COMMISSION EUROPÉENNEDIRECTION GÉNÉRALE DE LA COMMUNICATION

Représentation au Luxembourg

APPEL À PROPOSITIONS

COMM/LUX/ED/2018-2020

SÉLECTION DE PARTENAIRES EN VUE DE L’EXÉCUTION D’ACTIVITÉS EN TANT QUE CENTRES D’INFORMATION EUROPE

DIRECT AU LUXEMBOURG

(2018-2020)

Par l’intermédiaire de sa direction générale de la communication, la Commission européenne lance un appel à propositions afin de sélectionner des partenaires pour la gestion des «centres d’information Europe Direct» (CIED)1. Les candidats retenus pourront bénéficier d’une subvention à l’action et d’une assistance technique qui leur permettront de mener à bien une série d’activités de communication en tant que CIED.

L’objectif de cet appel est d’établir un réseau de CIED qui s’engagera sur des thématiques de l’Union européenne pertinentes pour le public aux niveaux local et régional, favorisera le dialogue sur les questions européennes et coopérera avec d’autres réseaux d’information ou points de contact européens2 ou locaux.

Les candidats potentiels veilleront à lire attentivement, et à respecter scrupuleusement les règles et spécifications contenues dans le présent appel, ainsi que tous les autres documents y afférents.

Informations principales

Montant global octroyé au Luxembourg pour 2018: 80.000 EUR, sous réserve de l’approbation du budget par l’autorité budgétaire.

Subvention à l’action annuelle minimale: 24.000 EUR

Subvention à l’action annuelle maximale: 26.600 EUR

Date limite de dépôt des candidatures: 31/08/2017Le réseau actuel de centres d’information Europe Direct3 comprend plus de 500 CIED répartis dans tous les pays de l’Union européenne. En décembre 2017, le réseau actuel

1 https://europa.eu/european-union/contact/meet-us_fr .

2 Des informations sur les réseaux de l’Union européenne sont disponibles à l’adresse suivante: http://bookshop.europa.eu/fr/services-d-information-et-d-assistance-de-l-union-europ-enne-pbNA0614007/.

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arrivera au terme de son troisième mandat, faisant suite à la première (2005-2008) et deuxième génération (2009-2012) du réseau. En lançant la quatrième génération du réseau pour les années 2018-20204, la Commission européenne et le Parlement européen continueront à soutenir les entités qui communiquent au sujet de l’Union européenne. Le présent appel à propositions, lancé par la direction générale de la communication de la Commission européenne par l’intermédiaire de sa représentation au Luxembourg, s’adresse aux entités éligibles intéressées à mener des activités de communication au sujet de l’Union européenne par l’intermédiaire d’un «Centre d’information Europe Direct».

La représentation de la Commission européenne au Luxembourg signera une convention-cadre de partenariat de trois ans avec les partenaires sélectionnés. En tant que partenaire retenu, vous pourrez bénéficier chaque année d’une subvention à l’action, pour autant que vous respectiez la procédure énoncée à la section 10.

La subvention à l’action annuelle prend la forme d’un montant forfaitaire (voir section 11.2.1), allant d’un minimum de 24.000 EUR par an à un maximum de 26.600 EUR par an et par centre. Les montants forfaitaires sont calculés afin de couvrir en moyenne 50 % des coûts liés aux activités de communication des centres. Cela signifie que les besoins du centre en ce qui concerne le personnel, les activités et les locaux devront faire l’objet d’un financement suffisant issu d’autres sources, le cas échéant.

Les subventions seront attribuées sur la base des procédures énoncées au titre VI du règlement financier5 et ses règles d’application6.

En sus de la subvention, la Commission européenne propose aux centres des formations, de la documentation, un accès à l’intranet d’Europe Direct ou un équivalent et des opportunités de mise en réseau. La Commission européenne assure la promotion du réseau.

1 MISSION – OBJECTIFS – ACTIVITÉS

1.1 Mission et objectifs généraux des centres d’information Europe Direct

Les centres d’information Europe Direct («CIED») contribuent à la communication de la Commission européenne au sujet de l’Union européenne (UE) dans le but de nouer le dialogue avec le grand public aux niveaux local et régional. Les activités de

3Décision C(2012) 4158 final de la Commission du 21 juin 2012 relative à l’adoption anticipée du programme de travail annuel

dans le domaine de la communication pour 2013 en ce qui concerne les subventions destinées au financement des structures d’accueil des centres d’information Europe Direct dans l’ensemble de l’Union pour la période 2013-2017, disponible à l’adresse suivante: https://ec.europa.eu/info/publications/work-programme-2013-communication-activities_fr4 Décision C(2016) 8443 final de la Commission du 19 décembre 2016 portant adoption du programme de travail dans le domaine de la communication pour l’année 2017 et valant décision de financement, disponible à l’adresse suivante:https://ec.europa.eu/info/publications/work-programme-2017-communication-activities_fr

5http://ec.europa.eu/budget/biblio/documents/regulations/regulations_fr.cfm#financial_regulation

6http://ec.europa.eu/budget/biblio/documents/regulations/regulations_fr.cfm#rules_application

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sensibilisation des CIED visent à associer le grand public à des thématiques européennes en créant un système de mise en réseau durable.

Les centres complètent et appuient les activités de communication des représentations de la Commission européenne et des bureaux d’information du Parlement européen (BIPE), ainsi que des autres institutions et organes de l’Union européenne au niveau local et/ou régional. Ils coopèrent également avec d’autres réseaux d’information et d’assistance de l’Union européenne.

Les centres mettent l’accent sur les fondamentaux et les politiques de l’Union qui présentent un intérêt direct pour le grand public, en particulier pour les citoyens ayant des besoins d’information généraux.

Les CIED organisent également des événements et utilisent divers outils de communication pour toucher le grand public aux niveaux local et régional, soit directement, soit par l’intermédiaire de multiplicateurs et de parties prenantes concernés. Ils appuient également de manière active les dialogues avec les citoyens7, en étroite coopération avec la représentation de la Commission européenne.

Les CIED interagissent avec les médias locaux et/ou régionaux et assurent un retour d’informations sur les points de vue et les réactions du grand public face aux questions européennes.

Le réseau des centres d’information Europe Direct est géré par la Commission européenne.

1.2 Stratégie de communication et de sensibilisation triennale et plan de communication annuel

1.2.1 Stratégie de communication et de sensibilisation triennale

-> À soumettre une seule fois avec la candidature en réponse à cet appel à propositions (voir l’annexe 1).

Votre stratégie devra définir votre concept global de la gestion du centre8 sur une période de trois ans. Vous devrez illustrer ce concept en décrivant les activités que vous mènerez chaque année. Le concept que vous présenterez devra être pleinement conforme à la mission et aux objectifs des centres d’information Europe Direct (voir la section 2.1). Votre stratégie devra également intégrer les objectifs SMART9 et inclure les éléments suivants:

1. une analyse corroborée des besoins d’information de l’Union européenne aux niveaux régional et local dans la zone que vous couvrirez;

7 Dialogues tenus par les commissaires européens ou les hauts fonctionnaires de la Commission européenne, au cours desquels les citoyens peuvent exprimer leur point de vue sur des thématiques de l’Union européenne https://ec.europa.eu/info/events/citizens-dialogues_fr.

8 Le nom devrait inclure la mention: «Centre d’information Europe Direct – [localité/région/zone…]».

9 SMART est un acronyme anglais correspondant à «specific, measurable, achievable, relevant, time-bound» (soit «spécifique, mesurable, réalisable, pertinent, assorti d'échéances» en français)

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2. les publics que vous ciblerez (y compris les multiplicateurs et les publics difficiles à atteindre) et les activités de communication spécifiques que vous mènerez pour les toucher;

3. les principaux médias pour la communication directe et en ligne (presse, télévision, radio, médias sociaux) que vous avez l’intention d’utiliser et les sujets que vous envisagez de couvrir (par exemple, les activités du CIED, des angles locaux sur les questions européennes et des informations stratégiques);

4. des informations sur la coopération du CIED, la complémentarité et les synergies avec les autres activités du partenaire hébergeant le CIED et avec d’autres réseaux et parties prenantes européens, nationaux et régionaux;

5. des informations sur la manière dont vous souhaitez renforcer la visibilité du CIED et sa portée dans la région.

1.2.2 Plan de communication annuel

-> À soumettre pour la première année de la candidature en réponse à cet appel à propositions (voir l’annexe 1).-> À soumettre pour chacune des années suivantes à la suite d’une invitation de la représentation de la Commission européenne (voir section 10.1 et Annexe VIII)

Vous devrez présenter un plan de communication annuel qui soit pleinement conforme à la stratégie de communication et de sensibilisation du centre (voir la section 2.2.1). Votre plan devra inclure des objectifs spécifiques annuels et couvrir des thèmes clés spécifiques. Ces thèmes devront être conformes aux priorités de communication de la représentation de la Commission européenne et du bureau d’information du Parlement européen.

Les priorités de communication de 2018 devront tenir compte des éléments suivants:1. communiquer sur une Europe qui protège, donne les moyens d’agir et défend10;2. les élections du Parlement européen de 2019.

10 www.europa.eu/rapid/attachment/IP-16-3500/en/CWP%20v14.pdf

http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX:52016DC0710http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX:52016DC0710

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Le plan de communication annuel devra comprendre une description des différents éléments de communication (voir la section 2.3). Bien qu’il s’agisse notamment des «activités de communication de base» et des «événements» qui doivent être gérés par tous les centres, vous disposez de plus de flexibilité dans le choix des autres éléments du plan de communication annuel.

Étant donné l’importance accrue de nouer le dialogue avec le grand public, les événements joueront un rôle central. Par conséquent, vous devrez sélectionner l’«organisation d’événements» autant de fois que nécessaire pour atteindre les objectifs de sensibilisation du centre, sans dépasser le montant maximal de la subvention.

Les différents éléments du plan de communication annuel peuvent être combinés de différentes manières (voir la section 2.3) jusqu’à la limite du montant de la subvention (voir la section 4).

1.3 Éléments du plan de communication annuel

Le plan de communication annuel comprend les éléments suivants avec divers degrés de flexibilité, chacun lié à un montant forfaitaire spécifique (voir la section 11.1.1):

Obligatoire:

«Activités de communication de base» (à sélectionner une seule fois) – voir la section 2.3.1

«Événements»

«Organisation d’événements» (à sélectionner autant de fois que nécessaire jusqu’au montant maximal possible de la subvention) – voir la section 2.3.2.1

Facultatif, et à sélectionner autant de fois que nécessaire:

o «Participation à des événements» – voir la section 2.3.2.2

Facultatif, et à sélectionner une seule fois:

«Produits de communication»:

o «Publications» — voir la section 2.3.3.1

o «Matériel de support de communication» — voir la section 2.3.3.2

o «Matériel audiovisuel et autre matériel électronique» — voir la section 2.3.3.3

o «Lettre d’information électronique» — voir la section 2.3.3.4

«Permanence» — voir la section 2.3.4.

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L’ampleur des activités menées pour chaque élément sélectionné devra être proportionnée au montant de la subvention.

1.3.1 Activités de communication de base (obligatoires)

Vous devrez expliquer dans votre plan de communication annuel comment vous comptez mettre en œuvre les «activités de communication de base», notamment:

la gestion d’une ligne téléphonique et une adresse électronique dédiées; la réponse à des demandes individuelles de réunions; la réponse à des questions ou l’orientation des personnes vers les réseaux

appropriés de l’Union européenne ou le centre de contact Europe Direct11; la coopération avec la représentation de la Commission européenne et le bureau

d’information du Parlement européen au Luxembourg; la coopération active avec d’autres centres d’information Europe Direct aux

niveaux national et/ou transfrontalier et avec d’autres réseaux de l’Union européenne;

la diffusion de publications/informations/clips vidéo/messages de l’Union européenne;

l’établissement et le maintien de relations régulières avec les médias locaux et régionaux, y compris la publication d’articles et de contributions aux émissions de radio ou de télévision;

l’interaction cohérente avec le grand public par l’intermédiaire des médias sociaux;

la tenue d’un site internet (ou d’une page internet), présentant les activités du centre et proposant des informations pertinentes et objectives sur des sujets liés à l’Union européenne adaptées à un public local et/ou régional;

la participation à des réunions de coordination/formation organisées par la représentation de la Commission européenne et le siège de la Commission à Bruxelles, avec la participation active du Parlement européen12;

l’utilisation d’un outil d’enquête sur le degré de satisfaction des utilisateurs qui sera fourni par la Commission européenne pour évaluer les activités du centre (événements et autres activités, le cas échéant);

des retours d’informations mensuels sur les activités du CIED, sur les principaux domaines d’intérêt du grand public et sur la couverture médiatique locale et/ou régionale, ainsi que sur les sujets d’actualité demandés par l’intermédiaire de l’outil en ligne fourni par la Commission européenne.

1.3.2 Événements

Vous pouvez les sélectionner autant de fois que nécessaire pour permettre au centre d’atteindre ses objectifs de sensibilisation, mais sans dépasser le montant maximal de la subvention.

11 https://europa.eu/european-union/contact/call-us_fr

12 Tous les frais de voyage et d’hébergement liés aux formations dispensées au siège de la Commission seront couverts. Pour les assemblées générales annuelles tenues dans l’un des pays de l’Union européenne, la Commission européenne ne couvrira que les frais d’hébergement. La Commission européenne prévoit d’organiser au maximum trois assemblées générales annuelles pendant la durée de vie du réseau.

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1.3.2.1 La catégorie «Organisation d’événements» (obligatoire) comprend l’organisation d’un événement ou d’une série d’événements. Dans votre plan de communication annuel, vous devrez préciser au moins les éléments suivants:

1. le public cible, y compris ses besoins en communication;

2. un plan média exhaustif comprenant la télévision, la presse écrite, la radio, les médias en ligne et les médias sociaux en fonction du type d’événement(s);

3. le type, le message et le contenu de l’événement, y compris le programme, la date et le lieu;

4. le résultat/l’impact escompté sur le public cible.

1.3.2.2 La catégorie «Participation à des événements» (facultatif) comprend une participation active en tenant un stand lors d’événements organisés par des organismes tiers. Dans votre plan de communication annuel, vous devrez préciser au moins les éléments suivants:

1. une description de l’événement, y compris les raisons pour lesquelles le centre participe;

2. le public cible de l’événement et le stand du centre, y compris ses besoins en communication;

3. la couverture médiatique: médias sociaux, médias en ligne et télévision, presse écrite et/ou radio, le cas échéant;

4. le message et le contenu de la présentation du centre lors de l’événement;

5. le résultat/l’impact escompté sur le public cible.

1.3.3 Produits de communication (facultatif)

Le contenu de ces produits devra compléter le matériel existant produit par les institutions européennes.

1.3.3.1 La catégorie «Publications» devra inclure des publications imprimées et/ou du matériel pédagogique produit par le centre lui-même, ou des documents d’impression issus du site internet de l’EU Bookshop13. Dans votre plan de communication annuel, vous devrez préciser au moins les éléments suivants:

1. le public cible, y compris ses besoins en communication;

2. le type, le message et le contenu des publications;

3. les canaux de distribution;

4. le résultat/l’impact escompté sur le public cible.

13 https://bookshop.europa.eu/fr/home/

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1.3.3.2 La catégorie «Matériel de support de communication» peut inclure du

matériel promotionnel, des graphiques d’information, des dépliants, etc. Dans votre plan de communication annuel, vous devrez préciser au moins les éléments suivants:

1. le public cible, y compris ses besoins en communication;

2. une description du matériel;

3. les canaux de distribution;

4. le résultat/l’impact escompté sur le public cible.

1.3.3.3 La catégorie «Matériel audiovisuel et autre matériel électronique» devra se composer des propres produits du centre. Dans votre plan de communication annuel, vous devrez préciser au moins les éléments suivants:

1. le public cible, y compris ses besoins en communication;

2. le message et le contenu du matériel, y compris le texte provisoire;

3. les canaux de distribution;

4. le résultat/l’impact escompté sur le public cible.

1.3.3.4 La catégorie «Lettre d’information électronique» devra inclure les produits fournis par le centre. Ils devront être diffusés par les canaux de communication appropriés (par exemple, les listes de diffusion, les médias sociaux, etc.). Dans votre plan de communication annuel, vous devrez préciser au moins les éléments suivants:

1. le public cible, y compris ses besoins en communication;

2. le message, le contenu et la fréquence;

3. les canaux de distribution;

4. le résultat/l’impact escompté sur le public cible.

1.3.4 «Permanence» (facultatif)

Une «permanence» devra disposer d’un emplacement physique ayant une valeur ajoutée évidente. Vous devrez démontrer que la permanence sera:

située dans un endroit stratégique ayant le potentiel d’attirer un grand nombre de visiteurs.

La «permanence» devra:

afficher les heures d’ouverture et le personnel travaillant pour le centre;

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être facilement accessible au grand public;

être très visible, avec une signalisation appropriée (voir la section 12.1);

disposer d’une zone pour accueillir les visiteurs et proposer du matériel lié à l’Union européenne.

1.4 Clause d’indépendance

Bien que les centres travaillent en étroite coopération avec la représentation de la Commission européenne et le bureau d’information du Parlement européen, ils sont indépendants et ne s’expriment pas au nom de la Commission européenne et/ou du Parlement européen. Les centres doivent toutefois veiller à diffuser en tout temps les positions de l’Union européenne aussi précisément que possible et à communiquer de manière neutre, factuelle et non partisane. Ils devraient également expliquer à leur public quel est le rôle des centres d’information Europe Direct. Voir aussi la section 12.

1.5 Engagement des partenaires

Les partenaires sélectionnés pour mener à bien les activités de communication d’un centre d’information Europe Direct s’engagent à:

s’assurer que le centre respecte pleinement sa mission et remplit son plan de communication annuel conformément aux lignes directrices de la représentation de la Commission européenne;

veiller à ce que le centre offre des informations neutres, précises et factuelles sur l’Union européenne et ne soit ni perçu ni utilisé à des fins contraires à la mission et aux objectifs du centre;

veiller à ce que le personnel du centre soit doté des compétences et qualifications énoncées dans les critères de sélection de la section 8.2 du présent appel à propositions;

soutenir la coopération du centre avec d’autres centres d’information Europe Direct et d’autres réseaux et parties prenantes concernés;

utiliser le nom, le logo «Europe Direct», ainsi que d’autres formes d’identification fournies par la Commission pour le centre, et les utiliser systématiquement pour toutes les activités et sur tous les produits;

avertir par écrit la représentation de la Commission européenne en temps opportun en cas de problèmes d’exécution du plan de communication annuel;

mener toutes les activités du centre gratuitement pour les utilisateurs concernés;

assurer le bon déroulement des activités du centre dès le premier mois d’une année donnée, en gardant à l’esprit que 70 % du préfinancement de la subvention sera versé au cours du premier trimestre de cette année, suivi d’un paiement final l’année suivante;

permettre à la Commission européenne d’accéder à ses locaux.

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2 CALENDRIER

Étapes Date et heure oupériode

a) Publication de l’appel 16.06.17

b) Date limite pour les questions et demandes de clarification 21/08/2017 – 12h00

c) Date limite de dépôt des candidatures 31/08/2017 – 12h00

d) Période (indicative) d’évaluation Septembre 2017

e) Communication d’informations aux candidats (date indicative) Novembre – Décembre 2017

f) Signature de la convention-cadre de partenariat Au plus tard le 31.12.2017

g) Signature de la convention spécifique annuelle (date indicative) Début 2018

h) Date de début des activités dans le cadre du premier plan de communication annuel

1/1/2018

3 BUDGET DISPONIBLE

Le budget annuel total alloué au cofinancement des activités de communication des centres d’information Europe Direct au Luxembourg est estimé à 80.000 EUR.

Toutefois, le montant réel dépendra des fonds disponibles après que l’autorité budgétaire aura adopté le budget pour 2018.

La subvention maximale sera comprise entre un minimum de 24.000 EUR par an et un maximum de 26.600 EUR par an.

La représentation de la Commission européenne au Luxembourg prévoit de financer 3 propositions.

La Commission se réserve le droit de ne pas distribuer tous les fonds disponibles.

4 CRITÈRES D’ADMISSIBILITÉ

Les propositions doivent être envoyées au plus tard à la date limite fixée à la section 3.c).

Les propositions doivent être introduites par écrit, au moyen du formulaire de candidature (voir section 14).

Les propositions doivent être rédigées dans l’une des langues officielles de l’Union européenne.

Si vous ne respectez pas ces conditions, votre candidature sera rejetée.

5 CRITÈRES D’ÉLIGIBILITÉ

5.1 Candidats éligibles

Si votre proposition satisfait aux conditions d’admissibilité, un contrôle sera effectué pour déterminer si le candidat et la proposition peuvent bénéficier d’une subvention à l’action de la Commission.

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Critères d’éligibilité

Les candidats suivants sont éligibles:

- un organisme public avéré; ou

- un organisme privé avéré investi d’une mission de service public14.

Les personnes physiques et entités à but lucratif ne sont pas éligibles.

Seules les candidatures émanant d’entités juridiques établies dans l’un des États membres de l’Union européenne sont admissibles.

Les entités légales présentant un lien juridique ou de capital avec les candidats, qui n’est ni limité à l’action ni constitué à la seule fin de son exécution, peuvent prendre part à l’action en qualité d’entités affiliées. À cet effet, les candidats définiront ces entités affiliées dans le formulaire de candidature et préciseront leur lien juridique ou de capital avec le candidat.

Documents justificatifs:

Afin d’évaluer l’admissibilité des candidats, les documents justificatifs suivants doivent accompagner la candidature (y compris pour les entités affiliées, le cas échéant):

- une copie des statuts de la société, ou

- une copie d’un certificat officiel indiquant que vous êtes légalement constitué et enregistré.

5.2 Activités éligibles

Voir la section 2.3 ci-dessus pour une description des activités éligibles.

5.3 Période d’exécution

Les activités de communication du centre dans le cadre de chaque plan de communication annuel devront être réalisées sur une période de 12 mois, entre le 1er janvier et le 31 décembre de la même année.

6 CRITÈRES D’EXCLUSION

6.1 Exclusion

Documents justificatifs15:

14 Un organisme de droit privé investi d’une mission de service public peut être reconnu comme tel par le droit national du pays d’enregistrement. À défaut d'une législation établissant ce statut, l’ordonnateur considère notamment les éléments suivants pour décider si un candidat correspond à la définition:

- le demandeur est exclusivement un organisme à but non lucratif (c’est-à-dire qu’il n’a aucun intérêt commercial), ou

- le budget de sa mission provient essentiellement de l’État, d’autorités publiques ou d’un autre organisme à but non lucratif, ou

- ses tâches sont exécutées pour le compte de l’État, d’autorités publiques ou d’un organisme sans but lucratif, et sont donc réputées être d’intérêt public.15 Les références aux types de documents nécessaires à ces fins dans les États membres de l’Union européenne et dans certains pays de l’EEE et candidats sont disponibles dans la base de données eCERTIS: http://ec.europa.eu/markt/ecertis/login.do?selectedLanguage=fr

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Les candidats doivent fournir une déclaration sur leur honneur signée en leur nom (et pour le compte des entités affiliées, si elles font partie de la candidature), par laquelle ils certifient qu’ils ne se trouvent pas dans l’une des situations visées à l’article 106, paragraphe 1, et à l’article 107 du règlement financier. Le formulaire correspondant qui doit être rempli par les candidats se trouve à l’annexe B du formulaire de candidature.

6.2 Rejet de l’appel à propositions

L’ordonnateur ne doit pas accorder de subvention à un candidat qui:

a. se trouve dans une situation qui l’exclut de participer à l’action, comme indiqué à la section 7.1 ci-dessus (voir l’annexe B du formulaire de candidature);

b. commet de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés pour participer à la procédure, ou encore n’a pas fourni ces renseignements;

c. a déjà participé à la préparation de documents d’appels à propositions, si cela entraîne une distorsion de concurrence qui ne peut être corrigée autrement.

Les mêmes critères d’exclusion s’appliquent aux entités affiliées.

Des sanctions administratives et financières peuvent être prises à l’encontre des demandeurs, ou de leurs entités affiliées le cas échéant, qui se seraient rendus coupables d’une présentation erronée des faits.

7 CRITÈRES DE SÉLECTION

7.1 Capacité financière

En tant que candidat, vous devez disposer de ressources financières suffisantes et stables pour vous permettre de maintenir les activités du CIED tout au long de la durée de la subvention et de participer à son financement. Votre capacité financière sera évaluée sur la base des documents justificatifs suivants, qui seront joints à votre candidature:

- déclaration sur l’honneur (voir l’annexe B du formulaire de candidature).

La représentation de la Commission européenne peut demander des informations supplémentaires en vue de prouver votre capacité financière.

Si la représentation considère, sur la base des documents fournis, que votre capacité financière n’est pas satisfaisante, elle peut:

demander des informations complémentaires;

décider de ne pas accorder de préfinancement;

décider d’accorder le préfinancement de manière échelonnée;

rejeter votre candidature.

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7.2 Capacité opérationnelle

Vous devez disposer des compétences et qualifications professionnelles requises pour mener à bien les activités de communication proposées du centre. Vous devrez en particulier démontrer les compétences et l’expérience suivantes:

des capacités logistiques solides (par exemple: support et matériel informatiques fiables, salle(s) de réunion, etc.);

une expérience reconnue d’au moins deux ans en matière de communication avec le grand public;

la personne que vous envisagez de nommer pour gérer le centre (le «responsable du CIED») ou l’équipe16 (si vous choisissez de nommer une équipe pour gérer le centre) devra être dotée des compétences suivantes:

o les compétences de communication nécessaires pour atteindre et nouer le dialogue avec le grand public et/ou les parties prenantes, y compris une expérience d’au moins deux ans dans:

l’organisation d’événements, la modération/l’animation d’une discussion, ainsi que de bonnes compétences de présentation;

l’élaboration/la préparation de matériel de communication destiné à être diffusé auprès de différents groupes cibles au moyen de différents canaux;

la gestion d’un site internet et l’utilisation des réseaux sociaux pour créer des communautés en ligne;

la coopération avec la presse et les médias;

o la connaissance des questions européennes (par ex. études pertinentes, expérience professionnelle, etc.);

o les compétences d’encadrement à l’aide d’une approche proactive et créative pour la réalisation des tâches (cela est particulièrement nécessaire pour le responsable du CIED/le chef d’équipe);

o la maîtrise de la langue nationale/régionale au niveau natif ou correspondant au moins au niveau C2 du CECR pour les langues17;

o une bonne connaissance pratique de l’anglais, du français ou de l’allemand correspondant au moins au niveau B2 du CECR pour les langues. Les situations dans lesquelles ce niveau de connaissance de l’anglais, du français ou de l’allemand serait nécessaire sont, par exemple, la participation active aux formations organisées par la

16 Les candidats peuvent décider de désigner une seule personne pour gérer l’ensemble des activités du CIED ou une équipe. Dans ce dernier cas, les compétences requises doivent être remplies par une équipe disposant d’un chef d’équipe clairement désigné. Le chef d’équipe devra servir de point de contact principal pour la Commission et participer à toutes les formations et réunions organisées par la Commission aux fins des actions de subvention.

17 http://europass.cedefop.europa.eu/fr/resources/european-language-levels-cefr 13

Commission européenne, l’élaboration de rapports et la coopération transfrontalière entre les centres d’information Europe Direct et avec d’autres réseaux.

Documents justificatifs:

Pour prouver votre capacité opérationnelle, vous devrez soumettre les pièces justificatives suivantes:

la déclaration sur l’honneur (voir l’annexe B du formulaire de candidature);

la description d’au moins deux activités que vous avez menées au cours des deux dernières années, prouvant que vous possédez une expérience en matière de communication avec le grand public;

le(s) CV(s) du responsable ou de l’équipe du CIED attestant des compétences requises ci-dessus, y compris une ventilation de leurs tâches et responsabilités respectives. Vous devrez fournir des pièces justificatives pour prouver ces compétences, comme un certificat d’expérience pertinente ou une lettre de référence. En outre, le responsable du CIED/le chef d’équipe devra rédiger une courte lettre de motivation présentant des exemples récents de la manière dont ils ont adopté une approche proactive et créative pour mener à bien des tâches spécifiques.

8 CRITÈRES D’ATTRIBUTION

8.1 Critères d’attribution pour la stratégie globale de sensibilisation triennale et le plan de communication annuel 2018

Les candidatures qui passeront avec succès l’évaluation seront évaluées sur la base des critères d’attribution. La stratégie globale de sensibilisation triennale sera évaluée sur la base des critères 1 et 2. Le plan de communication annuel 2018 sera évalué sur la base des critères 3 et 4.

1. Pertinence de la stratégie de sensibilisation triennale (30 points):

a. respect de la mission et des objectifs généraux du CIED – 15 points;

b. couverture des besoins locaux et/ou régionaux en matière d’information sur l’Union européenne, y compris les publics cibles et les principaux médias sélectionnés par le candidat – 15 points.

2. Efficacité du CIED (20 points):

a. La capacité de mise en réseau du centre (coopération, complémentarité et synergies avec le partenaire hébergeant le CIED, avec d’autres réseaux et parties prenantes européens, régionaux ou nationaux) et l’impact dans la région/zone couverte par la candidature — 10 points;

b. La visibilité et la portée potentielle du centre, y compris l’effet multiplicateur attendu — 10 points;

3. La qualité du plan de communication annuel 2018 et sa cohérence avec la stratégie de communication et de sensibilisation triennale (40 points):

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a. l’efficacité du plan de communication annuel 2018 et sa cohérence avec la stratégie de communication et de sensibilisation triennale et avec les priorités de communication 2018 (voir section 2.2.2) — 20 points;

b. la pertinence et la faisabilité des éléments individuels du plan de communication annuel 2018 — 20 points;

4. l’efficacité des méthodes utilisées pour exécuter le plan de communication annuel, en particulier les ressources humaines et financières déployées pour atteindre les objectifs (10 points)

Les candidatures seront classées par ordre de mérite, c’est-à-dire en fonction du nombre de points attribués (maximum de 100 points). Les meilleures propositions seront sélectionnées, c’est-à-dire que la proposition avec le plus grand nombre de points sera classée en première position, celle avec le deuxième plus grand nombre de points sera classée en deuxième position, et ainsi de suite. Les propositions seront répertoriées par ordre décroissant de mérite.

Les candidatures obtenant une note inférieure à 60 % pour l’un des quatre critères d’attribution ci-dessus (score total pour chacun des quatre critères d’attribution) ne seront pas retenues. La même règle s’applique aux propositions obtenant une note inférieure à 70 % de la note totale maximale possible.

8.2 Équilibre géographique

Si plusieurs propositions sont reçues de la même région/zone, la représentation de la Commission européenne accordera la subvention à la proposition obtenant la note la plus élevée. En fonction du budget disponible, la même règle sera appliquée jusqu’à ce que le budget annuel alloué au cofinancement des activités de communication des centres d’information Europe Direct au Luxembourg soit atteint.

8.3 Critères d’attribution des plans de communication annuels 2019 et 2020

Les plans de communication annuels et les budgets correspondants pour les années 2019 et 2020 (voir la section 10.1) seront évalués sur la base des critères d’attribution suivants:

1. efficacité du plan de communication annuel — 25 points;

2. cohérence du plan de communication annuel avec la stratégie de communication et de sensibilisation triennale et les priorités annuelles de communication communiquées par la représentation de la Commission européenne — 25 points;

3. pertinence et faisabilité des éléments individuels du plan de communication annuel — 40 points;

4. efficacité des méthodes utilisées pour exécuter le plan de communication annuel, en particulier les ressources humaines et financières déployées pour atteindre les objectifs — 10 points.

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9 ENGAGEMENTS JURIDIQUES

La subvention sera régie par une convention-cadre de partenariat (voir l’annexe 2) et des conventions spécifiques de subvention (voir l’annexe III de l’annexe 2). La convention-cadre de partenariat couvrira une période de trois ans et les conventions spécifiques de subvention relatives à l’exécution du plan de communication annuel couvriront une période d’un an. Les conventions spécifiques de subvention relatives aux activités de communication ad hoc, le cas échéant, couvriront la période précisée dans l’invitation à soumettre des propositions.

Les conventions prennent effet à la date à laquelle la dernière partie (la représentation de la Commission européenne) les signe.

Une fois les conventions signées, elles ne peuvent être modifiées durant leur mise en œuvre que si la représentation de la Commission européenne autorise préalablement la modification. La Commission européenne se réserve le droit de vérifier la conformité de la modification proposée à la proposition initiale.

9.1 Conventions spécifiques de subvention pour l’exécution du plan de communication annuel

Si votre candidature est retenue, la représentation de la Commission européenne signera avec vous une convention-cadre de partenariat de trois ans, suivie d’une convention de subvention spécifique annuelle couvrant l’année 2018.

La date de début du plan de communication annuel est fixée au 1er janvier 2018. L’action de 2018 doit être achevée au plus tard le 31 décembre 2018.

L’octroi d’une subvention annuelle ne confère aucun droit pour les années suivantes.

Les conventions spécifiques de subvention à l’action ultérieures ne peuvent être signées que pour les années 2019 et 2020 (au cours de la période de trois ans couverte par la convention-cadre) si la représentation de la Commission européenne rend une évaluation positive des propositions soumises, sur la base des critères d’attribution. Les propositions en question seront soumises à la suite d’une invitation de la représentation de la Commission européenne et incluront le plan de communication annuel et le budget correspondant. Les critères d’exclusion et de sélection ne seront pas réexaminés à cette occasion.

Vous êtes tenus de signaler toute modification survenue depuis la signature de la convention-cadre de partenariat qui pourrait affecter les conditions d’exclusion et de sélection. La représentation de la Commission européenne se réserve le droit de les vérifier avant de lancer chaque invitation à soumettre des propositions.

Calendrier indicatif des engagements juridiques

Année/accord Dépôt des propositions

Annonce de l’attribution

Signature Début/fin

Convention-cadre de partenariat triennal

(CCP)

Soumission en réponse au présent appel à propositions

Avant la fin de 2017 Dernier trimestre 2017

1er janvier 2018-31 décembre 2020

Convention spécifique de subvention à l’action 2018

Soumission en réponse au présent

Avant la fin de 2017 Premier trimestre 1er janvier 2018-31 décembre

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appel à propositions 2018 2018

Convention spécifique de subvention à l’action 2019

Délai fixé à l’article I.1.1.2 de la convention-cadre de

partenariat

Avant la fin de 2018 Premier trimestre 2019

1er janvier 2019-31 décembre 2019

Convention spécifique de subvention à l’action 2020

Délai fixé à l’article I.1.1.2 de la convention-cadre de

partenariat

Avant la fin de 2019 Premier trimestre 2020

1er janvier 2020-31 décembre 2020

9.2 Conventions spécifiques de subvention pour la mise en œuvre d’activités de communication ad hoc

La convention-cadre de partenariat comprend une option permettant d’inviter les partenaires à soumettre des propositions d’activités de communication ad hoc en dehors du plan de communication annuel (voir l’article I.1.2.2 de la convention-cadre de partenariat). Les critères détaillés, y compris les critères d’attribution, seront définis dans l’invitation à soumettre des propositions. Dans ce cas, les conventions spécifiques de subvention à l’action ne peuvent être signées que si la Commission européenne rend une évaluation positive des propositions soumises. Les critères d’exclusion et de sélection ne seront pas réexaminés à cette occasion. Vous êtes tenus de signaler toute modification survenue depuis la signature de la convention-cadre de partenariat qui pourrait affecter les conditions d’exclusion et de sélection. La représentation de la Commission européenne se réserve le droit de les revérifier avant de lancer chaque invitation à soumettre des propositions.

10 DISPOSITIONS FINANCIÈRES

10.1 Coûts éligibles

Les montants forfaitaires liés à chaque élément dans le cadre du plan de communication annuel ont été calculés en tenant compte de tous les coûts directs et indirects éligibles que vous engagez en tant que bénéficiaire lors de l’exécution des activités énoncées à la section 2.3.

10.2 Forme de la subvention

10.2.1 Montants forfaitaires

La subvention relative au plan de communication annuel prendra la forme d’un montant forfaitaire couvrant l’intégralité des coûts éligibles de l’action. Le montant annuel total de la somme forfaitaire sera compris entre 24.000 EUR jusqu'à 26.600 EUR.

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Chaque élément du plan de communication annuel (voir la section 2.3) est lié à un montant forfaitaire spécifique, comme indiqué dans le tableau ci-dessous. Les montants forfaitaires ne peuvent pas être modifiés.

Éléments du plan de communication annuel

Obligatoire/ Facultatif

Fréquence Montants forfaitaires

(en EUR) 120 %

ACTIVITÉS DE COMMUNICATION DE BASE

Obligatoire Une fois 18 000

ÉVÉNEMENTS Organisation d’événements

Obligatoire Plus d’une fois 2 400

Participation à des événements

Facultatif Plus d’une fois 840

PRODUITS DE COMMUNICATION

Publications Facultatif Une fois 1 800

Matériel de support de communication

Facultatif Une fois600

Matériel audiovisuel et autre matériel électronique

Facultatif Une fois1 200

Lettre d’information électronique

Facultatif Une fois600

PERMANENCE Facultatif Une fois 6 000

Le montant total de la subvention sera calculé en ajoutant au montant forfaitaire relatif aux «activités de communication de base» la somme forfaitaire pour chaque élément supplémentaire du plan de communication annuel.

Vous pouvez sélectionner «Organisation d’événements» et «Participation à des événements» plusieurs fois, jusqu’à atteindre la limite maximale de la subvention.

D’«autres éléments» du plan de communication annuel ne peuvent être sélectionnés qu’une seule fois.

Vous devrez combiner différents éléments afin que le montant total de la subvention varie entre 24.000 EUR et 26.600 EUR.

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Le montant requis doit être fondé sur les règles ci-dessus, en tenant compte du montant minimal et maximal de la subvention. Le montant doit également être conforme au plan de communication annuel.

Alors que le montant forfaitaire correspondant à chaque élément est fixe (par exemple, vous ne pouvez pas demander la moitié d’un montant forfaitaire), une certaine souplesse peut être appliquée pendant l’année. Par exemple, vous pouvez remplacer un élément par un autre, à condition que:

- vous assuriez la cohérence avec le plan de communication annuel; - la représentation de la Commission européenne ait donné son accord préalable; et - le montant final de la subvention ne dépasse pas le montant maximal de la

subvention indiqué dans la convention spécifique de subvention.

Si un élément du plan de communication annuel a été remplacé par un autre et s’il est lié à:

o un montant forfaitaire plus élevé, aucun budget supplémentaire ne sera fourni;

o un montant forfaitaire inférieur, le montant final de la subvention sera réduit en conséquence.

La subvention sera versée intégralement à condition que le plan de communication annuel soit exécuté correctement. Si l’un des éléments du plan de communication annuel n’est pas correctement exécuté, le montant de la subvention sera réduit proportionnellement. Dans ce cas, vous serez obligé, en tant que bénéficiaire, d’estimer jusqu’à quel point un élément donné du plan de communication annuel a été exécuté lors de la soumission d’une demande de paiement du solde (voir la colonne a de l'Annexe V). Voir également la section 11.4.

Une vérification visant à garantir le respect des conditions précitées ouvrant droit au paiement du montant forfaitaire sera effectuée au plus tard avant que le solde ne soit versé. Des vérifications, contrôles et audits destinés à garantir que les conditions ont été remplies peuvent également être menés après le versement du solde.

En tant que bénéficiaire, il vous sera peut-être demandé de prouver que vous avez correctement exécuté le plan de communication annuel.

En tant que bénéficiaire, vous ne devrez pas rendre de rapport sur les coûts réellement engagés pour la mise en œuvre de l’action.

Les montants forfaitaires ne seront pas contestés par des contrôles ex post. Cela n’affecte en rien la possibilité de réduire la subvention comme spécifié ci-dessus.

Le paiement de la subvention ne modifie en rien le droit d’accès aux registres comptables obligatoires des bénéficiaires aux fins de:

leur examen pour l’octroi de futures subventions; ou

la protection des intérêts financiers de l’Union européenne, notamment la détection de fraudes, d’irrégularités ou de manquements aux obligations.

10.2.2 Remboursement des coûts réels

La convention-cadre de partenariat permet d’octroyer des subventions sous la forme de remboursement des coûts éligibles réellement engagés. L’option de remboursement

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des coûts réels peut être utilisée uniquement pour les activités de communication ad hoc (voir la section 10.2). Les subventions de ce type seront déterminées en appliquant un taux de cofinancement maximal aux coûts éligibles réellement engagés et déclarés par vous-même en tant que bénéficiaire et, le cas échéant, par vos entités affiliées. D’autres éléments, y compris le pourcentage du taux de cofinancement, ainsi que les coûts éligibles, seront déterminés dans l’invitation à soumettre des propositions, le cas échéant.

10.3 Budget équilibré

Le budget prévisionnel du plan de communication annuel doit présenter un bilan équilibré des recettes et des dépenses.

Le budget doit être établi en euros.

Si vos coûts ne sont pas libellés en euros, vous devrez utiliser le taux de change publié sur le site internet d’Infor-euro, à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_fr.cfm

Vous devez veiller à ne pas utiliser la subvention de l’Union pour couvrir l’intégralité des ressources financières nécessaires pour mener à bien les activités prévues dans le cadre du plan de communication annuel. Les montants forfaitaires fixés dans la décision de la Commission sont établis de telle sorte qu’en moyenne, jusqu’à 50 % des coûts du plan de communication annuel sont couverts par la subvention de la Commission.

Le cofinancement du plan de communication annuel peut provenir:

de vos ressources propres en tant que bénéficiaire;

de contributions financières de tiers.

Le cofinancement ne peut inclure de contributions en nature provenant de tiers.

10.4 Calcul du montant final de la subvention

Le montant final de la subvention est calculé par la représentation de la Commission européenne avant le paiement du solde. Ce calcul comporte les étapes suivantes:

Étape 1 — Addition des contributions forfaitaires

Le montant au titre de l’étape 1 est obtenu en calculant la valeur totale des montants forfaitaires correspondant aux éléments du plan de communication annuel exécuté.

Étape 2 — Limitation du montant maximal de la subvention

Le montant total versé par la Commission aux bénéficiaires ne peut en aucun cas dépasser le montant maximal de la subvention, conformément à la convention spécifique. Si le montant obtenu à l’étape 1 est supérieur à ce montant maximal, le montant final de la subvention est limité à ce dernier.

Étape 3 — Réduction en raison de la règle de l’absence de profit - non applicable

Étape 4 — Réduction en raison d’une exécution incorrecte ou d’un manquement à d’autres obligations

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La Commission peut réduire le montant maximal de la subvention si l’action n’a pas été exécutée correctement (c’est-à-dire en cas de non-exécution ou de mauvaise exécution, ou d’exécution partielle ou tardive), ou en cas de manquement à une autre obligation aux termes de la convention.

Le montant de la réduction est déterminé en fonction du pourcentage de l’action qui a été exécuté par élément, comme suit:

% d’exécution de l’élément % du paiement70-100 % 100 %50-70 % 70 %30-50 % 50 % 0-30 % 0 %

Voir aussi l’annexe V de la convention-cadre de partenariat.

10.5 Modalités de remise de rapports et de paiement

En tant que bénéficiaire, vous pouvez présenter les demandes de paiement suivantes, pour autant que vous ayez respecté les conditions de la convention de subvention (par exemple, les délais de paiement, les plafonds, etc.). Les demandes de paiement, conformément à la convention de subvention, doivent être accompagnées des documents présentés ci-dessous:

Demande de paiement Documents d’accompagnement

Délai de paiement*

un préfinancement correspondant à 70 % du montant de la subvention accordé

(a) convention spécifique signée

Dans les 30 jours civils suivant l’entrée en vigueur de la convention spécifique (la convention spécifique entre en vigueur à la date de sa signature par la dernière partie)

Paiement du solde

La Commission arrêtera le montant de ce paiement sur la base du calcul du montant final de la subvention (voir la section 11.4 ci-dessus).

(a) rapport technique final(b) état financier final

60 jours civils suivant la demande de paiement du solde (le bénéficiaire dispose de 60 jours civils pour demander le paiement du solde suivant la fin de la période de rapport)

* Veuillez consulter le tableau figurant à la section 10.

10.6 Autres conditions financières

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a) Non-cumul

Une action ne peut bénéficier que d’une seule subvention à la charge du budget de l’Union européenne.

En aucun cas, les mêmes coûts ne peuvent être financés deux fois par le budget de l’Union. Pour veiller à ce que cela ne se produise pas, les candidats doivent indiquer dans la demande de subvention:

les sources et les montants des financements de l’Union reçus ou demandés dans le cadre de la même action ou d’une partie de l’action;

les sources et les montants des financements de l’Union reçus ou demandés pour financer le fonctionnement du candidat au cours du même exercice financier;

tout autre financement reçu ou demandé dans le cadre de la même action.

b) Non-rétroactivité

La subvention rétroactive d’actions déjà achevées est exclue.

La subvention d’actions déjà entamées peut être octroyée pourvu que le demandeur puisse établir la nécessité du démarrage de l’action avant la signature de la convention de subvention.

Dans ces cas, les coûts éligibles à un financement ne peuvent être antérieurs à la date de dépôt de la demande de subvention.

c) Contrats d’exécution/sous-traitance

Lorsque la mise en œuvre de l’action exige l’attribution de marchés publics (contrats d’exécution), le bénéficiaire doit attribuer le marché à l’offre qui présente le meilleur rapport qualité/prix ou le prix le plus bas (selon le cas) en évitant les conflits d’intérêts.

Le bénéficiaire est tenu de documenter clairement la mise en concurrence effectuée et de garder ces pièces pour un éventuel audit.

Les bénéficiaires peuvent sous-traiter des tâches faisant partie de l’action. Dans ce cas, ils doivent veiller à ce que, outre les conditions relatives au meilleur rapport qualité/prix et à l’absence de conflit d’intérêts, les conditions suivantes soient respectées:

a) la sous-traitance ne porte pas sur des tâches essentielles de l’action;

b) le recours à la sous-traitance est justifié en raison de la nature de l’action et des nécessités de son exécution;

c) les coûts estimés de la sous-traitance sont clairement identifiables dans le budget prévisionnel, le cas échéant;

d) tout recours à la sous-traitance, s’il n’est pas prévu dans la description de l’action, est communiqué par le bénéficiaire et approuvé par la Commission. La Commission peut donner son accord:

(i) avant tout recours à la sous-traitance, si le bénéficiaire demande un avenant;

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(ii) après le recours à la sous-traitance si celle-ci:

est spécifiquement justifiée dans le rapport technique intermédiaire ou final; et

n’implique pas de changements à la convention de subvention susceptibles de mettre en cause la décision d’attribution de la subvention ou de nuire à l’égalité de traitement entre demandeurs.

e) Les bénéficiaires s’assurent que certaines conditions applicables aux bénéficiaires, conformément à la convention de subvention (par exemple, la visibilité, la confidentialité, etc.) s’appliquent également aux sous-traitants.

d) Soutien financier à des tiers

Les candidatures peuvent envisager de soutenir financièrement des tiers, sous la forme d’un prix attribué à l’issue d’un concours. Dans ce cas, les dossiers de candidature doivent comprendre:

une description exhaustive du concours;

une description du public cible pour le prix;

les critères d’attribution du prix;

si le prix n’est pas attribué sous la forme, par exemple, de matériel promotionnel, le montant maximal à accorder à chaque tiers et les critères pour le déterminer.

11 PUBLICITÉ

11.1 Par les bénéficiaires

En tant que bénéficiaire, vous devez mentionner clairement la contribution de l’Union européenne dans toutes les publications et à l’occasion d’activités pour lesquelles la subvention est utilisée.

Dès lors, dans tous vos programmes et publications, sur toutes vos affiches et dans tous les autres produits générés dans le cadre du projet cofinancé, vous devez:

indiquer que le CIED est «cofinancé par l’Union européenne»;

mettre en évidence l’emblème de l’Union européenne;

utiliser le nom, le logo et les autres formes d’identification d’Europe Direct fournis par la Commission européenne.

Vous devrez également remplir une clause de non-responsabilité précisant que l’Union européenne ne peut pas être tenue pour responsable du contenu publié ni des activités pour lesquelles la subvention est utilisée.

11.2 Par la Commission

À l’exception des bourses payées aux personnes physiques et des autres aides directes versées à des personnes physiques qui en ont un besoin urgent, toutes les informations relatives aux subventions accordées au cours d’un exercice doivent être publiées sur un site internet des institutions de l’Union pour le 30 juin de l’année suivant l’exercice lors duquel les subventions ont été octroyées.

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La Commission publiera les informations suivantes:

le nom du bénéficiaire;

l’adresse du bénéficiaire si ce dernier est une personne morale, la région lorsque le bénéficiaire est une personne physique, tel que défini au niveau NUTS 218 si le bénéficiaire est domicilié au sein de l’UE ou équivalent s’il est domicilié en dehors de l’UE;

l’objet de la subvention;

le montant accordé.

À la demande, motivée et dûment justifiée, du bénéficiaire, il sera renoncé à la publication si cette divulgation d’informations est de nature à mettre en péril les droits et libertés des personnes concernées, consacrés par la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne, ou à nuire aux intérêts commerciaux des bénéficiaires.

13. TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Le fait de répondre à un appel à propositions implique l’enregistrement et le traitement de données à caractère personnel telles que le nom, l’adresse et le curriculum vitae. Ces données seront traitées conformément au règlement (CE) nº 45/2001 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. Sauf indication contraire, les questions posées et les données à caractère personnel demandées sont nécessaires à l’évaluation de votre demande, conformément à l’appel à propositions. Elles seront traitées uniquement à cette fin par le chef de la représentation de la Commission européenne au Luxembourg.

Les données à caractère personnel pourront être enregistrées dans le système de détection rapide et d’exclusion par la Commission, si le bénéficiaire se trouve dans l’une des situations visées à l’article 106, paragraphe 1, et à l’article 107, du règlement financier (UE, Euratom) nº 966/201219. Pour de plus amples informations, veuillez consulter la déclaration sur la politique en matière de respect de la vie privée à l’adresse suivante:

http://ec.europa.eu/budget/library/explained/management/protecting/privacy_statement_edes_en.pdf.

14. PROCÉDURE DE SOUMISSION DES PROPOSITIONS

Les propositions doivent être soumises dans les délais fixés à la section 3.

Aucune modification de la candidature n’est autorisée après la date limite de soumission des propositions. Cependant, la Commission peut contacter le candidat lors du processus d’évaluation s’il est nécessaire de clarifier certains aspects ou de corriger des erreurs d’écriture.

Les candidats seront informés par écrit des résultats du processus de sélection.

Le formulaire de candidature figure à l’annexe 1.

18 Journal officiel de l’Union européenne L 39 du 10 février 2007.19 http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/ALL/?uri=CELEX:32012R0966

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Les candidatures doivent être soumises au moyen du formulaire adéquat, dûment remplies et datées. Elles doivent inclure tous les documents justificatifs requis selon la liste de contrôle à l’attention des candidats, jointe au formulaire de candidature. Elles doivent être soumises en deux exemplaires (un original clairement identifié en tant que tel et une copie) et signées par la personne habilitée à engager juridiquement l’organisation du candidat. Tous les documents accompagnant une candidature doivent également être soumise sur une clé USB ou un DVD.

Les candidatures doivent être envoyées à l’adresse suivante:

Commission européenneReprésentation au LuxembourgSecteur Communication7, rue du Marché-aux-HerbesL – 2920 Luxembourg

soit par courrier, le cachet de la poste faisant foi;

soit par dépôt personnel, le reçu faisant foi;

soit par service de courrier express, le reçu du service de courrier faisant foi.

Contact

Indiquez le point de contact pour toute question:M. HEINZIUS Horst COMM-REP-LUX-GRANT@ec.europa.eu

Annexes:

- Annexe 1 — Formulaire de candidature comprenant une liste de contrôle avec ses annexes:

- Annexe A Budget prévisionnel

- Annexe B Déclaration sur l’honneur

- Annexe 2 — Modèle de convention-cadre de partenariat avec ses annexes:

- Annexe I Plan d’action

- Annexe II Conditions générales (ci-après «les conditions générales»)

Annexe III a) Modèle de convention spécifique de subvention – subventions sous forme de montants forfaitaires

Annexe III b) Modèle de convention spécifique de subvention – remboursement des coûts éligibles réellement engagés

Annexe III c) Modèle de convention spécifique de subvention – montants forfaitaires et remboursement des coûts éligibles réellement engagés

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- Annexe IV Modèle de rapport technique final

- Annexe V Modèle d’état financier final

- Les annexes VI et VII ne sont pas pertinentes dans le contexte du présent appel

- Annexe VIII a) Modèle de plan de communication annuel

- Annexe VIII b) Modèle de budget prévisionnel pour les plans de communication annuels

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