Les systèmes de gestion de l’information documentaire

Présentation du concept

Méthodologie d’implantation

Cours INU1020 – 18 novembre 2009

Didier Labonté, MSI

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Objectifs de la présentation

1ère partie Présenter le concept de Système de gestion de

l’information documentaire (SGID). Discuter des stratégies d’implantation et de

maintenance d’un SGID.

2e Partie Présenter les fonctionnalités de base des systèmes de

GED à l’aide d’Alfresco.

Le concept de Système de gestion de l’information

documentaire

4Quelques concepts et leurs interrelations

La gestion électronique des documents (GED).

La gestion intégrée des documents (GID).

Le concept de système de gestion de l’information documentaire (SGID).

La gestion stratégique de l’information.

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La gestion électronique des documents

Un concept devenu obsolète Nommée ainsi pour la distinguer de la gestion des

documents papier. Simple transfert du concept de gestion documentaire au

monde numérique.

Gestion, par des moyens informatiques, du cycle de vie complet d'un document électronique (textuel, graphique, sonore, etc.), allant de sa création à sa destruction, en passant par sa modification, sa publication, sa diffusion, etc., de manière à optimiser l'accès à ce document, à l'information qu'il contient et à l'information qui le concerne.

Voir la notice  « GEID » du Grand Dictionnaire Terminologique

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La gestion intégrée des documents

Gestion de l’information documentaire sur tout support et en suivant la totalité de son cycle de vie, de sa création à sa disposition/conservation.

Suppose l’adoption d’une vision commune de la gestion des documents électroniques et des documents papier.

Suppose l’adoption d’une méthodologie commune de gestion des documents papier et électroniques.

Concrètement ? Prévoir des règles de conservation applicables à la fois pour

les documents papier et électroniques. Ne pas exiger la conservation des documents papier si les

originaux sont électroniques…

Toujours avoir en tête la définition « de document ». Elle ne réfère pas à un support particulier!

7La gestion intégrée des documents (suite)

Développement du concept favorisé au Québec par au moins deux facteurs: Adoption de la loi concernant le cadre juridique des

technologies de l’information (2001) « La valeur juridique d'un document […] n'est ni augmentée

ni diminuée pour la seule raison qu'un support ou une technologie spécifique a été choisi. »

« Le document dont l'intégrité est assurée a la même valeur juridique, qu'il soit sur support papier ou sur un autre support […] » (Art. 5)

Développement d’une vision intégrée de l’archivistique à la Québécoise Il n’y a pas chez nous de distinction fonctionnelle entre

l’archiviste et le Records Manager. L’archiviste québécois se charge de la gestion des

documents, peu importe l’étape de leur cycle de vie.

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Le concept de SGID

Le concept se retrouve dans la norme ISO 15489 et dans le Dirks Manual.

Ce concept suppose une vision systémique de la gestion de l’information sur tout support.

Son but est d’assurer que les documents (records) demeurent:

Authentiques Fiables Intègres Accessibles Pérennes

Cela passe, entre autres, par l’enregistrement institutionnel (utilisation d’un schéma classificatoire, de métadonnées, etc.), ce qui permet de « ranger » le document à la bonne place et de le retrouver.

Modélisation d’un SGID9

Personnel Formation

Pratiques Encadrement[s]

Ontologie / Architecture documentaire

Technologies

Documents papier

Courriels

Documents électroniques

Intranet

Site Internet

Connaissances tacites

Systèmes d’entreprise

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La gestion stratégique de l’information

Constats L’information est un actif stratégique devant être géré, tout

comme les ressources financières et les ressources humaines. L’information est une ressource essentielle à l’organisation.

Ses ressources informationnelles lui permettent d’assurer la réalisation de sa mission.

Principes Assurer l’accès à toute l’information requise, au moment

opportun et de manière efficiente, pour assurer une tâche ou prendre une décision. Cela passe idéalement par l’intégration de la gestion de

l’information aux processus d’affaires de l’organisation.

L’objectif est d’assurer que l’information produite soit utilisée et réutilisée de façon efficiente par ceux qui en ont besoin.

« Ni trop, ni trop peu » La gestion stratégique de l’information doit combattre l’information overload.

11La gestion stratégique de l’information (suite)

Cette vision offre une opportunité en or de positionnement stratégique du professionnel de l’information et de ses compétences uniques.

Nous vendons des pratiques et des outils de gestion de l’information et non pas une série de logiciels capables de tout régler par magie…

Cependant, le fait de se positionner stratégiquement suppose une très bonne connaissance de la culture de l’organisation et des besoins et comportements informationnels de ses membres.

La méthodologie d’implantation d’un SGID

13Pourquoi utiliser une méthodologie d’implantation?

Pour assurer la saine gestion d’un projet de grande ampleur et nécessitant des investissements importantsPlanification et suivi des livrables Identification des responsabilitésBudgétisationGestion des risquesGestion du changement

Efforts importants requis pour l’implantation et la maintenance du système, de tous les acteurs impliqués!

L’aspect humain du système est le principal facteur de succès ou d’échec de l’implantation!

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Méthodologie proposée par ISO15489.

Extrait de : ISO15489-2 — Information et documentation — « Records management » Partie 2: Guide pratique (Préparé par Patrick Beaulieu) http://cours.ebsi.umontreal.ca/inu1020/ressources/extrait_iso15489.pdf

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Méthodologie d’implantation (suite)

La méthodologie proposée par ISO15489 est exhaustive, mais peut être assez lourde.

Peu importe la méthodologie utilisée pour l’implantation, la planification est impérative!

Il est donc possible d’employer une méthodologie de base.

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Étapes Éléments à aborder Livrables

Analyse - Qu’est-ce qui ne va pas au niveau documentaire?- Que faire pour résoudre les problèmes et améliorer la situation?

- Diagnostic de la situation- Proposition de solutions- Scénarios d’implantation

Conception

- Comment organiser les documents?- Qui aura accès? et à quoi?- Quelles seront les règles d’utilisation?

- Architecture documentaire- Matrice d’accès- Guide d’utilisation

Implantation

- Comment soutenir les utilisateurs dans leur appropriation du système?-Comment assurer la gestion du changement?

- Formation des utilisateurs- Création de l’arborescence- Application des droits- Migration des données

Exploitation

- Comment assurer la pérennité du SGID?- Comment maximiser l’utilisation du SGID?

- Bilan : bilan du projet -Maintenance et développement du SGID (en continu)- Soutien aux utilisateurs

Implantation d’un SGID (Métho. simplifiée)

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Ressources utiles Extrait de : ISO15489-2 — Information et documentation — «

Records management » Partie 2: Guide pratique. Document préparé par Patrick Beaulieu. http://cours.ebsi.umontreal.ca/inu1020/ressources/extrait_iso15489.pdf

Le Dirks Manual. Une méthodologie flexible d’implantation d’un SGID. http://www.naa.gov.au/records-management/publications/dirks-manual.aspx

Les archives électroniques : Manuel à l'usage des archivistes, préparé par l’ICA.Très franco-français, mais intéressant. http://www.ica.org/sites/default/files/ICA%20Study16%20FR.pdf

Mesures transitoires et bonnes pratiques de gestion des documents numériques. Guide préparé par la CREPUQ. http://www.crepuq.qc.ca/IMG/pdf/mesures_transitoires__bonnes__pratiques_GDN-10juin.pdf

« La Gestion intégrée des documents ». Wikipedia. Notice préparée par Michel Roberge. http://fr.wikipedia.org/wiki/Gestion_int%C3%A9gr%C3%A9e_des_documents

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Des questions jusqu’ici?