l’édito les bonnes résolutions de la...

Édité par Clip Industrie : www.clipindustrie.com 1

L’édito d’Arnaud Martin

Nous venons de dépasser la barre symbolique des 500 sociétés utilisant régulièrement Clipper version 5. Pour information, il reste encore en France uniquement 35 sociétés « irréductibles » qui conservent la version 3 de Clipper qui date maintenant de plus de 7 années. En migrant vers la version 5, vous pouvez bénéficier des nombreuses nouveautés et fonctionnalités et entre autres des états standards multi paramétrables (voir dernier clipinfo de juillet). Afin d’éviter au maximum les états spécifiques et faciliter ainsi ultérieurement vos éventuelles migrations sur des prochaines versions, nous vous conseillons très fortement d’utiliser uniquement les états standards de Clipper. Sur ce sujet, nous avons dépensé beaucoup de temps et d’énergie pour mettre à votre disposition de très nombreux paramètres qui vous permettent en standard de répondre à la grande majorité de vos souhaits de présentation. A titre d’exemple un client qui avait dans une version précédente plus de 100 états spécifiques (difficile et compliqué à maintenir !!!) se retrouve avec la quasi totalité de ses états en standard et finalement uniquement avec 5 états réellement spécifiques à ses besoins d’activités, de reporting et de tableaux de bord. Les nouveautés de la V5.1 et notamment sur les aspects de qualité (voir les nombreux Clip Info sur le sujet) viennent d’être déboguées durant les mois de juillet et août et vont être utilisées par des clients partenaires béta testeurs avant d’être à votre disposition fin 2009 début 2010. Excellente rentrée, Clip Industrie vous souhaite une activité très soutenue pour le dernier quadrimestre.

Les bonnes résolutions de la rentrée

Septembre c’est un peu comme le jour de l’an, c’est l’époque des vœux. On rentre de vacances en pleine forme et prêt pour attaquer la rentrée… c’est donc le moment idéal pour changer les habitudes de travail, pour mettre en place des nouvelles procédures et donc pour utiliser des nouvelles fonctions de Clipper. Seulement toutes ces bonnes intentions partent souvent en fumée par manque de temps, c’est pourquoi dans ce Clip Info nous allons (re)parcourir des fonctions simples et rapides à mettre en œuvre et qui par la suite vous feront gagner du temps.

Faciliter la saisie

Article de référence : A chaque création d’un article ou d’une pièce cyclée il y a de nombreuses informations à saisir. Très régulièrement (surtout dans le temps) les dernières fiches deviendront incomplètes. Pour avoir des fiches homogènes et gagner du temps, il suffit pour chaque famille de renseigner l’article de référence (Gestion/Données de base/Classification/Familles). Cet article de référence devra être créé avec toutes les informations par défaut liées à cette famille (mode de gestion, article géré en stock, multi-unité, code comptable …). Profiter de la création des articles de référence pour mettre en place les mots clés. Il est vrai que de récupérer l’historique pour chaque article pourra être long, en le mettant dans l’article de référence tous les nouveaux articles seront déjà pré-renseignés automatiquement. Ce qui permet d’amorcer l’utilisation de cette fonction.

Pour plus d’informations vous pouvez consulter le Clip Info d’octobre 2008.

Génération des BL client : Il y a différents modules pour créer les BL, la méthode la plus classique concerne la création du BL en saisissant le N° d’affaire. Le module préparation BL quant à lui est plus rapide puisqu’il propose une liste des BL à créer en fonction du délai demandé par le client, ce module est idéal s’il n’y a jamais de retard. La troisième solution consiste à établir une liste des BL à créer. En effet, dès que l’utilisateur fait un pointage sur ladernière phase de la gamme, et qu’il indique que l’opération est terminée, Clipper pourra considérer que l’affaire est livrable. Il faut dans Gestion/Données de base /Paramètres pointage : cocher Effectuer la préparation de livraison, puis dans le filtre de Gestion/BL/Préparation BL, cocher uniquement les BL en attente.

Saisie plus rapide : N’oubliez pas la mobilité des Pocket PC, liée au lecteur de code barre : Ils vous feront gagner du temps. Un simple passage de douchette sur le code barre d’un article vous permettra de faire une sortie, un inventaire ou de déclencher une DA… Pour plus d’informations vous pouvez consulter le Clip Info de mai 2009.

Mettez en place le paramétrage des réponses, pour éviter que les opérateurs fassent « Entrée » sans regarder les questions. Vous pouvez sur certains modules choisir des réponses par défaut. Le paramétrage se trouve dans Gestion/Données de base/Paramétrage réponses. Vous pouvez agir sur les modules appels d’offre affaire et devis, solde d’affaire, livraison interne et pointage. Sous Clipper V5.1 ce sera également possible pour les fiches pièces cyclées et articles (synchronisation entre les deux)

Pour plus d’informations vous pouvez consulter le Clip Info de juillet/aout 2006

LA LETTRE D’INFORMATION DE CLIP INDUSTRIE SEPTEMBRE 2009 – N° 78

Parc des Expositions de Toulouse - 13 au15 Octobre

Hall 2 Stand B 19-3

Calendrier semestriel Régulièrement on a besoin d’un calendrier et souvent il est inaccessible car il se trouve sous un tas de papiers ou accroché assez loin. En bas à droite du menu principal de Clipper vous avez la date du jour, une bulle donne le N° du jour ainsi que celui de la semaine. Pour ouvrir le calendrier, cliquer sur l’icône correspondant. Les fêtes, les dates fériées saisies dans Clipper (donc les dates de fermeture de la société) et les N° de semaine sont affichés. Vous pouvez rechercher un N° de semaine ou un N° de jour et visualiser le calendrier prévisionnel d’un employé (congés, maladies, type et durée de la présence…)


SEPTEMBRE 2009 – N° 78

Clip Industrie prépare sa rentrée C’est avec plein de nouveautés et de détermination que Clip Industrie aborde sa rentrée dans des locaux agrandis et mieux aménagés pour recevoir dignement ses clients. C’est au fin fond du Lubéron que Clip Industrie a motivé ses troupes et donné ses dernières consignes pour optimiser sa rentrée. Persuadé que la reprise du marché bénéficiera avant tout aux entreprises qui sauront cadrer avec encore plus de précisions leur production, CLIPPER affine ses atouts : module d’aide à la décision, ressources humaines, gestion des temps, qualité… tandis que Clip Industrie renforce ses équipes : hot line, responsable de projets, audit et conseil et offre à ses clients le Club Clipper, un portail d’affaire pour faciliter le contact entre les utilisateurs de CLIPPER. Tous les ingrédients sont là pour stimuler une rentrée gagnante.

Le Clip Info version papier cessera de paraîtrre à la fin de l’année, seul subsistera la version numérique diffusée à 5200 exemplaires.

Les bonnes résolutions de la rentrée (suite)

N’oubliez pas non plus les raccourcis clavier : CTRL O pour le bouton OK, CTRL Q pour quitter, CTRL P(Print) pour imprimer, CTRL N(Nouveau) pour créer, CTRL R pour rechercher … Sur la boîte avec une question Oui/Non O ou N sont suffisants, pour la boîte de dialogue avec des boutons il suffit de cliquer sur le N° correspondant à l’ordre des boutons (1 pour le premier bouton, 2 pour le second…)

Pour plus d’informations vous pouvez consulter le site, rubrique Conseils et astuces.

Que ce soit sur le bouton i d’informations mais aussi directement dans les tables, un clic droit permet d’ouvrir un menu contextuel et ainsi de rebondir sur toutes les informations liées à la ligne de la table.

Nettoyage de la base Date de sortie : Bien souvent en ouvrant une liste on a des éléments qui polluent la base car ils ne sont plus actifs. Par exemple, un fournisseur avec qui l’on ne travaille plus, ne peut pas être supprimé (car il a un historique : BC, Facture…), donc il reste présent dans le système. Pour ne plus les voir, il suffit de mettre une date de sortie sur ces éléments. Vous pouvez le faire sur les clients, fournisseurs, prospects, pièces cyclées, articles magasin, employés, familles et les centres de frais.

Pour plus d’informations vous pouvez consulter le Clip Info de juin 2008.

• Faire un mailing via votre traitement de texte. • Faire un mailing par Email. Dans ce cas il suffit de remplir l’onglet contenu du courrier • Envoyer dans les contacts de votre messagerie (Outlook), toutes les coordonnées des tiers : nom, adresse, téléphone, fax, email …. Pour cela il suffit de cliquer sur le bouton Envoi vers Outlook des lignes sélectionnées.

Changement code article Le nom des tiers évolue et parfois les codes n’ont plus rien à voir avec ceux dans la base. Vous pouvez ainsi renommer dans leurs fiches respectives des clients, prospects ou des fournisseurs. Mais vous pouvez changer également le code d’un article ou d’une pièce cyclée. Pour ces derniers, il faut utiliser OutilClipper et choisir les documents à mettre à jour (attention ce module permet de modifier des documents officiels : Facture, BC …) Pour plus d’informations vous pouvez consulter le Clip Info de février 2009

Mieux communiquer : Recherche sur Tiers pour Publipostage. Ce module n’est pas qu’une simple recherche pour retrouver des tiers, en effet à certaines occasions il est intéressant de faire un courrier à plusieurs tiers (exemple : vœux, date de fermeture, remerciement…) Une fois que vous avez demandé votre recherche, le résultat est affiché. A partir de ce dernier il est possible d’avoir différentes actions : • Faire un mailing via plusieurs Wdétats que vous aurez personnalisés. Nous fournissons un modèle qui par défaut reprend les données de l’onglet contenu du courrier.

PDF + Mail : Fonction déjà décrite dans les Clip Info. Si vous devez envoyer par mail en PDF un document commercial (ARC, BL, Facture, BC, AO, Devis, Relance…) vous pouvez demander à Clipper de rédiger automatiquement l’objet et le corps du mail. Pour cela il faut aller dans Fichiers/Configuration/Configuration Etats Commerciaux et mettre le texte par défaut. Il existe des mots clés pour reprendre le N° du document, l’émetteur … Pour plus d’informations vous pouvez consulter les Clip Info de mai 2007 et juin 2008.


LA LETTRE D’INFORMATION DE CLIP INDUSTRIE

CANNON est l’un des leaders français dans le domaine des baies outdoor métalliques en inox, aluminium et acier. L’entreprise conçoit, réalise, assure le montage des équipements à protéger et installe le tout avec un maximum de compétence et d’efficacité. Installé à Saint Mathieu de Trévier (34) mais également à Casablanca, ce sont près de 90 collaborateurs qui sont à vôtre service pour tout travaux de tôlerie, du prototype à la grande série. Lorsque il y a près d’un an, Patrick Berthiaud, directeur de l’entreprise, décide de renforcer la production, c’est tout d’abord la gpao de Missler qui est retenue, mais au bout de six mois, CLIPPER sera définitivement choisi, installé et adopté par l’ensemble du personnel. Avec une forte expansion de l’activité de tôlerie fine et une production ainsi consolidée, l’infatigable entrepreneur M. Berthiaud est déjà reparti à la conquête de nouvelles commandes. Nos clients satisfaits sont notre meilleure force de vente. Merci au groupe Remotole et à CANNON Industrie.

Saint Mathieu de Trévier Tél : 04 67 06 28 20 E-Mail : [email protected] Site Internet : http://www.cannon-industrie.com


Garder une trace des documents émis : Comme il est possible de raccorder des documents à plusieurs modules, pourquoi ne pas mettre ceux que vous générez. Par exemple : si à chaque avenant d’une commande client, vous émettez un ARC : Vous pouvez à chaque fois générer un PdF et l’associer au document de la commande client (clic sur document libre et ne pas mettre imprimable). Vous aurez ainsi l’historique de tous les ARC renvoyés pour la commande. Faire un courrier rapidement. : Depuis l’onglet Divers des fiches clients et fournisseurs il est possible de définir un répertoire par client (via un clic droit sur le bouton Œil). Cette fonction permet un rangement structuré, qui par un simple clic, permet de voir tous les documents liés à un client ou à un fournisseur. Il permet également de créer un courrier en quelques clics : choix du modèle (nous fournissons par défaut un modèle), choix de l’adresse et choix du contact. Il ne vous reste plus qu’à rédiger le courrier.

Mieux suivre la production

Etat des lancements (Gestion/Affaires/Etat des lancements) : Module à utiliser sans modération. • Sur le premier onglet on retrouve tout ce qui concerne les heures : temps prévu, temps réalisé et le temps restant, avec un cumul par phase. Pour chaque phase, un double clic permet d’avoir la liste avec le détail de tous les pointages validés sur l’opération : code employé, date, temps, observations… (sous Clipper V 5.1 il sera possible de voir les pointages non validés). Cas particulier : un double clic sur la phase 10 NOMEN ouvrira la liste de tous les achats du rang. • Sur le deuxième onglet on retrouve tout ce qui concerne les fournitures : Quantité du besoin, quantité commandée, reçue, réservée, sortie. Par un moyen visuel, l’icône pouce permet de voir rapidement si un


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besoin est couvert. Même principe que pour le premier onglet, un double clic sur l’opération ouvre le détail des fournitures. Cette fenêtre permet de consulter et de rebondir sur les documents liés à la ligne (BC, DA, réservation, sortie, appel d’offres…) mais il est également possible de libérer une action (supprimer une réservation, une sortie, un BC ou une DA) et de réinitialiser la ligne pour la remettre dans le circuit du calcul des besoins. Ce cas peut arriver, si par exemple, une affaire a réservé un article alors qu’une autre affaire plus urgente en a besoin. Si vous souhaitez remettre en cause un calcul des besoins (décalage du délai, changement de la quantité) • Vous pouvez aller sur chaque phase pour la libérer ce qui peut être assez long • Vous pouvez également faire un RAZ de l’affaire, méthode rapide mais radicale : tout est supprimé sauf l’affaire. • La troisième méthode consiste à cliquer sur le bouton RAZ engagements dans ce cas l’affaire, les pointages et le dossier technique (gamme plus nomenclature) sont conservés, tous les engagements sont supprimés : réservations, sortie de stock, BC (les BC peuvent être réaffectés au stock)… Ainsi toute l’affaire est libérée et vous pouvez changer la quantité commandée et/ou refaire un calcul des besoins. L’édition papier permet de mixer le cumul et les détails sur la même page.

Etat des fabrications en cours (Gestion/Planning/ Etat des Fabrications en cours). C’est un module également déjà abordé dans les clips infos car : • Il permet d’avoir, dans un écran, une vue d’ensemble de l’état d’avancement de plusieurs affaires. • Mais aussi de connaître l’avancement des dépendances : si ces affaires comportent des dossiers techniques avec d’autres pièces cyclées en nomenclature. • Rapidement et visuellement vous pouvez identifier quels seront les points bloquants (ex : affaire ne sortant pas en temps et en heure ou fourniture non disponible…) • Vous pouvez visualiser les heures restantes ventilées sur plusieurs critères : section, centre de frais ou par phase. Ce dernier cas permet de se rapprocher du niveau de détail du module état des lancements mais pour plusieurs affaires.

Pour plus d’informations vous pouvez consulter les Clip Info d’avril 2008 et septembre 2006.

Qualité Rang 999. Le rang 999 d’un dossier technique est particulier, il permet de suivre les retouches de pièces. Ce rang ne tient pas compte de la quantité commandée et permet de valoriser les retouches. Pour la quantité seul le coefficient de ce rang et de ses sous rangs sera pris en compte, donc la quantité du rang (coéf.) sera celle des pièces à retoucher. Opération figée On retrouve cette gestion dans les fonctions avancées des trois dossiers techniques (Devis, pièces cyclées et affaires): elle permet d’interdire la modification d’une opération. Selon les droits d’accès seule une catégorie d’utilisateur pourra modifier ces phases.

GED (Gestion électronique des documents) C’est un module peu utilisé dans Clipper et qui pourtant est vite indispensable. L’initialisation de la base par saisie rétroactive de documents déjà existants peut en freiner plus d’un, mais une fois l’organisation mise en place, la saisie de nouveaux documents et les mises à jour est très rapide et simple à mettre en œuvre. Par exemple, la mise à jour d’indice ou remplacement d’une norme dans un ou plusieurs dossiers techniques peut être réalisée en quelques clics. Tous les documents de l’entreprise peuvent intégrer votre GED : Plans internes, Plans et spécifications Clients, Normes, Manuels Qualité, Procédures, Instructions, Fiches de poste, etc.

Pour plus d’informations vous pouvez consulter le Clip Info de juin 2007. Pour retrouver facilement les Clip Info vous pouvez aller sur notre site www.clipindustrie.com : menu Information, sous menu Le Clip Info. Franck Dichamp [email protected]

N’oubliez pas de visiter notre nouveau site et de vous inscrire au Club CLIPPER … .

Un point sur les images Quelques trucs à savoir

La communication passe fatalement par la manipulation d’images, et il est bon de rappeler quelques lois difficilement contournables. Tout d’abord pour votre logo, demandez à votre prestataire un fichier vectoriel (.eps, .ai). Vous serez assuré ainsi d’une qualité optimum quelle que soit la taille d’utilisation. Pour vos photos, l’utilisation est déterminante. Votre écran d’ordinateur par exemple, ne réclame que du 72 dpi là ou une impression offset en exigera 300. Ce qui demande, mine de rien, 17,4 fois plus d’informations, (soit pour la photo de 4,7 x 3,5 cm ci-dessus, 13 167 pixels dans le premier cas et 229 215 pour le deuxième). Il est bon d’en tenir compte dans le réglage de votre appareil numérique, qui vous autorisera le stockage d’un nombre plus important de photos dans le premier cas, puisque l’image une fois compressée, ne pèsera que 45 Ko , alors qu’elle atteindra 260 Ko dans le deuxième. De même lors de l’achat de votre appareil, le nombre de pixels est important, mais la taille du capteur, également car il peut aller de 25 à 864 mm2 pour un 24 x 36 mm ce qui bien entendu dans le deuxième cas donnera une bien meilleure qualité d’image. La maîtrise de ces données peut éviter bien des déceptions lors d’un voyage loin de nos contrées. Bonnes photos

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