marchés publics : écriture des rc et cctp

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Marchés publics : écriture des RC et CCTP

Introduction

Abréviations :

RC : Règlement de la ConsultationCCTP : Cahier des Charges Techniques Particulières

Le présent document est destiné à tous les acteurs d'un projet ayant à passer unmarché public dans le cadre des projets réalisés par l'IN2P3

La partie concernant l'écriture d'un CCTP peut cependant être utilisée dans le cadrede collaborations où les réglementations de marchés et contrats sont différentes. Ledocument type fourni s'applique en effet quelle que soit la réglementation, à conditionde remplacer les termes " titulaires " et " IN2P3 " par ceux qui s'imposent

La qualité de l'écriture des pièces de marchés (RC, CCTP) et leur exhaustivité serontvérifiées au cours d'un comité de lecture de spécification technique mis en place parla Direction Technique de l'IN2P3La mise en place d'un tel comité sera initié, soit par le service des marchés de l'IN2P3à la réception des RC et CCTP, soit par l'éditeur du CCTP dès qu'il aura une versionquasi - définitive du RC et du CCTP. Cette deuxième possibilité permettra de ne pasperdre de temps dans le déroulement de la procédure du marché

Marché public

Un marché public comporte deux phases (sauf appel ouvert, rare à l'IN2P3) :

la phase d'appel de candidatures permettant de sélectionner les candidatssoumissionnaires

la phase d'appel d'offre permettant de sélectionner le titulaire du marché

1. Appel de candidature

La sélection après l'appel de candidature est faite en particulier sur la capacitétechnique des candidats. Il importe donc, dans cet appel, de bien définir les critères quiseront retenus pour cette sélection. Ils peuvent être :

la capacité de la firme à répondre aux exigences et à obtenir lesperformances visées pour les produits à réaliser : capacités d'analyse(méthodes), capacités de réalisation (équipement, outillages,logistique), d'essais, de contrôle

l'existence d'un manuel qualité ou mieux d'une certification ISO

l'interdiction par l'IN2P3 envers le titulaire de la sous-traitance pour telleou telle partie du marché (par exemple les études si le marché encomporte)

la possibilité d'admettre la co-traitance solidaire, à signaler dès cettephase

la nécessité pour la firme de maîtriser toutes (ou non) les technologiesmises en jeu, en particulier les plus critiques

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des références à des travaux antérieurs similaires

L'IN2P3 peut visiter les entreprises candidates avant de prendre la décision de retenirleur candidature

2. Appel d'offre

L'appel d'offre s'appuie sur 3 documents principaux à rédiger :Le RC, le CCAP, le CCTP

Le RC : Règlement de la Consultation

Ce document, non contractuel puisqu'il n'est pas utilisé pendant le marché, sert àdonner aux entreprises soumissionnaires les éléments de présentation de leurréponse ainsi que les informations concernant le déroulement de la procédure pendantl'appel d'offreOn y trouve donc :

la forme que doit avoir la réponse à l'appel d'offre et le découpage enpostes de cette réponse (ou lots ou tranches et / ou options) permettantd'obtenir de tous la même forme de réponse, ce qui facilite la sélection etfournit un bordereau de prix pour des ajouts éventuels au marché (cf. 4.8du CCTP). Ce bordereau de prix, qui doit aller au niveau de détail quisemble nécessaire pour le jugement des offres et la suite du marché estannexé à l'acte d'engagement (document contractuel)

les restrictions (ou non) à la sous-traitance ou à la co-traitance : rappeldes clauses plus précises figurant au CCAP ou CCTP

la possibilité de variantes et la façon de les présenter : le détail de cesvariantes figure au CCTP

la procédure de questions - réponses pendant l'appel d'offre (demandede clarification)

les critères de choix de l'offre qui sera retenue. Cette clause est trèsimportante puisqu'elle peut permettre d'éviter des recours ultérieurs(mais il n'y a pas de recette infaillible)

le nom des correspondants techniques pour cette période d'appeld'offre pouvant répondre aux questions des entreprises. Un seulcorrespondant est meilleur pour l'unicité des réponses. Si plusieurscorrespondants sont indiqués, ils doivent se communiquer toutes lesinformations de clarification. Le nom du correspondant IN2P3, pour lemarché lui même, est indiqué à la notification de celui-ci

la procédure de questions - réponses avec les entreprises demandequelques règles d'éthique

Toute demande de clarification d'une entreprise doit être enregistrée

Toute demande d'intérêt général par un soumissionnaire verra sa réponse répercutéeà tous les soumissionnaires

Si l'IN2P3 est amenée à rencontrer les entreprises pendant la phase d'appel d'offre, ilne faut jamais rencontrer plusieurs entreprises en même temps pour éviter desententes possibles. Ces rencontres ont de préférence lieu dans les locaux de l'IN2P3.Faire attention à ce que toute information donnée à une entreprise soit aussi donnéeaux autres (Egalité de traitement)

Toute bonne idée d'une entreprise ne doit pas être communiquée aux autres

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Le RC doit indiquer que les plans fournis pour l'appel d'offre sont " bons pourconsultation ". Les plans " bons pour fabrication " qui n'introduisent que desmodifications non susceptibles de changer les coûts et les délais seront fournis selonle calendrier du chap. 6 du CCTP

Cette clause doit aussi être introduite au CCTP (voir chapitre 5 du CCTP)

Le RC est rédigé par le service des marchés du laboratoire concerné et le service desmarchés IN2P3, avec l'appui du service technique concerné

Nota important :

* Sous-traitant : le contrat qui le lie au fournisseur principal ne l'engageque pour sa fourniture

* Co-traitant : plusieurs entreprises signent " l'acte d'engagement ". Elless'engagent pour le marché total. Un mandataire les représente

Le CCAP : Cahier des Clauses Administratives Particulières

(document contractuel) qui contient :

l'objet du marché : définition de l'étendue de la fourniture relativementgénérale. La référence au CCTP est obligatoire puisque c'est dans cedocument, en général, qu'une définition précise est donnée

le découpage éventuel du marché en une tranche ferme et des tranchesconditionnelles. Attention : les tranches doivent toutes être fonctionnelles ; celasignifie que chaque tranche réalisée doit permettre le fonctionnement dusystème objet du marché, même si ce fonctionnement est réduit

le calendrier du marché (qui figure ici explicitement, ou simplement unrappel du CCTP)

le nombre d'exemplaires de chacun des produits décrits au CCTP

les clauses financières

les paiements et leur échelonnement en fonction de la fourniture

les pénalités pour retard

l'adresse d'envoi des factures

les clauses de transfert de propriété si nécessaire (en particulier pourles outillages spécifiques)

une référence obligatoire au CCAG-MI (Cahier des ClausesAdministratives Générales des Marchés Industriels), recueil desconditions générales d'achat publiques

Il traite donc des dispositions concernant les rapports avec le titulaire en particulier encas de défaillance de celui-ci, ou en cas de résiliation du marché

Les documents contractuels sont listés, avec ordre de priorité dans le CCAP. Ledocument qui engage le fournisseur est " l'acte d'engagement " qui apparaît en premierdans les documents contractuels. Le bordereau de prix (cf. CCTP) est annexé à l'acted'engagement. En cas de devis, celui-ci apparaît en dernière position des documentscontractuels

Le CCAP est rédigé par le service des marchés du laboratoire concerné et / ou le

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service des marchés de l'IN2P3 avec l'appui du service technique concerné

Le CCTP : Cahier des Clauses Techniques Particulières

Ce document décrit complètement les données du marché, les besoins et exigencesde l'IN2P3, ainsi que les relations techniques entre l'Institut et le titulaire. Le document-type qui suit se veut complètement exhaustif. Pour un marché donné, seuls doivent êtrepris en compte les chapitres adaptés à l'objet du marché.

Enfin, tous ces documents sont numérotés. Cette numérotation doit être celle retenuepar le projet auquel appartiennent les produits objet de ce CCTP.

Début paragraphe Début recommandation

Document type de CCTP

1. Commentaires préliminaires

Un cahier des charges techniques doit comprendre deux parties :

la première " Etendue de la fourniture et relations avec le fournisseur "décrit :

* la fourniture attendue pour tous les produits (matériels, études,services, logiciels,...) composant la fourniture

* a manière dont on attend que le titulaire traite ce marché

* la communication entre le titulaire et l'IN2P3

la seconde, qui est, en général, rattachée à la première, sauf dans lecas de marché complexe, traite :

* des spécifications techniques concernant lesprocédures de réalisation et / ou

* les matériaux et / ou certains produits

Un CCTP est toujours spécifique d'un métier

Celui qui est résumé ci-après correspond à des marchés industriels de mécanique oud'instrumentation. Il peut cependant comprendre des " produits " de type logiciels decontrôle-commande, assemblage et intégration de matériel, des métiers spécifiquescomme la cryogénie, le vide, etc.

Pour éviter toute ambiguïté ou contradiction, toute spécification ne doit figurer qu'unefois soit dans le CCAP, soit dans le CCTP (objet du marché, calendrier, etc.)

Un CCTP est fait pour quantifier les exigences de l'IN2P3

Citer une caractéristique (par exemple " tenue en tension ") sans la quantifier et sansdemander son contrôle, est inutile

Le CCTP qui suit correspond à un marché industriel pour des produits définis

On peut s'en inspirer aussi pour des " marchés sur performances " dans lesquels le

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Cahier des charges est fonctionnel

Un certain nombre de CCTP, dont certains en anglais, suivant plus ou moins ceschéma type ont déjà été écrits à l'IN2P3. Ils sont disponibles, à titre d'exemples,auprès du Service des Marchés de l'IN2P3 ou de la Direction Technique de l'Institut. Ilest désormais recommandé de déposer les CCTP sur la page Web du laboratoireconcerné, ces documents pouvant servir d'exemple pour d'autres marchés

2. Plan type CCTP

1ère partie : Etendue de la fourniture et relations avec l'IN2P3

Le texte ci-dessous répertorie les chapitres avec des commentaires sur ce qui doit yfigurer

Introduction

Description générale de ce qui est demandé, de son environnement, de l'IN2P3 et sinécessaire de l'expérience dans laquelle s'inscrit le marché. Autrement dit, tous lesrenseignements généraux permettant au titulaire de replacer les produits commandésdans leur contexte

A la suite, liste des abréviations (IN2P3 par exemple) et des définitions qui peuvent êtrenécessaire pour comprendre le cahier des charges

Définir obligatoirement ce qu'est une approbation : l'approbation par l'IN2P3 d'undocument, d'une phase, etc. signifie que l'IN2P3 a pris connaissance du faitnécessitant cette approbation. Cela n'engage pas l'IN2P3 quant au fond de ce fait etn'enlève donc rien de la responsabilité du fournisseur quant au résultat final puisqu'ilest seul à avoir la compétence nécessaire pour y arriver

Objet

Ce chapitre donne une description générale de ce qui est à produire. Le chapitre 4 endonne une version bien plus précise ; il donne aussi l'objectif visé

Phrase à inscrire : " Ce présent CCTP décrit toutes les obligations techniquescontractuelles du titulaire du marché "

Ce chapitre " objet " figure aussi dans le CCAP. Pour éviter toute redite, soit on rappelleici le chapitre du CCAP, soit l'inverse

Documents applicables

Il s'agit de rappeler ici tous les documents sur lesquels le marché devra s'appuyer :

" tous les documents contractuels rappelés au CCAP "

toutes les normes, codes, spécifications qui s'appliquent aux produitsà réaliser : aussi bien en ce qui concerne les matériaux, la productionque les contrôles

toutes les spécifications particulières figurant au présent CCTP

le manuel qualité ou tout document équivalent de l'entreprise

Ce chapitre va éviter par la suite d'inscrire des exigences qui sont déjàdans les normes, codes, etc.

Consistance de la fourniture

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Les travaux à réaliser sont répertoriés dans les paragraphes ci-dessous. Toutes lesactivités, outillages, installations listées ci-après sont à réaliser et livrer sous laresponsabilité du titulaire, sauf si la mention " non-inclus " est spécifiquement indiquée

Produit 1 (le nombre d'exemplaires figure soit ici soit au CCAP)

Le travail à effectuer sur ce produit 1 peut consister en :

*dessins de définition, dessins d'exécution

*calculs

*achat de matières premières

*mise au point et qualification de procédés

*fabrication en usine, production des logiques de fabrication, gammesd'usinage, etc.

*contrôles, essais, tests de qualification

*emballage, transport, mise en stockage

*toute la documentation nécessaire accompagnant les tâches ci-dessusen particulier notice de fonctionnement et maintenance le cas échéant.

Produit 2 (nombre d'exemplaires soit ici soit au CCAP)

Le travail à réaliser sur ce produit 2 ... (commentaires idem produit 1)

Produit n (nombre d'exemplaires....)

etc.

Assemblage (le cas échéant) des produits entre eux et ou intégration

*assemblage

*soudures, boulonnage, fixation au sol

*alignement

*intégration des logiciels de contrôle - commande

Nota : l'assemblage est une opération purement mécanique.L'intégration consiste non seulement à assembler les produits entre eux,mais à mettre en place les cartes d'électronique s'il y en a, à intégrer leslogiciels, etc. de façon à arriver dans un état permettant la mise en routedu système

Mise en route le cas échéant

Outillages spécifiques

Fabrication ou autres usages (le nombre d'exemplaires figure soit ici, soit auCCAP)

Etudier, dessiner, fabriquer et qualifier les outillages spécifiques désignés

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ci-dessous...

*Outillages de mise en propreté

*Outillages de trait thermique

*Outillages de soudure

*Outillages d'assemblage

Tous les produits et outillages spécifiques sont décrits ici très globalement etdoivent faire l'objet d'une spécification technique dans la 2ème partie

Tâches exclues de ce chapitre

Ces tâches ou travaux exclus sont explicitement nommés pour éviter touteambiguïté. Cela n'a rien à voir avec les équipements fournis par l'IN2P3 quiapparaissent au chapitre 5

Fournitures supplémentaires et bordereau de prix

Les marchés publics industriels sont forfaitaires et le CCTP est donc unedescription exacte de ce qui est demandé pour éviter d'avoir à rajouter en coursde marché des prestations supplémentaires.

Il existe des cas, cependant, où une modification des produits à réaliser peutintervenir. L'existence du bordereau de prix prévu au RC et annexé au CCAPgarantit que toute prestation complémentaire se fera suivant des prix connus etcontractuels.

En tout état de cause, l'étendue de la fourniture telle que décrite dans ce CCTPdoit être suffisamment complète pour que l'étendue des travauxsupplémentaires ne dépasse pas 5 %

Fournitures du donneur d'ordre (IN2P3)

Ces fournitures peuvent être de plusieurs ordres :

Plans " bons pour fabrication "

Les plans fournis pour appel d'offre sont des plans " pour consultation ". Lesplans " bons pour fabrication " seront fournis au titulaire suivant le calendrier duchapitre 6

Cette phrase reste très générale. La liste des plans et documents spécifiques àchaque produit figure au 1-7 de la 2ème partie

Les matières nécessaires à la fabrication

Il faut indiquer que ces matières sont conformes à celles définies dans lesspécifications techniques (partie 2). Il faut de plus indiquer leur état de livraison(protection, format, tolérances)

Matériels manufacturés divers : il faut indiquer les documents annexés à cesmatériels

Equipements ou outillages en prêt

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L'IN2P3 peut prêter des équipements, à priori en ordre de marche et contrôlés(pour ce qui concerne l'instrumentation de mesure).

La réception de ces équipements ou outillages par le titulaire est un pointcritique du type " arrêt conditionnel " (voir plus loin).

Suit la liste des équipements prêtés (ou susceptibles de l'être). Ceséquipements doivent être rendus dans le même état

Le titulaire est seul responsable de la bonne utilisation de ces équipements et ilne pourra pas se dégager de ses responsabilités en arguant un mauvaisfonctionnement ou une utilisation erronée de ces équipements

Installations

L'IN2P3 peut être amené à mettre des installations à la disposition du titulaire.Celui-ci doit les accepter formellement. Son acceptation décharge l'IN2P3 detoute responsabilité dans la non conformité de ces locaux avec les objectifs ducontrat. La réception de ces installations par le titulaire est aussi un " arrêtconditionnel "

Consommables de chantier

Dans le cas où un titulaire est amené à travailler sur le site du l'IN2P3, celui-cipeut mettre à sa disposition l'électricité, l'eau, etc. soit gratuitement, soit avec uncompteur

Phases et calendrier

Ce chapitre figure en général dans le CCAP, mais il doit être écrit par la partie techniquedu projet. On peut se contenter d'en faire le rappel au CCAP ou l'inverse

Phases

Pour des raisons évidentes de maîtrise de ce qui se passe chez le fournisseurou pour maîtriser la logique de réalisation d'un produit, on est amené àdécouper le délai de réalisation en phases précises. A la fin de chaque phase,une approbation du l'IN2P3 permettra au fournisseur de continuer et d'être payépour la phase approuvée

Les phases les plus évidentes sont :

*Phase 1 : Etude, production des plans de fabrication (produits etoutillages) Logique de fabrication

*Phase 2 : Production des outillages spécifiques,Approvisionnement matière

*Phase 3 : Production de pré-série, tests, essais

*Phase 4 : Production de série

*Phase 5 : Transport, livraison, réception

Un autre découpage en phases peut venir d'une logique de réalisationautre que celle, linéaire, décrite ci-dessus. On peut très bien imaginer,par exemple, construire la moitié des produits nécessaires (1ère phase),tester ce sous-ensemble (2ème phase) et lancer alors l'autre moitié(3ème phase)

Calendrier du contrat

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a) Calendrier de base

Le calendrier découle des éléments suivants :

*date de notification de contrat To

*délai de mise à disposition des plans " bons pourfabrication ", des matières, matériels faisant l'objetde fournitures par le l'IN2P3

*délai de mise à disposition des locaux pourassemblage

*etc.

Les phases ci-dessus peuvent donner lieu à des jalons quirentrent dans le calendrier

b) Calendrier détaillé et Jalons

Le calendrier à imposer au titulaire s'appuie donc sur leséléments cités ci-dessus et est formé de jalons qui décomposentces éléments

Un calendrier ne comporte jamais de dates fermes (puisqu'on neconnaît pas, à priori, la date To), mais est toujours compté endurées par rapport à To

Ces jalons peuvent être par exemple :

*réunion de lancement To + 1 semaine

*" Kick-off meeting ", plans " bons pour fabrication "

*plan qualité prêt : To + 1 mois

*planning prêt : To + 1 mois

*étude des outillages spécifiques : To + 3 mois

*dessins d'exécution prêt :To + 4 mois

*procédures qualifiées :To + 4 mois

*présentation du 1er produit de pré-série : To + .....

*etc.

L'existence d'un calendrier prévisionnel dans le CCTP, qui serafigé dès le début de l'affaire permet que celle-ci ne prenne pas deretard

Management du contrat (demandes au titulaire)

Organisation générale

L'organisation générale du titulaire pour ce marché doit être explicitée, enparticulier la désignation des principales personnes dont son représentant vis àvis de l'IN2P3. L'IN2P3 est représenté vis à vis du titulaire par un représentantunique dont le nom sera fourni dès notification du marché

Planning

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Un planning doit être fourni par le titulaire. Il doit être régulièrement mis à jour. Ilsert de base au déroulement de l'affaire. Ce planning doit être du type GANTT(bar-chart) et être en cohérence avec le calendrier du ß 6.2

Tableau de bord et réunions d'avancement

L'avancement du travail doit faire l'objet d'un tableau de bord adapté à l'affaireédité à une fréquence déterminée

Des réunions d'avancement doivent avoir lieu à une fréquence déterminée. Lesparticipants à ces réunions doivent être définis. Ces réunions doivent faire étatde l'avancement depuis la dernière réunion, expliquer les problèmesrencontrés, les propositions de solutions, l'état des non-conformités. Lapremière de ces réunions est le " Kick-off meeting "

Revues et approbations

Tous les documents qui semblent importants doivent être revus et approuvéspar l'IN2P3, ainsi que toute modification à ces documents

Il peut s'agir :

*des plannings

*des procédures diverses demandées dans la fourniture

*des logiques de fabrication

*des dessins d'étude ou d'exécution

*des plans de tests et d'essais

*des documents type d'Assurance qualité (cf. chap. 8)

Pilotage des activités

Le titulaire est responsable de la coordination et de la maîtrise des résultats deses activités pour arriver à obtenir les performances requises. (A noter qu'il fautabsolument éviter tout ce qui pourrait apparaître comme une immixtion del'IN2P3 dans les activités du titulaire qui relèvent de sa compétence)

Répéter aussi dans ce paragraphe que l'approbation par l'IN2P3 des essais dequalification, des dessins, des procédures ne dégage en aucun cas laresponsabilité du titulaire

Communication

*langage de communication

*gestion de documentation : quelle doit être la présentation desdocuments remis à l'IN2P3

Relations entre l'IN2P3 et le titulaire

Toute relation devra passer entre le représentant unique de l'IN2P3 désigné à lanotification du contrat et celui unique du titulaire. Les Inspecteurs de l'IN2P3 dontle nom sera communiqué au titulaire pourront visiter les installations du titulaireà n'importe quel moment qui leur paraîtra opportun après en avoir averti letitulaire. Il en est de même des installations des co-traitants et sous-traitants

Assurance qualité

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Ce chapitre, particulièrement, doit être adapté au marché et au fournisseur. Une tropgrande demande en qualité peut être génératrice de coûts élevés, une trop faible peutamener des mécomptes pendant et après le marché

Les paragraphes sur les procédures (8-2), sous-traitants (8-6) et non conformités (8-8)sont toujours nécessaires

Exigences générales

Le contractant doit rédiger un plan d'assurance qualité définissant lesprocédures qu'il met en oeuvre pour obtenir la qualité. Ce PAQ doit êtreconforme à l'ISO 9000.

Ce plan d'assurance qualité doit être révisé au cours de l'affaire toutes les foisque cela s'avérera nécessaire. Un PAQ standard pour un projet de référencepeut être demandé avec la réponse à l'A.O. en même temps que le manuelqualité de l'entreprise (si celui-ci existe) ou tout document similaire

Maîtrises des procédures

Toutes les opérations critiques doivent être couvertes par des procéduresdétaillées

Il est évident que les produits couverts par ce CCTP sont réalisés en mettant enoeuvre des procédures (ou procédés, ou savoir-faire, etc.) que l'entreprise doitmaîtriser

Soit elles existent déjà dans son manuel qualité, soit elles sont à mettre aupoint. Il faudra de toute façon que l'IN2P3 les approuve, ne serait ce que parcequ'une procédure existante et éprouvée dans une entreprise peut impliquer deséléments interdits dans l'utilisation que l'IN2P3 veut faire des produits faisantl'objet de ce CCTP

Cette approbation par l'IN2P3 intervient après " qualifications des procédures ".Ces qualifications entrent dans la matrice d'assurance qualité (cf.8.9)

Documentation requise

Les documents ci-dessous, au moins, doivent être rédigés, édités et soumis àl'approbation du donneur d'ordre

Planning de réalisation

Plan d'assurance qualité, dont les chapitres principaux peuvent être :

* Maîtrise de la documentation

* Maîtrise des approvisionnements

* Maîtrise des sous-traitants

* Maîtrise de la conception

* Maîtrise d'assurance qualité

Procédures diverses nécessaires dont traitement thermique, usinage,mise en propreté, etc.

*Procédures de contrôle

*Certification des procédures ci-dessus

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*Comptes rendus d'avancement

*Copie des spécifications d'approvisionnement

*Certificats de conformité, de contrôle, d'analyse matière

*Dossier de fabrication

*Liste des opérations de fabrication et de contrôle

*Dossier des plans de fabrication et d'outillage

Responsable qualité

Le contractant doit disposer d'un responsable qualité

Audits

Le contractant doit auditer son propre système qualité (ISO 9000), ainsi que sesfournisseurs et sous traitants

Maîtrise des fournisseurs et sous traitants

Les fournisseurs et sous-traitants doivent être maîtrisés (procédures,responsabilités etc.)

Les sous-traitants et fournisseurs doivent être soumis pour approbation àl'IN2P3Cette approbation laisse au au titulaire la responsabilité de la conformité desproduits aux documents du contrat

Toutes les clauses du marché et des autres documents applicabless'adressent aux sous traitants et fournisseurs du titulaireCelui-ci devra produire le cas échéant, les pièces écrites permettant de vérifierl'application de ces clauses

Communication

a) Procédures

Tout échange d'information concernant la qualité doit être fait par écrit etadressé au représenatnt du donneur d'ordre

b) Gestion de la documentation

Cette gestion doit être conforme à celle du projet auquel appartiennentles produits à réaliser

Non-conformités

Une non-conformité est majeure quand elle peut entraîner un défaut plaçant leproduit concerné en dehors des critères de réception.Elle est mineure dans tous les autres cas

Dans le cas des non-conformités majeures, la production est arrêtée au moinspour les phases conduisant à la non-conformité et le donneur d'ordre est alertépar écrit et il indique, dans un délai donné, son accord sur l'action correctiveproposée par le contractant

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Matrice d'assurance qualité

Une matrice d'assurance qualité identifie les points critiques de l'affaire qui sontde 3 types :

*Points d'arrêts obligatoires (Hold Point en anglais : HP) : le travail nepeut pas continuer tant que le donneur d'ordre n'a pas donné sonapprobation dans un délai donné à l'avance ou obtenu leséclaircissements nécessaires. Cette approbation est écrite*Points d'arrêts conditionnels (Witness Point en anglais : WP) : le donneurd'ordre est informé de l'atteinte du point critique, mais peut décider dedonner son accord écrit uniquement au vu des documents présentés.Moins formel que le H.P. Le travail continue après que la date du W.P.soit passée, même si l'IN2P3 n'était pas présent

*Points d'information (Information Point en anglais : IP) : le point critiqueest signalé au donneur d'ordre, mais le travail continue sans attented'approbation

Commentaires sur les colonnes de la Matrice d'Assurance Qualité

* Colonne 1 : Désignation de l'étape d'assurance qualité

* Colonne 2 : Désigne le document applicable à l'étape en question

* Colonne 3 : Titulaire : action : tâche accomplie par le titulaire lors decette étape

* Colonne 4 : Titulaire : fréquence : le nombre de fois où le titulaire doitaccomplir cette étape

* Colonne 5 : Type de point : H.P., W.P., I.P.

* Colonne 6 : IN2P3 action : assistance ou approbation ou réception

* Colonne 7 : IN2P3 fréquence : nombre de fois où l'IN2P3 accomplitcette action : peut être identique ou différente de la fréquence du titulaire

L'IN2P3 peut joindre une matrice d'Assurance Qualité qui correspond auxétapes identifiées lors de l'écriture de ce CCTP. Elle doit être mise au pointensuite avec le titulaire et complétée par lui

Changements (les non-conformités sont traitées par ailleurs

Tout changement que pourrait proposer le titulaire doit être est demandé aureprésentant du donneur d'ordre par écrit. Un document type de demande dechangement pourra être mis au point et utilisé après approbation du donneurd'ordre ; celui-ci donnera sa réponse à toute demande de changement dans undélai d'une semaine (ou plus si nécessaire)

Personnel et équipement du titulaire

Personnel

a) Compétences

Le personnel du titulaire employé sur cette affaire doit êtreexpérimenté, instruit des techniques mises en oeuvre et avoir uneapproche professionnelle du travail (Cette phrase très généralepermet d'écarter le personnel non professionnel)

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Au cas où des techniques particulières sont mises en oeuvre,une bonne expérience professionnelle est requise dans cesdomaines qui peuvent être :

*le vide

*le travail en salle blanche

*la cryogénie

*le câblage

*etc.

b) Qualification

Dans le cas où l'affaire demande l'intervention de professionnelsqualifiés pour des travaux où les procédures sont qualifiées, ilpeut être demandé des qualifications (homologations)

C'est le cas de la soudure par exemple où 3 sortes dequalifications sont nécessaires :

*qualification du procédé de soudure : des essaisde qualification doivent être mis en place (voir 8.2)

*qualification des produits de soudure (voir 8.2aussi)

*qualification des soudeurs

La qualification des opérateurs se fait à travers des essais àdéfinir avec le titulaire. Ces essais entrent dans le ManuelAssurance Qualité (cf. 8.9)

Règles de sécurité applicable

Les documents applicables du chapitre 2 ne citent pas des textes évidentscomme le code du travail, le code civil, etc.

Il importe donc dans ce paragraphe de rappeler à quelle code de sécurité estastreinte l'entreprise surtout si une partie du travail est à l'étranger ou avec desproduits dangereux (gaz spéciaux,...).

Si les produits de ce CCTP sont utilisés en territoire étranger, c'est toujours lecode de sécurité propre à ce territoire qui est obligatoirement employé

Propreté

Rappeler les précautions à prendre dans l'habillement du personnel : blouse,coiffe, gants pour le vide, combinaison pour le travail en salle blanche, etc.

Rappeler aussi qu'il est interdit de fumer, manger, etc. lors du travail sur dumatériel propre ou en salle propre, etc.

Rappeler si nécessaire la nécessité de locaux propres en donnant si possiblela classe d'empoussièrement

Equipements

Le titulaire doit mettre en oeuvre tous les moyens, équipements, outillages,instruments de contrôle, ainsi que tous les consommables nécessaires pour

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que sa fourniture soit conforme aux clauses du marché et atteigne lesperformances requises par les critères de réception

Les outillages spécifiques font partie de ce contrat et sont cités en tant que telsdans le chapitre 4

Cependant, si la consistance du contrat, ou la logique de fabrication adoptée parle fabricant, imposent la nécessité d'un outillage supplémentaire à ceux cités auchapitre 4, le titulaire devra en entreprendre la réalisation à ses frais. Cesoutillages devront être approuvés par le l'IN2P3 avant réalisation. Saufconvention explicite donnant lieu à avenant, ces outillages supplémentaires neseront pas livrés au l'IN2P3. Ils sont considérés comme " non-inclus " dans lecontrat (cf. chap. 4). (On peut très bien prendre l'option inverse.)

Clauses générales de réception

Ce chapitre peut citer des points généraux sur les clauses de réception, comme leséquipements, les locaux, etc.

Les critères de réception spécifiques sont fixés dans chaque spécification techniqueparticulière à un produit

Début paragraphe Début recommandation

C C T P 2ème partie

Début paragraphe

2. Plan type CCTP

2 éme partie : Spécifications techniques des produits, outillages, procédés,matériaux

Un document est établi pour chacun des produits composant la fourniture ; cela peutêtre soit des produits mécaniques, électroniques, soit des produits logiciels, soit desoutillages

Bien évidemment, si la fourniture est peu complexe, tous ces documents peuvent êtresynthétisés en un seul. Le but recherché est simplement de ne laisser aucunecaractéristique ni oubliée, ni ambiguë pour que le marché se déroule convenablement

Ces spécifications techniques constituent des addenda aux plans et autres documentsdéfinissant la fourniture. Ils complètent ces documents, en particulier en ce quiconcerne les critères de réception

Le contenu de ce document est le suivant :

1. Produit "1"

Description générale

Dans l'ensemble de l'affaire, à quoi sert le produit ?

Quelles sont ses caractéristiques générales ?

Fonctions du produit

Ce chapitre est directement la suite du chap. 1

A quoi sert-il ? Ce paragraphe explicite les exigences de l'IN2P3, en particulier sur lestolérances

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Description technique

Composition du ou des produits et description de la consistance.

Ce chapitre doit aider à la lecture des plans et doit permettre au titulaire d'imaginer unelogique de fabrication

Caractéristiques particulières

Ces caractéristiques correspondent à celles citées en annexe s'appliquant aux produits; par exemple, elles peuvent concerner :

des tolérances mécaniques (le poids, la forme)

l'isolation électrique

l'isolation thermique

la propreté

A titre de check-list, et pour ne rien oublier, tous les paramètres importants sont citésci-dessous :

Dimensions ; Poids ; emballages

Mécanique : chocs ; contraintes ; vibrations ; accélérations ;déformations ; efforts alternés ; frottement ; abrasion ; matériau ; soudure; stabilité dans le temps

Electrique et magnétique : tensions ; intensités ; terres ; corrosionélectrochimique ; dispositifs légaux de sécurité ; faradisation ;amagnétisme ; bruit électromagnétique

Thermique : température de fonctionnement ; chocs thermiques,condition de la chaleur ; stabilisation ; tenue au feu ; gel ; produitsdégagés en cas d'incendie

Chimique : atmosphère de travail ; produits de nettoyage ; propreté ;corrosion ; protection ; moisissures ; tropicalisation ; étanchéité

Optique : transparence ; poussières ; réflexion ; revêtement

Esthétique et propreté : couleur ; peinture ; polissage ; mise enpropreté ; nettoyage en service

Sécurité : réglementation ; composants utilisés ; utilisation par desexperts ; consignation possible

Autres contraintes : maintenance en service

Tous les critères cités, par exemple dimensionnel (le plus simple) ou amagnétisme outenue en tension, ou propreté doivent être quantifiés de telle façon à ce que le titulairesache quel effort il doit faire pour arriver aux performances requises.

De plus, et surtout, cela permet de réceptionner les produits sur un critère quantitatif

Par exemple :

l'amagnétisme d'un matériau ouvré se quantifie par une perméabilité

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magnétique à une température donnée sous un champ magnétiquespécifiée. Cela se mesure sur des éprouvettes calibrées. Pour desaciers inoxydables, on peut se contenter de mesurer le taux de ferrite sil'application n'est pas trop critique

la propreté ne se mesure pas réellement. On spécifie donc uneprocédure de mise en propreté qui a été expérimentée. On impose cetteprocédure et on s'assure qu'elle est appliquée (cf. ci-après)

Attention : les performances, tolérances demandées doivent être réellement réalisableset nécessaires au but poursuivi par l'IN2P3

Toute tolérance trop serrée, toute performance trop difficile à atteindre et nonjustifiée, conduisent à des surcoûts inutiles

Ces caractéristiques particulières sont celles sur lesquelles la réception des produitsva porter bien évidemment

Outillages spécifiques à ce produit

Si ces outillages ont besoin d'une description

Quantités à produire

Si ce paragraphe n'est pas déjà dans le CCAP.

Liste des documents fournis par l'IN2P3

En particulier les plans, schémas, etc. avec les numéros et indicesconcernant la version

Critères de réception et conditions de réception

Paragraphe le plus important. Il décrit les conditions et les critèresd'acceptation du produit

2. Produit 2 jusqu'au produit n

Les paragraphes 2-1 à 2-8 sont écrits dans le même esprit que les paragraphes 1-1 à1-8.

3. Spécifications des matériaux et procédures

Matières (si nécessaire)

Ce paragraphe est écrit en s'appuyant autant qu'il est possible sur les normesexistantes. Ne pas oublier de spécifier si nécessaire les formats de livraison ainsi queles état de surface et les traitements admissibles

Procédures

Toutes les procédures que l'on veut imposer doivent être décrites

Ce peuvent être :

Procédures de réalisation d'un des produits, en n'oubliant pas de citer

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les conditions de réalisation, les produits employés et leurs modalitésd'emploi, les précautions à prendre, etc.

Procédures de fabrication si on veut en imposer certaines, parexemple, une procédure de mise en propreté est un bon exemple de ceque l'on peut écrire

Pour les procédures où nous ne sommes pas suffisamment experts, parexemple soudure, on doit demander une procédure détaillée qui devracomprendre au minimum

* que la procédure complète (préparation des pièces,séquencement des opérations, procédé utilisé,traitements thermiques, contrôles) soit écrite et présentéepour approbation

* que ces modes opératoires et les opérateurseux-mêmes soient qualifiés à partir de coupons dequalification à définir

* que la traçabilité des opérations soit réalisée

* que des témoins de production soient réalisés

* que les contrôles soient réalisés d'une façon définie(destructif, non destructif, etc.)

Procédures de nettoyage et mise en propreté : ne pas oublier despécifier si nécessaire les outillages, locaux, produits, conditions. Lapropreté d'un produit est typiquement difficile à mesurer. Il est doncabsolument nécessaire soit d'imposer une procédure de nettoyage, soitd'en demander une, et après approbation, de faire en sorte d'être certainqu'elle est appliquée (traçabilité)

Procédures de contrôle :

Dans certains cas, l'IN2P3 peut avoir à imposer une procédure decontrôle nécessitant un outillage spécialisé. Il faut donc décrire ici cetteou ces procédures

Dans tous les autres cas, c'est au titulaire de mettre en place et deréaliser les contrôles nécessaires à la démonstration de la qualité dutravail réalisé

Le problème de ces procédures spécifiques se pose par exemple pour le contrôled'étanchéité où il vaut mieux spécifier la méthode que l'on désire voir employer. Cela estvrai pour bon nombre d'autres caractéristiques d'un produit. On répète que spécifier unecaractéristique d'un produit sans le quantifier et sans se donner les moyens d'être sûrque cette caractéristique est atteinte, est inutile, coûteux et dangereux

Approvisionnement de matériel manufacturé

Dès que l'on demande au titulaire d'approvisionner du matériel manufacturé (cela vades boulons au P.C. de contrôle commande le cas échéant), il vaut mieux spécifier lescaractéristiques de ce matériel que nous désirons voir respectées

Pour éviter tout litige, un contrôle conjoint peut être effectué lors de la réception de cematériel par le titulaire

Ce contrôle n'enlève rien de la responsabilité du titulaire quant à la mise en oeuvre dece matériel

La tentation peut être d'approvisionner nous-mêmes (l'IN2P3) certains de ces matérielsmanufacturés.

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On peut gagner comme cela du temps et de l'argent. Cela présente cependant desdifficultés qui peuvent être génératrices de conflits si les caractéristiques demandéesdu système ne sont pas atteintes : la fourniture de l'IN2P3 peut alors être mise encause

Exemple :

réalisation par un titulaire d'une chambre à vide dont l'IN2P3 fournit lesjoints métalliques. Les performances demandées en étanchéité ne sontpas atteintes : la fabrication de la chambre à vide (portées de joints) oules joints eux-mêmes (fourniture IN2P3) ou leur mise en oeuvre peuventêtre mis en cause

Cette situation, déjà rencontrée, est difficilement résolue

Il vaut donc mieux, en général, ne pas fournir nous-mêmes (IN2P3), les matérielsmanufacturés dont l'utilisation est critique dans l'obtention des performances requisespar le marché

Assemblage et intégration

Ce paragraphe définit les conditions spécifiques à ces tâches et qui n'ont pas étédécrites dans la première partie

En particulier, ce paragraphe donne les performances à atteindre, sur lesquellesportera la réception de l'ensemble.

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