les réussites et les échecs des déploiements de solutions ......plus en retrait que les autres...

Enquête

Juillet 2018

Les réussites et les échecs des déploiements de solutions de pilotage de portefeuilles de projets (PPM)

177 PMO de tous secteurs et de toutes tailles d’entreprise ont répondu à la mise à jour de cette enquête diffusée en France et en Europe du Nord.

L’idée de ce second volet étant de mesurer les évolutions et les tendances de ce marché !

2MyAMS © All Rights Reserved

Enquête: Déploiements de solutions de pilotage de portefeuilles de projets (PPM)

Nous avons le plaisir de vous communiquer les principaux résultats de l’enquête réalisée par myAMS à la demande de Triskell Software auprès des Directions Informatique, R&D et Générales de grandes entre-prises françaises sur le thème des réussites et des échecs des déploiements de solutions de pilotage de portefeuilles de projets (PPM).

Les objectifs de cette enquête étaient de déterminer les tendances actuelles sur les réussites et échecs des déploiements de solution de PPM et de comprendre les facteurs clés de réussite ou les raisons des échecs.

Il s’agissait aussi de mesurer la valeur reçue par rapport aux objectifs initiaux des projets de déploiement de solution PPM.

En 2015 nous avions eu 97 réponses à notre en-quête ; en 2018 nous avons eu 177 réponses de clients qui ont déployé une solution de PPM.

En 2015 12 secteurs ont été concernés par l’enquê-te et en 2018, 23 secteurs. Le marché du PPM est très large et touche toute les entreprises, privées, publiques, PME, Grands Comptes.

“177 réponses de clients qui ont déployé une solution de PPM”

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Télécommunica

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Quel est votre secteur d’activité?

Enquête PPM 2018

« Les réussites et les échecs des déploiements de solutions de pilotage de portefeuilles de projets (PPM) »



Constat sur l’existant

“Le SAAS… accélérateur sur le renouvellement du marché du PPM“

Cette enquête confirme que le PPM est un marché en renouvellement. Plus de 70 % des clients qui ont répondu ont déployé un outil de PPM depuis moins de 5 ans et près de 40% depuis moins de 2 ans !

L’arrivée des stratégies SAAS dans les entreprises et des nouvelles solutions 100% SAAS de PPM sont sans doute un accélérateur sur le renouvellement du marché.

Beaucoup de clients, PME et grands comptes mettent en avant le :1- ‘SAAS First’2- ‘100% standard’dans leurs critères de sélection d’un outil de PPM

Les solutions en place sont principalement des solutions « on premise » (60% des clients), ce qui montre encore une certaine réticence du marché à partir du SAAS first.

Seul un tiers des solutions sont externalisées chez un prestataire même si la tendance évolue. On constate en effet que 35% des solutions sont aujourd’hui en SaaS contre 22% en 2015.

Ce chiffre progresse, ce qui corrobore la montée indéniable des solutions SaaS en France.

Depuis combien d’années avez-vous fait le choixde votre solution PPM actuelle ?

Enquête PPM 2015

Entre 2 et 5 ans Entre 5 et 10 ans Moins de 2 ans Plus de 10 ans

Enquête PPM 2018

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40



Selon une étude de Markess sur les « tendances 2020 du marché du Cloud en France » - présenté en Février 2018 en amont du Salon Cloud Computing World Expo - les applications SaaS sont majoritaires aujourd’hui avec 54% du marché.

Les secteurs de la distribution et du commerce, de l’industrie et des services (hors banques, assu-rances et utilities), représentent à eux trois plus de 60% du marché des solutions de cloud computing. Plus en retrait que les autres (avec le secteur pu-blic), le secteur des banques, des assurances et des mutuelles puisque ce secteur, semble néanmoins bouger, passant de 14% du marché en 2016 à 16% en 2017.

Actuellement ce sont les applications SaaS mé-tier (RH, marketing, vente, finance, relation clients, comptabilité, achats…) qui sont les plus répandues dans les entreprises.

Mais d’ici 2020, ce les applications SaaS transverses (messagerie, collaboration, analytics, bureautique) qui devraient prendre l’avantage.

Il est toutefois à noter que le mot «Cloud» étant à la mode est maintenant utilisé à toutes les sauces et il devient de plus en plus difficile pour les non-spécialistes de s’y retrouver.

De nombreux fournisseurs pourraient être sanctionnés pour usage intempestif des expressions Cloud et SaaS, Software as a Service.

Sans rentrer dans le détail philosophique du vrai SaaS / faux SaaS, une application qui ne répond pas aux quatre règles suivantes n’est PAS SaaS, et il n’y a pas d’exception !

• Multi-tenant : une même instance du logiciel est utilisée par tous les clients.

• Mono-version : à un instant donné, tous les clients utilisent la même version du logiciel.

• Facturation d’un service, au nombre d’utilisateu-rs et au temps, mois ou année le plus souvent.

• Accès depuis un navigateur : tout PC, Macintosh, smartphone ou tablette équipé d’un navigateur moderne peut accéder à une application SaaS.

Source : https://www.zdnet.fr/blogs/entreprise-2-0/cloud-computing-faux-et-usage-de-faux-39770516.html

“35% des solutions sont aujourd’hui en SaaS”

“Une application qui ne répond pas aux quatre règles suivantes n’est PAS SaaS”

Enquête PPM 2015 Enquête PPM 2018

Comment fonctionne votresolution PPM actuelle ?

0

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40

60

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On premise SaaS Hébergée



Les raisons du choix d’une solution PPM

“Critères de choix d’une solution PPM“

“L’UX, devient prépondérant“

“Ergonomie / facilité de prise en main dans le TOP3 des critères de sélection“On constate que les critères de choix d’une solution

PPM ont évolué en 3 ans et que l’ergonomie / la fa-cilité de prise en main rentre désormais dans le top 3 des critères des clients.

En 2015, le taux d’attrition (c’est l’inverse de la ré-tention) moyen annuel était de 10% (Source : 2015 Pacific Crest SaaS Survey) mais ce chiffre a évolué avec l’arrivée du SaaS, et des éditeurs proposant des solutions innovantes, parfois disruptives. Il peut très vite exploser avec des taux d’attrition entre 24% et 100% par an !

En attendant, la notoriété de l’éditeur et surtout ses clients restent des critères forts !

Rien de tel que d’échanger avec les clients d’un édi-teur pour se rassurer sur le succès d’un déploie-ment ou l’agilité d’une solution !


Quelles ont été les principales raisons de ce choix ? Citez en 3 aumaximum

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0102030405060

On constate qu’en 2018, l’usage et l’expérience uti-lisateur, dit aussi l’UX, deviennent prépondérant pour les entreprises. L’expérience de ce marché mature montre ainsi que le succès des solutions de PPM déployé dans les organisations dépend vérita-blement des utilisateurs finaux. Il ne suffit effective-ment que de quelques secondes pour convaincre un utilisateur d’utiliser telle ou telle solution. Cer-tains éditeurs en sont parfaitement conscients et utilisent d’ailleurs des cabinets externes spécialisés dans l’UX pour concevoir leur interface logiciel et la fluidité de leur navigation associée.



Les objectifs initiaux

Fonctionnalités déployées

Parmi la diversité des objectifs initiaux qui ont déclenché la démarche de choix d’une solution PPM, l’enquê-te fait ressortir trois catégories principales :

• La maîtrise des projets : mettre en place un processus budgétaire, suivre les coûts des projets, évalua-tion et bilan des coûts.

• L’aide à la prise de décision : faciliter les arbitrages, analyser le portefeuille, aligner le portefeuille sur la stratégie d’entreprise.

• La relation DSI/Métier : objectiver les demandes métier, améliorer le processus de gestion des demandes.

Entre 2015 et 2018 nous ne constatons que très peu de variance sur les fonctionnalités déployées sur un panel de fonctionnalités comparables.

L’idée derrière ce marché reste d’outiller le pilotage stratégique des entreprises avec des outils industriels autres que de l’XL et surtout de le corréler à l’opérationnel !

Certains éditeurs proposent même de gérer le pilotage stratégique et les déclinaisons opérationnelles dans la même solution sur des environnements dédiés mais connectés. Triskell Software a d’ailleurs bâti sa légi-timité sur ce créneau.

Par contre, de nouveaux périmètres de fonctionnalité sont proposés par certains éditeurs et commencent à séduire le marché. Notamment sur le pilotage tête haute, plus communément dénommé « marché SEM ou Strategy – Execution – Management » par les analystes. Gartner propose d’ailleurs un guide sur ce mar-ché émergent : “https://www.gartner.com/doc/3826163/market-guide-strategy-execution-management”.

“Pilotage tête haute“

“En 2018 trois nouvelles fonctionnalités demandées !“

“Gérer le pilotage stratégique et les déclinaisons opérationnelles dans la même solution“


Quelles sont les principalesfonctionnalités déployées ?

Strategy Execution

Autre

Gestion budgétaire

Gestion des demandes / initiatives

0 10 20 30 40 50 60 70 80



Quel part de développement spécifique /d’intégration dans vos solutions ?

En 2018, nous remarquons que le maître mot de nombreux clients est “revenir sur du standard édi-teur” et “arrêter les développements spécifiques”.

Ce qui corrobore d’ailleurs la citation déjà mentionnée plus haut, volée au directeur informatique d’un grand groupe de la Distribution :

Bien que la plupart des éditeurs mettent en avant différentes approches d’intégration avec d’autres solutions du marché (connecteurs, API, WebServi-ces), seulement un tiers des solutions PPM ont une intégration avec le SI de l’entreprise.

1- ‘SaaS First‘2- ‘100% Standard‘

“Revenir sur du standard éditeur“

“1/3 des solutions de PPM intégrée dans le SI client“


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OuiN on N/A


Est-ce que votre solution est intégréedans le SI ?

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Oui Non



Périmètre et délai de mise œuvre des solutions

C’est véritablement une nouveauté dans cette en-quête 2018 : on déploie sa solution de PPM en moins de 3 mois. Terminés les projets longs et fas-tidieux de déploiements de solutions de PPM. Les approches de 2018 prônent l’agilité et l’itératif !

Les entreprises veulent éviter l’effet tunnel d’une mise en œuvre trop longue et les dirigeants atten-dent un retour rapide sur investissement. D’ailleurs, on s’aperçoit que la moitié des solutions ont été dé-ployées en plusieurs lots.

Tous les éditeurs ont développé des approches pour déployer rapidement (ou plus rapidement) une solu-tion de PPM.

Certains éditeurs proposent même des droits à l’erreur, c’est à dire que leur modèle logiciel intègre cette flexibilité qui permet d’ouvrir/fermer à la demande des fonctionnalités ou des paramétrages, qui permet d’ajuster facilement la solution en fonction de l’usage.

Ce cadre est d’ailleurs intéressant pour expérimenter l’expérience utilisateur aussi bien sur l’utilisation de la solution que dans le projet de changement pour embarquer/impliquer les utilisateurs finaux dans la solu-tion : “on peut se tromper”, “on teste, vous nous direz ce que vous préférez”...

“On déploie sa solution de PPM en moins de 3 mois“

“Les entreprises veulent éviter l’effet tunnel“

“On peut se tromper, on teste, vous nous direz ce que vous préférez“


Quelle a été la durée de mise en oeuvre jusqu’audébut du déploiement (hors formation et

accompagnement des utilisateurs) ?

0

20

40

Moins de 3 mois de 3 à 6 mois de 6 à 12 mois Plus de 12 mois




Avez-vous déployé plusieurs versions de la solution(évolution du périmètre fonctionnel) ?

0

20

40

60

Oui Non

Cette approche permet bien sûr de respecter des contraintes calendaires fortes mais aussi de réduire les risques lors de l’implémentation. Elle est très souvent préconisée.

Nous avons vu précédemment que le Pilotage de Portefeuille était une des fonctions les plus déplo-yées dans les solutions PPM, il est donc logique de voir apparaitre l’aide à la décision pour arbitrer les projets comme un des principaux bénéfices mesu-rés.

Au même niveau avec 65% arrive une meilleure visi-bilité des délais projets.

Par contre, nous constatons dans cette enquête que la mise en place d’une solution PPM ne per-met pas la réduction des délais ou des coûts sur les projets.

Bénéfices mesurés et valeur estimée de la solution PPM déployée

“L’aide à la décision pour arbitrer les projets“

“Ne permet pas la réduction des délais ou des coûts sur les projets“


Réduction des coûts projets

Meilleure visibilité délais projets

Autre

Aide a la décision pour arbitrage

Meilleure refacturation des temps passés

Réduction des délais projets

Optimisation de la gestion des ressources

Amélioration de la productivité des chefs de projet

0 10 20 30 40 50 60 70



En termes de valeur, la moitié des réponses ont donné une note sur 10 égale ou inférieure à 5. A la question 19 : « Sur une échelle de 1 à 10, rece-vez-vous la valeur attendue de la solution que vous avez retenue ? », la note moyenne est de 5,5.

Il est donc clair dans cette enquête que la satis-faction de l’entreprise reste mitigée et surtout que certaines solutions ne délivrent pas la va-leur attendue.

Les deux points qui ont significativement évolué entre 2015 et 2018 sont très certainement liés à la techno-logie des logiciels qui ont été déployés : l’ergonomie des produits semble mieux appréciée des utilisateurs et on constate surtout une baisse de 60 % de problème de qualité sur les produits entre 2015 et 2018 !

Il est évidemment beaucoup plus facile de corriger et déployer un bug sur un logiciel SAAS (sur un vrai édi-teur SaaS, avec une architecture multi-tenant, une application/version et une seule pour tous les clients).

Mais la principale raison reste le caractère jetable des outil SaaS, beaucoup plus facile à changer qu’une application traditionnelle, On premise.

La qualité fait désormais partie du Business Modèle des éditeurs SaaS et c’est un vrai avantage pour vous client. Il faut péreniser les clients et donc être exigent et réactif sur la qualité du progiciel.

Problèmes et difficultés rencontrés à la mise en œuvre

“50% des entreprises ne reçoivent pas la valeur attendue !”

“L’ergonomie des produits semble mieux appréciée”

“La qualité fait désormais partie du Business Modèle des éditeurs SaaS”

“Baisse de 60 % de problème de qualité sur les produits”



L’ergonomie, la complexité de la solution et le manque de flexibilité reviennent ensuite très fréquemment comme les principales difficultés rencontrées.

“Complexité”

“Manque de flexibilité”

Beaucoup de solutions leaders sur le marché sont très riches en fonctionnalités qui ne sont généralement pas utilisées.

Il n’est en général pas possible de désactiver ces fonctionnalités pour les utilisateurs, ce qui rend du coup complexe l’utilisation de la solution.

Cette complexité est très souvent un véritable frein à l’adhésion de la solution par les utilisateurs finaux et c’est un point d’attention important.

De même, il n’est pas simple de faire cohabiter dans une même solution différents niveaux de pilotage, différentes maturités ou différentes méthodologies de planification (Agile vs Cycle V par exemple).

Le manque de flexibilité est aussi un vrai souci dans l’évolution des solutions PPM.

Les solutions ne sont pas assez souples pour ac-compagner l’évolution des processus de pilotage de portefeuille de l’entreprise.


Quels ont été les problèmes rencontrés lors de la mise en œuvre de la solution ?

Manque de fonctionnalités

Complexité de la solution

Ergonomie

Temps de réponse de la solution

Réticence au changement

Qualité du produit

0 10 20 30 40 50 60



La plupart des solutions PPM ont une vision très orientée projet et ne permettent pas de gérer d’au-tres objets de gestion comme les demandes, les maintenances, les applications, le schéma direc-teur, les projets métiers et IT.

La notion de Pilotage multiple dans une même solution intéresse de plus en plus les entreprises pour plu-sieurs raisons :

Pas flagrant sur cette nouvelle enquête mais suffi-samment significatif pour le souligner, de plus en plus d’éditeurs permettent d’intégrer des enjeux de pilotages multiples dans la même solution !

Et aujourd’hui certains clients l’ont intégré et ont positionné leur solution de PPM à un niveau corporate.

Le Multi-Portefeuilles

“La plupart des solutions PPM ont une vision très orientée projet”

“Positionné leur solution de PPM à un niveau corporate”

Ils gèrent ainsi des applications, des projets, du run, un plan stratégique, un schéma directeur SI... dans leur solution.

Ils sont gérés indépendamment mais connectés ! C’est ce que l’on appelle la gouvernance d’entreprise (l’ou-tillage de la gouvernance d’entreprise) !

1- Apporter de la cohérence et de la collaboration dans les besoins de pilotages IT / Métiers / Direction Générale.

2- La prise en compte des usages : on n’impose pas une solution pour tous mais des solutions adaptées aux besoins de chacun (une des clés de succès d’ailleurs).

3- Le ROI : le multi-portefeuille permet souvent de remplacer plusieurs logiciels !

L’approche progressive du déploiement. Pas besoin d’être exhaustif ou de devoir imposer un consensus : les usages différents sont intégrés différemment !


Avez-vous à intégrer des enjeux hétérogènes etmultiples dans votre solution (multi-portefeuilles) ?

Oui

Non

0 10 20 30 40 50 60 70



Voici un exemple de sa valeur sur le processus de gestion des demandes :

Le processus de maturation et de qualification d’une demande est souvent à part, intègre les métiers, une validation par un PMO métier...

Le chiffrage d’une Demande se fait sur une maille plus globale et moins détaillée qu’un projet (Année vs Trimestre, Capex/Opex vs Structure de coûts).

Il n’y a pas en général de bijection entre demande et projet, une demande peut générer plusieurs projets ou plusieurs demandes peuvent conduire à un seul projet.

Pensez-vous que l’on peut gérer une demande comme un projet ?

Il est ensuite nécessaire d’analyser la capacité à faire de l’entreprise en intégrant les nouvelles demandes dans un portefeuille de projets déjà validés et engagés. Ces portefeuilles sont donc dépendants et liés.

Nous avons donc bien ici deux dispositifs de pilo-tage distincts correspondant à deux portefeuilles avec des processus et des acteurs souvent diffé-rents, ainsi qu’un niveau d’information également très variable…

Nous pouvons citer d’autres exemples comme la gestion des Applications et le pilotage des Projets d’une DSI ou la gestion des projets métiers et des projets DSI.

Mais il y a bien d’autres cas d’application du mul-ti-portefeuilles !

La gestion Multi portefeuilles est donc de plus en plus une nécessité pour faire cohabiter et mettre en cohérence tous les écosystèmes de pilotage de l’entreprise.

Cependant on s’aperçoit que peu de solutions PPM permettent aujourd’hui d’adresser ce besoin. En effet, seulement un tiers des entreprises qui ont ce besoin de multi portefeuilles ont réussi à le mettre en œuvre dans leur solution de PPM.

Qu’est-ce que le multi-portefeuilles ?

“Mettre en cohérence tous les écosystèmes de pilotage de l’entreprise”



La réponse est explicite, il devient essentiel aujourd’hui pour les entreprises de mesurer l’alignement stra-tégique du portefeuille des projets.

C’est d’ailleurs tout l’intérêt du multi-portefeuilles : être capable de piloter son plan stratégique et de le décliner opérationnellement dans des portefeuilles de projets.

Et ce n’est pas l’inverse, une agrégation d’un ensemble de projets sur des axes stratégiques.

Le multi portefeuilles plébiscite ce pilotage décorrélé Top Down & Bottom Up ou le processus de pilotage du plan stratégique dit aussi « pilotage tête haute » est instancié comme un portefeuille à part avec ses propres budgets / KPI /responsabilités / actions…

Beaucoup tendent à pousser le fait qu’il ne faut pas tout mélanger. Les outils de pilotage de la stratégie, les outils de gestion opérationelle de projets, les outils de collaboration…

Les analystes sont les premiers à mettre en avant que les fonctions de workmanagement et de collabora-tion ne sont pas dans le périmètre des outils de gestion de portefeuille de projets !Force est de constater que le besoin est différent !

Deux nouvelles questions ont été intégrées sur cette enquête 2018, principalement liées aux nouveaux usages qui sont constatés dans les entreprises utilisant des solutions de PPM

Suivez vous l’impact stratégique des projets ?

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Oui Non

Pensez vous que les ouils de PPM doivent intégrerdes fonctions de collaborations sociales ?

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Oui Non



Notre étude montre que les principaux critères de choix d’une solution PPM sont le prix, la couverture fonctionnelle et la facilité de mise en œuvre.

L’ergonomie est également un facteur essentiel pour le succès des solutions ! Les utilisateurs sont de plus en plus sensibles à l’usage.

Si la « Planification de projets » et le « Suivi des temps passés » restent deux fonctionnalités majeures mises en œuvre par les entreprises, la fonction de « Pilotage de portefeuilles » est déployée dans près de 70% des environnements et de plus en plus d’entreprises sont convaincues par les solutions de pilotages « têtes hautes ». Ou en tout cas se rendent compte que la valeur est évidente et plus facile à atteindre sur ce type de solution que sur des solutions de gestion de projet avec la planification détaillée en cœur de fonction-nalité !

L’alignement des projets avec la stratégie de l’entreprise devient un sujet essentiel et a une vérita-ble valeur pour les entreprises. Les fonctions d’aide à la décision sont d’ailleurs mises en avant et utilisées pour arbitrer les projets et sont vues comme un des principaux bénéfices recherchés par les entreprises.

L’enquête souligne que la résistance au changement des utilisateurs reste le frein majeur au succès du déploiement des solutions PPM. C’est pourquoi l’ergonomie des outils devient prépondérant dans les critères de choix.

La complexité de la solution et le manque de flexibilité reviennent ensuite très fréquemment comme les principales difficultés rencontrées. Il y a donc un effort important à mener de la part des éditeurs de solution PPM pour favoriser l’adhésion des utilisateurs dans les organisations et augmenter la valeur estimée des solutions PPM.

Conclusion

“Solutions de pilotages « têtes hautes »”



Enfin, l’enquête révèle que près de la moitié des organisations qui ont répondu à cette enquête regardent à remplacer leurs solutions PPM, ce qui révèle un marché du PPM en pleine évolution.

“Près de la moitié des organisations qui ont répondu à cette enquête regardent à remplacer leurs solutions PPM”

Il est donc primordial pour les utilisateurs de pouvoir adapter un référentiel et donc des fonctionnalités pour chaque écosystème dans une plateforme de pilotage et de collaboration unique. Cela permet d’appor-ter de la cohérence à une gouvernance d’ensemble et de l’homogénéisation dans les pratiques de l’entre-prise toute en facilitant la collaboration.

La mise en place de ce type de solution n’est plus seulement stratégique, mais devient même une question de survie pour l’entreprise.

Ainsi chaque écosystème doit effectivement disposer de son propre référentiel, de ses propres processus, de ses propres méthodologies et de ses propres fonctionnalités.

Notre enquête met aussi en évidence l’intérêt grandissant pour les entreprises de gérer plu-sieurs dispositifs de pilotage dans une même so-lution, d’être aussi plus agile devant les besoins hé-térogènes des populations d’une entreprise.

“Une question de survie pour l’entreprise”



[email protected]+33(0)6 07 72 45 82

myAMS est une société spécialisée dans la distribution de solutions logicielles pour améliorer la performan-ce économique des entreprises. myAMS est un partenaire pour les éditeurs de logiciels qui souhaitent se développer rapidement sur les territoires Francophones et augmenter leur part de marché.

myAMS dispose d’une équipe dédiée de commerciaux et d’ingénieurs avant-vente et s’appuie également sur une équipe d’experts techniques. myAMS travaille avec des partenaires certifiés et qualifiés sur les di-fférents produits pour les projets d’implémentation.

Fondée en 2010 par 3 associés qui cumulent plus de 60 ans d’expérience dans le domaine de l’édition logi-ciel, myAMS est une société privée dont le siège est à Boulogne-Billancourt (92), France

www.myams.fr

www.triskellsoftware.com

Triskell Software est une plateforme de gouvernance innovante, 100 % accessible en mode SaaS, et capable de modéliser, dans une interface collaborative unique, les spécificités propres à des fonctions de pilotage hétérogènes et répondre ainsi au besoin de gouvernance agile indispensable à toute entreprise. Ce service, disponible depuis 5 ans a déjà été adopté par plusieurs dizaines d’entreprises et sa légitimité sur le marché est aujourd’hui établie :

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Benoit MERCIER Laurent DEFER

les réussites et les échecs des déploiements de solutions ......plus en retrait que les autres...

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