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Libérer les usages De la valeur d’une infrastructure collaborative optimisée

Votre Infrastructure est-elle ?

La performance des organisations repose à la fois sur la qualité des équipes, sur l’effi cacité des processus, la pertinence des informations fournies, leur rapidité de circulation et les moyens mis en oeuvre pour pouvoir les analyser effi cacement.

Sur l’ensemble de ces tâches, les directions informatiques ont un rôle prépondérant, elles facilitent, voire déterminent en partie la compétitivité des entreprises.

L’investissement dans les nouvelles technologies apporte aux organisations des avantages concurrentiels. Elles permettent de répondre aux enjeux clés que sont :

n L’amélioration de la connaissance et de la réactivité de l’organisation vis-à-vis de son marché.

n La réduction des coûts, pour rester compétitif dans un marché de plus en plus ouvert.

n Une plus grande anticipation, pour adapter sa stratégie ou sa production à des environnements de plus en plus mouvants.

Le poste de travail est encore parfois considéré comme un maillon à faible valeur ajoutée au sein du système d’informa-tion, au mieux un support d’une meilleure effi cacité person-nelle, au pire un simple coût.

Ainsi pour les Directions Informatiques, qui maîtrisent parfaitement le déploiement et l’administration des postes de travail, leurs usages et leur valeur globale sont souvent méconnus. L’installation d’une nouvelle version de système bureautique se fait souvent en minimisant le changement perçu et par voie de conséquence les nouveaux apports en effi cacité qu’elle procure…

Pourtant, le poste de travail est au coeur des enjeux du Système d’Information, il en est à la fois la partie visible pour l’ensemble des fonctionnels, mais également un catalyseur essentiel pour l’augmentation de l’effi cacité

globale de l’organisation. Si sa partie visible est sa contribution à l’effi cacité personnelle, il intervient également sur la performance collective et l’expertise métier.

Le poste de travail, hier bureautique, est en effet devenu un environnement de production intellectuelle, de recherche d’informations, de collaboration, de communications et même un cockpit décisionnel. Il est donc aujourd’hui, pour une direction informatique, au confl uent de ses enjeux technologiques majeurs :

n Faciliter la mise en oeuvre d’applications métier tout en minimisant les investissements nécessaires (en particulier en formation).

n Standardiser les outils de production et de partage d’informations en toute sécurité.

n Rationnaliser les communications (intégration voix-données).

n Mettre en oeuvre des moyens de recherche effi caces des informations.

Alors, quelle stratégie adopter pour un poste de travail étendu à ces enjeux ? Comment mesurer sa contribution aux performances de l’entreprise ?

Le défi de la performance 3

Le pari du poste de travail étendu 4

Une meilleure gestion du temps 6

Des communications et une collaboration plus effi caces 8

Une recherche d’informations plus pertinente 10

Gestion cohérente du contenu d’entreprise 12

Un exemple : valorisation de l’usage des formulaires 13

Conclusion 14

Pour aller plus loin 16

Table des matières

De la valeur d’une infrastructure collaborative optimisée I Le défi de la performance 3

Le défi de la performance


De la valeur d’une infrastructure collaborative optimisée

Le saviez-vous ? Les technologies de l’information sont clés dans le développement de l’effi cacité des employés :

« 25% des entreprises investissant le plus dans l’informatique ont 23% de plus de revenus par employé que les 25% investissant le moins. »

(Harvard Business School, Keystone Strategy, mars 2006)

C’est la combinaison de ces 3 indicateurs qui permet de mesurer la réalité pour l’organisation des apports du poste de travail étendu.

Le coût de possession (TCO) peut être mesuré de façon classique en additionnant l’ensemble des coûts lissés sur une période d’amortissement et ramené ensuite à un coût par poste, par utilisateur et par an (ou par mois). En moyenne, nous pouvons considérer que le TCO d’un poste de travail est ventilé suivant le schéma ci-dessous. Les facteurs d’amélioration du TCO sont donc bien connus,le principal étant donc l’optimisation de l’infrastructure permettant de diminuer les coûts d’administration.

Le taux de satisfaction des utilisateurs peut être mesuré par des enquêtes annuelles par exemple. Il convient pour maintenir un taux satisfaisant, voire en croissance, de faire évoluer les services offerts en accompagnant les utilisateurs (conduite du changement) et leur offrir au fi l de l’eau le bon support.

En revanche, la valeur du poste de travail est bien plus délicate à mesurer. En effet, pour cela il est nécessaire de connaître les usages réels du poste de travail par les utilisateurs, d’analyser la nature des interactions entre l’utilisateur et le reste de l’organisation, les fl ux d’informa-tions échangées. Autant d’éléments qui ne sont pas toujours mesurés, ni même parfois connus.

De la valeur d’une infrastructure collaborative optimisée I Le pari du poste de travail étendu 54 De la valeur d’une infrastructure collaborative optimisée I Le pari du poste de travail étendu


Autant de questions auxquelles il convient de répondre sans tabou.

Le poste de travail doit être mesuré sur 3 axes :

1. Le coût de possession (Total Cost of Ownership – TCO) incluant à la fois les coûts d’acquisition (matériels et logiciels), les coûts de déploiement, les coûts de support et de maintenance au global.

2. La valeur du poste de travail. Celle-ci recouvre en particulier la pertinence des services offerts, les gains d’effi cacité personnelle et collective, l’adéquation du poste avec les applications métier et plus généralement les objectifs de l’entreprise (commerciaux, services à l’usager, concurrentiels, etc.). Le terme anglais correspondant à la valeur du poste de travail est Total Value of Ownership (TVO).

3. La qualité perçue par les utilisateurs (taux de satisfaction), incluant la facilité d’usage, l’adéquation aux besoins « personnels » pour accomplir les missions défi nies, la formation reçue, etc.

La « bureautique » ne constitue-t-elle qu’un coût, ou bien peut-elle contribuer à l’objectif de réduction des coûts de l’entreprise ?

Quels sont les gains d’effi cacité apportés par les solutions « poste de travail » de Microsoft, et quels en sont les principaux domaines concernés ?

La standardisation sur les dernières versions de l’éditeur ne constitue-t-elle pas à la fois un risque technologique et d’accroissement de la dépendance vis-à-vis de ce dernier ?

Le pari du poste de travail étendu

Mesurer la valeur apportée par le poste de travail revient à estimer les bénéfi ces apportés sur l’ensemble des usages de production, communication, collaboration, recherche et décision. En tant que support incontournable de l’utilisateur dans ses différentes activités, les bénéfi ces du poste de travail étendu sont de 3 ordres : n Amélioration de la productivité : pour diminuer

les coûts et les temps (de production, de recherche… ).n Amélioration de la réactivité : pour diminuer le temps

de réaction à tous les changements.n Amélioration de la qualité : pour permettre des décisions

plus rapides, plus pertinentes et des collaborations plus effi caces.

Selon les populations d’utilisateurs considérées dans l’organisation, les usages du poste de travail pourront être plus développés dans un domaine (production, collaboration, communication, recherche et décision), et les bénéfi ces retirés également différents.Néanmoins, grâce à cette typologie des usages et des bénéfi ces, il devient possible de quantifi er pour des usages similaires, les différents bénéfi ces que procure la mise en œuvre d’une infrastructure de poste de travail étendu.

Comment mesurer ce qui peut apparaître parfois comme l’inmesurable ?

Dépassant la vision de simple outil de production documen-taire, largement individuel, qui était celle du poste de travail, le poste de travail étendu agrandit la sphère d’interaction entre l’utilisateur et le reste de son environnement.

D’outil de productivité personnelle, le poste de travail se transforme ainsi en un instrument d’amélioration

de l’intégralité des tâches quotidiennes de travail de chacun : production de contenu, recherche, communication, collaboration, aide à la décision.

Le poste de travail étendu transforme certaines pratiques existantes de partage et de collaboration des utilisateurs (par exemple, le partage de documents, via les pièces jointes de l’e-mail, est remplacé par les espaces de travail d’équipes), et il crée les conditions de nouvelles pratiques (par exemple en intégrant la messagerie vocale avec la messagerie électronique).

“Organizations that have teamed with Accenture to implement a Performance Workspace solution have made measurable progress on the journey toward high performance. These companies have achieved 20 percent productivity gains, 75 percent faster time to competency and a 16-point increase in customer satisfaction.”

« - Quel est l’apport de la mise en oeuvre d’une messagerie électronique ? - Comment mesurer l’intérêt fi nancier de mettre en place un tableau croisé dynamique ? - Quelle économie réaliser en travaillant en mode « révision par auteur » sur un document collaboratif ? »

De la valeur d’une infrastructure collaborative optimisée I Une meilleure gestion du temps 76 De la valeur d’une infrastructure collaborative optimisée I Une meilleure gestion du temps

L’estimation de gains passe au préalable par une analyse des usages réels des utilisateurs. Ces usages sont différents selon les métiers à l’intérieur de l’organisation. Ils sont le plus souvent méconnus des directions informatiques. Néanmoins, la problématique de maîtrise du temps touche tous les utilisateurs de l’organisation. Il est donc possible de mener des analyses d’usages sur des populations ciblées dans l’organisation et d’estimer le temps passé, au travers de mesures « objectives » (temps de réalisation d’un rapport mensuel par plusieurs contributeurs, par exemple) ou plus « subjectives » (estimation du temps perdu à replanifi er des réunions avec des personnes qui n’utilisent pas ou ne maintiennent pas à jour un calendrier électronique partagé).

Une meilleure gestion du temps


Le temps est un élément clé pour les organisations publiques ou privées, et sa maîtrise, une recherche permanente. Et c’est dans ce domaine que le poste de travail étendu garantit des gains maximums :

n Gains de productivité : par exemple grâce à l’organisation de réunions avec des calendriers partagés, la création d’espaces de travail d’équipes.

n Gains de réactivité : par exemple, grâce à la possibilité de mettre des alertes sur les informations que l’on souhaite contrôler en temps réel.

n Gain de qualité : pour produire, par exemple, un document à plusieurs.

Tous ces gains se traduisent en temps gagné, directement sur la production des informations, ou indirectement sur les processus de communication et les décisions prises.

« Je souhaite monter une réunion avec plusieurs intervenants, comment m’assurer de leur disponibilité, les informer des détails de la réunion, sans avoir à passer par de nombreux échanges d’e-mails et de coups de téléphone ? »

« Je suis responsable d’un groupe commercial et je souhaite rapidement identifi er, dans mon tableau de suivi des ventes, les secteurs les plus diffi ciles pour préparer une campagne promotionnelle adaptée. »

Le saviez-vous ? Selon une étude d’Acadys, un employé européen utilise en moyenne 2h15 par jour son poste de travail, soit plus de 25% de son temps de travail…

Sur ces 2h15, un tiers de temps étant passé sur Internet et la messagerie, un autre tiers sur la bureautique et le dernier tiers sur les autres applications de l’entreprise.

Toute amélioration de l’effi cacité sur les 2/3 du temps passé se traduit donc très rapidement en gain fi nancier à rapprocher du calcul de TCO effectué.(Étude établie sur 1000 entreprises sur 7 pays européens – septembre 2004)

La mairie du Havre déploie un nouvel agenda partagé La mairie du Havre souhaitait faire évoluer sa solution d’agenda en place pour 450 utilisateurs, vers Microsoft Exchange Server 2007 et Outlook.

“Nous voulions l’ouvrir à Offi ce Outlook afi n de réunir d’une part, sur un seul logiciel client, l’accès à la messagerie et à l’agenda. D’autre part, nous souhaitions cibler des terminaux nomades plus sophistiqués, en particulier sous Windows Mobile”, se souvient Jean-Luc Thorel, directeur technique du service informatique de la mairie du Havre. Les bénéfi ces de la solution :

n Intégration de la messagerie et de l’agenda dans une même interface utilisateur (Outlook).n Accès nomade à la messagerie et à l’agenda, à partir de terminaux mobiles ou d’un client Web.

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Des communications et une collaboration plus effi caces


Depuis plusieurs années, les entreprises ont développé les usages d’outils de communication (messagerie, téléphone, fax …) et de collaboration (du plus simple, en échangeant des pièces jointes en mail, jusqu’au plus sophistiqué avec des solutions collaboratives dédiées).

Ainsi, en termes de communication, chacun de ces outils a permis de dégager des gains de productivité, réactivité ou qualité. Mais très souvent en offrant un modèle fonctionnel en silo, sans capitalisation sur la collection d’outils (cf. schéma ci-contre), cela génère une déperdition importante de productivité, et un contrôle des coûts peu optimum.

Aujourd’hui, il est possible d’aller encore plus loin, en s’appuyant sur un environnement de communications unifi ées (schéma ci-dessous).

Les gains liés à un tel environnement intégré sont nombreux, parmi lesquels :

n Gains de productivité : moins de temps d’apprentissage, pas d’aller retour entre les différents outils ou de conversion de formats entre les différents médias.

n Gains de réactivité : plus rapide de contacter un interlocuteur sur le mode adapté (présence électronique), possibilité de transférer un message reçu d’un mode vers un autre (par exemple, un message vocal peut être transféré par messagerie).

n Gains de qualité : essentiellement en conséquence des 2 premiers gains mentionnés.

Sur l’ensemble de ces usages, il est raisonnable de considérer qu’un utilisateur y consacre en moyenne 4 heures par semaine (soit environ 12% de son temps de travail). Un gain de l’ordre de 10% (sur ces 12%) peut sembler atteignable au travers des 3 types de bénéfi ces évoqués au dessus. Cette analyse prend plus de poids si elle est menée sur des secteurs d’activités ou des profi ls d’utilisateurs lourds d’outils de communication (assistantes, travailleurs mobiles avec de forts besoins d’interaction… ). Il devient tout à fait possible d’atteindre des gains de productivité globaux de l’ordre de 3 à 4%.

En termes de collaboration, l’intégration des différentes solutions est également clé pour dégager des gains signifi ca-tifs. La notion de portail est née de cette problématique.

Capitalisant sur son expérience de création d’informations (via les outils bureautiques), Microsoft a défi ni une stratégie

Bouygues Telecom : le travail collaboratif à l’appel En favorisant le partage d’informations, la mobilité, l’autonomie et la productivité de ses 7 400 collaborateurs en France, l’opérateur de téléphonie mobile se dote d’un atout d’envergure sur un secteur particulièrement concurrentiel.“Lorsqu’une équipe projet disséminée sur plusieurs sites et plusieurs services veut créer un document en commun, le placer sur le site SharePoint dédié permet d’y travailler à plusieurs mains, chacun venant renseigner sa partie, avec l’assurance d’obtenir un document fi nal automatiquement consolidé. Auparavant, il fallait s’envoyer une multitude d’e-mails, les versions étaient modifi ées en cours de route et ça ne fonctionnait pas aussi bien”, se souvient Vincent Maret, responsable innovations et partenariats stratégiques. SharePoint joue aussi le rôle d’outil de réalisation de rapports. Lorsqu’une équipe travaille et renseigne chacune de ses activités sur “son” site personnalisé, les données sont ensuite consolidées par SharePoint directement dans un fi chier Excel ou Word pour être envoyées au responsable du projet, au directeur du service ou à la Direction Générale.

basée sur les bénéfi ces de l’intégration des différentes briques, s’appuyant sur le portail intranet.

D’une très grande richesse, les scénarios d’usage du portail intranet d’une organisation peuvent se classer ainsi :

n Espaces de travail partagés pour des projets ou des équipes, qui sont de véritables portails en « miniature » destinés à être créés et gérés directement par l’utilisateur fi nal, à partir de leurs outils bureautiques (Outlook, Word, Excel …), très simplement.

n Partage de documents au sein de bibliothèques, en contrôlant les accès, gérant les confl its, les versions des documents et éventuellement les retours vers des versions anciennes.

n Recherche d’informations ou de personnes sur le portail ou sur plusieurs sources différentes.

n Mise en place d’applications à base de formulaires, pouvant aller jusqu’à l’intégration des données saisies dans les applications métier de l’organisation.

n Gestion documentaire (cycle de vie des documents, règles de sauvegarde, circuits d’approbation des documents, conformité aux règles de gestion… ).

n Support à la prise de décision : possibilité de publier des feuilles (ou seulement des parties) de calcul Excel sur le portail et d’en fournir l’accès via un navigateur Internet.

Par ailleurs, l’intégration de la messagerie avec le portail est essentielle, car elle permet une interaction directe avec les personnes depuis le portail, ainsi que de prévenir l’utilisateur dès qu’une modifi cation est faite sur une information qu’il a choisi de suivre.

De la valeur d’une infrastructure collaborative optimisée I Des communications et une collaboration plus effi caces De la valeur d’une infrastructure collaborative optimisée I Des communications et une collaboration plus effi caces

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Une recherche d’informations plus pertinente


La multiplication des sources de contenus d’informations accessibles dans les organisations est telle qu’aujourd’hui on peut estimer qu’en moyenne un collaborateur passe 5 heures par semaine (soit près de 15% de son temps de travail) à rechercher de l’information sur différentes sources :n Les intranets : sources documentaires, pages Web,

mais aussi données métier contenues dans les applications métier ou les bases de données et enfi n les individus et leurs domaines d’expertises.

n Les postes de travail, qui contiennent une partie importante du patrimoine informationnel des organisations, au sein des bases de messages personnels et des fi chiers stockés sur les disques durs locaux.

n L’Internet, dont certains sites doivent être ouverts aux fonctions de recherche intra-organisation.

Au-delà du temps perdu, les diffi cultés liées au défaut des solutions de recherche sont multiples, et entraînent des coûts pour l’organisation :n Surcharge des systèmes de communication (messagerie,

téléphone… ) sur-sollicités par les utilisateurs au cours de leur recherche.

n Duplication non contrôlée de l’information. Les utilisateurs copient en de nombreux exemplaires (sur leur disque dur, sur le réseau) les informations qu’ils ont du mal à trouver par ailleurs.

n Ces copies multiples aboutissent à des informations non pertinentes, plus à jour, qui entraînent à leur tour un défaut de qualité dans les processus de l’organisation.

Chart Industries : la solution de recherche de l’industriel américain permet la collaboration globale sur des fi chiers d’information de grande tailleLa société Chart Industries, leader sur le marché de la technologie cryogénique, doit permettre à ses collaborateurs dans le monde entier, de retrouver, d’accéder et de partager des documents d’ingénierie complexes et de grande taille. Dans ses processus de recherche et développement, Chart utilise des centaines de milliers de fi chiers stockés dans plusieurs lieux de stockage dans le monde. Pour respecter la réglementation, Chart doit parfois conserver un millier de versions d’un même fi chier. L’incidence de contexte sur les collaborateurs était marquée par des temps de recherche importants de l’information, de nombreux échanges d’e-mails avec des interlocuteurs distants pour s’assurer de la qualité des informations échangées. Pour faire face à une croissance de son activité et donc du nombre de documents à stocker (200% par an), Chart a mis en place une solution de partage au travers d’un portail bâti sur Microsoft Offi ce SharePoint, dont quelques chiffres permettent de mesurer le succès, après 5 mois d’utilisation : n Plus 150% sur le nombre de documents gérés par le système. n Réduction de 30% du trafi c de messagerie électronique. n Gain de 2 heures par semaine, pour les administrateurs réseau, auparavant consacrées au traitement des demandes liées à

des recherches documentaires.

De la valeur d’une infrastructure collaborative optimisée I Une recherche d’informations plus pertinente

Besoin d’accéder à un document dont on se souvient seulement d’un mot, d’une date approximative de création ou du nom de la personne qui l’a créé ou vous l’a envoyé ? Telle est souvent la diffi culté à laquelle tout utilisateur d’un poste de travail en entreprise s’est trouvé confronté.

Qu’en pensez-vous ? n 15% : le temps moyen passé en recherches.n 4 000 € : le salaire moyen avec les charges.n 20% : le gain de la solution de recherche (sur les 15%).

> 120 € d’équivalent en productivité gagnée pour le collaborateur.

Grâce à son poste de travail étendu, Microsoft propose des solutions pour faciliter la recherche des informations dans l’ensemble de l’organisation, du poste de travail jusqu’aux multiples sources de contenu et données structurées (système de gestion de production, base de données de gestion de relation client, bases décisionnelles… ) ou non structurées (documents, messages électroniques… ), tout en conservant la sécurité d’accès à l’information. La fonction de recherche permet même de trouver des experts au sein d’un réseau social, défi ni par l’ensemble des relations de domaines de compétences, hiérarchiques, de proximité géographique…

De la valeur d’une infrastructure collaborative optimisée I Une recherche d’informations plus pertinente

La plate-forme Microsoft possède des atouts uniques par rapport à cette typologie, dans la perspective d’optimiser l’exploitation du capital intellectuel de l’entreprise :n Ses outils bureautiques (Office) constituent un support

essentiel de production d’informations et de connaissances au sein des organisations. Ils offrent aussi des outils d’analyse et de support à la prise de décision (citons par exemple les fonctions évoluées de mise en forme des données chiffrées par Excel 2007).

n L’adoption de la solution de messagerie Microsoft Exchange/Outlook par un nombre croissant d’organisations en fait un outil central de communication, et d’une grande familiarité pour nombre d’utilisateurs.

n Le principe d’intégration qui sous-tend toute la stratégie de Microsoft, en particulier autour de la notion centrale de portail pour ce qui concerne la gestion de contenu d’entreprise. Les fonctions de création, recherche, analyse, partage des informations sont ainsi directement intégrées au poste de travail, pour une plus grande simplicité d’utilisation, et une efficacité accrue.

De la valeur d’une infrastructure collaborative optimisée I Un exemple : valorisation de l’usage des formulaires 1312 De la valeur d’une infrastructure collaborative optimisée I Gestion cohérente du contenu d’entreprise


La gestion des connaissances des organisations n’est pas un nouveau défi. Les solutions de gestion des connaissances (Knowledge Management en anglais) ont fleuri dans les années 90, très souvent en laissant de côté la problématique de la création du capital d’information, pour traiter essentiel-lement les questions d’accès et d’archivage.

Depuis, la fulgurante pénétration de l’Internet grand public a permis de faire émerger des concepts (Wiki, blogs, moteurs de recherche …) qui ont paradoxalement permis au marché des solutions d’entreprises de se poser la question de gestion des connaissances sous une autre forme.

De façon schématique, la gestion de contenu d’entreprise obéit à un objectif simple : exploiter le capital intellectuel de l’entreprise pour faciliter la prise de décision et favoriser l’innovation, et elle passe par 3 phases distinctes :n La production de contenu (individuelle ou collective).n La capitalisation.n La diffusion.

Gestion cohérente du contenu d’entreprise

4. Dans cette catégorie, les formulaires électroniques accédés et remplis en ligne, puis envoyés, entrent ensuite dans un processus de circulation au sein des services compétents, processus d’information ou de validations successives, avant de faire l’objet de son traitement final.

5. La forme la plus aboutie d’application à base de formulaires puisqu’au-delà de la précédente catégorie, les informations contenues dans le formulaire, une fois validées, sont directement « injectées » dans les applica-tions informatiques.

Ces applications, réalisées autrefois par de simples documents bureautiques (demande de congés sous Word par exemple) peuvent être mises en oeuvre très rapidement avec les nouvelles technologies XML offertes par Microsoft Office 2007. Elles offrent ainsi un Retour sur Investissement (ROI) lié aux bénéfices suivants :

n Diminution du nombre d’erreurs liées à la saisie multiple d’informations.

n Possibilité d’unifier 2 vues : le formulaire papier et le for-mulaire électronique.

n Le format utilisé (OpenXML) favorise l’interopérabilité et le partage des solutions ainsi développées.

n Pas d’obligation d’installer un logiciel spécifique sur les postes de travail des utilisateurs ; fonctionne avec un navi-gateur Internet.

n Archivage facilité et traçabilité renforcée.

Les applications à base de formulaires électroniques sont nombreuses et variées. Elles sont résumées sur le schéma ci-dessous, en fonction de leurs usages (plutôt centrées sur l’individu ou sur l’organisation), et leur contenu (plutôt statique ou dynamique) :1. Cette première catégorie rassemble les formulaires papier

qui ont été numérisés, puis mis à disposition des utilisa-teurs, à partir d’un portail par exemple.

2. Dans cette deuxième catégorie, le formulaire électronique peut être rempli en ligne et envoyé de façon électronique vers le service compétent.

3. Une variante du précédent, dans ce scénario l’utilisateur dispose de la possibilité de signer numériquement son formulaire avant de l’adresser au service, garantissant ainsi son authenticité.

L’intranet d’Elyo, le carrefour des connaissances de l’entrepriseElyo est le leader français des services à l’efficacité énergétique et environnementale. Avec un chiffre d’affaires de 2 milliards d’euros en 2006, la société regroupe 9 800 collaborateurs. Dans ces métiers de services, la principale richesse est la connaissance et le savoir-faire des techniciens et des ingénieurs. La mise en oeuvre des technologies SharePoint de Microsoft a permis d’intégrer sur le poste de travail de l’utilisateur cet environnement collaboratif et ainsi de dynamiser la gestion des connaissances au sein de l’entreprise. L’intranet est avant tout un outil de communication, mais au-delà, c’est un outil de travail.

Bénéfices :n Un gain de temps énorme : pour rédiger un mémoire technique sur une offre, il suffit d’une demi-journée, contre trois jours auparavant.n Les informations disponibles quasi instantanément.n Diffusion des outils mis à disposition des régions à la direction «environnement».n Le portail Elyo permet de trouver des techniciens : c’est un générateur d’idées pour l’exploitation et le suivi des documents d’exploitation.

Un exemple : valorisation de l’usage des formulaires

Pour traiter ses 12 000 contrôles et près de 20 000 rapports d’inspection par an, la Direction des pêches maritimes et de l’aquaculture a mis en place un système d’automatisation des traitements d’inspection. “Les informations soumises via Microsoft Office InfoPath sont immédiatement réutilisables dans toutes les unités, car elles sont définies au format XML, ce qui garantit l’interopérabilité entre les systèmes d’information des différents ministères. L’ensemble du personnel et

des différentes unités disposent alors de données à jour pour prendre des décisions avisées.” Pascal Savouret, Chef du bureau des contrôles de pêche.

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Conclusion


Le pari de l’amélioration de la performance des collaborateurs commence donc par la mesure de la valeur des usages qu’ils font et peuvent faire du poste de travail étendu. Cette mesure donne tout son sens à une stratégie d’infrastructure optimisée où l’intégration native des technologies Microsoft permet une réduction consécutive des coûts.

En proposant un environnement intégré, capitalisant sur les connaissances des utilisateurs de leur environnement bureautiqueclassique, le poste de travail étendu permet d’aller au-delà de l’effi cacité individuelle, et de développer de nouveaux usagesde collaboration, de gestion de contenu, de communication, de recherche, d’aide à la décision au niveau de l’organisation : La valeur des usages prend sa source dans le fait même que ce poste de travail étendu ramasse toutes les tâches quotidiennes des utilisateurs, leur permettant ainsi d’avoir une interface unique, un même environnement fl uide de tâche en tâche. Cette valeur se mesure par des gains de maturité dans la productivité, de réactivité, de qualité sur toutes les tâches citées.

L’infrastructure sous-jacente, intégrée dans sa conception, est ensuite source de réduction des coûts globaux de possession (TCO) : logiciels, hardware, réseaux, développement, intégration, maintenance seront à comparer à une infrastructure plus hétérogène, à tout ce qu’elle suppose en termes d’intégration et de maintenance, à ce qu’elle offre comparativement à un environnement utilisateur intégré.

Pour vous aider à comprendre les bénéfi ces concrets liés aux usages, à les analyser et les transformer, et adopter un accompagnement au changement, nous vous donnons rendez-vous au Centre des Usages de Microsoft France, où un environnement utilisateur complet est à votre disposition : vous pourrez faire par vous mêmel’expérience utilisateur de l’environnement Microsoft.

De la valeur d’une infrastructure collaborative optimisée I Conclusion

La mise en place du poste de travail étendu est un projet d’entreprise qui permet de valoriser une stratégie bureautique étendue. Les utilisateurs sont au centre de cette stratégie dont les bénéfi ces seront :

n Une capitalisation sur les connaissances acquises depuis de nombreuses années autour de leur poste de travail.n Un renforcement de l’appropriation des nouvelles solutions mises en place, et donc une accélération de leur adoption.n La possibilité pour les Directions Informatiques de réinvestir le champ du poste de travail de l’utilisateur, au-delà des services

techniques (déploiement, sécurité, mise à jour …).

De la valeur d’une infrastructure collaborative optimisée I Conclusion

Infrastructure collaborative comment créer de la valeur et garder la maîtrise ?BearingPoint accompagne ses clients dans 35 pays pour la mise en place de solutions collaboratives.

« L’enjeu : comment libérer les usages pour maximiser les gains de productivité ? Comment garder la maîtrise des coûts, de la sécurité et des technologies ? Comment convaincre la Direction Générale ?

La clef du succès passe par un constat évident mais trop souvent et trop vite oublié une fois le projet lancé : l’utilisateur fi nal est au coeur de cette amélioration de productivité.

La libéralisation des usages commence par un travail sur le cycle de vie de l’information. Bien comprendre chacune des étapes – Produire, Rechercher, Communiquer / Collaborer – permet d’identifi er les usages les plus effi caces et ceux qui donneront des résultats à court terme – quick wins, et qui permettront d’accélérer l’appropriation.

Peut alors commencer un travail de segmentation et de scénarisation. A chaque secteur, à chaque métier et à chaque culture correspondent des usages particuliers. Il suffi t alors de choisir une population core business et travailler sur l’amélioration de ses usages d’un point de vue métier.

Au-delà, c’est la gestion des changements qui permettra de libérer les usages et de maximiser les gains de productivité. Aux nouveaux usages collaboratifs correspondent de nouveaux comportements et de nouvelles règles managériales. »

Pour allerplus loin…

Vous souhaitez expérimenter par vous-même le potentiel de l’environnement Microsoft et sa valeur d’usages ?

Vous avez un projet mettant en oeuvre ces technologies ?

Contactez : Thomas Kerjean, Chef de marché, Offi ce system - [email protected] Microsoft France - 18 avenue du Québec - 91957 Courtaboeuf Cedex - 0 825 827 829 - www.microsoft.com/france/BP

Rédaction : Microsoft, Calipia, Accenture, BearingPoint Réalisation : Infofl ash - www.infofl ash.fr

libérer les usages -...

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