Plan de continuité des activités 1

Les impacts des mesures

d’urgence sur les lignes de défense

Groupe ERFACollectivités Publiques Latines2021

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Modèle des lignes de défense de l’IIA

Source: Le modèle des trois lignes de l’IIA - Version 2020 des Trois Lignes de Maîtrise – IIA Global.

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6 nouveaux principes du modèle IIA (2020)

Source: Le modèle des trois lignes de l’IIA - Version 2020 des Trois Lignes de Maîtrise – IIA Global.

Principe no 1 : Responsabilisation et clarté des objectifs

Principe no 2 : Rôles et responsabilités

Principe no 3 : Deux lignes de défense, une orientée sur la fourniture de produitset/ou de services (dont les fonctions supports), l’autre en appui à la gestion des risques

Principe no 4 : La troisième ligne (l’audit interne)

Principe no 5 : Indépendance de l’audit interne

Principe no 6 : Ensemble, toutes ces fonctions contribuent à la création ainsi qu'à laprotection de la valeur

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Le Groupe ERFA Collectivités Publiques Latines a réalisé un sondage auprès de services d’audit interne de collectivités suisses et françaises

39 membres individuels ou collectifs de l’IIAS ont répondu (sur 59 sondés, soit 2/3)

Le sondage a été complété par 9 réponses de responsables d’audit interne français

Sur les 39 répondant-e-s :- 40% représentent des contrôles des finances et

53% des entités parapubliques- 38% représentent des services d’audit interne

de plus de 10 personnes et 46% entre 2 et 10- 79% déclarent avoir une pleine autonomie dans les

missions

Origine et contenu des

activités d’audit interne liées

aux mesures d’urgence

• Autosaisine dans la majorité des cas

• Revue de la mise en place de nouveauxprocessus ou de missions d’expertises d’aides àla décision sur des points spécifiques

• Les sujets traités concernaient notamment lessubventions (culture et sport), les RHT / APG,contrôles des aides financières et l’élaborationde plans de crise

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Implication de l’audit

interne dans la mise en

œuvre des mesures

d’urgence - Suisse

• Implication forte dans la mise en œuvreet/ou l'examen des mesures d’urgenceCOVID-19

• Un quart des ressources totales

• Essentiellement des missionsde conseil et audits concomitants

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Exemples de missions de conseil liées aux mesures d’urgence

▪ Assistance dans la mise en place d'un dispositif de contrôles a posteriori des aides financières

▪ Soutien à la création d'indicateurs de suivi des équipements de protection et revue du processus

▪ Aide à la description de la procédure de la gestion de crise et du plan de continuité des activités

▪ Description et formalisation du SCI ainsi que mise en place de la gestion des risques

▪ Aide à la description complémentaire de procédures de certains services

Certains de ces travaux concernant les dispositifs de contrôle interne auraient dû être effectués

plus tôt par les premières et deuxièmes lignes de défense!

Coordination avec les lignes

de défense

• Très bonne coordination des activitésd’audit avec les autres lignes de défense

• Activités des deux premières lignes dedéfense dans les mesures d’urgencerevues par l’audit interne(80% des répondant-e-s)

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Coordination avec les

organes de

gouvernance

• 75% des répondant-e-s estiment que lesorganes de gouvernance ont démontré unintérêt élevé aux thèmes d’audit ou de conseilliés à la crise de la pandémie

• Les résultats du sondage soulignentl’importance de l’audit à distance(plus de 70% des répondant-e-s ont eurecours à cette pratique)

Implication de la deuxième

ligne de défense dans les

mesures d’urgence

• Pour 47 % des 16 réponses, l’implication de la 2ème ligne dedéfense a été «importante». Une part égale des répondant-e-s estime que l’implication de la 2ème ligne est «moyenne»ou «faible» (23 %)

• Quelques thématiques qui ressortent des commentaires :▪ un renforcement de la 2ème ligne semble nécessaire pour

augmenter l’efficacité de son action ;▪ la structure de la 2ème ligne n’est pas suffisamment développée

en termes de formalisation des mesures et des procédures ;▪ le lien entre le SCI et la cellule de crise ;▪ l’adaptation du SCI aux nouvelles contraintes

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Implication de la

première ligne de

défense dans les

mesures d’urgence

Pour 88 % des 17 réponses, l’implication de la 1ère ligne dedéfense dans le cadre des mesures d’urgence a été«importante», notamment avec la mise en place desmesures opérationnelles et des mesures de contrôle

Implication des fonctions

transversales

• La fonction transversale des RH est intervenuedans les mesures d’urgence dans plus de 60%des cas

• La fonction transversale Finance est intervenuedans les mesures d’urgence dans plusde 77% des cas

• La fonction transversale juridique est intervenuedans les mesures d’urgence dans moins de lamoitié des cas

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Maturité de la

deuxième ligne de

défense

• Existence de responsable du SCI dans lamajorité des cas

• Existence d’une fonction de gestionnaire desrisques dans la majorité des cas

• Existence d’une fonction de «conformité»dans moins de 40% des cas

• Le degré d’implication des différentesfonctions est hétérogène et dépend de lamaturité du SCI en place

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Exemples d’implication des fonctions transversales

▪ RH : recrutement à des postes clés liés aux mesures d’urgence, travail de suivi des

disponibilités en ressources humaines, formalisation de plan pandémie et de procédures,

soutien au télétravail, réallocation des ressources en période COVID)

▪ Finance : élaboration des lignes directrices pour la distribution des aides municipales aux

entreprises, simplification des procédures pour les opérations d'urgence et acquisition

d'équipements de protection individuelle, présidence de la cellule de crise par le chef du

service des finances, mise en place spécifique de suivi des budgets dédiés aux mesures

d’urgence, élaboration d’indicateurs de suivi pour la gestion de la crise

▪ Juridique : veille des exigences légales et reporting à la direction, établissement des

nouveaux textes législatifs, examen des accords juridiques relatifs aux services d'appui

externes

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Dans plus de 50% des cas, il existe un PCA

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Quid des services d’audit interne des collectivités publiques françaises ?

▪ Maturité plus faible des lignes de défenses

▪ Les audits classiques ont prévalu, même si des missions conseils ont été effectuées

▪ Davantage de missions opérationnelles réalisées via la mise à disposition de ressources

▪ La nature des missions effectuées varie de la revue de projets de directives ou de processus, à

l’expertise sur des sujets liés à la gestion des risques, en passant par le retour d’expériences

sur 2020 (communication, logistique et services aux usagers/usagères internes et externes)

▪ 20% seulement des répondants jugent bonne l’implication de la deuxième ligne de défense

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Principaux enseignements

• Rôle central de l’audit interne dans le suivi et l’accompagnement des mesures

d’urgence liées à une crise

• Implication des acteurs de la deuxième ligne dépend du degré de maturité du SCI

• Nécessité d’accentuer la coopération entre la deuxième ligne de défense et l’audit

interne

• Importance de la formalisation de plans de continuité des activités

• Importance des fonctions transversales

• Fort intérêt des organes de gouvernance pour la valeur ajoutée que l’audit interne

peut apporter en termes de conseil et d’expertise

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Modèle des lignes de défense de l’IIA

La crise a eu un impact sur les lignes de défense et renforcé les première et troisième lignes

L’audit interne tend à se positionner comme un interlocuteur clé dans le cadre de crise

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