l'entretien annuel d'appréciation des ita

Département des ressources humaines SDPCIT

GUIDE PRATIQUE

l’entretien annuel d’appréciation des ITA

Le présent guide, destiné particulièrement aux directeurs de laboratoire de recherche et aux chefs de service, vise à préciser le rôle et les modalités d’orga-nisation de l’entretien individuel des ingénieurs, techniciens et administratifs (ITA) qui fonde l’appréciation annuelle de ces personnels.

L’entretien annuel, statutairement obligatoire, constitue un moment privilé-gié de dialogue offert à un responsable et à son collaborateur pour convenir d’objectifs et de moyens associés dans le cadre de l’activité professionnelle de ce dernier.

Cet échange doit conduire à une meilleure connaissance des qualifications pro-fessionnelles de chacun, en faisant converger les projets individuels et collectifs de l’unité ou du service.

A cet entretien d’appréciation est associé un entretien de formation visant à déterminer les besoins de formation de l’agent, compte tenu, notamment, des missions qui lui sont imparties.

Afin d’accompagner les managers dans la mise en oeuvre des entretiens d’ap-préciation et leur permettre de les optimiser, l’Inserm propose, à l’occasion de chaque campagne d’appréciation, une formation à la conduite d’entretien (www.rh.inserm.fr/Formation continue).

PRÉAMBULE


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Moment essentiel et privilégié d’échange entre le responsable hiérarchique et chacun de ses collaborateurs, l’entretien annuel d’appréciation n’est pas seu-lement une formalité administrative ; il constitue un acte fort, qui engage ses acteurs.

Cet entretien vise en premier lieu à permettre une meilleure connaissance du métier exercé par le collaborateur et à clarifier les attentes réciproques de ce dernier et du responsable hiérarchique. Il porte principalement sur les résultats professionnels de l’agent au regard des objectifs qui lui ont été assignés.

Il a également pour objet de fixer, pour l’année à venir, des objectifs et des pers-pectives d’amélioration des résultats, d’établir un bilan prospectif des besoins en formation de l’agent et de faire le point sur ses perspectives d’évolution pro-fessionnelle et ses souhaits éventuels de mobilité.

L’entretien d’appréciation permet ainsi d’évaluer le potentiel professionnel, les compétences et les attentes de chaque collaborateur afin de définir des objectifs de progrès et des perspectives d’évolution réalistes et motivants.

La reconnaissance de la valeur professionnelle de l’agent, exprimée, à la suite de l’entretien, par l’appréciation écrite du responsable hiérarchique, est prise en compte dans le dispositif de promotion et d’avancement, inscrivant ainsi l’entretien d’appréciation dans une logique de parcours professionnel.

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LE RÔLE ET LES OBJECTIFS DE L’ENTRETIEN ANNUEL


Finalités de l’entretien pour le collaborateur :

faire le bilan des activités de l’année écoulée ;

définir les perspectives et les objectifs pour l’année ou les années à venir ;

s’exprimer sur ses fonctions et sa contribution à la vie de l’unité ou du service ;

identifier ses besoins de formation ;

exprimer ses souhaits d’évolution professionnelle ou de mobilité ;

connaître les possibilités de promotions offertes par le statut.

Finalités de l’entretien pour le responsable hiérarchique :

évaluer les réalisations professionnelles de l’agent et ses compétences ;

redéfinir ou préciser les missions du poste et en fixer les objectifs indi-viduels pour l’année à venir ;

mesurer la contribution du collaborateur aux objectifs de la structure ;

valoriser et motiver ses personnels ITA.


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Les résultats de l’entretien annuel dépendent pour une grande part du soin apporté à sa préparation, tant par le responsable hiérarchique que par l’agent.

Les conditions matérielles de déroulement de l’entretien ne sont pas à négliger, elles représentent un pré-requis de son efficacité.

L’entretien doit être ouvert, constructif et se dérouler dans un climat détendu et de confiance réciproque.

Préparation de l’entretien

La date et l’heure de l’entretien doivent être fixées au moins quinze jours à l’avance pour permettre à l’agent de s’y préparer.

L’entretien doit être préparé à la fois par le responsable hiérarchique et par l’agent. Cette préparation doit permettre aux deux parties de rassembler et de recueillir des informations objectives sur les différents thèmes à aborder.

Si l’entretien annuel n’est pas suffisamment préparé, il risque de laisser une impression de flou, voire de confusion, et de ne pas permettre l’évocation de points importants.

Afin d’éviter ces écueils, il est préconisé de remplir l’aide-mémoire de prépa-ration à l’entretien figurant en annexe 1, qui inventorie les grands thèmes à aborder lors de l’entretien. Par ailleurs, des critères d’appréciation objectifs sont proposés, en annexe 2 à 4, aux fins d’aide à l’entretien et à la rédaction du dos-sier d’appréciation.

Déroulement de l’entretien

La durée minimale conseillée de l’entretien est d’une heure. Elle peut être ajus-tée en fonction de la complexité de l’activité de l’agent, de la fréquence de ses relations avec son responsable hiérarchique et de la nature des problèmes à aborder.

LES ÉTAPES DE L’ENTRETIEN ANNUEL

L’entretien doit se dérouler dans un lieu calme et dans un climat de sérénité. Le responsable doit s’assurer de sa disponibilité tout au long de l’entretien et prendre les dispositions nécessaires afin de ne pas être interrompu par des per-sonnes extérieures.

Chaque thème doit être abordé avec une volonté mutuelle d’écoute, d’échange et d’aboutissement à une description de missions, un bilan d’activité et une définition d’objectifs partagés.

Suivi de l’entretien

L’entretien donne lieu à l’établissement, par le collaborateur et son responsable hiérarchique et via l’application web GAIA, d’un dossier d’appréciation signé par les deux parties et versé au dossier administratif de l’agent.

Ce dossier d’appréciation comporte une description de l’environnement de travail de l’agent, de ses missions et activités, de ses perspectives d’évolution professionnelle et de mobilité et un recueil de ses besoins en formation.

Il contient également une appréciation sur la valeur professionnelle de l’agent, formulée par le responsable hiérarchique.

Le dossier mentionne les éventuelles possibilités de promotion et de valorisa-tion du parcours professionnel de l’agent (concours internes, promotions au choix, sélection professionnelle…).

L’entretien ne doit pas être la seule « rencontre » du responsable hiérarchique et de ses collaborateurs ; des bilans réguliers, même de courte durée, permettent d’évaluer la mise en oeuvre des objectifs et actions définis et de procéder à d’éventuels ajustements.

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LES ACTEURS DE L’ENTRETIEN ANNUEL ET LEUR RÔLE

Rôle de l’agentRôle du responsable

hiérarchiqueDurant l’entretien, l’agent :

classe son emploi dans les disci-

plines, BAP, spécialité

décrit ses principales missions les activités mises en oeuvre

dans le cadre de ses missions principales ou complé-mentaires (enseignement, participation à des groupes de travail, correspondant H&S…) les compétences et les apti-

tudes mises en oeuvre les résultats obtenus (parti-

cipation à des publications ou à des brevets…)

précise ses souhaits d’évolution pro-

fessionnelle et de mobilité

s’exprime sur ses besoins en formation

Durant l’entretien, le respon-sable hiérarchique direct :

valide les informations fournies par

l’agent et les ajustements éventuels

précise l’environnement de travail de

l’agent (composition du laboratoire/organigramme) la définition de la fonction et des

missions de l’agent sa contribution au fonctionnement

de la structure ou du service les responsabilités qu’il exerce les objectifs attendus pour l’année

à venir

propose, le cas échéant une promotion une réduction d’ancienneté d’éche-

lon un avancement de grade au choix un changement de corps au choix

étudie les besoins en formation de l’agent

au travers des besoins du laboratoire ou du service dans la perspective d’une intégration au sein du plan de formation de l’unité


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ANNEXE 1

Fiche aide-mémoire de préparation à l’entretien

Il est suggéré de remplir cette fiche afin de faciliter les échanges lors de l’entretien et la rédaction des dossiers d’appréciation.

Principales activités et missions exercées

Actions de formations suivies et leurs effets

Evolutions depuis l’entretien précédent

Activités et missions confiées pour l’année à venir

Besoins de formation pour l’année à venir

Projets de mobilité et de parcours de carrière

Projets précis déterminés pour l’année à venir et moyens nécessaires


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ANNEXE 2

Critères d’appréciation - Agents de catégorie ADimension technique/Produire

Concevoir Élaborarer Réaliser

des protocoles expérimentaux des prototypes des procédures, des méthodes des outils, des brevets, des publications

Dimension relationnelle/Animer

Diffuser Encadrer Enseigner/former Participer

les équipes les résultats aux actions d’intérêt collectif les groupes de travail, réseaux, parte-

nariats la connaissance, la règlementation, des

procédures des plateformes et plateaux techniques

Dimension organisationnelle/Gérer Prévoir Programmer Analyser Organiser Coordonner Résoudre Optimiser

des informations, suivi des procédures, des méthodes, de

la réglementation les projets

Dimension décisionnelle/Entreprendre

Initier Définir Valoriser Proposer Anticiper

les projets de recherche les objectifs et les orientations la production, les résultats les méthodes, les outils, les actions

correctives


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ANNEXE 3

Critères d’appréciation - Agents de catégorie BDimension technique/Produire

Mettre en œuvre Mettre au point Exploiter Collecter Régler

des protocoles expérimentaux des procédures, des méthodes des outils des données des appareils, des matériels


Diffuser Transmettre Former Participer Alerter

des résultats, des données et des infor-mations

aux actions d’intérêt collectif les groupes de travail, réseaux la connaissance, la règlementation, des

procédures

Dimension organisationnelle/Gérer

Respecter Préparer Planifier S’organiser Classer

des informations, des documents… le suivi des procédures, des méthodes,

de la réglementation la maintenance (matériels…) les stocks (consommables…)


Proposer les méthodes, les outils, les actions

correctives des évolutions


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ANNEXE 4

Critères d’appréciation - Agents de catégorie CDimension technique/Produire

Appliquer Exploiter Collecter Régler

des protocoles expérimentaux des procédures, des méthodes des outils des données des appareils, des matériels


Transmettre Participer Alerter

des résultats, des données et des infor-mations

aux actions d’intérêt collectif la connaissance, la règlementation, des

procédures

Dimension organisationnelle/Gérer

Respecter Préparer S’organiser Classer

des informations, des documents… le suivi des procédures, des méthodes,

de la réglementation la maintenance (matériels…) les stocks (consommables…)


Proposer les méthodes, les outils, les actions

correctives des évolutions


Direction et coordinationFrançoise Pierre

Département des Ressources Humaines

Coordination éditoriale SDPCIT

RéalisationJulie Arqué - Mission Organisation

Photographies© Inserm/Patrice Latron

© Getty Images

Février 2013

l'entretien annuel d'appréciation des ita

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