MAITRISE DE LA DIFFUSION DES COMPTES RENDUS ELECTRONIQUES

AUX MEDECINSAUX MEDECINS

Congrès SFIL – Vittel, 16 mai 2013

Eric LainéSEL Laboratoires de Biologie Réunis

La diffusion électronique des comptes rendus aux prescripteurs permet d’envoyer en peu de temps des comptes rendus à un très grand nombre de destinataires

Cette diffusion doit répondre à des exigences qui tiennent :d’une part à la présentation et au contenu du compte rendud’autre part aux conditions de son acheminement

Introduction Introduction

d’autre part aux conditions de son acheminement

Cette diffusion doit être maitrisée. Cette maitrise nécessite d’aborder les aspects suivants :

Choix et mise en œuvre des moyens (« Plan », « Do »)Contrôle du résultat (« Check »)Acceptation, éventuellement action corrective dans une logique d’amélioration (« Act »)

Sommaire

• 1 PRESENTATION DU COMPTE RENDUEXIGENCESFORMATS DE DEMATERIALISATIONPARAMETRAGE DU SILMETHODE DE VERIFICATION

• 2 EXIGENCES PARTICULIERES AUX COMPTES RENDUS ELECTRONIQUES• 2 EXIGENCES PARTICULIERES AUX COMPTES RENDUS ELECTRONIQUESLE CHIFFREMENTLA SIGNATURE ELECTRONIQUE PRESUMÉE FIABLE

• 3 LA CONVENTION DE PREUVE, VERIFICATION GLOBALE CONTENUMETHODE

• 4 EXEMPLES D’ECARTS ET ACTIONS POSSIBLES

1 LA PRESENTATION DU COMPTE RENDU DU COMPTE RENDU

ELECTRONIQUE

1.1 LES EXIGENGES

LISIBILITE DU RESULTATLISIBILITE DU RESULTATNorme ISO 15189 (2012) Chapitre 5.8.1

CONTENU DU COMPTE RENDUNorme ISO 15189 (2012) Chapitre 5.8.3

Ordonnance 2005-674 du 16 juin 2005Art. 1369-10L’écrit sous forme électronique doit répondre à des exigences de lisibilité et de présentation équivalentes à l’écrit sur papier

a Identification univoque et claire de l’examenb identification du laboratoire éditeur du compte renduc identification des analyses réalisées par un laboratoire

sous-traitantd identification du patient e identification unique du prescripteurf date de prélèvement de l’échantillon primaire g type d’échantillon primaireg type d’échantillon primaireh procédure de mesurei résultats communiqués en unités SI ou traçables

jusqu’aux unités SIj les intervalles de référence biologiquesl des commentaires d’avertissement ou d’explication

ISO 15189 5.8.3 Contenu du compte rendu

1.2 LES FORMATS DE DÉMATÉRIALISATION

HPRIM

HPRIM V3

Association HPRIM, actuellement Interop’Santé, 20 rue Augustin Drapiez, 59000 LILLE

ZONE D’IDENTIFICATIONsur 12 lignes : 8 pour le patient, 2 pour la demande, 1 labo émetteur, 1 prescripteur

COMPTE RENDU TEXTE LIBRELes chapitres, sous chapitres et les examens sont paramétrés dans le dictionnaire du SIL.Ils sont mis en forme par des matrices qui peuvent être propres au format.

si HPRIM V3 : DONNÉES STRUCTURÉES SEGMENT RES

ZONE DE FIN DE FICHIER

FICHIER HPRIM

RES|Glycemie Fluo|5GLYF|N|0.90|g/L|0.74|1.06|N|C|4.994|mmol/L|4.107|5.882

LIBELLÉ élément

FORMATRÉSULTAT

VALEURS NORMALES Inf et Sup U1Statut du résultat

Unité N°1

Indicateur d’anormalité

RÉSULTAT Unité N°2

Unité N°2

VALEURS NORMALES Inf et Sup U2

DESCRIPTION UNITÉ N°1 UNITÉ N°2

LIBELLÉ de l’élément (court)

CODE de l’élément

RÉSULTAT unité N°1

Indicateur d’anormalité N NormalL Inférieur à la normaleLL Inférieur à Hyperpatho basseH Supérieur à la normaleHH Supérieur à Hyperpatho basse

HPRIM V3 : Champs du segment RES

1.3 PARAMÉTRAGE DU SIL

DICTIONNAIRE DES ANALYSES

NIVEAUX DE PARAMETRAGE - chapitre, sous-chapitre, examen, élément

- renseigner la base de données via une interface

MATRICES DE MISE EN FORME DU TEXTE- positionnement des variables sur le compte rendu

(présence, place, style)

Paramétrage de l’élément :Données structurées

EXAMENSOUS CHAPITRE

CHAPITRE

ÉLÉMENT transmis en HPRIM V3

et dans le compte rendu en texte libremise en page par les matrices dédiées au texte

à jeun

Texte libre

Transmis dans compte rendu en texte libre

Valeurs normales par âge et sexe, hyperpathologiques

Unités

Nature du résultat

EXAMEN SIMPLE : la glycémie à jeun

1.4 VERIFICATION DU PARAMETRAGE ISO 15189 5.10.3

Envoi d’une demande « Essai »Envoi d’une demande « Essai »en format Hprim sur une adresse du laboratoire

Vérification de la présentation

ZONED’IDENTIFICATION

COMPTE RENDUCOMPTE RENDU

TEXTE LIBRE

FIN DU MESSAGE

FICHIER HPRIM et ISO 15189 5.8.3

TEXTE STRUCTURÉ

SEGMENTS RES *

FICHIER HPRIM V3 : TEXTE STRUCTURÉ

* Élément commentaire

Légende :

VALIDATION EXIGENCES ISO 15189 5.8 (1/2)

VALIDATION EXIGENCES ISO 15189 5.8 (2/2)

2. EXIGENCES PARTICULIERES CONCERNANT LES COMPTES

RENDUS ELECTRONIQUES RECUS PAR LES PRESCRIPTEURSRECUS PAR LES PRESCRIPTEURS

INFORMATION DU PATIENT

ACCORD DU DESTINATAIRE

CONFIDENTIALITÉ

AUTHENTIFICATION

- DE L’ÉMETTEUR DU COMPTE RENDU

- DU DESTINATAIRE

RÉSUMÉ DES EXIGENCES PROPRES AUX COMPTES RENDUS ELECTRONIQUES

NON RÉPUDIATION

TRAÇAGE DES DIFFUSIONS

INTÉGRITÉ DES DONNÉES REÇUES

2.1 LE CHIFFREMENT DES MESSAGES ISO 15189 (2012)5,10 : confidentialité

HPRIMNETAssociation HPRIM, actuellement Interop’Santé, 20 rue Augustin Drapiez, 59000 LILLEAssociation HPRIM, actuellement Interop’Santé, 20 rue Augustin Drapiez, 59000 LILLE

APICRYPTAssociation APICEM 2, route de Bergues CS 40073 F-59412 COUDEKERQUE-BRANCHE cedex

2.1.1 HPRIM NET- Message « encapsulé » dans un mail (norme S/MIME)

- Système de chiffrement asymétrique : le prescripteur diffuse une clé

publique au laboratoire qui doit l’intégrer dans son SIL et garde une clé

secrète pour ouvrir les messages.

- Prévoit en théorie l’utilisation de la CPS du professionnel de santé lequel doit - Prévoit en théorie l’utilisation de la CPS du professionnel de santé lequel doit

se procurer un certificat de cryptage X509 authentifié par l’ASIP Santé.

- L’informatique du destinataire décrypte les messages reçus et adresse au

laboratoire un accusé de réception positif en cas de traitement correct du

message, négatif en cas de traitement incorrect, ou un avis de non-remise en

cas d’échec

2.1.2. APICRYPT

- Message « encapsulé » dans un courrier électronique (norme S/MIME)

- Système de chiffrement symétrique : les clés sont envoyées pour chaque

année par voie postale sous la forme d’un CDROM à charger dans le SIL ou

dans le système informatique du destinataire.

- Le certificat n’utilise pas actuellement la CPS du professionnel de santé et

n’est pas certifié par l’ASIP Santé.

- Pas d’accusé de réception délivré en pratique courante

2.2 LA SIGNATURE ELECTRONIQUE

Clé de voûte de la dématérialisation des échangesDirective européenne 1999/93/CE

Certificat électronique délivré par un organismeCertificat électronique délivré par un organismeSi l’organisme est qualifié (réglementation française) le

certificat délivré est qualifié, le procédé est présumé fiable

Authentifie le message Garantie l’intégrité du message

et sa non répudiation

3. LA CONVENTION DE PREUVE

SIGNATURE ÉLECTRONIQUE SIMPLEEN ABSENCE DE SIGNATURE EN ABSENCE DE SIGNATURE

ÉLECTRONIQUE PRÉSUMÉE FIABLE

CONTRAT SIGNÉ AU PRÉALABLE À LA TRANSMISSION ENTRE LE LBM ET LES DESTINATAIRES DU COMPTE-RENDU (PRESCRIPTEURS) déterminer en concertation avec les utilisateurs le format du compte rendu d’analyses et la façon dont il doit être communiqué ISO 15189 (2012) 5.8.1 « Le laboratoire doit définir le format et le support du compte rendu (c'est-à-dire électronique ou papier) et la manière dont il doit être communiqué par le laboratoire. »

COMPARAISON DU COMPTE RENDU RECU ELECTRONIQUEMENT AVEC COMPARAISON DU COMPTE RENDU RECU ELECTRONIQUEMENT AVEC LE COMPTE RENDU PAPIER IMPRIMÉ AU LABORATOIREISO 15189 (2012) 5.10.3.g « Le laboratoire doit vérifier que les résultatsdes examens, les informations associées et les commentaires sont reproduits avec précision, au format électronique et papier si pertinent, par les systèmes d’informations externes au laboratoire destiné à recevoir directement les informations (par exemple systèmes informatiques, …, courriels, …, équipements web personnels.. »

IDENTIFICATION DU LABORATOIRE EMETTEUR

DU DESTINATAIRE DU COMPTE RENDU ELECTRONIQUE

EXPLICATION DE LA DEMARCHE (exigences légales et normatives)

FORMAT DE DEMATERIALISATION ET OUTIL DE CRYPTAGE UTILISÉS

ENVOIS DES RESULTATS PARTIELS ET RECAPITULATIFS OU BIEN DEFINITIFS

LE LABORATOIRE ATTESTE GARDER UNE COPIE FIDELE ET DURABLE DE L’ENVOI

CONVENTION DE PREUVE : CONTENU DU CONTRAT

IMPRESSION OU NON DE L’EXEMPLAIRE PAPIER DU DESTINATAIRE

METHODE DE COMPARAISON ENTRE LE COMPTE RENDU RECU ET L’ORIGINAL

SIGNATURE ET ACCEPTATION DES CONDITIONS PAR LE DESTINATAIRE

SIGNATURE DU LABORATOIRE APRES VALIDATION DE LA COMPARAISON

LA RETRANSCRIPTION DOIT RESTER FACILEMENT RÉALISABLE PAR LE

DESTINATAIRE, IL N’EST PAS POSSIBLE D’ETRE EXHAUSTIF.

LE OU LES COMPTES RENDUS « ESSAI » DOIVENT CONSTITUER UN PANEL

REPRÉSENTATIF DES EXAMENS PRATIQUÉS PAR LE LABORATOIRE.

Prendre au moins un examen dans chaque chapitre/sous chapitre

CONVENTION DE PREUVE : comptes rendus « ESSAI »

IMPOSSIBLITÉ DE METTRE SUR UNE SEULE DEMANDE DES EXAMENS

INDIQUÉS UNIQUEMENT POUR UN SEXE,

tester une demande pour une femme et une pour un homme

METHODE DE COMPARAISON

4. EXEMPLES D’ECARTS

ET ACTIONS POSSIBLES

Déformations constatées :

é è à : tous les caractères accentués

µ comme toutes les lettres hors alphabet(écart critique portant sur l’unité)

Il peut arriver de constater d’autres déformations sur les signes :

4.1 CARACTERES DEFORMÉS (1/2)

déformations sur les signes :° (de N°) + ou – (moins)- (tiret la ligne)

ACTIONS CURATIVES ENVISAGEABLES

CHANGER LA TABLE DE CARACTÈRE DANS LE SIL POUR LE COMPTE DU PRESCRIPTEUR

Iso 8859-1 (Windows), Ascii 7 bits, IBM PC CP 850, Macintosh 8 bits, …

SUPPRIMER DES CARACTÈRES ACCENTUÉS

4.1 CARACTERES DEFORMÉS (2/2)

SUPPRIMER DES CARACTÈRES ACCENTUÉS

- DANS LE DICTIONNAIRE DU SIL

- DANS LES MATRICES DE MISE EN PAGE

(textes « en dur », tableaux)

LES INFORMATIONS DU TEXTE LIBRE OU DU SEGMENT RES NE SONT PAS UNIVOQUES

préciser le paramétrage du libellé

(chapitre/sous chapitre/examen/élément)

utiliser des codes analyses normalisés (LOINC, CLUABM, )

4.2 DONNÉES MANQUANTES DANS LE TEXTE LIBRE

DES VARIABLES N’APPARAISSENT PAS DANS LE TEXTE LIBRE DU COMPTE RENDU

ÉLECTRONIQUE MAIS FIGURENT SUR L’EXEMPLAIRE PAPIER IMPRIMÉ AU LABORATOIRE

vérifier le positionnement des variables dans les matrices d’édition du texte libre

VÉRIFIER LE CONTENU DU SEGMENT RESLe cas échéant revoir le paramétrage de l’élément

LES COMMENTAIRES LIBRES NE PASSENT PAS EN HPRIM V3Créer dans le paramétrage un élément dédié au commentaire prévoyant les différentes réponses possibles

4.3 DES ÉLÉMENTS NE PASSENT PAS EN HPRIM V3 (1/2)

LES SOUS-ÉLÉMENTS DE NIVEAU 2 NE PASSENT PASCAS DES ANALYSES AVEC DES AJOUTS FACULTATIFS : L’ECBU ET SON ANTIBIOGRAMME

Il est lourd de revoir le paramétrage du dictionnaire (« retour en arrière », connexions automates, …)

Il est donc nécessaire de passer par une norme plus riche que HPRIM V3

XML, HTML, HL7 CDA

EXAMENSOUS CHAPITRE

CHAPITRE

ÉLÉMENTS transmis en HPRIM V3

Élément à saisie facultative :

SOUS-ÉLÉMENTS(éléments fils ou de niveau 2)

non transmis en HPRIM V3

L’ECBU PEUT COMPRENDRE DES SOUS-ÉLÉMENTS(réponse S/I/R aux antibiotiques testés)

La norme HPRIM est pauvre en information structurée. La création d’examens dédiés peut devenir lourde.Le niveau de sous-élément ou « niveau-fils » n’est pas transmis.Cela impose de migrer vers de nouvelles normes plus riches en informations (HL7 CDA par exemple).

La mise en service de la signature électronique présumée fiable est attendue.

Introduction Conclusion

Les enjeux de l’échange électronique des résultats sont :- La facilitation du suivi médical par le raccourcissement des délais de rendu

des résultats. Le traitement de ces résultats pourrait par exemple générer des systèmes d’alerte systématique pour le médecin ou bien des listes de patients à recontacter.

- L’intégration des données reçues permet l’interopérabilité des systèmes

Enfin l’envoi dématérialisé des comptes rendus va dans le sens de la diminution de l’empreinte carbone du laboratoire (norme ISO 14001)