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Mémoire pour l’obtention de la licence professionnelle « Documentaliste d'entreprise et métiers de l'infodoc »
Présenté et soutenu par :
Romain Vaillant
Maîtrise et gestion des documents de la Direction d u Développement Produit et de la Direction R&D de CLAAS TRACTOR
IRTD 30ème promotion (2013 - 2015)
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Table des matières
A. REMERCIEMENTS ........................................................................................................................................................................... 3
B. PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DU GROUPE CLAAS ................................................................................................ 4
Historique du groupe ............................................................................................................................................................ 4
Le groupe international......................................................................................................................................................... 6
2.1. Les dirigeants .............................................................................................................................................................. 6
2.2. Les produits / services ................................................................................................................................................. 7
2.3. CLAAS dans le monde .................................................................................................................................................. 8
2.4. Le groupe CLAAS en France ......................................................................................................................................... 9
CLAAS TRACTOR .............................................................................................................................................................. 10
3.1. Localisation ............................................................................................................................................................... 10
3.2. Quelques chiffres ...................................................................................................................................................... 11
3.3. Du tracteur RENAULT au tracteur CLAAS .................................................................................................................. 11
3.4. Présentation de gamme de tracteurs ........................................................................................................................ 12
3.5. L’organigramme de CLAAS Tractor ............................................................................................................................ 12
Direction général Développement Produit & la Direction R&D ..................................................................................... 13
4.1. Les missions ............................................................................................................................................................... 13
4.2. Quelques chiffres ...................................................................................................................................................... 13
4.3. L’organigramme de la direction général Produit & de la R&D .................................................................................. 14
Le service Homologation & Qualité Conception ............................................................................................................. 14
5.1. Les missions ............................................................................................................................................................... 14
5.2. L’organigramme ........................................................................................................................................................ 15
C. DEUXIEME PARTIE : PRESENTATION DES ACTIVITES REALISEES ................................................................................ 15
Introduction .......................................................................................................................................................................... 15
1.1. Problématique ........................................................................................................................................................... 15
1.2. Les objectifs de l'équipe projet ................................................................................................................................. 16
1.3. Le processus suivi ...................................................................................................................................................... 17
1.4. Le planning du projet ................................................................................................................................................ 17
2. L’état des lieux ..................................................................................................................................................................... 18
2.1. Présentation .............................................................................................................................................................. 18
2.2. Constats généraux ..................................................................................................................................................... 19
2.3. Les différents documents étudiés ............................................................................................................................. 19
3. Identification d’améliorations et quelques réalisations................................................................................................... 26
3.1. Propositions .............................................................................................................................................................. 26
3.2. Réalisations ............................................................................................................................................................... 26
4. Implantation / Déploiement ................................................................................................................................................ 30
4.1. Présentation du logiciel SharePoint .......................................................................................................................... 30
4.2. Présentation de notre base de données ................................................................................................................... 30
D. CONCLUSION ................................................................................................................................................................................. 31
Le projet et son avenir ........................................................................................................................................................ 31
Bilan de mon apprentissage et perspectives professionnelles ..................................................................................... 34
E. GLOSSAIRE .................................................................................................................................................................................... 35
F. BIBLIOGRAPHIE ............................................................................................................................................................................. 37
Eléments pédagogiques..................................................................................................................................................... 37
Webographie ....................................................................................................................................................................... 37
G. ANNEXES ........................................................................................................................................................................................ 37
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Sous la direction de Gille Jouvenot, responsable du Service Réglementation / Homologation / Qualité Conception / Sûreté de Fonctionnement.
CLAAS Tractor 7, rue Dewoitine
78141 Vélizy-Villacoublay Cedex France
A. REMERCIEMENTS
Je tiens à remercier tout particulièrement Gilles Jouvenot, responsable du Service Réglementation / Homologation / Qualité Conception / Sûreté de Fonctionnement de CLASS Tractor, pour m’avoir permis d’effectuer mon contrat d’apprentissage au sein de son service. Merci pour la richesse des missions confiées ainsi que pour l’aide et le soutien apportés tout au long de l’année.
Je tiens à remercier spécialement Roxana Stanescot « Ingénieur Qualité » pour m’avoir transmis sa connaissance du métier et pour sa disponibilité permanente et aussi de m’avoir fait découvrir avec beaucoup de passion les multiples facettes du métier de documentaliste.
Je remercie également chaleureusement l’ensemble du personnel de CLAAS, en particulier Jean-Luc Rousseau, Pierre Edom, Robert Dalaudiere, Ludovic Lacord et Denis Rondeau, avec lesquels j’ai eu plaisir à travailler et qu’ils m’ont consacré du temps à la transmission de leurs propres connaissances.
J’adresse mes sincères remerciements à Germaine Doley, responsable pédagogique de l’IRTD, pour m’avoir permis d’effectuer cette formation intense et très enrichissante ainsi qu’à l’ensemble des intervenants pour leurs précieux conseils et leur disponibilité.
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B. PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DU GROUPE CLAAS
Historique du groupe
CLAAS est une entreprise familiale fondée en 1913 par August Claas. CLAAS compte
aujourd’hui parmi les principaux constructeurs de machines agricoles au monde. Son siège
social se trouve à Harsewinkel, en Allemagne.
CLAAS est le leader européen de la moissonneuse-batteuse et le leader mondial
des ensileuses automotrices. L’entreprise est également très bien située au niveau mondial
avec ses tracteurs, presses agricoles et machines de récolte fourragère.
CLAAS emploie environ 9,000 personnes dans le monde entier et en 2012, son chiffre
d'affaires était de 3.4 milliards d'euros. En 2013, le Chiffre d‘affaires est de 3.8 milliards
d'euros et il y a eu 12 % de croissance dans le secteur des machines agricoles.
1913 August Claas fonde CLAAS le 8 avril 1913.
1914 Franz Junior et Bernhard Claas intègrent l’entreprise, le quatrième frère Théo n’intègrera l’entreprise qu’en 1935.
1930 Début du développement de la 1er moissonneuse batteuse.
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1931 Fabrication de la 1ère presse à paille CLAAS. 1966 Lancement de la nouvelle couleur verte sur la nouvelle moissonneuse batteuse Senator. 1968 Sortie de chaîne de la 200 000ème moissonneuse batteuse.
1980 Sortie de chaîne de la 300 000ème moissonneuse batteuse.
1993 Présentation du tracteur Xerion.
2003 Sortie de chaîne de la 400 000ème moissonneuse batteuse.
2003-2006 CLAAS acquiert 51 % du capital de Renault Agriculture, puis passe à 80 % du capital de Renault Agriculture en 2006.
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2008 CLAAS obtient 100 % du capital de Renault Agriculture.
=> Naissance de CLAAS Tractor
2012 Inauguration du centre essai et de validation à Trangé (72). 2013 Jubilé des 100 ans de CLAAS et des 10 ans de tracteurs CLAAS.
Le groupe international 2.1. Les dirigeants
Forme Juridique : KGaA mbH (SCA : Société en commandite par action)
Conseil de Surveillance : Cathrina Claas-Mühlhäuser (Présidente)
Comité des Actionnaires : Helmut Claas (Président)
Gestion de l’entreprise :
Dr. Theo Freye (Responsable du Marketing et stratégie, des relations publiques, Porte-parole de la Direction ainsi que responsable BU Fourrage)
Dr. Hermann Garbers (Technologie et Qualité)
Hans Lampert (Finance, Contrôle et gestion de l'entreprise)
Lothar Kriszun (Division Tracteurs)
Jan-Hendrik Mohr (Division Commercialisation)
Dr. Rolf Meuther ((Division Récolte de Fourrage)
Dr. Henry Puhl (Division Récolte de Céréales)
Gerd Hartwig (Responsable des Ressources Humaines)
Stefan Belda (Directeur Juridique)
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2.2. Les produits / services
Moissonneuses-batteuses Ensileuses Chargeurs télescopiques
Tracteurs Machines récolte fourragère Presses
SAV & pièces Logiciels ET systèmes
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2.3. CLAAS dans le monde
ALLEMAGNE
EUROPE
CLAAS se situe également aux USA, en Argentine, en Chine, en Inde et enfin en Thaïlande.
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2.4. Le groupe CLAAS en France
� 1 filiale de distribution : CLAAS France (Fresnes).
� 1 Réseau de 80 Concessionnaires, dont 16 succursales CLAAS Réseau Agricole ainsi que 250 points Service (ventes).
� 2000 techniciens dont 500 techniciens itinérants formés à la maintenance du matériel.
� 3 sites de production industrielle : - CLAAS Tractor (Le Mans) – Tracteurs (AXOS-ARION-AXION).
- Usines CLAAS France (Woippy) – Presses agricoles.
- GIMA (groupement international de mécanique agricole) (Beauvais) – Transmissions/Ponts.
� 3 Centres de formation CLAAS Academy : Evreux, Chartres et Connantre.
� 1 établissement financier : CLAAS FINANCIAL SERVICES.
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CLAAS TRACTOR
Le siège social se situe 7 rue Dewoitine 78141 Vélizy-Villacoublay.
Il y a environ 1000 employés répartis sur 4 sites (Vélizy, Evreux, Trangé, Le Mans) et comprend 7 directions.
Lothar Kriszun est le Président de CLAAS Tractor. Le site de Vélizy est également le siège social de CLAAS Réseau Agricole, qui pilote les points de ventes de CLAAS Tractor (Ces points de ventes ont de structures différentes des concessionnaires privées qui prennent la marque CLAAS).
3.1. Localisation
Centre de Validation (Trangé) 38 employés
Usine CLAAS Tractor Production : 650 employés Après-Vente : 80 employés
Le Mans
CLAAS Academy Tracteur Formation
17 employés
Evreux
CLAAS Tractor
Conception 250 employés
Vélizy
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3.2. Quelques chiffres
4 sites : Conception à Vélizy, Production/Assemblage, Après-ventes et Centre d’essai au Mans, Formation à Evreux
900 salariés : (650 Le Mans & 250 Vélizy)
Moyenne d’âge* : 40 ans
Pourcentage de personnel féminin* : 21 %
40 apprentis et stagiaires
Capacités de production : 75 tracteurs/j (100/j en chaine cabines et atelier peinture)
Production Le Mans : 12 300 tracteurs
*La part de marché a doublé entre 2003 et 2013, avec une stabilité pour le marché français et une croissance des ventes de tracteur en export.
3.3. Du tracteur RENAULT au tracteur CLAAS
*Chiffres Bilan Social 2013
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3.4. Présentation de gamme de tracteurs
3.5. L’organigramme de CLAAS Tractor
Production
usine CLAAS
Gamme Tracteur
Puissance Tracteur
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Direction général Développement Produit & la Direc tion R&D
4.1. Les missions
Le rôle de la Direction Recherche et Développement (R&D) est de relier et d'harmoniser les
activités des collaborateurs, de renforcer leur coopération.
Sa mission est également de créer les structures, processus et normes nécessaires, ainsi
que d’analyser les secteurs en développement et d'améliorer constamment l'efficacité au
sein de la R&D.
L’objectif est de proposer au bon moment des produits optimaux du point de vue utilité et
coûts. Elle a aussi pour objectif d'établir, pour l'ensemble du groupe, des normes dans les
secteurs de la technologie.
Son dernier objectif est de garantir la gestion des connaissances au sein du groupe. Elle
soutient la stratégie générale de CLAAS.
4.2. Quelques chiffres
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4.3. L’organigramme de la direction général Produit & de la R&D
Le service Homologation & Qualité Conception
5.1. Les missions
Ce Service a pour mission :
• Participer à l’élaboration de la réglementation, et de la normalisation, en s’appuyant
sur les orientations des métiers et de la position de l’Entreprise, à travers des groupes
de travail de normalisation (AFNOR, CEN, ISO,…).
• Informer des évolutions de la réglementation en interne.
• Construire les dossiers d’Homologation dans les délais du projet.
• Présenter et de faire valider le dispositif de surveillance de la conformité
réglementaire de la production par les autorités délivrant les homologations.
• Participer au maintien et à l’animation de la règle de gestion documentaire au sein
de la R&D.
• Administrer une partie de la documentation technique et les standards
documentaires R&D.
• Déployer la culture qualité au R&D (“coaching“ qualité) sur des méthodes : cotations
des plans.
• Formaliser et renforcer la capitalisation de l’expérience au sein de la R&D.
• Assurer l’interface qualité avec les autres directions de l’entreprise.
• Maintenir la cohérence des standards métiers R&D avec les standards du groupe
CLAAS.
• Amener l’activité brevet au sein de CLAAS TRACTOR.
• Contribuer à la définition et au déploiement de la politique sécurité générale du
produit.
• Contribuer au développement des produits vis-à-vis
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5.2. L’organigramme
C. DEUXIEME PARTIE : PRESENTATION DES ACTIVITES REA LISEES
Introduction
1.1. Problématique
En 2014, CLAAS Tractor a souhaitée mettre en place une procédure de management de la documentation, associée à un logiciel de gestion électronique des documents(GED) au sein de sa Direction du Développement Produit et la Direction R&D, afin d’améliorer le stockage, la gestion et le partage de la documentation liée à ses différents projets et activités. Le but de ma mission est de participer à la mise en place de cette procédure et outil associé, afin de permettre à CLAAS Tractor de garantir la capitalisation, la conservation et la mise à disposition d’une documentation appropriée dans le temps. Dans un premier temps Monsieur Jouvenot (chef de projet) a commencé par créer une équipe projet composée de représentants de différents services potentiellement concernés par ce projet :
� utilisateurs : un représentant d'un Groupe Fonctionnel et un du Sce Validation / Essais, des représentants du Sce Homologation Qualité Conception.
� support informatique : un expert informatique. Au début de mon apprentissage, j'ai donc intégré cette équipe projet, pour participer à la définition et mise en place de la procédure et du cahier des charges de l’’outil associé.
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1.2. Les objectifs de l'équipe projet
L’objectif est de mettre en place un système documentaire, permettant la mutualisation,
l’accessibilité, la traçabilité, la pérennité, la sécurité ainsi que la confidentialité de la
documentation à travers des fonds documentaires au sein de la Direction du
Développement Produit et de la Direction R&D : garantir une information correcte, disponible
au bon moment et au bon endroit dans l’Entreprise.
Pour cela, il est important de définir un cadre pour structurer, organiser et gérer les fonds
documentaires au sein de la Direction du Développement Produit et de la Direction R&D de
CLAAS Tractor, qui repose sur une règle d’élaboration et de gestion des documents.
La mise en place de ce système devrait permettre, à CLAAS Tractor, sur le moyen et long terme :
� de mieux gérer les situations d’urgence ou de crise, � de gagner en temps, en performance, en qualité et donc, d’assurer la mémoire, la
capitalisation métier de l’Entreprise.
Ce système devra reposer sur la définition de rôles et responsabilités présentées dans le tableau suivant :
Les acteurs Leurs responsabilités
• Le Directeur • Est le garant de la mise en œuvre de la gestion documentaire au sein de sa Direction. Le responsable des fonds documentaire de la Direction. Le responsable des fonds documentaire de la Direction lui est hiérarchiquement rattaché ; les gestionnaires de fonds documentaires lui sont rattachés fonctionnellement de façon à garantir une cohérence des démarches de gestion définies par chacun d’eux.
• Responsable des fonds documentaires de la Direction
• Etablit et maintient la règle cadre de gestion des fonds documentaire.
• Propose une cartographie des fonds documentaires
• Etablit et maintient à jour la liste des fonds documentaires élaborés, et les pilotes de ces différents fonds.
• Anime le réseau des gestionnaires de fonds documentaires de la Direction.
• Soutient les gestionnaires des fonds documentaires pour la déclinaison de la règle de gestion documentaire.
• Gestionnaire d’un fonds documentaire spécifique
• Fournit les éléments d’identification de son fonds documentaire.
• Fait appliquer la règle cadre de gestion des fonds documentaires sur son périmètre d’autorité, puisque garant de la qualité du contenu et de l'application des règles de gestion de son fonds documentaire. • Contribue à l’évolution de la Règle cadre de gestion des fonds documentaire en étant force de propositions auprès du responsable des fonds documentaires.
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1.3. Le processus suivi
Pour mener à bien, il a été défini plusieurs étapes :
� Faire un inventaire des différents documents à gérer.
� Identifier les fonds documentaires à créer, selon la nature des documents et/ou leur mode de gestion : l’objectif de cette étape est de délimiter le périmètre exact des documents qui font partie d'un fonds.
� Créer la règle de gestion des fonds documentaires en définissant les informations nécessaires à la description et à la gestion des documents (définir les critères descriptifs ainsi que l’utilisation des référentiels d'entreprise). L'objectif de cette étape consiste (pour chaque fond documentaire identifié) à élaborer, valider et mettre en œuvre un ensemble de règles de gestions spécifiques à cet ensemble de documents. Et ce en partageant dès le début du projet, le rôle et la responsabilité d'acteurs majeurs (la direction, le responsable des fonds documentaires et le gestionnaire d'un fonds documentaire) dans le système de gestion documentaire au sein de la Direction du Développement Produit et la Direction R&D.
� Définir le cahier des charges d'un système informatique pouvant suivre les règles de gestions définies et facilitant le suivi des règles définies par les utilisateurs (créateur et utilisateur de la documentation).
� Implantation de l'outil informatique.
� Formation des utilisateurs aux règles et à l'outil informatique.
1.4. Le planning du projet
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2. L’état des lieux
2.1. Présentation
Depuis 2003 la Direction R&D stocke ses divers documents (sous format papier mais aussi
informatique) dans divers lieux, répertoires informatiques, plus ou moins partagés, sans
avoir à disposition une gestion des documents et en reprenant en partie l’ancien
référencement défini à l’époque de Renault Agriculture.
Dans ces « bases documentaires », des documents présentaient une double numérotation.
D’autres documents n’étaient plus accessibles (perdus) alors qu’ils étaient présents dans le
fichier de numérotation des documents.
De plus on retrouvait des documents dans plusieurs dossiers et pas forcément au même
niveau de version. Il y avait également des fichiers qui se trouvaient dans plusieurs dossiers.
Ces problèmes sont sources d’un manque d’efficacité dans l’entreprise, mais aussi un
manque de partage et d’échange d’information entre les services.
A titre d’information, il a été référencé au sein de la direction R&D plus de 440 000 fichiers
individuels et plus de 50 000 dossiers et de sous dossiers (Voir Annexe 1).
Une cartographie a permis d’identifier le nombre de fichiers, de dossiers pour chaque
service, le volume que cela prenait sous le réseau, la perte de visibilité dans les documents
et surtout le manque total d’accessibilité et de suivi dans les fichiers. Le problème de
stockage, de partage, de capitalisation se pose. Que faire alors ?
Sous le contrôle de mon tuteur, j’ai décidé de faire des inventaires par type de documents,
sous Excel, de tous les documents existants dans les serveurs de la R&D. Le but de ces
activités était de réaliser un inventaire des différents documents à gérer et d’identifier les
fonds documentaires potentiels à créer selon la nature des différents documents et leurs
modes de gestion.
Aussi, dans un premier temps je présenterai les problèmes rencontrés généralement par
les professionnels de la documentation.
Et dans un second temps, je m’appuierai sur ces cas généraux afin de présenter les
problèmes que j’ai constatés dans les documents de la R&D. Ils seront présentés avec les
documents étudiés.
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2.2. Constats généraux
Selon les retours d’expériences évoqués par les professionnels de la documentation, on
peut identifier bien souvent au sein d’une organisation :
a) Le manque de communication et de partage dans le cadre des différents services des entreprises.
b) L’interruption du processus dans le cycle de vie d’un document (mise en stand bye du document pour une certaine durée).
c) Manque d’organisation dans les entreprises pour la gestion des documents (certaines entreprises n’ont aucune structure pour gérer leurs documents).
d) Manque de qualification des employés dans le domaine de la documentation (certaines tâches sont réalisées par des personnes qui ne sont pas des professionnels de la documentation).
e) Manque de participation dans la chaîne documentaire de certains employés (la documentation n’est pas considérée comme une priorité dans les sociétés).
f) Manque de moyens financiers, matériels et humains dans les entreprises.
2.3. Les différents documents étudiés
J’ai commencé par créer un fichier Excel afin de répertorier tous les documents qui devront
être associés à nos différents fonds documentaires.
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J’ai recensé environ 40 types de documents. Parmi ces documents, j’en ai étudié 6, que je
présente dans la partie suivante.
L’un des objectifs de cette étape est de délimiter le périmètre exact des documents qui feront
partie d’un fond documentaire.
Au niveau des problèmes rencontrés dans les documents de CLAAS, j’ai pu constater ces
cas suivants :
• Un manque de communication et de partage dans le cadre des différents services.
• Un manque d’organisation dans la gestion des documents (pas de structure partagée pour gérer les documents).
• Un manque de participation dans la chaîne documentaire des employés (la documentation n’est pas considérée comme une priorité : pas de règle précise et outils associés performants, pas d’animation autour de la gestion documentaire).
2.3.1. Cas d’application : les cahiers de préconisations
Il s’agit d’un type de documents qui mérite une règle de gestion.
J’ai réalisé au départ une liste des cahiers de préconisations qui reprend tous les fichiers Renault et CLAAS existants dans un fichier Excel.
Afin de réaliser cette liste, j’ai recherché tous les fichiers papiers et informatiques sur tous
les supports (serveurs, classeur métier).
Cette liste comporte diverses informations comme la référence, la version, le titre le Groupe
Fonctionnel (service propriétaire du document), le statut, le lieu de stockage et le rédacteur.
Certaines informations ou documents n’étaient pas complètes. Afin de les compléter ou de
vérifier leurs contenus, je me suis mis en relation soit avec les responsables des groupes
fonctionnels ou soit avec les experts des groupes fonctionnels qui sont propriétaires de ces
cahiers de préconisations.
Suite à ce listing, nous avons constaté que sur les 58 cahiers de préconisations, peu sont
encore applicables (ne sont pas mis à jour, obsolètes), les autres sont archivés, détruits, en
cours de rédaction ou en approbation.
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Ces divers adjectifs devront former les statuts pour le rangement des cahiers de
préconisations selon un cycle de vie.
Cette activité a permis de faire un état des lieux des cahiers de préconisations et de réaliser
un tri dans les documents en questions.
Voici un exemple de cette liste.
2.3.2. Cas d’application : les cahiers des charges
Une autre partie de ce travail a été de créer une liste sur Excel des cahiers de charges qui
reprend tous les fichiers Renault et CLAAS existants.
Comme précédemment ; afin de concevoir cette liste, j’ai recherché les fichiers en version
papiers ou en version informatiques sur tous les supports de l’entreprise.
Cette liste comporte diverses informations comme le numéro, la version, le titre le Groupe
Fonctionnel, le statut, le lieu de stockage et le rédacteur.
Certaines informations ou documents étaient non complètes. Afin de les compléter ou de
vérifier leurs contenus, je me suis mis en relation avec les responsables des groupes
fonctionnels ou avec les experts des groupes fonctionnels qui sont propriétaires de ces
cahiers des charges.
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Voici un exemple de cette liste.
Sur les 384 cahiers des charges, nous avons obtenu 196 documents sous forme Renault et
188 pour CLAAS. Seul 112 documents étaient applicables et les autres sont archivés,
détruits ou en cours de rédaction.
Nous avons également constaté qu’il y avait 20 fichiers perdus (référence sans document
associé), 26 documents détruits ainsi que 43 documents abandonnés. Beaucoup de
documents sont sous forme Renault.
Vis-à-vis des versions, j’ai noté que sur les fichiers Renault, beaucoup était en version Z
(version 0) avec 104 documents. Concernant les documents CLAAS, certains étaient en
version A (version 1) avec 176 fichiers, d’autres étaient en version B (version 2) avec 44
documents ou en version C (version 3) où nous avons trouvé 30 fichiers. Enfin 26
documents étaient référencés avec une autre version. L’écart entre les versions dites « Z »
et « A » vient d’une méthode de référencement différent entre CLAAS et Renault.
Ce travail de recensement a permis de faire un état des lieux des cahiers des charges et de
faire un tri dans ces documents.
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Une présentation PowerPoint a été réalisée pour présenter les résultats de l’analyse des
cahiers des charges trouvés. En voici un exemple : Ce graphique représente la répartition
des cahiers des charges par Groupe Fonctionnel.
2.3.3. Cas d’application : les méthodes / les procédures
Dans la poursuite de l’analyse des documents, j’ai créé une liste des méthodes et des
procédures. Pour réaliser cette liste, j’ai recherché les fichiers en version papiers ou en
version informatiques sur tous les supports de l’entreprise. J’ai ainsi identifié 100 méthodes
et 5 procédures.
Cette recherche avait pour but de faire un état des lieux des méthodes et des procédures
et de faire un tri dans les documents en questions.
Selon la règle Entreprise existante, ces types de documents sont redevables du système
de Management de la Qualité, et sont gérés par un outil central mise en place au sein du
Groupe CLAAS et donc ne doivent pas être stockés localement (postes individuels), car non
gérés par le cycle de vie. Cela montre qu’il est nécessaire de rappeler les règles existantes
de l’entreprise.
Présentation des cahiers des charges par GF.
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Voici un exemple de cette liste :
2.3.4. Cas d’application : les directives / les réglementations
Remarque : La différence majeure entre la directive et la réglementation est que l’une est
une loi communautaire qui s’impose dans tous les états membres de l’union européenne et
est directement applicable alors que la directive doit être rédigé et mise en application par
l’état lui-même. Il a l’obligation d’appliquer la directive mais dans un certain délai.
Au niveau des directives et des réglementations, j’ai créé une liste des directives et des
règlements.
Afin de constituer cette liste, je me suis basé sur un document qui indique les directives et
les règlements applicables aux tracteurs agricoles ou forestiers.
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Pour compléter cette liste de base, j’ai recherché toutes les autres directives et
réglementations valides via les fichiers en version papier ou en version informatique sur tous
les supports de l’entreprise. J’ai noté qu’il y a avait 114 directives et 15 réglementations
applicables à notre secteur d’activité.
L’objectif de cette activité a été de faire un état des lieux des directives et des
réglementations applicables et de faire un inventaire des documents en question.
Voici un exemple de cette liste :
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3. Identification d’améliorations et quelques réali sations
3.1. Propositions
Sur la base de l’état des lieux, il est apparu le besoin de mettre en place une règle de
gestion :
- à adapter en fonction de la nature des documents
- reposant sur un cycle de vie générique à formaliser et adapter selon les documents,
- permettant de distinguer le statut des documents
- permettant de maîtriser le changement de statut des documents.
Cette règle définie, l’ensemble de la documentation devra être reclassé et géré.
3.2. Réalisations
Suite aux différentes analyses réalisées, nous avons décidé de rédiger une règle de gestion
des fonds documentaires en définissant les informations nécessaires à la description et à la
gestion des documents s’y rattachant.
L'objectif de cette étape a consisté, pour chaque fonds documentaire d’élaborer, de valider
et enfin de mettre en œuvre un ensemble de règles de gestion spécifiques.
3.2.1. Documents référencés par les métadonnées
J’ai commencé par créer un document qui associe à chaque type de document, outre sa
définition, des métadonnées associées. Les métadonnées sont des informations structurées
permettant d’identifier et de décrire les documents.
Afin de pouvoir créer ces métadonnées (ex : Le type de document, la référence, le service
propriétaire, l’état du document, le domaine technique etc…), je me suis basé pour chaque
document, sur les informations fournies.
Ce document finalisé a permis d’associer des métadonnées à nos documents et cela
permettra par la suite, de créer et gérer les fonds documentaires.
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3.2.2. Cycle de vie du document
J’ai réalisé un cycle de vie type pour des documents issus d’un fonds documentaires (Voir
Annexe 2).
Le premier objectif était de visualiser le processus et les différentes étapes que suivront les
documents.
Dans ce processus, les documents ne pourront prendre que 5 statuts. Ce processus ira de
la rédaction à la destruction, en passant par les grandes étapes du cycle de vie d’un
document, c'est-à-dire de la vérification, l’approbation et l’application et enfin l’archivage du
document.
L’autre objectif était de permettre un classement ainsi qu’une disposition des documents
selon leur statut.
Afin de gérer la transition entre l’état « rédigé » et l’état « à vérifier » il a été proposé la mise
en place d’un formulaire de mise en enquête : qui a pour but de mieux formaliser la
vérification en recueillant l’ensemble des commentaires et leurs traitements.
Modèle du formulaire proposé.
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3.2.3. Template du cahier de préconisation
J’ai proposé de mettre à jour le fichier modèle (template) pour la création d’un nouveau
cahier de préconisation et ce afin de mieux correspondre aux attentes des utilisateurs (Voir
Annexe 3).
Les améliorations apportées sur certaines données concernent la version, le périmètre, la
nature des modifications et sur les signataires.
Une rubrique ’’documents cités’’ a été ajoutée afin de visualiser les documents de sources
officielles.
Tous les fichiers modèles de la R&D, seront modifiés et suivront le modèle suivant.
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3.2.4. Indexation du document
Le service a proposé une méthode afin de réindexer tous les documents au sein de la R&D.
Le but de cette démarche est de mieux organiser la structure et de faciliter l’accès aux
documents ainsi que de mieux partager les informations.
Il a été proposé une règle de nommage unique pour tous les documents. Elle est résumée
ci-après.
• Principe proposé : XXX.AAA.NN.NNN A
XXX : Code projet / métier
AAA : 3 lettres codifiant la nature du document
NN : 2 chiffres précisant le service émetteur (Groupe Fonctionnel)
NNN : Numéro chronologique du fichier Excel du document
A : Indice de révision, la première émission étant à l’indice A
•Exemple de ré indexation d’un document : A44.PRE.10.001.C
3.2.5. Cahier des charges d’un outil informatique pour faciliter la gestion
A l’issue de la définition d’une règle de gestion des documents, une réflexion a été menée
sur le besoin d’un outil informatique nous permettant de mettre en application et de suivre
de façon plus rigoureuse les règles définies par la société afin d’assurer une meilleure
maîtrise et gestion des documents.
Un cahier des charges a été créé, où sont décrites les principales fonctionnalités attendues
de l’outil informatique mais aussi les objectifs du projet. Ce document regroupe les
exigences générales, fonctionnelles, d’implantation, mais aussi de performances.
Suite aux diverses réunions, en concertation avec le service informatique du Groupe
CLAAS, l’entreprise s’est orienté vers le logiciel SharePoint, qui répond à une grande partie
des exigences du cahier des charges. L’application SharePoint devra permettre
l’amélioration du stockage mais également la gestion et le partage de la documentation liée
à ses différents projets et activités.
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4. Implantation / Déploiement
4.1. Présentation du logiciel SharePoint
Le logiciel SharePoint est un outil de travail collaboratif. Il fournit un moyen facile de partager des documents et des données entre des d’utilisateurs. SharePoint stocke les documents dans des librairies. Une librairie peut stocker un ou plusieurs documents. Les utilisateurs peuvent ajouter des documents aux librairies. Les autres usagers peuvent, s’ils ont les droits appropriés, de consulter les documents en utilisant leur navigateur web, mais aussi de collaborer en modifiant les documents. Un service collaboratif basé sur un site web en utilisant SharePoint : les utilisateurs peuvent créer des sites spécialisés pour partager des informations, créer et stocker des documents, organiser des réunions, et permettre aux membres d’une équipe de collaborer au même projet en utilisant un explorateur web.
4.2. Présentation de notre base de données
Cette application a été proposé et développée en interne et disponible seulement pour les collaborateurs de CLAAS via un identifiant et un mot de passe.
Après la connexion, l’utilisateur accède directement sur une page d’accueil, comme montrée ci-après :
Au centre de la page, se trouve des éléments importants sur le projet comme le fait par exemple, que les documents peuvent être soit des documents dits « Standards » ou soit des documents « d’Informations ».
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A gauche de la fenêtre se situent 8 thèmes :
Home : Permet de revenir à l’écran principal.
Event calender : Permet de visualiser via un calendrier les événements importants à venir.
Comité des Standards Métiers R&D : Présente le fonctionnement du comité, le sujet de la prochaine réunion et les comptes rendus des réunions passées.
Documents en cours de création : Dans cette partie se trouvera tous les documents de la R&D, en cours de rédaction. Ces documents seront en statuts en « cours de rédactions ».
Documents en enquête : Les documents en cours d’enquête seront complétés via notre formulaire crée à cet effet. Ces documents seront « en statuts vérifiés ».
Documents applicables : Les documents applicables seront stockés et disponibles pour les utilisateurs. Ces documents seront en « statuts applicables ».
Documents archivés : Dans cette partie se trouvera les documents stockés pour une durée déterminée. La durée est déterminée par rapport au type du document. Ces documents seront en « statuts archivés ».
Normalisation : Dans ce dossier, nous trouverons la liste des normes applicables ainsi que les différentes actualités les concernant.
En haut de la fenêtre d’application, les 10 parties correspondent au lien des standards classés par Groupe Fonctionnel.
Un Quicklinks a été réalisé, il s’agit de liens utiles comme le lien de l’AFNOR par exemple.
D. CONCLUSION
Le projet et son avenir
L’objectif du projet : mettre en place la gestion de l’information / de la documentation employée, générée par la Direction du Développement Produit et la Direction R&D de CLAAS Tractor.
Il s’agit ici de la phase pilote de la généralisation de la gestion documentaire à d’autres Directions et entités du Groupe CLAAS. La Direction de CLAAS Tractor avait conscience que les ressources et moyens affectés à l’activité gestion documentaires étaient insuffisantes.
Néanmoins, il est difficile de chiffrer le bénéfice de la capitalisation métier (par intermédiaire des cahiers des préconisations) de l’assurance que le document auquel on fait référence est applicable, de l’existence d’un contrat avec le fournisseur (cahier de charges), d’une base saine pour réagir en cas d’alerte.
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Souvent, la priorité numéro 1 dans les Entreprises est le renouvellement de la gamme et ceci pour être conformes aux nouvelles directives et être capable de répondre aux demandes du marché avec des produits homologués.
Le coût d’un non mise sur le marché est facilement identifiable et le niveau de perte peut atteindre des montants énormes. Mais, garantir la capitalisation, la conservation et la mise à disposition d’une documentation appropriée dans le temps est une aptitude indispensable que doit avoir une Entreprise pour garantir sa performance et sa pérennité.
Les phases du projet de gestion de l’information :
1) Phase - Mise en place du projet.
a. Pertinence du projet - faire / ne pas faire. Evaluation des ressources nécessaires.
b. Mesurer I’ importance de la capitalisation et la mise à disposition d’une documentation appropriée et les répercussions sur le moyen / long terme
c. Définir le périmètre du projet et l’équipe
2) Phase - Analyse et définition des principales règles de gestion.
a. Tout écrit, répondant à un besoin justifié, doit appartenir à un fonds
documentaire.
b. Définition et officialisation des fonds documentaires.
c. Définition d’une règle cadre “d’ingénierie documentaire“.
d. Synthèse des documents permettant de mesurer et de fournir des éléments quantifiés (attendus pour le pilotage du projet).
e. Passage en comité de direction R&D – mai 2014 et passage à la phase 3.
3) Phase - Concept et intégration.
a. Rédaction d’une règle de gestion documentaire, pour chaque fonds
documentaire, sur la base de la règle cadre.
b. Créer le descriptif du cycle de vie des documents.
c. Créer la fiche de capitalisation pour mise en règle de l’expérience.
d. Créer un document type d’enquête / un liste de diffusion des métiers impactés pour la validation des documents avant intégration dans la base de données.
e. Mettre à jour les templates des principaux types de documents.
f. Instaurer un indicateur de mise en place pour chaque fonds documentaire.
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g. Rédaction d’un cahier de charges pour le logiciel à mettre en place.
h. Créer les prémisses de la Garantie de la Sécurité des données (voir Ph. 4).
i. Créer un Comité des Standards Métier intégré dans l’agenda du Comité de Direction R&D.
j. Passage en comité de pilotage / comité de direction R&D – septembre 2014
et passage à la phase 4).
4) Phase - Implantation. Cette phase en cours de réalisation.
a. Mise en œuvre selon solution du « système informatisé » avec une validation par une solution temporaire.
b. Mise en œuvre des règles de sécurité. L'Administrateur définit pour chaque utilisateur :
- Son profil, - Ses droits d'accès (lecture seule, mises à jour, éditions,
suppressions, …), - Son domaine d'intervention (fonctions du logiciel autorisées), - La reconnaissance de l'utilisateur par le système doit être mise
en pratique par la saisie d'un code et d'un mot de passe associé ou tout autre moyen plus évolué permettant une authentification.
c. Vérifier la compatibilité avec les autres entités CLAAS, en vue de la transversalisation.
d. Prévoir un plan de formation pour accompagner ce changement dans la gestion documentaire :
- Les règles de gestion documentaire, - L’organisation associée, - Les outils disponibles.
5) Finalisation du projet.
a. Rédaction d’un dossier de synthèse projet en indiquant la structure, les
règles et les outils de gestion documentaire.
b. Faire un bilan après 6 mois d’exploitation (pour chaque fonds documentaire) et identifier les éventuelles évolutions nécessaires.
c. Mettre en place une organisation pérenne chez CLAAS Tractor.
d. Extension du système au Groupe CLAAS.
La Direction R&D va déployer l’outil information durant 6 mois, avec l’aide d’un informaticien. Il devra respecter au mieux le schéma réalisé par le chef de projet. Son but sera également d’alimenter et de gérer la base de données via SharePoint.
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Une fois l’outil déployé, des formations aux règles et à l’outil informatique seront proposées aux utilisateurs. Le travail aura permis la mutualisation et l’accessibilité à la documentation.
Elle aura également contribué à mieux gérer les situations d’urgence ou de crise et de gagner en temps, en performance et donc en qualité.
Ce projet assurera aussi, en partie la mémoire et la capitalisation métier de l’Entreprise.
D’autre part, les autres directions de CLAAS Tractor souhaitent également rejoindre notre système documentaire afin d’assurer à leurs tours le travail qu’a réalisé notre direction.
Bilan de mon apprentissage et perspectives profess ionnelles
Ce contrat d’apprentissage m’a apporté au niveau professionnel (l’acquisition de méthode de travail et la gestion de mon temps de travail), j’ai découvert le fonctionnement d’une entreprise, dont j’ignorais les nombreuses facettes.
Ma première démarche a été de comprendre et d’analyser la manière dont l’entreprise gère ses documents.
Mon second constat était la nécessité de réaliser une gestion informatique des documents au sein de cette structure et l’importance de ma mission proposée.
Ce travail m’a permis de me confronter concrètement à la problématique d’une gestion documentaire, de contribuer à un développement collaboratif visant la capitalisation des connaissances, et des données.
Mais également de percevoir les difficultés liées à la conduite d’un projet et enfin de réfléchir aux problématiques propres à la conservation des documents ainsi que de la mise à disposition de ces derniers à travers la finalisation d’un projet d’archivage.
J’ai pu prendre part aux différentes étapes du traitement documentaire, de l’archivage à la valorisation, en passant par l’analyse et le traitement des documents.
J’ai pu également m’appuyer sur différents points abordés au cours de ma formation, afin de construire le projet.
En particulier les cours de monsieur BAKHOUM sur l’analyse archivistique, le cours sur la propriété intellectuelle et des droits d’auteur de monsieur Didier FROCHOT, les cours sur Word, Excel de monsieur Christophe OINVILLE et enfin les cours de monsieur Jérémy SAVEY sur les sources d’information.
La formation en alternance avec l’IFA Marcel Sauvage et la société CLAAS m’a séduit puisqu’elle m’a permis d’allier la théorie et la pratique.
Cet apprentissage me permettra à l’avenir de développer mes connaissances, pour les mettre au service de différents organismes, quel que soit le secteur d’activité.
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Je conclurai par la satisfaction d’avoir suivi cette formation tant sur le plan humain que sur le plan professionnel.
L’alternance m’a permis de découvrir le travail en entreprise, ses enjeux et réalités, tout en réalisant l’importance d’une gestion documentaire au sein d’une entreprise.
A la suite de cette formation, je souhaite poursuivre en faisant un master information, documentation et communication à l’université de Rouen, afin de pouvoir évoluer dans le métier de documentaliste.
E. GLOSSAIRE
Cahiers des charges : Un cahier des charges est un document contractuel définissant de façon exhaustive ce que le commanditaire attend de la réalisation d'un produit ou d'un service. Il est composé de plusieurs éléments correspondant aux différents aspects du projet : La description du contexte, la réalisation du projet et ses objectifs, des modalités d'exécution, ainsi que du périmètre du projet, le planning ainsi que les étapes à respecter. Le cahier des charges est composé également des contraintes techniques : économiques (budget), environnementales, humaines, industrielles et matérielles.
Cahiers de préconisations : Dans le cadre de recherche-action, synonyme de recommandation, proposition de solution ou piste à suivre, et ce, à la suite d'une étude de terrain et d'une analyse normalement stratégique et systémique.
Concessionnaires : Est un représentant commercial qui a obtenu le droit de vente exclusif d'une marque pour la vente d'un produit ou d'un objet dans une région donnée.
Directives : La directive est un texte adopté par les institutions de l’Union Européenne qui fixe des règles que les états membres doivent inclure dans leur droit interne, notamment par des actes législatif ou règlementaires.
Ensilage : L'ensilage est une méthode de conservation par fermentation lactique et alcoolique de l'herbe, ou du maïs (plante entière), qui est mise en silo après avoir été broyée et tassée, et éventuellement fanée, dans le but de nourrir le bétail.
Ensileuses : Une ensileuse ou récolteuse-hacheuse ou faucheuse-hacheuse-chargeuse est une machine agricole servant à récolter du fourrage vert (herbe, maïs ou céréales immatures (blé, triticale…) ou du fourrage préfané pour faire de l'ensilage.
Fonctionnalités : Est un ensemble des caractères ou des propriétés qui font que quelque chose remplit bien sa fonction.
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Fonds documentaire : Est un ensemble de documents homogènes de par leur contenu, leur vocation, leur mode de gestion ou le processus dont ils dépendent.
GED : La gestion électronique des documents (GED) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation et désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.
Métadonnée : Une métadonnée est une donnée utilisée dans un système d'information pour décrire une autre donnée, et par extension un document. Elle est donc une caractéristique contribuant à décrire le document. Les termes synonymes d’ «attribut » ou « critère » sont parfois également employés.
Méthodes : Est une manière de mener, selon une démarche raisonnée, une action, un travail, une activité ou une technique.
Moissonneuses-batteuses : Une moissonneuse-batteuse est une machine agricole automotrice destinée à la récolte de plantes à graines, principalement les céréales, en une seule opération. Elle permet de réaliser simultanément la moisson et le battage.
Planning : Est un document présentant l’enchainement chronologique les différentes étapes logistiques d’une opération dans un domaine précis avec différents moyens mises en œuvres et sur une durée précise.
Presses : Une presse est une machine agricole pour la récolte du foin ou de la paille, cet outil sert à conditionner les andains (bande continue de fourrage laissée sur le sol après le passage d’une presse) pour faciliter le transport, la manutention et le stockage des foins et permettre leur utilisation ultérieure.
Procédures : Est une marche à suivre, ensemble de formalités, de démarches à accomplir pour un résultat souhaité.
Référentiel : Un référentiel d'entreprise est un ensemble de valeurs partagées dans l’entreprise qui ont été approuvées. Règlementations : Une règlementation est, au sens large, un ensemble d'indications, de lois, de prescriptions, de règles, et autres textes juridiques régissant une activité sociale et aussi de règlements. Il peut aussi simplement s'agir de l'ensemble des mesures légales et réglementaires qui régissent une question.
Template : Le mot "template" est un anglicisme qui désigne un exemple sur lequel on se base pour concevoir la création d’un enregistrement, on peut le traduire en français par modèle.
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F. BIBLIOGRAPHIE
Eléments pédagogiques
• SAVEY, Jérémy. Les sources d’information. Support de cours (IRTD) : 2014, 44 p.
• BAKHOUM, Emmanuel. L’analyse archivistique. Support de cours (IRTD) : 2013, 70 p.
• FROCHOT, Didier (LES INFOSTRATEGES). Propriété intellectuelle et Droit d’auteur. Support de cours (IRTD) : 2013, 146 p.
Webographie
• SOCIETE.COM. Information sur l’entreprise CLAAS [en ligne ]. Disponible sur :<http://www.societe.com/societe/claas-tractor-sas-785304031.html> (consulté en avril 2014).
• BILANGRATUITS. Information sur l’entreprise CLAAS [en ligne ]. Disponible sur :<http://www.bilansgratuits.fr/entreprise/fiche/78530403100020.htm> (consulté en avril 2014).
• LA CNIL. Durée de conservation des documents en France [en ligne ]. Disponible sur :< http://www.cnil.fr/vos-obligations/vos-obligations/ > (consulté en mars 2014).
• ARCHIVE DE France. Gérer les archives [en ligne ]. Disponible sur :< http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/> (consulté en mars 2014).
• CLAAS. Information sur l’entreprise CLAAS [en ligne ]. Disponible sur :< http://www.claas.fr/>(consulté en janvier 2014)
• THESE.FR. Thèses française depuis 2006 [en ligne] . Disponible sur :< http://theses.fr> (consulté en mars 2014)
G. ANNEXES
Annexe 1: Cartographie-fichiers sous V-2561xx. ............................................................................... 38
Annexe 2: Cycle de vie d’un document. ................................................................................................ 39
Annexe 3: Fiche de capitalisation. .......................................................................................................... 40
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Annexe 1: Cartographie-fichiers sous V-2561xx.
39
Annexe 2: Cycle de vie d’un document.
40
Annexe 3: Fiche de capitalisation.