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Manuel de l’utilisateur SalesPlus

Version revendeurs (rôle utilisateur D1)

Dernière version 11/2016

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Sommaire

0. Avant-propos .................................................................................................................4

1. Connexion au système..................................................................................................6

1.1. Connexion via l’Extranet ......................................................................................................... 6

1.2. Connexion directe à SalesPlus .............................................................................................. 7

1.3. Changement de mot de passe ............................................................................................... 8

1.4. Mot de passe oublié ............................................................................................................... 9

2. Paramètres ................................................................................................................... 11

3. Données clients ........................................................................................................... 11

3.1. Coordonnées ........................................................................................................................13

3.2. Coordonnées des partenaires ........................................ Fehler! Textmarke nicht definiert.

3.3. Photos / Documents .............................................................................................................14

4. Revendeur .................................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

4.1. Coordonnées .................................................................. Fehler! Textmarke nicht definiert.

4.2. Pièces locales ................................................................. Fehler! Textmarke nicht definiert.

4.3. Données intervention locale ........................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

4.4. Modalités de paiement ................................................... Fehler! Textmarke nicht definiert.

5. Calendrier : .................................................................................................................. 19

6. Statut des commandes ............................................................................................... 20

6.1. Récapitulatif de toutes les commandes ................................................................................20

6.2. Détails de la commande ................................................. Fehler! Textmarke nicht definiert.

6.3. Suivi de la commande ..........................................................................................................23

6.4. Bons de livraison et factures ................................................................................................24

6.5. Réclamations sur la qualité ..................................................................................................24

6.6. Récapitulatif des factures .....................................................................................................25

6.7. Ouvrir la liste des commandes .............................................................................................26

7. Pièces/info ................................................................................................................... 27

7.1. Rechercher des pièces .........................................................................................................27

7.1.1. Recherche dans le catalogue des produits (PSC) ........................................................28

7.1.2. Recherche en plein-texte ..............................................................................................30

7.1.3. Recherche détaillée ......................................................................................................32

7.1.4. Icônes ...........................................................................................................................33

7.2. Commander des pièces ........................................................................................................35

7.2.1. Configuration du panier ................................................................................................35

7.2.2. Saisie d'une commande ................................................................................................37

7.2.2.1. Commande à partir du catalogue des pièces détachées (PSC) .............................37

7.2.2.2. Saisie manuelle .......................................................................................................38

7.2.2.3. Importer des fichiers externes (CSV, TXT)..............................................................39

7.2.3. Disponibilité des pièces détachées...............................................................................42

7.2.4. Déplacer les pièces vers un autre panier .....................................................................43

7.2.5. Export Excel du contenu du panier ...............................................................................43

7.2.6. Limites du panier d'achat ..............................................................................................44

7.2.7. Envoyer la commande ..................................................................................................45

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8. Devis : .......................................................................................................................... 46

8.1. Mes dossiers de devis ..........................................................................................................47

8.1.1. Données générales .......................................................................................................48

8.1.2. Copier la configuration ..................................................................................................48

8.1.3. Envoyer la configuration ...............................................................................................48

8.1.4. Créer une variante ........................................................................................................48

8.1.5. Copier les calculs ..........................................................................................................49

8.1.6. Autres icônes ................................................................................................................49

8.2. Créer un nouveau projet .......................................................................................................50

8.2.1. Créer un nouveau dossier de projet .............................................................................50

8.2.2. Créer une nouvelle configuration ..................................................................................51

8.2.2.1. Données préconfigurées..........................................................................................52

8.2.2.2. Configuration manuelle ............................................................................................54

8.2.2.3. Spécification manuelle via l’import de fichiers (nomenclature vide) ........................55

8.2.2.4. Favoris / autres utilisateurs ......................................................................................57

8.2.3. Afficher et modifier la nomenclature .............................................................................58

8.2.4. Données de configuration .............................................................................................59

8.2.5. Calcul du prix ................................................................................................................60

8.2.6. Créer un devis ...............................................................................................................63

8.3. Envoyer la commande ..........................................................................................................65

8.4. Réseau .................................................................................................................................67

9. Qualité .......................................................................................................................... 68

9.1. Créer une nouvelle réclamation sous garantie .....................................................................69

9.2. Créer une nouvelle réclamation pour erreur de livraison .....................................................72

10. Annexe - Affectation des plages de références GEA par produit ............................ 73

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0. AVANT-PROPOS

Grâce à l’expérience acquise avec SMS@WEB et PCD@WEB, SalesPlus a été développé comme un outil pratique pour gérer l’ensemble des devis et commandes.

Les commandes pour les installations complètes ou pour un seul composant peuvent être gérées par un seul utilisateur et dans un seul système.

Les données client et projet ont été étendues, et la gestion des calendriers permet un suivi client efficace. En outre, il est possible à tout moment de vérifier le statut de traitement de toutes vos commandes en ligne.

À l’aide du configurateur de produit intégré, vous pouvez facilement et rapidement créer vos devis puis les éditer pour vos clients.

La section intégrée « Pièces/info » fournit une banque de données complète sur les pièces, accessoires et produits d'hygiène, disponibles en commande directe, rapide et simplifiée.

Nous vous souhaitons une excellente réussite avec SalesPlus !

Concept et avantages

Principal outil de vente pour l’industrie laitière et agricole depuis 2007 et dans le monde

Premières configurations avec l’ancien outil SMS en 1998

Groupe ciblé : Revendeurs (75%) et vendeurs GEA (25%)

Objectif : > 80% des commandes envoyées via SalesPlus

Équipements et pièces détachées dans un système, ventes et services dans un autre système

Un système de stockage central (SAP) - source fiable unique

Recherche facilitée des informations pour les pièces détachées

Processus de commande simplifié et plus rapide

Configurateur intégré pour 95% des produits de Traite et Exploitation laitière

Configurations faciles à créer, informations de configuration reliées pour transmission du savoir-faire

Devis professionnels, uniformes et automatiques, plus clairs au niveau technique et commercial

Toutes les informations sur le statut des commandes sont disponibles en ligne 24 h/24 et 7 j/7

Réduit les demandes, les réclamations sous garantie et les coûts grâce à la prévention des erreurs en amont

Gestion des offres et des commandes excellente et efficace

Plus de transparence des activités commerciales et un service d'assistance commerciale plus simple

Économie de temps et réduction des dépenses ; augmentation de la productivité

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Aperçu des onglets

Devis : Configurateur et Devis pour les commandes de composants configuration des services, plans et devis (prototype)

Client : Coordonnées du client final (outil GRC)

Distributeur : Matériel local et intervention locale

Calendrier : Gestion des calendriers

Statut des commandes : Statut de toutes les commandes en ligne

Parts / Info : Information et commande des pièces détachées

Qualité : Garantie et erreurs de livraison

Quelques informations avant de démarrer :

SalesPlus est optimisé pour une résolution d'écran de 1024x768p.

Le site internet SalesPlus s’ouvre avec le navigateur Microsoft Internet Explorer. SalesPlus est compatible avec d'autres navigateurs internet mais optimisé pour Internet Explorer, le seul navigateur sous lequel 100% des fonctionnalités sont garanties.

Si vous souhaitez ajouter SalesPlus à vos favoris, veuillez enregistrer le lien avant de vous connecter pour éviter des incidents avec les fonctions SalesPlus.

Lien direct vers SalesPlus : http://salesplus.gea.com

Pour rechercher une entrée spécifique, il suffit d'utiliser les touches CTRL+F pour ouvrir une barre de recherche où vous pourrez saisir le mot ou le numéro que vous recherchez. Votre recherche sera alors surlignée en jaune. La fonction de recherche CTRL+F fonctionne avec la plupart des navigateurs (Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox et Safari). L’affichage et la position de la barre de recherche peuvent varier.

Indication

N'utilisez pas les boutons « précédent » et « suivant » en haut à gauche de votre écran, pour ne pas interrompre la connexion à SalesPlus. Toutefois, si cela se produit par inadvertance, appuyez sur la touche F5 pour actualiser la page SalesPlus. La navigation dans SalesPlus se fait à l’aide de la souris, en cliquant sur les onglets et en utilisant les commandes et boutons de navigation de chaque onglet.

http://salesplus.gea.com/

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1. CONNEXION AU SYSTEME

1.1. Connexion via l’Extranet

Vous pouvez vous connecter à SalesPlus à partir de votre Extranet GEA.

Ouvrez le site internet GEA http://www.gea.com

Sélectionnez votre langue. Vous pouvez vous connecter à l’Extranet via votre espace revendeur (Élevage laitier), en gris en bas de la page.

À gauche de l’écran, vous trouverez le lien vers SalesPlus.

http://www.gea.com/

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1.2. Connexion directe à SalesPlus

Si vous ne souhaitez pas vous connecter à partir de l’Extranet, vous pouvez vous rendre directement sur SalesPlus via le lien suivant :

http://salesplus.gea.com

Si vous utilisez régulièrement SalesPlus, enregistrez ce lien dans vos favoris. N'oubliez pas d’enregistrer ce lien avant de vous connecter ! Si vous le faites après vous être identifié avec votre mot de passe, vous pourrez rencontrer des incidents.

http://salesplus.gea.com/

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1.3. Changement de mot de passe

Pour modifier votre mot de passe, entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe initial. Cliquez ensuite sur « Modifier mon mot de passe / mes informations personnelles ».

Sur l’écran ci-dessous, vous pouvez désormais entrer votre nouveau mot de passe. Cliquez ensuite sur « Modifier ». Vous pouvez également modifier vos informations personnelles.

Vous pourrez utiliser votre nouveau mot de passe lors de votre prochaine connexion.

Indication :

Veuillez prendre note des recommandations suivantes avant de choisir votre nouveau mot de passe :

Votre mot de passe doit comporter des majuscules et des minuscules, des chiffres et des caractères spéciaux.

Votre mot de passe est confidentiel, ne le communiquez à personne.

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1.4. Mot de passe oublié

En cas d'oubli de mot de passe, entrez votre nom d’utilisateur et cliquez sur « Mot de passe oublié ? ».

Puis cliquez sur « Réinitialiser mon mot de passe »

Vous recevrez ensuite un e-mail de confirmation à l’adresse liée à votre compte utilisateur.

Cliquez sur le lien dans l’e-mail. Un nouveau mot de passe vous sera demandé.

Cette procédure de sécurité empêche d’autres personnes connaissant votre nom d’utilisateur de changer votre mot de passe sans votre permission.

La confirmation du changement de mot de passe ne se fait que par e-mail.

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Si vous n’avez pas demandé à changer de mot de passe, supprimez cet e-mail.

Dès que vous aurez activé le lien, un nouveau mot de passe sera envoyé dans un autre e-mail.

Vous pourrez vous connecter à SalesPlus avec ce mot de passe. Vous pourrez modifier ce mot de passe par la suite.

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2. PARAMETRES

En haut à gauche de l'écran se trouve un lien vers les paramètres d’utilisateur. Vous pourrez y définir vos préférences sur SalesPlus. Si vous utilisez SalesPlus pour la première fois, cliquez sur « Paramètres » pour sauvegarder vos données personnelles ici :

Vérifiez le fuseau horaire sélectionné pour votre localisation, cette étape est très importante. D’autres paramètres sont disponibles y compris : langue, fuseau horaire, unités de mesure de longueur, poids et volume, marges de détail pour les catégories de produit (10% par défaut).

En sélectionnant l’option « ne pas ajouter de quantité », chaque référence entrée plus d'une fois dans une commande sera sauvegardée en tant qu’entrée unique. Cette option s'avère utile, par exemple pour commander des produits d'hygiène par palettes.

Dans le champ « marge en % », vous pouvez définir le pourcentage de marge que vous souhaitez appliquer à votre calcul de prix par défaut. Vous pourrez modifier cette valeur à tout moment. Les nombres entiers ou décimaux sont acceptés. Les nombres décimaux ne doivent pas dépasser deux chiffres après la virgule. Les nombres décimaux de plus de deux chiffres après la virgule seront arrondis.

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3. DONNEES CLIENTS

Dans l’onglet « Client », vous pouvez ajouter et gérer vos clients.

Vous pouvez choisir d’afficher tous les clients ou les filtrer par leurs initiales ou par clients actifs/inactifs.

À l’aide du bouton , vous pouvez exporter toutes les coordonnées du client final vers Excel. L’export prendra en compte les filtres éventuels par initiales ou par client actif/inactif.

Vous pouvez en outre afficher tous vos clients finaux sur une carte Google Maps. Pour cela, il suffit de

cliquer sur . Si vous passez votre curseur sur un des drapeaux, un champ comportant l’adresse du client s'affichera.

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3.1. Coordonnées

Chaque fois que vous ajoutez un nouveau client ou pour gérer un client existant, vous devez remplir les champs obligatoires marqués en rouge. Faites bien attention à sélectionner le bon pays. C'est indispensable pour la langue de la notice d’utilisation et en particulier pour les tanks réfrigérants, étant donné que certaines options comme les compresseurs varient en fonction des pays !

Le code postal doit correspondre au format du pays concerné. En cas de non correspondance, le système vous demandera de vérifier le code postal avant d’enregistrer le client.

L’existence de l’adresse sera vérifiée. Si elle est introuvable, un message d’erreur s'affichera. Vous pourrez ensuite choisir de sauvegarder quand même le client ou bien de corriger l’adresse.

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3.2. Contacts

Dans « Contacts », vous pouvez ajouter et gérer les différents contacts du client.

3.3. Photos / Documents

Pour chaque client, vous pouvez importer des photos de différents formats dans l’onglet « Photos / Documents ». Il suffit de choisir un fichier, ajouter une description et l’importer dans la fiche de votre client.

La taille des fichiers ne doit pas dépasser 3 MB.

Après synchronisation, tous les documents seront également disponibles sur l’application SalesPlus. Pour les fichiers directement importés via l’application, l’utilisateur de l’application s’affichera.

Souvenez-vous de toujours enregistrer vos modifications avant de retourner à l’aperçu.

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4. DISTRIBUTEUR

4.1. Détails de l'adresse

Sous le titre « Détails de l'adresse » s'affichent les coordonnées de ce revendeur, selon les données enregistrées par GEA.

Si des modifications sont nécessaires, veuillez contacter l’interlocuteur privilégié de votre service commercial.

4.2. Matériel distributeur

Sur cette page, vous pouvez gérer votre propre matériel (non conçu par GEA) qui pourra être ajouté plus tard à vos devis.

Vous pouvez également créer des réductions que vous pourrez ajouter ensuite à la nomenclature et à vos devis. Entrez une valeur négative, ex : -1 000,00.

Dans l’aperçu, il est possible de directement modifier ou supprimer le matériel déjà enregistré.

Pour supprimer toutes vos pièces, vous pouvez toutes les cocher en cliquant sur et choisir « sélectionner

tout ». Vous pouvez ensuite supprimer toutes les pièces sélectionnées en cliquant sur .

Pour enregistrer un nouveau matériel, cliquez sur et ajoutez les informations sur le matériel dans la ligne qui s'affiche :

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Vous pouvez aussi directement importer votre matériel depuis une feuille Excel en cliquant sur

.

Pour être importés, les fichiers doivent être organisés de la manière suivante :

Entrez votre référence dans la première colonne. Entrez la description du produit dans la colonne B. La colonne C contient les unités de mesure, la colonne D contient le prix :

Exemple :

Ensuite, enregistrez vos fichiers de cette façon :

1. Enregistrez votre fichier en tant que feuille de calcul Excel :

2. Sélectionnez le type de fichier « CSV (MS-DOS) » :

3. Puis, sélectionnez votre fichier en cliquant sur « Parcourir », et cliquez sur « Démarrer l'import fichier ».

À l’aide des boutons , vous pouvez trier votre matériel par référence ou description.

Souvenez-vous d’enregistrer vos données avant de passer à un autre aperçu.

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4.3. Main d'œuvre distributeur

Comme pour les pièces locales, vous pouvez définir des données d’intervention locale et les ajouter à vos devis.

Les données déjà entrées peuvent être directement modifiées dans le récapitulatif ou supprimées si besoin.

Pour enregistrer un autre service, cliquez sur et ajoutez les informations dans la ligne qui s'affiche. Vous devrez entrer le prix vous-même :

Vous pouvez trier vos services avec le bouton .

Veuillez enregistrer vos données avant de quitter cet aperçu.

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4.4. Conditions de paiement

Ici, vous pouvez sauvegarder vos modalités de paiement.

Pour créer une nouvelle modalité de paiement, cliquez d’abord sur . Puis, ajoutez une description.

Entrez le texte à afficher dans le document du devis lorsque vous sélectionnez cette modalité de paiement, sous « Description des conditions de paiement ».

Puis, enregistrez vos données.

Plus tard, vous pourrez utiliser ces éléments de texte prédéfinis pour vos devis :

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5. CALENDRIER

Dans le calendrier, les devis arrivant à expiration sont automatiquement enregistrés en « Evénementsrevende ».

Les jours concernés par des rendez-vous s’affichent en vert dans le calendrier.

En cliquant sur le mois, la liste de tous les rendez-vous s’affichera, ex : Mai. En cliquant sur une semaine, les rendez-vous de cette semaine s'afficheront. En cliquant sur une seule date, vous afficherez tous les rendez-vous de ce jour.

Pour chaque rendez-vous, le titre de la configuration et le nom du client s’affichent.

En cliquant sur le titre en vert, vous pouvez vous rendre directement sur le devis correspondant.

Remarque

L’option Calendrier n’est pas connectée à Microsoft Outlook.

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6. STATUT DES COMMANDES

Dans l’onglet « Statut des commandes », vous pourrez voir le statut des commandes envoyées au cours des trois dernières années. Sélectionnez l’année que vous souhaitez consulter. Vous pouvez désormais voir toutes les commandes correspondant à votre référence client.

6.1. Récapitulatif de toutes les commandes

Dans ce récapitulatif, vous pourrez voir toutes les informations importantes relatives à vos commandes.

Trier: Vous pouvez trier n’importe quelle colonne en utilisant les flèches haut et bas .

N° de cde : Automatiquement attribué lorsque la commande est envoyée à SAP. Cliquez sur le numéro de la commande pour afficher les Détails de la commande en bas de votre écran.

Date: La date de la commande a été entrée dans SAP.

Type: Type de commande, ex : installation, pièces détachées, livraisons après une réclamation sur la qualité (affichées avec un montant de 0,00 EUR)

Montant: montant de la commande (sans les réductions).

N° d’achat: Si vous n’avez pas attribué de numéro de bon de commande, un numéro de bon de commande commençant par « SPLUS_ » sera automatique créé par SalesPlus.

Client: nom de l’adresse de livraison.

Statut : Il existe 4 statuts différents :

1. Commande déjà lancée et « livraison » prise en charge.

2. Date en noir: La date de livraison souhaitée est à venir.

3. Date en rouge: La date de livraison souhaitée est passée et il manque au moins un élément!

4. Commandes annulées.

Dans les détails de la commande, les dates en noir ou en rouge vous permettent de voir quels éléments de la commande ont déjà été livrés.

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6.2. Données de commande

En cliquant sur le numéro de la commande en vert, vous afficherez les « données de commande » contenant des informations supplémentaires. Pour toutes les pièces incluses dans cette commande, vous pourrez voir la ligne correspondante, la référence, la description et la quantité commandée. Dans la colonne « Expédié le », vous verrez les dates des références déjà expédiées. Il n’y a pas de date pour les articles qui n'ont pas encore été expédiés.

Affichage des livraisons partielles

Les livraisons partielles sont clairement indiquées par une date en orange. En passant votre curseur dessus, le champ « Livraison non complète pour l'instant » s’affiche. Vous pourrez ainsi voir quelles références ont déjà été livrées et vérifier le nombre pièces restantes.

Commentaires par référence

Dans les données de la commande, l’icône s'affiche à la fin de chaque ligne lorsqu’un commentaire a été ajouté à la référence. Passez votre curseur dessus pour afficher les commentaires. Les commentaires sont également inclus dans le téléchargement Excel.

Commande envoyée par

Dans les « données de commande », vous pourrez voir quel utilisateur a envoyé cette commande. Placez le curseur de la souris sur le numéro de la commande pour faire apparaître le champ contenant le nom de l’utilisateur. Ainsi, les revendeurs peuvent voir les commandes qui leur ont été envoyées.

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Confirmation par e-mail en format TXT

La confirmation par e-mail des commandes de pièces détachées, envoyée automatiquement, s’affichera

dans « données de commande » au format TXT. Cliquez sur pour l’ouvrir et l’imprimer. L’utilisateur pourra ainsi voir exactement ce qui a été commandé.

Exporter les détails de la commande en XLS ou XML :

Cliquez sur pour exporter les détails de la commande vers un fichier Excel, et sur pour les exporter vers un fichier XML.

Le fichier XLS vous permet de :

1. Importer les détails de la commande dans votre propre système local PGI

2. Imprimer les détails de la commande

3. Travailler directement dans Excel

4. Envoyer les détails de la commande à une autre personne

Copier les détails de la commande dans le panier d’achat

Cliquez sur pour copier toutes les informations d'une commande existante vers un panier d’achat afin de pouvoir la commander de nouveau.

Les boutons d'affichage de la liste déroulante vous permettent de sélectionner le panier d'achat auquel vous souhaitez ajouter les références. La commande sera entièrement copiée et pourra être modifiée.

Cette fonction vous permet de commander des références spécifiques plusieurs fois, en toute simplicité.

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6.3. Suivi de la commande

En ouvrant une commande pour laquelle une expédition UPS a été choisie, vous verrez une section à droite nommée « Numéro de suivi ». Vous y trouverez le numéro de suivi. Cette fonction n’est actuellement disponible que pour les commandes UPS.

Étape 1 : Cliquez sur le numéro de suivi pour être directement redirigé vers la page de suivi de la société de livraison.

Suivi de la commande UPS

Étape 2 : Cliquez sur . Étape 3 : Vous recevrez tous les détails de la commande par UPS.

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6.4. Bons de livraison et factures

À côté des détails de la commande, l’onglet « livraisons / factures » s’affiche également lorsque vous cliquez sur le bouton vert de la commande. Cet onglet ne s’affiche que s'il existe des bons de livraison ou factures.

1. Livraisons et bons de livraison :

Les livraisons sont listées séparément, elles contiennent des informations exactes sur la date et la quantité de la livraison. Le bon de livraison peut être téléchargé sous forme de fichier XML.

2. Factures :

La date et la référence de la facture, ainsi que le montant total et détaillé, sont affichés. Cette facture peut être téléchargée en PDF ou en XML.

Le format XML (Extensible Markup Language) est un format international, capable d’organiser les données texte en fonction de règles définies. Ce format peut donc servir à partager des données entre différents systèmes via internet. Vous pouvez transmettre et importer des données SalesPlus vers le système PGI d'une filiale sans SAP ou à un distributeur possédant son propre système PGI. La plupart des systèmes PGI possèdent une interface XML et peuvent être utilisés pour échanger des données de cette façon.

6.5. Réclamations sur la qualité

En cas de réclamation sur la qualité d’une commande, l’icône s’affichera à côté de la commande.

Une fois la commande ouverte, sélectionnez l’onglet « Réclamations ». L’utilisateur y trouvera toutes les informations entrées dans l’onglet Qualité.

1

2

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6.6. Récapitulatif des factures

Vous pouvez cliquer sur « afficher la liste des factures » pour afficher toutes les factures.

Une liste des factures des trois dernières années s’affichera alors. Vous pourrez voir les informations suivantes :

1. Liste des factures :

À gauche, vous pouvez voir toutes les factures sur une année, y compris la référence de la facture, la date, le montant, la date de paiement et la date d’enregistrement (date à laquelle la facture a été payée et enregistrée)

Vous pouvez télécharger la facture en cliquant sur l’icône PDF.

Vous pouvez trier la liste en cliquant sur les flèches .

Couleurs des lignes de facture :

o Orange : Facture en retard, date de paiement dépassée.

o Jaune : Facture en attente, date de paiement à venir.

o Blanc : Facture payée et classée.

2. Aperçu du compte :

À droite, un récapitulatif des factures avec le montant de toutes les factures en cours et donc en retard vous permet de tout contrôler rapidement.

3. Retourner à la liste des commandes :

Si vous souhaitez retourner à la liste des commandes, cliquez sur « afficher la liste des commandes ».

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6.7. Liste des commandes en cours

Vous pouvez ouvrir « la liste des commandes en cours » en cliquant sur .

« Commandes en cours » n'affiche que les références dont le statut est en rouge avec les informations suivantes : Numéro de commande, date de création, statut, référence de la ligne, référence de la pièce, description, nombre de pièces manquantes.

Cliquez sur pour exporter la liste complète vers Excel, l’imprimer, l’enregistrer sur votre ordinateur ou l’envoyer par e-mail.

Les flèches vous permettent de trier la liste des commandes en fonction de différents critères.

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7. PARTS / INFO

Cet onglet contient les pièces détachées de la section Élevage laitier GEA qui pourraient être importantes pour vous. Vous pouvez y rechercher des pièces détachées, trouver des informations supplémentaires et commander des articles.

7.1. Rechercher des pièces

Vous pouvez rechercher des pièces de différentes manières. Vous pouvez effectuer une recherche par gamme de produits (voir chapitre 7.1.1) ou effectuer une recherche directe (voir chapitre 7.1.2).

Si vous effectuez plusieurs recherches consécutives, votre « chemin de recherche » s'affichera. Vous pourrez voir les 10 dernières recherches effectuées. Vous pouvez remonter votre chemin de recherche et facilement modifier votre recherche.

Vous pouvez retourner à la page précédente à l’aide du bouton précédent ou cliquer directement sur un produit que vous avez déjà recherché.

Lorsque vous faites une recherche dans le catalogue, les catégories de produits que vous avez consultées s'affichent dans l’historique de recherche.

Si vous entrez une référence ou une description directement dans la barre de recherche, le terme « Rechercher » apparaîtra dans le chemin de recherche. Placez le curseur de la souris dessus pour voir ce que vous avez entré dans la barre de recherche (ex : référence).

Si vous avez ouvert la liste de articles, la section « utilisé par » ou un dessin, ces informations s'afficheront également dans l’historique. La référence correspondante s’affichera et il suffit de passer votre curseur dessus pour voir quelle action a été exécutée (ex : dessin).

Remarque : recherche limitée - recherche globale

Souvenez-vous que la barre de recherche limite votre recherche à la catégorie actuelle. Si vous ne souhaitez pas limiter votre recherche à la catégorie sélectionnée, changez le menu déroulant en « recherche globale ». De cette façon, la recherche s’étendra à l’ensemble du catalogue des produits.

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7.1.1. Recherche dans le catalogue des produits (PSC)

À gauche, vous pouvez effectuer une recherche dans le catalogue des produits en cliquant sur un type de produit. Vous aurez accès à davantage d’options jusqu’au niveau de l’article.

Les composants se trouvent généralement dans la catégorie des installations. On trouvera par exemple des pompes à vide ou à lait, qui peuvent également être commandées dans la configuration d'une installation. Vous n’y trouverez pas de vieux pulsateur. Vous trouverez généralement des aperçus détaillés des composants stockés ici, utiles pour la recherche.

La section des pièces détachées se divise de manière plus détaillée. Par exemple, la section « Pièces détachées Équipement de traite » est divisée en plusieurs fonctions par composants de salles de traite. Vous y trouverez facilement des pièces de pulsateur encore disponibles à la commande. Dans la section des pièces détachées, certaines pièces ne se trouvent que dans un seul composant (pièces spéciales), d’autres s’utilisent de différentes façons, c’est-à-dire dans différents composants (général/autres).

Cela signifie que si vous ne connaissez pas la description exacte ou la référence d'un article, vous pouvez le rechercher dans le catalogue des produits.

Exemple : Vous recherchez le cône dans le Vacurex 5000

Premièrement, recherchez dans le catalogue des produits.

Installations

Pièces détachées

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Tout le matériel inclus dans ce groupe s'affichera. Vous pouvez afficher le dessin du Régulateur de vide.

Un dessin du Régulateur de vide s’affichera. Toutes les pièces disponibles à la commande sont indiquées par un numéro. En passant le curseur sur le numéro, le matériel correspondant sera surligné en vert dans la liste de pièces.

Indication :

Appuyez sur les touches CTRL et « + » pour agrandir l’aperçu et CTRL et « - » pour le rétrécir.

Cliquez sur le dessin

Curseur placé sur « 20 » : Le cône est en surbrillance

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7.1.2. Recherche en plein-texte

Si vous souhaitez effectuer une recherche en plein texte efficace, ne recherchez pas dans une catégorie limitée. Vérifiez que la « recherche globale » est bien sélectionnée dans le menu déroulant, ou appuyez simplement sur Commencer pour reprendre depuis le début.

Dans la barre de recherche, vous pouvez entrer n'importe quelle description partielle, des tailles/dimensions ou des références (ou tout à la fois).

Si vous souhaitez rechercher des pièces sans connaître tous les critères de recherche, vous pouvez insérer un astérisque (*) après le terme. Dans l’exemple ci-dessus, nous recherchons des pulsateurs.

Si vous insérez un astérisque après le mot, tous les articles contenant le mot pulsateur s'afficheront.

Vous pouvez également combiner plusieurs critères de recherche. Si vous recherchez toutes les « diodes » de « 40A », veuillez insérer un astérisque avant et après le mot « diode », ainsi qu’avant et après « 40A ». Vous devez laisser un espace entre les astérisques.

La même procédure s'applique aux références, y compris incomplètes.

Exemples :

Vous recherchez toutes les « diode luminescente ».

Vous recherchez toutes les « diodes » :

Limitez votre recherche en combinant les termes de recherche :

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Vous pouvez également combiner les références et les descriptions pour aller plus vite.

Remarque

Plus vous progressez dans la gamme des produits, plus votre recherche sera limitée. Par exemple, si vous ne souhaitez rechercher que les pulsateurs dans le champ « Constant pour vaches », le système y limitera sa recherche. L’avantage est que vous obtiendrez un résultat rapide, car le système ne recherchera qu'un petit nombre de références dans une catégorie restreinte.

Vous pouvez également choisir de rechercher dans tout le catalogue des produits en changeant le menu déroulant en « recherche globale ».

Cette recherche prendra plus de temps, car le système devra parcourir tous les composants et pièces détachées. En revanche, toutes les pièces commençant par « Pulsat » seront listées.

Vous pouvez également entrer une partie de la référence avec

un * et une description

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7.1.3. Recherche détaillée

En plus de la fonction de recherche normale, il est possible d’effectuer une « Recherche détaillée » afin de

trouver du matériel :

Cette recherche avancée vous permettra de rechercher des produits à l’aide de différents critères. D’une manière générale, vous vous apercevrez que les recherches détaillées sont les plus rapides.

Vous pouvez rechercher les critères suivants :

Vous pouvez effectuer une recherche par numéro de pièce et désignation. Les entrées partielles sont possibles. Vous pouvez entrer plus d'une définition dans la désignation. SalesPlus recherchera la description, la taille/dimension et, s'il y en a, les synonymes

La gamme de produit recherchée peut être affinée. Cliquez sur l’icône fichier pour approfondir la recherche dans la catégorie de produits. En cliquant sur le texte en vert, vous sélectionnez cette catégorie de produits pour votre recherche.

Il est possible d’entrer des intervalles pour la date de création afin de rechercher des pièces plus anciennes. Cette information se base sur la date de création de la référence. Vous pouvez entrer un intervalle ou seulement une date de début ou de fin.

En outre, vous pouvez limiter le poids et le prix du produit recherché. Ici, vous pouvez insérer un intervalle, un minimum ou un maximum.

Une des fonctions principales est la recherche par numéro de série, qui facilite grandement la recherche de pièces détachées pour MIone, tanks de refroidissement et autre matériel. Cette option vous permet de retrouver les pièces incluses dans un produit, clairement identifiées et réorganisées plus rapidement.

Vous pouvez également rechercher des parties invalides. Les pièces invalides sont d’anciennes références qui ne sont pas toujours disponibles à la commande. Elles ne s'affichent pas dans la recherche standard. Cette fonction permet à l’utilisateur de rechercher d’anciens composants pour ensuite trouver les pièces valides correspondantes à l’aide de la nomenclature, des aperçus ou des icônes.

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Cliquez sur pour supprimer vos entrées dans la recherche détaillée.

Les informations entrées dans la recherche peuvent être enregistrées dans les favoris. Pour cela, entrez

une recherche et cliquez sur .

Les favoris existants s’affichent à droite et peuvent être consultés à tout moment. Lorsque vous ouvrez un favori, le système remplit automatiquement les champs avec les informations sauvegardées. Le nombre de

favoris est illimité. Vous pouvez supprimer un favori en cliquant sur l’icône de la corbeille .

7.1.4. Icônes

Dans le catalogue des produits, vous trouverez de nombreuses icônes expliquées brièvement dans ce chapitre. Les icônes s'affichent sous la description du produit.

En plus des icônes décrites ci-dessous, la référence, la description, les dimensions, le poids, les réductions de groupe et le prix s'affichent pour chaque pièce.

Vérification de la disponibilité – pièce disponible

Vérification de la disponibilité – pièce bientôt disponible

Aucun photo disponible pour l’instant.

Cliquez sur cette icône pour ajouter les pièces au panier, elles pourront être commandées si elles sont valides et possèdent un prix.

Liste complète des pièces de rechange (toutes les pièces détachées)

Utilisé par – liste des articles contenant cette pièce.

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Liste de articles – répartition en sous-catégories. Les pièces en blanc sont incluses dans la livraison, les pièces en gris ne sont pas incluses ! Il n’existe que des suggestions pour, ex : kits d’entretien disponibles. Ils doivent être commandés séparément.

Partie composante - ne peut se commander qu’avec un panier des composants (MAT).

Quantité maximale pour les commandes de pièces détachées – la quantité max. pour le panier d'achat des pièces détachées s'affiche en plaçant le curseur dessus ou en cliquant sur « Ajouter au panier de commande ». Pour les plus grandes quantités, une commande de composants doit être créée.

Un photo agrandi s’affiche sur la droite.

Informations supplémentaires sur le matériel, ex : la référence a été remplacée par un autre matériel ou la référence doit être commandée par lot de 10 pièces.

Pièces détachées d'urgence, panier pour une livraison par « coursier » ou une livraison le lendemain.

Un dessin détaillé du matériel est disponible. Passez le curseur sur l’aperçu pour que les pièces correspondantes soient mises en surbrillance dans la liste des articles.

Pièces de maintenance régulière – intervalle de service et actions affichés.

Description du produit – donne plus d’informations sur le produit.

Pas de livraison UPS – le matériel ne peut être ajouté au panier d'achat pour une livraison UPS. Vous ne pouvez sélectionner que les paniers « 1 semaine » et « commande de composant ».

Mode d'emploi – Téléchargez le guide de l'utilisateur du matériel.

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7.2. Commander des pièces

7.2.1. Configuration du panier

Pour cocher tous les éléments à la fois et les supprimer si besoin, utilisez l'icône suivante :

Tous les articles resteront dans le panier d’achat jusqu’à ce que vous passiez une commande, que vous les supprimiez ou les déplaciez vers un autre panier, même si vous vous déconnectez de SalesPlus.

Retourner à la première page Panier des

achats à venir

Panier en cours

Valeur d'un seul élément et du panier entier

Téléchargement Excel

Poids d'un seul élément et du panier entier

Champ de commentaires pour chaque élément

Saisie manuelle des références

Cocher les lignes

Disponibilité

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Une fois les articles ajoutés au panier d'achat, vous pourrez :

1. Déplacer les articles vers un autre panier - voir les instructions ci-dessous.

2. Modifier la quantité - corrigez les quantités et cliquez sur « actualiser »

3. Supprimer une ou plusieurs lignes - cochez la case à gauche de la référence pour sélectionner la

ligne, puis cliquez sur « supprimer ». Ou sélectionnez toutes les lignes avec et supprimez-les.

4. Ajouter un commentaire - utile pour les informations supplémentaires. Vous pouvez ajouter un commentaire pour chaque ligne, ex : élément 1 pour client A et élément 2 pour client B. Important : Ces commentaires sont à usage interne uniquement et ne seront pas transmis à GEA.

5. Trier la commande - vous pouvez trier n'importe quelle colonne affichant une flèche haut et bas.

Indication

Les références présentes dans une liste de pièces ou dans un aperçu, ou trouvées par une

recherche, ne s'affichent pas toutes avec le prix et l’icône du panier d'achat .

Ces références sont invalides et ne peuvent être vendues. Il n’est donc pas possible de commander ces pièces ni de les ajouter au panier.

S'il existe une pièce de rechange, l'icône « i » vous fournira plus d’informations :

4

5

1

2 3

http://pgd.sap.gea-it.de:8881/sap(bD1kZSZjPTAwMQ==)/bc/bsp/sap/zsplus/BUY000000070471042000

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7.2.2. Saisie d'une commande

Il existe trois manières différentes de saisir une commande : saisie manuelle, import d’un fichier externe ou directement à partir du catalogue des pièces détachées.

7.2.2.1. Commande à partir du catalogue des pièces détachées (PSC)

Pour mettre l’élément souhaité dans le panier, cliquez sur l’icône du panier . Si le panier ne s’affiche pas, c’est qu'il n’est pas possible de commander l’article, ce qui peut s’expliquer de plusieurs manières. Le

symbole peut indiquer une référence de remplacement que vous pouvez commander à la place.

Après avoir sélectionné le panier d’achat, différentes informations sur la pièce s’afficheront. Vous pourrez voir où se trouve le matériel dans le catalogue des produits, et en cliquant sur la catégorie du produit, vous afficherez automatiquement tous les autres matériels de cette catégorie.

La date de création s'affiche en plus de la description, du prix et du poids, ce qui facilite grandement la recherche de pièces plus anciennes.

Pour commander le matériel, sélectionnez le panier dans lequel vous voulez le placer,

puis saisissez la quantité voulue.

Si la référence se commande par lot, le système arrondira automatiquement à l’unité la plus proche (ex : pour une unité de 50 et une commande de 60, le système ajoutera automatiquement 100 pièces au panier d’achat).

Après avoir saisi la quantité, cliquez sur « Ajouter au panier de commande ». Le matériel sera alors placé dans le panier et vous pourrez poursuivre votre commande.

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7.2.2.2. Saisie manuelle

Sélectionnez d’abord un panier. Ici, le panier « PdR Semaine » est sélectionné, comme l’indique la couleur orange.

La barre de saisie rapide s'affiche alors en bas de l'écran.

Saisissez la quantité et la référence voulues, puis cliquez sur la touche verte ou la touche Entrée. Si vous ne saisissez aucune quantité, la valeur par défaut sera 1.

Pour passer d'un champ à l’autre, utilisez votre souris ou la touche Tab.

Indications pour la saisie manuelle

Quantité minimum de commande / unité de livraison : S'il existe une quantité de commande minimum ou une unité de livraison, SalesPlus corrige votre entrée en fonction de ces critères.

Matériel remplacé : Si la référence saisie est invalide et qu’il existe une pièce de rechange, cette pièce sera automatiquement ajoutée au panier. Vérifiez que la quantité et le prix sont exacts.

Panier non disponible : Si le matériel ne peut être ajouté au panier sélectionné, il sera ajouté au panier Système de fichiers.

Impossible de commander le matériel : Si la référence est invalide et qu’il n’existe aucune pièce de rechange, un message d’erreur s’affiche. Le matériel ne sera pas ajouté au panier.

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7.2.2.3. Importer des fichiers externes (CSV, TXT)

Le bouton « Téléchargement de fichier » vous permet d’importer des éléments dans votre commande depuis un fichier.

Créez le fichier (Excel) que vous souhaitez importer et enregistrez-le sur votre ordinateur.

Ensuite, sélectionnez le panier dans lequel vous souhaitez importer les pièces et allez à « Téléchargement de fichier ».

1. Format CSV (recommandé)

Nous vous recommandons d’utiliser le format CSV (séparateur : point-virgule). Le plus simple pour créer un fichier CSV est d’utiliser Excel. Créez un fichier avec la quantité dans la première colonne et la référence dans la deuxième colonne. Si besoin, il est possible d'insérer des commentaires dans la troisième colonne. SalesPlus ajoute automatiquement un champ de description une fois le fichier correctement importé.

Obligatoire Facultatif

Il est possible d’importer plus de colonnes, mais elles ne seront pas ajoutées au panier.

Veuillez enregistrer votre fichier en tant que feuille de calcul Excel et sélectionnez le type « CSV (MS-DOS) » :

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Importer des données

1. Pour l'import, sélectionnez CSV et cochez, si désiré, la case « Importation commentaires colonnes » :

2. Ensuite, cliquez sur « Parcourir », dans l’ordinateur, et sélectionnez votre fichier CSV.

3. Cliquez sur « Démarrer l'import fichier ».

Etat d’importation :

Après l’import, vous recevrez un message sur le statut de l’import pour chaque élément. Différentes icônes peuvent s'afficher.

Texte : OK – La ligne a été importée : Aucune erreur, le matériel a été ajouté au panier de commandes.

Indications : Différentes indications peuvent s'afficher.

La quantité de la commande a été automatiquement modifiée en raison d'une quantité minimum de commande ou a été arrondie à la valeur la plus proche.

Matériel remplacé, veuillez vérifier la quantité et le prix.

Matériel remplacé, la quantité a été automatiquement modifiée, veuillez vérifier la quantité et le prix.

Matériel remplacé, panier indisponible, matériel déplacé vers le Système de fichiers.

3

2

1

/ 78

Erreur : Il existe plusieurs messages d’erreur différents :

Impossible de commander le matériel

Référence introuvable

Format de ligne incorrect

Panier d’achat non disponible, matériel déplacé vers le Système de fichiers

Il est possible qu’un message d’erreur apparaisse au moment d’importer un fichier comportant une ou plusieurs références non autorisées dans le panier d'achat sélectionné. Elles seront déplacées vers le « Pièces courantes / Sélection », vous permettant de les ajouter au panier d'achat correspondant sans avoir besoin de réimporter le fichier.

2. Format texte - TXT

Dans les fichiers texte, veuillez entrer un matériel avec sa quantité par ligne. Veuillez utiliser la structure suivante :

1er

— 5ème

caractère : quantité

6ème

- 7ème

caractère référence sans « - »

Exemples :

C'est-à-dire :

0000170412799070 1 pièce 7041-2799-070

0000571612479070 5 pièces 7161-2479-070

Attention

Il n’est pas encore possible d’ajouter une colonne de commentaires à partir d'un fichier TXT.

Assurez-vous de bien appuyer sur « Entrée » après avoir entré la dernière référence, pour un import réussi.

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7.2.3. Disponibilité des pièces détachées

L’icône indique la disponibilité d'un article

Dans SAP, une "usine de livraison » est mise en place. SalesPlus vérifiera la disponibilité dans cette usine et affichera l’icône indiquant la disponibilité du matériel. La disponibilité des pièces détachées est toujours à jour et conforme au stock actuel de l'usine de livraison.

L’icône n'indique que si la pièce est disponible ou non. Il n'indique pas la quantité restante ni si cette quantité correspond à la quantité commandée.

Pièce disponible

Pièce bientôt disponible

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7.2.4. Déplacer les pièces vers un autre panier

Pour déplacer un ou plusieurs éléments d’un panier à l’autre, cochez d'abord toutes les lignes que vous souhaitez déplacer. Puis, sélectionnez le panier d'achat correspondant dans le menu déroulant et cliquez sur « Déplacer article vers panier ».

Si l’une des pièces que vous essayez de déplacer n’est pas autorisée dans le panier d'achat sélectionné, vous recevrez un message d'avertissement. Ces pièces resteront dans le panier d’achat où elles se trouvent.

7.2.5. Export Excel du contenu du panier

Cliquez sur pour exporter des données du panier d’achat vers un fichier CSV que vous pourrez ensuite modifier avec MS Excel.

Le fichier se présentera comme suit et contiendra toutes les informations du panier d’achat, y compris les notes et les titres.

Vous pouvez...

1. ...exporter le contenu du panier en fichier CSV.

2. ...imprimer le panier avant envoi.

3. ...transférer la commande vers votre système PGI

4. ...envoyer le fichier à un autre utilisateur SalesPlus. En retour, cet autre utilisateur pourra utiliser le fichier pour l'import dans SalesPlus et la finalisation de la commande.

5. ...imprimer les notes pour chaque ligne, pour affecter plus facilement la commande au client.

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7.2.6. Limites du panier d'achat

Pour certains paniers d'achat, certaines restrictions spécifiques sont mises en place afin d’empêcher la création de commandes. Ces restrictions peuvent concerner la valeur, le poids ou le nombre de lignes de la commande. Certaines limites sont absolues (« dures ») et d’autres flexibles (« modérées »)

Restrictions dures

En cas de restriction absolue d'un panier d’achat, la commande ne pourra pas être envoyée dès lors qu’elle excède la valeur, le poids ou le nombre de lignes ou bien qu’elle n’en respecte pas les valeurs minimums.

Une icône rouge s'affichera et le bouton « Envoi de commande » deviendra gris et sera désactivé. Vous ne pourrez donc pas créer de commande.

Si vous passez votre curseur sur « Envoi de commande » ou sur l'icône Stop, une indication vous montrera les restrictions à l’origine du blocage de la commande.

Restrictions modérées

En cas de restriction flexible, si la valeur/le poids/ le nombre de lignes sont inférieurs ou supérieurs, la commande ne sera pas bloquée. Toutefois, des frais supplémentaires sont susceptibles de s'appliquer.

Une icône jaune apparaîtra.

Il est possible de cliquer sur « Envoi de commande », mais le bouton « Envoi de commande » à la page suivante sera désactivé. Avant de pouvoir envoyer la commande, vous devez confirmer le message d'avertissement portant par exemple sur les frais supplémentaires. Vous confirmez donc votre volonté de poursuivre votre commande et acceptez tous les frais qui en découlent.

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7.2.7. Envoyer la commande

Pour envoyer votre commande, cliquez sur le bouton « Envoi de commande » dans le panier d'achat. L'écran qui s'affichera comporte les paramètres suivants :

1. Numéro d’achat: Dans ce champ, vous pouvez ajouter votre propre numéro de commande. Par exemple, le numéro peut correspondre à la référence de votre système PGI. Plus tard, il s'affichera dans l’onglet « Statut de la commande » et vous permettra de retrouver la commande plus facilement.

2. Mode d’expédition : Vous pouvez choisir votre mode d’expédition.

3. Destinataire : Chaque livraison à domicile enregistrée dans SAP pour cette référence client peut être sélectionnée à partir du menu déroulant. Les clients finaux créés dans SalesPlus peuvent également être

sélectionnés. Ils sont indiqués par le mot « Client » au début de la ligne. Cliquez sur pour créer une nouvelle adresse.

4. Date départ usine : Elle est calculée automatiquement en fonction du matériel de la commande. Si vous souhaitez avancer la date, veuillez le noter en remarque à droite, ou bien contactez le service client. Si vous souhaitez reculer la date, vous pouvez la modifier manuellement.

5. Remarques : Vous pouvez ajouter des commentaires contenant tout type d'information nécessaire au traitement de la commande, ainsi que des questions et des demandes au service commercial ou au service client, comme une adresse de livraison différente ou une date de livraison antérieure.

6. Position des commandes : Vous avez un récapitulatif complet de l’ensemble de la commande. Si vous souhaitez effectuer des modifications, cliquez sur « Retour » et retournez au panier d'achat.

À cette étape, si vous souhaitez revoir votre commande, cliquez sur le bouton « Retour » pour retourner au panier d’achat. Cliquez sur « envoi de commande »pour transférer tous les éléments à GEA.

7. Envoi de commande : Cliquez sur le bouton « envoi de commande » pour envoyer tous les éléments en traitement de commande GEA. Un écran de confirmation vous indiquera que votre commande a bien été envoyée, et vous recevrez un e-mail automatique de confirmation de la commande. Vous retrouverez cette confirmation dans l’onglet Statut de la commande, et vous pourrez également l’imprimer.

1

2

3

4

5

6

7

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8. DEVIS

À l’aide du menu qui s'affiche, vous pouvez ouvrir un devis existant ou en créer de nouveaux.

Voici les premières étapes de création d’un devis :

1) Créer un DOSSIER

2) Attribuer un CLIENT

3) Remplir une CONFIGURATION

4) Revoir la LISTE DE ARTICLES

5) Effectuer un CALCUL DU PRIX

6) Générer un DEVIS

7) Passer une COMMANDE

Si vous souhaitez créer un devis directement adressé à un client, veuillez commencer à partir de « Mes Devis ».

Si vous souhaitez créer une configuration sans attribuer de client (et sans calcul), veuillez sélectionner « Nouveau devis Milking & Cooling », « Nouveau devis Farm Equipment » ou « Nouveau devis Farm Services ».

Si vous souhaitez ouvrir une configuration dans vos favoris ou un devis envoyé par un autre utilisateur, utilisez « Favoris / configurations d’autres utilisateurs ».

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8.1. Mes dossiers de devis

La première étape du devis est la création d’un dossier. C'est là que toutes les informations seront stockées. Il peut s'agir d'un projet, d’un nom laitier, d’une organisation ou d'un groupe, etc. Une fois le dossier créé, il sera lié à un client unique. Une fois le client relié au devis, l’opération n’est pas réversible. Le dossier pourra contenir plusieurs configurations, calculs de prix et commandes.

Dans l’aperçu « Mes dossiers de devis », tous les dossiers de projet existants s'affichent.

Pour trier les dossiers, sélectionnez au choix parmi les quatre critères de la barre de menu en haut : « Trier par titre dossier », « trier par date », « trier par client » ou « trier par distributeur ». Le tri peut être en ordre croissant ou décroissant. Une petite flèche indiquera l’ordre croissant ou décroissant du tri. Pour appliquer un tri, cliquez sur le bouton de tri. Cliquez à nouveau pour changer l’ordre.

Indication

Dans SalesPlus, tous les dossiers, configurations, calculs de prix et commandes ont un numéro d’identification individuel (ID). Ces numéros sont immédiatement visibles, puisqu'ils sont affichés juste à côté de la description. Si vous contactez l’assistance GEA, vous pouvez communiquer ce numéro d’identification. Votre interlocuteur pourra alors retrouver le devis plus rapidement et vous aider à résoudre votre problème.

Pour ouvrir un dossier de projet, cliquez sur « Sélectionner le dossier » ou directement sur le nom du dossier de projet surligné en vert.

Dans le dossier, vous verrez rapidement le contenu du fichier comportant tous les calculs, configurations, devis et commandes. Vous verrez plusieurs fonctions et icônes décrites dans le chapitre suivant.

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8.1.1. Données générales

En haut du dossier, vous verrez le distributeur et le client attribués, ainsi que le ID du dossier et sa date de création. Les nouveaux dossiers sont décrits par défaut comme « nouveau dossier de devis ». Vous pouvez remplacer la description par défaut. Cliquez sur le champ « Description » pour entrer le nom voulu.

Chaque dossier existant pourra être classé comme « actif » ou « terminé ». Par défaut les dossiers seront tous considérés « actifs ». Pour modifier le statut du dossier, cliquez sur le menu déroulant à droite de « Raison de la clôture » et sélectionnez le motif de clôture. Juste en dessous, cochez le statut « terminé ».

Vous pouvez renseigner la probabilité de conclusion d'une vente.

Un dossier de devis ne peut être supprimé tant qu’il contient des configurations, prix, calculs ou commandes. Tous ces éléments devront d'abord être supprimés. Une fois que le dossier est vide, vous pouvez le supprimer en cliquant sur le bouton du haut « Supprimer le dossier ».

8.1.2. Copier la configuration

Crée une copie 1:1 de la configuration originale, complètement indépendante. La copie peut être enregistrée dans le même dossier OU dans les favoris (voir chapitre 8.2.2.4). Les pièces locales dans la liste des articles seront également copiées.

8.1.3. Envoyer la configuration

Envoie une configuration à un autre utilisateur. Cet utilisateur pourra insérer les données dans son dossier. C'est le nom d’utilisateur du destinataire qui doit être entré, ex : PUBLIC.JO

Si vous envoyez une configuration, le nom d’utilisateur du destinataire sera automatiquement enregistré dans la liste sélectionnée. Si vous souhaitez envoyer une autre configuration à cet utilisateur, vous n’aurez plus qu’à le sélectionner dans la liste.

Les configurations envoyées s'afficheront dans les favoris (voir chapitre 8.2.2.4) du destinataire.

8.1.4. Créer une variante

Crée une configuration identique dépendante de la première configuration. Ce type de configuration sert à ajouter des frais supplémentaires pour les équipements complets du devis. Les pièces locales dans la liste des articles seront également copiées.

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Les variantes sont indiquées par l’icône et s'affichent toujours directement sous la configuration mère :

Les variantes peuvent être copiées et envoyées également.

Si une variante est copiée dans un même dossier, sa copie deviendra également une variante. Elle sera toujours reliée à la « configuration mère » dans le calcul du prix et dans le devis.

En copiant uniquement une variante dans les favoris, cette variante sera séparée de sa configuration mère et enregistrée en tant que configuration individuelle.

En envoyant uniquement une variante, elle sera séparée de sa « configuration mère » et envoyée en tant que configuration individuelle. Les configurations mères peuvent être envoyées avec ou sans leurs variantes.

8.1.5. Copier les calculs

Crée une copie 1:1 du calcul original, complètement indépendante. Toutes les informations de l'ancien calcul seront entièrement copiées : toutes les configurations incluses seront ajoutées à la copie, les marges et frais d'installation seront copiés et la date de facturation sera identique. Seule la date de création sera différente et la copie aura un nouveau numéro d’identification.

Veuillez faire attention aux messages d’erreur ! Corrigez d'abord l’erreur puis vérifiez les configurations pour vous assurer qu’elles ne contiennent aucune information obsolète.

8.1.6. Autres icônes

Supprimer Configuration/ Devis / Commande

Devis : Vous serez redirigé directement vers le devis.

Planification du matériel : Cliquez sur ce bouton pour activer la planification du matériel du devis. L’activation est indiquée par une coche verte à gauche de la date. Cliquez de nouveau sur ce bouton pour désactiver la planification et faire disparaître la coche verte.

Si vous avez ajouté une note au calcul du prix, cette icône apparaîtra dans le dossier de devis : Vos notes s’afficheront si vous cliquez sur l’icône.

Commande envoyée : La commande a été envoyée mais l’utilisateur n’est pas encore enregistré chez GEA, ex : car la commande doit d'abord être approuvée.

Commande créée : La commande a été approuvée et enregistrée auprès de GEA. Un numéro de commande s'affichera derrière la description de la commande.

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8.2. Créer un nouveau projet

Les étapes suivantes sont nécessaires à la création d'une configuration, d’un calcul de prix et d'un devis, avant l’envoi de la commande.

8.2.1. Créer un nouveau dossier de projet

Dans l’aperçu de « Mes Devis », cliquez sur « Créer un nouveau dossier ».

1. Sélectionnez un client final.

2. Entrez une description pour votre projet (voir indication ci-dessous).

3. Définissez la probabilité de vente du projet.

4. Enregistrez vos données.

Indication :

La description doit concerner le projet, afin qu'il puisse être identifié facilement dans la liste des projets :

Nouvelle installation

Mise à jour

Réfrigération

Systèmes d’alimentation

Gestion de troupeaux

Il n’est pas nécessaire d’indiquer le nom du client ici, puisqu’il apparaît dans l’aperçu du projet.

1) 2

)

3)

4)

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8.2.2. Créer une nouvelle configuration

Dans la configuration, l’utilisateur renseigne une série de questions/réponses qui aideront à définir le produit ou le composant spécifique. Ces questions et réponses concernent les caractéristiques et les valeurs.

Pour créer une nouvelle configuration, cliquez sur et sélectionnez le type de devis :

La prochaine étape consiste à déterminer si la commande porte sur le système entier ou sur un composant/une mise à niveau. Pour créer la nomenclature, qui ne fait partie d’aucune solution prédéfinie, sélectionnez « Configuration manuelle ».

Vous devez à présent sélectionner une catégorie de produits :

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8.2.2.1. Données préconfigurées

Dès que vous aurez sélectionné une catégorie de produits, les pièces correspondantes s'afficheront.

Ex : Types de salles de traite en épi.

Les « salles de traite préconfigurées » contiennent déjà les pièces principales, et la plupart des questions ont une réponse automatique. Il devient plus facile et plus économique de créer une configuration de cette manière, que de créer une configuration manuelle.

Vous allez maintenant être guidé à travers la configuration. Il est très important de renseigner toutes les questions/caractéristiques dans le bon ordre. Cet ordre part du haut de la page et va vers le bas. La plupart des champs sont requis et doivent être renseignés.

Remarque :

Il est important de choisir une valeur pour que toutes les valeurs suivantes soient automatiquement contrôlées par le système et que les options soient ajustées. Ce qui signifie que les questions et réponses pourront varier en fonction de la sélection effectuée au début de la configuration.

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Cette logique s'applique à toutes les configurations et est la caractéristique principale de SalesPlus.

Dès que vous aurez renseigné tous les champs de la page, vous arriverez à la page suivante en cliquant sur le bouton en haut à droite.

En bas à gauche, vous pouvez voir toutes les catégories qu'il vous reste à renseigner. Les catégories déjà traitées s'affichent en haut à gauche sous « Groupes de matériel validés ». Vous pouvez également retourner aux catégories déjà traitées. Toutefois, si vous avez déjà renseigné les caractéristiques de base, vous ne pourrez pas modifier le reste. Toute modification des caractéristiques avancées peut rendre les réponses de base caduques.

État de la configuration :

Le statut de la configuration s'affiche dans le coin gauche de l’écran. Si la configuration est correctement terminée, le statut OK s'affiche en vert :

Si la configuration n’est pas terminée ou si elle contient une erreur, le Statut « incomplet / incohérent » s'affiche en rouge.

Si cette icône s'affiche à côté d'une réponse, il est obligatoire de renseigner ce champ.

Si cette icône s'affiche à côté d'une réponse, la réponse est incorrecte et doit être modifiée.

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Indication :

En cliquant sur le statut en rouge, vous serez redirigé par SalesPlus vers l'élément où se trouve l’erreur,

indiquée par les icônes ou .

Expiration de la configuration :

Pour certaines configurations, le système enregistrera automatiquement le statut et fermera la configuration si vous demeurez inactif plus de 4 minutes. Un message d'avertissement s'affichera. Vous pourrez ensuite ouvrir la configuration et poursuivre votre modification.

8.2.2.2. Configuration manuelle

Si vous choisissez la configuration manuelle, vous devez répondre à toutes les questions.

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8.2.2.3. Spécification manuelle via l’import de fichiers (liste des articles vide)

Après avoir choisi la spécification manuelle, vous devez sélectionner le secteur de produits auquel vous souhaitez assigner la pièce. Un code produit sera alors généré, vous en aurez besoin pour l’analyse.

Vous pouvez désormais :

a) Ajouter manuellement les références en l’entrant en bas à gauche.

b) Importer les références depuis un fichier. Pour cela :

1. Cliquez sur « Ajouter une référence à partir de Parts Info »

2. Sélectionnez le panier d'achat « Pièces courantes / Sélection ». Dans le panier, sélectionnez « Téléchargement de fichier ».

a

b

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3. Le fichier Excel que vous souhaitez importer doit être formaté et recherché comme indiqué dans le chapitre 7.2.2.3. « Importer des fichiers externes (CSV, TXT) ». Cliquez sur « Démarrer l’import ».

4. SalesPlus contrôle la validité des références et génère un rapport d'importation.

5. Cliquez sur « Retour » pour retourner au panier d'achat.

6. Dans le panier d'achat, sélectionnez le matériel nécessaire ou bien tout le matériel et cliquez sur « Copier les produits sélectionnés ».

7. Tout le matériel sélectionné sera transféré dans la liste des articles.

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8.2.2.4. Favoris / autres utilisateurs

Des configurations peuvent s'ajouter à vos « Favoris » afin d’être réutilisées (voir chapitre 8.1.2). Il est en outre possible d’envoyer une configuration à un autre utilisateur, afin qu’il puisse utiliser cette configuration à son tour (voir chapitre 8.1.3).

Pour sélectionner une configuration dans vos favoris, veuillez suivre ces étapes :

1. Dans le dossier de devis, sélectionnez « Nouvelle configuration ».

2. Sélectionnez « Favoris/Configurations d’autres utilisateurs »

3. Vos propres favoris se trouvent à gauche sous l’onglet « Favoris ».

4. À droite, sous « Configurations d’autres utilisateurs », vous pouvez sélectionner des configurations envoyées par d’autres utilisateurs.

5. Cliquez sur « Sélectionner » pour transférer la configuration vers le dossier de devis.

6. Cliquez sur la corbeille pour supprimer la configuration de vos favoris.

7. Les configurations incluant des variantes peuvent être copiées dans votre dossier de devis avec ou sans ces variantes.

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8.2.3. Afficher et modifier la liste des articles

Après avoir terminé votre configuration, la liste des partes correspondante s'affichera. La liste comporte tous les éléments fournis par GEA pour réaliser une installation complète et correcte du produit configuré. Pour cela, suivez la navigation en haut de l'écran.

Les titres de chaque liste des articles d'une configuration sont surlignés en vert. Ces titres divisent la liste en plusieurs composants et permettent à l’utilisateur de voir à quels composants en particulier correspondent les références. Ces titres apparaissent si la liste des partes est créée en tant que fichier PDF ainsi que dans la liste des articles du devis.

Si besoin, la liste des articles peut être maintenue avec les étapes suivantes :

1) Ajouter des références : Entrez la référence et le montant et confirmez avec « Entrée » ou . Les références ajoutées manuellement s’affichent à la fin de la nomenclature. Si la pièce n’est pas disponible à la commande, un message d’erreur s'affichera.

2) Afficher les prix : Les prix de gros par référence s’affichent. Les prix affichés correspondent aux tarifs standards en vigueur. Indépendamment de la date de création de la configuration, les prix ne reflètent pas un historique des prix, ni aucune réduction ou tarif spécial. Les erreurs de prix seront indiquées par

un point d’exclamation jaune . Cela signifie que cette référence ne possède pas de prix.

3) Créer un document PDF : Un simple document PDF peut être créé à partir de la liste des articles. Ce document comportera, ligne par ligne, le contenu de la liste des articles. Il comportera les références, descriptions, quantités et prix (optionnel, seulement si l’étape 2 a été d’abord effectuée). Cliquez sur le lien « Ouvrir le document PDF » qui apparaîtra à la place du bouton « Créer un document PDF ». Ces documents PDF ne sont pas enregistrés ni stockés dans SalesPlus. Si vous souhaitez conserver une copie, vous devez enregistrer le fichier sur votre ordinateur.

4) Modifier un champ quantité / initialiser quantités : Cliquez ici si vous souhaitez modifier les quantités. Le champ des quantités sera alors activé (en passant de bleu à blanc). Si vous avez modifié les quantités, elles peuvent être rétablies par défaut en cliquant sur « initialiser quantités ».

5) Modifier la quantité : Pour modifier une quantité, entrez une nouvelle valeur et confirmez en appuyant sur « Entrée ». Pour supprimer une quantité, supprimez le montant ou bien entrez 0 et confirmez en appuyant sur « Entrée ». Un petit * indiquera les changements de quantité.

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6) Photo : Affiche une photo agrandie à droite.

7) Ajouter une référence locale (hors GEA) : Les références peuvent être ajoutées depuis la liste des fournisseurs de matériel local. Une liste du matériel local créée devant l’onglet « Distributeur » (voir chapitre 4.2) s’affichera et pourra être ajoutée à la fin de la liste des articles.

8) Ajouter une référence à partir de « Parts Info » : SalesPlus vous dirigera vers l'onglet « Parts / Info ». Vous pouvez rechercher une référence et cliquer sur le panier d'achat, entrez ensuite la quantité voulue et cliquez sur « Ajouter à la liste des articles ». Vous pouvez aussi importer plusieurs pièces via Excel dans le panier « Pièces courantes / Sélection » (voir chapitre 7.2.2.3) et « Copier les produits sélectionnés » dans la liste des articles.

9) Ajouter une référence à partir d'un matériel : Des références issues d’autres configurations de produit peuvent être ajoutées à la liste des articles existante. Vous pourrez voir une liste des produits disponibles. Une fois le produit choisi, la liste des composants s'affichera. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs composants. Puis, cliquez sur « Indiquez le matériel ». Entrez la valeur souhaitée dans le champ de quantité pour chaque référence. Cliquez sur « Ajouter un matériel à la liste des articles ».

8.2.4. Données de configuration

Cliquez sur « Titre de la configuration » pour afficher le distributeur sélectionné, le client final et les données générales.

Dans « Description », vous pouvez renommer la configuration. Le nom sera affiché dans le calcul du prix, dans l’aperçu du devis et servira de titre dans le devis et dans la liste des articles.

Veuillez toujours confirmer vos modifications en cliquant sur « enregistrer les données ».

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8.2.5. Calcul du prix

Cliquez sur « Calcul du prix » pour obtenir la feuille de calcul de votre configuration. La description par défaut du calcul du prix correspond au nom de la configuration. Si besoin, modifiez la description.

Le calcul du prix peut inclure plusieurs configurations. Un maximum de 19 configurations est autorisé. Vous

pouvez supprimer les configurations en cliquant sur la corbeille à gauche. En cliquant sur la description en vert de la configuration, vous serez redirigés vers la configuration.

Le calcul du prix s’effectue de gauche à droite. Les réductions distributeur prédéfinies sont calculées automatiquement. La réduction se fait sur le prix de gros. Le résultat est le prix distributeur net. L'utilisateur peut ajouter un bénéfice ou une marge, ainsi que des frais d’installation, au prix du client final. Dans « Paramètres », vous pouvez définir la marge par défaut de chaque catégorie de produit, à ajouter au calcul à chaque fois (voir chapitre 2).

En outre, les paramètres suivants sont disponibles :

1) La date de calcul de prix définit la date à laquelle les prix doivent être retirés de SAP. Vous pouvez également choisir une date à venir. Pour être sûr d’obtenir un prix correct, choisissez une date actuelle.

2) La date de validité s'affiche dans le devis. Par défaut, 4 semaines sont définies, mais vous pouvez changer la date manuellement.

3) La date de signature prévue est importante pour la planification et le récapitulatif des devis en cours.

4) Avec cette fonction, le calcul du prix est créé sous forme de fichier Excel. En fonction de l’autorisation de l’utilisateur, vous pouvez choisir différentes configurations contenant différentes informations tarifaires.

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5) Vous pouvez ajouter des configurations supplémentaires à votre dossier de devis.

6) Vous pouvez ajouter et nommer main-d’œuvre locale. Vous pouvez sélectionner un élément déjà créé dans l’onglet « Distributeur » (voir chapitre 4.3) ou en créer un nouveau. Il sera ajouté au calcul du prix et affiché séparément en bas de la page.

7) Vous pouvez ajouter vos marges ici. Vous pouvez ajouter un nombre entier dans la première colonne « Marge distrib. » ou un pourcentage dans la deuxième colonne « Marge distrib. % ». Veuillez noter que les bénéfices/marges seront calculés sur la base du prix de gros.

8) Si besoin, ajoutez des frais de montage supplémentaires sous forme de nombre entier ou de pourcentage.

9) Le matériel local et les compléments au configurateur issu de la liste des articles s’ajoute à la fin du calcul.

10) Cliquez sur pour trier les calculs de prix contenant plusieurs configurations et remonter les configurations. Les variantes ne peuvent pas être triées. Elles s'afficheront toujours directement sous la configuration mère correspondante. Le tri figurera dans le document XLS. Dans le devis, il concerne : le contenu, l’ordre des textes du devis, le calcul du prix et la liste des articles.

11) Cliquez sur pour ouvrir un champ de texte où vous pourrez ajouter des indications et des notes pour le calcul du prix et le devis. Si vous avez ajouté des notes, cette icône apparaîtra après le calcul du prix dans le dossier du devis.

Avertissements pour le calcul du prix

Si l’un de ces avertissements s'affiche, le calcul sera interrompu. Les marges, frais d’installation, etc. ne

peuvent être modifiés. Il faut d'abord entrer un nouveau prix en cliquant sur .

Si la date de calcul de prix n’est pas correcte, elle doit d'abord être corrigée.

1. La date de calcul de prix a changé.

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2. La date de calcul de prix remonte à plus de 4 semaines.

3. Une configuration changé.

Les erreurs de prix sont clairement indiquées par le l’icône . Allez dans la liste des articles et cliquez sur « Afficher les prix ». Les prix manquants sont indiqués par un point d’exclamation jaune (voir chapitre 8.2.3. « Afficher et modifier la liste des articles »)

Une fois que vous aurez procédé à tous les ajustements, cliquez sur . Le calcul apparaîtra dans le dossier de devis correspondant sous « Calcul du prix ».

La prochaine fois que vous ouvrirez ce dossier de devis, le calcul s’affichera avec sa description et sa date de création.

Envoyer la commande

Vous pouvez passer directement du calcul du prix à la création d'une commande. Il suffit de cliquer sur le bouton « Créer la commande » qui apparait près de « descriptif devis client » dans la navigation. Le bouton ne s’affichera pas en cas d’erreur de configuration ou de prix.

Vous serez dirigé vers la deuxième étape de la création. La procédure à suivre est décrite dans le chapitre 8.3 « Envoyer la commande ».

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8.2.6. Créer un devis

Si vous souhaitez créer un devis, cliquez sur « descriptif devis client ». Le devis représente la version physique qui sera soumise à l’utilisateur final.

Le contenu exact du document varie en fonction de plusieurs options. Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires et sélectionner une photo de couverture :

Indication

Chaque champ marqué par un * est obligatoire ! Il apparaîtra dans le devis.

Accords spéciaux passés avec le client (Contrats spéciaux, contrats de reprise, contrats de service) :

Dans cette boite de dialogue, les entrées de l’utilisateur sont en format libre. Il est possible d'ajouter des informations texte pour fournir, au besoin, des explications supplémentaires.

Ces contrats apparaissent sur une page à part dans le devis.

Conditions de paiement du client :

Dans le menu déroulant, l’utilisateur peut sélectionner une modalité de paiement prédéfinie, qu’il aura créée dans l’onglet « Distributeur » (voir chapitre 4.4 « Conditions de paiement »). Vous pouvez entrer de nouvelles conditions dans la boîte de texte.

Ces informations figureront également sur une page à part du devis.

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Les « Options » à droite sont les suivantes :

Projet : Insérer « projet » en filigrane, en diagonale sur chaque page afin de pouvoir modifier ultérieurement la configuration, le calcul et le devis.

Ne pas inclure le descriptif devis : Génère un devis sans les informations détaillées du produit.

Inclure le détail des références : Crée un document avec une liste des articles pour chaque composant.

Pas de prix d'ensemble : Crée un document sans informations tarifaires.

Pas de détail de prix des rubriques Le document comporte uniquement le prix total, sans les détails des catégories de produit.

Prix brut uniquement : Crée un document comportant uniquement les prix de gros.

Montant HT + détail TVA : Inclure la TVA dans l’aperçu des prix.

Dès que les champs obligatoires sont renseignés, vous pouvez générer le devis en cliquant sur « Créer le devis ».

Le document sera compilé en tant que fichier PDF. Le devis PDF peut être consulté en cliquant sur le lien qui apparaît en bas à gauche.

Le devis contient également le numéro de téléphone du client, pour vous éviter d'avoir à rouvrir SalesPlus pour le retrouver.

Les documents compilés peuvent être écrasés. L’utilisateur peut éditer certains champs ou modifier des options initiales. Effectuez les modifications nécessaires et recompilez le document en cliquant de nouveau sur « Créer le devis ». Le lien du document PDF situé en bas à gauche sera actualisé et se verra attribuer un nouveau numéro. Les versions précédentes du document ne seront pas conservées ! En cas de besoin, les utilisateurs peuvent ouvrir la version précédente du document PDF et enregistrer une copie sur leur ordinateur avant de l’écraser.

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8.3. Envoyer la commande

Dans le dossier de projet, vous pouvez créer une commande et l’envoyer en cliquant sur « Créer la commande ».

Vous devez maintenant passer par trois étapes et donner des informations sur votre commande avant de pouvoir l’envoyer.

1. Sélectionnez le calcul de prix :

Choisissez les devis à ajouter à votre commande et cliquez sur .

2. Sélectionnez configuration(s) :

L'étape suivante consiste à sélectionner les produits que vous souhaitez commander. Cliquez de nouveau

sur .

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3. Entrez les données des commandes :

À gauche, vous pouvez remplir séparément « Note interne »; « Notification » et « Observations et remarques sur la commande ». Ces éléments de texte seront directement transférés à GEA.

Adresse de livraison : Vous pouvez choisir le destinataire de cette commande.

Départ usine souhaité : La date de livraison est automatiquement définie, mais peut-être reculée en cas de besoin.

Numéro d’achat : Vous pouvez entrer le numéro que vous souhaitez. Ce numéro peut correspondre, par exemple, au numéro de commande de votre propre système PGI. Ce numéro s'affichera dans le « Statut des commandes » et vous aidera à retrouver la commande.

Fichiers joints : En cliquant sur , vous pouvez ajouter à votre commande des fichiers de données dans différents formats. Ces documents peuvent être des contrats, des plans, des photos, etc. Le type de document n’est pas important, vous pouvez importer un PDF, un DOC, un JPG ou un XLS. Ces documents seront envoyés avec votre commande et pourront être consultés directement dans SAP par le service client.

En cliquant sur cette icône, vous ouvrirez une nouvelle fenêtre. Ici, vous pouvez voir tous les fichiers déjà importés et les supprimer si besoin, mais également ajouter d’autres documents à la commande.

Une fois la commande envoyée, vous ne pourrez plus ajouter ou supprimer des documents.

Envoyer la commande : Dès que vous aurez terminé ces 3 étapes et renseigné toutes les informations nécessaires, vous pourrez envoyer la commande en cliquant sur le bouton « Envoi de commande ». Elle sera ensuite transférée à GEA.

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8.4. Réseau

Votre utilisateur peut avoir l’autorisation de consulter les devis d’autres utilisateurs, ex : vous pouvez mettre en place une hiérarchie pour le personnel de votre société. Si cette autorisation est active pour vous, vous verrez la fonction « Utilisateurs Sales+ » dans l’onglet Devis. Via le réseau, vous pouvez consulter les configurations, calculs et devis d’autres utilisateurs, et vous pouvez les aider en cas de question ou d’erreur.

Utilisez le texte en vert pour naviguer à travers le réseau. En cliquant sur le texte, vous atteindrez le niveau inférieur du réseau et pourrez naviguer jusqu’à l'utilisateur que vous recherchez.

Quand vous aurez trouvé le bon utilisateur, cliquez sur « Dossier des devis » à droite pour ouvrir un aperçu du dossier de cet utilisateur et afficher les configurations, calculs, devis et commandes.

Lorsque vous êtes dans le réseau, l’utilisateur du réseau est indiqué en haut de l’écran. Pour revenir à vos propres devis, cliquez sur « Démarrer ».

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Fonction « Aller à »

Dans SalesPlus, presque tous les éléments possèdent un ID individuel que vous pouvez utiliser dans le réseau pour retrouver facilement le bon devis. Si vous connaissez le nom d’utilisateur, l’ID du dossier, l’ID de la configuration, l’ID du calcul ou le numéro de commande SAP, vous pouvez utiliser la fonction « Aller à », au lieu de naviguer à travers le réseau.

Entrez le nom d'utilisateur ou l’ID et cliquez sur les jumelles en bout de ligne. Si l’utilisateur a bien été assigné à votre réseau, vous serez redirigé vers le devis correspondant.

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e.g. „EDICH.DA“ 1

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9. QUALITE

Remarque

Les utilisateurs SalesPlus n’ont pas automatiquement accès à cet espace. L’accès doit être donné par un administrateur SalesPlus.

En ouvrant l'onglet, un récapitulatif des réclamations sous garantie en cours s'affichera. Les réclamations créées manuellement dans SAP pour cette référence client s’afficheront également.

Les réclamations sont classées par garantie et erreurs de livraison.

1. Date de création de la réclamation

2. Numéro d’avis attribué

3. Type de salle de traite

4. Référence et description

5. Description du défaut

6. Quantité de matériel défectueux ou faisant l’objet d’une erreur de livraison

7. Statut de traitement

L’aperçu montrera toutes les réclamations des 2 dernières années, et les plus courantes s'afficheront en premier. Le statut de traitement se trouve à droite. Les réclamations peuvent être ouverts, en cours ou clôturés.

Cliquez sur les boutons en haut à droite de l'écran pour afficher toutes les réclamations ou les filtrer par réclamations ouverts / clôturés.

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9.1. Créer une nouvelle demande de garantie

Créez une nouvelle réclamation sous garantie en cliquant sur .

Renseignez d’abord les premiers champs. Toutes les informations sont requises !

1. Indiquez si la réclamation concerne la garantie d'une nouvelle installation ou la garantie de pièces détachées (40 caractères max. !)

Si la réclamation concerne des pièces détachées, vous devez joindre une copie de votre facture à l’exploitant !

2. Description de l'installation défectueuse (40 caractères max. !)

3. Date d'intervention

4. Sélection du client final concerné : Tous les clients finaux stockés dans la base de données SalesPlus seront affichés.

Des fichiers, par exemple des images, peuvent être attachés à la réclamation. Pour cela, cliquez sur

et sélectionnez le fichier. Puis importez le fichier en cliquant sur . Il sera automatiquement joint à la réclamation.

La taille maximale ne doit pas dépasser 2 MB.

Les photos doivent être enregistrées et importées au format JPG.

Si la garantie impose des réparations sans remplacement du matériel, il est absolument indispensable de joindre des photos numériques du défaut à la réclamation !

Ensuite, renseignez les informations supplémentaires à propos de la réclamation et du matériel concerné dans la case « Articles en défaut ».

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1. Référence du matériel faisant l'objet d'une réclamation : Référence vérifiée, description, taille/dimension du matériel automatiquement renseignées.

Si vous souhaitez entrer des frais d’heure de main d'œuvre ou de déplacement, vous pouvez utiliser les 3 références suivantes :

9300-9003-001 frais d’heure de main d'œuvre 9300-9003-002 forfait de déplacement 9300-9003-003 frais de déplacement par km

2. Numéro de la commande d'origine

3. Numéro de série correspondant

4. Description du défaut. Si besoin, vous pouvez joindre une description de l’erreur sous forme d'un texte

long en cliquant sur l’icône . Pour les frais d’heure de main d'œuvre et les frais de déplacement, entrez X (40 caractères max.)

5. Quantité de matériel défectueux

6. Date de mise en service de l'installation ou des pièces détachées

7. Date de mise hors service/ constat du défaut

Tous les champs suivants sont requis : référence, description et défaut, quantité, durée de fonctionnement (date de début ou date de fin) !

Après avoir renseigné toutes les données, confirmez en appuyant sur « Entrée ». En cas d’erreur, un message d’erreur s'affichera en bas à gauche. Corrigez vos entrées et renseignez les informations requises avant d’enregistrer la réclamation.

Confirmez vos entrées de nouveau en appuyant sur « Entrée ». Si toutes les données sont correctes et

qu’aucun message d’erreur ne s'affiche, cliquez sur . Le transfert d’information sera lancé.

Une fois la réclamation enregistrée, elle sera automatiquement transmise au SAP pour être traitée et il ne sera plus possible de la modifier !

Après avoir enregistré la réclamation, le système attribuera un numéro d’avis qui s’ajoutera à votre récapitulatif.

Si vous avez des questions concernant une de vos réclamations, veuillez rappeler le numéro d’avis correspondant. Votre interlocuteur pourra traiter votre demande beaucoup plus rapidement.

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9.2. Créer une nouvelle réclamation pour erreur de livraison

Créez une nouvelle réclamation pour erreur de livraison en cliquant sur .

Les premiers champs doivent d'abord être renseignés. Tous les champs sont requis !

1. Sélectionner le type de défaut

2. Description de la salle de traite (40 caractères max. !)

Vous pouvez également ajouter des photos.

Renseignez les informations à propos de la réclamation et le matériel concerné sous l’onglet « Articles en défaut ».

1. Référence du matériel réclamé : Référence vérifiée, description, taille/dimension du matériel automatiquement renseignées.

2. Numéro de la commande d'origine

3. Description du défaut (40 caractères max. !)

4. Quantité de matériel défectueux

Les champs suivants sont requis : référence, description et défaut, quantité.

Vous pouvez ajouter plus d'informations dans le texte long .

Après avoir renseigné toutes les données, confirmez en appuyant sur « Entrée ». En cas d’erreur, un message d’erreur s'affichera en bas à gauche. Corrigez vos entrées et renseignez les informations requises avant d’enregistrer la réclamation.

Confirmez vos entrées de nouveau. Si toutes les données sont correctes et qu’aucun message d’erreur ne

s'affiche, cliquez sur . Le transfert d’information sera lancé.

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10. ANNEXE - AFFECTATION DES PLAGES DE REFERENCES GEA PAR PRODUIT

Prefix from...

Prefix to...

Description English Description française Description German Details

0000 0000 Special Numbers for sales Numéros spécifiques pour les ventes

Spezialnummern Vertrieb Germany

0001 0001 Measuring equipment Équipement de mesure Messarmaturen

0002 0002 Design parts Conception Konstruktionsteile

0003 0003 Tools Outils Werkzeuge

0004 0004 Gaskets Joints Dichtungen

0005 0005 Electric Génie électrique Elektrotechnik

0006 0006 Springs Ressorts Federn

0007 0007 Gaskets rings Bagues d'étanchéité Dichtringe

0011 0011 Bearings Roulements Waelzlager

0013 0013 Nut Écrou Mutter

0014 0014 1 part number

0015 0015 Lubricant Lubrifiant Schmierstoffe

0018 0018 Tubes, valves Tubes, valves Rohrleitungsteile, Ventile

0019 0019 Screws Vis Schrauben

0021 0021 Drives and Acc. Entraînements et accessoires Antriebstechnik, Zubehoer

0024 0024 Label, sticker Symbole, étiquette Schilder

0026 0026 Mech. Fastener Fixations mécaniques Mech.Verbindungen

2000 2319 Manure technology /inch var Tech. de gestion du lisier / variante en pouces

Gülle/Mist Technologie /inch Var

2901 2920 Manure technology /metric var Tech. de gestion du lisier / variante métrique

Gülle/Mist Technologie /metric V

3007 3007 Milking equipment

3200 3299 Silo Tank Tank silo Silo Tank

3250 3259 Chiller Refroidisseurs Chiller Kältesatz

3300 3314 Cooling Réfrigération Kühlung Spare parts

3342 3342 Cooling Configurable Réfrigération configurable Kühlung, konfigurierbar Japy Dijon

3350 3350 Cooling Réfrigération Kühlung Spare parts

3359 3359 Cooling Equipment Équipement de réfrigération Kühlgeräte ausrüstung

3360 3362 Cooling Réfrigération Kühlung Spare parts/ Accesssories

3400 3499 Cooling Réfrigération Kühlung Prominox

4001 4999 Local Parts Pièces locales Lokale Teile

5100 5299 Steel-Barn equipment Équipement des étables en acier

Stahlbau-Stalleinrichtung Norbco

5500 5599 DeBoer NL (Wilaard) DeBoer NL (Wilaard) DeBoer NL (Wilaard)

5800 5899 Steel-Barn equipment Équipement des étables en acier

Stahlbau-Stalleinrichtung GEA FT DK (Mullerup)

5988 5988 Gear Motor Motoréducteur Getriebemotor

5990 5990 Threephase Motor Moteur à courant triphasé Drehstrommotor

5992 5992 AC-Motor Moteur à courant alternatif Wechselstrommotor

5993 5993 DC-Motor Moteur à courant continu Gleichstrommotor

5998 5998 Ottomotor Moteur à essence Ottomotor

6801 6801 Raw Matière première Rohmaterial sheet

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6900 6909 Round Rond Rund

6910 6943 Raw Matière première Rohmaterial

6960 6960 Raw Material Matière première Rohmaterial Wood, Plastic

6963 6963 Working Clothes Tenue de travail Berufsbekleidung

6964 6964 Cupper Fittings Raccords en cuivre Kupferfittings

6965 6965 Advertising Material Produits promotionnels Werbemittel

6966 6966 Paint / Coating Peinture / revêtement Farbe und Lacke

6967 6967 Electrical components Composants électriques Elektro Teile

6968 6968 Manufacturing resources Ressources de fabrication Manufacturing resources

6969 6969 Operating supply material Matériel de travail Betriebsstoffe

6970 6970 Raw Material Matière première Rohmaterial Toolsteel

6980 6989 Tools Outils Werkzeuge

7000 7000 Milking Equipment Équipement de traite Melkanlagen Basic

7001 7001 Milking Mashines Machines de traite Melkmaschine Bucket milking

7002 7002 Milking Mashines Machines de traite Melkmaschine Pipeline milking

7003 7003 Milking Mashines Machines de traite Melkmaschine L 7003

7005 7005 Milking Mashines Machines de traite Melkmaschine F 700

7006 7006 Milking Mashines Machines de traite Melkmaschine divided w, set

7008 7008 Milking Mashines Machines de traite Melkmaschine J 700

7009 7009 Parlours Salles de traite Melkstandanlage

7011 7011 Milking Mashines Machines de traite Melkmaschine M 7011

7012 7012 Milking Mashines Machines de traite Melkmaschine C 708

7013 7013 Milking Mashines Machines de traite Melkmaschine L 7013

7015 7015 Washing Systems Systèmes de nettoyage Reinigungstechnik

7016 7016 Anlagentechnik Anlagentechnik Anlagentechnik Animal care

7017 7017 Milking Mashines Machines de traite Melkmaschine P 7017

7018 7018 Milking Mashines Machines de traite Melkmaschine J 708

7019 7019 Milking Systems Systèmes de traite Melktechnik HB

7020 7020 Cooling Réfrigération Kuehlung Tank Agitator

7021 7021 Milking Systems Systèmes de traite Melktechnik Classic Cluster/Liner NBR misc.

7022 7022 Milking Systems Systèmes de traite Melktechnik Doppeleimer

7023 7023 Milking Systems Systèmes de traite Melktechnik Haengeeimer

7024 7024 Milking Systems Systèmes de traite Melktechnik IQ Milker unit Liner NBR

7025 7025 Milking Systems Systèmes de traite Melktechnik IQ Milker unit Liner VMQ

7026 7026 Cooling Réfrigération Kuehlung Immersion Cooler, open Tank

7027 7027 Milking Systems Systèmes de traite Melktechnik Cluster

7028 7028 Milking Equipment Équipement de traite Melkanlage Hygiene & Accessories

7029 7029 Milking Systems Systèmes de traite Melktechnik Classic300 ClassicPro Liner VMQ

7030 7030 Milking Systems Systèmes de traite Melktechnik Hygiene Equipement

7031 7031 Milking Systems Systèmes de traite Melktechnik AutoDip VMQ

7032 7032 Milking Systems Systèmes de traite Melktechnik TeatStar

7034 7034 Milking Mashines Machines de traite Melkmaschine Quarter wise milking

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7035 7035 Washing Systems Systèmes de nettoyage Reinigungstechnik Circular washing

7036 7036 Milking Systems Systèmes de traite Melktechnik Sheep - Goats

7037 7037 Vac.Testequipment Équipement de test Aspiration Vak. Messtechnik

7038 7038 Milk Releaser Chambre de réception du lait Milchfoerderung

7039 7039 Milk unit control Unité de contrôle de traite Melksteuerung Demax/Dematron 55-70

7040 7040 Milk unit control Stanchion Barn

Unité de contrôle de traite Étable entravée

Melksteuerung Anbindestall

Demax/Dematron 40-50

7041 7041 Pulsator Pulsateur Pulsator Membran

7042 7042 Kuehlung Kuehlung Kuehlung Plate cooler/Ice Water

7043 7043 Vacuum Pump Vane Pompe à vide à palettes Vakuumpumpe-Schieber RPS 1500-2000

7044 7044 Vacuum Pump Vane Pompe à vide à palettes Vakuumpumpe-Schieber RPT

7045 7045 Vacuum Pump Vane Pompe à vide à palettes Vakuumpumpe-Schieber RPS200-280

7046 7046 Vacuum Pump Vane Pompe à vide à palettes Vakuumpumpe-Schieber RPS300




7050 7050 Vacuum Pump Vane Pompe à vide à palettes Vakuumpumpe-Schieber RPS 2800

7051 7051 Electronic Pulsator Pulsateur électronique Electronic Pulsator

7053 7053 Milk unit control Unité de contrôle de traite Melksteuerung MA-MAG-ACR

7054 7063 Parlours Salles de traite Melkstand AR

7064 7069 Parlours Salles de traite Melkstand ATD

7070 7080 Parlours Salles de traite Melkstand HB


7085 7085 Barn Climate Climat de l’étable Stallklima


7090 7090 Plate Cooler/Heat Exchange Refroidisseur à plaques/Échange de chaleur

Plattenwaermet./Waermerueckgew.

PWT /PHE/WRA






7100 7100 Manure Technology Boenen Technologie de gestion du lisier

Abfalltechnik Boenen SRone

7105 7108 Cooling Réfrigération Kuehlung Tank

7109 7109 Cooling Réfrigération Kuehlung DKSF ...-.

7113 7113 Cooling Réfrigération Kuehlung Japy

7114 7114 Cooling Réfrigération Kuehlung Roeka

7115 7115 Cooling Réfrigération Kuehlung Prominox

7117 7117 Robotic System Système robotique Melkroboter Sams

7118 7118 Robotic System Système robotique Melkroboter Leonardo

7119 7119 Feeding System Stanchion Barn

Système d'alimentation Étable entravée

Fuetterungsanlage Anbindestall

MobiTron Feeder

7120 7120 Feed Move/Storage Systems Poussée du fourrage/Systèmes de stockage

Krafutterfoerderung/Silo KSM

7121 7121 Crowd Gate Portes de tri Kuhtreiber CowMander

7122 7122 Electric Fencing System Système de clôture électrique Elektrozaunanlage Electric Fencer

7123 7129 Parlours Salles de traite Melkstand SbS


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7159 7159 Selection/Weighing Sélection/Pesée Tiesortierung-Waage Taxatron,

7160 7160 Feeding Systems Systèmes d'alimentation Fuetterungsanlagen Cows, Freestall, Codatron

7161 7161 Milk Meters Compteurs à lait Milchmengenmessung Metatron

7162 7162 Herd Management Gestion de troupeaux Herdenmanagement DairyPlan

7163 7163 Feeding Systems Systèmes d'alimentation Fuetterungsanlagen Kaelber/calf

7164 7164 Cabinets Bornes de contrôle Kompaktmelkeinheit MultiBoard MultiLine


7170 7170 Vacuumpump Waterring Pompe à vide à anneau liquide Vakuumpumpe Wasserring RPA 10






7177 7177 1 part


7200 7204 Parlours Salles de traite Melkstand HB F

7208 7211 Parlours Salles de traite Melkstand ATD F

7214 7214 Parlours Salles de traite Melkstand Tunnel 1 F

7255 7260 Parlours Salles de traite Melkstand AR Capri (ZI)

7300 7300 Networks Réseaux Netzwerktechnik DPNet

7301 7301 Networks Réseaux Netzwerktechnik DPBus

7302 7302 CowView parts Pièces CowView CowView Teile

7310 7327 Aftersales Après-ventes Nachmarkt



7373 7373 Parlours Salles de traite Melkstand HB 60

7401 7411 Parlours Salles de traite Melkstand AR3 Int

7421 7435 Parlours Salles de traite Melkstand AR3 Ext

7499 7499 Configurable parlor component

Composant de salle de traite configurable

Konfiguriebare Melkstandkomp.

preassemble in the factory

7500 7500 Vacuumpums Blowerstyle Pompes à vide type Blower Vakuumpumpe Geblaese RPL 1800






7506 7506 Vacuumpumps Pompes à vide Vakuumpumpen miscellaneous

7700 7700 Minimilker Mini trayeur Kleinmelker C700

7708 7708 Vacuumpumps Pompes à vide Vakuumpumpe P708

7710 7710 parlour accesorries Accessoires de salle de traite Melkstandzubehör Not directly palour related

7711 7711 general pneumatic parts Pièces pneumatiques générales

allg. pneumatische Teile all parts related to comp.air.

7719 7719 Elecectrical motors non specific

Moteurs électriques non spécifiques

Elektro motoren unspezifisch

7720 7720 Milking Systems Systèmes de traite Melktechnik Miele, meltec

7721 7721 Supplier specific product Produits spécifiques des fournisseurs

Leiferanten spezifische Teile

Foerster company

7722 7722 Hygiene Hygiène Hygiene Fink company

/ 78

7723 7723 Hygiene Hygiène Hygiene Fink company w. Fink Label

7724 7724 Hygiene Hygiène Hygiene Production line EU

7725 7725 Aftersales Après-ventes Nachmarkt Hygiene Bundles

7730 7730 Milking cooling parts Pièces de réfrigération du lait Melken Kühlen Teile Duevelsdorf company

7740 7741 Commodity Drop shipping Streckengeschäft Roxell Company

7750 7750 Milking cooling parts Pièces de réfrigération du lait Melken Kühlen Teile originating from Galesville

7759 7759 Milking Systems Systèmes de traite Melktechnik Surge Europe

7761 7761 Milking Systems Systèmes de traite Melktechnik Classic Cluster/Liner NBR misc.



7769 7769 Milking Systems Systèmes de traite Melktechnik IQ Milker unit Liner NBR

7800 7800 Robotic System Système robotique Melkroboter RMS

7801 7801 Robotic System Système robotique Melkroboter RMS Boenen

7802 7802 Robotic Milking System Système de traite robotique Melkroboter RMS Gailesville

7809 7809 Robotic Milkings sy.configurable

Système de traite robotique configurable

Melkroboter, Konfigurierb. MIone KMats

7810 7810 alternate Drwings MIone Référence configurable MIone alternativ. Zeichnungen MIone

7820 7820 Automatic Milking System Systèmes de traite automatique

Automatic Milking System Rotary


Automatisches Melksystem Walk through parlour


Automatic Milking System Paralell


Automatic Milking System Hering bone

7899 7899 Robot Milking System (Returns)

Systèmes de traite robotique (retours)

Melkroboter (Retouren) return shipments

7910 7910 Milking System, configurable Système de traite, configurable

Melktechnik, konfigurierbar general (world wide)

7999 7999 legal documents documents juridiques Konformitätsnachweise

8134 8134 Controls Commandes Steuergerate

8200 8200 Manual f. SD Order Livrets pour commande SD Betriebsanltg. f. SD Auftrag

8400 8400 training material Matériel de formation Trainingsmaterial

8900 8900 Service Services Service all kinds of non material produc

9040 9040 semi finisched goods Produits semi-finis halferig Waren von GEA FT an GEA Westf.Sep.

9041 9045 Fixture Équipements Vorrichtungen

9046 9046 Fixture Équipements Vorrichtungen Plant Boenen

9047 9047 Fixture Équipements Vorrichtungen Plant US

9049 9049 Fixture Équipements Vorrichtungen

9050 9050 Logistic Logistique Logistik Plant Boenen

9051 9051 Logistic Logistique Logistik Plant US

9052 9052 Logistic Logistique Logistik Plant Agroserve

9053 9053 Logistic Logistique Logistik Chemical Plants Europe

/ 78

9060 9060 Tools, internal Outils, interne Werkzeuge, intern Plant Boenen

9105 9131 Misc. Small parts Diverses petites pièces Diverse Kleinteile Screws,tapes etc. US11 US10

9300 9300 Textfile Bookkeeping Fichier comptabilité Textfile Buchhaltung all kinds of non material stuff

9400 9400 Delivery note Intercompany Bon de livraison entre sociétés Liefernotiz Intercompany div. TG 9430 and 9440 used

9917 9917 Special projects Projets spéciaux Sonderprojekte

9981 9981 Sales Specifikation internationa

Modalités de vente (international)

Sales Spezifikation Export

9982 9982 Sales Kits Kit de vente Sales Pakete

9983 9983 Sales Specifikation national Modalités de vente (national) Sales Spezifikation Inland

9984 9984 Sales Header Directeur des ventes Sales Header for SalePlus text

9985 9985 CD Video CD Vidéo CD Video

9986 9986 Material short text Résumé matériel Materialkurztext translation data base

9987 9987 Template for plant salesorg set.

Modèle pour usine et organisation de vente

Template für Werk u.Verk.Org

Default settings per Mat.Type

9988 9988 Main position f. order Élément principal de la commande

Hauptposition Auftrag

9989 9989 One time PN Référence unique Einmal Teil Nummer

9990 9990 Class Short text Résumé classe Kurztexte Klassen classifications text

9995 9995 Forms Formulaires Formulare, Vordrucke

9997 9997 Brochure, pamphlet Brochure, prospectus Druckschriften, Prospekte