Identification des différents intervenants, définition de leurs rôles et leurs responsabilités

Séance 2 : Procédures administratives et financières de la mise en œuvre du projet d’IP

Chaque séance de facilitation comprend les éléments suivants :

Objectifs d’apprentissage ;

Démarche d’animation;

Temps nécessaire ;

Matériels, appareillages et outillages.

II. OBJECTIFS DU MODULE

2.1. Objectif général

Au terme de ce module, les participants seront capables d’expliquer les procédures de conception, de mise en œuvre, de suivi évaluation d’un projet d’IP.

2.2. Objectifs spécifiques

Identifier les différents intervenants ;

Définir leurs rôles et leurs responsabilités ;

Expliquer les procédures administratives et financières de la mise en œuvre du projet d’IP.

III. PUBLIC CIBLE

Ce module est destiné aux acteurs intermédiaires de l’irrigation de proximité :, Services techniques de l’État, Bureaux d’études/ONG, Collectivités, Chambre Régionale d’Agriculture.

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I. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

En IP, la démarche projet implique l’intervention de plusieurs acteurs. Tous ces acteurs n’ont pas toujours les mêmes compréhensions sur leurs rôles et leurs domaines d’intervention.

On utilise les termes issus des travaux d’infrastructures publiques :

Le maître d’ouvrage ;

Le maître d’œuvre;

Et les autres intervenant (entreprises, banques, les assurances etc.).

Le présent module est conçu pour clarifier les rôles et responsabilité de chaque acteur ou groupe d’acteurs dans le processus de conception, de mise en œuvre et de suivi d’un projet d’irrigation de proximité. Le module comprend deux séances d’animation :

Séance 1 : Identification des différents intervenants, définition de leurs rôles et leurs responsabilités

Séance 2 : Procédures administratives et financières de la mise en œuvre du projet d’IP

Chaque séance de facilitation comprend les éléments suivants :

Objectifs d’apprentissage ;

Démarche d’animation;

Temps nécessaire ;

Matériels, appareillages et outillages.

II. OBJECTIFS DU MODULE

2.1. Objectif général

Au terme de ce module, les participants seront capables d’expliquer les procédures de conception, de mise en œuvre, de suivi évaluation d’un projet d’IP.

2.2. Objectifs spécifiques

Identifier les différents intervenants ;

Définir leurs rôles et leurs responsabilités ;

Expliquer les procédures administratives et financières de la mise en œuvre du projet d’IP.

III. PUBLIC CIBLE

Ce module est destiné aux acteurs intermédiaires de l’irrigation de proximité :, Services techniques de l’État, Bureaux d’études/ONG, Collectivités, Chambre Régionale d’Agriculture.

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IV. DURÉE DU MODULE

Durée : 5H 00

V. DÉROULEMENT

Présentation des participants et des facilitateurs ;

Élaboration des normes de conduite pendant les séances;

Formulation des attentes des participants.

Etape 1 : Élaboration des normes de conduite. Il s’agira de lister un certain nombre de normes applicables à tout le monde pendant toute la durée du module. Le participant utilisera à cet effet la case ci-dessous.

Etape 2 : Formulation des attentes des participants.Le participant écrit dans ce cadre ses attentes et les porte à la connaissance du facilitateur :

5.1. Séance 1 : Identification des différents intervenants, définition de leurs rôles et leurs responsabilités.

5.1.1. Objectifs d’apprentissage

A l’issue de cette séance, les participants seront capables de :

Définir le maître d’ouvrage, l’exercice de la maîtrise d’ouvrage, les obligations du maître d’ouvrage ;

Définir le maître d’œuvre ses attributions ses missions et obligations ;

Définir l’entrepreneur son mode d’intervention, ses obligations ;

Expliquer les rôles d’autres intervenants (le contrôle technique, les assurances et les banques)

5.1.2 Démarche d’animation

Etape1 : identification des acteurs. Le facilitateur introduit le chapitre sur les acteurs par un brainstorming en demandant d’expliquer

un cas de mise en œuvre de projet d’IP selon leurs expériences.

Le facilitateur demande de citer les différents acteurs qui ont pris part au projet.

Pendant l’exposé des participants, le facilitateur note sur un tableau les différents acteurs cités,

Il complète les réponses des participants par l’exemple de l’encadré ci-dessous

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Le projet d’aménagement du bas-fond de Molasso

La commune rurale du Kapolondougou décide d’aménager le bas-fond de Molasso. Elle réunit les financements nécessaires, règle la question foncière et définit les grandes caractéristiques de cet aménagement. La Commune rurale de Kapolondougou est le Maître d’ouvrage du Projet.

Elle confie la responsabilité de conduire ce projet à sa bonne fin à une commission villageoise de Molasso qu’elle charge de gérer l’argent. Cette commission assure les fonctions d’un maître d’ouvrage délégué. Elle s’adresse à un bureau d’étude pour faire les plans d’aménagement et contrôler l’exécution des travaux. Ce bureau d’Étude est le Maître d’œuvre du projet.

Comme elle n’a pas tout à fait confiance au bureau d’Étude, elle demande régulièrement l’avis de la Direction Régionale du Génie Rural qui joue un rôle d’appui à la maitrise d’ouvrage.

Les ouvrages sont construits par une entreprise selon les plans fournis par le bureau d’étude. Cette entreprise est donc un des réalisateurs du projet. Il sera payé directement par la commission quand le bureau d’étude leur certifiera que les ouvrages sont conformes à ses plans.

Une foi l’aménagement terminé, la gestion et l’entretien de l’ouvrage seront assurés par l’association des maraîchers qui sera donc l’exploitant du bas-fond.

Il résume l’exemple précédant en dégageant trois ensembles de fonctions distinctes :

Le premier (le maître d’ouvrage, le maître d’ouvrage délégué, les services techniques) assume les fonctions « politiques » d’orientation, de supervision et la responsabilité globale du projet ;

Le second (le maître d’œuvre : Bureau d’Études, ONG…,) assure les fonctions opérationnelles de conception, de coordination y compris le montage et le suivi des actions et des réalisations.

Ces deux groupes constituent le noyau d’un projet.

Le troisième (l’entreprise et autres prestataires) est chargé de l’exécution des actions de réalisation.

Etape 2 : Rôles et responsabilités des acteurs.En brainstorming, le facilitateur demande aux participants, en s’inspirant des exemples de l’étape précédente, de:

Définir le maître d’ouvrage, le maître d’œuvre, l’entrepreneur ;

Citer les attributions et les obligations du maître d’ouvrage, du maître d’œuvre et de l’entrepreneur ;

Expliquer l’exercice de la maitrise d’ouvrage.

Le facilitateur note sur un tableau les réponses puis il fait une projection vidéo des définitions et terminologies des références techniques ci-dessous.

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Référence Techniques :

Le maître d’ouvrageDéfinition :Le maître d’ouvrage est la personne (physique ou morale) désignée dans les documents des marchés et pour le compte de qui les travaux ou ouvrages sont exécutés.

Les attributions du maître d’ouvrage sont : La détermination de la localisation de l’ouvrage ; La faisabilité et l’opportunité de l’opération ; La définition du programme ; La détermination de l’enveloppe financière prévisionnelle ; Le financement ; Le choix du processus selon lequel l’ouvrage sera réalisé ; La passation des contrats d’études et des contrats de travaux ; La passation et la gestion des contrats de contrôle technique ; La réception de l’ouvrage.

Exercice de la maitrise d’ouvrageL’exercice de la maîtrise d’ouvrage peut se faire selon trois schémas :

La maîtrise d’ouvrage directe : le maître de l’ouvrage assure lui-même toutes les tâches et responsabilités : cela suppose l’existence des compétences et des moyens au sein de ses propres services;

La conduite d’opération : le maître d’ouvrage exerce pleinement toutes ses responsabilités tout en faisant appel à des compétences et moyens extérieurs. La conduite d’opération est une assistance à caractère technique, administratif et financier;

Le mandataire : le maître de l’ouvrage qui ne possède pas les compétences et capacités suffisantes peut confier à un mandataire, dans la limite du programme et de l’enveloppe définis, l’exercice en son nom et pour son compte, de tout ou partie de ses attributions suivantes à l’exception du choix du maître d’œuvre et de l’entrepreneur :

Définition des conditions administratives et techniques selon lesquelles l’ouvrage sera étudié et exécuté ;

Préparation du choix de maître d’œuvre, signature du contrat de maîtrise d’œuvre après approbation du choix du maître d’œuvre, gestion du contrat de maîtrise d’œuvre ;

Approbation des avant-projets et accord sur le projet ; Préparation du choix de l’entrepreneur, signature du contrat de travaux après approbation

par le maître d’ouvrage, gestion du contrat de travaux ; Versement de la rémunération de la mission de maîtrise d’œuvre et des travaux ; Réception des ouvrages.

Obligations du maître d’ouvrageLes obligations du maître d’ouvrage sont :

Fournir les données de base au Maître d’œuvre (programme, budget, topo, reconnaissance des sols, …) ;

Veiller au respect des obligations de chacun en matière d’assurance, de sécurité des personnes, de respect des obligations légales vis à vis du code de travail.

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Le maître d’œuvre

Définition :Le maître d’œuvre est la personne physique ou morale qui, pour sa compétence technique, est chargée par le maître d’ouvrage de concevoir et de contrôler l’exécution des marchés de travaux et de proposer leur règlement et leur réception. Il doit notamment s’assurer du respect de la réglementation, des stipulations contractuelles et des règles de l’art.

Les attributions du maître d’œuvre :La mission attribuée au maître d’œuvre est fonction des besoins exprimés par le maître d’ouvrage. On peut citer :

Les vérifications préalables des ressources (enveloppe financière et autres moyens matériels) ;

Les esquisses ; L’avant-projet Sommaire ; Le projet qui comprend un Avant-projet détaillé (APD), un dossier descriptif des travaux par

lot avec les spécifications techniques et un dossier financier sur la rentabilité du projet ; Le dossier d’exécution ; Le dossier de consultation des entreprises (DCE) qui définit le règlement de la consultation

pour sélectionner l’entrepreneur. Il définit également les documents techniques à fournir dans la présentation des offres.

L’assistance pour la dévolution des marchés de travaux qui consiste à établir un tableau d’analyse des offres et à participer à la mise au point du marché et des documents définitifs ;

La direction des travaux qui comprend le contrôle des travaux, la gestion des réunions de chantier, l’émission des ordres de service et la participation aux essais des matériaux.

Autres missions du maître d’œuvre Le maître d’ouvrage peut également confier au maître d’œuvre certaines missions, notamment :

L’ordonnancement, le pilotage et la coordination ;

La gestion financière des travaux : assistance au maître d’ouvrage dans les travaux supplémentaires et les avenants, tenu de l’état mensuel récapitulatif des travaux et des dépenses par lot, etc…

Assistance lors de la réception des travaux.

Obligations du Maître d’œuvre :Le maître d’œuvre apporte une assistance au maître d’ouvrage pour :

Conseil juridique et technique pour l’exécution du projet ;

Garantir le respect de la réglementation ;

Garantir la validité des décomptes.

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L’entrepreneurDéfinition :L’entrepreneur est la personne morale chargée de l’exécution des travaux conformément aux documents contractuels et réglementaires. La mission qui lui est dévolue est l’exécution des travaux en conformité avec les plans, les normes de construction et les règles en vigueur. Il est réputé techniquement compétent dans son domaine d’intervention et il est responsable de la solidité et de la qualité des travaux qu’il exécute.

Mode d’intervention :Pour l’exécution de sa mission, l’entreprise peut soumissionner à titre individuel ou en groupement :

Le groupement solidaire : chaque entreprise s’engage pour la totalité de l’ouvrage à exécuter et est prête à pallier aux insuffisances d’une autre ;

Le groupement conjoint : chaque entreprise est engagée sur une partie qu’elle exécute ; L’entreprise générale : elle s’engage seule sur un marché décomposé en lots techniques.

Elle peut confier des travaux à un sous-traitant. La sous-traitance peut être de spécialité ou de capacité.

Obligations :Dans l’exécution de sa mission, l’entreprise a les obligations suivantes :

Garantie d’achèvement des travaux en conformité avec les dispositions du marché ; Respect des normes et règles de l’art ; Garantie de bon fonctionnement et solidité des ouvrages ; Respect des règles d’hygiène et de sécurité ; Il est responsable, vis à vis du maître d’ouvrage, de la qualité de l’ouvrage exécuté ; Il est responsable de la sécurité de toutes les activités sur le chantier ; Tous les plans qu’il prépare pour l’exécution des ouvrages doivent être approuvés par le

maître d’œuvre avant usage.

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Les autres intervenants

Le contrôle techniqueDéfinition:Le contrôle technique est une personne physique ou morale agréée par le ministère chargé de la construction, qui a pour mission de vérifier la conformité des plans techniques élaborés par les Bureaux d’Études Techniques (B.E.T) et d’ingénierie par rapport aux normes en vigueur et le respect des règles de l’art sur le chantier. Il est surtout exigé pour les immeubles d’accès public, les grandes fondations et les ouvrages hydrauliques.

Les laboratoiresLe Laboratoire est une entreprise qui a pour mission d’assurer la qualité des matériaux suivant un ensemble d’actions préalables et systématiques. Il joue un rôle important dans la mise en œuvre des matériaux et dans l’assurance qualité exigée par les assurances en vue d’une garantie décennale. Il a pour mission :

La participation à l’élaboration des Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) et aux commissions d’appel d’offres ;

Les études de sols et des matériaux de construction ; Le contrôle de la qualité des matériaux de construction et de leur mise en œuvre ; Les études d’auscultation sur les ouvrages (bâtiments, ouvrages d’art, etc..) ; Les opérations de contrôle technique pour fournir aux assureurs toutes les informations

nécessaires à l’appréciation du risque.

Les banquesLa banque est une entreprise dont la profession est de recevoir des fonds qu’elle va employer en opérations de crédit ou de placement en recouvrant au passage ces capitaux par un taux d’intérêt. En règle générale, les entreprises adjudicataires de marchés de travaux sollicitent leur banque soit en signature pour couvrir des engagements vis à vis du maître d’ouvrage, soit en trésorerie pour accélérer le rythme des travaux.

Parmi les techniques de financement, on peut citer les crédits par signature ou cautions (caution d’adjudication, définitive, de garantie d’exécution, de retenue de garantie, d’avance de démarrage, d’avance sur approvisionnement).

Les assurancesLes principales assurances qui intéressent les intervenants dans la construction sont :

L’assurance TOUS RISQUES CHANTIER (TRC) L’assurance RESPONSABILITÉ CIVILE DÉCENNALE (RCD)

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5.1.3 Temps nécessaire:

2 Heures.

5.1. 4. Matériels, appareillages et outillages

Papier kraft, marqueur, tableau, craies Cartes, image, film sinima sinima, fournitures de bureau.

5.2. Séance 2 : Procédures administratives et financières de la mise en œuvre du projet d’IP

5.2.1. Objectifs d’apprentissage

A l’issue de cette séance, les participants devront être capables de :

Expliquer les procédures administratives de mise en œuvre des projets IP ;

Décrire les procédures d’exécution financière ;

Expliquer les conditions de participation villageoise.

5.2.1. Démarche d’animation

Etape 1 : Travaux de groupeLe facilitateur repartit les participants en trois groupes. Chacun des groupes préparera en 30mn un exposé sur l’un des thèmes suivants :

Les procédures administratives (groupe 1) ;

Les procédures d’exécution financière (groupe 2);

Les conditions de participation villageoise pendant les différentes phases du projet(la phase d’études, la phase de la consultation des entreprises, le démarrage des travaux, la phase de réalisation)(groupe 3).

Etape 2 : Présentation des résultats des travauxEn plénière chaque groupe présente les résultats de son travail qui sont discutés.

Etape 3 : Vidéo-projection :Le facilitateur complète les résultats des travaux de groupe en faisant une vidéo-projection sur le référentiel technique des thèmes traités (voir en encadrés ci-dessous).

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Référence technique 2

L’exécution administrative des marches de travaux

Elle comporte : Les aspects administratifs

Les correspondances Les ordres de service Les avenants La mise en demeure Les approbations

Les réunions de chantier La mémoire du chantier Les rapports d’avancement technique et

financier La gestion des délais et le contrôle de la

qualité Réceptions des travaux. Variation de la masse des travaux, et délai

de garantie.

La Correspondance

La gestion administrative d’un chantier fait intervenir des échanges d’information entre les différents intervenants.

Ces échanges d’information doivent se faire par correspondance afin de laisser des traces« On peut nier sa parole, mais pas son écrit »

En cas de contentieux, les correspondances échangées constitueront des preuves à brandir.

La Direction des travaux consiste à la mise en œuvre des actions en vue du bon déroulement des travaux. A ce titre, elle rédige des correspondances dans l’objectif de :

Remplir les conditions matérielles, institutionnelles et financières, nécessaires sur le chantier.

Informer à tout moment le Maître d’Ouvrage (M.O.) Sur l’évolution du chantier et suggérer les mesures à prendre.

Informer l’entreprise sur des dispositions à prendre ou certaines décisions d’avancement de chantier.

La gestion des correspondances est prévue au Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP), le directeur des travaux veillera au respect des délais surtout pour les correspondances reçues de l’entreprise.

Les ordres de service

Ce sont des instructions écrites par le Maître d’Ouvrage à l’endroit de l’attributaire du marché.

Les ordres de service sont relatifs à : notification du marché, démarrage des travaux, reprise ou suspension des travaux en cas de force majeure, instructions sur la sécurité, modification du marché en délai et volume des travaux (suivi d’un avenant), les mises en demeure

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Un ordre de service (OS) peut avoir ou pas une incidence financière selon le cas.

Les ordres de service sont préparés par le maître d’œuvre et proposés à la signature du Maître d’ouvrage.

Les avenants

Toute modification d’une clause de contrat doit être faite par avenant.

Les modifications les plus fréquentes sont celles de délai, volume et consistance des travaux, prix unitaire, omissions au contrat.

L’avenant peut être un nouveau contrat qui remplace et annule le premier.

Il peut être aussi un document synthétique qui cite et remplace les articles modifiés.

En cas de modification financière, il est indiqué de mentionner le nouveau montant du contrat.

Il est aussi conseillé de faire référence à l’ordre de service qui a donné naissance à ce contrat.

Certaines clauses (par exemple) pénalités peuvent être rappelées pour ressortir leur importance.

La mise en demeure

Les mises en demeure sont des sommations données à l’entreprise, au maître d’ouvrage dans un délai bien précis par rapport à l’application des décisions ou aux clauses de contrat.

Attention, chose dangereuse !!!

La non réaction à une mise en demeure peut conduire à l’application des mesures coercitives, des pénalités …

Elle peut aboutir à un contentieux entre les parties.

Une mise en demeure suppose: Une lettre recommandée avec accusé de réception, ou une remise à mains propres contre

signature;

Un exposé très clair du fait et des résultats escomptés;

Un délai réaliste (au moins quinze jours) pour y satisfaire ;

La sanction qui assortira de la non-exécution des résultats.

Les approbations Les approbations consistent en général à la signature de ces documents avec la mention «

bon pour exécution » ou « accepté »

Le CCAP précise les différentes procédures de validation de certains documents d’importance : le planning détaillé d’exécution, les plans d’exécution.

Cette signature constitue un acte contractuel dont l’ingénieur ne peut s’en démettre.

Les réunions de chantier Les réunions représentent une partie de la dynamique et donc de la vie du chantier

Elles ont pour objectifs:

D’informer et de prendre des décisions vis à vis des actions à engager; De permettre la rencontre des divers participants et de rechercher les meilleurs moyens

de mise en œuvre pour livrer l’ouvrage dans le délai et avec la qualité prévus; De prendre les décisions d’un commun accord avec toutes les parties.

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Il existe plusieurs types de réunion de chantier :

Les réunions très spécifiques, traitant de l’organisation du chantier et de la vie commune, des actions particulières à entreprendre lors du démarrage;

Les réunions à caractère répétitif : réunions hebdomadaires, mensuelles ; Les réunions très spécifiques en fin des travaux pour trouver des solutions aux

problèmes particuliers de finition, repliement du matériel et nettoyage du site, règlement définitif des entreprises.

Les réunions sont animées par le maître d’œuvre, l’architecte ou le pilote.

En fonction des réunions, les points à évoquer peuvent être différents de même les participants.

Un Procès-verbal est établi et signé par tous les participants ou par les représentants des parties présentes.

Les cahiers de chantier

Plusieurs documents sont tenus à jour sur le chantier; ils permettent à tous les intervenants durant les visites de chantier de s’informer sur les décisions prises.

Ces documents sont en général tenus par le surveillant du chantier.

Il s’agit du journal de chantier, le cahier des procès-verbaux, le cahier des notes de chantier, le cahier des attachements.

Selon l’importance du chantier, un seul cahier duplicata ou triplicata est utilisé pour assurer tous ces rôles.

Le journal de chantier C’est le document le plus important de la vie de chantier. Tout ce qui s’y passe doit être

mentionné. Il sert de document de base à toute réclamation. On mentionnera:

1 L’effectif du personnel, ou leur variation journalière. 2 Le mouvement de l’état du matériel, ou leur variation journalière. 3 Le stock des matériaux et carburants.4 Les pannes importantes du matériel.5 Les arrêts de chantier.6 Les accidents. 7 Les visites importantes. 8 L’état d’avancement des travaux réalisés dans la journée.

Le cahier des procès-verbaux C’est un cahier duplicata à feuilles numérotées où sont enregistrées tous les procès-

verbaux (piquetage, réception des fouilles, les parties d’ouvrage, réunion…). Après les réceptions, l’ordre est donc donné aux entreprises de continuer sur les étapes

suivantes de l’exécution. Ce document peut être souvent sollicité en cas de litige pour juger si le contrôle a oui

ou non avalisé toutes les étapes de l’exécution.

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Le cahier des notes de chantierC’est un document établi à l’échelon du surveillant de chantier et le plus souvent destiné au responsable local de l’entreprise.

Établie sur un cahier duplicata, la note de chantier a pour objet de préciser des dispositions particulières : organisation de chantier, réceptions des matériaux, hygiène, sécurité.

Le surveillant mentionnera le numéro d’ordre, un résumé succinct du texte (ou recommandation), la date.

L’entrepreneur est tenu de remédier aux défectuosités constatées le plus rapidement possible.

Les notes de chantier importantes doivent être portées à la connaissance de l’ingénieur.

Le cahier des attachements L’attachement est un constat contradictoire. Son importance est capitale quand il s’agit

de parties d’ouvrages susceptibles d’être cachées, modifiées par la suite des travaux. Le cahier d’attachements est un cahier triplicata à feuilles numérotées, tenu par le

surveillant du chantier. L’attachement est la pièce de base du règlement des travaux de l’entreprise. Pour cela

il doit être établi contradictoirement avec l’entrepreneur ou son représentant agréé. Pour que le cahier d’attachements soit valable, l’ingénieur responsable doit parapher

chaque page avant sa mise en circulation. Le surveillant inscrira, chaque fin de mois les quantités des travaux exécutés dans le mois. L’entrepreneur est tenu de le signer, mais il peut le faire avec réserves. Il dispose alors

de 15 jours pour justifier ses réserves, fautes de quoi les quantités indiquées par le surveillant seront seules retenues.

Les Rapports:

Rapports mensuels Ils sont destinés au maître d’ouvrage et comportent :

L’évolution du coût des travaux par rapport aux prévisions ; L’évolution du délai suivant le planning ; L’avancement physique et les difficultés.

Rapports trimestrielsIls ont le même contenu que les rapports mensuels

Il faut établir la synthèse sur trois mois. Il faut analyser les tendances et proposer les orientations.

Rapports circonstanciésEn cas de situation particulière :

Situer le problème qui est posé et le rôle de chacun ; Proposer et justifier les solutions ; Lire les rapports et décider.

Les réceptions des travauxLes réceptions des travaux constituent des actes par lesquels le maître d’ouvrage déclare accepter les travaux avec ou sans réserves. Elles sont organisées à la demande de l’entrepreneur.Il existe deux types de réception : la réception provisoire et la réception définitive.

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La réception provisoireElle intervient à la fin des travaux et a pour effet d’ouvrir le délai de garantie.Les opérations préalables sont:

- Les reconnaissances des ouvrages exécutés ;- Les épreuves ou essais prévus au cahier de charges ;- La constatation d’imperfection ou malfaçon de prestations ;- La constatation du repliement des installations et la remise en état des lieux.

Les parties suivantes y participent : Maître d’ouvrage, direction des travaux, entreprise.La date d’effet de la réception est la date retenue de l’achèvement des travaux.Un Procès-verbal est établi et signé par tous les participants, mais la réception est prononcée par le maître d’ouvrage ou son représentant.

La réception définitiveElle est organisée en général, un an après la date d’effet de la réception provisoire. Elle a pour objet de libérer l’entrepreneur de ses obligations contractuelles à savoir la garantie de parfait achèvement des ouvrages.La réception définitive ouvre droit au règlement des soldes du marché (paiement de la retenue de garantie ou main levée sur la caution). La réception définitive est prononcée sans réserves.Il est souvent organisé une visite technique avant la réception pour pallier à tous les défauts constatés.

Attention réceptions!!! L’absence de l’entrepreneur ne fait pas obstacle aux opérations de réception. Dans ce cas le

PV de réception, assortie ou non des réserves, lui sera envoyé par lettre recommandée avec Accusé de Réception (AR), ou mains propres contre signature.

Un refus de réception non justifié autorise l’entrepreneur à saisir le tribunal pour obtenir le prononcé judiciaire de la réception.

Les réceptions faites avec réserves doivent faire l’objet de constat de levées des réserves.

La gestion des délais et le contrôle de la qualitéPendant toute la durée de chantier, l’équipe de contrôle veillera à un respect des délais et un contrôle de la qualité des ouvrages. Elle mentionnera tous les constats réalisés à travers des documents : correspondances, cahiers de chantier, notes personnelles.

La gestion des délais consistera : Au pointage d’avancement des travaux lors des visites de chantier; À la validation, la mise à jour et le recalage des plannings; À la relance des entreprises défaillantes; Au planning de rattrapage; Au décompte de jours d’intempéries.

Le contrôle de la qualité des ouvrages se fait à travers: Le contrôle permanent exercé par le chef de chantier; Le contrôle lors des visites de chantier; Les contrôles spécifiques par corps d’état ou par lot technique ; Les essais durant les travaux (essais au laboratoire) ; Les épreuves prévues au cahier de charges.

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Variation dans La masse des TravauxL’une des tâches de l’ingénieur est de faire le suivi du montant financier des contrats et donc de son évolution (variation).La variation dans la masse des travaux intervient:

En cas d’insuffisance des études techniques du projet ; Quand la cause était difficile ou impossible à prévoir ; En cas de changement du niveau d’aménagement.

Il faudrait à chaque changement, informer le maître d’ouvrage.

Délais de Garantie Le délai de garantie est la période pendant laquelle la responsabilité de l’entreprise est toujours engagée pour entreprendre à sa charge la réparation des défauts qui lui incombent.Il existe la garantie de un (1) ou deux (2) ans et la garantie décennale qui couvre les ponts.Pendant le délai de garantie, le maître d’œuvre reste sujet aux demandes du maître d’ouvrage pour le constat de défauts. Le maître d’œuvre informe l’entreprise des malfaçons à corriger.

L’exécution financière

L’exécution financière comporte :

Les Garanties financières L’avance de démarrage Les avances sur matériaux La retenue de garantie Les décomptes et le certificat de paiement; L’actualisation et la révision des prix Les acomptes mensuels Le solde Les intérêts moratoires Les pénalités et la prime d’avance La réfaction des prix Les exonérations Le décompte Général et définitif Conclusion.

Les garanties fournies par l’entreprise

Pour exécuter les travaux, le Maître d’ouvrage prend des risques en accordant des avances à l ’Entrepreneur. Ce dernier doit lui offrir des garanties à savoir :

La solvabilité de l ’Entrepreneur ; Les cautions bancaires.

On peut distinguer:

La caution de soumission; La caution des avances : avance de démarrage, avance sur matériaux, avance sur matériel La caution de la retenue de garantie.

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L’avance de DémarrageL’avance de démarrage est une somme contractuelle attribuée à l ’Entrepreneur pour son installation. Le pourcentage qu’elle représente est précisé au CCAP (20% en travaux).L’avance de démarrage est généralement cautionnée à 100% à travers une caution solidaire ou une garantie à première demande contractée auprès d’une banque. Le montant est alloué dès la notification du marché. Le remboursement est effectué par décomptes entre 20 et 80% d’exécution.En fin de remboursement, une main levée de caution est délivrée.

Précautions à prendre. Faire délivrer par l ’Entreprise une caution avant la remise de l’avance. Conserver l’original de la caution. Coté maître de l’ouvrage, exiger la garantie à première demande au lieu de la caution

solidaire.

Main levée de CautionLa main levée de caution est cet acte qui permet à l’Entreprise de procéder à la libération d’une caution auprès de sa banque.Elle met fin aux obligations de l’Entreprise vis à vis du Maître d’ouvrage.L’entrepreneur peut demander une main levée.

Les avances sur Matériaux et Matériel.Les avances sur matériel se traitent comme des avances de démarrage. Les approvisionnements de matériaux sur le chantier sont payés à un certain % de leur valeur.Il faut tenir compte des pertes, vols et détériorations.

La retenue de Garantie.La retenue de garantie est une somme forfaitaire retenue à la source au profit du Maître d’ouvrage, pour parer aux réparations dues à des malfaçons sur l’ouvrage pendant la période de garantie.Cette retenue s’effectue sur les différents acomptes payés à l’entreprise.Elle peut être remplacée par une caution ou une garantie à première demande constituée par l ’Entreprise auprès d’une banque au profit du Maître d’ouvrage.Cette retenue représente 5 à 10% du montant du marché.La restitution de la caution de retenue se fait sur la base d’une main levée établie par le Maître d ’Ouvrage.La retenue doit être libérée sous un délai maximal de «x» mois après la réception définitive (précisée au CCAP).

Les Décomptes et les Certificats de PaiementIl existe deux modes de règlement des acomptes dans le cadre d’un marché:

Les acomptes périodiques; Les acomptes sur base de la situation d’exécution, donc des décomptes réalisés. Le décompte est la facturation des travaux réellement effectués et justifiés par des

métrés et par des attachements. Le décompte est approuvé par le maître d’œuvre qui dresse un certificat de paiement. Précautions à prendre :

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Définir des modèles d’attachements et de décomptes, les prix à prendre en compte ; Simplifier le circuit de signatures afin d’éviter des intérêts moratoires.

L’adjonction d’une fiche de suivi du décompte est souhaitable, pour déceler les éventuels goulots.

Actualisation ou révision des prixAu moment de procéder au règlement des travaux réalisés, il faudrait tenir compte des aspects suivants:

Le marché est à prix unitaire ou à montant forfaitaire;

Les prix sont fermes, actualisables ou révisables.

Les prix fermes restent constants sur toute la durée des travaux. Il doit comporter une clause d’actualisation. Celle-ci ne peut jouer que si il s’est écoulé plus de 3 mois entre la date d’établissement du prix et la date d’effet de l’ordre de service de démarrage des travaux. Les valeurs finales des paramètres doivent être lues avec un décalage de 3 mois.

Le prix actualisable est calculé une fois les travaux commencés et restent constants pendant toute la durée des travaux. On applique une formule de calcul.

Exemple pour les prix fermes, on actualise les prix si la date de l’ordre de service de démarrage prend effet 3 mois après l’attribution du marché par la formule suivante :

P=PoI(m-3)Im0

Po est le prix initial du marché hors TVA.P est le prix actualisé hors TVA

I(m-3) : valeur d’index BT ou TP du mois d’établissement du prix Po (trois mois avant la date de démarrage.

Im0 : Index valeur du même index pour le mois d’actualisation. La révision des prix est un ajustement par application de formules afin de tenir compte de l’inflation sur les coûts par la formule :

P = Po(0,125+0,875Im

)Im0

Po est le prix initial du marché hors TVA.P est le prix révisé hors TVA

Im : valeur d’index BT ou TP du mois de révision.Im0 : Index valeur du même index pour le mois d’établissement du prix Po

0,125 est la partie fixe obligatoire ;0.875 est la partie variable ;

La révision des prix se fait chaque fois au moment d’établir les décomptes,

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Exemple chiffré d’application

Actualisation et révision du prix d’un marché de menuiserie PVC

Marché comportant la fourniture et la pose de menuiseries en PVC d’un ensemble immobilier pour le compte d’un maître d’ouvrage privé.

a) Caractéristiques du marché Prix initial du marché = 120 000 FCFA hors TVA ;

Date d’établissement du prix Po = septembre 2012 ;

Date limite de remise des offres = 15 octobre 2012 ;

Le contrat prévoit l’actualisation du prix du marché par application de la formule de révision, sans partie fixe, pour le cas où la date de commencement des travaux (fixée par ordre de service) interviendrait plus de trois mois après la date de remise des offres ;

Il est prévu en outre que le prix serait actualisé à la date fixée pour le début des travaux.

Le début des travaux est fixé au 15 février 2013.

b) Formule de révision prévue au marché

P = Po x [0,125 + 0,875 x (Im/ Imo)]

Dans laquelle:

Po = montant initial du marché = 120 000, FCFA hors TVA.P = montant révisé hors TVA.

Imo = valeur de l’index BT «menuiserie PVC» à la date d’établissement du prix en septembre 2012

Im = valeur du même index à la date de révision.

c) Actualisation du prix initial du marché Le marché est actualisé à la date du 15 février 2013, plus de trois mois s’étant écoulés depuis

la date limite de dépôt des offres (15 octobre 2012).

Les valeurs de l’index BT Im0 sont de 117,1 pour septembre 2012 et de Im=117,2 pour février 2013.

La formule à utiliser pour l’actualisation est déduite de la formule de révision prévue au marché, mais sans partie fixe, soit:

P = Po x ( Im / Imo )

L’application de cette formule donne le résultat suivant:

P = Po x ( 117,2 / 117,1 )P = Po x 1,00085397... (arrondi à 1,001)P = 120 000,00 x 1,001P = 120 120,00 FCFA hors TVA.

L’actualisation venant d’être effectuée en février 2013, les nouvelles conditions économiques de base pour la révision qui va suivre vont être celles de février 2013 et non celles de septembre 2012.

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d) Valeurs à utiliser pour la révision

Nous supposerons que les travaux s’échelonnent sur quatre mois, de mars 2013 à juin 2013.Les situations mensuelles suivantes sont établies:

Mois Prix initial Po Prix actualisé Po Valeurs de Im BT Février 2006 - - 117,2 Mars 2006 30 000,00 30 030,00 118,0 Avril 2006 30 000,00 30 030,00 118,0 Mai 2006 30 000,00 30 030,00 118,1 Juin 2006 30 000,00 30 030,00 119,5

120 000,00 120 120,00

e) Révision des situations mensuelles

Mars 2006 :P = Po x [0125 + 0,875 x (118,0 / 117,2) ]P = Po x 1,00597269... (Arrondi à 1,006)P = 30 030,00 x 1,006P = 30 210,18 FCFA.

Avril 2006 : P = Po x [ 0,125 + 0,875 x ( 118,0 / 117,2 ) ]P = Po x 1,00597269... (arrondi à 1,006)P = 30 030,00 x 1,006P = 30 210,18 FCFA

Mai 2006 : P = P’o x [0,125 + 0,875 x (118,1 / 117,2) ]P = P’o x 1,00671928... (arrondi à 1,007)P = 30 030,00 x 1,007P = 30 240,21 FCFA

Juin 2006 : P = P’o x [ 0,125 + 0,875 x ( 119,5 / 117,2 ) ]P = P’o x 1,01717150... (arrondi à 1,018)P = 30 030,00 x 1,018P = 30 570,54 FCFA

f) Récapitulation

Mars 2006 30 210,18 FCFA Avril 2006 30 210,18 FCFAMai 2006 30 240,21 FCFA

Juin 2006 30 570,54 FCFAPrix révisé (actualisation +

révision) hors TVA 121 231,11 FCFA

Précautions à prendre :

Établir des formules simples en fixant un seuil de déclenchement ;

L’utilisation d’indices non adaptés fausse les valeurs des prix.

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Décomptes mensuelsLe décompte établit chaque mois le montant total des sommes auxquelles l’entreprise peut prétendre depuis le début de l’exécution du marché.

Le projet de décompte accepté, vérifié ou rectifié par le maître d’œuvre devient décompte mensuel.

Une erreur de décompte mensuel peut et doit être rectifiée au décompte suivant ou au décompte définitif.

Acomptes mensuelsIl est établi chaque mois par le maître d’œuvre à partir du décompte mensuel. Il fait ressortir en général :

Le montant M1 de l’acompte à partir des prix de base, soit la différence entre décompte mensuel du mois (n) et le décompte mensuel du mois (n-1) ;

Le montant Rp de la révision des prix ;

Le montant des taxes (TVA) ;

Le montant à payer M=M1+Rp+TVA-retenue de garantie – la reprise d’avance éventuelle ;

Il peut donner lieu à un certificat de paiement.

Le solde du paiementLe solde est un acompte particulier.Il clôture les différents règlements à l’endroit de l’entreprise.Il est calculé de la manière suivante :le solde = montant final des travaux (compris les travaux supplémentaires)+Prime d’avance + intérêts moratoires du - retenue de garantie - toutes les autres retenues ou pénalités - acomptes payés.Attention aux intérêts moratoires sur le dernier décompte car il est souvent négligé.

Les intérêts moratoiresLes intérêts moratoires sont des frais de « dommage et intérêt » payés à l ’Entrepreneur par le Maître d’ouvrage en cas de retard sur les paiements.

Précautions à prendre : Enregistrer les dates d’envoi des décomptes dans un registre ;

Simplifier et accélérer le circuit de signatures pour paiement ;

En cas de renvoi d’une facture, établir un nouveau bordereau avec une nouvelle date.

Les pénalités et la prime d’avanceLe CCAP précise si des pénalités sont à imputer ainsi que leurs montants. La pénalité de retard est la plus fréquente, elle est indiquée en pourcentage (%) du marché pour chaque jour de retard.

Des seuils sont définis pour les pénalités de retard.

Des pénalités peuvent être prévues dans le cas des absences à des réunions de chantier.

Elles sont précomptées sur les décomptes intermédiaires ou définitifs.

Une prime d’avance peut être prévue par le contrat si l’entrepreneur finit les travaux avant la date prévue.

La Réfaction des PrixLa réfaction des prix est une moins-value opérée par le Maître d’ouvrage quand une partie ou la

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totalité d’un ouvrage réalisé n’atteint pas les caractéristiques fixées par les normes sans pour autant que sa démolition ne soit nécessaire.

Précautions à prendre :

S’assurer que cette clause est bien mentionnée dans le marché ;

L’appel d’un laboratoire extérieur peut servir en cas de conflits.

Les ExonérationsLe Montant des travaux est Toutes Taxes Comprises (TTC).

Certains marchés sont signés hors taxes.

L’entreprise peut acquérir des matériels et matériaux sans avoir à payer les taxes. (Ce dossier est transmis au service des douanes et des impôts.).

Précautions à prendre : Vérifier la conformité des listes de matériaux et matériels présentées ;

Veiller à l’usage abusif de cette procédure par des Entreprises.

Décompte général et définitifAprès l’achèvement des travaux, l’entrepreneur dresse le projet de décompte final établissant le montant total des sommes auxquelles il peut prétendre du fait de l’exécution du marché dans son ensemble.

Ce projet de décompte final est remis au maître d’œuvre dans un délai de 45 jours en général à compter de la réception des travaux.

Ce projet de décompte final est accepté ou rectifié par le maître d’œuvre : il devient alors le décompte final.

Le maître d’œuvre établit le décompte général qui comprend :

Le décompte final ;

L’état du solde à payer ;

La récapitulation des acomptes mensuels et du solde.

La méthodologie est globale. Diriger et contrôler les travaux est un art qui consiste à organiser, prévoir et coordonner avec rigueur et objectivité. Cette approche exige de nous de l’intégrité.

Une fois que nous sommes imprégnés de cette vision, cela nous permet de gérer les projets avec efficacité et détermination.

Les conditions de participation villageoisesLa participation permet de prendre en compte les soucis d’appropriation de l’ouvrage et donc de sa pérennisation. Les ouvrages avec participation villageoise ont plus de chance d’être appropriés. Cette participation doit se faire à chaque étape du projet à savoir :

La phase d’études ;

La phase de la consultation des entreprises ;

Le démarrage des travaux ;

La phase de réalisation.

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Dans la phase des études

Le diagnostic participatif

Le choix d’une option d’aménagement en sachant les contraintes en termes de mise en œuvre et d’entretien;

S’assurer de la participation villageoise aux travaux et les modes (main d’œuvre fournie, main d’œuvre à moitié coût, collecte des matériaux, participation financière)

Obtenir des engagements formels

Dans la phase consultation des entreprises :

Si les fonds sont obtenus grâce aux bénéficiaires, les assurer de la transparence;

Expliquer si possible ce sur quoi l’entreprise retenue s’est engagée ou ce qu’elle attend des bénéficiaires : une façon de réitérer

Les conditions à remplir avant le démarrage

Porter à la connaissance du public concerné, le calendrier de gestion de main d’œuvre : effectif hebdomadaire;

Bien clarifier le mode de rémunération si nécessaire, la participation villageoise;

Se munir des garanties de la disponibilité de la main d’œuvre

Pendant la phase travaux

Participation physique et/ou financière ;

Veiller à former les bénéficiaires aux techniques de mise en œuvre (artisans du village) ;

Les faire participer au contrôle de dosage après formation ;

Les former sur les techniques d’entretien : entretien courant, entretien périodique ;

Laisser un manuel d’entretien imagé ;

Former une structure de gestion (financement?).

5.2.3. Temps nécessaire :

3 Heures.

5.2.4. Matériels appareillage et outillages

Papier kraft, projecteur, ordinateur, GPS fleepchart, ordinateurs, papier padex, Power Point, fournitures de bureau, modèles de documents (correspondances, ordres de service, avenants, mise en demeure, approbations, réunions de chantier, mémoire du chantier, rapports d’avancement technique et financier, gestion des délais et le contrôle de la qualité, réceptions des travaux, variation de la masse des travaux, garantie, etc.).

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VI. ÉVALUATION FINALE DE LA FORMATION

Référence Annexes – Grille d’évaluation 1

VII. BIBLIOGRAPHIE

Jean Pierre ESSONE N. : Exécution des travaux

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