les pratiques de l’Éthique

LES PRATIQUESDE L’ÉTHIQUE

S’ENGAGER POUR LA PLANÈTE EST UNE BELLE ENTREPRISE

GUIDE PRATIQUESUEZ ENVIRONNEMENT

LES PRATIQUESDE L’ÉTHIQUE

La Charte éthique du Groupe SUEZ ENVIRONNEMENTfixe le cadre général dans lequel doit s’inscrire le comportement professionnel de chacun de sescollaborateurs. Le présent guide « Les pratiques de l’éthique » a pour objectif de détailler les modalités d’applicationdu cadre général. En raison de son format réduit, ce guide ne sauraitprétendre couvrir toutes les situations qui peuventêtre rencontrées.

GUIDE PRATIQUE SUEZ ENVIRONNEMENT LES PRATIQUES DE L’ÉTHIQUE4


1 .......UN ENGAGEMENT ÉTHIQUEEXIGEANT................................ p. 6

2 .......QUE FAIRE EN CAS DEPROBLÈME D’ÉTHIQUE ?... p. 11

3 ....... L’ABC DE L’ÉTHIQUE AU QUOTIDIEN ..................... p. 15

TABLE DES MATIÈRES

GUIDE PRATIQUE SUEZ ENVIRONNEMENT LES PRATIQUES DE L’ÉTHIQUE 5


1 ....UN ENGAGEMENTÉTHIQUE EXIGEANT



Il s’adresse aux collaborateurssalariés (permanents outemporaires) des sociétés duGroupe SUEZ ENVIRONNEMENT quelle que soit leur positionhiérarchique, ainsi qu’à toute personne détachée par une entreprise tierceauprès d’une entité du Groupe.Il s’adresse également à toutepersonne agissant au nom du Groupe.

À QUI S’ADRESSE CE GUIDE

Il revient à chaque collaborateur defaire vivre à travers ses comporte-ments quotidiens, dans l’exercice deson métier comme dans les relationsd’affaires, les valeurs du Groupeainsi que ses principes éthiques. Cesprincipes sont :

• Agir en conformité avec les lois et les réglementations,

• Instituer une culture d’intégrité,• Faire preuve de loyauté et

d’honnêteté,• Respecter les autres.

Chacun doit s’efforcer d’agir avec bonsens et discernement, raison pour laquelleil est normal et naturel d’évoquer avecses collègues, comme avec sa hiérarchie,les questions et dilemmes éthiques quipeuvent être rencontrés dans l’exercicede toute activité professionnelle. Identifier les conduites éthiques et éviterles erreurs sont des préoccupations quivont dans le sens de la recherche del’excellence. Elles impliquent autant l’en-gagement personnel que l’engagementdes équipes.

En raison des responsabilités particulièresqu’il exerce, le manager doit porter lesprincipes éthiques de SUEZ ENVIRON-NEMENT auprès des collaborateurs qu’ilencadre. Il est aussi responsable du dé-ploiement et de la mise en œuvre de lapolitique « Éthique » dans les modesd’organisation opérationnels et fonc-tionnels des entités du Groupe. Ainsi, ilest tenu, non seulement d’informer sescollaborateurs de manière pratique etconcrète sur les règles qu’ils doiventobserver, mais aussi de s’assurer deleur compréhension.

?


Il doit également conseiller ses collabora -teurs et les encourager à lui faire partde leurs interrogations éthiques et deleurs questions concernant l’applicationdes réglementations. Il ne doit pas hésiterà signaler à sa hiérarchie ou au déonto-logue de l’entité les difficultés qu’il peutrencontrer dans l’application de cettepolitique. Il lui appartient enfin de vérifierque ses collaborateurs respectent conve-nablement les règles qu’ils sont censésappliquer.

Mais, c’est d’abord par l’exemplarité de son propre comportement que lemanager fait passer le message del’éthique et le sens de la conformité àses collaborateurs.

Chacun, quelle que soit sa fonction, est responsable de son propre compor-tement et assume les conséquences deses choix. S’il commet un acte contraireà l’éthique, il s’expose, selon le cas, àdes sanctions disciplinaires, administra-tives, judiciaires (civiles ou pénales), dansle cadre des réglementations locales etinternationales. Exécuter un ordre nonéthique engage la responsabilité de l’exé-cutant et de l’ordonnateur. Celui quisubit des pressions afin d’agir contredes principes de SUEZ ENVIRONNEMENTou contre sa conscience est invité à enparler à une personne susceptible del’aider. Il peut en particulier s’adresserau Déontologue de son entité de ratta-chement.

Les documents éthiques duGroupe définissent des règleset des principes généraux. Les entités sont invitées à les appliquer et à les déclinerselon le principe desubsidiarité, en fonction desrègles locales et de lapolitique déterminée par lemanagement de l’entité.

A titre d’exemple, le Groupeaccepte le principe descadeaux dans la mesure oùceux-ci restent raisonnables ;il ne doit jamais y avoir dedoute quant à l’honnêteté,l’indépendance et l’objectivitédes donateurs et desbénéficiaires. Mais il est bienévident que cette règle seraadaptée en une politiqued’interdiction de cadeaux dansun pays où la loi l’impose. Ellepeut également êtrecomplétée par des obligationsfixant des plafonds de valeurdes cadeaux dans une entitéoù le management lesouhaiterait.

Localement, les managersdoivent donner à leurscollaborateurs des indicationsclaires sur les plafonds devaleurs des cadeaux.

APPLIQUER LE PRINCIPE

DE SUBSIDIARITÉ


Chacun est tenu d’agir enconformité avec les lois etréglementations. En ce qui concerne les règlesspécifiques au Groupe, lesentités ont toutefois lapossibilité d’adapter leur moded’organisation. Par exemple, pour respecterles lois ou certains aspects dela culture locale qui seconcrétisent par des usagesdifférents de nos pratiques.Dans ce cas, il conviendrad’avaliser les écarts auprès del’entité de rattachement avantd’instaurer une politiqueparticulière.

Les modalités de dérogationobéissent au principe appelé“comply or explain” (appliquerou expliquer). En cas dedérogation, son motif doit êtreexpliqué et préalablementaccepté de manière formellepar le déontologue de l’entitéde rattachement. En aucun cascette dérogation ne pourraenfreindre la loi.

L’explication doit être claire etdûment motivée, faire l’objetde trace écrite et êtreconforme au droit et auxprincipes éthiques du Groupe.

COMPLY OR EXPLAIN

(APPLIQUER OU EXPLIQUER)

SUEZ ENVIRONNEMENTADHÈRE AUX PLUS HAUTSSTANDARDS ÉTHIQUES

Les principes d’action de SUEZ ENVI-RONNEMENT s’inscrivent dans le cadrede textes de référence internationaux,notamment :

• La Déclaration Universelle des Droitsde l’Homme et Pactes additionnels.

• Les conventions de l’Organisation In-ternationale du Travail (OIT).

• Les Principes directeurs de l’Organisa -tion de Coopération et de Développe-ment Economique (OCDE) à l’intentiondes entreprises multinationales.

• La Convention des Nations Unies contrela Corruption.


LES PRINCIPES ÉTHIQUESÉNONCÉS S’APPLIQUENT À TROIS NIVEAUX

AUX RELATIONS INTERNES AU GROUPE,CONSTITUÉ DE SES COLLABORATEURS,DE SES ENTITÉS OPÉRATIONNELLES ETDE SES ACTIONNAIRES.

AUX RELATIONS AVEC LES PRINCIPAUXACTEURS DE NOS MARCHÉS : NOS CLIENTS, NOS FOURNISSEURS ET NOS CONCURRENTS.

AUX RELATIONS QUE LE GROUPEENTRETIENT AVEC L’ENVIRONNEMENTDANS LEQUEL IL S’INSCRIT : LA SOCIÉTÉ CIVILE, ET PLUSGÉNÉRALEMENT TOUTES SES PARTIESPRENANTES.

2 ....QUE FAIRE EN CAS DEPROBLÈME D’ÉTHIQUE ?



L’ensemble des documentscomplémentaires à la charte et au présent Guide estaccessible à tous lescollaborateurs du Groupe sur le site intranet du Groupe.

BON À SAVOIR A u sein du Groupe, la réponseou la solution à un problèmeéthique peut passer par plu-sieurs canaux différents :

• la mise à disposition de la documenta-tion de référence,

• des discussions au travers de la ligne managériale,

• le déontologue,

• l’e-mail éthique.

De nombreux documents sont mis à ladisposition des collaborateurs du Groupepour expliquer l’objectif et le contenu desa politique éthique et donner desexemples concrets. La variété et la diver-sité des situations ne permettent cepen-dant pas de prévoir tous les cas de figure.Pour trouver une réponse conforme ànotre éthique, il est parfois nécessaired’en discuter autour de soi. Selon lanature de vos interrogations, vous pouvezvous adresser à un collègue de travail, àla ligne managériale en commençant parvotre supérieur direct, à un autre managerayant une compétence en lien avec votrequestion (ressources humaines, sécurité,juridique, etc.), à un représentant du per-sonnel, si la loi l’y autorise, et, bien sûr,au déontologue.

Des formations destinées auxcadres fonctionnels etopérationnels sont accessiblesen session ou en ligne. Les thèmes abordés dans le cadre de ces formationsconcernent notamment :

• La sensibilisation à l’éthiquedans le cadre de l’entreprise;

• L’éthique des affaires ;

• Les règles de concurrencedans l’Union européenne;

• Les mesures anti-corruption,dans le développementinternational ;

• La démarche éthique dans lecadre des marchés publics ;

• La responsabilité dumanagement, risque éthique,contrôle interne, audit.

Pour toute informationcomplémentaire, consultez ledéontologue de votre entitéou votre direction desressources humaines.

SE FORMER À L’ÉTHIQUE


Dans la mesure où elle peut concernerles comportements de personnes quel’on connaît, poser une question en ma-tière d’éthique est souvent délicat. Ilfaut donc du courage, voire de l’audace,pour aborder ces sujets et exposer ledilemme à résoudre. C’est cependant leseul moyen de mettre un terme à despratiques inacceptables et d’engagerdes voies d’amélioration.

Toute personne exprimant de bonne foides préoccupations d’ordre éthique nepourra faire l’objet d’aucune mesureprise à son encontre du fait de leur ex-pression. Un collaborateur victime outémoin de pratiques contraires à cetterègle peut saisir le déontologue de sonentité ou le déontologue du Groupe, quiest alors tenu de rechercher avec la hié-rarchie les moyens de préserver ou derétablir les droits légitimes des personnesconcernées. En toutes circonstances, lesdéontologues ont l’obligation d’assurerla confidentialité des informations quileur sont communiquées.

LE DÉONTOLOGUE

Le déontologue a une triple mission :

• Il participe à la conception du dispositiféthique du groupe.

• Il relaye et explique les différents élé-ments de ce dispositif. Il anime les dé-marches de formation et de commu-nication, en répondant aux interroga-tions des collaborateurs et en menantdes actions de sensibilisation.

• Il procède à l’inventaire des risqueséthiques et à la remontée des cas denon conformité. Il peut être amené àtraiter des cas de manquements àl’éthique en liaison avec les respon-sables hiérarchiques et éventuellementavec les directions des ressources hu-maines et juridiques.

Il existe au sein de SUEZ ENVIRONNEMENT,un réseau de déontologues désignés pourles principales entités du Groupe (environ30 entités). Ce réseau est animé par ledéontologue du Groupe. Les coordonnéesdu déontologue du Groupe sont disponiblessur le site intranet.


L’E-MAIL ÉTHIQUE, UN DISPOSITIF ADAPTÉ

SUEZ ENVIRONNEMENT met à la dispo-sition de ses collaborateurs une adresseélectronique permettant de questionnerle déontologue du Groupe en cas dedoute sur la conduite à tenir ou de man-quements constatés aux règles del’éthique.

Cette procédure ne se substitue pasaux autres canaux de signalement exis-tants (hiérarchie, représentants du per-sonnel, autorité publique, etc.) ; elle enest complémentaire. Elle doit être utiliséeen conformité avec les obligations réglementaires locales, certaines régle-mentations pouvant définir des cas derecours obligatoires.

La procédure vise en priorité les dys-fonctionnements dans les domainescomptables, d’audit financier et de luttecontre la corruption, ainsi que les autresmanquements graves susceptibles demettre en jeu l’intérêt vital de l’entrepriseou l’intégrité physique ou morale deses employés. D’autres dysfonctionne-ments sont susceptibles d’être pris encompte dans le respect des réglemen-tations locales. Les signalements peuventêtre adressés aux déontologues des en-tités et/ou au déontologue du Groupepar tout moyen, notamment par courrielenvoyé à :

[email protected]

Toute utilisation abusive de la procédurepeut faire l’objet de poursuites et, àl’inverse, aucune poursuite n’est possibleà l’encontre de l’utilisateur de bonnefoi. L’identité de l’utilisateur ainsi quecelle des éventuelles personnes misesen cause est traitée de manière confi-dentielle, la rupture de confidentialitépouvant entraîner des sanctions à l’égardde ceux qui en seront à l’origine.

Vous hésitez sur la conduite à tenir ou vous vous interrogezsur la procédure à suivre.

Vous souhaitez obtenir unconseil.

Vous pensez que les règles de l’entreprise sont enfreintesou sur le point de l’être.

Vous pensez que vous êtes ou allez être impliqué dans une action contraire aux règlesde votre entreprise.

Dans toutes ces circonstances,consulter des personnes de confiance : vos collègues, votre supérieur hiérarchique, la direction juridique, unreprésentant du personnel si la loi l’y autorise, le déontologue, etc.

À QUI VOUS ADRESSER ?

3 .... L’ABC DE L’ÉTHIQUE AU QUOTIDIEN



ACHATS ET FOURNISSEURS

Les collaborateurs qui sont en relationprofessionnelle avec des tiers doiventêtre particulièrement attentifs au respectde l’éthique. Il s’agit notamment des personnes du Groupe en relation avecles fournisseurs, prestataires et sous-traitants : prescripteurs, acheteurs, approvisionneurs, et, plus généralement,toute personne impliquée dans l’acted’achat. Ces personnes doivent suivreles principes éthiques exposés dans leprésent document et, également, seconformer aux règles déontologiques dela politique achats du Groupe qui lesconcernent dans l’exercice quotidien deleurs activités professionnelles.

1Respecter les lois, règlements,normes externes, valeurs duGroupe et procédures internes.

2Agir envers les fournisseurs avecéquité, transparence etimpartialité.

3Respecter et faire respecter les engagements mutuels.

4Conserver la confidentialité de toutes les informationséchangées.

5Faire connaître et respecter lesengagements du Groupe enmatière d’éthique, dedéveloppement durable et deresponsabilité sociale.

6S’interdire tout conflit d’intérêtspouvant altérer l’objectivité etl’indépendance de jugement.

7Alerter en cas de situationscontraires aux présentes règles.

8Sélectionner et attribuer lesmarchés sur des critères objectifs.

9Respecter le libre jeu de laconcurrence.

RELATIONS FOURNISSEURS :

NEUF PRINCIPES ÉTHIQUES

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z


Question

Un de mes collègues a l’habitude de pratiquer une politique agressive enmatière d’achats. Il n’hésite pas à divulguer le contenu des offres decertains fournisseurs pour inciter les autres à revoir leurs prix et la naturede leur prestation. Il faut admettre que ce procédé est souvent efficace,mais il semble inéquitable.

Cette méthode de négociation est-elle acceptable ?

Réponse

Les collaborateurs qui sont en relation avec des fournisseurs, desprestataires ou des sous-traitants sont tenus de veiller à adopter uncomportement éthique irréprochable. Quels que soient les résultatsobtenus par votre collègue, ils ne justifient pas un tel procédé. Il convient de respecter le caractère confidentiel des propositions de nos partenaires, et tous les fournisseurs doivent recevoir les mêmesinformations. N’hésitez-pas à rappeler les règles de déontologie à votre collègue, voire le cas échéant à prévenir votre supérieur hiérarchique.

?


CADEAUX, INVITATIONS ET VOYAGES

D’une manière générale, le Groupe tientà limiter le plus possible le nombre et lecoût des cadeaux et invitations, queceux-ci soient donnés ou reçus par descollaborateurs du Groupe. Leur fréquenceet leur montant doivent être déterminéspar la hiérarchie. Pour savoir commentcette politique est déclinée dans sonentité, chaque collaborateur peut consul-ter son supérieur hiérarchique.

Les cadeaux et invitations sont desmarques de courtoisie. Ils doivent donc correspondre aux goûts et usageslocaux. N’acceptez jamais d’offrir ou derecevoir un cadeau ou une invitationqui, pour une raison ou une autre, vousmet mal à l’aise ou risque de mettremal à l’aise votre interlocuteur ou votreentourage. Enfin, toute proposition devoyage, qu’elle soit reçue ou offertedans le cadre professionnel, doit fairel’objet d’une autorisation préalable dela hiérarchie.

Les acheteurs professionnels et toutepersonne des services approvisionne-ment et logistique sont particulièrementsollicités par les fournisseurs. À cetégard, il leur est interdit d’accepter ca-deau, invitation ou voyage. La politiquedu Groupe en termes de cadeau doitrégulièrement être communiquée auxfournisseurs existants ou potentiels.

Un exemple de bonne pratique en matièred’invitation (dans la mesure où la loi locale l’autorise)consiste à ne jamais inviter un client dans un lieu où celui-ci ne serait pas enmesure de vous rendrel’invitation.

LE PRINCIPE DE RÉCIPROCITÉ

Avant d’accepter un cadeauou d’en offrir un, posez-vousces trois questions :

• Ce cadeau est-il de nature à modifier mon attitudevis-à-vis de la personne ou de la société ?

• Mon supérieur hiérarchiqueest-il d’accord pour que j’offre(reçoive) ce cadeau ?

• Puis-je parler sans gêne de ce cadeau avec mescollaborateurs et avec mes proches ?

N’oubliez pas de vérifier aussiles règles propres à votreentité.

À FAIRE



Question

Comme je fréquente régulièrement les hôtels de la même chaîne lors de mes déplacements professionnels, un responsable du service clientèlem’a appelé pour m’offrir un séjour en famille, à l’occasion des prochainesvacances scolaires.

Puis-je accepter cette invitation sans enfreindre les règles éthiques de SUEZ ENVIRONNEMENT ?

Réponse

Une telle invitation dépasse largement, par sa valeur, le cadre fixé par les règles éthiques. Vous devez la décliner. N’oubliez pas que les cadeaux,qu’ils soient reçus ou offerts, ne doivent pas être de nature à altérer vosrelations avec vos interlocuteurs. Les cadeaux doivent être de valeurmodique. Si ce n’est pas le cas, ou si vous avez un doute, demandez l’autorisation de votre supérieur hiérarchique avant d’accepter ou d’offrir un tel présent.

?


COMMUNICATION

Dans leur politique de communication,les entités du Groupe s’attachent à ceque les informations fournies soientexactes, complètes, précises, compré-hensibles et publiées en temps utile. Endehors de leur dirigeant, seules les per-sonnes dûment mandatées ont le droitde s’exprimer au nom des entités.

Un collaborateur qui désire prendre laparole en public, publier ou répondre àune interview sur un sujet qui concerneune entité du Groupe, doit donc y êtreautorisé par une personne habilitée oupar le service Communication de sonentité (sauf circonstance particulière dé-finie par la réglementation). Tout colla-borateur non mandaté à cette fin peuttoutefois s’exprimer librement, à condi-tion de préciser préalablement qu’ilparle ou écrit en son nom personnel etnon pour le compte de son entité. Ilveillera en particulier à ne pas l’impliquerdans une position partisane, ni à se pré-valoir de ses fonctions au sein de celle-ci pour appuyer son opinion.



Question

À la suite d’un article sur les entreprises du secteur de l’environnementpublié sur Internet, je découvre, stupéfait, des commentaires dénonçant le comportement scandaleux des grands groupes du secteur. Certains prétendent même que notre Groupe ne respecte pas lesréglementations en vigueur et qu’il pollue impunément. Bien décidé à défendre mon entreprise, je décide de répondre à ces rumeurs odieuses.

Cela pose-t-il un problème d’éthique ?

Réponse

Rien ne vous empêche de faire valoir vos opinions ni de vous exprimer sur un sujet qui concerne SUEZ ENVIRONNEMENT. Toutefois, soyez trèsvigilant. Vos opinions n’appartiennent qu’à vous et, à moins d’avoir étédûment mandaté, vous ne pouvez pas parler au nom de votre entité ni faire valoir votre fonction au sein de l’entité pour justifier vos propos. Par ailleurs, tous vos arguments devront s’appuyer sur des informationspubliques, c’est-à-dire tirées des publications ou communiqués officiels du Groupe. En cas de doute, n’hésitez pas à vous adresser à vos supérieurshiérarchiques.

?


CONCURRENCE

Le Groupe attache la plus haute impor-tance au respect des règles de la concur-rence et rejette toute pratique anticon-currentielle. Ses collaborateurs sont invités à adopterun comportement irréprochable vis-à-vis de leurs concurrents, clients, four-nisseurs et prospects. Sont notamment prohibés : l’ententeillicite, l’abus de position dominante, lesactes de corruption, l’échange d’infor-mation privilégiée, les prix discrimina-toires, excessifs ou prédateurs, etc.

Tout collaborateur du Groupe utilise exclusivement les moyens légaux etéthiques pour la recherche d’informa-tions sur ses concurrents ; à titred’exemple, l’intrusion et la dissimulationd’identité sont illicites. Il ne se livre ni àla diffamation, ni au dénigrement deses concurrents et s’abstient de tireravantage de documents inexacts, falsifiésou déformés. Enfin, lorsqu’une entité du Groupe intervient sur un marché ré-gulé, elle doit veiller à informer les col-laborateurs des dispositions qui lesconcernent et à en contrôler la bonneapplication.

Généralement considéréescomme anticoncurrentielles, et donc prohibées, les pratiquesde concertation avec un ou plusieurs concurrents, ont par exemple pour effet ou pourobjet de :

Procéder à des soumissionsconcertées.

Répartir ou segmenter desmarchés, débouchés ousources d’approvisionnement,que ce soit par territoires,types de clientèle ou tout autre critère.

D’éliminer un concurrent, unclient, un fournisseur ou unnouvel entrant sur le marché.

INTERDIRE TOUTE PRATIQUE

DÉLOYALE



Question

Mon cousin, qui travaille pour un concurrent, me propose de m’aider à accélérer ma carrière en me révélant la réponse de son entreprise à un appel d’offres sur lequel mon service travaille depuis plusieurs semaines.

Dans la mesure où mon intérêt et celui du Groupe convergent, pourquoi ne pas accepter ?

Réponse

SUEZ ENVIRONNEMENT a pour principe de respecter les règles de laconcurrence et rejette tout échange d’information qui pourrait aller à leurencontre. En tant que collaborateur du Groupe, vous devez veiller aurespect des règles éthiques avant tout. Un manquement à l’éthiquepourrait d’ailleurs coûter cher à votre carrière. Votre cousin n’aprobablement pas conscience qu’il vous invite à participer à une pratiquedéloyale et anticoncurrentielle. Dans son intérêt, dans le vôtre, et danscelui du Groupe, refusez ce type d’échange d’informations.

?


CONFIDENTIALITÉ

Dans le cadre de ses fonctions profes-sionnelles, chaque collaborateur est ame-né à gérer ou à détenir de nombreuses informations. Celles-ci peuvent porter surla clientèle, le personnel, la société ou,plus généralement, sur l’environnementéconomique, commercial ou juridique dela société (partenaires commerciaux oufinanciers, fournisseurs, administrations,autres sociétés du Groupe, etc.). En règlegénérale, toute information qui n’a pasété rendue publique doit être confiden-tielle. Les informations qui font l’objetd’une réglementation particulière danscertains de nos domaines d’activités,

Tout document émis dans leGroupe doit mentionner undegré de confidentialité, selonl’échelle de classification :“confidentiel”, “restreint”, “interne”, “libre”.

Quand un document est nonclassifié, il est considéré àusage “interne”, par défaut.

QUATRE DEGRÉS

comme par exemple les informationscommercialement sensibles, doivent fairel’objet d’une attention toute particulièredu Groupe. À l’intérieur comme à l’extérieur deSUEZ ENVIRONNEMENT, il est recom-mandé aux collaborateurs de respecterla plus grande discrétion sur les infor-mations, de quelque nature qu’ellessoient, issues de leur entreprise ou re-latives à celle-ci. Si vous devez trans-mettre de telles informations à un in-terlocuteur pour lui permettre de remplirsa mission, soyez attentif à ne lui donnerque les éléments nécessaires, notam-ment si ces informations appartiennenttout ou partie à un tiers ou à un presta-taire. Informez-le aussi du degré deconfidentialité des informations qui luisont transmises. Une grande partie des informations confi-dentielles auxquelles les collaborateursont accès est informatisée, raison pourlaquelle le Groupe a défini des règles enmatière de systèmes d’information aux-quelles chacun doit se conformer.


Je ne laisse pas de documentssensibles sur les imprimantes ou dans les salles de réunion etj’applique la politique du bureaunet en les rangeant sous clé.

Je suis responsable des visiteursque je reçois et ne les laissejamais seuls dans les locaux del’entreprise.

J’active l’écran de veille sécurisédès que je quitte mon bureau.

Je n’ouvre pas les pièces jointesdes courriers électroniquessuspects et n’y réponds pas.

QUELQUES BONNES PRATIQUES EN

MATIÈRE DE SYSTÈMES D'INFORMATION

ET DE CONFIDENTIALITÉ


CONFLITS D’INTÉRÊTS

On entend notamment par conflit d’inté-rêts une situation dans laquelle le jugement d’une personne qui agit à titreprofessionnel peut être influencé de ma-nière excessive par un intérêt secondaireet distinct de celui de l’entreprise. C’est le cas, par exemple, lorsqu’un collaborateur se trouve dans une situa-tion où il pourrait prendre une décision,non en fonction des intérêts de son en-treprise, mais de ses propres intérêts,voire de ceux d’un parent ou d’un ami.

Dans le doute, il est prudent pour uncollaborateur de vérifier avec sa hiérar-chie qu’il n’est pas en situation de conflitd’intérêts. Ce conseil est notammentapproprié si vous, ou l’un de vos proches,avez des intérêts dans une entrepriseou un organisme client, concurrent oufournisseur de la société. Il est égalementadapté si vous exercez une activité pro-fessionnelle ou élective en dehors de lasociété. En particulier, si vous avez desresponsabilités dans des associationsou des collectivités clientes, il convientde vous abstenir de participer aux déli-bérations et de voter, lorsqu’il s’agitd’accorder un contrat à une société duGroupe ou de prendre une décision re-lative à un tel contrat. Les financiers deSUEZ ENVIRONNEMENT sont, quant àeux, tenus de déclarer leurs conflitsd’intérêts potentiels ou réels à leur su-périeur hiérarchique ou au déontologuede leur entité, conformément au « Codedes financiers du Groupe ».

Question

Mon entité travaille sur unprojet de réponse à un appeld’offres lancé par une communedont ma femme est conseillèremunicipale.

Cela peut-il constituer un conflitd’intérêts ?

Réponse

Ces circonstances vousimposent de faire preuve du plusgrand professionnalisme et de laplus grande vigilance. Vos décisions pourraient en effetêtre influencées par la nature devotre lien avec la communecliente ; votre femme pourraitégalement se trouver dans unesituation délicate vis-à-vis devotre entité. Afin d’éviter touteambiguïté, vous devez informervotre supérieur hiérarchique oule déontologue, de la fonctionqu’occupe votre femme au seindu conseil municipal.

?


Les situations ci-dessous décrivent des situations de conflit d’intérêts :

1 Suis-je, ou l’un de mes proches se trouve-t-il, (en dehors de la société àlaquelle j’appartiens au sein de SUEZ ENVIRONNEMENT) dans une positionde cadre, propriétaire, gérant, salarié ou conseiller d’une société :

• fournisseur de prestations ou de biens de mon entité ou d’une entitédu Groupe ?

• concurrente de ma société ou d’une société du Groupe ?

2 J’ai, ou l’un de mes proches a, un intérêt financier direct ou indirect dans une société :

• qui fournit des prestations ou des biens à mon entité ou d’une entité du Groupe ?

• concurrente de mon entité ou d’une entité du Groupe ?

3 J’ai, ou l’un de mes proches a, l’occasion de participer à une prise dedécision ou de donner une recommandation concernant les relations entre une entité de SUEZ ENVIRONNEMENT et une société extérieure au Groupe, répondant aux critères énoncés par les questions 1 et 2 ?

4 J’ai, ou l’un de mes proches a, l’occasion de participer à une prise de décision ou de donner une recommandation concernant une entité de SUEZ ENVIRONNEMENT dans le cadre d’un mandat politique ou associatif ?

5 J’ai, ou l’un de mes proches a, accepté une proposition de cadeau, de voyage ou d’un autre avantage matériel ou financier de la part d’unfournisseur, d’un client, d’un concurrent ?

EXEMPLES D’ÉVALUATION D’UN RISQUE POTENTIEL DE CONFLIT D’INTÉRÊTS



Adhère au Pacte mondialdes Nations Unies, dont le 10e principe concerne la luttecontre la corruption.

Est membre actif de la sectionfrançaise de l’ONGTransparency International.

POUR TÉMOIGNER DE SON

ENGAGEMENT DANS LA LUTTE

CONTRE LA CORRUPTION, LE GROUPE

CORRUPTION

SUEZ ENVIRONNEMENT proscrit la cor-ruption sous toutes ses formes, quelsque soient le moment, le lieu ou la circonstance.La corruption constitue une atteinte auxprincipes démocratiques auxquels leGroupe est attaché, et elle porte atteinteà la dignité et à l’intégrité de ceux quien subissent les conséquences. Elle estégalement un obstacle au bon fonction-nement de l’entreprise par les coûts etles risques (financiers, pénaux, com-merciaux et de réputation) qu’elle induit,et pour l’atteinte aux règles de marchéqu’elle comporte.

De manière générale, on peut distinguerdeux types de corruption :

• La corruption active consiste à fournirun avantage à autrui en vue de dé-tourner un mécanisme de décision(autorisation, droit, fourniture, marché,contrat…) ;

• La corruption passive consiste à recevoir un avantage en contrepartiede l’influence exercée pour détournerune décision. La corruption passiven’est pas forcément sollicitée. Inver-sement, elle peut aller jusqu’à l’ex-torsion.


La corruption se concrétise à traversdes actes de différentes natures telsque la gratification, le détournement defonds, le paiement indu pour un servicepublic…

Dans ce dernier cas, la corruption prendla forme d’une extorsion. L’extorsionconsiste à conditionner l’octroi d’un mar-ché (ou d’un contrat, d’une autorisation)à la réalisation d’une contrepartie indue,en exerçant des pressions allant des de-mandes d’argent ponctuelles ou quoti-diennes, à des tracasseries administra-tives, voire à la menace physique sur lespersonnes et leur entourage familial.Les actes de corruption sont parfois faci-lités par le recours aux agents commer-ciaux pour chercher à les masquer ou àles dissimuler à d’éventuelles investiga-tions. Pour éviter de tels arrangements,le Groupe a établi une procédure cadreinterne d’application obligatoire.

Les agents commerciauxauxquels le Groupe a recoursdoivent :

Avoir une bonne réputation,une compétenceprofessionnelle reconnue et la connaissance des lois, du contexte et des usageslocaux.

Ne pas être salariés ou agents officiels d’unecollectivité, d’un partipolitique, d’un client potentiel ou d’un concurrent.

Être en conformité avec laréglementation concernantleur activité.

Être choisis et approuvésconformément à la procédureen vigueur dans le Groupe.

LES PRINCIPES DE SÉLECTION

DES AGENTS COMMERCIAUX



?Question

Un agent public me recommande de faire appel à une de ses connaissancespour mettre fin aux lenteurs administratives qui perturbent le chantier dontj’ai la charge. Lassé d’attendre, je prends contact avec cet intermédiaire quim’assure que les travaux pourront reprendre dans moins d’une semainemoyennant le versement d’une somme conséquente en espèces.

Que dois-je lui répondre ?

Réponse

La situation doit éveiller votre suspicion dès le départ. Vous devez respecterla procédure d’emploi d’intermédiaires commerciaux et vous renseigner surcet individu avant tout contact. Quelles que soient les habitudes locales, la politique de SUEZ ENVIRONNEMENTconsiste à refuser formellement tout paiement indu pour un service public. Il est donc hors de question de faire appel aux services d’un intermédiaire sivous doutez de son intégrité et de l’usage des sommes qui lui sont versées.


DÉLÉGATION DE POUVOIR

Manager ou collaborateur, chacun contri-bue à la performance globale de l’en-treprise et détient une part de respon-sabilité correspondant à son périmètred’activités. Dans ce cadre, afin de garantirune bonne répartition des compétences,des obligations et responsabilités, lemanagement doit veiller à la mise enplace effective et opérationnelle des dé-légations de pouvoirs et de signaturenécessaires, selon les principes définispar la Direction Juridique du Groupe.


Question

J’ai entendu des rumeurs quiprétendent que l’un de nos sous-traitants fait appel autravail forcé et au travail desenfants sur le chantier d’uneusine du Groupe. J’ai contacténotre sous-traitant à ce sujet, et il m’a assuré, documentsofficiels à l’appui, qu’il respectaitla législation.

La meilleure chose à faire n’est-elle pas d’oublier ces rumeurs ?

Réponse

Le respect des droits humainsest une priorité absolue pour leGroupe. Vous avez bien fait devérifier immédiatement le bien-fondé de ces rumeurs. Même sila législation du travail varie d’unpays à l’autre, il est fondamentalque nos sous-traitantsrespectent les normesinternationales en matière derespect des travailleurs et detravail des mineurs. Assurez-vous de ce qu’il en est et qu’entoute situation la dignité despersonnes est respectée sur lessites concernés. Informez votrehiérarchie de ces rumeurs et desactions que vous avez conduites.

?


DROITS HUMAINS

Le Groupe a identifié le respect d’autruicomme l’un de ses principes éthiquesfondamentaux. À ce titre, il porte uneattention particulière à respecter, dansle cadre de chacune de ses activités,l’esprit et la lettre de la Déclaration uni-verselle des droits de l’homme de 1948. Les collaborateurs sont invités à prendreen considération l’impact de leurs actionset décisions sur les personnes, de ma-nière à ce que celles-ci ne puissent êtreatteintes, ni dans leur intégrité, ni dansleur dignité du fait d’une entité duGroupe ou d’un de ses collaborateurs.Le Groupe fait également preuve enmatière de droits humains d’une vigilancesoutenue quant aux situations sensiblesauxquelles il peut être exposé dans desactivités telles que le respect de popu-lations déplacées ou le respect desrègles sur la protection des biens enzone sensible.

Dans ce cadre, chaque collaborateur deSUEZ ENVIRONNEMENT veille à ne pra-tiquer aucune discrimination en paroleou en acte, liée notamment à l’âge, ausexe, aux origines ethniques, socialesou culturelles, à la religion, aux opinionspolitiques ou syndicales, aux choix personnels de vie, aux particularitésphysiques ou au handicap.




Question

J’ai remarqué que certainesprocédures de contrôle de la qualité des eauxrejetées ralentissentconsidérablement mon travailet celui de mes collègues. De plus, les normes fixées parla direction sont beaucoupplus contraignantes que laréglementation locale.

Ces procédures ne sont-ellespas de nature à nuire à lacompétitivité de notreentreprise ?

Réponse

Les procédures et les normesmises en place permettent ànos activités d’être à lahauteur des exigences dequalité du Groupe. En tantqu’entreprise responsable,SUEZ ENVIRONNEMENTs’engage à respecter lesréglementations locales maisaussi à promouvoir uneactivité durable etrespectueuse des populationset de l’environnement. Lacompétitivité de notreGroupe repose aussi sur lamise en avant de ces valeurs.

?ENVIRONNEMENT,SÉCURITÉ ET SANTÉ

SUEZ ENVIRONNEMENT est soucieux del’impact de ses activités vis-à-vis del’ensemble de ses parties prenantes etde l’environnement. C’est pourquoi notre Groupe a élaboréune politique rigoureuse dans les domaines de l’environnement, de la sécurité et de la santé. L’implication etla vigilance de chacun sont nécessairespour faire progresser cette politiquevers des engagements durables, de plusen plus ambitieux et sûrs, respectueuxdes individus, de la société et de la planète.


FINANCEMENTD’ACTIVITÉS POLITIQUES

La politique du Groupe est de s’abstenirde tout financement d’activités poli-tiques.

Dans les pays où ces financements sontautorisés, le Groupe peut, sous certainesconditions, envisager des contributionsou des formes de soutien.En tout état de cause, celles-ci doiventêtre réduites au minimum et demeurerexceptionnelles, en évitant toute attitudepartisane ou inéquitable.

Tout don éventuel doit faire l’objet d’uneinformation préalable du déontologuedu Groupe ou de celui de l’entité légaleconcernée. Les entités de SUEZ ENVIRONNEMENTs’interdisent de contribuer au finance-ment d’institutions, de partis ou de can-didats ayant des attitudes extrémistes.

Question

Depuis plusieurs années, monéquipe et moi tentons d’obtenirun contrat de gestion desservices de propreté dans unpays assez peu ouvert auxentreprises étrangères. Lors d’une rencontre informelle,un conseiller politique me laisseentendre que le contrat tantattendu a de bonnes chancesd’être conclu en cas d’électiondu candidat qu’il soutient. En contrepartie, il faudraitl’aider à régler quelquesdifficultés liées au financementde sa campagne.

Que dois-je lui répondre ?

Réponse

L’obtention d’un contrat ne peutêtre soumise à l’octroi d’unavantage financier au risqued’être assimilé à de lacorruption. Vous devez doncrefuser ces conditions.

?



FRAUDE

La fraude en entreprise est un sujetsensible et son impact est souvent mi-nimisé. Cependant, les fraudes engen-drent des coûts financiers qui peuventêtre élevés et difficiles à recouvrer et,plus largement elles représentent unrisque pour toute personne et toute en-treprise.

Pour SUEZ ENVIRONNEMENT, la fraude,sous toutes ses formes, est inacceptable.Tout acte frauduleux expose aux sanc-tions prévues par la loi internationaleou locale et par la réglementation internedu Groupe.

Est considérée comme une fraude, touteaction ou omission volontaire et dissimulée, commise dans l’intentionde tromper ou de contourner les lois envigueur ou les règles de l’entreprise,dans le but d’obtenir un avantage ma-tériel ou moral indu, pour le fraudeurou pour un tiers.

La fraude prend des formes multiples :le vol d’argent, de biens, de données ou de matériels appartenant à l’entreprise,l’altération volontaire, la dissimulationou la destruction de documents, lesfausses écritures ou fausses déclarations,la manipulation des comptes, la contre-façon, le blanchiment d’argent, l’escro-querie, la corruption…

Question

Au cours d’une négociation avecun client, celui-ci m’a proposéde régler une partie du montantdu contrat en espèces.

Puis-je accepter ces conditions ?

Réponse

Les règlements en espèces ne peuvent être envisagés que sur des petites sommes.Vous ne pouvez accepter unrèglement si son origine estpotentiellement frauduleuse au risque de participer à uneopération de blanchiment. En cas de doute, informez ledéontologue avant d’accepterce type de règlement.

?



INFORMATION PRIVILÉGIÉE ETMANQUEMENTS D’INITIÉ

Est considérée comme privilégiée touteinformation précise, qui n’a pas été offi-ciellement rendue publique, concernantdirectement ou indirectement une so-ciété cotée, et qui, si elle était renduepublique, pourrait avoir une incidencesur l’évolution du cours des titres decette société ou sur celle des produitsfinanciers liés à ces titres (action, obli-gation, emprunt, option d’achat ou devente, etc.). Certaines informations pri-vilégiées peuvent également concernerles instruments financiers.

Une personne qui détient une informationprivilégiée est qualifiée d’initiée ; souspeine de « manquement d’initié », lapersonne détenant une information pri-vilégiée concernant une société cotéedoit s’abstenir d’acheter ou de vendredes valeurs de cette société, ou mêmede recommander ou suggérer à un tiersd’acheter, vendre ou conserver ces va-leurs pendant les périodes déterminéespar les réglementations locales.

Cette interdiction concerne les valeursde la société dont cette personne est le collaborateur autant que celles detoute autre société cotée à proposdesquelles elle détiendrait une informa-tion privilégiée.


Question

Mon manager laisse souventsa porte entr’ouverte, et jel’ai entendu discuter avecquelqu’un de la directionfinancière du versement d’undividende exceptionnel cetteannée.

N’est-ce pas le moment idéalpour acheter des actions del’entreprise ?

Réponse

L’information que vousdétenez n’est ni officielle, ni publique. Elle s’inscrit donc dans lacatégorie des informationsprivilégiées, et ce même sivous en avez été destinatairepar hasard. Dès lors, vous ne pouvezprocéder à aucune opérationboursière influencée parcette information, ni suggérerà quiconque de le faire pourvous. Vous devriez, par ailleurs,suggérer à votre manager de protéger davantage laconfidentialité de sesinformations.

?



LOBBYING

Le Groupe définit le lobbying commeétant la promotion des intérêts de sesentités au moyen de l’information ob-jective des leaders d’opinion et/ou desresponsables des communautés à l’in-térieur desquelles ces entités opèrent,dans les domaines technique, économiqueet social. Il s’agit de faire connaître leGroupe, de promouvoir son image, sesvaleurs, ses métiers et ses services, etde défendre ses intérêts.Lorsqu’une institution ou un pays régle-mente l’activité des lobbyistes, les entitésdoivent respecter ces obligations régle-mentaires et n’employer que des lob-byistes professionnels qui en font autant.De même, quand il existe un code deconduite ou de déontologie, les lobbyistesagissant pour des entités de Groupe s’yconforment.En tout état de cause, les lobbyistes dé-voilent toujours l’identité des personnesou organismes pour lesquels ils agissentà l’occasion de leurs contacts de lobbying.De même, ils ne fournissent pas, pas plusqu’ils ne demandent, une information àtitre onéreux.Le Groupe appelle particulièrement leurattention sur les risques de conflits d’in-térêts et de corruption. Tout collaborateurdoit être vigilant à ne pas donner l’im-pression que le Groupe ou l’entité qu’ilreprésente, cherche à influencer indû-ment les affaires politiques internes dupays.


MÉCÉNAT ETPARTENARIATS

Les actions de mécénat et de partena-riats, sont autorisées dans le cadre dela politique de mécénat et de partenariatsdu Groupe. Elles témoignent d’une démarche ci-toyenne et socialement responsable.Seules les personnes dûment habilitéespar leur supérieur hiérarchique ont lapossibilité d’ordonner ou d’initier cesopérations. Les collaborateurs veillentau bien-fondé de ces initiatives, qui nedoivent pas créer de situations de conflitd’intérêts, ni constituer un moyen de financement détourné.

Par ailleurs, tout projet de partenariatd’envergure doit passer par la validationdu comité Mécénat de SUEZ ENVIRON-NEMENT (cf. procédure disponible surl’intranet du Groupe).

Question

Au cours de la réalisation d’uneusine de traitement des eauxdans un pays en développement,les bénévoles d’une associationnous ont demandé de lesassister dans la constructiond’une école dans le village voisin.Cette initiative me semble enaccord avec les valeurs et lesengagements de SUEZENVIRONNEMENT. Pouvons-nousles aider dans leurs travaux ?

Réponse

SUEZ ENVIRONNEMENT soutientet encourage l’implication deses collaborateurs dans lesinitiatives d’intérêt général.Toutefois, cette implication doitdemeurer dans le cadre privé etrelever de la décision dechacun. Votre engagement doitêtre personnel, et ne doit pasinterférer avec votre activitéprofessionnelle. Vous ne pouvezpas utiliser les moyens del’entreprise (machine,matériaux…) sans accordpréalable d’un supérieurhiérarchique habilité à engagerun partenariat avec l’associationque vous souhaitez aider.

?




Question

Un collaborateur cinéphiletélécharge souvent pendant son travail des films qu’ilregarde le soir en famille. Je désapprouve profondémentle téléchargement illégal mais,en tant que manager, je ne voispas quel reproche lui faire dansla mesure où il regarde ces filmsen dehors de ses heures detravail.

Puis-je interdire cestéléchargements au bureau ?

Réponse

Non seulement vous pouvez,mais vous devez interdire cetype de comportement. Le piratage et le non respect de la propriété intellectuelle ne peuvent être admis au seindu Groupe. Vous devez rappeler à cecollaborateur qu’il utilise lematériel de l’entreprise defaçon frauduleuse, et qu’ilenfreint les règles sur lapropriété intellectuelle, ce que vous ne pouvez accepter.

?PROPRIÉTÉINTELLECTUELLE

De même que les collaborateurs ontl’obligation de protéger les actifs imma-tériels du Groupe, ils doivent veiller àrespecter la propriété intellectuelle duGroupe ou d’autrui. Ils doivent éviter,par exemple, d’utiliser sans autorisationdes brevets et droits d’auteurs et doivents’abstenir de se livrer à la copie ou auplagiat des marques, études, projets oupublications d’autrui.


PROTECTION DES ACTIFS DE L’ENTREPRISE

Les actifs des entités de Groupe doiventêtre utilisés uniquement à des fins professionnelles, dans des conditionset avec des autorisations légitimes. Chaque collaborateur assure, dans la mesure de ses moyens, la protectionet la valorisation de ce patrimoine, évited’y porter atteinte et veille à ce qu’iln’en soit pas fait un usage frauduleux. Cette règle s’applique aux actifs matériels(propriétés, locaux, équipements, four-nitures, etc.) comme aux actifs immaté-riels (brevets, information, image, logiciels, marques, réputation, secretsde fabrique, etc.).

Un collaborateur constatant que desmesures de protection sont insuffisantesdoit en alerter son supérieur hiérarchique,et faire de même en cas de constat devol ou de tentative de vol, de piratage,d’espionnage, de sabotage ou de dété-rioration.

Question

Un collègue m’a proposé dem’aider à réaliser mondéménagement en utilisant unvéhicule utilitaire de l’entrepriseen dehors des heures de travail,puis-je accepter ?

Réponse

Sauf autorisation spécifique, les biens de l’entreprise doivent être utilisés dans un cadre strictement lié à vos activités professionnelles.La proposition de votre collègue part sûrementd’une bonne intention, toutefois vous ne pouvezl’accepter, et ce d’autant plus que ce véhicule n’est peut-être pas assuré pour un usage privé.

?




SINCÉRITÉ ET VÉRITÉ DES DOCUMENTS,TRAÇABILITÉ

Il est, de façon générale, prudent deconserver une trace des principalesétapes d’une décision ou action sus-ceptible d’engager la responsabilité d’uneentité ou d’un collaborateur. Ceci peutconcerner tout document ayant servi à établir des résultats scientifiques, tech-niques, administratifs, comptables ou financiers. Ces documents doivent être conservésen conformité avec les réglementationsles concernant.

Les documents que nous établissons,comme ceux que nous archivons, doiventêtre le reflet exact des faits, lieux etdates dont ils rendent compte. Tout collaborateur s’interdit d’établir unfaux ou de falsifier un document. Celuiqui soupçonne l’existence d’un tel document doit en avertir sans tarder sahiérarchie, voire le déontologue de sonentité. Enfin, ces documents et autres registresdoivent être conservés pour la durée et dans la forme requise par les lois etrèglements en vigueur.


L’éthique est un domaine évolutif.

Les documents d’éthique sont amenés

à être complétés pour intégrer les

meilleures pratiques dans un esprit

d’amélioration continue.

Tout document éthique

SUEZ ENVIRONNEMENT est accessible

sur l’intranet du Groupe ainsi que

sur le site internet

www.suez-environnement.com

Pour obtenir un renseignement,

un conseil en matière d’éthique :

[email protected]

Mars 2010 – Imprimé sur papier couché certifié par le Forest Stewardship Council (FSC™).Il est produit dans des usines certifiées ISO 9001 et ISO 14001 (environnement).Ce papier est composé de 60 % de fibres recyclées et 40 % de fibres vierges FSC™.Ce document a été imprimé avec des encres sans solvants minéraux, par un imprimeurayant obtenu la marque Impri’m Vert.

CONCEPTION, CRÉATION ET RÉALISATIONLES ÉDITIONS STRATÉGIQUES

SUEZ ENVIRONNEMENTDIRECTION DE LA COMMUNICATION1, RUE D’ASTORG - 75008 PARIS - FRANCETEL +33(0)1 58 18 50 00 - FAX +33(0)1 58 18 51 68

WWW.SUEZ

-ENVIRONNEM

ENT.COM

les pratiques de l’Éthique

Documents