Management dutemps :L’IMPORTANT c’estla causePublié par Experience Conseil30 novembre 2011

Dans tout nouveau projet, l’entrepreneur se met en capacité de fournir uneperformance durable dès lors qu’il est en mesure d’accepter l’idée qu’il ne peutpas tout faire. Ce l’expose alors à une question existentielle. En effet, s’il ne peutpas tout faire, alors il va devoir CHOISIR en permanence, c’est-à-dire RENONCER…

La création de valeur est une affaire de projet et de stratégie. Elle se conçoit et sedéroule sur le long terme. L’expérience a montré que les entrepreneurs quiréussissent à reprendre le contrôle de leurs agendas sont ceux qui ont appris àsélectionner, en toute responsabilité, les activités qui contribuent à les rapprocherde leurs objectifs prioritaires et à renoncer à toutes les autres.Henry Mintzberg[1] a mis en évidence que la grande majorité des managers

cons acra ient 80 % de leurtemps de travail à l’exécution detâches urgentes et que,seulement la moitié de cetemps était investi sur destâches importantes (voir lesdéfinitions ci-après). Pouraméliorer l’efficacité et la valeurajoutée du travail, il est doncnécessaire de réduire le tempsconsacré aux activitésURGENTES et d’augmenter le

temps réservé aux activités IMPORTANTES NON URGENTES. « Maiscomment ? ». Statistiquement, 85 % du temps de travail des cadres est planifiableet fait appel à des talents d’anticipation et d’organisation. En effet, les activitésclassées « URGENT – IMPORTANT – IMPREVU » occupent en moyenne 15 % dutemps de travail TOTAL. Ainsi, l’IMPORTANT doit être la cause des actions. Il fautune vision et du courage pour privilégier les activités importantes sur celles quisont seulement urgentes. Toute focalisation sur le court terme détourne le chefd’entreprise de sa mission de créateur d’avenir.

Définitions autour de la gestion du temps (dictionnaire Hachette)

IMPORTANT : « ce sur quoi on porte son intérêt ». C’est une activité quia p p o r t e unecontribution à vosobjectifs ouorientationsprioritaires.URGENT : « activitéà réaliserimmédiatement ».C’est une activitéqui doit êtreréalisée avant 8,24 ou 48 heures(délai à conveniren fonction dusecteurprofessionnel pourmatérialiser la notion de « immédiatement »).IMPREVU : « qui n’a pas été prévu, qui arrive par surprise ». C’est uneactivité que nous ne pouvons pas planifier (occurrence aléatoire).

Depuis le graphique ci-dessus, vous pouvez déduire que :

1. UNE PARTIE DES TÂCHES URGENTES SONT PLANIFIABLES(puisqu’elles ne sont pas imprévisibles) ;

2. UNE PARTIE DES TÂCHES IMPREVUES NE SONT PAS URGENTES.

Exemples « d’urgence » planifiable : Activité de préparation d’une réunion uneheure avant son début.

Imprévus non urgents (ou faux imprévus) :

Remplacement précipité d’une collaboratrice qui part en congé maternité.

Retard d’un client à un rendez-vous.

>>Pour en savoir plus et vous aider à déceler vos activités importantes, lire le

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>>Prochain blog : découvrez le système « TEMPS+ » pour optimiser l’usage devotre temps.

[1] Henry Mintzberg, Ph.D. (M.I.T.), est professeur de management à l’Université McGill de Montréal et professeur d’organisation à l’Institut européen d’administrationdes affaires (INSEAD) de Fontainebleau. Spécialiste en science desorganisations et auteur de plusieurs ouvrages, ses thèses font autorité à traversle monde.

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