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Outil de gestion du freelancing

Travail de Bachelor réalisé en vue de l’obtention du Bachelor HES

par :

Matias LOURO

Conseillers au travail de Bachelor : Peter DAEHNE, professeur HES

Alexandre de BANOFF, chargé d’enseignement HES

Genève, 29 juin 2010 Haute École de Gestion de Genève (HEG-GE)

Filière Informatique de gestion


LOURO, Matias i

Déclaration

Ce travail de Bachelor est réalisé dans le cadre de l’examen final de la Haute école de

gestion de Genève, en vue de l’obtention du titre de Bachelor en Informatique de

Gestion. L’étudiant accepte, le cas échéant, la clause de confidentialité. L'utilisation

des conclusions et recommandations formulées dans le travail de Bachelor, sans

préjuger de leur valeur, n'engage ni la responsabilité de l'auteur, ni celle du conseiller

au travail de Bachelor, du juré et de la HEG.

« J’atteste avoir réalisé seul(e) le présent travail, sans avoir utilisé des sources autres

que celles citées dans la bibliographie. »

Fait à Genève, le 29.06.2010

Matias Louro


LOURO, Matias ii

Remerciements

Je tiens tout d’abord à remercier M. Alexandre de BANOFF ainsi que de M. Peter

DAEHNE pour leur encadrement, leurs précieux conseils et leur disponibilité.

Je remercie également les personnes ayant répondu à mon questionnaire et fourni des

cas concrets en entreprise qui m’ont beaucoup aidé dans l’élaboration de mon

mémoire, ainsi que pour leurs encouragements.

Enfin je tiens à remercier ma famille pour son soutien tout au long de mon travail.


LOURO, Matias iii

Sommaire

Après avoir passé quelques mois à travailler en tant que développeur freelance pour

une agence web située à Genève. Je me suis rendu compte qu’il y a des problèmes

inhabituels dans les projets entre collaborateurs qui ne surviennent pas lorsqu’on

travaille tous en interne.

C’est pourquoi j’ai décidé de proposer ce sujet et que j’ai élaboré un questionnaire en

ligne pour constater si on retrouve ces problèmes dans les autres agences. Ces

problèmes se sont confirmés et c’est la raison pour laquelle j’ai décidé de créer un outil

de gestion permettant de prévoir et de gérer ces problèmes.

A l’heure actuelle, les entreprises de créations de site web contactent de plus en plus

des ressources externes à leurs entreprises que l’on nomme freelancer pour leur

transmettre des projets. Ces freelancers ne travaillant pas au sein de l’entreprise, des

problèmes de communication, de délais et de non respect du cahier des charges sont

apparus car les entreprises ne savent pas comment gérer ce type de collaborateur.

C’est pourquoi ce document a pour but d’aider les entreprises qui effectuent déjà ou

qui souhaitent le faire, des projets en collaboration avec ces ressources contractuelles.

La gestion du freelancing est composée de cinq aspects principaux, aspects qui se

concluent par une liste de bonnes pratiques à suivre :

• Le recrutement, comment recruter et quelles sont les responsabilités de

l’entreprise par rapport au travailleur freelance

• La communication, les outils qui permettent de bien communiquer et de

collaborer pendant un projet de manière efficace

• La gestion de projet, des méthodes et bonnes pratiques afin de mieux gérer

son équipe

• La standardisation, c'est-à-dire mettre en place des outils et des conventions

qui unifieront la manière de produire les futurs sites web

• L’évaluation, évaluer les collaborateurs ainsi que ses rapports avec l’entreprise

afin que celle-ci s’améliore dans la gestion du freelancing


LOURO, Matias iv

Table des matières

Déclaration...................................................................................................................... i

Remerciements ............................................................................................................. ii

Sommaire...................................................................................................................... iii

Table des matières....................................................................................................... iv

Liste des Tableaux......................................................................................................vii

Liste des Figures........................................................................................................viii

Introduction ...................................................................................................................1

1. Le freelancing.........................................................................................................2

1.1 Définition.....................................................................................................2

1.1.1 Et dans le domaine du web ?............................................................2

1.2 Les secteurs touchés ................................................................................3

1.3 Quelques chiffres.......................................................................................4

1.4 Les avantages ............................................................................................4

1.4.1 Pour l’entreprise................................................................................4 1.4.2 Pour la ressource contractuelle.........................................................4

1.5 Les inconvénients......................................................................................5

1.5.1 Pour l’entreprise................................................................................5 1.5.2 Pour la ressource contractuelle.........................................................6

2. La situation actuelle...............................................................................................7

2.1 La crise économique .................................................................................7

2.1.1 Pas de crise pour les freelances.......................................................7

2.2 Enquête sur Genève ..................................................................................8

3. La gestion du freelancing......................................................................................8

3.1 Le recrutement .........................................................................................10

3.1.1 Faut-il outsourcer ? .........................................................................10 3.1.2 Les principales raisons d’outsourcer...............................................12 3.1.3 Les modes de recrutement .............................................................12


LOURO, Matias v

3.1.3.1 Les portails free-lance........................................................................ 13

3.1.3.2 Les connaissances............................................................................. 14

3.1.3.3 Les réseaux sociaux........................................................................... 15

3.1.3.4 Les conférences professionnelles...................................................... 16

3.1.3.5 Le speed business meeting®............................................................. 17

3.1.3.6 Sites d’annonces ................................................................................ 18

3.1.3.7 Bilan des modes de recrutement ....................................................... 18

3.1.4 La rémunération..............................................................................19 3.1.5 Les responsabilités collaborateur / entreprise.................................21

3.2 La communication ...................................................................................25

3.2.1 Les outils TIC ..................................................................................26

3.2.1.1 Les outils de communication asynchrones ........................................ 27

3.2.1.2 Les outils de communication synchrones .......................................... 30

3.2.1.3 Les outils de collaboration asynchrone.............................................. 35

3.2.1.4 Les outils de collaboration synchrones .............................................. 36

3.2.1.5 Les outils de coordination asynchrones ............................................. 36

3.2.1.6 Exemple d’outils : ............................................................................... 37

3.3 La gestion de projet .................................................................................43

3.3.1 Le cahier des charges.....................................................................43 3.3.2 Le contrôle du travail.......................................................................43 3.3.3 Le respect des délais ......................................................................44 3.3.4 La veille technologique ...................................................................47

3.4 La standardisation ...................................................................................49

3.4.1 Conventions de travail ....................................................................49 3.4.2 Convention de codage ....................................................................49 3.4.3 Convention des outils de production...............................................50 3.4.4 Les éditeurs de contenu WYSIWYG...............................................50 3.4.5 Le W3C ...........................................................................................51 3.4.6 Utilisation des patterns....................................................................52 3.4.7 Choix des solutions.........................................................................55


LOURO, Matias vi

3.4.7.1 Propriétaire contre Open Source ....................................................... 55

3.4.7.2 Les CMS............................................................................................. 57

3.4.7.3 Les solutions e-commerce ................................................................ 60

3.4.7.4 Les frameworks .................................................................................. 63

3.5 L’évaluation ..............................................................................................67

4. Cas concrets.........................................................................................................70

5. Conclusion............................................................................................................74

Bibliographie ...............................................................................................................75

Annexe 1 Sondage sur la gestion actuelle du freelancing......................................76

Annexe 2 Exemple de fiche d’évaluation du collaborateur.....................................91

Annexe 3 Exemple d’évaluation des rapports du collaborateur avec l’entreprise92

Annexe 4 Tableau de l’évaluation préalable pour l’outsourcing ............................92

Annexe 4 Tableau de l’évaluation préalable pour l’outsourcing ............................93

Annexe 5 Listes des bonnes pratiques.....................................................................95

Annexe 6 Interview Agence Web.............................................................................101


LOURO, Matias vii

Liste des Tableaux

Tableau 1 Evaluation préalable pour l’outsourcing 10

Tableau 2 Responsabilités avec contrat de travail à domicile 22

Tableau 3 Responsabilités avec mandat 23

Tableau 4 Les outils TIC 27

Tableau 5 Avantages et inconvénients de l’e-mail 29

Tableau 6 Avantages et inconvénients de la messagerie instantanée 30

Tableau 7 Avantages et inconvénients de l’audioconférence 31

Tableau 8 Avantages et inconvénients de la webconférence 32

Tableau 9 Avantages et inconvénients de la visioconférence 32

Tableau 10 Avantages et inconvénients du téléphone 33

Tableau 11 Tableau d’exemple d’outils de communication 34

Tableau 12 Avantages et inconvénients de l’outil Zimbra 37

Tableau 13 Avantages et inconvénients de l’outil Redmine 39

Tableau 14 Avantages et inconvénients open source et propriétaire 56

Tableau 15 Avantages et inconvénients du CMS Joomla 58

Tableau 16 Avantages et inconvénients du CMS Wordpress 59

Tableau 17 Avantages et inconvénients d’OsCommerce 61

Tableau 18 Avantages et inconvénients de Magento 62

Tableau 19 Avantages et inconvénients du framework Zend 64

Tableau 20 Avantages et inconvénients du framework CakePHP 65


LOURO, Matias viii

Liste des Figures

Figure 1 Relation client / freelance 2

Figure 2 Relation dans le domaine du web 3

Figure 3 Les avantages du freelancer 5

Figure 4 Les inconvénients du freelancer 6

Figure 5 Schéma en soleil de la gestion du freelancing 9

Figure 6 Raisons de recrutement des agences web sur Genève 12

Figure 7 Moyens de recrutement des agences web sur Genève 13

Figure 8 Portails pour freelances : freelance.com et freelancer.com 14

Figure 9 Réseaux sociaux professionnels 16

Figure 10 Réseaux sociaux grand public 16

Figure 11 Le Speed Business Meeting 17

Figure 12 Lieu de travail des freelancers 20

Figure 13 Rémunération des freelancers 21

Figure 14 La communication dans un projet 25

Figure 15 Le temps de réponse en communication asynchrone 28

Figure 16 Exemple de diagramme de Gantt 46

Figure 17 Exemple d’éditeur WYSIWYG avec TinyMCE 51

Figure 18 Labels de validation XHTML et CSS par le W3C 52

Figure 19 Schéma du pattern MVC 53

Figure 20 Exemple de cas d’utilisation d’un framework 63

Figure 21 Résultats évaluations des collaborateurs et auto-évaluations 68


LOURO, Matias 1

Introduction

A l’heure actuelle la manière de travailler dans une entreprise a été bouleversé par

l’arrivée d’internet. Le développement d’internet et les moyens de communications ont

permis aux entreprises de transmettre une partie de son activité à des personnes

externes à l’entreprise.

Les entreprises de créations de site internet sont particulièrement touchées par ce

phénomène et beaucoup d’entre elles utilisent cette nouvelle possibilité pour

développer des sites web en utilisant des ressources contractuelles nommés

freelancer qui vont effectuer le travail à distance, souvent depuis leur domicile.

Cependant, même si cette manière de travailler est avantageuse pour ces entreprises,

elle comporte des difficultés que l’on ne rencontrait pas avant. Des projets qui se

terminent hors des délais imposés, des problèmes de communication entre l’entreprise

et le freelancer ainsi que méthodes de recrutement pas adaptées pour ce type de

collaborateur vont alors se former.

Ce document a donc pour but de mettre en place des bonnes pratiques consultables

sous la forme d’une liste de bonnes pratiques, visant à gérer efficacement ces

ressources contractuelles.


LOURO, Matias 2

1. Le freelancing

1.1 Définition

On appelle « freelancing » le concept qui veut qu’une entreprise fasse appel à un

collaborateur indépendant externe pour effectuer une mission.

Ces collaborateurs indépendants sont également appelé freelance, qui d’un point de

vue étymologique dérive de « free lance », terme utilisé à l’époque médiévale pour

désigner des chevaliers indépendants dont leur lance n’appartient à aucun seigneur et

qui pouvaient être utilisés pour effectuer des tâches ponctuelles. A l’époque comme de

nos jours, ces collaborateurs sont considérés comme des mercenaires dans leur

profession.

Ces collaborateurs ne font pas partie de l'entreprise, ils ont soit créé leur propre

entreprise comme un travailleur indépendant ou font partie d’un groupe de freelance.

En règle générale, l’entreprise cliente fait directement appel à ces collaborateurs :

Figure 1 Relation client / freelance

Collaborateur freelanceClient

mandate

1.1.1 Et dans le domaine du web ?

Un cas intéressant dans le domaine de la création de sites internet : il arrive très

souvent que se ne soit pas le client qui utilise directement cette ressource

contractuelle, mais l’entreprise mandatée par le client comme le décrit le schéma ci-

dessous :


LOURO, Matias 3

Figure 2

Relation dans le domaine du web

Client Agence web

mandate

Collaborateur freelance

mandate

Aujourd’hui avec le développement d’internet, de nouvelles manières de recruter et de

travailler sont apparues. En effet, plus particulièrement dans le domaine de la création

de sites internet et du développement logiciel, le travail peut être effectué à distance ce

qui facilite la recherche de nouveaux collaborateurs indépendants.

De plus, des moyens nouveaux comme les réseaux sociaux ou encore les portails de

matchmaking1 employés / employeurs ont accentué le fait que les entreprises trouvent

plus facilement qu’avant des personnes aux compétences spécifiques recherchées.

1.2 Les secteurs touchés

La pratique du freelancing est très présente dans certains domaines comme l’artisanat,

l’agriculture, le commerce ainsi que les professions libérales qui représentent

beaucoup de métiers dans les domaines de la médecine, du droit de l’architecture, de

la comptabilité et bien d’autres.

On retrouve également ce phénomène dans les métiers de l’informatique, de

l’infographie, du journalisme, de la communication, du consulting, c’est dire si ce

phénomène est présent dans notre société à l’heure actuelle.2

1 Le matchmaking est la mise en relation entre deux entités par leurs points communs ou leur

affinité 2 Source : http://fr.wikipedia.org/wiki/Travailleur_ind%C3%A9pendant


LOURO, Matias 4

1.3 Quelques chiffres

D’après une enquête du département du travail américain effectuée en 2005, c’est plus

de 10 millions de travailleurs indépendants qui ont été recensés aux USA, ce qui

équivaut à 7.4% des travailleurs du pays3.

Actuellement pour la Suisse et la France il y a chaque jour environ 50’000 freelances

recherchant des missions contre 1'000 à 2'000 missions proposées par les entreprises

rien que sur le portail freelance de Freelance.com™4. Et sachant que ce n’est pas

l’unique moyen de recrutement, nous pouvons admettre que ce chiffre est donc

beaucoup plus élevé bien qu’aucune étude à l’heure actuelle ne puisse le démontrer.

1.4 Les avantages

1.4.1 Pour l’entreprise

Si l’entreprise à besoin d’une compétence très spécifique pour un projet mais qu’elle

ne souhaite pas former un de ses collaborateurs ou engager un employé

supplémentaire, que se soit encore pour des raisons de timing ou simplement

économiques, elle peut faire appel à un collaborateur indépendant.

Elle peut déléguer des tâches en cas de surcharge de travail sans pour autant engager

plus de personnel fixe.

Les moyens actuels permettent de rechercher très facilement ces ressources.

1.4.2 Pour la ressource contractuelle

Le freelancer gère lui-même son horaire car en règle générale, il travaille chez lui, ce

qui lui fait travailler dans un cadre qui lui est confortable et lui évite des frais de

déplacements. Il peut donc planifier son emploi du temps et passer du temps avec sa

famille et ses amis comme il le souhaite.

3 Étude menée en 2005 par le « Bureau of labor statistics » aux USA : http://www.bls.gov/opub/ted/2005/jul/wk4/art05.htm.

4 Constaté sur le site au mois de mai 2010 : http://www.freelance.com/


LOURO, Matias 5

Un freelancer ayant beaucoup d’expérience et qui accroit sa notoriété pourra se

permettre de choisir les missions qu’il a envie d’effectuer, ce qui est gratifiant et

motivant pour son travail, il peut également proposer des tarifs plus élevés.

Figure 3

Les avantages du freelancer

Source : http://blog.freelance.com/mon_weblog/dessins/

1.5 Les inconvénients

1.5.1 Pour l’entreprise

Il y a des difficultés de communication que l’on ne connait pas forcément avec un

employé fixe. L'entreprise à beaucoup moins de contrôle sur un freelancer que sur un

employé de l'entreprise puisqu’il ne travaille pas sur place, il peut même être dans un

autre pays et parler une autre langue. Il y a également des problèmes de délais de

rendu du produit et de non respect du cahier des charges qui peuvent se générer.

Si une entreprise connait fréquemment ce genre de problèmes, plus le ratio5

freelancer/employés effectuant des projets est élevé, plus le risque que cela se

produise est élevé lui aussi. Cela nécessite donc une bonne gestion du personnel et du

travail.

5 Ratio : le ratio est le rapport entre deux nombres : http://fr.wikipedia.org/wiki/Ratio


LOURO, Matias 6

1.5.2 Pour la ressource contractuelle

Le freelancer doit avoir une palette de compétences très spécialisée et très riche afin

de décrocher des contrats, ce qui lui impose d'être toujours à jour avec les nouvelles

technologies et de se former. Ses formations vont lui coûter sur son propre temps et si

elles sont payantes, sur son propre argent.

Tout comme n’importe quel travailleur indépendant, si le freelancer est malade, en

vacances ou qu'il n'arrive simplement pas à décrocher un contrat, il n'aura pas

d'argent.

Figure 4

Les inconvénients du freelancer

Source : http://blog.freelance.com/mon_weblog/dessins/


LOURO, Matias 7

2. La situation actuelle Après cette définition du freelancing, il est intéressant maintenant de voir de quelle

manière nous en sommes affectés. Pour cela, nous avons effectué un questionnaire en

ligne auprès de l’ensemble des entreprises de créations de sites web sur Genève afin

de voir le lien existant avec ce phénomène et les problèmes rencontrés.6

2.1 La crise économique

Ces deux dernières années ont été frappées par la plus grande crise économique de

l’histoire7, cela à un impact plus ou moins conséquent pour le freelancing.

2.1.1 Pas de crise pour les freelances

Suite à cette crise, beaucoup de personnes se sont exprimées sur des forums8 de

freelance sur leur avenir en tant que travailleur indépendant et il en ressort des avis

plutôt surprenants.

La crise serait une aubaine pour le freelancing et incite même les webdesigners des

agences web à quitter leur entreprise pour devenir freelance. Les raisons sont que les

agences web veulent serrer la ceinture et vont devoir se séparer de beaucoup

d’employés, cependant les projets seront toujours là et c’est là que les freelances ont

l’avantage, leur tarif étant plus bas que celui d’une agence web, les petites et

moyennes entreprises vont alors se tourner vers eux.9

6 Questionnaire disponible en annexe 1

7 Article détaillé : http://fr.wikipedia.org/wiki/Crise_%C3%A9conomique_de_2008-2010

8 Un forum est un espace virtuel qui permet de discuter « librement » sur plusieurs

sujets divers. Source : http://fr.wikipedia.org/wiki/Forum

9 Source : http://blog.barbayellow.com/2009/02/16/la-crise-3-pas-pour-les-freelance/


LOURO, Matias 8

2.2 Enquête sur Genève

Un sondage concernant le freelancing a été transmis aux différentes agences web10. Il

en ressort que plus de 60% des agences web questionnées ont eu recours ou pensent

faire appel à des collaborateurs freelance. Pour celles ayant déjà utilisé ces ressources

contractuelles, 22% des agences questionnées utilisent entre 51% et 75% de

travailleurs freelance pour leur projet. Ce phénomène est donc bien répandu en tout

cas pour cette région.11

3. La gestion du freelancing Manager des collaborateurs freelances n’est pas chose aisée car la distance séparant

chaque collaborateur impose de travailler d’une manière différente et de mettre en

place une série d’outils que les entreprises n’utiliseraient pas habituellement. Rien

qu’en tenant compte du fait que le collaborateur est à distance, on perd la

communication non-verbale c’est-à-dire les gestes, les mimiques, les expressions, le

ton de la voix, ce qui constitue 93% du message lors d’une conversation12.

De plus, les collaborateurs sont susceptibles de parler une autre langue et d’avoir une

culture différente de celle de l’entreprise qui les mandate ce qui ne facilite pas du tout

la communication et des problèmes de délais, de non respect du cahier des charges

peuvent s’accumuler.

10 Disponible en Annexe 1

11 Le questionnaire complet se trouve en annexe de ce document.

12 Constaté sur le site :

http://www.martialgrosfort.com/npds/sections.php?op=viewarticle&artid=82

et vérifié par le cours de communication du professeur JUILLERAT Berthe


LOURO, Matias 9

La gestion du freelancing est composée de cinq chapitres principaux :

• Le recrutement : les différents moyens de recrutement, de rémunération, les responsabilités entre l’entreprise et le travailleur freelance

• La communication : les outils à mettre en place pour assurer une bonne communication avec les collaborateurs

• La gestion de projet : les moyens à mettre en œuvre pour terminer les projets dans les délais

• La standardisation : les moyens à mettre en œuvre pour standardiser un maximum la production de vos sites

• L’évaluation : autant du collaborateur que de l’entreprise afin de s’améliorer

Figure 5

Schéma en soleil de la gestion du freelancing

Chaque chapitre doit être maitrisé si l’on veut avoir une bonne gestion du freelancing.


LOURO, Matias 10

3.1 Le recrutement

Le recrutement est l’une des phases les plus importantes car les critères de choix vont

directement influencer la manière de collaborer et de communiquer avec votre

ressource, le simple fait d’engager une personne travaillant dans la même ville que

l’entreprise change radicalement que si cette personne travaille à l’autre bout de la

planète.

3.1.1 Faut-il outsourcer ? 13

Le fait d’outsourcer est une décision importante à prendre pour les entreprises. Il faut

pour cela qu’elles se fixent des objectifs.

Voici une grille permettant de répondre aux diverses questions à se poser avant

d’outsourcer, ce tableau est également disponible en annexe :

Tableau 1

Evaluation préalable pour l’outsourcing

A traiter Importance Réponse

Quelles sont les raisons qui nous poussent à employer des collaborateurs freelances ?

Quels sont les projets que nous allons sous-traiter ?

Quel pourcentage de développement (ou autre) sera probablement réalisé en outsourcing à moyen/long terme ?

Quelles sont les priorités budgétaires ? Actuelles et probables à moyen terme

13 Transférer de tout ou partie d'une fonction d'une organisation (entreprise ou administration)

vers un partenaire externe. Source : http://fr.wikipedia.org/wiki/Externalisation


LOURO, Matias 11

Quelles économies vise-t-on ?

Dispose-t-on d’un ordre de grandeur des dépenses anticipées ?

Quel est le niveau minimal de sécurité que l’on souhaite atteindre pour nos sites web ?

Quelles sont les exigences de sécurité que nous devons chiffrer ?

Veut-on réaliser un projet test ou désire-t-on démarrer tout de suite par un projet réel ?

Quels enseignements désire-t-on recueillir d’un projet test ?

Quel serait notre projet test ?

Qui en interne va prendre le management des opérations outsourcées (encore plus

important si offshore14)

Cette personne est-elle motivée sur l’outsourcing ? (offshore ?)

A-t-on décidé du type de rémunération ?

Source : DE BANOFF A., Gérer un portfolio de sous-traitants. Cours d’économie d’entreprise, Informatique

de gestion, Genève, 2010 (page 74)

14 Le développement est réalisé par des équipes de développement en-dehors de la société

dans des pays éloignés où il est intéressant de travailler. Source : DE BANOFF A.,

Gérer un portfolio de sous-traitants. Cours d’économie d’entreprise, Informatique de

gestion, Genève, 2010


LOURO, Matias 12

3.1.2 Les principales raisons d’outsourcer

Il y a de multiples raisons pour une entreprise de faire de l’outsourcing. Dans le cas

des agences web, cela peut se produire lorsqu’il y a besoin d’une compétence très

pointue dans un domaine, pour des raisons économiques ou pour pourvoir à une

surcharge de travail temporaire ou inattendue.

Exemple : une entreprise doit faire un site vitrine mais le client souhaite une vidéo

d’introduction en flash15 d’un niveau dépassant les compétences internes de l’agence

web mandatée. Pour cela, elle va faire appel à une ressource extérieure ayant les

compétences pour effectuer ce travail.

Voici les raisons principales de recrutement pour les agences web sur Genève :

Figure 6

Raisons de recrutement des agences web sur Genève

3.1.3 Les modes de recrutement

Les moyens sont nombreux lorsqu’une entreprise recherche des collaborateurs pour

ses projets. Cependant, chaque moyens permettent de recruter un collaborateur de

manière plus moins ou rapide.

15 Flash est une technologie créée par la société Adobe™ qui permet d’ajouter sur une page

web des animations et des objets interactifs de haute qualité. Site officiel :

http://www.adobe.com/fr/


LOURO, Matias 13

Grâce au questionnaire nous avons pu déterminer les modes de recrutement utilisés

par les agences web sur Genève :

Figure 7

Moyens de recrutement des agences web sur Genève

3.1.3.1 Les portails free-lance

Un portail free-lance est un site web, regroupant une communauté de travailleurs

indépendants qui peuvent interagir entre eux par le biais d’un forum, de discuter des

nouvelles façons de faire ainsi que des nouvelles technologies. Mais le but principal de

ce portail est de proposer ses services de freelance aux entreprises. Les entreprises

s’inscrivent également sur le site et proposent des missions que les freelance

acceptent ou non.

Chaque site à son propre fonctionnement et ses propres règles mais globalement le

site va afficher les différentes demandes. Il va également s’occuper de la partie

juridique, assurance, ce qui fait économiser du temps.

Cela permet aux entreprises de trouver très vite une ressource pouvant effectuer la

mission, surtout si elle recherche une compétence très pointue pour son projet, et pour

le freelance, d’augmenter sa notoriété sur le site afin de pouvoir effectuer des missions

qui seront plus intéressantes pour lui.


LOURO, Matias 14

Cependant, il faut prendre en compte le fait que les tarifs sont proposés par le

freelancer et non par l’entreprise, celle-ci va devoir prévoir la possibilité d’un surcout

par rapport à ses habitudes et elle devra prendre également en compte que le portail

en question prend une part du montant à payer au collaborateur.

Ce mode de recrutement est récent puisqu’il date d’environ une dizaine d’années, le

célèbre portail Freelance.com™16 lancé en 1996 a connu une très forte hausse de son

activité entre 1998 et 2005 et s’est étendue sur 6 pays.17

D’après notre enquête, ce mode de recrutement n’est nettement pas majoritaire pour

les agences web de Genève qui préfèrent le recrutement par la méthode du bouche à

oreille.

Figure 8

Portails pour freelance : freelance.com et freelancer.com

3.1.3.2 Les connaissances

La méthode la plus ancienne et la plus courante dans la vie de tous les jours. Engager

du personnel par les connaissances autour de soi, ou par le phénomène très connu

que l’on appelle le « bouche à oreille ». C’est de cette manière qu’un commerçant fait

sa réputation et c’est également de cette manière que l’on peut trouver un travail ou

obtenir des avantages grâce aux liens que nous avons en tant qu’êtres humains.

Cette méthode pour le collaborateur peut être la meilleure des publicités comme de la

pire mais pour l’entreprise si la source de l’information est fiable, elle peut se baser sur

ses dires pour engager ou non la personne.

Le désavantage de la méthode est qu’il n’y a rien de concret comme information, il faut

donc soit pouvoir la vérifier soit faire confiance à la source.

16 Site officiel : http://www.freelance.com

17 Constaté sur le site :

http://freelance.com/__C12567690041E103.nsf/pages/2002whoarewe?OpenDocument&openS

ection=1


LOURO, Matias 15

Voici deux scénarios inspirés de faits réels qui peuvent aboutir à un recrutement par

les connaissances :

Scénario A : Un collaborateur qui parle à son chef cherchant une ressource freelance

pour des mandats web qui lui conseille vivement un de ces amis, car il a de

l’expérience dans le domaine et c’est une personne de confiance.

Scénario B : En discutant avec un collègue, un collaborateur apprend que son

colocataire est un programmeur PHP18 freelance et qu’il cherche actuellement des

missions à effectuer et que c’est une personne ayant déjà plusieurs années

d’expérience dans le domaine. Sachant que son entreprise est constituée de freelance

et qu’elle cherche actuellement du monde, le collaborateur informe aussitôt à son

collègue de demander à son colocataire de faire une candidature spontanée. Cette

personne effectue des missions pour cette entreprise depuis maintenant un an.

3.1.3.3 Les réseaux sociaux

Ce début du 21ème siècle marque l’ère des réseaux sociaux, avec l’apparition du très

célèbre Facebook™19 ou encore LinkedIn™20, les gens s’ouvrent de plus en plus à

l’internet, dévoilant des informations de manière plus ou moins publique, et se créant

une nouvelle identité.

Les réseaux sociaux comme LinkedIn sont destinés aux professionnels, les membres

affichent leur Curriculum Vitae, leurs formations et leurs créations. Ces membres sont

également interconnectés car ils s’ajoutent dans leur liste de connaissances

professionnelles. Concrètement, cette méthode est une variante du bouche à oreille et

des connaissances car cela se fait par notre identité web.

Le désavantage est que cette identité peut se révéler faussée puisque c’est la

personne elle-même qui pose les informations qu’elle veut. Il ne faut donc pas

entièrement se baser là-dessus.

Il y a deux types de réseaux sociaux :

18 PHP : HyperText Preprocessor, langage de programmation (coté serveur) employé pour

réaliser des sites web dynamiques 19 Site officiel : http://fr-fr.facebook.com/

20 Site officiel : http://www.linkedin.com/


LOURO, Matias 16

Les réseaux sociaux purement professionnels comme LinkedIn™, Viadeo™21,

Xing™22, Ziki™23:

Figure 9

Réseaux sociaux professionnels

Les réseaux sociaux grand public comme Facebook™ou MySpace™24 :

Figure 10

Réseaux sociaux grand public

Pour les entreprises souhaitant utiliser les réseaux sociaux, il est préférable de

s’intéresser aux réseaux qui correspondent à la zone d’activité de l’entreprise comme

par exemple Ziki qui est un réseau social français, tandis que LinkedIn est plutôt

international. De plus, ce n’est pas la méthode de prédilection lorsque l’entreprise

recherche un travailleur pour des situations urgentes.

3.1.3.4 Les conférences professionnelles

Les conférences professionnelles sont également un moyen de trouver de nouveaux

partenaires et de collaborateurs, car ce sont des personnes ayant un but commun se

retrouvant à un moment ponctuel, c’est un lieu d’échange et de dialogue direct avec les

personnes.

21 Site officiel : http://www.viadeo.com/

22 Site officiel : http://www.xing.com/

23 Site officiel : http://www.ziki.com/fr

24 Site officiel : http://www.myspace.com/


LOURO, Matias 17

Les conférences professionnelles ne permettent pas de recruter dans l’urgence mais

plutôt de se créer des liens à moyens et longs termes.

3.1.3.5 Le speed business meeting®25

Le speed business meeting est une variante d’une conférence professionnelle

standard. C’est un concept qui à vu le jour en France en 2003 et qui consiste à faire

des liens professionnels entre l’entreprise, ses clients potentiels, partenaires et

collaborateurs de manière très rapide.

Concrètement, c’est un salon pour entreprises ayant moins de 20 salariés où chacune

de ces entreprises possède son stand et dialogue avec les différents visiteurs. C’est un

mode de réunion très dynamique pour mettre en relation les futurs clients et

partenaires des entreprises qui se présentent.

Cette démarche à rencontré un grand succès et a favorisé plus de 30'000 mises en

relation de participants.26

Même si pour le moment cette pratique n’existe qu’en France, il est bon pour les

agences d’y prêter attention si l’extension du phénomène atteint leur zone d’activité.

Figure 11

Le Speed Business Meeting®

Source : http://www.salonmicroentreprises.com/espace-exposants/micro-stands/details.php

25 Site officiel : http://www.salonmicroentreprises.com/espace-visiteurs/speed-business-

meeting/ 26 Source : http://www.salonmicroentreprises.com/espace-visiteurs/speed-business-

meeting/presentation-speed-business-meetings.php


LOURO, Matias 18

3.1.3.6 Sites d’annonces

Les sites d’annonces sont également un moyen de trouver des collaborateurs, ils sont

utilisés pour trouver quelqu’un à qui confier des missions à moyen-terme ou pour des

projets qui sont déjà fixés qui ne débuteront pas avant un certain temps. Lorsque l’on

parle de sites d’annonces, cela peu être une annonce publiée dans un journal comme

sur un site web.

3.1.3.7 Bilan des modes de recrutement

Pour n’importe quel mode de recrutement, il faut exiger un contact direct ou visuel avec

la personne à mandater. Il ne faut pas faire l’erreur de recruter juste en contactant la

personne avec un e-mail ou par téléphone. Il est préférable de privilégier, si la distance

géographique est importante, les outils de visioconférence27 comme Skype™28 car le

contact visuel permet d’avoir la fameuse 1ère impression, ce qui est très important.

Sans cela, on perd toute la communication non verbale, et de plus, il est plus facile de

paraître sûr de soi par téléphone que dans un entretien en face à face.

Cela permet également de se rassurer et mettre un visage sur la personne avec lequel

l’entreprise va collaborer. De plus, la ressource employée va pouvoir créer un réel lien

avec l’entreprise pour laquelle il collabore et donc d’ôter cette impression de travailler

pour une entité virtuelle. Le collaborateur se rend compte de cette manière qu’il

appartient à quelque chose de concret. Il est également conseillé de demander un

visuel des travaux que la ressource à effectué (si elle en a le droit) afin de voir

concrètement ce qu’elle a fait afin de prendre la bonne décision.

Un autre aspect à prendre en compte est l’urgence du besoin d’un collaborateur. En

effet, lorsqu’une agence web a besoin d’un collaborateur très rapidement, elle va

devoir compter dans un premier temps sur les connaissances qu’elle a autour d’elle car

c’est le moyen le plus rapide de trouver une réponse favorable. Si ce n’est pas le cas, il

lui faudra passer par les portails freelance afin obtenir une ressource très rapidement

mais tout en prenant en compte les coûts qui peuvent être plus élevés.

27 Voir chapitre 3.2.1.2

28 Site officiel : http://www.skype.fr/


LOURO, Matias 19

Dans tout les cas, une fois que l’entreprise a tissé un lien avec un collaborateur

freelance et qu’elle en est satisfaite, elle doit essayer de le garder dans sa liste de

contacts afin de pouvoir l’appeler par la suite. L’entreprise y gagnera beaucoup de

temps car le collaborateur sait déjà comment fonctionne l’entreprise, quels outils elle

utilise et du coté de l’agence c’est une manière d’être rassuré car elle sait c’est une

ressource de confiance qui effectuera son travail correctement et dans les délais.

3.1.4 La rémunération

Le type de rémunération que l’entreprise va choisir va dépendre du type de projet à

effectuer.

Il y a plusieurs moyens de rémunérer un collaborateur freelance :

Le forfait

L’entreprise donne une mission à un collaborateur et il sera payé une certaine somme

fixée au départ. L’avantage de cette solution est que l’entreprise connait à l’avance le

coût de cette tâche. C’est un mode de rémunération basé sur le résultat et qui a pour

avantage de diminuer les risques en cas de dépassement des délais ou financier.

La difficulté avec ce type de rémunération est l’estimation du prix à payer, plus le projet

dure longtemps ou est sujet à des modifications en cours de production, plus il sera

difficile de proposer un prix. C’est pourquoi il est favorable de l’adopter pour des projets

dont on connait exactement le périmètre du projet. C’est également un moyen de

rémunération qui est plus rassurant pour l’entreprise surtout lorsque elle débute des

projets pour la première fois avec des freelancer qu’elle ne connait pas.

Le tarif horaire

La tâche à effectuer est estimée à un certain nombre d’heures, et c’est ensuite soit le

tarif horaire proposé par le collaborateur soit celui établi par l’entreprise qui sera pris en

compte. Convient très bien pour les projets de petites envergures où le nombre

d’heures de travail estimé est facilement évaluable.

La régie

En mode régie, le client fait sous-traiter une partie de son activité à une autre

entreprise et cette entreprise fait travailler ses collaborateurs chez le client. C’est le

client qui impose ses méthodes de travail et son organisation.


LOURO, Matias 20

Concernant la facturation, le client va d’abord payer une facture pour le temps passé

par les collaborateurs puis il va payer une deuxième facture des dépenses engagées

par l’entreprise mandatée.29

La régie forfaitée

Reprise du mode régie mais dont certains sous-projets sont payés au forfait afin de

tirer l’avantage de la régie et du forfait en même temps pour le client.

Que choisir ?

Cela dépend en partie de la politique de chaque entreprise ainsi que le moyen de

recrutement choisi : en passant par un portail freelance, c’est en règle générale le tarif

du collaborateur qu’il faudra adopter il faut donc en tenir compte.

Pour la création de sites internet, la régie ainsi que la régie forfaitée ne sont cependant

jamais ou rarement choisies car les freelancers recrutés travaillent quasiment tout

depuis leurs locaux ou depuis leur domicile comme le démontre la figure ci-dessous :

Figure 12

Lieu de travail des freelancers

29 Source : DE BANOFF A., Gérer un portfolio de sous-traitants. Cours d’économie

d’entreprise, Informatique de gestion, Genève, 2010


LOURO, Matias 21

Ce qui coïncide avec la manière de rémunérer les freelancer de la part des agences

web :

Figure 13

Rémunération des freelancers

3.1.5 Les responsabilités collaborateur / entreprise

Lors d’un recrutement, il est important de se demander comment sont définies les

responsabilités entre l’employeur et la ressource contractuelle. Pour les entreprises

n’ayant jamais eu recours au freelancing il est bon de savoir comment cela peut se

passer, et dans les différents cas, de quelle manière s’appliquent les lois en vigueur.

Lors du recrutement d’un collaborateur freelance, il faut se poser les questions

suivantes :

• Qui paie le freelancer en cas de maladies, accidents ?

• Qui paie les charges sociales pour le freelancer ?

• Quand faut-il payer le freelancer ?

• Que faut-il déclarer ?


LOURO, Matias 22

Deux scénarii principaux possibles

Le premier scénario possible est de faire signer un contrat de travail à domicile. Ce

contrat lie le collaborateur à l’entreprise, ce qui permet à l’entreprise de faire appel à lui

de manière quasiment exclusive.

Tableau 2

Responsabilités avec contrat de travail à domicile30

Action

Dédommagements accident, maladie

L’employeur doit dédommager le travailleur

Charges sociales L’employeur paie les charges sociales

Moment de la paie L’employeur est tenu de payer le travailleur à la fin

du mois.

Lieu du travail Convenu avec le travailleur

Mode de rémunération Convenu par l’employeur, payement à la t’ache

effectuée, ou en tarif horaire

Confidentialité L’employeur en signant le contrat est tenu de

respecter la confidentialité des travaux qu’il effectue

Non respect des délais, cahier des charges

Le travailleur est responsable de ses fautes pour

autant que c’est bien de sa faute

Déclaration L’employeur déclare tout le montant

30 Selon le code des obligations Suisse, articles 351 à 354


LOURO, Matias 23

Le deuxième scénario possible est de faire appel à un collaborateur freelance ayant le

statut d’indépendant31 et d’effectuer un mandat, ce qui est le cas lorsque l’on passe

par les portails freelance. De ce fait, l’agence web ne se lie pas avec le collaborateur

mais en revanche elle se décharge des responsabilités de dédommagements et des

charges sociales.

Tableau 3

Responsabilités avec mandat32

Action

Dédommagements accident, maladie

Le travailleur est responsable en cas de maladies ou

d’accidents

Charges sociales Le travailleur paie ses charges sociales

Moment de la paie Libre, l’employeur peut également payer un acompte

au début du projet

Lieu du travail Convenu avec le travailleur

Mode de rémunération Convenu par l’employeur, payement à la tâche

effectuée, ou en tarif horaire

Confidentialité L’employeur est tenu de respecter la confidentialité

des travaux qu’il effectue

Non respect des délais, cahier des charges

Le travailleur est entièrement responsable en cas de

dépassement des délais ou de non-conformité du

cahier des charges

Déclaration L’employeur déclare le montant soustrait de la part

du collaborateur.

31 Selon la législation Suisse : http://www.ch.ch/private/00054/00058/index.html?lang=fr

32 Selon le code des obligations Suisse, articles 394 à 406


LOURO, Matias 24

Bonnes pratiques pour le recrutement :

1. Adaptez votre mode de recrutement en fonction de la situation et des besoins

2. Exigez de voir le futur collaborateur en face à face ou par visioconférence

3. Demandez à voir les travaux réalisés par le futur collaborateur

4. Signalez clairement ce que vous recherchez de la part du futur collaborateur

5. Gardez contact avec les collaborateurs dont vous êtes satisfaits

6. Connaissez vos responsabilités envers le collaborateur engagé


LOURO, Matias 25

3.2 La communication

Le but de se chapitre est de montrer les différents moyens techniques pour assurer

une bonne communication avec les collaborateurs freelance pendant les projets et de

proposer quelques exemples d’outils qui pourraient être utilisés.

Lorsque l’on utilise des freelancer, nous sommes confrontés à plusieurs problèmes :

• L’éloignement géographique, c’est le principal problème, car il faut gérer une personne qui ne travaille pas dans les locaux de l’entreprise, et la communication va évidemment être plus difficile, surtout à l’échelle de tout un projet

• La langue parlée, en effet, il n’y a pas de frontière lorsque l’on pratique cette méthode, c’est pourquoi les collaborateurs peuvent se trouver dans un pays différent de l’entreprise qui les mandate

• La culture, le pays ou la région où se trouvent les collaborateurs peut être totalement différent de l’entreprise, et les différences culturelles sont un facteur d’importance lors de la communication

Voici une image très célèbre concernant la communication lors d’un projet :

Figure 14

La communication dans un projet

Source http://projectcartoon.com


LOURO, Matias 26

L’une des clés de la réussite dans la collaboration avec une ressource contractuelle est

donc d’établir une stratégie de communication. Lorsque l’on est à distance, le seul

moyen est de passer par des outils de communication et de collaboration. Il faut tout

d’abord les connaître mais aussi les utiliser correctement dans les bonnes situations.

3.2.1 Les outils TIC33

Les outils TIC sont les outils de communication que les collaborateurs de l’entreprise

vont utiliser tout au long des projets afin de communiquer avec leurs ressources

freelance. Le collaborateur freelance étant à distance, les plus grosses difficultés

rencontrées lors des projets sont bien évidemment des problèmes de communication

et plus particulièrement lorsqu’il s’agit de faire comprendre ce que l’on attend comme

résultats et le résultat fournit.

Ces outils sont utilisés afin de répondre aux besoins suivants :

• La communication entre le manager et les ressources

• La collaboration documentaire et productive

• La coordination du travail

Ces outils peuvent être répartis en deux catégories :

• Les outils de type asynchrone34

• Les outils de type synchrone

33 TIC : Technologie de l’information et de la communication

34 Dont l’information se transmet de manière différée


LOURO, Matias 27

Tableau 4

Les outils TIC

Asynchrone Synchrone

Communication Messagerie Messagerie instantanée

Lettre d’informations Audioconférence

Blog Web conférence

Forums Visioconférence

Intranet

Collaboration Corrections Tableau blanc

Versioning Agenda partagé

Wikis

Coordination Gestionnaire de tâches

Gestionnaire de projet

Source : Manager à distance de Bernard le Clech

3.2.1.1 Les outils de communication asynchrones

Les outils de communication asynchrone sont les outils ou il n’y a pas de dialogue

direct avec la ressource freelance, le collaborateur laisse un message et celle-ci

répond lorsqu’elle est disponible, tout ce fait en différé.


LOURO, Matias 28

Le temps de réponse est très variable et cela dépend de plusieurs facteurs tels que :

• Le fuseau horaire de la ressource à joindre

• Les horaires de travail que la ressource s’impose

• Le fuseau horaire de l’entreprise

• Les horaires de travail des collaborateurs de l’entreprise

Figure 15

Le temps de réponse en communication asynchrone

Il faut donc tenir compte du temps pour que le collaborateur distant lise le message, et

du temps que le collaborateur sur place lise la réponse.

Les e-mails

Les e-mails sont une forme très courante de communication, cela permet d’envoyer

des informations par une liste de diffusion35 ou simplement d’informer ses

collaborateurs. Cependant, sans quelques règles, l’e-mail peut vite devenir une source

de problème. Il faut tout d’abord inscrire en tant que titre du mail, le but du mail :

Déconseillé :

Pour demain…

Conseillé :

Information Réunion Projet A du 18 mars

35 Utilisation spécifique du courrier électronique pour envoyer des e-mails à toute une liste de

personnes inscrites dans la liste. Détails : http://fr.wikipedia.org/wiki/Liste_de_diffusion


LOURO, Matias 29

Dans cet exemple, on ne sait pas explicitement le but du message. L’expéditeur part

du principe que le destinataire sait intrinsèquement de quoi il parle. Lorsque l’on reçoit

plusieurs messages de ce type, on est obligé d’aller les ouvrir pour savoir de quoi il en

retourne. De plus, en utilisant les listes de diffusion, il est encore plus important que le

titre soit le plus explicite possible pour que tout le monde le comprenne.

Lorsque l’on écrit un e-mail, le but est de faire passer un message, cependant,

beaucoup de personnes détaillent beaucoup trop, et le message finit par devenir

illisible, le destinataire risque à cause de cela de passer à coté du but premier du

message et il va par la suite commencer à lire les messages de son collaborateur en

diagonale. Les clients qui demandent des modifications sur leur site ou souhaitent

améliorer quelque points ne s’en rendent d’ailleurs pas compte. Ils écrivent tout en vrac

et il faut ensuite du temps pour découper et traiter les informations. C’est pourquoi les

meilleurs e-mails sont ceux qui sont simples et directs.

La courtoisie est de rigueur si l’on veut préserver une bonne relation entre

collaborateurs. Il faut donc éviter d’user l’impératif, l’utilisation de points d’exclamations

ou de mots complets en majuscules dans les messages, car le destinataire peut très

mal l’interpréter.

Tableau 5

Avantages et inconvénients de l’e-mail

Avantages Inconvénients

Utile pour informer des collaborateurs Les messages peuvent être mal

interprétés

Pas besoin d’une connexion internet

élevée

Le destinataire ne lit pas tout de suite le

message

Tout le monde ou presque possède une

adresse e-mail


LOURO, Matias 30

Le blog d’entreprise

Un blog permet à l’équipe de montrer les différents évènements qui ont eu lieu au

cours du projet. Ce système se prête très bien aux projets de longues durées. Pour les

collaborateurs, c’est un moyen de montrer le fruit de leur travail et de se valoriser.

3.2.1.2 Les outils de communication synchrones

Ces outils permettent aux collaborateurs de l’entreprise de communiquer de manière

directe avec les collaborateurs freelance. Lorsque l’on emploie ce genre d’outils, il faut

établir une plage d’horaire avec chaque collaborateurs qui définit à quelle moment le

collaborateur est disponible pour communiquer.

La messagerie instantanée

Cet outil permet aux collaborateurs de dialoguer en temps réel, ce qui est beaucoup

plus pratique lorsque l’on a des choses brèves à se dire. Cependant comme pour les

e-mails, la manière d’écrire et la courtoisie sont de rigueur si l’on ne veut pas que le

message soit mal interprété.

Ce genre d’outil est très utile si on veut poser une question sans pour autant passer

par le téléphone, et ceci sans payer de frais de communications.

Tableau 6

Avantages et inconvénients de la messagerie instantanée


Permettent de régler les micro-problèmes Les messages peuvent être mal

interprétés

Dialogue en temps réel


élevée

Outils pour la plupart gratuits


LOURO, Matias 31

L’Audioconférence

Les outils d’audioconférence permettent de communiquer de façon orale. Ces outils

sont soit une fonction supplémentaire des messageries instantanées, soit d’un logiciel

à part. Les utilisateurs rejoignent un « salon » privé ou ils peuvent dialoguer comme si

ils étaient dans la même pièce.

Tableau 7

Avantages et inconvénients de l’audioconférence


Permettent de régler les micro-problèmes Nécessitent un micro

Faciles à mettre en place


élevée

Outils pour la plupart gratuits

La Webconférence

Les outils de Weconférence permettent de partager du son, de l’image mais également

des documents, comme par exemple afficher une image ou un document. Il y a

également selon les outils, la fonctionnalité de tableau blanc qui permet de faire des

schémas.

Il est plus dur de trouver un logiciel qui correspond exactement à ce que l’on veut

utiliser sans payer.


LOURO, Matias 32

Utile surtout en début de projet pour expliquer par des schémas, des diaporamas, la

structure du futur site web. C’est un outil à utiliser dans des cas très spécifiques, le

collaborateur doit surtout s’appuyer sur le cahier des charges et des consignes

données pour le travail.

Tableau 8

Avantages et inconvénients de la webconférence


Utiles en début de projet Nécessite une connexion haut débit pour

assurer la bonne communication

Beaucoup de fonctionnalités Peu d’outils gratuits

La Visioconférence

Les outils de visioconférence intègrent à la fois l’image et le son. C’est l’outil qui se

rapproche le plus d’une réunion formelle et ceci sans bouger de lieu de travail.

Tableau 9

Avantages et inconvénients de la visioconférence


Permettent un face à face lors du

recrutement

Difficiles à mettre en œuvre s’il y a plus

de deux participants

Permettent un face à face en cas de

problèmes d’ordre relationnels

Nécessitent une connexion internet haut

débit pour garantir la bonne

communication

Le temps des déplacements est supprimé


LOURO, Matias 33

Le téléphone

Le téléphone permet de joindre la ressource contractuelle lors des situations urgentes

ou obtenir une réponse rapide de la part des collaborateurs. Cependant, beaucoup de

personnes l’utilisent abusivement et appellent pour des détails. Il ne faut pas oublier

que le lieu de travail du collaborateur dans la plupart des cas est dans son propre

foyer, et appeler trop souvent pour pas grand chose va vite devenir invasif pour lui et

sa famille. C’est pourquoi certains collaborateurs peuvent à force, lorsqu’ils voient un

appel, prendre leur temps pour rappeler.

Il faut donc bien insister sur le fait que c’est un outil à utiliser qu’en cas d’urgence et

dans un horaire précis si l’on veut éviter les problèmes.

Tableau 10

Avantages et inconvénients du téléphone


Accès à la ressource même hors de son

lieu de travail

Factures à prendre en compte

Utile en cas d’urgence Peut être invasif pour la ressource si c’est

utilisé trop souvent


LOURO, Matias 34

Bilan des outils de communication

L’idéal, c’est d’utiliser le moins d’outils possibles. Il existe plusieurs logiciels regroupant

la messagerie instantanée, l’audioconférence et même la visioconférence. Voici un

tableau avec différents outils, cette liste n’est cependant pas exhaustive :

Tableau 11

Tableau d’exemple d’outils de communication

Payant Messagerie instantanée

Audioconférence Webconférence Visioconférence

Skype Non Oui Oui Non Oui, avec le

plugin

Festoon™36

Teamspeak™37 Seulement

si on loue

un serveur

Oui Oui Non Non

Live

Messenger™38

Non Oui Oui Partage d’image

et tableau blanc

Seulement 1 à 1

utilisateur

DimDim™39 Seulement

la version

« pro »

Oui Oui Oui Oui

36 Plugin se greffant à Skype permettant d’augmenter le nombre de participants d’une

visioconférence jusqu’à 8 37 Lien officiel : http://www.teamspeak.com/

38 Lien officiel : http://www.windowslive.fr/messenger/

39 Lien officiel : http://www.dimdim.com/


LOURO, Matias 35

3.2.1.3 Les outils de collaboration asynchrone

Les outils de collaboration sont l’ensemble des outils qui permettent à un groupe de

plusieurs personnes de travailler ensemble, de partager de l’information en

s’affranchissant des contraintes de temps et de lieux.40

Les wikis

Un wiki est un site web dont tout ou une partie des visiteurs du site peuvent en modifier

le contenu, ce qui permet l’écriture collaborative des documents.

Pour chaque projet, il est intéressant de proposer un wiki dans lequel les informations

du projet, les données de connexion au FTP41 ainsi que le cahier des charges peuvent

être inscrit. Cela permet aux collaborateurs de consulter facilement les informations du

projet. Ce wiki va se mettre à jour tout au long du projet.

Pour mettre en place un wiki, on peut soit créer un site local pour les collaborateurs,

mais il faudra en faire un par projet. Une autre solution est d’utiliser un outil comme

Redmine™42 qui intègre un wiki pour chaque projet.

Le versioning

Tout au long d’un projet, plusieurs documents vont devoir être rédigés et consultés par

les collaborateurs. Ces documents peuvent évoluer au long du projet et seront maintes

fois revus et corrigés par les collaborateurs. C’est pourquoi il est utile d’utiliser des

outils qui gèrent les versions des documents.

Si plusieurs collaborateurs travaillent sur le même projet, il est possible qu’ils modifient

le même fichier. Pour régler ce problème, la mise en place d’un serveur CVS43 est

nécessaire. Ce serveur va gérer les différentes versions des fichiers modifiés et

effectue également des fusions de fichiers en indiquant où sont les changements

effectué par chaque collaborateur.

40 Source : http://www-igm.univ-mlv.fr/~dr/XPOSE2004/heuze/

41 FTP : File Transfer Protocol. Détails : http://fr.wikipedia.org/wiki/File_Transfer_Protocol


43 CVS : Concurrent Versions System

Détails : http://ricky81.developpez.com/tutoriel/cvs/introduction/


LOURO, Matias 36

3.2.1.4 Les outils de collaboration synchrones

Le tableau blanc

Lorsque l’on travaille en interne et que l’on a besoin de faire un brainstorming ou

d’expliquer par des schémas un concept à ses collaborateurs, nous avons tous par

habitude d’utiliser un tableau blanc. Ce moyen d’exprimer nos idées est supprimé

lorsque l’on travaille à distance, c’est pourquoi certains outils, notamment ceux

effectuant de la webconférence proposent un tableau blanc collectif.

Agenda partagé

Chaque projet comporte des points clefs marqués par une réunion entre collaborateurs

internes et ressources freelances, ceci afin de discuter des tâches effectuées et de

vérifier l’avancement du projet. En ayant un agenda partagé avec chaque collaborateur

du projet, il sera plus facile de visualiser les différentes dates importantes et de

préparer les rendez-vous car on peut voir l’emploi du temps de chacun.

L’agenda partagé est également une manière de confirmer les dates que qui ont été

imposées. Il est très simple de mettre en place un agenda partagé, avec Google

Agenda™44 par exemple. Les informations se mettent à jour en temps réel.

3.2.1.5 Les outils de coordination asynchrones

Les outils de coordination permettent aux collaborateurs de se retrouver

ponctuellement pour un évènement particulier ou de permettre de coordonner

habilement une série d’évènements afin d’atteindre un objectif.

Le gestionnaire des tâches

Le gestionnaire des tâches permet aux collaborateurs en plus de visualiser un planning

commun, d’être avertis automatiquement par e-mail à l’échéance d’une tâche que les

collaborateurs n’ont pas encore validé. Ce type d’outils est maintenant inclus dans les

agendas électroniques partagés.

Le gestionnaire de projet

Le gestionnaire de projet est un outil servant au chef de projet pour gérer les tâches à

effectuer par l’équipe de production. Ce type d’outils est expliqué au chapitre 3.3.3.

44 Site officiel : http://www.google.com/intl/fr/googlecalendar/tour.html


LOURO, Matias 37

3.2.1.6 Exemple d’outils :

Zimbra™45

Zimbra est un logiciel collaboratif qui permet à ses utilisateurs de stocker, d’organiser

et de partager :

• Des rendez-vous

• Des contacts

• Des e-mails

• Des documents

Ce logiciel est installé par l’entreprise sur un serveur, et les utilisateurs n’ont besoin

que d’un navigateur internet pour l’utiliser ou peuvent également passer par Microsoft

Outlook™46.

Tableau 12

Avantages et inconvénients de l’outil Zimbra


Pas d’installation chez les utilisateurs Demande des ressources sur le serveur

Très configurable

L’outil de base est gratuit

Pourquoi Zimbra ?

Simplement parce qu’il faut se limiter en nombre d’outils à utiliser. Celui-ci regroupe

beaucoup de fonctionnalités qui seront utiles pour communiquer et collaborer.

45 Site officiel : http://www.zimbra.com/

46 Site officiel : http://office.microsoft.com/fr-ch/outlook/fonctionnalites-et-avantages-doutlook-

2010-HA101810016.aspx


LOURO, Matias 38

Les utilisateurs n’ont rien à installer ce qui veut dire que l’on peut imposer facilement

l’utilisation de cet outil à tous les collaborateurs car ils n’auront rien à faire à part

l’utiliser directement.

Il est configurable, il y a une gestion des listes de diffusion, et chaque utilisateur peut

également configurer son outil de messagerie pour le faire fonctionner avec par

exemple Mozilla Thunderbird™47. De plus c’est un outil gratuit qui ne requiert que le

temps pour l’installer et le configurer.

Redmine™

Redmine est un outil très puissant de collaboration et de coordination de projets. Pour

chaque projet il est possible de créer des demandes qui seront assignées aux

collaborateurs de choisi par le chef de projet. Chaque projet peut ensuite contenir les

sections suivantes :

• La section « Aperçu » contenant l’aperçu du projet tel que les collaborateurs participants au projet

• La section « Activité » qui informe des divers évènements qui se produisent dans la journée

• La section « Demandes », qui contient un tableau avec toutes les tâches attribuées aux collaborateurs. Il est également possible de les visualiser sous la forme d’un diagramme de Gantt48

• La section « Annonces », qui est une sorte de blog49 pour le projet

• La section « Documents », qui est un espace de stockage des différents documents en relation avec le projet

• La section « Wiki », qui permet de mettre à jour un wiki pour le projet

• La section « Fichiers », qui est utilisée comme serveur SVN50 pour les fichiers du projet

47 Site officiel : http://www.mozillamessaging.com/fr/

48 Voir chapitre 3.3.3

49 Description : http://fr.wikipedia.org/wiki/Blog

50 SVN : Subversion, qui est un système de gestion des versions. Site officiel :

http://subversion.apache.org/


LOURO, Matias 39

Ces différentes sections sont personnalisables. En effet, lors de l’installation de

Redmine, il est possible d’activer ou non des modules et les personnaliser en fonction

des besoins du projet comme par exemple un forum ou encore une roadmap51.

A noter également que Redmine gère les différents utilisateurs ainsi que leurs droits

sur chaque projet. Pour chaque demande, le collaborateur peut y inscrire sa

progression et en y laissant un commentaire. Ceci peut être configuré pour envoyer

des notifications par e-mail au gestionnaire de projet.

Redmine est Open Source52, il est également très extensible par des plugins qui sont

créés par une communauté très active.

Seul bémol, Redmine est un outil très puissant mais qui demande beaucoup de

ressources. C’est pourquoi il faut un serveur ayant les ressources suffisantes pour ne

pas avoir des temps d’attentes lors de son utilisation.

Tableau 13

Avantages et inconvénients de l’outil Redmine


Regroupe en un seul outil la plupart des

fonctions de collaboration.

Occupe beaucoup de ressources

Paramétrable et extensible par des

plugins.

Pas d’installation chez les utilisateurs

Notifications par e-mail pour les

demandes.

51 Voir site : http://fr.wikipedia.org/wiki/Roadmap

52 Voir chapitre 3.3.3


LOURO, Matias 40

Pourquoi Redmine ?

Car c’est un outil très complet pour les projets à effectuer, qui peut être adapté en

fonction de la complexité des projets en activant des modules spécifiques. Chaque

utilisateur à un statut particulier sur un projet (Gestionnaire de projet, Graphiste et

Développeur par exemple) et à une bonne vision des tâches qu’il doit effectuer. Autre

force de Redmine, il peut avertir automatiquement par e-mail lorsque le collaborateur

met à jour une tâche, ou le wiki du projet par exemple.

Le site officiel de Redmine est l’outil en question :

www.redmine.org

Bilan des exemples d’outils

Uniquement avec ces deux outils présentés, on englobe déjà une grande partie des

outils utiles pour la communication, la collaboration et la coordination pour les projets.

Toutefois, ceci n’est qu’un exemple, le plus important est d’utiliser des outils auxquels

on a confiance et de les utiliser aux moments adéquats.


LOURO, Matias 41

Bonnes pratiques pour la communication :

1. Avez-vous les outils nécessaires pour communiquer, collaborer et coordonner vos collaborateurs ?

2. Testez différents outils avant de les adopter

3. Utilisez les bons outils dans les bonnes situations

4. Privilégiez les outils ne requérant pas d’installation chez le collaborateur

5. Privilégiez les outils gratuits pour le collaborateur

6. Etablissez une plage horaire pour établir les communications directes


LOURO, Matias 42

Bonnes pratiques pour les e-mails :

1. Donner un titre explicite à l’e-mail

2. Être court et précis (20 lignes maximum)

3. Etre courtois, mettre de la chaleur humaine

4. Eviter les mises en copie inutiles

5. Archiver les e-mails importants dans des dossiers

6. Indiquer son numéro de téléphone sur la signature

7. Configurer un message répondeur en cas d’absence

8. Utilisez correctement les listes de diffusion

Bonnes pratiques lors d’un conflit relationnel :

1. Ne réagissez jamais à chaud

2. Relisez vos mails avant d’y répondre

3. Mettez-vous dans la peau du destinataire

4. Favorisez l’usage du téléphone


LOURO, Matias 43

3.3 La gestion de projet

Le but de se chapitre est d’aider les gestionnaires de projets des entreprises par

quelques règles simples permettant le bon déroulement des projets ainsi que le

respect des délais.

3.3.1 Le cahier des charges

Le cahier des charges sert à exprimer les besoins et les fonctionnalités que devra avoir

le site à la fin du projet. L’élaboration du cahier des charges est importante car c’est le

document de référence pour tous les acteurs impliqués dans le projet.

C’est un document qui est écrit par le chef du projet, dans un langage non-technique et

qui décrit avec détail les fonctionnalités du site web. Il contient également les

différentes contraintes à respecter (plateforme de développement, performance, etc.)

et qui se doivent d’être réalistes. Le cahier des charges ne doit pas être confondu avec

un document de spécifications, qui lui détermine comment réaliser les fonctionnalités à

faire techniquement.

Il est important d’y consacrer du temps car ce document sert de référence. Une fois

que le site est terminé, celui-ci est comparé au cahier des charges afin de valider si

tout a été respecté.

Ce document a une valeur légale, car il fait partie du contrat de prestation que signent

les collaborateurs. Il s’agit donc d’un engagement de moyens et de résultats qui sont

fixés avec l’équipe de production. S’il y a un problème de délais ou de fonctionnalités

non conformes aux attentes, le cahier des charges est alors le seul document qui va

permettre au chef de projet de faire valoir ses droits.53

3.3.2 Le contrôle du travail

Le contrôle du travail est l’une des tâches à effectuer en tant que manager afin de

s’assurer que la ressource effectue bien son travail et conforme aux attentes.

53 Source : LE CLECH B., Manager à distance, France, Insep Consulting Editions, 2007


LOURO, Matias 44

Cependant, si le manager contrôle abusivement le travail de tous ces collaborateurs, il

va tôt ou tard se retrouver piégé dans un rôle de coordinateur. Les collaborateurs vont

perdre leur autonomie et vont tout soumettre au contrôle du manager. Cela est à la fois

une perte de temps pour les deux partis, ainsi qu’une dégradation des relations à long

terme, de plus, la confiance ne s’installera jamais.

Une bonne solution est de placer des points de contrôle également appelés milestones

aux moments clés du projet. C’est à ce moment là que les collaborateurs et le manager

se retrouvent pour discuter de ce qui à été fait, et le manager valide ou non. De cette

manière, le manager va uniquement contrôler les points importants du projet et faire

rectifier en cas d’erreur.

3.3.3 Le respect des délais

Si un projet requiert plusieurs ressources et dont le travail est conséquent, la difficulté

pour respecter les délais est accrue.

Pour cela, le manager va devoir mettre en place une gestion du projet efficace.

Découpage du projet en sous-tâches

La 1ère chose à faire est de découper le projet en sous-tâches. En effet, plus l’on

décompose une tâche, plus on réduit la complexité de chaque tâche et il devient

également plus simple de savoir le temps qu’il faut pour l’effectuer.

Cela permet :

• De voir dans quel ordre tout doit être fait et définir les priorités

• Une décomposition de la complexité du projet

• De mieux répartir le travail

• De mieux estimer le nombre d’heures pour effectuer chaque tâche

• De mieux estimer l’avancement global du projet

• La détermination du chemin critique54

• Une meilleure estimation des compétences nécessaires et une meilleure attribution du travail

• De se créer des marges

54 Définition : http://fr.wikipedia.org/wiki/Chemin_critique


LOURO, Matias 45

Utilisation des diagrammes de Gantt55

Le diagramme de Gantt est un diagramme utilisé en gestion de projet afin de visualiser

dans le temps les tâches à effectuer, les ressources affectées ainsi que l’avancement

du projet. Il existe plusieurs logiciels utilisant les diagrammes de Gantt comme par

exemple MSProject™56 qui permet de gérer des calendriers de travail et des horaires

par ressources.

Cet outil permet57 :

• De déterminer les dates de réalisation d’un projet

• D’identifier les marges existantes pour certaines tâches

• De visualiser directement l’avancement du projet

Exemple de logiciels permettant d’utiliser ces diagrammes :

• MSProject

• GanttProject™58

• VisualProjet™59

55 Cet outil à été inventé par Henry Gantt en 1910 et est actuellement la référence en matière

de gestion de projet, c’est donc un outil qui a fait ses preuves 56 Lien officiel : http://www.microsoft.com/france/office/project/

57 Source : http://fr.wikipedia.org/wiki/Diagramme_de_Gantt

58 Lien officiel : http://www.ganttproject.biz/

59 Lien officiel : http://www.visualprojet.com/


LOURO, Matias 46

Voici un exemple de diagramme de Gantt effectué avec MSProject concernant un

exemple de conception simplifié d’un site web :

Figure 16

Exemple de diagramme de Gantt

La répartition des tâches

Lorsque l’on réparti les tâches avec les collaborateurs, il est important de se demander

pour chaque collaborateur si il a tout ce qu’il faut pour qu’il puisse effectuer la tâche.

Par exemple, attribuer comme tâche la mise en place de la base de données du site

mais sans lui donner les comptes administrateurs lui permettant de le faire. Ce sont

des détails mais c’est souvent le cumul de ce genre de problème qui au final fait

dépasser les délais.


LOURO, Matias 47

3.3.4 La veille technologique

Le manager peut également décider des technologies nécessaires pour effectuer le

projet. Le monde de l’informatique est un monde est constante évolution et il faut donc

que évoluer avec.

Pour cela, il est conseillé de faire une veille technologique quotidienne d’environ un

quart d’heure. Concrètement, en lisant des revues spécialisées, en consultant des sites

sur l’actualité informatique, en encore en s’inscrivant sur des forums spécialisés ou afin

de se mettre au courant des nouvelles pratiques, des nouvelles technologie ou de

nouvelles versions d’un outil utilisé dans l’entreprise. Il est également conseillé d’en

fassiez une culture d’entreprise, c’est-à-dire que tous les collaborateurs en fasse de

même et ce par habitude, non par exigence.

Participer à des conférences professionnelles est également un plus pour enrichir sa

perspective.


LOURO, Matias 48

Bonnes pratiques pour la gestion de projet :

1. Découpez votre projet en sous-tâches

2. Utilisez les diagrammes de Gantt pour gérer vos projets

3. Incitez vos collaborateurs à se concerter ensemble avant de vous faire part de leur travail

4. Effectuez des contrôles sous forme de milestones afin de faire les vérifications importantes pendant le projet

5. Donnez les moyens nécessaires pour que le collaborateur puisse effectuer la tâche

6. Faites une veille technologique de 15 minutes par jour

7. Faites de la veille technologique une culture d’entreprise

8. Prenez le temps nécessaire pour rédiger le cahier des charges

9. Rédigez un cahier des charges dans un langage non-technique

10. Fixez des clauses réalistes dans votre cahier des charges

11. Utilisez le cahier des charges pour faire valoir vos droits en cas de problème


LOURO, Matias 49

3.4 La standardisation

Le but de ce chapitre est de démontrer que la standardisation est importante lorsque

l’on travaille avec des collaborateurs externes à l’entreprise. En effet, le but de la

standardisation est avant tout d’éviter la personnalisation du code des sites web à

effectuer en respectant des règles convenues par l’entreprise ainsi qu’en utilisant des

solutions évitant de « recréer la roue » à chaque nouveau projet. Plus le code est

standardisé et maîtrisé, moins il y aura de problèmes lors de la maintenance ou de

l’amélioration des sites web créés par les ressources contractuelles.

3.4.1 Conventions de travail

Les conventions de travail sont essentielles afin de travailler de manière plus efficace.

Lors de la maintenance d’un site qui a été effectué par une ressource contractuelle, il

faut être sûr que son travail puisse être repris par quelqu’un d’autre sans perdre de

temps à comprendre son code source.

Pour cela il faut mettre en place des conventions qui doivent être respectées du début

à la fin par toutes les ressources travaillant pour pour l’entreprise. Ces règles doivent

être à la fois strictes et simples.

3.4.2 Convention de codage

Etablir une convention de codage est important car personne n’a la même manière de

coder un site web. De plus, plus la difficulté augmente, plus il devient important de bien

comprendre le travail de la personne.

Les règles de codage concernent :

• La manière d’indenter60 et le nombre d’espaces à chaque décalage

• La langue dans laquelle les commentaires, variables et noms de procédures doivent être écrit

• Une description dans chaque fichier décrivant qui l’a fait, à quelle date, et le but de ce fichier

• Une brève description du but de chaque procédure et fonctions

• Le nommage des variables et des procédures clair et concis

60 Indenter est le fait de mette un texte en retrait pour augmenter la lisibilité.


LOURO, Matias 50

Les conventions de codages peuvent également permettre l’utilisation d’outils comme

Doxygen61 qui s’occupent de générer automatiquement la documentation

correspondant au code source en plaçant des marqueurs dans les commentaires du

code.

3.4.3 Convention des outils de production

Les ressources contractuelles travaillent pour l’entreprise, c’est pourquoi ils doivent se

plier à ses règles de codage. Cependant, il est préférable de leur laisser carte blanche

pour les outils de production, car chaque ressource à sa manière de travailler, si elle

est à l’aise lorsqu’elle utilise des logiciels comme Eclipse™62 ou NetBeans™63 pour

faire son travail, elle ne le sera certainement pas si l’entreprise lui impose un outil

comme Adobe Dreamweaver™64 qui plus est, est payant. Cependant, si un projet

demande l’utilisation d’un framework65, c’est à elle de s’assurer que ses outils

permettent de l’utiliser.

3.4.4 Les éditeurs de contenu WYSIWYG66

Lorsqu’un client veut lui-même ajouter des photos ou un article sur son site, les CMS67

permettent l’installation d’un éditeur WYSIWYG, l’utilisateur voit directement ce à quoi

ressemblera le résultat final par le biais d’une interface très intuitive. Il existe diverses

solutions comme par exemple TinyMCE™68. Ces solutions existantes sont très

efficaces et permettent à la fois de gagner du temps mais aussi de dépersonnaliser le

code requit lors de la mise en place de ce genre d’éditeur.

61 Lien officiel : http://www.doxygen.org/

62 Lien officiel : http://www.eclipse.org/

63 Lien officiel : http://netbeans.org/

64 Lien officiel : http://www.adobe.com/fr/products/dreamweaver/whatsnew/?sdid=GMOOF&


66 WYSIWYG : What You See Is What You Get, ce qui signifie que l’on obtient ce que l’on voit


68 Lien officiel : http://tinymce.moxiecode.com/


LOURO, Matias 51

Voici un exemple d’interface d’éditeurs WYSIWIG (TinyMCE) :

Figure 17

Exemple d’éditeur WYSIWYG avec TinyMCE

3.4.5 Le W3C69

Le W3C a pour but de faire certifier des sites selon la standardisation en vigueur du

code XHTML70 et CSS71. Pour cela, le W3C a mis en place un site permettant de

tester des pages internet et de vérifier si le code mis en place est valide selon les

normes ou non.

En cas d’échec, le site affiche les erreurs qu’il a repérées et vous renvoie même pour

chaque type d’erreur à une documentation en ligne pour résoudre le problème.

69 W3C est le diminutif de World Wide Web Consortium qui est un organisme de

standardisation.

Plus de détails : http://fr.wikipedia.org/wiki/World_Wide_Web_Consortium 70 XHTML, Extendable Hyper Text Markup Language.

Plus de détail :http://fr.wikipedia.org/wiki/Extensible_HyperText_Markup_Language 71 CSS, Cascading Style Sheets.

Plus de détails : http://fr.wikipedia.org/wiki/Feuilles_de_style_en_cascade


LOURO, Matias 52

Si au contraire le site est valide selon le W3C, celui-ci permet d’insérer sur la page du

site le label de validation W3C XHTML ou celui de W3C CSS si le design du site est

valide.

Figure 18

Labels de validation XHTML et CSS par le W3C

Non seulement cela montre aux visiteurs du site que le travail fais preuve de qualité,

mais également que le site est compatible avec tous les navigateurs puisque les

normes sont respectées. Scénario qui arrive très fréquemment, c’est que le

collaborateur fait le site à sa manière sur son navigateur favori, et va ensuite s’assurer

que se soit bien compatible avec les autres navigateurs, très souvent ce ne sera pas le

cas et cela va prendre du temps au développeur pour rectifier son code et ainsi le

rendre compatible.

Autre point fort, si cette règle est appliquée cette règle lors de tous les projets, on peut

garantir que le code est standardisé (du moins pour le XHTML et le CSS). Ceci couplé

aux conventions de nommage, il y aura peu ou pas de problème à reprendre les

travaux effectués par une autre personne.

3.4.6 Utilisation des patterns

Les patterns, ou patrons de conception en français, sont des concepts permettant de

résoudre des problèmes de programmation grâce à la vision objet.

Ce n’était pas le cas avant, mais aujourd’hui le langage PHP a beaucoup évolué et

permet maintenant d’utiliser la notion de programmation objet, et donc des notions

d’héritage72, de polymorphisme73 et bien d’autres.

En utilisant des design patterns, on s’assure de régler les problèmes de

programmation orienté objet de façon standardisée.

72 Voir détails : http://www.commentcamarche.net/contents/poo/heritage.php3

73 Voir détails : http://www.commentcamarche.net/contents/poo/polymorp.php3


LOURO, Matias 53

Le pattern MVC

Voici un design pattern très connu et beaucoup employé, notamment dans les

frameworks et CMS :

Le pattern Modèle-Vue-Contrôleur abrégé MVC est un pattern architectural qui vise à

séparer74 :

• Le modèle, qui représente les données de l'application et qui définit aussi l'interaction avec la base de données et le traitement de ces données

• La vue, qui représente l'interface entre l’homme et la machine. La vue ne s’occupe pas de traiter les données, elle ne fait que d’afficher les données fournies par le Modèle. Il peut tout à fait y avoir plusieurs vues qui présentent les données d'un même modèle

• Le contrôleur, qui gère l'interface entre le modèle et le client. Il va interpréter la requête de ce dernier pour lui envoyer la vue correspondante. Il effectue la synchronisation entre le modèle et les vues

Figure 19

Schéma du pattern MVC

Source : www.siteduzero.com

74 Source : http://baptiste-wicht.developpez.com/tutoriels/conception/mvc/


LOURO, Matias 54

On peut considérer le modèle, la vue et le contrôleur comme des couches. La

synchronisation entre la vue et le modèle se passe avec le pattern Observer75. Il

permet de générer des événements lors d'une modification du modèle et d'indiquer à la

vue qu'il faut se mettre à jour.

A quoi ça sert ?

Le pattern MVC permet principalement deux choses76 :

• La séparation des couches ce qui permet de changer une couche sans modifier les autres

• La synchronisation des vues, c'est-à-dire que toutes les vues qui affichent la même chose sont toutes synchronisées

Le pattern MVC est très connu et beaucoup employé, il est notamment intégré dans les

frameworks ainsi que dans les CMS.

Il faut toutefois garder en tête que mettre en œuvre ce pattern n’est pas chose aisée à

cause de sa complexité et que pour implémenter un tel pattern il faut que l’application

soit bien conçue dès le départ, c’est pourquoi il est préférable de l’utiliser que pour les

moyennes et grandes applications.

Bilan de l’utilisation des design patterns

Le but n’est pas de connaitre précisément tous les patterns, mais simplement de savoir

qu’ils existent et qu’au besoin il faut aller les chercher et se renseigner. C’est

également un moyen de ne pas rendre son site trop complexe en effectuant des

manipulations hasardeuses qui peut être feront que le site fonctionne très bien au

début, mais qu’au bout d’un certain temps ou d’une certaine modification, les bugs

s’enchaineront et il sera très difficile de régler les problèmes.

75 Le pattern Observateur (en anglais Observer) définit une relation entre objets de type un-à-

plusieurs, de façon que, si un objet change d’état, tous ceux qui en dépendent en soient

informés et mis à jour automatiquement.

Plus de détails : http://www.design-patterns.fr/Observateur.html 76 Source : http://baptiste-wicht.developpez.com/tutoriels/conception/mvc/


LOURO, Matias 55

3.4.7 Choix des solutions

Le but de se chapitre est de montrer d’une part les différents types de solutions à

utiliser pour produire un site ainsi que de souligner l’importance dans le choix fixe

d’une solution, que celle-ci soit propriétaire ou open-source.

3.4.7.1 Propriétaire contre Open Source

Les entreprises doivent faire un choix stratégique : celui de développer ses propres

solutions, ou d’en utiliser une venant de l’extérieur.

Pour les solutions en interne, l’avantage est que l’entreprise est assurée d’effectuer la

maintenance des sites dont elle s’occupe et qu’elle suit ses propres standards de

programmation. En revanche, comme le savoir faire reste dans l’entreprise, si elle a

besoin d’une ressource freelance, cette dernière devra prendre du temps pour la

connaître et la maîtriser, il faut donc devoir prendre en compte du temps pour

« l’apprentissage » en plus et donc de l’argent.

Les solutions Open Source ont l’avantage d’être enrichies par leur communauté de

développeurs, ceux-ci y apportent de nouvelles idées et de nouvelles fonctionnalités.

Pour l’entreprise, il sera déjà plus facile de trouver une ressource ayant de l’expérience

avec ces solutions, ce qui lui fait gagner du temps et de l’argent. Mais également, si un

site à besoin d’une fonction particulière qui n’y a pas dans la solution de base, il y a de

grandes chances pour que l’on trouve des plugins77 existants, ce qui lui évite donc de

les faire développer.

77 Module d’extension


LOURO, Matias 56

Le tableau suivant décrit les avantages et inconvénients pour chaque type de solution :

Tableau 14

Avantages et inconvénients open-source et propriétaire


Communauté active,

beaucoup de

documentations et plugins

existants

Plus exposé aux failles de

sécurité

Facilité pour trouver une

ressource connaissant le

système

Mises à jour parfois

instables

Coûts réduits Délai d’ajout de nouvelles

fonctions

Open-source

Pérennité des solutions

assurées

Suit ses propres standards

de programmation

Maintenance de chaque

site assurée

Les ressources externes

ne connaissent pas la

solution

Main mise sur les

standards de

programmation

Demande un grand

investissement de départ

Propriétaire

Solution adaptée aux

besoins de l’entreprise

Obligations de développer

tout les plugins et modules

Il n’y a pas de solution parfaite, chacune à ses avantages et ses inconvénients mais il

faut connaître les conséquences lorsque l’on choisi l’un ou l’autre.


LOURO, Matias 57

3.4.7.2 Les CMS

Les CMS (Content Management System) sont des gestions de contenu. Le principe

consiste à s’enregistrer sur son site et d’accéder à un menu administrateur afin de

gérer ses articles, ses photos, de rajouter des menus etc. Tout cela se fait de manière

automatisée et le client n’a pas besoin de faire appel à une agence web à chaque fois

qu’il souhaite modifier le contenu de son site.

Il existe pour cela des solutions déjà existantes, et qui peuvent être personnalisées afin

de mieux correspondre à nos attentes. Ces CMS existants sont fournis avec une base

que l’on peut ensuite enrichir grâce à des plugins. De plus, si la ressource connait déjà

ces solutions, c’est un gain de temps pour le projet.

Lorsque l’on souhaite utiliser une solution existante en matière de CMS, il vaut mieux

commencer par des projets de petite envergure, afin d’avoir une plus grande chance

de réussite mais également afin d’acquérir de l’expérience avec l’outil en question.

Voici deux exemples de CMS très connus et couramment utilisés :

Joomla™

Joomla est un système de gestion de contenu très populaire. Il permet de manière très

simple et très rapide de mettre en place un site dynamique avec une zone

administrateur. La force de Joomla outre sa simplicité est sa modularité78, en effet,

après l’installation basique de Joomla, il y a la possibilité d’installer des modules

complémentaires pour les besoins spécifiques comme par exemple une galerie

d’images dynamique.

78 Qui permet grâce à sa structure d’ajouter des modules supplémentaires


LOURO, Matias 58

Tableau 15

Avantages et inconvénients du CMS Joomla


Communauté francophone très active Plugins pas toujours de bonnes factures

Multitude de fonctionnalités et de plugins

disponibles

Pas de sous-catégories

Création de sites multilingues

Le CMS de base est gratuit

Intègre le pattern MVC

Bonne gestion des droits utilisateurs

Respectueux des standards

Intègre un éditeur WYSIWYG

Wordpress™

Wordpress est connu comme étant l’une des meilleures solutions lorsque l’on veut

réaliser un blog. Tout comme Joomla, il est très simple d’installation, son interface

administrateur est très facile d’utilisation et il est entièrement personnalisable.


LOURO, Matias 59

Tableau 16

Avantages et inconvénients du CMS Wordpress


Très simple et très rapide à mettre en

œuvre

Moins optimal quand il est utilisé hors

vision du blog

Gestion des billets efficace Plugins pas toujours de bonne factures

Grande modularité L’éditeur WYSIWIG intégré est parfois

défaillant

Gestion des droits utilisateurs

Le CMS de base est gratuit

Intègre un éditeur WYSIWYG

Communauté très active

Respectueux des standards

Bilan CMS

Le point commun entre ces deux CMS, c’est qu’ils viennent tous les deux avec un

package79 de base, puis peuvent être soit personnalisé directement au niveau du code

ou personnalisés du point de vue du style en rajoutant des thèmes déjà existants où

créés par l’entreprise.

79 Un package est un ensemble de produit et/ou de services proposés à un prix donné.

Source : http://www.linternaute.com/dictionnaire/fr/definition/package/


LOURO, Matias 60

Il est également possible de le faire évoluer grâce à des plugins créés par leurs

communautés respectives, ce qui est un gain de temps et d’argent pour l’entreprise.

Bien évidemment, ces plugins ne sont pas toujours gratuits et il faut pouvoir les tester

avant de les utiliser.

Autre point important, c’est que ce sont des CMS très connus, on peut donc être

certain de leur qualité et aussi trouver des travailleurs freelances qui connaissent leur

manière de fonctionner.

Il existe un site très intéressant qui effectue un comparatif technique entre les différents

CMS, le site web de cmsmatrix.org :

http://www.cmsmatrix.org/

3.4.7.3 Les solutions e-commerce

Les solutions e-commerce permettent de développer efficacement des sites ayant une

boutique, gérant les différents produits regroupés en catégories ainsi que le payement

sécurisés des clients. Les solutions e-commerce permettent également de calculer

automatiquement les frais de TVA80 sur les produits, les frais de livraison, les

commandes et bien d’autres choses.

En optant pour une solution e-commerce l’entreprise s’assure que les modules de

paiement, les galeries de produits et la manière d’administrer le site sera toujours fait

de la même manière.

OsCommerce™81

OsCommerce est une solution Open Source permettant de construire rapidement une

boutique de vente en ligne sans avoir à faire de programmation.

OsCommerce a été créé en mars 2000 et a depuis conquis de nombreux

professionnels et revendique plus de 12’000 sites professionnels.82

80 TVA, Taxe sur la Valeur Ajoutée.

Plus de détails : http://fr.wikipedia.org/wiki/Taxe_sur_la_valeur_ajout%C3%A9e 81 Site officiel : http://oscommerce.com/

82 Constaté sur le site : http://oscommerce.com/


LOURO, Matias 61

Le logiciel offre une série de fonctionnalités de base qui répondent aux besoins

principaux de la plupart des sites commerciaux. Mais le succès d’OsCommerce assure

la présence d'une importante communauté d'utilisateurs et de développeurs de plugins

permettant une évolution constante de l'outil et l'ajout de nombreuses fonctionnalités.

On dénombre actuellement environ 6'000 plugins à l’heure actuelle.83

Un site de démonstration est disponible à l’adresse suivante :

http://demo.oscommerce.com/

Tableau 17

Avantages et inconvénients d’OsCommerce


Multidevises et multilingue Sa structure le rend difficilement

personnalisable graphiquement

La solution de base est gratuite Certains plugins sont difficiles à installer

Mise en place très rapide du site Interface administrateur pas toujours

claire

Fonctionnalités très complètes

Documentation en français

Magento™84

Magento est une solution libre lancée le 31 mars 2008. Elle a été créée par l'éditeur

américain Varien85 sur les bases du framework Zend86.

83 Constaté sur le site : http://oscommerce.com/

84 Site officiel : http://www.magentocommerce.com/

85 Varien est devenu Magento



LOURO, Matias 62

En 2008, Magento gagne le trophée du « meilleur nouveau projet Open Source » 87

organisé par la société SourceForge.Net88 ainsi que la « meilleure application pour

entreprises open-source »89 par InfoWorld90.

Tout comme OsCommerce, Magento est supportée par une grande communauté de

développeurs et d’utilisateurs dont on compte actuellement plus de 200'000.91

Tableau 18

Avantages et inconvénients de Magento


Multidevises et multilingue Chargement des pages est assez lourd

Permet de créer des boutiques

relativement complexes

Mauvaise optimisation de la base de

données

Gratuit pour la version de base

Beaucoup de fonctionnalités de base

Bilan solutions e-commerce

Dotés d’un grand nombre de fonctionnalités déjà prêtes à l’emploi, les solutions e-

commerce actuelles permettent de gérer facilement et efficacement une boutique, en

passant du panier à la commande jusqu’à la livraison.

87 Constaté sur le site : http://www.magentocommerce.com/blog/comments/magento-wins-best-

new-open-source-project/ 88 Lien officiel : http://sourceforge.net/

89 Constaté sur le site : http://www.magentocommerce.com/blog/comments/magento-wins-best-

of-open-source-enterprise-applications/ 90 Lien officiel : http://www.infoworld.com/

91 Constaté sur le site : http://www.magentocommerce.com/


LOURO, Matias 63

A la manière des CMS, les solutions e-commerce existantes peuvent elles aussi être

enrichies par des plugins, à noter également que certains plugins « e-commerce »

existent pour les CMS comme Joomla avec le plugin Virtuemart92.

3.4.7.4 Les frameworks

Un framework, également appelé atelier de développement est un kit de composants

logiciels apportant aux programmeurs une multitude de fonctions et d’outils pour

favoriser la bonne production de son site internet.

Les frameworks sont conçus selon une architecture objet qui leur est propre et qui

s’utilisent à la manière d’une bibliothèque, c’est-à-dire que vous utilisez des fonctions

présentes dans des objets.

L’avantage de l’utilisation d’un framework du point de vue de la standardisation se situe

au niveau des méthodes qui sont utilisées par exemple pour coder un CRUD93 ou

lorsqu’il faut utiliser des requêtes pour communiquer avec une base de données.

Chaque collaborateur a sa manière de faire mais pas lorsque l’on utilise un framework

puisque se sont des méthodes appartenant à ce dernier qui sont utilisées.

Voici un exemple tiré du framework Symfony™94 où l’on peut voir comment on créé un

champ de texte pour un numéro de téléphone à partir d’un « object_input_tag », on

remarque bien la façon de standardiser le code en utilisant les méthodes à disposition

et ensuite le framework génère le code HTML correspondant.

Figure 20

Exemple de cas d’utilisation d’un framework

Source : http://andreiabohner.wordpress.com

92 Lien officiel : http://virtuemart.net/

93 Créer(C), Lire(R), Modifier(U), Effacer(D), se sont les 4 opérations de base sur des données

94 Lien officiel : http://www.symfony-project.org/


LOURO, Matias 64

La plupart des frameworks mettent également en œuvre le principe de « scaffolding »

qui se traduit par « échafaudage ». Le scaffolding est une technique permettant au

développeur de définir et créer une application qui peut construire, afficher, modifier et

détruire facilement des objets. Ceci permet par exemple de mettre en place un CRUD

de manière rapide, que peut ensuite être utilisé comme base pour toutes les autres

applications qui requièrent un CRUD.

Zend™

Zend framework est un framework PHP très répandu se basant sur l’architecture

conceptuelle Modèle-Vue-Contrôleur. Ce framework a pour caractéristique de

fonctionner complètement en langage orienté objet dont les composants sont

faiblement dépendants entre eux.

Zend framework est très facile d’installation, il s’ajoute et se configure aux éditeurs de

création de sites internet comme par exemple Adobe Dreamweaver™ ou encore

Eclipse™, il s’adapte donc parfaitement avec la plupart des outils de production.

Tout comme les CMS et solutions e-commerce décrites précédemment, le succès de

Zend a généré une importante communauté ce qui permet aux entreprises de trouver

facilement des travailleurs développant à l’aide de ce framework.

Tableau 19

Avantages et inconvénients du framework Zend


Beaucoup de documentation et de

tutoriels

Nécessite une bonne connaissance en

POO95

Très utile pour les projets de grande

envergure

C’est un framework qui demande

beaucoup d’expérience

Se base sur le pattern MVC Trop lourd pour les projets de petites

envergures

95 POO : Programmation Orientée Objet


LOURO, Matias 65

CakePHP™

CakePHP est un framework PHP qui a pour but le développement rapide et fiable de

des sites web en fournissant une architecture extensible pour développer, maintenir et

déployer des applications. CakePHP réduit les coûts de développement et aide les

développeurs à écrire moins de code.

Tableau 20

Avantages et inconvénients du framework CakePHP


Permet le scaffolding Moins adapté pour les projets de grandes

envergures

Intègre le pattern MVC Problème de performance avec les bases

de données complexes

Intégration de CRUD

Simplification dans l’utilisation des bases

de données

Riche en documentation et tutoriels

Axé rapidité de développement et

simplicité

Très utile pour les petites et moyennes

applications

Bilan de l’utilisation de frameworks

En règle générale, il vaut mieux utiliser le minimum de frameworks possibles. Par

exemple CakePHP pour les projets simples et Zend pour les plus complexes. Une fois

que le choix est fait, il faut consulter si de nouvelles versions sont disponibles et ce

qu’elles apportent en plus, pendant la veille technologique conseillée précédemment

par exemple.


LOURO, Matias 66

Bonnes pratiques pour la standardisation :

1. Etablissez une convention de codage et imposez là

2. Laissez le freelancer utiliser ses propres outils de production

3. Pensez à utiliser les frameworks pour les projets conséquents

4. Utilisez un maximum les CMS et solutions e-commerce existants si vous n’avez pas votre propre solution

5. Gardez toujours ce qui peut vous être utile de projets en projets

6. Renseignez-vous et appliquez les design patterns lorsque vous programmez objet

7. Validez vos sites avec les standards du W3C


LOURO, Matias 67

3.5 L’évaluation

Une fois le projet et la collaboration avec le travailleur freelance terminés, il est

important d’évaluer la prestation de ce travailleur et ainsi de garder ces informations

pour un futur projet. Cela permettra de savoir à qui l’entreprise peut se fier par la suite

mais aussi de faire appel aux collaborateurs ayant les compétences optimales pour les

projets futurs.

Cette évaluation se fait par un formulaire en format papier ou en ligne. L’avantage avec

le formulaire en ligne c’est que l’on peut stocker les informations dans une base de

données qui est facilement consultable par la suite.

Autre point dans l’évaluation, c’est de le faire dans le sens inverse, c’est-à-dire que

c’est l’entreprise qui demande aux collaborateurs d’évaluer ses rapports avec elle.

Le questionnaire papier, même si il est couramment utilisé dans le monde

professionnel ne se prête pas dans cette situation car les collaborateurs ne sont pas

sur place. En revanche, un sondage en ligne permet plus aisément de récolter des

réponses, mais également de stocker les informations dans une base de données.

Afin d’obtenir un maximum de réponses, il faut que les questionnaires soient remplis

de manière anonyme et envoyés en même temps à tous les collaborateurs ayant

travaillé pour l’entreprise par exemple les 6 derniers mois. En avertissant les

collaborateurs des mesures prises pour garantir cet anonymat des réponses, le taux de

participation sera beaucoup plus élevé. De plus cela permet de traiter les informations

et de se pencher sur les réponses au même moment.

La boite à idées est également très utile car elle recueille des idées venant des

collaborateurs visant à améliorer la gestion du freelancing. Celle-ci peut être

représentée sous la forme d’un forum d’entreprise simple. Elle permet de recueillir

l’expérience des collaborateurs passés auprès d’autres entreprises.


LOURO, Matias 68

Dans le questionnaire proposé aux agences web sur Genève, on constate que les

entreprises n’évaluent pas et ne sont pas évaluées lors de l’utilisation de travailleurs

indépendants comme le démontre les graphes ci-dessous :

Figure 21

Résultat évaluations des collaborateurs et auto-évaluations

Un exemple d’évaluation d’un collaborateur ainsi qu’une évaluation des rapports des

collaborateur avec l’entreprise sont disponibles en annexe (Annexe 2 et Annexe 3).


LOURO, Matias 69

Bonnes pratiques pour l’évaluation :

1. Evaluez vos ressources par un formulaire papier ou en ligne

2. Mettez en place une boîte à idée sous la forme d’un forum

3. Demandez à vos ressources d’évaluer ses rapports avec votre entreprise par un sondage en ligne

4. Soulignez le fait que les réponses de vos sondages sont anonymes


LOURO, Matias 70

4. Cas concrets Dans ce chapitre, nous allons étudier quelques cas concrets de problèmes en

entreprises avec des collaborateurs externes qui m’ont été donné au cours de mon

interview (voir Annexe 6), et de voir comment ils auraient pu être résolus ou évités en

se basant sur les bonnes pratiques citées tout au long de ce document.

Cas numéro 1

Lors d’un projet important (développement d’un CMS). Le freelance devait finir son

CMS et le responsable du projet n’a pas pu le contacter et ce jusqu’à une semaine

après la deadline imposée (deadline réelle sans marge prévue). La tâche étant la

conception complète du CMS, l’agence a du demander un délai au client et la tâche a

été confiée en interne.

On remarque déjà que c’est un problème de gestion de projet car le responsable du

projet a attendu pratiquement la fin du projet pour contacter le freelancer et n’a pas

placé de milestones durant le projet. De plus, avec un CVS mis en place, l’agence

aurai pu prendre la dernière version du site uploadée ce qui lui aurai fait gagner du

temps, c’est donc un outil de collaboration qui n’a pas été utilisé.

Se référer aux bonnes pratiques pour la gestion de projet, n°4

Se référer aux bonnes pratiques pour la communication, n°1 et n°6

Cas numéro 2

Pendant un projet très important (toujours en cours), il y a eu de gros retards au début

de la construction du projet, car le freelancer mandaté décide de quitter l’entreprise, et

le remplaçant désigné en urgence n’avait pas les compétences pour effectuer le projet.

Par la suite, un autre freelancer a été désigné et celui-ci a pu rattraper le retard, des

délais ont du être demandé au client. Le projet est maintenant stable.

Problème clairement centré sur le recrutement, car non seulement l’entreprise n’as pas

su trouver à temps une ressource fiable. Et le recrutement du remplaçant a été bâclé.

Mode de recrutement à utiliser adapté pour les urgences donc soit quelqu’un de fiable

que l’entreprise connait soit en passant par un portail freelance.

Se référer aux bonnes pratiques pour le recrutement, n°1 à n°4


LOURO, Matias 71

Cas numéro 3

Problèmes de communication fréquents avec un collaborateur situé à Singapour. Ces

problèmes sont dus aux fuseaux horaires, non à la langue parlée (freelancer établi à

Genève avant de partir pour Singapour). Problèmes pour se coordonner, difficultés

pour se trouver un horaire pour parler, temps de réponse aux mails et aux demandes

assez longs.

Le seul moyen de communication utilisé ici est celui de l’e-mail qui est un outil de

communication asynchrone. Les fuseaux horaires étant très différents, il est donc

normal que les délais de réponse aux mails soient très longs. C’est pourquoi il faut

privilégier dans ces cas l’utilisation d’un outil de messagerie instantanée ou

d’audioconférence et établir avant que le projet ne débute les horaires de disponibilités

pour la communication directe.

Se référer aux bonnes pratiques pour la communication, n°1, n°3 et n°6

Cas numéro 4

Problème de coordination sur un projet, deux chefs de projets désignés, dont un

considéré à la base comme remplaçant, mais qui au final leurs tâches ont été

mélangées, ce qui à créé une incompréhension car le 1er chef de projet pensait que

c’était à l’autre de faire une certaine tâche alors que le deuxième n’était pas au

courant. Le client quant à lui appelait une fois sur deux un des deux managers. Le 2ème

manager a finalement été écarté du projet.

Problème de communication car le 1er chef de projet n’as pas informé son remplaçant

quand il devait prendre ou arrêter ses fonctions.

Se référer aux bonnes pratiques pour la communication, n°1

Cas numéro 5

Projet accepté par l’agence web (en mode forfait) mais le client à continuellement

soumit à l’agence des fonctionnalités supplémentaires demandant beaucoup de travail

et ce presque chaque jour, imposant des délais infernaux. L’agence n’a pas pu

effectuer le travail et n’a pas pu négocier avec le client et a finalement dû abandonner

le projet.


LOURO, Matias 72

Deux problèmes à constater :

• Difficultés à gérer le projet

• Difficultés de trouver des ressources en urgence

Concernant la gestion de projet, le responsable du projet aurait dû mieux négocier les

fonctionnalités à entrer dans son cahier des charges et en imposant des clauses

Ayant mobilisé toutes les ressources que l’entreprise pouvait par ses connaissances, il

lui fallait trouver de nouvelles ressources de manière très rapide, c’est pourquoi elle

aurait dû passer par un portail freelance.

Se référer aux bonnes pratiques pour le recrutement, n°1 à n°4

Se référer aux bonnes pratiques pour la gestion de projet, n°8 à n°11

Cas numéro 6

Création d’un site e-commerce, le collaborateur a signalé que le site est terminé, et ce

dans les délais. Il est ensuite parti en vacances deux jours plus tard (vacances prévues

et annoncées). Cependant, le chef de projet n’a pas examiné consciencieusement les

travaux du collaborateur et il s’est avéré que le site comportait un très grand nombre

de bugs fonctionnels et graphiques, le site était donc loin d’être terminé et il restait

deux jours pour le terminer et le livrer. Deux collaborateurs (un en interne et un

freelance) ont été désignés d’urgence pour terminer le site, ils ont finalement réussi

dans les délais mais travaillant en fin de semaine, l’agence a du payer les heures de

travail qui n’auraient pas dû exister, et en bonus compte tenu de l’urgence et que

c’était en fin de semaine.

Il n’y a pas eu clairement de contrôle final ni de milestones posées lors de ce projet. Le

« contrôle » n’a été effectué qu’à la fin.

L’autre problème se situe au niveau du code qui comportait des bugs, des

incohérences entre différents navigateurs ainsi qu’un non respect d’une convention de

nommage qui est pourtant existante.

Se référer aux bonnes pratiques pour la gestion de projet, n°4

Se référer aux bonnes pratiques pour la standardisation, n°1 et n°7


LOURO, Matias 73

Cas numéro 7

Toujours pour le même projet, un mois et demi plus tard, le client demande des

modifications sur son site, certaines fonctionnalités de payement, une nouvelle section

ainsi que quelques remaniements graphiques. Le responsable du projet à soumis la

tâche au freelance dédié au projet. Cependant, le freelancer à la base du site était

toujours en vacances, et le chef de projet s’attendait à ce que se soit le freelancer

ayant réparé le site en urgence il y a 1 mois et demi qui effectue la tâche (la demande

de tâche a été envoyée par e-mail aux deux freelancers). Le freelancer en question

n’étant pas au courant que l’autre freelancer est toujours en vacances et ne voyant pas

que la demande est spécifiée exactement pour lui, il n’a pas effectué la tâche tout de

suite.

C’est par la suite que le chef du projet, appelle le collaborateur freelance et lui

demande où en est le travail que la confusion s’est installée. Au final, le travail a pu

être livré dans les délais mais le freelancer n’a pas eu beaucoup de temps pour

effectuer le travail, ce qui aurait pu mal se terminer.

Le problème vient d’une mauvaise communication, car il est clair que les

collaborateurs freelances en général ne se connaissent pas entre eux. C’est pourquoi il

fallait explicitement dire au freelancer qui a remplacé le site un mois plus tôt que c’est

bien lui qui est assigné à la tâche, ce qui n’était pas indiqué dans le mail qui a été

envoyé aux deux collaborateurs, probablement dû à la liste de diffusion.

Se référer aux bonnes pratiques pour la gestion de projet, n°1, n°2 et n°8


LOURO, Matias 74

5. Conclusion Pour conclure, on peut remarquer que la gestion de collaborateur freelance doit être

traitée sur beaucoup d’aspects très différents les uns des autres. C’est un phénomène

très utile pour les agences web à l’heure actuelle mais qui demande beaucoup de

rigueur afin de maîtriser les projets qu’elles externalisent.

Le phénomène du freelancing se répandant de plus en plus, il est utile d’avoir à

disposition des mesures certes simples mais qui permettent de régler beaucoup de

problèmes car les entreprises ont tendance à gérer les ressources freelances de la

même manière que les collaborateurs en interne sans voir les difficultés apportées par

le fait que le freelancer ne travaille pas au sein de l’entreprise.

On remarque également que la mise en place des différents outils de communication,

de collaboration et même de production est peu coûteuse car il existe une multitude

d’outils gratuits et de très bonne qualité. Il faut juste que l’entreprise prenne le temps

de choisir ses outils de façon à s’en tenir aux bonnes pratiques et de les installer, les

configurer et les faire adopter par les collaborateurs.

Certes, cela représente un changement plus ou moins grand pour les collaborateurs,

surtout au niveau du choix de solutions et des standards de programmation à adopter

qui leur demanderont un temps d’adaptation, mais à moyen et long terme, on

remarquera une nette baisse des problèmes rencontrés.

Ayant fais mes premiers pas dans une agence employant fortement le freelancing, il ne

m’a pas fallu beaucoup de temps pour voir les difficultés que celle-ci avait. C’est

pourquoi l’élaboration d’un outil visant à gérer ces problèmes a été très motivante et

intéressante pour moi car cela va me permettre de mettre en place ces bonnes

pratiques et de voir concrètement le changement que cela va apporter.


LOURO, Matias 75

Bibliographie

Livres

LE CLECH B., Manager à distance, France, Insep Consulting Editions, 2007

REYT J-N., Le guide du web management, France, Dunod, 2009

CLOUX P-Y, RUP, XP Architecture et outils, France, Dunod, 2003

CO, Suisse, Chancellerie Fédérale, 2010

Sites web

BLOG DU FREELANCE, Le Blog du freelance [en ligne] http://blog.freelance.com/

(consulté en juin 2010)

CAKEPHP - [en ligne] http://cakephp.org/ (consulté en juin 2010)

COMMENTCAMARCHE, Comment ça marche ? – [en ligne]

http://www.commentcamarche.net/ (consulté en juin 2010)

DEVELOPPEZ.COM – Developpez.com - [en ligne] http://www.developpez.com/

(consulté en juin 2010)

FREELANCE.COM – Freelance.com - [en ligne] http://www.freelance.com/ (consulté

en juin 2010)

PLANETE MICRO ENTREPRISES, Le salon des micro entreprises - [en ligne]

http://www.salonmicroentreprises.com/ (consulté en juin 2010)

SITEDUZERO, Le Site du Zéro - [en ligne] http://www.siteduzero.com/ (consulté en juin

2010)

WIKIPEDIA – Accueil – Wikipedia [en ligne] http://www.wikipedia.org/ (consulté en juin

2010)

Cours

DE BANOFF A., Gérer un portfolio de sous-traitants. Cours d’économie d’entreprise,

Informatique de gestion, Genève, 2010


LOURO, Matias 76

Annexe 1 Sondage sur la gestion actuelle du freelancing

Afin de voir comment le phénomène du freelancing touche les agences web dans notre

région et de voir les différents problèmes rencontrés, nous avons décidé d’élaborer et

de transmettre un questionnaire en ligne aux agences web situées sur Genève. Ce

questionnaire accessible en ligne a été transmis aux agences web effectuant des

projets sur le canton de Genève et comporte 26 questions qui sont traitées de manière

anonyme.

Recherche de participants

Le registre du commerce Suisse facturant la raison sociale des entreprises, il a été

décidé d’effectuer la recherche des participants sur internet par l’utilisation du moteur

de recherche Google dont les critères de recherche est « Création de site web sur

Genève », « Agence web sur Genève ».

Parmi les résultats ont été retenu les agences web travaillant sur Genève et ayant un

certains nombres de références montrant leur savoir-faire et permettant ainsi de

préserver l’intégrité des réponses du questionnaire, la qualité étant privilégiée par

rapport à la quantité. C’est un total de 20 agences qui ont été retenues.

Réalisation du questionnaire

Le questionnaire à été réalisé par l’outil de SurveyConsole™96. L’outil étant gratuit

mais limitant le nombre de fonctionnalités et surtout le nombre de questions à 8, il a

fallu prendre un abonnement mensuel permettant d’être beaucoup plus libre dans la

création de ce questionnaire.

Le questionnaire en ligne à été choisi pour les raisons suivantes :

• Facilité du dépouillement grâce à l’outil de SurveyConsole

• Garantie de l’anonymat des réponses car il n’est pas demandé d’y inscrire le nom de son entreprise

• Facilité d’envoi du questionnaire car il suffit juste d’envoyer un e-mail en indiquant le lien du questionnaire

96 Lien officiel : http://www.surveyconsole.com/console/home.do


LOURO, Matias 77

Afin d’avoir le plus haut taux de réponses possibles avec le nombre d’entreprises

retenues, un appel téléphonique à été passé à chaque entreprise. Ceci afin d’établir un

contact humain, car les entreprises se montrent plus coopératives avec les étudiants

rédigeant un mémoire. L’appel permet également de demander une autorisation

d’envoyer un e-mail contenant le lien du questionnaire, mais aussi de l’envoyer à un

collaborateur qui est en mesure de répondre aux questions du questionnaire.

Le Questionnaire

Voici ci-dessous le questionnaire tel qu’il a été présenté aux entreprises ainsi que les

résultats des réponses. Sur les 20 entreprises questionnées, 14 agences ont répondu

à ce questionnaire.


LOURO, Matias 78


LOURO, Matias 79


LOURO, Matias 80


LOURO, Matias 81


LOURO, Matias 82

Les résultats

Voici les résultats de ce questionnaire par ordre des questions posées :

En complément pour la réponse Autre :

• Sites vitrine

• Application mobiles

• Business Intelligence

• Solutions Internet et Mobile sur mesure


LOURO, Matias 83

En complément de la réponse Oui :

• MS Project

• Solution interne

• Merlin (mac)

• BaseCamp

• FogBugz

• Assembla (solution en ligne)


LOURO, Matias 84

Appliquez-vous une méthode de déroulement de projet ? (exemple : RUP) :

Oui à 35%,

• HERMES

• Agile, Scrum

• Méthode interne très fortement basée sur la méthode Agile/Scrum

• Méthode interne

• Méthodes Agile + gestion des priorités

Non à 65%

• Pas suffisamment nombreux actuellement

• Trop petite structure et petits projets

• Je n'en connais pas

• Petite équipe de 4 personnes, la communication orale et un agenda des deadlines nous suffit

En complément pour la réponse Autre :

• Framework interne

• Solutions développées par nos soins


LOURO, Matias 85

En complément de la réponse Non :

• Nous avons assez de monde en interne

• Utilisation de ressources internes pour l'instant

• Nous avons les ressources à l'interne

• Nous voulons garder une qualité totale sur nos développements


LOURO, Matias 86


LOURO, Matias 87

Quelles sont les raisons de votre choix pour la question précédente?

• La proximité et la qualité

• en fonction des disponibilités

• Proximité

• Dépendance de la disponibilité des travailleurs free-lance

• Proximité, qualité

• Connaissance et réseau suisse

• Compétences souvent meilleures en dehors du territoire, ouverture de l'entreprise à des techniques peu utilisées localement, mais aussi pour leurs tarifs


LOURO, Matias 88


LOURO, Matias 89

Avez-vous une solution mise en place pour la résolution ou la prévention de ces problèmes?

Oui 21%

• Séances supplémentaires de coordination

• Meilleure sélection des freelances

• Le choix d'un partenaire expérimenté, solide et très spécialisé. Nous nous connaissons déjà et savons la qualité de nos travaux respectifs

Non 79%

• Jamais cherché de solution, mais serait intéressant d'en avoir une

En complément pour la réponse Non :


LOURO, Matias 90

• Accord oral

• Relation basée sur une longue connaissance et la confiance

• Le principe de confiance est appliqué. En cas de manquement à cette obligation professionnelle de sa part nous ne travaillerons plus avec lui. Par principe nous n'avons jamais eu un tel problème avec un freelance car celui-ci cherche à garder son job et sa réputation pourrait être en jeu. Pour ce que nous savons les freelances sont pour la plupart des personnes responsables, sans doute déjà par le fait de devenir son propre employeur les oblige à cela.


LOURO, Matias 91

Annexe 2 Exemple de fiche d’évaluation du collaborateur

Evaluation du collaborateur : NOM + Prénom

Nom et prénom de l’évaluateur

Nom du projet effectué

Date de début et de fin du projet

Tâches effectuées par le collaborateur dans ce projet

Questions Réponses

Satisfaction globale (de 1 à 4)

Les tâches a effectuer ayant été terminées dans les délais (en %)

Les conventions de nommage ont-elle été respectées ? (en %)

Le cahier des charges a-t-il été respecté ? (en %)

Collaborateur à recontacter pour de futurs projets ? (oui / non)

Si oui dans quelles mesure ?

Remarques éventuelles ?


LOURO, Matias 92

Annexe 3 Exemple d’évaluation des rapports du collaborateur

avec l’entreprise


LOURO, Matias 93

Annexe 4 Tableau de l’évaluation préalable pour l’outsourcing

A traiter Importance Réponse

Quelles sont les raisons qui nous poussent à employer des collaborateurs freelances ?

Quels sont les projets que nous allons sous-traiter ?

Quel pourcentage de développement (ou autre) sera probablement réalisé en outsourcing à moyen/long terme ?

Quelles sont les priorités budgétaires ? Actuelles et probables à moyen terme

Quelles économies vise-t-on ?

Dispose-t-on d’un ordre de grandeur des dépenses anticipées ?

Quel est le niveau minimal de sécurité que l’on souhaite atteindre pour nos sites web ?

Quelles sont les exigences de sécurité que nous devons chiffrer ?

Veut-on réaliser un projet test ou désire-t-on démarrer tout de suite par un projet réel ?

Quels enseignements désire-t-on recueillir d’un projet test ?

Quel serait notre projet test ?


LOURO, Matias 94

Qui en interne va prendre le management des opérations outsourcées (encore plus important si offshore)

Cette personne est-elle motivée sur l’outsourcing ? (offshore ?)

A-t-on décidé du type de rémunération ?


LOURO, Matias 95

Annexe 5 Listes des bonnes pratiques

Bonnes pratiques pour le recrutement :

1. Adaptez votre mode de recrutement en fonction de la situation et des besoins

2. Exigez de voir le futur collaborateur en face à face ou par visioconférence

3. Demandez à voir les travaux réalisés par le futur collaborateur

4. Signalez clairement ce que vous recherchez de la part du futur collaborateur

5. Gardez contact avec les collaborateurs dont vous êtes satisfaits

6. Connaissez vos responsabilités envers le collaborateur engagé


LOURO, Matias 96

Bonnes pratiques pour la communication :

1. Avez-vous les outils nécessaires pour communiquer, collaborer et coordonner vos collaborateurs ?

2. Testez différents outils avant de les adopter

3. Utilisez les bons outils dans les bonnes situations

4. Privilégiez les outils ne requérant pas d’installation chez le collaborateur

5. Privilégiez les outils gratuits pour le collaborateur

6. Etablissez une plage horaire pour établir les communications directes


LOURO, Matias 97

Bonnes pratiques pour les e-mails :

1. Donner un titre explicite à l’e-mail

2. Être court et précis (20 lignes maximum)

3. Etre courtois, mettre de la chaleur humaine

4. Eviter les mises en copie inutiles

5. Archiver les e-mails importants dans des dossiers

6. Indiquer son numéro de téléphone sur la signature

7. Configurer un message répondeur en cas d’absence

8. Utilisez correctement les listes de diffusion

Bonnes pratiques lors d’un conflit relationnel :

1. Ne réagissez jamais à chaud

2. Relisez vos mails avant d’y répondre

3. Mettez-vous dans la peau du destinataire

4. Favorisez l’usage du téléphone


LOURO, Matias 98

Bonnes pratiques pour la gestion de projet :

1. Découpez votre projet en sous-tâches

2. Utilisez les diagrammes de Gantt pour gérer vos projets

3. Incitez vos collaborateurs à se concerter ensemble avant de vous faire part de leur travail

4. Effectuez des contrôles sous forme de milestones afin de faire les vérifications importantes pendant le projet

5. Donnez les moyens nécessaires pour que le collaborateur puisse effectuer la tâche

6. Faites une veille technologique de 15 minutes par jour

7. Faites de la veille technologique une culture d’entreprise

8. Prenez le temps nécessaire pour rédiger le cahier des charges

9. Rédigez un cahier des charges dans un langage non-technique

10. Fixez des clauses réalistes dans votre cahier des charges

11. Utilisez le cahier des charges pour faire valoir vos droits en cas de problème


LOURO, Matias 99

Bonnes pratiques pour la standardisation :

1. Etablissez une convention de codage et imposez là

2. Laissez le freelancer utiliser ses propres outils de production

3. Pensez à utiliser les frameworks pour les projets conséquents

4. Utilisez un maximum les CMS et solutions e-commerce existants si vous n’avez pas votre propre solution

5. Gardez toujours ce qui peut vous être utile de projets en projets

6. Renseignez-vous et appliquez les design patterns lorsque vous programmez objet

7. Validez vos sites avec les standards du W3C


LOURO, Matias 100

Bonnes pratiques pour l’évaluation :

1. Évaluez vos ressources par un formulaire papier ou en ligne

2. Mettez en place une boîte à idée sous la forme d’un forum

3. Demandez à vos ressources d’évaluer ses rapports avec votre entreprise par un sondage en ligne

4. Soulignez le fait que les réponses de vos sondages sont anonymes


LOURO, Matias 101

Annexe 6 Interview Agence Web

Les présentations

• Date : 13 mai 2010

• Lieu : Confidentiel

• Intervieweur : Matias Louro, étudiant en informatique de gestion

• Interviewé : Confidentiel, gestionnaire de projet

Résumer les informations du questionnaire

Cette agence web externalise beaucoup de ses projets à des collaborateurs

freelances. Une fois recrutés, les freelancers restent au service de l’agence, ce qui leur

permet de s’assurer d’avoir des missions et pour l’agence d’avoir toujours quelqu’un

sous la main pour effectuer les missions.

Sur l’évaluation des freelancers, le gestionnaire reconnait que tout se fait de mémoire,

mais qu’à la longue il est vrai qu’il est mieux que ses informations soient inscrites et

puissent être consultées ne serait-ce que pour savoir dans quel périmètre de projet l’on

peut affecter une ressource.

Quelques informations par rapport au questionnaire :

• Pourcentage de freelance ?

51 à 75%

• Importance des projets attribués ?

De Faible à Crucial

• La durée des projets ?

De moins d’un mois à plus de 6 mois

• Manière de recruter ?

Sites d’annonce, connaissances

• Manière de gérer un projet ?

Découpage et attribution des t’aches au freelance, avec un contrôle lors des

deadlines

• Les outils utilisés pour travailler ?

Des outils Open-source pour les CMS et e-commerce


LOURO, Matias 102

• Les outils utilisés pour communiquer ?

E-mail, téléphone principalement

Autre

Tous les collaborateurs freelances sont situés à Genève mis à part un collaborateur qui

est parti à Singapour.

L’agence laisse toujours les collaborateurs exposer leurs travaux sur leur site

personnel. Cela permet d’une part de mieux évaluer un collaborateur lors du

recrutement (si tout le monde laisse les freelancers exposer leurs créations), mais

demande juste en contrepartie une mention stipulant que le site a été effectué en

coopération avec l’entreprise

Les cas concrets

1. Lors d’un projet important (développement d’un CMS). Le freelance devait finir

son CMS et le responsable du projet n’a pas pu le contacter et ce jusqu’à une

semaine après la deadline imposée (deadline réelle sans marge prévue). La

tâche étant la conception complète du CMS, l’agence a du demander un délai

au client et la tâche a été confiée en interne.

2. Pendant un projet très important (toujours en cours), il y a eu de gros retards au

début de la construction du projet, car le freelancer mandaté décide de quitter

l’entreprise, et le remplaçant désigné en urgence n’avait pas les compétences

pour effectuer le projet. Par la suite, un autre freelancer a été désigné et celui-ci

a pu rattraper le retard, des délais ont du être demandé au client. Le projet est

maintenant stable.

3. Problèmes de communication fréquents avec un collaborateur situé à

Singapour. Ces problèmes sont dus aux fuseaux horaires, non à la langue

parlée (freelancer établi à Genève avant de partir pour Singapour). Problèmes

pour se coordonner, difficultés pour se trouver un horaire pour parler, temps de

réponse aux mails et aux demandes assez longs.

4. Problème de coordination sur un projet, deux chefs de projets désignés, dont

un considéré à la base comme remplaçant, mais qui au final leurs tâches ont

été mélangées, ce qui à créé une incompréhension car le 1er chef de projet

pensait que c’était à l’autre de faire une certaine tâche alors que le deuxième


LOURO, Matias 103

n’était pas au courant. Le client quant à lui appelait une fois sur deux un des

deux managers. Le 2ème manager a finalement été écarté du projet.

5. Projet accepté par l’agence web (en mode forfait) mais le client à

continuellement soumit à l’agence des fonctionnalités supplémentaires

demandant beaucoup de travail et ce presque chaque jour, imposant des délais

infernaux. L’agence n’a pas pu effectuer le travail et n’a pas pu négocier avec le

client et a finalement dû abandonner le projet.

6. Création d’un site e-commerce, le collaborateur a signalé que le site est

terminé, et ce dans les délais. Il est ensuite parti en vacances deux jours plus

tard (vacances prévues et annoncées). Cependant, le chef de projet n’a pas

examiné consciencieusement les travaux du collaborateur et il s’est avéré que

le site comportait un très grand nombre de bugs fonctionnels et graphiques, le

site était donc loin d’être terminé et il restait deux jours pour le terminer et le

livrer. Deux collaborateurs (un en interne et un freelance) ont été désignés

d’urgence pour terminer le site, ils ont finalement réussi dans les délais mais

travaillant en fin de semaine, l’agence a du payer les heures de travail qui

n’auraient pas dû exister, et en bonus compte tenu de l’urgence et que c’était

en fin de semaine.

7. Toujours pour le même projet, un mois et demi plus tard, le client demande des

modifications sur son site, certaines fonctionnalités de payement, une nouvelle

section ainsi que quelques remaniements graphiques. Le responsable du projet

à soumis la tâche au freelance dédié au projet. Cependant, le freelancer à la

base du site était toujours en vacances, et le chef de projet s’attendait à ce que

se soit le freelancer ayant réparé le site en urgence il y a 1 mois et demi qui

effectue la tâche (la demande de tâche a été envoyée par e-mail aux deux

freelancers). Le freelancer en question n’étant pas au courant que l’autre

freelancer est toujours en vacances et ne voyant pas que la demande est

spécifiée exactement pour lui, il n’a pas effectué la tâche tout de suite.

C’est par la suite que le chef du projet, appelle le collaborateur freelance et lui

demande où en est le travail que la confusion s’est installée. Au final, le travail

a pu être livré dans les délais mais le freelancer n’a pas eu beaucoup de temps

pour effectuer le travail, ce qui aurait pu mal se terminer.