les principes de base des sirh maap. définition agorha modernisation de l'application epicea...
TRANSCRIPT
Les principes de base des SIRH MAAP
Définition Agorha
Modernisation de l'application EPICEA de gestion des ressources humaines du ministère de l’agriculture
A
G
O
R
H
A
pplication
estion
pérationnelle
essources
umaines
griculture
La consultation et la gestion dans AGORHA
Sur le site : gestion.agorha.agriculture.gouv.fr
L'accès à la documentation
Utilisation des 2 outils durantla transition EPICEA/AGORHA
Conséquences
2 outils (AGORHA CONSULTATION et EPICEA GESTION) ayant une source unique des données :
Résultat : Une modification de la situation d’une agent enregistrée sur EPICEA GESTION est immédiatement visible sur AGORHA CONSULTATION
Difficultés éventuelles pour l’utilisateur :
L’enchaînement des actions est différent selon que l’on est dans un environnement WEB (AGORHA) ou sur un système informatique développé il y a maintenant plus de 15 ans (EPICEA).
• La gestion des habilitations dans Agorha est effectuée par une application spécifique.
• Le SRH dispose du rôle d’Administrateur National.
• Il crée les responsables locaux des habilitations (RLH) agorha, désignés dans chaque structure d'affectation administrative (cf.note DP juin 2009).
• Les RLH sont chargés de créer les utilisateurs Agorha de leur structure.
• Chaque utilisateur devra disposer sur son poste d’un certificat électronique, renouvelable tous les 2 ans.
AGORHA Habilitations, connexions
A chaque agent utilisateur d’Agorha, est affecté un ou plusieurs rôles (GP, GC, CSP, GM, RLF, CF, etc …).
Maintien des rôles déjà affectés dans Epicéa (reprise des codes génériques dans les
rôles), correspondant aux fonctions de l’application.
AGORHA Habilitations, connexions
Définition EPICEA
Système d’information de ressources humaines permettant une production intégrée des actes de gestion et la génération automatique des mouvements de paie.
tape
osition
mputation
aractéristiques
valuation
ffectation
E
P
I
C
E
A
La gestion sur EPICEA
L'accès à la documentation Epicea
EPICEA - Habilitations connexions
Choisissez votre mot de passe
Il doit être composé de :
- 6 caractères
- dont au moins 1 chiffre
Il doit être modifié régulièrement.
Le nouveau devra être totalement différent (vérification sur les 4 premiers et derniers caractères)
Un code
Ex : D0089 : DDAF Ardennes
SPXXX : G corps
EPICEA - mot de passe
En haut de l’écran d’accueil d ’Epicea un menu affichant «Mot de passe » vous est proposé :
Une fois, le menu sélectionné ou lorsque votre mot de passe arrive à expiration, ce cadre s ’affiche.
Fonctionnement identique au changement du mot de passe d’ouverture de session de votre micro
Les acteurs de la GRH
Le gestionnaire de proximité
Le gestionnaire
de corps
Le contrôleur financier (ou le chef de bureau)
Nouveau rôle depuis 01.01.2006
Visa limité à quelques procédures (ex: recrutement non titulaires, nomination par voie de concours, mutation emploi gagé…) ou avis préalable pour d’autres ex :départs en détachement et mise à dispo
La trésorerie générale ou la RGF
Le bureau des pensions
Les différentes directions (ex: la
DGER pour l ’enseignement)
Le bureau de la formation
continue
Cellule SFT
…...
Acteurs : Champs d’action
Le gestionnaire de proximité :
Lié à l’affectation du GP pour toute sa communauté de travail
Le gestionnaire de corps :
Lié au classement de l’agent à la date d’effet de la demande
Et attribuée par la MISIRH sur demande des responsables du bureau de gestion
Relations gestionnaire de proximité et gestionnaire de corps
Premier interlocuteur des agents d’une structure pour toute question relative à leur situation administrative : conseille et informe les agents. Initialise des procédures administratives (hors nomination dans un corps, reclassement statutaire et mutation).
Demande traitée par le gestionnaire de proximité
impact direct sur le dossier de l’agent si la procédure n’a pas d’incidence paye
reprise et traitée par le GC en instruction si elle a une incidence paye
Le gestionnaire de proximité :
Il met à jour les caractéristiques de sa structure ( adresse, téléphone, responsable,…).
DOMAINES DE GESTIONPROCEDURES
DEMANDESETAT
Avec le SIRH, la gestion des dossiers des agents se fait par :
DOMAINES : exemple « CONTRAT VACATION »
Présentant (ou pas) des SOUS-DOMAINES : exemple GESTION DES CONTRATS A DUREE INDETERMINEE
Contenant des PROCEDURES : exemple « Modification situation »
Après avoir choisi la PROCEDURE le gestionnaire enregistre la « DEMANDE » qui modifiera la situation de l’agent
Chaque demande passant par des phases appelées « ETATS »
Définition d’une demande sur le SIRH
Acte informatique par lequel le gestionnaire modifie la situation administrative d’un agent ou initie un nouveau dossier dans l’application SIRH.
Elle porte un numéro qui lui est attribué automatiquement dès sa création
exemple : 2686252
Quelles informations contient-elle?
•Le type de procédure utilisée
•La date d’effet de l’acte
•L ’identifiant de l’agent
•Le code du gestionnaire qui initie la demande
•Le code du corps de l’agent
Chaque procédure utilisée pour modifier la situation d'un agent
est identifiée par une « DEMANDE »
Demande validée (état 41)
EPICEA Consultation
La demande n ’a aucune incidence paie.
Le gestionnaire local valide
La vie d ’une demande
En instruction (état 01)le gestionnaire de corps
- vérifie la demande - l ’adresse au CF- la valide- génère la paie
Pré instruction création
par le gestionnaire de proximité (état 02)Génération de la
demande
La demande a une incidence paie.
Le gestionnaire envoie la fiche de suivi avec les justificatifs (sauf pour les changement d ’adresse)
Contrôles sur les demandes
Les contrôles automatiques dans le SIRH sont effectués sur :
- la saisie de la date d’effet (cohérence année, mois, jour)
- l’identifiant de l’agent (existence d’un agent avec l’identifiant saisi)
- la situation de l’agent à la date d’effet par rapport à la procédure choisie
- le corps dont relève l’agent
Une demande peut comporter 5 phases (en fonction du type de procédure et du circuit qu’elle
doit suivre)
02 : pré instruction suiviLa demande est créée mais la saisie des données n’est pas validée. Seul
l’agent l’ayant instruite peut :
soit la reprendre pour poursuivre jusqu’à la validation
soit la supprimer (toutes les demandes ne peuvent l’être à ce stade)
Chaque étape de la demande : codifiée par 2 chiffres = l’ETAT de la demande.
Signification des principaux codes :
01 : instructionLa demande est analysée et traitée par le gestionnaire de corps.
Même si la demande est initiée par un gestionnaire de proximité, elle peut, dans certains cas, être refusée (donc annulée)
1 lors de la validation de l’instruction
2 ou dans la rubrique « vie de la demande » du module Gestion administrative uniquement.
03 - Le VISA MAGNETIQUE
Assuré par le chef du bureau de gestion ou le CONTROLE FINANCIER
Les contrôles sont surtout axés sur les effectifs et les crédits.
Les informations ne peuvent plus être modifiées.
La demande peut être refusée.
Une demande peut comporter 5 phases (en fonction du type de procédure et du circuit qu’elle
doit suivre)
04 - La SIGNATURE
Traitée par le gestionnaire de corps :
Traduit électroniquement la signature de l’acte réglementaire par le ministre ou son représentant.
Produit la notification (ou extrait d’arrêté) destinée à l’agent, à son dossier administratif, sa hiérarchie.
Les 5 phases
5 - La VALIDATION PAYE: ATTENTION TRES IMPORTANT
Permet de VALIDER DEFINITIVEMENT LA GRANDE MAJORITE ET NON TOUTES LES DEMANDES visant à modifier la situation d’un agent. (*)
Produit les mouvements paye, éléments permettant, notamment, la prise en compte des évolutions de la rémunération de l’agent.
Comme la phase précédente, elle est traitée par le gestionnaire de corps.
En validation paye, le refus de la demande n’est plus possible.
(*) les procédures concernées figurent dans la documentation complète sur notre site d’infos)
A l’issue de chaque demande : VERIFIER SYSTEMATIQUEMENT
que le résultat est VISIBLE EN CONSULTATION
SINON : VIE DE LA DEMANDE
Les 5 phases
Comment créer une demande
Après avoir sélectionné, le DOMAINE, éventuellement le SOUS-DOMAINE et la PROCEDURE :
CLIC SUR PRE INSTRUCTION :
le BOUTON CREATION ET SUIVI S’ACTIVE (il n’est pas visible à l’écran tant qu’on ne clique pas sur PREINSTRUCTION)
La rubrique «vie de la demande» vous permet de suivre les différentes étapes des demandes en cours (donc non validées) ou refusées.
Et dans le module uniquement pour visualiser : Consultation
Comment savoir à quel étape en est une demande
La rubrique est accessible dans le module pour modification état : Gestion administrative
« Vie de la demande » permet de connaître :
Le type de procédure utilisée
et la date d ’effet de la demande
À quelle étape est la demande?
L’identité de l’agent
concerné
Le code utilisateur de la personne qui l’a créée
La vie d ’une demande
Signification des codes d’Etat
Toutes les étapes sont identifiées par un code.
Pour connaître la signification des ces codes, utilisez l ’aide prévue dans « vie de la demande » à partir de la case blanche « Etat » en haut de l ’écran. (utilisation du « ? »)
Exemple : état 11
demande validée en instruction par le GC. Ce dernier a établi un arrêté à viser par son supérieur hiérarchique ou le CF.
Une fois le visa obtenu,
- l ’arrêté sera signé par le bureau de gestion (sig)
- la paie sera générée (paie) et la demande sera alors validée entièrement (sauf procédures identifiées)
Une demande à l ’état 02 Que faire?
1. Où récupérer votre demande en cours ?
dans Gestion administrative en cliquant dans pré instruction suivi puis sur rechercher
2. Comment travailler sur cette demande?
Sélectionner la demande à traiter, double cliquer pour l ’ouvrir et un clic sur Description
Vous avez créé une demande, vous avez saisi les informations dans une procédure définie mais vous n’avez pas validé cette étape. Vous devez donc absolument soit :
- valider la demande
- modifier la demande et la valider
- supprimer la demande
Comment faire?
Suppression (et non refus)ou correction d’une demande
- Demande à l’état 02 : seul l’utilisateur qui a initialisé la demande peut la reprendre en pré_instruction, la corriger, ou la supprimer : --- > d’où la nécessité de contacter le gestionnaire de proxi parfois : car vous n’avez pas accès à la demande
-Demande à l’état 01 : remise à l’état 02 et suppression
Remise en pré-instruction Refus d’une demande
1. Ouverture du module «vie de la demande» dans Gestion Administrative
2. Chercher la demande et la sélectionner
3. Cliquer sur refuser OU sur remise en pré_instruction
A noter :
*3 : refus
Les états se terminant par 3 signifient que la demande a été refusée, donc annulée. Pour obtenir dans « vie de la demande », les demandes refusées vous devez décocher cette case.
ATTENTION : Les demandes dans lesquelles les informations sont saisies sous la forme d ’un tableau ne se suppriment pas mais se corrigent en créant une nouvelle demande.