DOCFON_HREXP_V04

HR PATH

Mode d’emploi utilisateur

- HREXP -

N° de

version Date Nom rédacteur Objet modification

V01 26/04/2009 09 :00 B. DELVALLEE Création

V02 28/04/2010 09 :00 S. BLAIS Ajout

V03 23/01/2015 10 :00 B. DELVALLEE Révision

V04 06/08/2015 12 :00 B. DELVALLEE Ajout résumé du workflow standard

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Sommaire

Sommaire ......................................................................................................................................................... 2

Contexte ........................................................................................................................................................... 3

Fonctionnalités ................................................................................................................................................. 4

L’utilisateur .................................................................................................................................................. 4

1. Accès et droits .................................................................................................................................. 4

2. Gestion du compte ........................................................................................................................... 5

La fiche ........................................................................................................................................................ 6

1. Création de fiche .............................................................................................................................. 6

2. Le workflow ..................................................................................................................................... 7

La navigation ............................................................................................................................................... 9

1. Les menus ........................................................................................................................................ 9

2. Les listes........................................................................................................................................... 9

3. Recherche rapide ............................................................................................................................ 10

Le bloc de filtre .......................................................................................................................................... 10

1. Les conditions ................................................................................................................................ 11

2. Les tris ............................................................................................................................................ 12

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Contexte

HREXP est une application web de HR Path facilitant les échanges autours des demandes d’évolutions et

de la gestion des anomalies. C’est un outil en constante évolution, prenant en compte les besoins de tous

les acteurs.

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Fonctionnalités

L’utilisateur

1. Accès et droits

Chaque intervenant dispose d’un compte utilisateur permettant de l’identifier dans l’application. Il

dispose d’un accès par couple Login/Mot de passe unique. A chaque connexion il peut choisir la langue

d’affichage.

Formulaire de connexion

Avoir un rôle dans un projet le rend visible et permet de voir et intervenir sur toutes les fiches du projet.

Les rôles « côté client »:

Auteur : pouvoir créer une fiche

Régulateur : autoriser la fiche à être analysée (optionnel)

Les rôles « côté consultant » :

Régisseur : autoriser la fiche à être corrigée (optionnel)

Correcteur : pouvoir apposer le statut « corrigé »

Responsable : pouvoir modifier les paramètres (les messages et pièces jointes ne peuvent jamais

être modifiés)

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2. Gestion du compte

Chaque utilisateur dispose d’un accès aux informations de son compte HREXP. Il peut, par exemple,

modifier son mot de passe et son mail.

Selon les droits accordés, un utilisateur a la possibilité de définir des comportements par défaut pour

chaque projet (par exemple, les filtres à appliquer par défaut sur les listes). Les informations de compte

sont accessibles via le menu ADMINISTRATION > MON COMPTE.

Informations du compte

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La fiche

1. Création de fiche

Lorsqu’un utilisateur crée une fiche il doit déterminer les propriétés suivantes :

- Projet

- Thème (Gestion des temps, Gestion de la paie, Général, etc.)

- Type (évolution, anomalie, demande de documentation, évolution légale, etc.)

- Priorité ou gravité (Faible, Important, Critique pour paie, etc.)

De ses informations seront calculées les dates contractuelles de réception et de livraison.

La création de fiche est accessible via le menu FICHE > CREER UNE FICHE

Formulaire de création de fiche

Un utilisateur pourra aussi, s’il le souhaite, joindre un ou plusieurs fichiers. Plusieurs fichiers peuvent être

ajoutés en plusieurs fois. Cependant, une fois attachée, un fichier en pièce jointe ne peut être renommé ou

supprimé que par un administrateur.

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2. Le workflow

Chaque fiche est associée à un workflow HREXP. Il s’agit du scénario définissant par étape les statuts et

intervenants possibles jusqu’à la résolution de la fiche. A la création le statut d’une fiche est toujours

Initial et ce quelque soit le workflow. De même, les statuts Valide et Annulé sont communs à tous les

workflow et désignent les deux états finaux possibles.

Lorsque l’on ajoute une information ou lorsque l’on modifie un paramètre de la fiche on génère un

message. Ce message possède un type parmi : message système, réponse technique et réponse

fonctionnelle. Par défaut tout ajout de message génère un mail aux utilisateurs pouvant faire passer la fiche

au statut suivant. Ainsi, seules les personnes directement concernées par l’état actuel de la fiche sont

prévenues.

Détail du worflow standard et des envois de mails :

- A la création : Statut Initial, un mail est envoyé aux régisseurs du projet uniquement.

- Le régisseur contrôle que l’anomalie/demande d’évolution est correcte (Thème adéquat, pas de

demande identique en cours, etc) et la refuse sinon (statut Annulé). Il s’agit d’un rôle propre à HR

PATH qui se termine normalement par l’attribution du correcteur. Le régisseur fait passer la fiche

à l’étape suivante : statut devient Reçu, un mail est envoyé au correcteur désigné et la date de

réception est enregistrée.

Exemple d’actions possibles lors de l’envoi d’un message

- Le correcteur prenant en main, la fiche passe au statut En cours lorsqu’il commence à travailler sur

le sujet. Un dialogue peut avoir lieu entre l’auteur, le correcteur et un intervenant tiers (attente d’un

ticket OSS ouvert chez SAP par exemple). Les ajouts de messages sans changement de statut

génèrent des mails automatiques vers le correcteur uniquement (et si celui-ci n’est pas l’auteur du

message). Il est possible d’envoyer un mail à un intervenant en cliquant sur l’icône « E-mail » situé

dans l’entête d’un message dont il est auteur.

Envoyer un mail à un intervenant

Il peut y avoir un changement de correcteur (si le sujet touche plusieurs spécialités par exemple)

sans changer de statut.

- Lorsque le dernier correcteur effectue la livraison attendue, il modifie le statut pour qu’il devienne

En test. Un mail est automatiquement envoyé à l’auteur de la fiche et la date de résolution est

enregistrée.

- L’auteur de la fiche analyse la solution livrée et, s’il est satisfait, clos la fiche en passant le statut à

Valide. Si la solution n’est pas appropriée, l’auteur doit repasser à l’étape En cours. Cela enverra

un mail au correcteur le prévenant qu’il doit encore intervenir : le workflow se poursuit à

l’identique.

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Résumé des étapes minimales du workflow standard :

Qui Fait l'action puis passe au statut ce qui envoie un mail au

Auteur Crée une fiche Initial (automatique) Régisseur

Régisseur Attribue un correcteur Reçu Correcteur

Correcteur Prend connaissance de la fiche En cours

Correcteur Propose une correction En test Auteur

Auteur Approuve la correction A transporter en Prod Correcteur

Correcteur Transporte la correction A valider Auteur

Auteur Valide la correction Validé

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La navigation

1. Les menus

Les menus sur la gauche listent l’ensemble des pages (appelées actions)

autorisées pour l’utilisateur. Demander une action non autorisée pour son

compte utilisateur fait apparaitre un message d’erreur.

Exemples de message d’erreur et d’alerte

Ce genre de message peut apparaitre également si l’utilisateur a été déconnecté

du serveur (il doit alors s’identifier à nouveau). De plus, il n’est pas permis

d’envoyer 2 fois la même requête (en rafraichissant la page web ou en utilisant

la fonction « page précédente » du navigateur).

2. Les listes

L’affichage d’une liste de fiche peut ce faire à partir des trois actions suivantes :

- pour lister toutes les fiches sauf celles qui ont un statut final (Validé ou Annulé),

- pour liste toutes les fiches quelque soit leurs statuts,

- pour lister les fiches en statut final (Validé ou Annulé).

Chaque ligne représente une fiche. Le premier message de la fiche (appelé contenu) peut être affiché dans

la liste en utilisant le + situé en début de chaque ligne. L’affichage complet de la fiche se fait par clique sur

le titre de celle-ci.

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3. Recherche rapide

Lorsque l’on connait le n° d’une fiche, deux modes de consultation sont possibles :

- L’utilisation de l’action voir une fiche

- L’utilisation du lanceur rapide en indiquant le n° de la fiche et en validant avec le bouton GO

Le bloc de filtre

Lorsqu’une des actions d’affichage de liste a été choisie, la page est composée de deux parties :

- La partie basse affiche la liste des fiches,

- La partie haute est composée du bloc de filtre.

L’utilisateur pourra ainsi :

- Choisir les conditions que les fiches doivent remplir pour s’afficher en partie basse.

- Définir un ou plusieurs modes de tri et les hiérarchiser.

Exemples de bloc de filtre

Une fois le filtre paramétré, il est possible de le sauvegarder avec la disquette vert située a gauche du

bouton appliquer du bloc de filtre. Un nom de filtre est demandé à chaque enregistrement.

Les filtres enregistrés sont accessible par la liste déroulante et le bouton « Appliquer ce filtre » située en

haut à gauche du bloc de filtre.

La liste des filtres est commune à toutes les actions d’affichage de liste.

Un filtre par défaut est paramétrable pour chaque action d’affichage de liste (cf. Gestion du compte)

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1. Les conditions

Ajouter une condition

Pour ajouter une condition sur l’affichage de la liste des fiches il faut :

• Sélectionner un Champ dans la liste déroulante

• Choisir le signe de comparaison

• Saisir la valeur de comparaison dans le champ Critère

• Cliquer sur la flèche ► pointant vers Condition

Pour retirer une condition : sélectionnez-la puis cliquez sur la flèche ◄

Pour retirer toutes les conditions : cliquez sur la flèche ◄◄

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2. Les tris

Les tris fonctionnent sur le même principe :

• Sélectionnez un champ dans la liste puis ◄ pour l’ajouter en tri

• Choisir un tri dans la liste puis ► pour le supprimer

• Cliquer sur ► ► pour supprimer tous les tris

De plus:

• Sélectionnez un tri puis cliquer sur ▲ ou ▼ pour changer sa priorité

• Double-cliquez sur un tri pour changer son sens (tri ascendant ou descendant)