mise en place d'un projet de ged au sein d'une association

MISE EN PLACE D’UN PROJET DE GED

AU SEIN DE L’ASSOCIATION

AVOCATS SANS FRONTIERES

Stage effectué de juillet 2009 à juin 2010

Annabelle Pelnier

2ème année DUT GIDO

Promotion Supérieure du Travail

Juin 2010



AVOCATS SANS FRONTIERES FRANCE

Stage effectué de juillet 2009 à juin 2010

Annabelle Pelnier année DUT GIDO

Promotion Supérieure du Travail



FRANCE

of 30

Mise en place d’un projet de GED au sein de l’association Avocats Sans Frontières France - Juin 2010 -Annabelle Pelnier

Remerciements

Je tiens à remercier Maitre François Cantier, Fondateur d’Avocats Sans Frontières France

Merci à M. Hugo Moudiki-Jombwe, Directeur d’Avocats Sans Frontières France, pour son accueil

Un merci spécial à toute l’équipe d’Avocats Sans Frontières France qui m’a soutenu tout au long de mon stage.

Merci à mon entourage de m’avoir aidé, soutenu, supporté…

of 30


SOMMAIRE

1 PRESENTATION DE L'ASSOCIATION.................................................................................. 5

1.1 Les financements ....................................................................................................... 6

1.2 Les actions ................................................................................................................. 6

2 LA DOCUMENTATION AU SEIN D'ASF FRANCE : ............................................................. 7

2.1 État des lieux ............................................................................................................. 7

2.2 Préparation du projet ................................................................................................. 7

2.3 La typologie des documents ...................................................................................... 8

3 METHODOLOGIE .............................................................................................................. 9

3.1 Définitions ............................................................................................................... 10

3.2 Cycle de vie d'un document .................................................................................... 11

3.3 Le projet de Gestion Electronique du Document (GED) ........................................ 12

3.4 Les normes et les standards ..................................................................................... 15

3.5 Les métadonnées ..................................................................................................... 16

3.6 La gestion des risques ............................................................................................. 18

3.7 La signature électronique ........................................................................................ 20

4 LA M ISE EN PLACE DU PROJET ...................................................................................... 21

4.1 L’inventaire : ........................................................................................................... 21

4.2 Plan de classement : ................................................................................................ 22

4.3 La numérisation : ..................................................................................................... 23

4.4 Le logiciel Freedom : .............................................................................................. 23

4.5 Sensibilisation des employés à l'utilisation du système de Gestion de document : 26

CONCLUSION : ....................................................................................................................... 28

BIBLIOGRAPHIE ................................................................................................................. 29

ANNEXES ............................................................................................................................. 29

of 30


I NTRODUCTION

Ce mémoire a été réalisé dans le cadre d’un stage conventionné en entreprise de juillet 2009

à juin 2010.

J’ai effectué mon stage au sein de l’ONG « Avocats Sans Frontières France » (ASF France),

qui est une association de défense des droits de l'homme sur le plan international.

L'association est composée de 8 salariés et de bénévoles dont beaucoup sont des avocats.

Les avocats bénévoles sont souvent amenés à partir en « missions » pour la défense des

droits de l'homme ou la mise en place de formations au droit international. Les salariés de

l'association coordonnent leur travail et peuvent également être amenés à les suivre dans

leurs déplacements.

Ma mission initiale au sein d'ASF France était d'effectuer un tri des archives depuis 1998,

date de création de l'ONG. L'association possède de nombreux documents de natures

différentes, rédigés dans plusieurs langues, et dont une grande partie est constituée de

documents juridiques. Il n'y a jamais eu de documentaliste à ASF France, mon travail m'a

donc menée à sensibiliser les membres de l'association au traitement des archives et de la

documentation au sein d'ASF. Même si par manque de temps je n'ai pas pu terminer la mise

en place de ce projet, j'ai su tout de même bien analyser de manière globale les besoins en

matière de traitement du document et ainsi faire une proposition à l'association. Ce projet

implique notamment l'utilisation d'un logiciel de gestion de document et nécessite donc

également de prévoir une formation des salariés à cet outil.

Tout cela nous amène à la problématique suivante :

La mise en place d'une GED va-t-elle vraiment apporter une solution efficace au

traitement des archives d'Avocats Sans Frontières France ?

of 30


1 PRESENTATION DE L 'ASSOCIATION

En 1992 a été crée « Avocats Sans Frontières Belgique ». Un avocat toulousain, Maître

François Cantier, a créé « Avocats Sans Frontières France ».

L'objectif de l’association est d’apporter aux plus faibles la protection du droit en s’appuyant

sur les principes de :

- La présomption d’innocence

- Le droit pour tous d’être défendu par un avocat libre et indépendant

- Le droit pour tous à un procès équitable.

Ainsi ASF France, organisation de solidarité internationale a pour mandat de :

- Contribuer au respect effectif des droits de l’Homme, universellement reconnus, en

assurant la défense d’accusés ou de victimes.

- Œuvrer partout où cela s’avère utile et nécessaire à l’instauration où la restauration

de l'État de Droit.

- Agir contre l’impunité en garantissant la tenue de procès équitables

- Assurer la protection et la défense des avocats et défenseurs des Droits de l’Homme

menacés en raison de leur activité professionnelle

- Promouvoir l’accès au droit et à la justice pour tous les citoyens.

of 30


1.1 Les financements

Les actions d’ASF France sont financées majoritairement par les bailleurs de fonds

institutionnels, ce qui représente 84% des produits d’exploitation de l’association.

Dans ce contexte, le principal bailleur de fonds est l’Etat français à travers ses ministères,

ambassades et collectivités territoriales. Le pourcentage de sa participation est de 48%.

Viennent en second les organisations internationales et privées telles que l’Organisation

Internationale de la Francophonie, les barreaux français et les fondations qui contribuent à

hauteur de 23 % dans les produits d’ASF France.

La Commission Européenne, à travers différents mécanismes d’appels à propositions, a

financé les actions de l’association pour 13% des ressources. Les produits d’exploitation

complémentaires proviennent des dons, cotisations et prestations de formations de

l’association. Le cumul de ces 3 actions représente 16 % des ressources de l’association pour

l’année 2009.

1.2 Les actions

ASF France mène de nombreux projets pour la Défense des Droits de l’Homme :

− Au Nigeria : contribuer à la réduction des actes de torture tout au long de la chaine

judiciaire grâce à la mobilisation des acteurs judiciaires et à la sensibilisation de la

population.

− Au Mali : contribuer à l'accès au droit et à la justice des personnes détenues et des

populations grâce à la présence gratuite d'avocats dans les villes de Koulikoro,

Ségou et Sikasso.

− Au Cambodge : ASF France et le Barreau du Cambodge participent à des

conférences et des réunions de travail communes depuis 1998. C'est depuis 2005

qu'ASF France participe au rétablissement de l'État de Droit par le renforcement de

la profession d'avocat et l'aide juridique en faveur des populations des provinces. Un

groupe d'avocat d'ASF France assure la défense d'un groupe de parties civiles devant

les CETC (...), aux côtés de confrères cambodgiens et internationaux.

of 30


− L'Observatoire Internationale des Avocats : l'Observatoire est un mécanisme de

protection et de défense à destinations des avocats défenseurs des Droits de l'Homme

qui seraient menacés en raison de l'exercice de leur profession. Il est composé

d'avocats qui fournissent une assistance à leurs confrères menacés.

− La formation professionnelle et continue : outre son statut d'organisation de solidarité

internationale, ASF France est reconnue comme organisme de formation par le

Ministère des Affaires Sociales, du Travail et de la Solidarit

2 L A DOCUMENTATION AU SEIN D 'ASF FRANCE :

2.1 État des lieux

ASF ne dispose pas de documentaliste. Ma mission a pour origine une demande du

fondateur Maître François Cantier : trier toutes les archives depuis la création de

l'association et mettre en place un système de classement afin que ces documents, qui

constituent la mémoire de l'association, soient rendus facilement accessibles.

J'ai donc effectué mon stage pour répondre à un besoin bien identifié. Cependant, au fur et à

mesure de l'avancée de mon travail, j'ai pu analyser et faire évoluer ce besoin en fonction de

ma compréhension du fonctionnement de l'association. J'ai ainsi eu à réfléchir aux règles de

gestion des documents afin de savoir quelles données devaient être sauvegardées, comment

les gérer, les archiver, quels devaient être les acteurs de cette gestion… Et où les membres

de l'association pourraient trouver le support nécessaire à ce nouvel outil sur le long terme.

2.2 Préparation du projet

Ne connaissant pas le domaine des archives et n'ayant pas de documentaliste ou d'archiviste

à ma disposition au sein de l'association, je me suis lancée dans un travail de recherche

d'informations et d'auto-formation autour de l'archivage. Mes références dans ce domaine

ont essentiellement été les suivantes :

L'Association des Archivistes de France (AAF) et l'Association des Professionnels de

l'Information et de la Documentation (ADBS):

Ces deux associations proposent des listes de discussion qui permettent un partage

d'informations entre professionnels ou futurs professionnels. J'ai ainsi pu exposer ma

of 30


problématique et j'ai reçu de nombreuses réponses concernant les méthodes de travail à

adopter.

Les Archives Départementales de la Haute-Garonne :

J'ai pris un rendez-vous avec une archiviste. Cet entretien m'a beaucoup apporté quant aux

différents aspects du traitement des archives. J’ai notamment été informée des normes à

connaître et à utiliser pour ce type de travail.

Le Portail International des Archivistes Francophones :

Ce site internet propose des cours en ligne concernant le traitement des archives. J'ai ainsi pu

me former aux techniques et normes couramment utilisées dans le monde de la gestion

documentaire appliquée aux archives.

Grâce à ces différentes sources d'informations, j'ai pu mettre en place une méthodologie à

déployer durant mon stage, afin de répondre aux besoins d'ASF France.

2.3 La typologie des documents

Les documents conservés au sein d'ASF France sont de différentes natures. J'ai dégagé, dans

un premier temps, un certain nombre de catégories :

− Comptes-rendus d'Assemblées Générales, de réunions...

− Rapports de missions : ils sont rédigés par les avocats qui sont partis en mission. Les

informations contenues dans ces documents ont une valeur toute particulière,

notamment historique, et doivent pouvoir être accédés facilement, dans le cadre de la

capitalisation de l'expérience au sein de l'association.

− Autres rapports : il s'agit des autres rapports, comme par exemple les rapports de

financement.

− Notes internes : ce sont souvent des notes rédigées soit par le fondateur, soit par le

directeur de l'association, à l'attention de ses membres. Ces notes peuvent avoir

différentes portées, c'est à dire soit s'adresser à tous les membres d'ASF France, soit

être destinées à un groupe plus restreint au sein de l'association.

− Documents juridiques.

of 30


− Journaux, magazines, bulletins : ASF France n'a pas d'abonnement à des périodiques

mais conserve quelques exemplaires de diverses revues spécialisées.

− Factures.

− Courrier : les diverses correspondances entre les membres d'ASF France, ou avec

d'autres avocats, ou d'autres organismes, ou encore des courriers officiels adressés

aux Ministères... Ces courriers sont aussi bien nationaux qu'internationaux.

− E-mail : il s'agit de documents imprimés et non de la ressource numérique que

constituent les e-mails. Il est indispensable d'effectuer un tri de ces documents car

nombre d'entre eux ne méritent pas d'être conservés. Ceux que l'on devra conserver

sont essentiellement des rapports quotidiens de mission, des comptes-rendus de mise

en place de projets, des bulletins d'information ou encore des communiqués de

presse.

Tous ces documents sont stockés dans des cartons qui ne sont ni rangés, ni triés et

représentent une masse très importante de documents à classer. J’ai essayé d’estimer le

volume que cela représentait et cela doit être à peu près 50 m3.

De plus, de nombreux documents ne sont pas datés, ce qui va introduire des limitations au

niveau de l'archivage. Il y a également de nombreux documents au sein de l'intranet de

l'association.

3 M ETHODOLOGIE Le travail étant très long, je n'ai à ce jour toujours pas fini l'inventaire des archives. Ce

travail d'inventaire permet d'avoir une vue d'ensemble des documents d'ASF France. Au

début de mon stage je pensais pouvoir faire un pré-tri au fur et à mesure de mon inventaire,

malheureusement cela s'est vite avéré impossible à réaliser. En effet, les documents se

trouvant dans les cartons ne suivent aucune logique de tri permettant un tel pré-classement.

Il y a donc plusieurs distinctions à faire dans le traitement de nos archives. Les archives

papiers, que l'on peut également nommer archives physiques, les archives électroniques qui

se trouvent déjà sur le serveur intranet de l’association et enfin les futurs documents qui

vont être générés et dont il faudra gérer l'archivage.

of 30


Au vu de la masse importante de documents papiers déjà existants, il va être impossible de

tout numériser, car cela demanderait un investissement beaucoup trop coûteux.

Mon projet s’est articulé autour de plusieurs concepts importants. Il a d’abord fallu définir

les actions d’inventaire à mettre en place afin de répertorier les documents à intégrer dans le

nouveau système de gestion des documents. Il a fallu

3.1 Définitions

Archivage : démarche d'organisation qui a pour objectif d'identifier, de mettre en sécurité et

de maintenir disponible l'ensemble des documents qui engagent une entreprise ou un

organisme vis à vis de tiers ou de son activité future, et dont le défaut représenterait un

risque1.

Gestion de contenu : ensemble des méthodes et techniques qui permettent de produire,

diffuser, gérer, partager et rechercher des informations de toutes formes et de toutes natures

dans les systèmes informatiques, au travers d’outils collaboratifs2.

Risque de sur-conservation : risque encouru par une entreprise ou un organisme qui néglige

de détruire des documents inutiles dont la durée de conservation réglementaire est échue ou

inexistante et qui pourraient être saisis par une autorité ou utilisés à des fins contentieuses3.

Dématérialisation : opération visant à ce que les documents gérés aujourd’hui sous forme

papier le soient demain sous forme électronique, soit par le biais d’une opération de

numérisation, soit par la révision des processus de production et de gestion de

l’information4.

1 Nouveau Glossaire de l’archivage par Marie-Anne Chabin

2 Idem

3 Idem

4 Idem

of 30


Document électronique : ensemble constitué par un support et par l'information qu'il porte5.

3.2 Cycle de vie d'un document

Un document finalisé peut passer par plusieurs étapes de vie :

Couramment utilisé : on parle d’archive courante ou de document vivant

Utile occasionnellement, voire nécessaire en cas de litige pendant une certaine durée,

appelée Durée d’Utilité Administrative (DUA). On parle d’archive intermédiaire ou parfois

de « document archivé ». Le démarrage de la DUA peut varier selon les documents (date de

création, d’archivage, etc)

A conserver indéfiniment : à l’issue de leur DUA, une partie des documents pourra être

détruite. Le reste constituera les archives définitives choisies pour la valeur historique ou

patrimoniale de ces documents.

Schéma du cycle de vie d'un document

5 Livre Blanc GED Open Source par Thomas Choppy et Nicolas Richeton

of 30


3.3 Le projet de Gestion Electronique du Document (GED)

On rencontre plusieurs définitions et divers acronymes concernant la Gestion Electronique

du Document. Le terme GED est apparu dans les années 80 et s'est substitué au terme

« archivage électronique ». En 1994, les professionnels français réunis au sein de

l’association APROGED ont décidé d’utiliser l’acronyme GEIDE (Gestion Electronique

d’Informations et de Documents Existants) pour dépasser ce que l’appellation GED avait de

restrictif dans son aspect « document » et élargir la gestion à tout type d’information, en

particulier aux données de source informatique. Dans les deux cas, ces acronymes désignent

les mêmes technologies et les mêmes solutions6.

La GED désigne donc un système informatique composé de matériels et logiciels permettant

la production, le traitement, la consultation, la diffusion, l'archivage et la destruction de

documents électroniques.

La GED permet ainsi :

− Une maîtrise du flux de documents papiers et électroniques reçus quotidiennement

(courriers, e-mails…)

− Un gain de productivité

− Une meilleure traçabilité des documents et donc de leur contenu

− Une circulation plus fluide dans le traitement des documents

− La mutualisation, le partage et la valorisation des informations

− De répondre aux contraintes légales liées à la gestion et l’archivage des documents

6 Le magazine de la GED et de l’archivage, 1998

of 30


La GED va permettre d’effectuer en plusieurs étapes une capture des différents documents se

trouvant au sein d’un organisme :

− La numérisation des documents au format papier : factures, courriers, fax, bons de

livraisons, fiches de paie...

− L'intégration de documents électroniques : e-mails, pages internet, formulaires web,

feuilles de calcul, fichiers texte....

−

Le traitement de l'information : Les logiciels de GED permettent d'extraire des informations des différents types de

documents. Il existe trois types de documents qui sont :

− Les documents structurés, tels que les formulaires papiers ou électroniques qui

contiennent des cases à cocher, des caractères imprimés ou des codes barres, donc des

informations bien identifiées

− Les documents semi-structurés, tels que les factures, les commandes, les bons de

livraisons, les devis, qui présentent des emplacements et des informations diversifiées.

− Les documents non-structurés, tels que les courriers, les mails, les documents

juridiques, qui nécessitent une lecture globale, car on ne peut connaitre à l’avance les

informations qu’ils contiennent.

−

Le Workflow : La traduction littérale de workflow est « flux de travail ». Il s’agit en fait d’un flux

d'informations au sein d'une organisation, comme la transmission automatique de documents

entre personnes. En France, on retrouve cette notion dans des termes qui n'ont pas tout à fait

la même signification, comme « cycle de vie du document » ou « chaine de validation ».

On appelle workflow la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des taches à

accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus ou d'une

procédure de GED.

of 30


De manière plus concrète, le workflow, décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir

entre les différents acteurs, les délais, les modes de validation à mettre en œuvre, et fournit à

chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de la tâche qui lui est

affectée.

Afin de bien appréhender le workflow au sein d'une organisation, il est primordial d'avoir une

vue d’ensemble du traitement des documents. On peut effectuer un inventaire des workflows

afin de les classer et de les hiérarchiser. Il existe deux types de workflows : fonctionnels et

techniques.

Les workflows fonctionnels vont plutôt être utilisés dans une volonté d'homogénéisation, de

rationalisation et d'optimisation de la communication au sein de l'organisation. Quant aux

workflows techniques, ils vont plutôt répondre aux besoins d'archivage.

Logiciel de GED : Pour mettre en place le projet de GED nous avons besoin d'un logiciel bien spécifique. Les

logiciels de GED peuvent coûter très cher si l'on choisi des logiciels propriétaires. Pour ASF

France, allouer un budget important pour acquérir un tel logiciel n'est pas envisageable. Il

existe cependant des solutions logicielles open source et gratuites. Les offres de support et

maintenance liées sont par contre souvent payantes.

Après avoir pris en compte ces différents aspects financiers, et après avoir analysé les besoins

de l’association en matière d’archivage, j’ai donc choisis un logiciel de GED open source.

Même si je n'ai pas pu les mettre en œuvre sur mon lieu de stage, j'ai pu tout de même étudier

les différents logiciels à ma disposition afin de choisir celui qui correspondait le mieux à

l'association et au projet de gestion des documents. Je me suis appuyé dans mon choix sur le

livre blanc (GED Open Source édité par SMILE).

of 30


3.4 Les normes et les standards

Les normes sont des ensembles de règles approuvées par des instances officielles en charge de

la normalisation. Elles offrent une certaine garantie de stabilité et de pérennité.

Les standards sont définis par des groupes qui n’ont pas de mandats officiels des

gouvernements. Un standard est aussi un procédé ou un service qui est largement répandu. Un

standard peut être ou non une norme. Il est assez fréquent qu’un standard, lorsqu’il est

internationalement reconnu et utilisé, devienne une norme.

Les normes et les standards vont jouer un rôle capital dans l’archivage numérique. Pour

résoudre au mieux chacun des problèmes qui se présenteront à nous, nous aurons à nous

appuyer sur des normes et des standards spécifiques facilitant l’émergence d’une solution

adaptée. Au dessus de ces normes et standards propres à chaque domaine particulier, nous

aurons aussi des normes généralistes qui traitent de l’archivage numérique dans sa globalité.

La norme ISAD(G) : c'est une norme du Conseil International des archives. Elle a pour objet

d'identifier et d'expliquer le contexte et le contenu des documents pour en faciliter l'accès.

Cette norme est téléchargeable gratuitement.

La norme NF Z 42-013 : elle aborde de près toute une série de règles et de dispositions

pratiques qu'il convient de respecter pour la mise en œuvre d'une archive numérique. Cette

norme a pour titre « spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes

informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces

systèmes ».

of 30


MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records) : c'est un

modèle européen d'exigences fonctionnelles pour la gestion des archives électroniques. La

première version de Moreq a été publiée en 2001. En 2008, une deuxième version a été

publiée. Moreq2 s'intéresse plus particulièrement à l'application logicielle sur laquelle

l'entreprise va s'appuyer pour mettre en œuvre son système d'archivage électronique. Cette

norme est également rattachée à la mise en place des projets de Records Management.

3.5 Les métadonnées

Ce sont des données sur les données, à propos des données, qui définissent, décrivent des

données. Même si le terme est récent, cela a toujours existé (par exemple : un catalogue).

Selon l'activité, on parle de catalogage, d’indexation, de classification, de description… Ici les

métadonnées sont plutôt un outil d'aide à la recherche. Avec les données numériques est

apparu le besoin d'avoir des données qui fournissent une information factuelle sur les façons

d'employer et de manipuler les données7.

Nous avons besoin de conserver une somme importante d'informations pour pouvoir préserver

au mieux l'information enregistrée. Ces informations sont de différentes natures et ont des

fonctions différentes.

Les métadonnées descriptives : Elles servent à organiser la connaissance. Ce sont les métadonnées qui vont permettre

d'identifier, classifier, hiérarchiser l'information contenue dans l'objet numérique. Il s'agit

typiquement d'un titre ou d'un nom, d'auteurs, de dates, de termes permettant la classification.

C'est une activité qui va générer une quantité importante de métadonnées, on parle alors de

taxonomie. Il s'agit du processus de classification et de description des informations gérées au

sein du système destiné à faciliter leur accès par les utilisateurs.

7 L’archivage numérique à long terme : les débuts de la maturité ? , Françoise Banat-Berger, Laurent Duplouy et Claude Huc, Direction des Archives de France

of 30


métadonnées techniques : Elles servent à identifier, caractériser, définir l'environnement technique des objets

numériques. Identifier un format de données consiste à connaître de la manière la plus précise

possible le format d'un document numérique (.doc, .pdf, .odt...). Elles correspondent à

l'information de représentation qui sert à définir comment transformer un train de bits en une

information intelligible.

Les métadonnées de structure :

Elles servent à connaître l'organisation de l'information contenue et celle des objets

numériques. Il y a deux niveaux de structure : un niveau logique et un niveau physique.

Le niveau logique définit les liens entre des éléments qui ont du sens pour l'utilisateur :

numéro de pages, titre de chapitres, titre d'article...

Le niveau physique définit comment sont enregistrés les objets numériques : dans quel fichier,

dans quel répertoire, sur quel support.

Les métadonnées administratives :

Elles servent à gérer la vie de l'objet numérique. Elles regroupent les métadonnées

d'identification, de contexte, de provenance, d'intégrité et de gestion de droits.

Les métadonnées d'identification permettent l'identification univoque des objets archivés. Le

choix d'un type d'identifiant n'est pas une opération anodine. Ce choix doit être stratégique

pour la pérennisation des documents.

Les métadonnées de provenance et de contexte informent l’utilisateur sur la vie du document

numérique. C'est le comment et le pourquoi : d'où vient l'objet numérique, comment

l'information a-t-elle été collectée...

Les métadonnées d'intégrité permettent de disposer d'informations relatives au respect de

l'intégrité des documents. Elles peuvent être à usage interne (surveillance et contrôle) ou

externe (litiges).

Les métadonnées de droits gèrent le statut légal du document numérique. Ce sont les droits

d'usages et les droits d'accès.

of 30


3.6 La gestion des risques

Toute activité ou projet d’archivage entraîne des risques. La gestion des risques s'attache à les

identifier, les évaluer et les maîtriser. En ayant la connaissance du niveau de risque, on peut

s'assurer que la réponse apportée à un problème est raisonnable et raisonnée dans un contexte

défini. La gestion des risques va se faire en plusieurs étapes.

Identifier et classifier les risques : C'est posséder un référentiel qui catégorise. C'est l'étape la plus importante car elle répond à la

question : « comment lutter contre un risque dont nous n'avons pas connaissance ? ».

Malheureusement dans le domaine de la pérennisation du document numérique n'est pas assez

mature et donc il n'y a pas de standardisation de référentiel. On peut cependant prendre le

référentiel de la Bibliothèque Nationale de France (BNF).

Évaluer les risques : Il est impossible que tous les risques encourus puissent être évalués. On peut cependant,

imaginer une liste de risques accompagnée de dispositions et de recommandations qui

permettraient d'en limiter les causes et les effets. Pour chaque cause, on peut évaluer une

criticité associée. On va alors parler d'indice de priorité des risques (IPR), qui peut être

calculé :

− en multipliant un indice de gravité par un indice d'occurrence de la cause

− en multipliant un indice de gravité par un indice d'occurrence de la cause et par un

indice de détection des contrôles.

Prenons un exemple d'évaluation :

− Évaluation de la gravité d'un risque allant de « sans gravité » à « catastrophique » sur

une échelle de 0 à 5.

− Évaluation de l'occurrence de la cause allant de « peu probable » à « très fréquent »

sur une échelle de 1 à 5.

− Indice de détection des contrôles allant de « facilement détectable » à « très difficile à

détecter » sur une échelle de 1 à 5.

Ainsi on peut imaginer différents scénarios et essayer d'en évaluer le risque.

of 30


Maîtriser les risques :

A partir de l'évaluation des risques, nous pouvons identifier ceux qui vont être prioritaires en

fixant un seuil pour l'indice et donc pouvoir les maîtriser. Maîtriser les risques n'est pas une

chose facile dans une organisation car cela génère également un coût si l'on veut réellement

répondre aux risques. Cependant cette maîtrise des risques est l'un des aspects de la

planification de la pérennisation. Il semble donc important de pouvoir sensibiliser l’ensemble

des acteurs à cet aspect.

Classification des risques : On peut les classifier afin d'avoir une meilleure lisibilité et bien vérifier qu'aucun aspect n'a

été oublié :

− Les risques environnementaux : ce sont les risques naturels, de sécurité ou les risques

liés aux locaux.

− Les risques organisationnels et budgétaires : risques liés aux personnels, aux

processus, les risques budgétaires

− Les risques technologiques : risques liés aux supports d'enregistrement, aux formats de

représentation

− Les risques liés à l'accès : risque liés à accessibilité sémantique, technique, risque liés

aux responsabilités d'accès de l'archive.

of 30


−

3.7 La signature électronique

Comme nous l'avons déjà vu, les archives peuvent aussi servir de preuves en cas de litige. Se

pose alors la question de la valeur d'un document numérisé notamment au niveau des

signatures dites « électroniques ». La loi N° 2000-230 du 13 mars 20008 a été qualifiée de

révolution numérique : « la preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d'une suite de lettres,

de caractères, de chiffres ou de tout autre signe ou symbole doté d'une signification

intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission9 ».

L'article 1316-1 est primordial dans la mesure où il énonce les conditions nécessaires pour

que l'écrit sous forme électronique soit admis en preuve au même titre que l'écrit sur support

papier : « sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit

établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ».

De plus, la loi du 13 mars 2000 n'établit pas de hiérarchie de la preuve entre le papier et

l'électronique. Parallèlement la loi donne une définition fonctionnelle de la signature

électronique : « la signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie celui qui

l'appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte.

Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte10 ».

On parle de clé cryptographique à clé publique. Le mécanisme repose sur trois éléments : la

génération d'une empreinte, la signature de l'empreinte avec une clé privée et l'établissement

du lien entre la clé privée et son propriétaire. L'empreinte est générée à partir du document

grâce à une fonction mathématique dite fonction de « hachage ». Cette fonction restitue une

empreinte indissociable du document dont elle est extraite. L'empreinte est transmisse avec le

document et à l'arrivée, avec la même fonction, le système génère une empreinte du document

reçu et la compare à l’empreinte transmise. Si les deux empreintes sont identiques, cela

signifie qu'il n'y a pas eu d'altération du document durant la transmission.

8 Portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relatives à la signature électronique

9 Article 1316 du Code Civil

10 Article 1316-4 du Code Civil

of 30


4 L A M ISE EN PLACE DU PROJET

4.1 L’inventaire :

On peut aussi dans notre cas employer le terme de « récolement », définit par l'Association

des Professionnels de l'information et de la documentation en tant que « vérification

périodique, à l'aide des inventaires ou des fichiers topographiques, de l'intégrité des

collections d'un organisme. On distingue le récolement numérique, qui constate la présence du

document, et le récolement intérieur, qui vérifie l'état du document et prend les mesures utiles

à sa conservation. »

Cette définition pour mon inventaire est très importante car elle m'a permis de faire la

distinction entre l’indispensable et l'inutile pour ce qui est de la conservation des documents.

J’ai ainsi pris la responsabilité de jeter certains documents tels que les documents manuscrits

qui s’avéraient illisibles, ceux qui se retrouvaient en plusieurs exemplaires, certains e-mails

qui semblaient n’avoir aucun intérêt et certains documents non datés et sans destinataire,

notamment certains courriers.

Pour réaliser mon inventaire, j'ai mis en place un système de tableur, contenant une feuille

différente pour chaque carton. J’ai créé un fichier différent pour chaque étage. Les champs de

mes tableurs étaient les suivants :

− Localisation (nom du carton contenant le document)

− Nombre d'exemplaires du document

− Format du document

− Date du document

− Objet du document

− Projet concerné par le document

of 30


ASF France manque de place pour stocker tous les documents de manière physique, il a été

pensé qu'une partie des documents pourrait être stockés aux archives départementales de la

Haute-Garonne.

De plus. ASF France dispose de deux serveurs de grande capacité, ce qui va permettre de

numériser certains documents. Il va cependant falloir choisir quels documents méritent une

telle attention.

4.2 Plan de classement :

Le plan de classement est un système qui fixe l´organisation des archives courantes et

intermédiaires en usage dans les bureaux. Il permet de les ranger, de les classer, de les

retrouver.

Pour ASF France j'ai réfléchi au plan de classement suivant. Les numéros donnés à chaque

item serviront à la localisation des documents :

− ASF01 : ce qui touche au fonctionnement de l'association, où l’on retrouvera des

documents tels que ceux liés à la création de l'association, à son statut, aux différentes

Assemblées Générales, aux élections des membres, les notes internes...

− ASF02 : ce que l'association possède et génère : les baux de locations, les factures

(EDF, assurances…)

− ASF03 : ce qui concerne les formations proposées par l'association en France.

− ASF04 : ce qui concerne les missions effectués par les membres de l’association,

accompagné d’un classement par pays.

− ASF05 : bulletins, journaux, et autres documents…

Il faudra coter les boîtes d'archives afin de les localiser facilement. Il faut donc indiquer sur

chaque boîte le nom des boîtes (numéro), les items définis au sein du plan de classement, leur

adresse (emplacement de la boîte), la ou les années que couvrent l'ensemble des documents

dans une boîte, et leur contenu.

Exemple d'une boîte une fois cotée :

Boîte 2000-ASF04-54 : rez-de-chaussée, armoire 1, étagère 3,

Mission au Kosovo de 1999 à 2000.

of 30


4.3 La numérisation :

La numérisation devient de plus en plus indispensable dans les organisations, les entreprises

et les administrations. Elle peut apporter plusieurs solutions : un gain de place au sein de la

structure, une meilleure conservation des documents. La pérennisation des informations

numériques est un ensemble de moyens et de procédures visant à ce que les informations

pérennisées restent accessibles, compréhensibles et exploitables au cours du temps.

La réflexion autour de ce sujet a conduit à l'élaboration de différentes stratégies et de normes

ou de recommandations.

Pour le cas d’ASF France, au vu des documents dont j'ai fait l'inventaire, j'ai essayé de

réfléchir à ce qu’il pourrait être intéressant de numériser. Les rapports de missions et les

documents liés aux demandes de financement font partie des documents essentiels qui

méritent d’être ainsi numérisés. En effet, cela permettra aux salariés de voir ce qui a pu être

fait auparavant, capitalisant ainsi l’expérience des années passées. De plus, nombre de ces

documents sont imprimés sur des brouillons, c'est à dire que le verso ne correspond pas au

recto. De ce fait, ces documents sont assez difficiles à lire, ce qui nuit à leur fonction de

sources d'information.

Lors de mon inventaire, j'ai également cherché à vérifier la disponibilité des documents que je

triais sur l’intranet de l’association. Lorsqu’un document était ainsi présent, j’ai pu créer un

hyperlien vers la ressource au sein de mon tableur. Ainsi il ne sera pas nécessaire de mettre en

place un processus de numérisation pour ces documents, puisqu’ils sont directement

accessibles sous leur forme numérique.

4.4 Le logiciel Freedom :

J'ai opté pour ce logiciel car il répond vraiment aux besoins de l'association dans la gestion

des documents, c'est un logiciel de GED et de workflows. Son interface est épurée mais il est

très complet dans les fonctionnalités qu’il propose : métadonnées, types de documents, plans

de classement, collaboration, gestion des versions, recherche multi-critères...

Il propose également un portail d'accueil paramétrable, un agenda partagé et un client de

messagerie. Au-delà d’un simple outil de GED, c’est un logiciel de travail collaboratif.

of 30


Organisation des documents avec le logiciel Freedom :

Le but de la mise en place d'un tel logiciel est de pouvoir organiser et rechercher facilement

les documents archivés. Freedom propose un classement en arborescence des différents

documents. Un même document peut appartenir à plusieurs dossiers, cela permet d’organiser

les documents suivant plusieurs arborescences en fonction des besoins de chaque personne ou

service. On peut créer des liens hypertextes entre les documents afin de pouvoir naviguer

facilement entre eux. Les propriétés des documents qui correspondent aux métadonnées

peuvent être personnalisées pour augmenter les possibilités de recherche et de classement. Sur

le plan de l'administration, la gestion des droits permet de gérer chaque utilisateur de façon

unique, ou par le biais d’un groupe.

La gestion du Workflow avec Freedom : Comme nous l'avons vu, le workflow, permet de faire circuler un document entre plusieurs

personnes. Freedom propose des fonctions intéressantes concernant le workflow. Ainsi lors

d'une circulation de document, chaque personne peut compléter une partie du document en

respectant les droits spécifiques qui lui sont accordés. A chaque étape du workflow, les droits

d'accès sur le document peuvent être modifiés et il est possible d'effectuer des actions

spécifiques comme l'envoi d'e-mail ou la création d'un nouveau document.

Les familles de documents sous Freedom : La gestion des familles de documents constitue le point fort de Freedom. Créer une famille de

documents correspond à définir un ensemble de propriétés (métadonnées) communes aux

documents qui en font partie. Ces propriétés peuvent être :

− Un champ de saisie libre

− Une liste déroulante

− Une case à cocher

− Une pièce jointe à télécharger

of 30


De plus, il est possible d’organiser ces propriétés dans différents onglets, de définir des

propriétés calculées et une famille donnée peut hériter un ensemble de propriétés d’autres

familles (ex : dossier contenant le document).

Créer une famille revient à créer un formulaire de saisie. Et ce formulaire peut être très

complexe et complet comme par exemple la famille de type « Agenda ».

Le logiciel Freedom offre donc de nombreuses possibilités et surtout permet un échange réel

entre les différents utilisateurs autour des documents. Avec ce logiciel, le cycle de vie du

document est bien suivi et permet donc un meilleur classement, et un meilleur archivage. Il

reste cependant un logiciel complexe non pas dans son utilisation, mais dans son

administration. C'est pourquoi considérer un forfait de support peut être une solution

intéressante et efficace pour aider à la mise en place et à la gestion d'un tel logiciel.

Comme expliqué précédemment, il va être impossible de numériser tous les documents

d'archives qui existent déjà sous forme papier, car le travail et l'investissement seraient trop

importants. Cependant, afin de retrouver avec le logiciel de GED les documents archivés de

manière physique, une solution peut être mise en place. En effet, le logiciel de GED ne

comportant pas de catalogue comme l'on peut en trouver dans des logiciels de gestion de

bibliothèque, il faut tout de même que les documents non numérisés puissent être retrouvés de

manière aussi simple que les documents numériques. La solution à laquelle j'ai pensé consiste

en la création de fichiers textes numériques que l'on intègrerait dans la GED en lieu et place

des documents papiers auxquels ils se réfèrent. Ainsi, dans ces documents numériques, on

retrouverait toutes les informations nécessaires à l’identification et à la localisation du

document papier.

of 30


4.5 Sensibilisation des employés à l'utilisation du système de Gestion de document :

Dans ma réflexion sur la mise en place d'un projet de GED je me suis également penchée sur

la façon d’amener les salariés de l'association à comprendre ce projet et sur la meilleure façon

de les « former » à l’utilisation des outils mis en place. En effet, durant mon stage j'ai pu

observer les pratiques de chacun liées à la gestion de leurs documents. Leur pratique n'est pas

mauvaise en soi, mais ils manquent de coordination dans le brassage des documents. Ce

constat vient également de ce que j'ai pu constater lors de l'inventaire. Souvent des documents

n’ont pas de date ou d’objet, un même document électronique est imprimé plusieurs fois (on

peut d'ailleurs retrouver un même document dans différents cartons).

Il existe donc des incohérences dans la gestion des documents. C'est pourquoi il est important

de sensibiliser les personnes à ce projet de GED.

Les fiches « mémo » Je pensais créer de fiches récapitulatives de type « mémo » qui serait rendues disponibles à

chaque utilisateur, au sein même de son environnement de travail. Ces fiches « mémo »

présenteraient un aspect simple et clair qui permettraient une meilleur appréhension des

informations qu’elles contiendraient. Elles auraient pour objectif de généraliser un processus

de création, de manipulation ou d’impression du document. Les thèmes abordés seraient entre

autres les suivants :

− Reprise des définitions de GED et de workflow

− Les informations essentielles à intégrer à un document lors de sa création: sa date de

création, son objet, un ou plusieurs destinataires s'il y a lieu.

− Les bonnes pratiques liées à la création du document : sa dénomination claire et

informative, l’endroit approprié pour son enregistrement au sein de l'intranet.

− Le processus de mise à disposition du document grâce au logiciel de GED afin qu'un

travail collaboratif se mette en place autour de lui. Une attention toute particulière

devant être apportée à la gestion des droits sur le document en fonction des utilisateurs

et des groupes d’utilisateurs.

of 30


− Avant l’impression ou l’enregistrement d’un document, la nécessité de vérifier si le

même document n’existe pas déjà ou n’a pas déjà été imprimé, afin d’éviter la

duplication inutile de l’information.

L'enregistrement d'un document : Afin que les documents électroniques soient facilement repérables au sein de l'intranet, il est

indispensable de mettre en place une « norme » au sein de l'association afin de définir

clairement les noms à donner aux fichiers. Ces noms vont correspondre au types des

documents que l'on va trouver à ASF France. Pour nommer un fichier on commence par

mettre le type du document et ensuite le nom donné par la personne qui génère le document.

La norme sera la suivante :

− mis : rapports de missions

− rap : rapports autre que missions

− docj : documents juridiques

− adm : documents administratifs

− ni : notes interne

− docelec : documents électroniques

− cour : courriers

− mel : e-mails

− cr : comptes-rendus

− fina : financements

of 30


L'utilisation du logiciel : Introduire l'utilisation d'un nouvel outil dans le travail quotidien des salariés va provoquer un

changement dans leurs pratiques de travail et peut-être générer parmi eux des réticences quant

à son utilisation.

C'est pourquoi il va falloir leur démontrer son utilité de manière concrète et valoriser le projet

de GED, en expliquant que l’utilisation d’un tel logiciel permet une recherche rapide des

documents et une structuration efficace de l’archivage au sein de l'intranet.

Il faudra ensuite les former, soit par l’exécution d’exemples pratiques (création et

enregistrement de documents « types »), soit en commentant les notes d’utilisation déjà créées

CONCLUSION : Mon stage au sein d'ASF France a duré plusieurs mois. Une des difficultés auxquelles j’ai été

confrontée est le peu de compréhension des employés vis-à-vis de mon travail, car la GED et

l’archivage sont des domaines qui leur étaient étrangers. L'autre difficulté résidait dans

l’ampleur colossale du travail à réaliser, car il s’agissait d’une quinzaine d’années de

documents à traiter, soit plus de 100 000 documents selon mon estimation. Les membres de

l’association n’avaient également pas considéré l’ampleur de cette tâche lorsqu’ils avaient

proposé ce stage. Il a donc fallu que j’explique le travail que je réalisais ainsi que les

perspectives que j’envisageais pour ASF France en terme de gestion des documents et des

archives, afin de pérenniser le système que j’avais initié.

Cependant, le stage a été très riche car cela m’a également permis de réfléchir à un projet de

bout en bout même s’il n’a pas pu être mis en place. De plus le stage m’a permis d’acquérir

une certaine autonomie dans la tâche à réaliser.

La documentation d’ASF France est riche et il y a beaucoup de projets à mettre en place

autour, ce stage n’a pas été vain bien au contraire et je pense également que j’ai su sensibiliser

le personnel à la documentation.

of 30


BIBLIOGRAPHIE

Archivage électronique et records management [Texte imprimé] : le marché et les besoins / Anne Bouget, Virginie Boillet, Louise Guerre, .- Paris : SerdaLab : Fédération nationale des tiers de confiance, 2008. - 1 vol. (178 p.) ; 30 cm. - (Les études sectorielles).

Archivage et pérennisation [Texte imprimé] / sous la direction de Marie-Anne Chabin. - [Paris] : Hermes science publications, 2004. - 1 vol. (134 p.) ; 24 cm.

La dématérialisation [Texte imprimé] : guide pratique / une publication du groupe Serda. - IDP, 2008. - 1 vol. (96 p.) ; 30 cm.

Conduire un projet de Workflow [Texte imprimé] / Yphise. - Paris (53 Bd de Sébastopol, 75001) : Technology transfer, cop. 1998 (Paris : Impr. Promoprint). - 76 p. : couv. ill. ; 30 cm. - (Série Savoir-faire).

La gestion électronique de documents et la documentation [Texte imprimé] : dossier documentaire / réalisé par Françoise Mahaut et Sylvie Dalbin. - Paris (25 rue Claude-Tillier, 75012) : ADBS éd., 1992. - 139 f. : ill., couv. ill. ; 30 cm. - (Collection Sciences de l'information. Série Recherches et documents).

L'archivage électronique de documents [Texte imprimé] / [Cabinet Alain Bensoussan]. - Paris : Hermès, 1992 (Paris : Impr. Jouve). - 46 p. ; 15 cm. - (Guide juridique Alain Bensoussan).

L'archivage numérique à long terme [Texte imprimé] : les débuts de la maturité ? / Direction des Archives de France ; [rédigé] par Françoise Banat-Berger, Laurent Duplouy et Claude Huc. - [Paris] : la Documentation française, 2009 (53-Mayenne : Impr. Jouve). - 1 vol. (284 p.) : couv. ill. ; 24 cm. - (Manuels et guides pratiques / Direction des archives de France).

Technologie de la GED [Texte imprimé] : techniques et management des documents électroniques / Gérard Dupoirier. - 2e éd. rev. et augm.. - Paris : Hermès, 1995 (53-Mayenne : Impr. Floch). - 302 p. : couv. ill. en coul. ; 24 cm.

SITOGRAPHIE

www.Adbs.fr

www.archiviste.org

www.piaf-archives.org

www.freedom-ecm.org

of 30


ANNEXES

AUTOUR DE VALEURS COMMUNES

La présomption d'innocence " Toute personne accusée d'un acte délictueux est présumée innocente jusqu'à ce que sa culpabilité ait été établie au cours d'un procès public où toutes les garanties nécessaires à sa défense lui ont été assurées ".

Déclaration universelle des droits de l'Homme, article 11 (1).

Le droit à la défense " Toute personne accusée d'une infraction pénale a droit, au moins, aux garanties suivantes : à être présente au procès et à se défendre elle-même ou à avoir l'assistance d'un défenseur de son choix ; si elle n'a pas de défenseur, à être informée de ce droit d'en avoir un et, chaque fois que l'intérêt de la justice l'exige, à se voir attribuer d'office un défenseur, sans frais, si elle n'a pas les moyens de le rémunérer ".

Pacte international des droits civils et politiques, article 14 (3 d).

Son histoire

1992 Création Le mouvement Avocats Sans Frontières en Belgique

1998 Création d'Avocats Sans Frontières France (ASF France)

2004 ASF France obtient le statut Consultatif Spécial auprès du Conseil Économique et Social de l’Organisation des Nations Unies

2005 En avril, l’Organisation Internationale de la Francophonie (OIF) a accordé à ASF France le Statut Consultatif en reconnaissance pour ses activités en partenariat avec les acteurs locaux de pays francophones

2005 En septembre, ASF France est élu à la présidence des Organisations Internationales Non Gouvernementales du volet « Droits de l’Homme » auprès de l’OIF

2007 Le Groupement d’Intérêts Économique Avocat a décidé de créer un Fonds d’urgence pour la défense

2007 Obtention du Prix Droits de l’Homme, octroyé par le Conseil Consultatif des Barreaux Européens et remis à ASF Belgique

2008 ASF France célèbre son dixième anniversaire.

Lancement de l’Observatoire International des Avocats www.observatoire-avocats.org

2009 Obtention du soutien de Clifford Chance pour le renforcement et le développement du Mouvement Avocats Sans Frontières.

Une reconnaissance affirmée

• Organisation des Nations Unies - ONU

En 2004, ASF France s’est vu décerner le titre d’ONG avec Statut Consultatif Spécial auprès du Conseil Economique et Social des Nations Unies.

• Organisation Internationale de la Francophonie - OIF

En avril 2005, l’OIF a accordé à ASF France le Statut Consultatif en reconnaissance pour ses activités en partenariat avec les acteurs locaux de pays francophones.

• Présidence de la Commission Paix, Démocratie et Droits de l’Homme de l'OIF

En septembre 2005, François CANTIER, Président d’ASF France, a été élu président de la Commission Paix, Démocratie et Droits de l’Homme auprès de l’OIF. Cette élection a été

pour Avocats Sans Frontières France l’affirmation de sa présence internationale et plus particulièrement dans l’espace francophone qui comporte 50 états.

• Création d'un Fonds d'urgence

En 2007, le Groupement d'Intérêts Economiques avocat (Conseil National des Barreaux, Conférence des Bâtonniers et Barreau de Paris) à l’initiative d’ASF France, a décidé de créer un Fonds d’urgence pour la défense. Aujourd'hui, le Parlement Européen, souhaite créer un fonds de même nature, à l’initiative d’ASF France.

Le bureau

• Président : François CANTIER (Barreau de Toulouse) • Vice-Président : Philippe MORICEAU (Barreau de Bayonne) • Vice-Président : Ivan PANEFF (Barreau de Paris) • Trésorière : Fabienne TRUSSES-NAPROUS (Barreau de Tarbes) • Secrétaire : Gérard DUPUY (Juriste)

voir les statuts de l'association

L’équipe du siège

• Directeur : Hugo MOUDIKI JOMBWE • Secrétaire de direction, en charge des formations : Emeline BARDON • Responsable communication : Elodie HERISSON • Gestionnaire financier : Alexandre CROIZIERS DE LACVIVIER • Coordinatrice Asie : Séverine LACROIX • Coordinatrice Afrique : Marielle BREUIL • Coordinatrice de l'Observatoire International des Avocats : Charlotte BENOIT • Coordinatrice du Réseau Avocats Sans Frontières : Anne LUTUN • Webmestre : Rémi BACQUE

Les bénévoles

L’implication des bénévoles est la source première des activités de l’association.

Pour l’année 2009, quelques 112 personnes se sont impliquées dans les activités d’ASF France ; pour un total d’environ 18.000 heures de travail.

Les adhérents

Plus de 850 personnes ont à ce jour pris une adhésion au sein d’Avocats Sans Frontières France.

En 2009, ASF France a compté 35 barreaux adhérents de l'association.

ASF dans le Monde

· Avocats Sans Frontières (Belgique) www.asf.be · Avocats Sans Frontières Brésil - Advogados Sem Fronteiras www.advogadossemfronteiras.org · Avocats Sans Frontières Cameroun · Avocats Sans Frontières Canada - Québec www.asfcanada.ca · Avocats Sans Frontières France www.avocatssansfrontieres-france.org · Avocats Sans Frontières Guinée (Conakry) · Avocats Sans Frontières Hollande - Advocaten Zonder Grenzen www.advocatenzondergrenzen.nl · Avocats Sans Frontières Italie www.asf-italia.it · Avocats Sans Frontières Mali · Avocats Sans Frontières Mauritanie · Avocats Sans Frontières Suède-Advokater Utan Granser www.advokaterutangranser.se · Avocats Sans Frontières Suisse

Mission En Asie, en Afrique et en Amérique Latine, ASF France développe des programmes d’accompagnement pour aider à la reconstruction juridiques là où les besoins s'expriment. En contribuant au renforcement de l'État de droit, ses membres luttent pour la reconnaissance d'un droit à une justice sans frontières. L’association fonde l’ensemble de ses activités sur les principes de la présomption d’innocence et du droit pour tous à être défendus par un avocat libre et indépendant. ASF France s'engage à :

• lutter contre l’impunité • œuvrer en faveur du droit au procès équitable • contribuer au renforcement de l’État de droit

• Organisations Internationales

Avocats Sans Frontière France bénéficie du statut consultatif auprès de l’Nations Unies et de l’Organisation Internationale de la Francophonie.

• Partenaires institutionnels

Avocats Sans Frontière France bénéficie du soutidu Premier Ministre , du GIE Avocat (Bâtonniers et Barreau de Parisgénéraux et mairies françaises

• ONG

Avocats Sans Frontière France bénéficie du soutien de l’Communication Sans Frontièresles Droits de l'Homme, etc...

Organisations Internationales

Avocats Sans Frontière France bénéficie du statut consultatif auprès de l’Organisation des Organisation Internationale de la Francophonie.

Partenaires institutionnels

Avocats Sans Frontière France bénéficie du soutien du Ministère des Affaires Etrangères, du GIE Avocat (Conseil National des Barreaux, Conférence des

Barreau de Paris), et de nombreux barreaux, conseils régionaux, conseils généraux et mairies françaises.

Avocats Sans Frontière France bénéficie du soutien de l’Ecole Des Droits de l’HommeCommunication Sans Frontières, Médecin Sans Frontières, Alliance des Avocats pour

Organisation des

Ministère des Affaires Etrangères, Conférence des

de nombreux barreaux, conseils régionaux, conseils

Ecole Des Droits de l’Homme, Alliance des Avocats pour

PROJETS TITRE / SUJET DATE FORMAT QTITE LOCALISATION

RwandaLe Tribunal Pénal

International refuse de poursuivre l'OTAN

Aucune Article 1 Projet Rwanda

Rwanda Reportage 22-sept-00

Courrier à M. De Lestrade -

MAHA Production

1 Projet Rwanda

RwandaAutorisation de tournage

pour les procès 15-déc-99

Courrier à M. Le Ministre de la Justice du

Rwanda

1 Projet Rwanda

Rwanda Autorisation accordèe 24-déc-99

Courrier de Sheikh Abdul

Karim Harelimana - Ministre de l'Intérieur du

Rwanda

1 Projet Rwanda

Rwanda

L'Eglise et le génocide au Rwanda - Les Pères Blancs

et le Négationnisme - L'Harmattan

Aucune Résumé 1 Projet Rwanda

RwandaLiason Rwanda - N°33

mars-avril 2001avr-01 Bulletin 1 Projet Rwanda

Rwanda Ubutabera N°49 09-nov-98 Journal 1 Projet RwandaRwanda Ubutabera N°48 26-oct-98 Journal 1 Projet RwandaRwanda Ubutabera N°47 12-oct-98 Journal 1 Projet RwandaRwanda Ubutabera N°46 28-sept-98 Journal 1 Projet RwandaRwanda Ubutabera N°45 14-sept-98 Journal 1 Projet RwandaRwanda Ubutabera N°44 31-août-98 Journal 1 Projet RwandaRwanda Ubutabera N°41 20-juil-98 Journal 1 Projet RwandaRwanda Ubutabera N°40 06-juil-98 Journal 1 Projet RwandaRwanda Ubutabera N°39 22-juin-98 Journal 1 Projet Rwanda

RwandaLiason Rwanda - N°24

juillet-août 1999août-99 Bulletin 1 Projet Rwanda

RwandaLiason Rwanda - N°23 mai-

juin 1999juin-99 Bulletin 1 Projet Rwanda

RwandaAfrica Confidential Edtion

Française - N°33117-mai-99 Bulletin 1 Projet Rwanda

Rwanda

La justice pénale internationale interview de

Antonio Cassese - Le Dalloz, 2001, N°34

2001 Article 1 Projet Rwanda

Rwanda

Un Etat peut-il amnistier des actes constitutifs de crimes internationaux -

JCP, la semaine jruidique Edition Générale, N°27

04-juil-01 Article 1 Projet Rwanda

Rwanda

Analyse spécifique du crime de génocide dans le

Tribunal pénal international pour le Rwanda - Rev. Sc.

Crim., avril-juin 2001

juin-01 Article 1 Projet Rwanda

AVOCATS SANS FRONTIERES France Archives du premier étage

Moreq2

Depuis sa première publication en 2001, le MoReq initial – Modèle d’exigences pour l’organisation de

l’archivage électronique – a été largement utilisé dans toute l’Europe et au-delà. Ceux qui utilisent

l’archivage électronique ont reconnu l’intérêt d’utiliser un modèle de spécifications tel que MoReq

comme base de travail pour l’acquisition d’un système d’archivage électronique et les fournisseurs

de logiciels ont, de leur côté, utilisé MoReq dans leur processus de développement.

Le succès de MoReq est aujourd’hui indiscutable. Il a été souvent cité dans de nombreux pays et joue

un rôle central dans le monde du records management et de l’archivage électronique. Ceci dit, les

technologies de l’information ont changé depuis 2001. De nombreuses technologies se sont

développées avec des changements évolutifs affectant la création, la capture et la gestion des

documents archivés électroniquement. Cette nouvelle version de MoReq, appelée MoReq2, prend en

compte l’impact de ces changements. Elle tient compte également des nouvelles normes et des

bonnes pratiques de ces dernières années. MoReq2 constitue donc une mise à jour évolutive du

MoReq initial.

Objectif et champ d’application de ces spécifications

Ces spécifications constituent la seconde version des Exigences types pour la maîtrise de l’archivage

électronique (MoReq2). Elles insistent surtout sur les exigences fonctionnelles pour la maîtrise des

documents électroniques à valeur probante par un système d’archivage électronique (SAE). Ces

spécifications s’adressent aussi bien aux organismes publics qu’aux entreprises privées qui veulent se

doter d’un SAE ou qui souhaitent évaluer les capacités du SAE dont elles disposent déjà. Tout en

mettant l’accent sur les exigences fonctionnelles, les spécifications soulignent que les critères non

fonctionnels jouent un rôle central dans le succès d’un SAE, comme de tout système d’information.

D’autres exigences connexes, liées notamment à la gestion électronique des documents (GED) et à la

gestion des archives physiques (papier ou microfilm) sont également abordées mais dans un moindre

détail. Les questions de la numérisation ou autres moyens de création de documents électroniques

dépassent le cadre de ces spécifications.

Gestion de l’information, gestion des risques et archivage

Sans lien systématique avec la gestion logistique des dossiers papier, la démarche d’archivage

apparaît de plus en plus aux yeux de certains responsables d’organismes comme une des réponses

aux risques associés à une mauvaise gestion de l’information.

Quelques affaires retentissantes au plan international (Arthur Andersen, Enron, …) ont mis en avant

les conséquences financières voire vitales d’un archivage déficient. La pression des audits, la

multiplication des contentieux, l’incapacité à produire la pièce qui prouve sa bonne foi, les

inconvénients à détruire trop tôt des documents archivés, ou au contraire à les conserver trop

longtemps, mettent bien en évidence le besoin d’une gestion de l’information et d’une maîtrise de

l’archivage au niveau managérial. Les entreprises sont donc de plus en plus nombreuses à se doter

d’une politique de sécurité de l’information, prolongée parfois par une politique d’archivage inspirée

des principes d’ISO 15489, avec des variantes d’appellation : charte d’archivage, politique de

«records management», politique de conservation des données. Adossée à la politique de sécurité, la

politique d’archivage présente des convergences avec le plan de continuité d’activité ou au plan de

reprise d’activité après un sinistre, avec la notion de documents vitaux qui joue un rôle croissant. De

même, dans le secteur public, pour l’archivage papier, on commence également à voir apparaître

signées, au plus haut niveau des décideurs, des chartes d’archivage précisant les rôles et

responsabilités de chacune des parties, la mise en œuvre dans un double objectif de rationalisation

et d’amélioration d’une qualité de service, de véritables services d’archivage intermédiaire. Par

ailleurs, sont mises en œuvre dans plusieurs secteurs des politiques de qualité et de certification.

L’archivage électronique dans les entreprises

Les entreprises prennent peu à peu conscience qu’un archivage de qualité des documents reçus ou

produits est un impératif, dans un contexte où les NTIC multiplient les flux d’information sans

contrôle hiérarchique. Cet archivage est d’abord suscité par le besoin de satisfaire aux obligations

légales et la nécessité de prendre en compte des risques juridiques croissants. Un autre argument

majeur est que cet archivage doit être générateur d’économie et d’efficacité, mettant à disposition

rapidement les documents archivés et assurant la meilleure défense possible des intérêts de

l’entreprise lors de négociations, d’audit ou de contentieux. Enfin, la diffusion des normes et modèles

(ISO 15489, MoReq...) aide à la structuration des projets, en montrant la permanence des

fondamentaux archivistiques et la nécessité d’appliquer l’archivage à tous les documents quels que

soient leur support et leur forme (papier, électronique), sans négliger les critères de gestion,

d’organisation et de pilotage. Les projets d’archivage des entreprises s’articulent autour d’un double

objectif :

- Garantir accessibilité et intégrité des documents (figés, triés et non modifiables) pendant

tout leur cycle de vie

- Fixer les responsabilités et les exigences de conservation des documents au travers de

référentiels construits avec tous les acteurs du projet (archivistes, juristes, DSI,…) avec

l’arbitrage du management de l’entreprise au regard de l’analyse des risques.

A noter que, dans les entreprises de dimension internationale, l’impact de la réglementation et

l’extension du risque contentieux vis-à-vis des clients, fournisseurs et partenaires, jouent un rôle non

négligeable dans l’adoption d’une politique d’archivage appuyée sur des normes internationales.

Conclusions

Pour conclure, nous devons bien évidement spécifié que le système d’archivage électronique doit

être intégrer à l’ensemble du système d’information. Moreq2 évoque dans sa norme les modules qui

ne font pas parti directement du système d’archivage, mais qui doivent être pris en compte lors de la

réflexion et de la mise en place. Afin de faciliter l’intégration du SAE au système d’information, MoReq2 décrit les modalités de l’interfaçage entre le SAE et les autres outils de gestion de l’information dont :

- gestion et destruction des archives physiques

- GED et travail collaboratif - workflow - gestion de dossier - intégration avec les systèmes de gestion de contenu - signature électronique - chiffrement - gestion des droits numériques - travail à distance - gestion de la sécurité (niveaux de sécurité)

Ces éléments doivent être pris impérativement en compte lors de la réflexion et la mise en place d’un SAE.

Frédéric Matthey - Digitech SA – http://www.digitech-sa.ch – [email protected]

Le 22 juin 2010

LOILoi n°2000230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux

technologies de l’information et relative à la signature électronique

NOR: JUSX9900020L

Version consolidée au 14 mars 2000 Article 1 A modifié les dispositions suivantes :Modifie Code civil art. 1316 (V)Crée Code civil art. 13161 (V)Crée Code civil art. 13162 (V)Modifie Code civil art. 1317 (V)Modifie Code civil art. 1318 (V)Modifie Code civil art. 1319 (V)Modifie Code civil art. 1320 (V)Modifie Code civil art. 1321 (V)Modifie Code civil art. 1322 (V)Modifie Code civil art. 1323 (V)Modifie Code civil art. 1324 (V)Modifie Code civil art. 1325 (M)Modifie Code civil art. 1326 (V)Modifie Code civil art. 1328 (V)Modifie Code civil art. 1329 (V)Modifie Code civil art. 1330 (V)Modifie Code civil art. 1331 (V)Modifie Code civil art. 1332 (V)Modifie Code civil art. 1333 (V)Modifie Code civil art. 1334 (V)Modifie Code civil art. 1335 (V)Modifie Code civil art. 1336 (V)Modifie Code civil art. 1337 (V)Modifie Code civil art. 1338 (V)Modifie Code civil art. 1339 (V)Modifie Code civil art. 1340 (V) Article 2 A modifié les dispositions suivantes :

Article 3 A modifié les dispositions suivantes :Crée Code civil art. 13163 (V) Article 4 A modifié les dispositions suivantes :Crée Code civil art. 13164 (V) Article 5 A modifié les dispositions suivantes : Article 6 La présente loi est applicable en NouvelleCalédonie, en Polynésie française, à WallisetFutuna et dans la collectivité territoriale de Mayotte. NOTA: Loi 2001616 20010711 art. 75 : Dans tous les textes législatifs et réglementaires en vigueur à Mayotte, la référence à la “ collectivité territoriale de Mayotte “ est remplacée par la référence à “ Mayotte “, et la référence à la “ collectivité territoriale “ est remplacée par la référence à la “ collectivité départementale “. Jacques Chirac Par le Président de la République : Le Premier ministre, Lionel Jospin Le garde des sceaux, ministre de la justice, Élisabeth Guigou Le ministre de l’intérieur, JeanPierre Chevènement Le ministre de l’économie,

des finances et de l’industrie, Christian Sautter Le secrétaire d’Etat à l’outremer, JeanJack Queyranne Le secrétaire d’Etat à l’industrie, Christian Pierret Loi n° 2000230. Directive communautaire : Directive 1999/93/CE du Parlement européen et du Conseil du 13 décembre 1999 sur un cadre communautaire pour les signatures électroniques. Travaux préparatoires : Sénat : Projet de loi n° 488 (19981999) ; Rapport de M. Charles Jolibois, au nom de la commission des lois, n° 203 (19992000) ; Discussion et adoption le 8 février 2000. Assemblée nationale : Projet de loi, adopté par le Sénat, n° 2158 ; Rapport de M. Christian Paul, au nom de la commission des lois, n° 2197 ; Discussion et adoption le 29 février 2000.