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Réduisez les risques et les coûts avec une gouvernance proactive des informationsSolutions HPE pour la gouvernance des informations

Table des matières

3 Synthèse

4 Gouvernance des informations : le nouvel impératif de l'entreprise

4 Faire face au tsunami d'informations

5 Le rôle de l'innovation

6 L'héritage du format papier

7 Nouvelle ère, nouvelle perspectives

8 Gouvernance proactive des informations : maîtriser la dichotomie souplesse/contrôle

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Comment faire face au tsunami d'informations ?Synthèse

Aujourd'hui, le paysage global de l'entreprise fait face à des perturbations massives en raison d'une force spectaculaire : la croissance incessante des informations. Le volume des données d'entreprise augmente de 40 % par an1, et tout indique que cette croissance va encore s'accélérer au cours des dix prochaines années. De récents progrès technologiques – en analytique de données en particulier – font potentiellement apparaître les informations comme l'atout le plus précieux des entreprises.

Il est clair que cette croissance exponentielle des données apporte de nouveaux défis et de nouvelles opportunités pour toutes les entreprises. Mais pour exploiter efficacement ces données, il est nécessaire de les gérer efficacement tout au long de leur cycle de vie. Jusqu'à présent, la gouvernance des informations était un processus difficile (en grande partie manuel) et coûteux. La réalité d'aujourd'hui est la suivante :

• Les progrès des technologies eDiscovery et Big Data sont en train de transformer la gouvernance des informations, qui est plus souple, plus puissante et plus automatisée que jamais.

• L'application proactive de règles de gouvernance aux informations peut vous aider à maximiser les avantages tout en réduisant les risques.

L'exploitation efficace des données est désormais un impératif des dirigeants, et la fenêtre d'opportunité qui permet de monétiser les flux de données sera bientôt fermée : seuls les précurseurs bénéficieront d'avantages concurrentiels décisifs. Mais la solution à ce problème exige beaucoup plus que le simple chargement des données dans un moteur MapReduce et le recrutement d'un spécialiste des données pour les analyser. Dans un monde qui considère désormais que l'exploitation de plusieurs pétaoctets (ou même exaoctets) de données sensibles sur les clients et sur l'entreprise est une opération normale, il est plus critique que jamais de se concentrer sur la gestion, la supervision et la protection de l'ensemble de vos informations.

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1 "The Digital Universe of Opportunities: Rich Data and the Increasing Value of the Internet of Things" (IDC, 2014)

Gouvernance des informations : le nouvel impératif de l'entreprise

Bien que la plupart des chefs d'entreprise réalisent l'importance de leurs données, ils ne prennent pas tous des mesures adéquates pour les gérer correctement. La gouvernance des informations est à l'ordre du jour depuis plus de 30 ans, mais l'état des solutions a très peu évolué pendant ce laps de temps. La plupart des processus de gouvernance continuent à s'inspirer des anciennes méthodes de gestion des documents et des enregistrements physiques qui ont longtemps servi de base à la gestion d'une entreprise.

Autrefois, ces processus traditionnels de gouvernance étaient sans doute suffisants, mais ils sont parfaitement inadaptés aux besoins des entreprises d'aujourd'hui. La plupart des entreprises essaient de gérer leur ressource la plus précieuse dans un environnement (processus, opérations et technologies) complètement dépassé.

Leur infrastructure de gouvernance s'écroule sous la pression de la croissance incessante des données – au moment précis où cette gouvernance est essentielle au succès de leurs activités. La gestion efficace des données exige une approche différente, et le temps est compté...

Faire face au tsunami d'informations

Ce n'est pas un hasard si la gouvernance des informations apparaît désormais au premier plan des initiatives des entreprises. En effet, les entreprises font face à un grand nombre d'interactions simultanées : croissance explosive du volume des données, augmentation phénoménale des contrôles juridiques et réglementaires, obligation d'exploiter les données toujours plus vite et toujours plus efficacement. L'équilibre entre ces différentes exigences justifie la mise en place d'un mode de fonctionnement entièrement nouveau.

Essayer de gérer les ressources de données manuellement et avec une supervision et des interventions humaines directes n'est plus simplement une approche inefficace : c'est tout simplement impossible sur le plan opérationnel. Des millions (ou milliards) de documents, d'e-mails, de messages texte, de vidéos et d'autres types de fichiers transitent par des centaines (ou milliers) de systèmes et sont consultés par des milliers (ou millions) d'utilisateurs. La complexité de ce nouveau paysage de l'information est telle que l'intervention directe par des opérateurs humains n'est plus rationnelle. Les entreprises doivent donc gérer leur environnement et leurs informations avec les mêmes technologies qui accompagnent l'évolution de leur taille, de leur complexité et de leurs performances.

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Le rôle de l'innovation

Au cours des 20 dernières années, des investissements considérables et des innovations spectaculaires ont transformé la gestion des informations. Les entreprises ont dépensé des milliards de dollars pour faire évoluer les solutions dans de nombreux domaines – dont l'eDiscovery, les médias sociaux, le Big Data et l'analytique des clients. Ces avancées ont notablement amélioré notre capacité à gérer d'énormes volumes d'informations de toute nature, en temps réel, sur tous les types de plates-formes et avec cohérence, transparence et un degré élevé d'automatisation.

En fait, ce sont les technologies qui facilitent cette croissance inexorable des données qui sont devenues les catalyseurs de solutions de gestion des informations plus efficaces. A un moment où la gouvernance des informations devient une nécessité impérieuse, elle est facilitée par ces technologies et ces solutions.

Au moment d'évaluer vos besoins en matière de gouvernance des informations, vous devez vous poser les questions suivantes :

• Avez-vous besoin de savoir qui accède à quelles informations, quand et dans quel contexte ? C'est à peu près ce que vous essayez de déterminer avec les internautes qui visitent votre site Web.

• Avez-vous besoin d'accéder à des e-mails qui pourraient être pertinents dans le cadre d'une affaire juridique ? Sur le plan fonctionnel, ce besoin est à rapprocher de la personnalisation des contenus livrés à un client donné en fonction des critères sélectionnés par celui-ci.

• Avez-vous besoin de vous assurer que les informations critiques de l'entreprise sont supervisées activement et sécurisées pour garantir leur utilisation correcte ? Cette fonctionnalité devrait déjà être en place pour l'ensemble de vos données sensibles.

Les progrès de l'analytique et des processus d'eDiscovery permettent d'améliorer sensiblement la gouvernance des données. La fonctionnalité requise est identique ; la gouvernance des informations se traduit simplement par une autre catégorie de cas d'usage. Pour cette raison, les entreprises peuvent désormais satisfaire à des exigences de gouvernance qui étaient nécessaires depuis plusieurs décennies mais jusqu'alors impossibles à maîtriser. Et dans un monde toujours plus complexe, toujours plus distribué, toujours plus réglementé et toujours plus inexorablement vécu en temps réel, cette capacité à gérer les données arrive à point.

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L'héritage du format papier

Pour faire face aux nouvelles réalités du Big Data, les entreprises doivent transformer leur approche en matière de gouvernance des informations. Jusqu'à présent, les entreprises ont appliqué des pratiques de gouvernance des informations qui tenaient compte de trois dimensions principales : organisation, emplacement et contrôle. Organisation : désigne la décomposition des volumes de données en petits groupes pour en faciliter la gestion. Emplacement : désigne le ou les systèmes dans lesquels les informations sont stockées (et donc gérées). Contrôle : désigne l'ensemble des pratiques (règles, politiques, workflows, etc.) définissant l'exécution des tâches de gouvernance.

TRADITIONNEL MODERNE

Gestion des données En local En place

Contrôle des données Nominatif Informel

Application Omniprésente Transparente

Ces critères étaient déjà en vigueur pendant l'ère du format papier, ce qui fait que les entreprises ont acquis une expérience considérable dans ces approches traditionnelles. Lorsque l'information numérique a émergé, ces trois dimensions ont été implémentées de la manière suivante :

• Organisation – Utilisation de taxonomies centralisées ou de catalogues de métadonnées, avec création de catégories de données prédéfinies et structuration des données au moment de leur création. Cette approche de l'organisation était "nominative" dans la mesure où les catégories étaient d'abord définies et implémentées, puis les données étaient placées dans la ou les catégories appropriées.

• Emplacement – Généralement défini par implémentation d'un ou plusieurs packages logiciels pour la gestion des données. Une fois le système de gouvernance déployé, les données étaient migrées dans cet environnement pour permettre au système de gestion d'y accéder. Les données extérieures à ce système échappaient au de contrôle, et elles étaient invisibles pour le processus de gouvernance.

• Contrôle – Défini à travers des workflows, des règles métier et d'autres outils souvent très complexes, difficiles à utiliser et exigeant un nombre élevé d'interventions humaines pour leur exécution correcte. Ces approches sont restées suffisantes au début de la révolution numérique, mais dans le contexte actuel, elles constituent un obstacle direct à la viabilité et à la productivité de l'entreprise.

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Nouvelle ère, nouvelle perspectives

Ces anciennes approches en matière d'organisation, d'emplacement et de contrôle ne sont plus du tout adaptées aux réalités contemporaines des entreprises. Elles les empêchent de comprendre et d'exploiter efficacement leurs informations. Pour chaque dimension de gouvernance des informations, une nouvelle approche n'est pas seulement appropriée, elle est nécessaire. Voyez ces comparaisons :

• Organisation : l'ancienne méthode (dite "nominative") consistait à définir une taxonomie centralisée et un catalogue de métadonnées, puis à ajuster les données au forceps dans cette structure. Cette approche était aussi inefficace qu'imprécise, et elle exigeait beaucoup trop d'interventions manuelles. La méthode moderne s'appuie sur des technologies qui tiennent compte du contexte. Avec cette méthode, les informations peuvent être organisées en mode dynamique et automatique, au moment de leur création ou de leur consommation, et en fonction du contexte des données gérées – et non sur la base de mots-clés ou de métadonnées forcées.

Avec cette méthode contemporaine, chaque fois qu'une requête est exécutée ou qu'une politique est appliquée, les résultats correspondent exactement à ce qui était prévu au moment de l'exécution. Cette efficacité et cette précision garantissent que les utilisateurs obtiendront des résultats de qualité et en temps opportun, sans avoir à tenir compte au préalable de toutes les utilisations possibles de telles ou telles données.

• Emplacement : l'ancienne méthode consistait à déplacer toutes les données à gérer sur une seule plate-forme ou dans un seul un système. Cette approche n'est plus applicable dans un monde transformé par le cloud, le Software-as-a-Service et le BYOD. Aujourd'hui, les entreprises déploient des référentiels de données beaucoup plus diversifiés, et cette diversité en termes de création et de consommation va sans doute évoluer de manière exponentielle dans les années à venir. Enfin, la solution qui consisterait à déplacer des pétaoctets ou des exaoctets de données vers un référentiel central en vue de les gérer ne serait pas du tout pratique.

En matière d'emplacement, une meilleure approche consiste à répartir les données de manière à faciliter l'accès pour les utilisateurs et à améliorer l'efficacité pour l'entreprise, et d'appliquer ensuite la gouvernance appropriée à ces différents référentiels de données. Dans l'environnement idéal, un moteur de politiques centralisé contrôle l'ensemble des données tout au long de leur cycle de vie. Il est relié aux différents référentiels distribués et il applique ces politiques aux emplacements de résidence des données. Cette gouvernance "en place" est essentielle pour permettre aux entreprises de tirer pleinement parti des avantages du cloud tout en exerçant le degré de supervision nécessaire.

• Contrôle : autrefois, le contrôle reposait sur des opérations manuelles (examen, évaluation, utilisation). Cette approche ne convient plus du tout pour les millions d'enregistrements et les milliers de participants du processus. À ce titre, les contrôles codés en dur, rigides, formels et omniprésents doivent céder la place à l'application fluide, dynamique, automatisée et centralisée des politiques de contrôle appropriées, capables d'assurer la gestion correcte des utilisateurs sans les brider inutilement. Ce type de contrôle est tout aussi efficace, voire plus, quand il est correctement appliqué, et il est transparent pour vos utilisateurs. Cette transparence est essentielle pour garantir l'application cohérente et conforme aux réglementations applicables des politiques de gouvernance aux quantités massives d'informations qui sont générées et consommées en temps réel.

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4AA5-8253FRE, novembre 2015, révision 1

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Gouvernance proactive des informations : maîtriser la dichotomie souplesse/contrôle

En appliquant à vos informations des pratiques de gouvernance proactive qui tiennent compte des aspects d'organisation, d'emplacement et de contrôle, vous garantissez que ces données sont disponibles, protégées et gérées pendant leur cycle de vie complet. Et tout au long de ce cycle de vie, les données restent accessibles aux utilisateurs autorisés, ce qui améliore les prises de décision à l'échelle de l'entreprise.

Les solutions proactives de gouvernance répondent plus efficacement aux besoins internes en données et se traduisent par un gain de temps et une réduction des coûts grâce aux qualités suivantes :

• Connexion aux référentiels de données les plus pertinents (informations structurées ou non structurées).

• Catalogage et analyse des données en temps réel, ce qui garantit l'inclusion efficace de toutes les données pertinentes (sans avoir à se préoccuper des modes d'organisation ou de gestion de ces données).

• Sélection et ségrégation des informations pertinentes pour des cas d'usage spécifiques tels que l'eDiscovery juridique, la réponse réglementaire ou les demandes des clients.

• Automatisation des workflows d'eDiscovery (mappage, notification et interrogation), avec modèles dynamiques, personnalisables et sensibles au contexte pour une efficacité améliorée.

• Intégration du matériel et des logiciels pour simplifier les déploiements dans les environnements hébergés, sur site ou hybrides.

Avec la plate-forme de gouvernance des données proposée par Hewlett Packard Enterprise, votre entreprise peut répondre à l'objectif apparemment incompatible d'amélioration de la souplesse et du contrôle. Vos utilisateurs ont accès aux bonnes informations, au bon moment et dans le bon contexte tout en respectant les politiques et les contrôles organisationnels. La technologie révolutionnaire HPE IDOL garantit que ces contrôles sont appliqués avec fluidité, transparence et cohérence.

Pour plus de détails :hpe.com/software/infogov