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MANUEL SUR LE SYSTÈME DE TÉLÉCHARGEMENT DES DONNÉES SUR LES

IMMOBILISATIONS Ministère de l’Éducation Septembre 2010

TABLE DES MATIÈRES APERÇU DES CHANGEMENTS APPORTÉS AUX RAPPORTS DE 2009-2010…..3 INTRODUCTION…………………………………………………………………..… 4 FORMAT DE FICHIER…………….…………………………………........................ 5 TÉLÉCHARGER LE FICHIER UTILISANT DES CHAMPS DÉLIMITÉS PAR UNE BARRE VERTICALE DANS LE SYSTÈME DE TÉLÉCHARGEMENT DES DONNÉES SUR LES IMMOBILISATIONS…………………..……………… 8 ERREURS LORS DU TÉLÉCHARGEMENT D’UN FICHIER UTILISANT DES CHAMPS DÉLIMITÉS PAR UNE BARRE VERTICALE……………………………….…… 11 ANNEXE 1………………………………………………………………….………. 13 ANNEXE 2……………………………………………………………………….…. 15 ANNEXE 3…………………………………………………………………….……. 19

3

APERÇU DES CHANGEMENTS APPORTÉS AUX RAPPORTS DE 2009-2010 Les changements apportés aux rapports 2009-2010 comprennent notamment : 1). Le numéro de série d’immobilisation accepte maintenant 12 chiffres au lieu du format précédent de 6 chiffres seulement. 2). Une colonne s’ajoute au tableau 3C pour permettre aux conseils d’affecter une immobilisation à une autre classe. Le nouveau type d’immobilisation devrait ultérieurement apparaître à la colonne 7. 3). Une autre colonne s’ajoute au tableau 3C pour vérifier l’intégrité des données entre le fichier téléchargé et le formulaire SIFE. La valeur du solde d’ouverture dans le formulaire SIFE proviendra du solde de fermeture de l’état financier 0809. Le changement d’affectation d’une immobilisation sera effectué par les conseils. Les autres activités de l’exercice courant, notamment le redressement du solde d’ouverture, l’ajout/l’amortissement, la réduction de la valeur et l’aliénation de la valeur auront une valeur tirée du fichier téléchargé. Les conseils devront s’assurer que le solde de fermeture calculé au tableau 3C correspond au solde de fermeture calculé dans le fichier téléchargé. Il incombe aux conseils d’éliminer les messages d’erreur présents dans le tableau 3C avant de soumettre les états financiers.

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INTRODUCTION

Le système de téléchargement des données sur les immobilisations (Asset Upload System – AUS) permet aux conseils d’entrer les données sur les activités relatives aux immobilisations ayant eu lieu entre le 1er septembre et le 31 août, et ce, une activité à la fois. Les conseils doivent télécharger ce fichier pendant le cycle de présentation des états financiers débutant le 1er septembre 2009 et se terminant le 31 août 2010.

Les renseignements téléchargés dans le système de téléchargement des données

sur les immobilisations seront reportés automatiquement dans le Tableau 3C. Un diagramme du processus se trouve ci-dessous :

Le présent manuel fournit les détails entourant le système de téléchargement des

données sur les immobilisations. S’il y a des questions pour lesquelles vous n’avez pas obtenu de réponse après avoir examiné le présent guide, veuillez communiquer avec Soundari Vigneshwaran par téléphone au 416 326-9168 ou par courriel à [email protected].

Fichier

Le fichier est téléchargé

dans la base de données du SIFE en utilisant le système

de téléchargement des données sur les immobilisations

Tableau 3C

Un fichier sera téléchargé dans la base de données du SIFE en utilisant le système de téléchargement des données sur les immobilisations

Le système de téléchargement des données sur les immobilisations résumera les données en se fondant sur le type d’immobilisation et chargera le Tableau 3C des états financiers

5

FORMAT DE FICHIER Pour pouvoir télécharger un fichier en utilisant le système de téléchargement des données sur les immobilisations, le fichier doit respecter la disposition et le format spécifiés. Le tableau ci-dessous fournit les détails concernant les champs et les formats exigés.

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NOM DU CHAMP FORMAT DES DONNÉES ÉCHANTILLON DE DONNÉES NOM DE L'ATTRIBUT

ID du conseil Integer (5) 66052 ID

Année Varchar (7) 2008-09 SCH_YR

EST - Budget des dépensesCycle Char (3) RES - Prévisions de revenus DOC_SET

FIS - États financiers

Numéro de série du bien Integer (12) 111111533 SERIAL_NO

Nouveau bien ou Char (1) N = Nouveau STATUSbien existant E = Existant

Nom du bien Varchar (255)Martingrove Collegiate Institute NAME

Type Char (3) B40 = Bâtiment 40 TYPEB20 = Bâtiment 20

LAN = Terres et améliorations des terres à durée de vie infinieLIM = Améliorations des terres40R = Bâtiment 40 retiré définitivement du service

Numéro SIIS Integer (6) 123456 SFIS

Adresse civique Varchar (255) 1099 Martingrove Road ADDRESS

Ville Varchar (255) Etobicoke CITY

Durée de vie restante en date du 1er Integer (2,2) 10.50 RSL_OPENChangements à la durée de vie restante Integer (2,2) 10 RSL_CHANGE

Valeur comptable brute en date du 1er Integer (12,2) 120577.50 GBV_OPENRectifications Integer (12,2) 5000 GBV_ADJUST

$ Ajouts à la valeur comptable brute Integer (12,2) 10536.53 GBV_ADD

Source supplémentaire Integer (4)I = Numéro GRE à 4 chiffresE = 0000 GBV_ADD_SRCE

$ Sommes transférées en provenance du PSI Integer (12,2) 85212.22 GBV_TRANS_CIP$ Sommes transférées en provenance de la préacquisition Integer (12,2) 5278.44 GBV_TRANS_PREAliénation de la valeur comptable brute Integer (12,2) 0 GBV_DISP

Source d'aliénation Integer (4)I = Numéro GRE à 4 chiffresE = 0000 GBV_DISP_SRCE

Amortissement accumulé en date du 1er

septembre Integer (12,2) 50657.22 ACC_AMOR_OPEN

Rectifications Integer (12,2) -1256.97 ACC_AMOR_ADJUSTAmortissement Integer (12,2) 10567.50 ACC_AMOR_AMORTDépréciation Integer (12,2) 5000.57 ACC_AMOR_WDAliénation de l'amortissement Integer (12,2) 8567.22 ACC_AMOR_DISP

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La colonne Field Name (Nom du champ) indique les renseignements qui doivent être stockés dans le fichier. La colonne Data Format (Format des données) est le format dans lequel les renseignements doivent être présentés; voici la définition des divers formats :

Integer (x, y) [Nombre entier (x, y)] signifie que les données apparaissant dans ce champ doivent être un nombre. La longueur maximale du nombre entier est x et il peut utiliser un maximum de y décimales.

Varchar (x) [Caractère variable (x)] signifie que les données apparaissant dans ce champ peuvent être des nombres, des lettres, ou des symboles comme des tirets. Le nombre maximum de caractères est x.

Char (x) [Caractère (x)] signifie que les données apparaissant dans ce champ peuvent seulement être des lettres. En ce qui concerne les champs qui sont liés par ces paramètres, les lettres qui devraient être fournies sont spécifiées par x. Par exemple, dans le champ « Cycle », vous avez le choix d'utiliser les données suivantes : EST pour Estimates (Estimations), REV pour Revised estimates (Estimations révisées), et FIS pour Financial statements (États financiers).

Pour chacun des champs, un exemple est fourni pour illustrer le type de renseignement qui est acceptable. Finalement, le champ Attribute Name (Nom d’attribut) indique la façon dont ce champ sera décrit dans le système de téléchargement des données sur les immobilisations. Les conseils doivent télécharger ces renseignements dans le système à l’aide d’un fichier utilisant des « champs délimités par une barre verticale ». Essentiellement, ce format de fichier sépare chacun des champs requis en utilisant une barre verticale. Un document Excel contenant ces renseignements peut facilement être converti en fichier utilisant des champs délimités par une barre verticale. Le ministère a fourni aux conseils un outil qui convertira les fichiers Excel en fichiers utilisant des champs délimités par une barre verticale; veuillez cliquer sur le lien suivant : http://tpfr.edu.gov.on.ca/Financial_Statements.htm. Veuillez noter que les conseils sont responsables de convertir le fichier dans le format exigé. Cet outil a été fourni seulement pour aides les conseils; il n’est peut-être pas compatible avec toutes les versions d’Excel. Les instructions sur l’utilisation du « Générateur de fichiers » se trouvent à l’onglet intitulé « Instructions ». Un exemple de fichier Excel et un exemple de fichier utilisant des champs délimités par une barre verticale apparaissent à l’Annexe 1 (Appendix 1) du manuel.

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TÉLÉCHARGER LE FICHIER UTILISANT DES CHAMPS DÉLIMITÉS PAR UNE BARRE VERTICALE DANS LE SYSTÈME DE TÉLÉCHARGEMENT DES DONNÉES SUR LES IMMOBILISATIONS

1. Ouvrir une session dans le SIFE

2. Cliquer sur le lien vers Asset Upload System (Système de téléchargement des données sur les immobilisations)

9

3. Sélectionner l’année et le cycle visés par votre rapport.

4. Cliquer sur Browse (Parcourir) pour sélectionner le fichier approprié en double-cliquant sur celui-ci. Terminer en cliquant sur Upload Data File (Télécharger le fichier de données).

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5. Confirmer que les valeurs téléchargées dans le système de téléchargement des données sur les immobilisations et dans le Tableau 3C sont conformes aux valeurs qui apparaissent dans les états financiers. L’Annexe 2 Appendix 2 a été fournie pour montrer la relation entre le fichier Excel, le fichier utilisant des champs délimités par une barre verticale et le Tableau 3C. Essentiellement, le système de téléchargement des données sur les immobilisations résume les valeurs en se fondant sur le type d’immobilisation, puis il reporte les données dans le Tableau 3C. Si les soldes ne correspondent pas aux montants indiqués dans les états financiers, les conseils devraient vérifier leur fichier et corriger les erreurs. Après avoir corrigé les erreurs, les conseils peuvent télécharger à nouveau les renseignements dans le système de téléchargement des données sur les immobilisations. En téléchargeant à nouveau les renseignements, on écrase ceux qui avaient été chargés auparavant. Le processus de téléchargement peut être utilisé tant que le conseil n’a pas fait sa présentation finale au SIFE; à ce moment-là, les chiffres sont définitifs. Si vous voulez modifier les renseignements après cette étape, vous devrez communiquer avec Mark Bonham par téléphone au 416 325-8571 ou par courriel à [email protected].

11

ERREURS LORS DU TÉLÉCHARGEMENT D’UN FICHIER UTILISANT DES CHAMPS DÉLIMITÉS PAR UNE BARRE VERTICALE Le ministère a créé quelques messages d’erreur afin de s’assurer que les données téléchargées sont exactes et valides. On trouvera une liste d’erreurs et de mesures à prendre à l’Annexe 3 (Appendix 3). Les messages d’erreur apparaîtront comme suit et le fichier ne sera pas téléchargé tant que les erreurs ne seront pas corrigées.

Pour éviter que des erreurs soient relevées dans le fichier, il faut s’assurer que les règles suivantes soient suivies :

1. S’assurer que tous les champs requis sont remplis et qu’ils apparaissent dans l'ordre indiqué dans l'exemple de fichier Excel fourni à l’Annexe 1(Appendix 1). Si l’un des champs requis est omis ou si l’ordre n’est pas conforme, le fichier sera rejeté. Par exemple, si le conseil n’a pas aliéné l’immobilisation, ne pas laisser le champ vide; entrer plutôt un zéro.

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2. S’assurer que le numéro de série de chaque immobilisation est unique et qu’il ne se répète pas. Si le même numéro de série est utilisé pour deux immobilisations, le fichier sera rejeté.

3. S’assurer que les soldes d’ouverture du fichier téléchargé de données sur les immobilisations concorde avec les soldes de fermeture du fichier téléchargé de l’exercice 2008-2009. Ce sont les soldes de fermeture de l’exercice 2008-2009 qui sont rapportés dans les soldes d’ouverture du tableau 3C. Tout rajustement de ces soldes d’ouverture doit être effectué à la colonne « Adjustments » (Rajustements).

4. Veuillez vous assurer de ne pas inclure de virgules dans votre fichier,

car l’utilisation de virgules causera une erreur de téléchargement du fichier.

5. Les réductions de valeur des immobilisations apparaîtront comme un

rajustement de l’amortissement cumulé ou de l’amortissement accéléré afin de maintenir le coût historique de l’immobilisation.

13

ANNEXE 1 Exemple de fichier Excel

ID

SCH

_YR

DO

C_S

ET

SER

IAL_

NO

STAT

US

NAM

E

TYPE

SFIS

ADD

RES

S

CIT

Y

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

67130 2008-09 FIS 16366 E Briarbrook PS B40 10997 Klondike Road Kanata67130 2008-09 FIS 127 E Blossom Park PS B20 212 3810 Sixth St Gloucester67130 2008-09 FIS 921 E Merivale PS LAN 1531 63 Slack Rd Nepean67130 2008-09 FIS 16045 E New Avalon PS LIM 10701 Anywhere Road Somewhere

RSL

_OPN

RSL

_CH

ANG

E

GBV

_OPE

N

GBV

_AD

JUST

GBV

_AD

D

GBV

_AD

D_S

RC

E

GBV

_TR

ANSF

_CIP

GBV

_TR

ANSF

_PR

E

GBV

_DIS

P

GBV

_DIS

P_SO

UR

CE

11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0 0.00 0.00 0.00 0.0018.00 -0.50 1610916.00 0.00 106192.00 0 0.00 0.00 0.00 0.0023.00 -0.50 1044786.00 -126086.00 0.00 0 0.00 0.00 0.00 0.0040.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0 12631302.00 0.00 0.00 0.00

14

ACC

_AM

OR

_OPE

N

ACC

_AM

OR

_AD

JUST

ACC

_AM

OR

_AM

OR

T

ACC

_AM

OR

_WD

ACC

_AM

OR

_DIS

P

DIS

P_TY

PE

DIS

P_PC

T

DIS

P_PR

OC

EED

S

DIS

P_G

AIN

LOSS

CIP

_OPE

N

21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 C 0.00 0.00 0.00 0.00524521.91 0.00 28097.79 0.00 0.00 P 1.00 0.00 0.00 0.00400465.25 0.00 8931.48 0.00 0.00 N 0.00 0.00 0.00 0.00

0.00 0.00 157891.28 0.00 0.00 N 0.00 0.00 0.00 7194026.00

CIP

_AD

JUST

CIP

_AD

D

CIP

_TR

ANSF

_PR

ECO

N

CIP

_TR

ANSF

_CIP

PREA

C_O

PEN

PREA

C_A

DJU

ST

PREA

C_A

DD

PREA

C_W

O

PRE

AC

_AM

T_TR

AN

SF_

TO_A

SSET

PREA

C_A

MT_

TRAN

SF_C

IP

31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

0.00 551107.00 84571.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 84571.000.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.000.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.000.00 5437276.00 0.00 12631302.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

EXEMPLE DE FICHIER UTILISANT DES CHAMPS DÉLIMITÉS PAR UNE BARRE VERTICALE 67130|2007-08|FIS|16366|E|Briarbrook PS|B40|10997|Klondike Road|Kanata|0|0|0|0|0|0000|0|0|0|0000|0|0|0|0|0|C|0|0|0|0|0|551107|84571|0|0|0|0|0|0|84571 67130|2007-08|FIS|127|E|Blossom Park PS|B20|212|3810 Sixth St|Gloucester|18|-0.5|1610916|0|106192|0000|0|0|0|0000|524521.905465587|0|28097.7892253336|0|0|P|1|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0 67130|2007-08|FIS|921|E|Merivale PS|LAN|1531|63 Slack Rd|Nepean|23|-0.5|1044786|-126086|0|0000|0|0|0|0000|400465.253205128|0|8931.47729700855|0|0|N|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0|0 67130|2007-08|FIS|16045|E|New Avalon PS|LIM|10701|Anywhere Road|Somewhere|40|0|0|0|0|0000|12631302|0|0|0000|0|0|157891.275|0|0|N|0|0|0|7194026|0|5437276|0|12631302|0|0|0|0|0|0

ANNEXE 2 – RELATION ENTRE LE FICHIER EXCEL, LE FICHIER UTILISANT DES CHAMPS DÉLIMITÉS PAR UNE BARRE VERTICALE ET LE TABLEAU 3C

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Gross Book ValueBalance at September 1,

2009Adjustments to Opening Balance September 1,

2009 to August 31, 2010

Transfers Between Asset Class*

Additions September 1,

2009 to August 31, 2010

Disposals September 1, 2009 to August 31, 2010

Transfers to/from CIP (In is +, Out is -) *

Closing Balance at August 31,

2010

Closing Balance from Asset

Upload Data

Error

Land & Land Improvements with Infinite Lives

PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING

LAN_GBV_ADJUST Col 14

INPUT

LAN_GBV_ADD Col 15

LAN_GBV_DISP Col 19 LAN_GBV_TRANSF_CIP Col 17 + LAN_GBV_TRANSF_PRE Col 18

CALCULATED CALCULATED DERIVED

Land Improvements PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING

LIM_GBV_ADJUST Col 14INPUT

LIM_GBV_ADD Col 15

LIM_GBV_DISP Col 19 LIM_GBV_TRANSF_CIP Col 17 + LIM GBV TRANSF PRE Col 18


Buildings (40 Years) PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING

B40_GBV_ADJUST Col 14INPUT

B40_GBV_ADD Col 15

B40_GBV_DISP Col 19 B40_GBV_TRANSF_CIP Col 17 + B40 GBV TRANSF PRE Col 18


Other Buildings (20 Years) PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING

B20_GBV_ADJUST Col 14INPUT

B20_GBV_ADD Col 15

B20_GBV_DISP Col 19 B20_GBV_TRANSF_CIP Col 17 + B20 GBV TRANSF PRE Col 18


Portable Structures PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING INPUT

NOT APPLICABLE INPUT INPUT -CIP_Portable Transfer to/from CIP CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE

Equipment (5 Years) PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING INPUT

NOT APPLICABLE INPUT INPUT NOT APPLICABLE CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE





First Time Equippinng (10 Years)

PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING INPUT


Furniture (10 Years) PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING INPUT


Computer Hardware PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING INPUT


Computer Software PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING INPUT


Vechicles (<10,000 pounds)



Vechicles (>10,000 pounds)



Subtotal CALCULATED CALCULATED CALCULATED CALCULATED CALCULATED CALCULATED CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE

Assets Permanently Removed from Service

PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING 40R_GBV_ADJUST Col 14 INPUT

40R_GBV_ADD Col 15

40R_GBV_DISP Col 19 40R_GBV_TRANSF_CIP Col 17 + 40R GBV TRANSF PRE Col 18


CIP - 40 Years PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING B40_CIP_ADJUST Col 31

NOT APPLICABLE B40_CIP_ADD Col 32

NOT APPLICABLE B40_CIP_TRANSF_PRECON Col 33 -B40 CIP TRANSF CIP Col 34


CIP - 20 Years PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING B20_CIP_ADJUST Col 31

NOT APPLICABLE B20_CIP_ADD Col 32

NOT APPLICABLE B20_CIP_TRANSF_PRECON Col 33 -B20 CIP TRANSF CIP Col 34


CIP - Portables PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING INPUT

NOT APPLICABLE INPUT NOT APPLICABLE INPUT CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE

PAC PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING

PREAC_ADJUST Col 36

NOT APPLICABLE PREAC_ADD Col 37

PREAC_WO Col 38 -PREAC_AMT_TRANSF_TO_ASSET Col 39 - PREAC_AMT_TRANSF_TO_CIP Col 40


Subtotal CALCULATED CALCULATED NOT APPLICABLE CALCULATED CALCULATED CALCULATED CALCULATED

Capital Leased AssetsLand PRE-POPULATED FROM

0809 FS CLOSING INPUT INPUTINPUT INPUT NOT APPLICABLE CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE

Buildings PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING INPUT INPUT

INPUT INPUT NOT APPLICABLE CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE

Other PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING INPUT INPUT

INPUT INPUT NOT APPLICABLE CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE

Subtotal CALCULATED CALCULATED CALCULATED CALCULATED CALCULATED NOT APPLICABLE CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE

Leasehold ImprovementsLand Improvements INPUT INPUT NOT APPLICABLE INPUT INPUT NOT APPLICABLE CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLEBuildings INPUT INPUT NOT APPLICABLE INPUT INPUT NOT APPLICABLE CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLEOther INPUT INPUT NOT APPLICABLE INPUT INPUT NOT APPLICABLE CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLESubtotal CALCULATED CALCULATED NOT APPLICABLE CALCULATED CALCULATED NOT APPLICABLE CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE

17

Accumulated Amortization

Balance at September 1, 2009

Adjustments September 1, 2009 to August 31,

2010

Transfers Between Asset Class*

Amortization Expense

September 1, 2009 to August

31, 2010

Writedowns September 1, 2009 to August 31,

2010Disposals September 1, 2009 to

August 31, 2010

Closing Balance at August 31,

2010

Closing Balance from Asset

Upload Data

Error

Land Improvements PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING

LAN_ACC_AMOR_ADJUST Col 22 INPUT

LAN_ACC_AMOR_AMORT Col 23

LAN_ACC_AMOR_WD Col 24

LAN_ACC_AMOR_DISP Col 25 CALCULATED CALCULATED DERIVED

Buildings (40 Years) PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING

B40_ACC_AMOR_ADJUST Col 22 INPUT

B40_ACC_AMOR_AMORT Col 23

B40_ACC_AMOR_WD Col 24

B40_ACC_AMOR_DISP Col 25 CALCULATED CALCULATED DERIVED

Other Buildings (20 Years) PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING

B20_ACC_AMOR_ADJUST Col 22 INPUT

B20_ACC_AMOR_AMORT Col 23

B20_ACC_AMOR_WD Col 24

B20_ACC_AMOR_DISP Col 25 CALCULATED CALCULATED DERIVED

Portable Structures PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING

INPUT NOT APPLICABLE INPUT INPUT INPUT CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE

Equipment (5 Years) PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING






First Time Equippinng (10 Years)



Furniture (10 Years) PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING


Computer Hardware PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING


Computer Software PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING


Vechicles (<10,000 pounds)









40R_ACC_AMOR_ADJUST Col 22 INPUT

40R_ACC_AMOR_AMORT Col 23

40R_ACC_AMOR_WD Col 24

40R_ACC_AMOR_DISP Col 25 CALCULATED CALCULATED DERIVED

CIP - 40 Years NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLECIP - 20 Years NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLECIP - Portables NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLEPAC NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLESubtotal NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE

Capital Leased AssetsLand NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE NOT APPLICABLEBuildings PRE-POPULATED FROM

0809 FS CLOSINGINPUT

INPUTINPUT INPUT INPUT CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE

Other PRE-POPULATED FROM 0809 FS CLOSING

INPUTINPUT

INPUT INPUT INPUT CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE


Leasehold ImprovementsLand Improvements INPUT INPUT NOT APPLICABLE INPUT INPUT INPUT CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLEBuildings INPUT INPUT NOT APPLICABLE INPUT INPUT INPUT CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLEOther INPUT INPUT NOT APPLICABLE INPUT INPUT INPUT CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLESubtotal CALCULATED CALCULATED NOT APPLICABLE CALCULATED CALCULATED CALCULATED CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE

NET BOOK VALUEBalance at August 31,

2010Balance at September 1,

2009Proceeds of Disposition Gain / (Loss) on

Disposal Land CALCULATED CALCULATED LAN_DISP_PROCEEDS

Col 28CALCULATED

Land Improvements CALCULATED CALCULATED LIM_DISP_PROCEEDS Col 28

CALCULATED

Buildings (40 Years) CALCULATED CALCULATED B40_DISP_PROCEEDS Col 28

CALCULATED

Other Buildings (20 Years) CALCULATED CALCULATED B20_DISP_PROCEEDS Col 28

CALCULATED

Portable Structures CALCULATED CALCULATED INPUT CALCULATEDEquipment (5 Years) CALCULATED CALCULATED INPUT CALCULATEDEquipment (10 Years) CALCULATED CALCULATED INPUT CALCULATEDEquipment (15 Years) CALCULATED CALCULATED INPUT CALCULATEDFirst Time Equippinng (10 Years)

CALCULATED CALCULATEDINPUT

CALCULATED

Furniture (10 Years) CALCULATED CALCULATED INPUT CALCULATEDComputer Hardware CALCULATED CALCULATED INPUT CALCULATEDComputer Software CALCULATED CALCULATED INPUT CALCULATEDVechicles (<10,000 pounds)


CALCULATED



CALCULATED

Subtotal CALCULATED CALCULATED CALCULATED CALCULATED


CALCULATED CALCULATED 40R_DISP_PROCEEDS Col 28

CALCULATED

CIP - 40 Years CALCULATED CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLECIP - 20 Years CALCULATED CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLECIP - Portables CALCULATED CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLEPre-acquisition Costs (PAC) CALCULATED CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE

Subtotal CALCULATED CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE

Capital Leased AssetsLand CALCULATED CALCULATED INPUT CALCULATEDBuildings CALCULATED CALCULATED INPUT CALCULATEDOther CALCULATED CALCULATED INPUT CALCULATEDSubtotal CALCULATED CALCULATED CALCULATED CALCULATED

Leasehold ImprovementsLand Improvements CALCULATED CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLEBuildings CALCULATED CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLEOther CALCULATED CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLESubtotal CALCULATED CALCULATED NOT APPLICABLE NOT APPLICABLE

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ANNEXE 3 - LISTE DES ERREURS ET MESURES À PRENDRE

Message d'erreur Mesure à prendre GROSS_BOOK_TRANSF_CIP did not equal CIP_TRANSF_CIP for asset #[number]! / La valeur de GROSS_BOOK_TRANSF_CIP n’est pas identique à la valeur de CIP_TRANSF_CIP pour l’immobilisation #[numéro]!

Vérifiez si votre transfert concernant les travaux en cours pour l’immobilisation correspond à l’immobilisation portant le numéro de série spécifié.

GROSS_BOOK_TRANSF_PRE did not equal PREAC_AMT_TRANSF_TO_ASSET for asset #[number]! / La valeur de GROSS_BOOK_TRANSF_PRE n’est pas identique à la valeur de PREAC_AMT_TRANSF_TO_ASSET pour l’immobilisation #[numéro]!

Vérifiez si votre transfert concernant les éléments préalables à l’acquisition ou la construction pour l’immobilisation correspond à l’immobilisation portant le numéro de série spécifié.

CIP_TRANSF_PRECON did not equal PREAC_AMT_TRANSF_CIP for asset #[number]! / La valeur de CIP_TRANSF_PRECON n’est pas identique à la valeur de PREAC_AMT_TRANSF_CIP pour l’immobilisation #[numéro]!

Vérifiez si votre transfert concernant les éléments préalables à l’acquisition ou la construction pour les travaux en cours correspond à l’immobilisation portant le numéro de série spécifié.

GROSS_BOOK_DISPOSAL was a negative amount for asset #[number]; this amount must be reported as an absolute (read:positive) amount / GROSS_BOOK_DISPOSAL affichait un montant négatif pour l’immobilisation #[numéro]; ce montant doit être signalé comme étant un montant absolu [lire:positif]

Vérifiez si vous avez utilisé un montant négatif pour l’aliénation de la valeur comptable brute. Ce montant doit être positif puisque la formule soustraira ce montant.

20

ACC_AMOR_DISPOSAL was a negative amount for asset #[number]; this amount must be reported as an absolute (read:positive) amount / ACC_AMOR_DISPOSAL affichait un montant négatif pour l’immobilisation #[numéro]; ce montant doit être signalé comme étant un montant absolu [lire:positif]

Vérifiez si vous avez utilisé un montant négatif pour l’aliénation de l’amortissement cumulé. Ce montant doit être positif puisque la formule soustraira ce montant.

GROSS_BOOK_ADD was a negative amount for asset #[number]; this amount must be reported as an absolute (read:positive) amount / GROSS_BOOK_ADD affichait un montant négatif pour l’immobilisation #[numéro]; ce montant doit être signalé comme étant un montant absolu [lire:positif]

Vérifiez si vous avez utilisé un montant négatif pour les ajouts à la valeur comptable brute. Ce montant doit être positif.

ACC_AMOR_AMORT was a negative amount for asset #[number]; this amount must be reported as an absolute (read:positive) amount / ACC_AMOR_AMORT affichait un montant négatif pour l’immobilisation #[numéro]; ce montant doit être signalé comme étant un montant absolu [lire:positif]

Vérifiez si vous avez utilisé un montant négatif pour la charge d'amortissement. Ce montant doit être positif.

ACC_AMOR_WRITEDW was a negative amount for asset #[number]; this amount must be reported as an absolute (read:positive) amount / ACC_AMOR_WRITEDW affichait un montant négatif pour l’immobilisation #[numéro]; ce montant doit être signalé comme étant un montant absolu [lire:positif]

Vérifiez si vous avez utilisé un montant négatif pour les réductions de valeur. Ce montant doit être positif puisque l’amortissement est accéléré.

21

CIP_ADD was a negative amount for asset #[number]; this amount must be reported as an absolute (read:positive) amount / CIP_ADD affichait un montant négatif pour l’immobilisation #[numéro]; ce montant doit être signalé comme étant un montant absolu [lire:positif].

Vérifiez si vous avez utilisé un montant négatif pour l’ajout des coûts de construction en cours. Ce montant doit être positif.

GROSS_BOOK_TRANSF_CIP was a negative amount for asset #[number]; this amount must be reported as an absolute (read:positive) amount / GROSS_BOOK_TRANSF_CIP affichait un montant négatif pour l’immobilisation #[numéro]; ce montant doit être signalé comme étant un montant absolu [lire:positif]

Vérifiez si vous avez utilisé un montant négatif pour l’ajout des coûts de construction en cours. Ce montant doit être positif.

GROSS_BOOK_TRANSF_PRE was a negative amount for asset #[number]; this amount must be reported as an absolute (read:positive) amount / GROSS_BOOK_TRANSF_PRE affichait un montant négatif pour l’immobilisation #[numéro]; ce montant doit être signalé comme étant un montant absolu [lire:positif]

Vérifiez si vous avez utilisé un montant négatif pour l’ajout des coûts préconstruction/acquisition. Ce montant doit être positif.

CIP_TRANSF_PRECON was a negative amount for asset #[number]; this amount must be reported as an absolute (read:positive) amount / CIP_TRANSF_PRECON affichait un montant négatif pour l’immobilisation #[numéro]; ce montant doit être signalé comme étant un montant absolu [lire:positif]

Vérifiez si vous avez utilisé un montant négatif pour l’ajout de la préconstruction/acquisition à la construction en cours. Ce montant doit être positif.

22

CIP_TRANSF_CIP was a negative amount for asset #[number]; this amount must be reported as an absolute (read:positive) amount / CIP_TRANSF_CIP affichait un montant négatif pour l’immobilisation #[numéro]; ce montant doit être signalé comme étant un montant absolu [lire:positif]

Vérifiez si vous avez utilisé un montant négatif pour l’ajout des coûts de construction en cours. Ce montant doit être positif puisque la formule soustraira ce montant.

PREAC_AMT_TRANSF_TO_ASSET was a negative amount for asset #[number]; this amount must be reported as an absolute (read:positive) amount / PREAC_AMT_TRANSF_TO_ASSET affichait un montant négatif pour l’immobilisation #[numéro]; ce montant doit être signalé comme étant un montant absolu [lire:positif]

Vérifiez si vous avez utilisé un montant négatif pour l’ajout de la préconstruction/acquisition. Ce montant doit être positif puisque la formule soustraira ce montant.

PREAC_AMT_TRANSF_CIP was a negative amount for asset #[number]; this amount must be reported as an absolute (read:positive) amount / PREAC_AMT_TRANSF_CIP affichait un montant négatif pour l’immobilisation #[numéro]; ce montant doit être signalé comme étant un montant absolu [lire:positif]

Vérifiez si vous avez utilisé un montant négatif pour l’ajout de la préconstruction/acquisition à la construction en cours. Ce montant doit être positif puisque la formule soustraira ce montant.

PREAC_ADD was a negative amount for asset #[number]; this amount must be reported as an absolute (read:positive) amount / PREAC_ADD affichait un montant négatif pour l’immobilisation #[numéro]; ce montant doit être signalé comme étant un montant absolu [lire:positif]

Vérifiez si vous avez utilisé un montant négatif pour l’ajout des coûts de préacquisition. Ce montant doit être positif.

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PREAC_WRITEOFF was a negative amount for asset #[number]; this amount must be reported as an absolute (read:positive) amount / PREAC_WRITEOFF affichait un montant négatif pour l’immobilisation #[numéro]; ce montant doit être signalé comme étant un montant absolu [lire:positif]

Vérifiez si vous avez utilisé un montant négatif pour la réduction des coûts de préacquisition. Ce montant doit être positif puisque la formule soustraira ce montant.

Your login’s Board ID ( [board ID] ) doesn’t match the Board ID in the file for asset #[number] / Le numéro d’identification du conseil utilisé lors de votre ouverture de session ( [board ID] ) ne correspond pas au numéro d’identification du conseil indiqué dans le fichier pour l’immobilisation #[numéro].

Vérifiez si vous avez utilisé le bon numéro d’identification du conseil à 5 chiffres pour l’immobilisation portant le numéro de série spécifié.

Selected school year ( [school year] ) doesn’t match school year in file for asset #[number] / L’année scolaire sélectionnée ( [school year] ) ne correspond pas à l’année scolaire indiquée dans le fichier pour l’immobilisation #[numéro].

Vérifiez si vous avez indiqué la bonne année scolaire pour l’immobilisation portant le numéro de série spécifié.

Selected cycle ( [cycle] ) doesn’t match cycle in file for asset #[number] / Le cycle sélectionné ( [cycle] ) ne correspond pas au cycle indiqué dans le fichier pour l’immobilisation #[numéro].

Vérifiez si vous avez indiqué le bon cycle pour l’immobilisation portant le numéro de série spécifié.

No asset serial number was supplied for one of the assets in the file / Aucun numéro de série d’immobilisation n’a été fourni pour l’une des immobilisations apparaissant dans le fichier.

Vérifiez si toutes les immobilisations portent un numéro de série. Si un numéro de série d’immobilisation a été assigné par le ministère, on ne doit pas le changer. Les numéros de série d’immobilisation doivent être uniques et ils ne doivent pas être répétés.

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Invalid asset serial number ( [number] ) – must be less than 12 digits and be a number greater than 0 / Numéro de série ( [number] ) d'immobilisation invalide; le numéro doit utiliser moins de 12 chiffres et il doit être supérieur à 0.

Vérifiez le numéro de série de l’immobilisation spécifiée. Rappelez-vous que toutes les immobilisations doivent porter un numéro de série utilisant moins de 6 chiffres. De plus, si un numéro de série d’immobilisation a été assigné par le ministère, on ne doit pas le changer. Les numéros de série d’immobilisation doivent être uniques et ils ne doivent pas être répétés.

Invalid asset status for asset #[number]; asset status must be ‘N’ or ‘E’ (no quotes) / État d’immobilisation invalide pour l’immobilisation #[numéro]; l’état d’immobilisation doit être indiqué par « N » ou « E » (pas de guillemets).

Vérifiez l’état de l’immobilisation spécifiée et assurez-vous qu’il est conforme aux exigences spécifiées. Rappelez-vous que vous ne devez pas laisser des cellules vides. L’une de ces options doit être spécifiée.

Asset #[number] has no name! All assets must have a name / L’immobilisation #[numéro] ne porte pas de nom! Toutes les immobilisations doivent porter un nom.

Vérifiez si vous avez indiqué le nom de l’immobilisation portant le numéro de série spécifié. Rappelez-vous que vous ne devez pas laisser des cellules vides.

The name for asset #[number] is too long. Asset names may be up to 255 characters long / Le nom de l’immobilisation #[numéro] est trop long; les noms des immobilisations ne doivent pas utiliser plus de 255 caractères.

Vérifiez le nombre de caractères utilisés dans le nom de l’immobilisation portant le numéro de série spécifié. Ils ne doivent pas utiliser plus de 255 caractères.

Invalid asset type for asset #[number]; must be one of ‘B40’, ‘B20’, ‘LAN’, ‘LIM’, or ‘40R’ / Type d’immobilisation invalide pour l’immobilisation #[numéro]; le type d’immobilisation doit être indiqué par « B40 », « B20 », « LAN », « LIM » ou « 40R ».

Vérifiez le type d’immobilisation spécifié et assurez-vous qu’il est conforme aux exigences spécifiées. Rappelez-vous que vous ne devez pas laisser des cellules vides. L’une de ces options doit être spécifiée.

25

Asset #[number] doesn’t have an SFIS number. All assets require an SFIS number / L’immobilisation #[numéro] ne porte pas de numéro SIFE. Toutes les immobilisations doivent porter un numéro SIFE.

Vérifiez si vous avez indiqué un numéro SIFE pour l’immobilisation portant le numéro de série spécifié. Rappelez-vous que vous ne devez pas laisser des cellules vides.

Asset #[number] doesn’t have an address. All assets require an address / L’immobilisation #[numéro] n’a pas d’adresse. Toutes les immobilisations doivent avoir une adresse.

Vérifiez si vous avez indiqué l’adresse de l’immobilisation portant le numéro de série spécifié. Rappelez-vous que vous ne devez pas laisser des cellules vides.

Asset #[number] doesn’t have a city. All assets require a city / L’immobilisation #[numéro] n’indique pas de ville. Toutes les immobilisations doivent indiquer une ville.

Vérifiez si vous avez indiqué une ville pour l’immobilisation portant le numéro de série spécifié. Rappelez-vous que vous ne devez pas laisser des cellules vides.

Invalid disposal type for asset #[number]; must be one of ‘C’, ‘P’ or ‘N’ (no quotes) / Type d'aliénation invalide pour l’immobilisation #[numéro]; le type d'aliénation doit être indiqué par « C », « P » ou « N » (pas de guillemets).

Vérifiez le type d'aliénation de l’immobilisation spécifiée et assurez-vous qu’il est conforme aux exigences spécifiées. Rappelez-vous que vous ne devez pas laisser des cellules vides. L’une de ces options doit être spécifiée.

The opening gross book value for asset # [number] does not match the closing value from the last collection cycle / La valeur comptable brute d’ouverture pour l’immobilisation #[numéro] ne correspond pas à la valeur de fermeture du dernier cycle de collecte.

Vérifiez si la valeur comptable brute du solde d’ouverture indiquée correspond au solde de fermeture de l’exercice précédent pour l’immobilisation indiquée afin de s’assurer de la continuité.

26

The opening service life for asset # [number] does not match the closing service life from the last collection cycle / La durée de vie utile d’ouverture pour l’immobilisation #[numéro] ne correspond pas à la durée de vie utile de fermeture du dernier cycle de collecte.

Vérifiez si la durée de vie utile d’ouverture de l’immobilisation indiquée correspond à la durée de vie utile de fermeture de l’exercice précédent afin de s’assurer de la continuité.

The opening accumulated amortization for asset # [number] does not match the closing value from the last collection cycle / L’amortissement cumulé d’ouverture pour l’immobilisation #[numéro] ne correspond pas à la valeur de fermeture du dernier cycle de collecte.

Vérifiez si l’amortissement cumulé d’ouverture de l’immobilisation indiquée correspond à l’amortissement cumulé de fermeture de l’exercice précédent afin de s’assurer de la continuité.

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