mettre en place un système de classement et …dominique-gabillat.net/chapitre4_ged .pdf · mettre...

METTRE EN PLACE UN SYSTÈME DE CLASSEMENT ET D’ARCHIVAGE, UNE GED

LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS

LA GESTION DES DOCUMENTS

3

LE CYCLE DE VIE DU DOCUMENT

Un document est créé à un certain

moment dans les processus de

l’entreprise, puis est exploité, c’est-à-

dire diffusé, mis à jour, modifié, etc.

Enfin, il est archivé et parfois détruit.

La durée de vie du document

commence à sa création et s’achève

avec sa destruction.

4

ÉLABORER UN PLAN DE CLASSEMENT DOCUMENTAIRE

L’assistant(e) de gestion chargé de la gestion de l’ensemble des documents utilisés dans la PME-PMI assure

leur classement et leur suivi tout au long de leur cycle de vie.

Regrouper les documents dans des dossiers

En fonction des besoins des utilisateurs et de la nature des documents à classer, diverses catégories de

dossiers sont constituées. Ces dossiers regroupent l’ensemble des documents concernant le thème du

dossier : individu, affaire…

Exemple : dossiers des clients, fournisseurs, salariés, personnels intérimaires…

À l’intérieur d’un dossier, les documents sont toujours classés selon un ordre précis. Au besoin, un

dossier peut être subdivisé en plusieurs chemises-dossiers.

5

ORDONNER LES DOCUMENTS : LES QUATRE ORDRES DE CLASSEMENT PRINCIPAUX

a. Le classement alphabétique

C’est le mode de classement le plus courant. Les éléments y sont rangés d’après leur nom, ou leur

appellation, selon l’ordre des lettres dans l’alphabet. Il convient bien au classement d’éléments désignés

par un patronyme, mais il peut comporter des cas d’homonymie.

Exemple : Clients, Fournisseurs, Employés, Véhicules…

b. Le classement idéologique ou thématique

Les éléments y sont classés d’après leur contenu. Ce mode de classement est logique ; en revanche, le

plan de classement est difficile à établir : il faut définir des catégories et des sous-catégories

(arborescence) qui permettent de ventiler et de regrouper les documents à classer. La difficulté est que

des documents peuvent relever de plusieurs catégories à la fois.

Exemple : documents techniques classés sous les catégories : Fuel, Électricité, Gaz, Solaire, etc.

6

ORDONNER LES DOCUMENTS : LES QUATRE ORDRES DE CLASSEMENT PRINCIPAUX

c. Le classement numérique

Un numéro est attribué à chaque élément. Les éléments sont classés d’après ce numéro, dans l’ordre croissant.

Pour accéder à un élément, il faut en connaître le numéro, ce qui oblige à recourir à un répertoire alphabétique.

Exemple : pour accéder à la fiche du client Bertrand, il faut consulter le répertoire des clients qui

indique que la fiche de ce client est classée sous le numéro 417.

Ce mode de classement convient au classement de tous documents, quand leur nombre est important et qu’il

croît régulièrement.

Exemples : fiches contact, prospect, client, factures…

d. Le classement chronologique

Les éléments y sont classés par leur ordre de création ou d’apparition, le plus récent dessus.

Exemple : factures des fournisseurs.

7

LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS : GED

La gestion électronique des documents (GED) est un ensemble de moyens

informatiques ayant pour fonction d’organiser et de gérer les informations et les

documents électroniques d’une organisation afin d’en faciliter la recherche, la

consultation, la circulation et le stockage. La GED permet donc de rationaliser la

gestion des documents : accès rapide aux documents, diffusion facilitée, travail

collaboratif plus efficace. La mise en œuvre d’une GED s’effectue en cinq étapes.

8

LA NUMÉRISATION

Les documents papier de l’entreprise doivent être numérisés, à l’aide d’un

scanneur, pour être intégrés dans le système de GED. La numérisation

permet d’obtenir une « image » du document scanné (fichiers de type

.jpg, .gif, .pdf). Elle ne permet donc pas d’intervenir sur le contenu du

fichier scanné : la gestion de ces documents se fera donc uniquement sur

le nom ou l’attribution manuelle de mots-clés.

9

LA RECONNAISSANCE DES TEXTES

Il est possible d’intervenir sur le contenu des documents scannés, grâce

à des logiciels de reconnaissance optique de caractères (logiciels ROC ou

OCR en anglais), capables de reconnaître les caractères d’un fichier. Ils

permettent de créer un fichier numérique de type texte (.doc, .rtf,

.txt), modifiable sur n’importe quel traitement de texte, qui pourra

être indexé sur les contenus dans le système de GED.

10

L’INDEXATION

La GED facilite la recherche de documents grâce à l’indexation manuelle ou

automatique des fichiers. L’indexation manuelle consiste pour le créateur ou

l’utilisateur à attribuer lui-même des mots-clés au fichier, afin de permettre la

recherche ultérieure des informations dont il a besoin. L’indexation automatique

des fichiers est proposée par certaines solutions de GED, soit sur des critères

précis (auteur, date de création, mots-clés...), soit sur le contenu intégral du

fichier (méthode full text). Dans ce cas, la totalité du fichier texte est aspirée

dans une base de données qui rend possible la recherche sur toute chaîne de

caractères présente dans le texte.

11

LE PARTAGE DES DONNÉES

La GED permet de déterminer la diffusion des documents dans l’entreprise selon

des procédures et des méthodes de travail prédéfinies (on parle de workflow).

Il est primordial de définir les droits d’accès et les destinataires pour chaque

fichier en fonction de la confidentialité des données et des procédures de travail.

12

L’ARCHIVAGE

La GED résout bon nombre de problèmes d’archivage en facilitant le

stockage, le classement, la recherche et la réutilisation des données et

informations de l’entreprise. Elle permet ainsi à l’entreprise de gagner du

temps et de réaliser des économies sur certains postes.

13

ARCHIVER LES DOCUMENTSPour éviter un phénomène d’inflation, le fonds documentaire doit être allégé des documents qui ne

jouent plus un rôle actif dans les processus de l’entreprise.

Les différents types d’archivesLa CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) distingue trois sortes d’archives.

1. Les archives courantes

Elles concernent les documents d’utilisation courante par les différents services de l’entreprise.

Exemple : les données concernant un client, dans le cadre de l’exécution d’un contrat,

dont le traitement est achevé depuis un an.

2. Les archives intermédiaires

Il s’agit des documents qui continuent à présenter un intérêt administratif pour les services

concernés et dont les durées de conservation sont fixées par la loi.

Exemple : un cas de contentieux fiscal.

14

ARCHIVER LES DOCUMENTS

3. Les archives définitives

Elles concernent les documents présentant un intérêt historique, scientifique ou

statistique, justifiant qu’ils ne fassent l’objet d’aucune destruction.

Exemple : un rapport d’audit.

15

LA MISE EN ARCHIVES

1. L’organisation d’une zone d’archivage sur support numérique

Tout système documentaire doit comporter une zone d’archivage. Sur les supports

numériques, la zone d’archivage est organisée de manière arborescente. Elle est donc

normalement exploitée par les opérateurs en mode Navigation. Cependant, de plus en

plus de logiciels spécialisés offrent également des fonctionnalités d’indexation qui

permettent l’interrogation (mode Requête). Outre les supports magnétiques, les

supports les plus utilisés en matière d’archivage sont de type optique (CD-Rom et DVD-

Rom), en raison de leur grande capacité de stockage et de leur inaltérabilité.

16

LA MISE EN ARCHIVES2. La décision de mise en archives

Les arbitrages qui conduisent à la mise en archives d’un document peuvent relever de la compétence

de l’assistant(e) de gestion. Cette décision est prise par rapport à plusieurs critères :

• – la faible fréquence d’utilisation ;

• – la faible probabilité de réutilisation ;

• – la version antérieure d’un document modifié ;

• – la non-pertinence par rapport aux traitements sous-jacents : document remplacé, suppression des

traitements impliquant le document, etc.

En définitive, tout document qui encombre le fonds documentaire doit normalement être archivé,

c’est-à-dire rangé (déplacé physiquement) dans la zone d’archivage. Symétriquement, toute mise en

archives est réversible : un document préalablement archivé peut réintégrer le fonds en cas de besoin,

c’est-à-dire lorsqu’il est à nouveau impliqué dans des processus administratifs.

17

LE DROIT ET LA CONSERVATION DES DOCUMENTS

18

5 ans:

Bulletins de salaires,

Documents concernant

Le salaire, les primes

10 ans après la clôture de l’exercice :

Bilans, compte de résultat,

Annexes, pièces justificatives

comptables

LE DROIT ET LA CONSERVATION DES DOCUMENTS

19

LE DROIT ET LES LOGICIELS

20

LE DROIT ET LES LOGICIELS

21

ORGANISER LES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES DE L’ENTREPRISE

L’assistant(e) de gestion est souvent chargé(e) d’organiser l’ensemble des documents électroniques utilisés dans

l’entreprise (fonds documentaire). Concrètement, il s’agit de gérer les fichiers correspondant à ces documents.

Réaliser un guide de nommage

Type de doc.

(1 car.)

Séparateur

(1 car.)

N° de document

(5 car.)

Séparateur

(1 car.)

N° de prospect

(4 car.)

Extension des

fichiers Word

L - 00235 - 0031 .docx

Le guide de nommage est l’ensemble des règles à respecter par les utilisateurs pour former les noms des fichiers

correspondant aux documents entrants ou sortants.

Exemple : un service commercial réalise une opération de publipostage à destination de prospects. Le modèle de lettre

type utilisée appartient à la bibliothèque de modèles : voici le codage significatif juxtaposé sur 12 caractères, utilisé pour

former le nom des lettres adressées aux prospects.

L-00235-0031.docx

22

Le numéro de document et le numéro de prospect doivent être connus des opérateurs.

L’assistant(e) contribue à la normalisation des noms des fichiers au moment de la création du guide de nommage

et veille à sa mise en œuvre au moment où de nouveaux fichiers entrent dans le fonds documentaire.

TRIER ET CLASSER LES DOCUMENTS

Quel plan de classement choisir pour le fonds documentaire ? Concrètement,

comment ranger les fichiers correspondants sur le support de stockage ?

Exemple : une agence immobilière gère deux types de contrats : vente ou

location. Ces contrats peuvent s’appliquer à deux types de biens :

appartement ou maison individuelle.

Au fil des transactions, un opérateur est chargé de la rédaction des contrats. Ces

documents sont stockés sous forme numérique sur un poste de travail bureautique.

Comment organiser leur classement ? Une rapide réflexion conduit à l’idée qu’il y a

deux façons de procéder.

23

TRIER ET CLASSER LES DOCUMENTS SELON LEUR NATURE

Cette organisation, de nature « verticale », est intéressante pour comparer des contrats de même nature et

gérer les versions successives (mises à jour). En revanche, elle est peu adaptée pour accéder, par exemple, à

l’ensemble des contrats orientés vers un type de bien donné et vérifier leur cohérence.

24

TRIER ET CLASSER LES DOCUMENTS SELON LEUR CONTENU

Cette seconde organisation facilite la recherche d’un contrat en fonction de son contenu, c’est-à-dire du type

de bien concerné. Cependant, la possibilité de comparaison évoquée dans la structure précédente est perdue.

Quelle que soit la structure retenue, l’opérateur devra parcourir cette dernière à partir de la racine (c’est-à-dire

« naviguer ») pour accéder au document recherché.

En définitive, pour conserver les avantages respectifs, il faudrait pouvoir disposer des deux structures

simultanément. Cela est, en principe, impossible, puisque la structure offerte à l’utilisateur (« la vue ») dépend

strictement de l’organisation physique des fichiers sur le support.

Ainsi, on conçoit qu’il faille rendre la structure proposée à l’opérateur indépendante de l’organisation physique

des données sur le support.

25

INDEXER DES DOCUMENTS ET LES RETROUVER

30

Les principes de l’indexation

L’indexation consiste à attribuer un nom à un document (considéré comme une

« étiquette »), qui permet à l’utilisateur d’ouvrir ce document pour accéder à

son contenu. Il existe donc un lien entre ce nom et le document lui-même. On

dit que le nom « pointe » sur le document ou bien encore que les documents

sont indexés sur leur nom respectif.

Un nom doit pointer sur un document et un seul. Un document peut être indexé

sur d’autres éléments que le nom, par exemple en se référant à des propriétés

auxquelles l’utilisateur aura attribué des valeurs.


31

Nom du document Mot clé 1 : Nature Mot clé 2 : Bien

C001.docx Location Appartement

C002.docx Location Appartement

C003.docx Location Maison

C004.docx Location Maison

C005.docx Vente Appartement

C006.docx Vente Appartement

C007.docx Vente Maison

C008.docx Vente Maison

Ci contre un extrait du fond documentaire

d’une agence immobilière dont nous allons

« développer » l’exemple.


32

Les fichiers du tableau précédent sont localisés dans un répertoire nommé « Gestion des

contrats ». Pour tous ces fichiers, les mots-clés correspondants ont été créés.

Le mode opératoire (sous Word 2010) pour indexer des documents

• – Par exemple ouvrir le fichier « C001 » sous Word.

• – Sélectionner l’onglet Fichier.

• – Cliquer sur l’option Informations.

• – Cliquer sur le bouton Propriétés et sélectionner l’option Afficher le panneau de documents.


33

– Une fenêtre Propriétés du document s’ouvre. Saisir les mots-clés correspondants dans le champ Mots-

clés comme indiqué ci-dessous.

• – Sauvegarder le fichier « C001 » par Fichier/Enregistrer.

• – Fermer le fichier par Fichier/Fermer.

Remarque : pendant la saisie, Windows 7 ne reste pas inactif : il effectue, de façon transparente et

automatique (en tâche d’arrière-plan), l’indexation des documents concernés en fonction des mots-clés

saisis par l’utilisateur.

RETROUVER DES DOCUMENTS EN FORMULANT UNE REQUÊTE PAR FICHIER/OUVRIR

34

Avant de lancer la requête, il convient de vérifier que l’indexation de Windows 7 ou supérieur s’effectue

uniquement sur les propriétés des fichiers.

– Faire Démarrer/Panneau de configuration.

– Choisir les Options d’indexation.

– Cliquer sur le bouton Avancé.

– Sélectionner l’onglet Type de fichiers.

– Si nécessaire, choisir l’option : N’indexer

que les propriétés


35

– Fermer la fenêtre en cliquant sur le

bouton OK et attendre quelques instants

afin que le processus d’indexation se

mette à jour


36

Pour lister les contrats de location en fonction des mots-clés saisis, exécuter les opérations qui suivent.

A la création du document

Pour retrouver le document

ALFRESCO

42

Alfresco est un système de gestion de contenu (en anglais ECM pour Enterprise Content Management)

créé par Alfresco Software en 2005 et distribué sous licence libre. Il se distingue des autres systèmes

par sa forme. En effet, il peut se comporter sur un ordinateur comme un disque virtuel (se montant et

se démontant), ce qui permet à l'utilisateur de partager des fichiers simplement en les déplaçant sur le

disque dédié.

Alfresco est à la base le résultat des travaux d'une équipe qui provient massivement de Documentum,

leader historique du marché, mais aussi d'Interwoven pour la partie gestion de contenu web. Un

cofondateur d'Alfresco est aussi cofondateur de Documentum.

La mission que se donne Alfresco est : « ouvrir le monde de la Gestion de Contenu afin d’augmenter les

innovations grâce à la participation de la communauté et au libre accès au code source, et viser à

fournir une application complète à moindre coût, et avec plus d'agilité ».

Il compte 7 millions d'utilisateurs avec 4 milliards de documents gérés et plus de 2500 entreprises

réparties sur 180 pays.

SCANFILE

43

Une expertise adaptée aux enjeux de la dématérialisation

Distributeur exclusif du progiciel de GED FileDirector™ en France et pour les pays francophones, ScanFile France est

spécialisée dans la dématérialisation des documents et la gestion de flux numériques. Basée à Hérouville-Saint-Clair,

l’entreprise met à la disposition de plus de mille entreprises publiques ou privées telles que le Crédit Coopératif, la SNCF,

Vinci Construction France, FactoCIC, l’OCDE ou le Conseil Général du Haut-Rhin, les outils, méthodes et compétences

utiles à la valorisation de leur patrimoine informationnel ainsi qu’à la gestion de leurs flux documentaires.

Un éditeur expert en Gestion de Contenu (ECM) et Gestion de Processus (BPM)

Depuis plus de 30 ans, l’éditeur Spielberg solutions GmbH propose des logiciels dédiés à la Gestion Electronique de

Documents (GED). Distribué pendant de nombreuses années au niveau international par Canon, le logiciel ScanFile™ compte

parmi les logiciels de GED les plus utilisés au monde. Dans la continuité de ce succès international, le progiciel FileDirector™

apporte des solutions novatrices et adaptées aux nouvelles spécifications techniques, réglementaires et normatives en

matière de gestion électronique de documents.

En effet, Le traitement numérique rendu possible par FileDirector™ est à l’origine de gains de productivité spectaculaires et

ses modules intégrés (gestion des certificats, horodatage, contrôles d’intégrité, etc.) facilitent la mise en œuvre des Process

aptes à garantir la force probante des documents d’entreprise.