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Leclerc JuricomptablesUne société du groupe Navigant Consulting



La prévention et la détection des fraudes

Par Jonathan Allard, CA, MBA, DIFA

21 février 2008


Déroulement de la rencontre

Section 1 »La fraude et vous…

Section 2 » Les risques et les stratagèmes

Section 3 » La prévention

Section 4 » La détection

Section 5 » Quoi faire lorsqu’une fraude est détectée ?

Section 6 » Les règles à respecter

Section 7 » Études de cas


La fraude et vous…

Section 1




» Qu’est-ce que la fraude ?

› Dictionnaire « Le Petit Robert » : Fraude : n.f. (1255; lat. fraus, fraudis)

‒ Action faite de mauvaise foi dans le but de tromper

‒ Tromperie ou falsification punie par la loi

‒ Synonymes : dol, escroquerie

› L’Article 380 du Code criminel du Canada

‒ « quiconque, par supercherie, mensonge ou autre moyen dolosif, constituant ou non un faux-semblant aux sens de la présente loi, frustre le public ou toute autre personne, déterminé ou non, de quelque bien, argent ou valeur »

‒ Deux éléments : malhonnêteté et privation


Personnalité Opportunité

Besoins Justification


» Pourquoi frauder ?


CorruptionFraudes contrel’organisation

Fraudes en faveurde l’organisation


Fraude


Fraudes contre l’entreprise

Argents

EncaissementFrauduleux (off book)

Déboursé frauduleux Utilisation non

autorisée des actifs

Vol

Inventaires

Vol simple(on book)

P. Caisse Dépôt Ventes Recevables

Facturation

Non inscrites Radiation

Sous-évaluées Lapping

Salaires Comptes dedépenses

Falsification dechèques

Réquisition

Fausse vente

et livraison

Achats

et réceptionCompagniesfantômes

Achats personnels

Fausse facture

Fournisseurslégitimes

Employésfantômes

Commissions

Accidents detravail

Faussereprésentation

Surévaluationdes dépenses

Fausses dépenses

Multiplesremboursements

Fausse signature

Faux endossement

Modification dubénéficiaire

Traduction libre CFE 1999



Corruption

Conflits d’interêts

Trafic d’influence

Cadeaux Extorsion

Système desachats

Système des ventes

Autres

Kickbacks

Bid Rigging

Autres

Source: CFE 1999




» Vous…

› Questionnaire


Les risques et les stratagèmes

Section 2




» L’analyse des risques de fraude

Risques liés à l’environnement

Risques liés aux processus

Risques liés à l’informationutilisée dans la prise de décisions



» Reconnaître les risques de fraude

› Plusieurs unités autonomes et points de service à superviser (décentralisation)

› Manipulation d’argent comptant

› Nombre d’employés restreint pour chaque unité

› Comptoirs de perception (taxe scolaire)

› Nombreux stocks et équipements dispersés

› Activités diversifiées (enseignement, garderies, levées de fonds, transport scolaire, etc.)

› Pas de processus de dénonciation clair



» Reconnaître les risques de fraude

› Faiblesse des contrôles internes

› On accorde une importance démesurée aux résultats financiers (p.ex. respect des budgets)

› Certains gestionnaires sont corrompus, inefficaces ou incompétents

› Un employés éprouve des difficultés personnelles (p.ex. problèmes financiers ou dépendance)

› Rotation inhabituelle dans les postes des services financiers

› Conflits au sein de la haute direction

› Aucun code d’éthique ou de politique en cas de fraude



» Les stratagèmes pouvant se produire dans une commission scolaire

› Encaisse

‒ Vol d’argent comptant

‒ Écrémage (skimming)

‒ Encaissement de comptes à recevoir pour des fins personnelles (lapping)

‒ Manipulation de chèques

‒ Transferts électroniques (p.ex. salaires)




› Déboursés frauduleux

‒ Facturations fictives ou frauduleuses

◦ Services non rendus ou biens non livrés

◦ Fournisseur fantôme

◦ Fournisseur ou intermédiaire inutile

◦ Surfacturation

◦ Double facturation





‒ Irrégularités dans des soumissions et appels d’offres

◦ Accepter les soumissions après le délai prescrit

◦ Falsification de soumissions

◦ Accepter le plus bas soumissionnaires en sachant que les prix pourront être modifiés et autorisés par la suite

◦ Fournisseurs fictifs

◦ Critères étroits ou spécifiques que seul un fournisseur peut satisfaire

◦ Divulgation d’information privilégiée à un soumissionnaire





‒ Division des commandes

‒ Bid-rigging

‒ Substitution de produits

‒ Employés fictifs

‒ Vol de temps (p.ex. internet)

‒ Gonflement des heures travaillées

› Vol de stocks



Les statistiques sur les fraudes dans le secteur de l’éducation

» Quelques données extraites du document“Report to the Nation on Occupational Fraud

and Abuse – 2006”:

› 7% des cas recensés provenaient de secteur de l’éducation

› La perte médiane était de 100 000 $



Facturations fictives 26 35.6%

Détournements d’actifs 16 21.9%

Demandes de remboursements non justifiés

15 20.5%

Détournements de fonds 15 20.5%

Réclamations de salaires non justifiés 13 17.8%

Vol d’argent comptant 11 15.1%

Falsifications de chèques 9 12.3%

Autres 2 2.8%

» Les stratagèmes recensés dans le secteur de l’éducation


La prévention

Section 3



La prévention

» La prévention est souvent l’outil le plus efficace et le plus efficient pour combattre la fraude…

» Démarche

› Connaître et comprendre l’environnement

› Définir les objectifs

› Identifier les grands secteurs à risque

› Se mettre en mode « fraudeur »

› Élaborer et implanter des contrôles préventifs

‒ Probabilité

‒ Impact


La prévention

» Conditions ayant permis au fraudeur d’agir

49%

15%

36%

Faiblesse dans les contrôles internes

Collusion

Abus des contrôles internes

Source : KMPG, 2007


La prévention

» Les contrôles préventifs

› Questionnaire


La prévention

» Autres exemples de contrôles préventifs

› Système de contrôle interne efficace et fonctionnel

› Sondages pour tester le contrôle interne

› Surveillance des lieux de travail

› Séparations des tâches incompatibles (manipulation, enregistrement, conciliation)

› Contrôle des accès physiques et informatiques

› Contrôle des paiements en espèces au comptoir : registre, décompte quotidien, vérification par un autre employé, conciliation entre le registre et le décompte


La prévention

» Autres exemples de contrôles préventifs (suite)

› Chèques estampillés « pour dépôt seulement » dès la réception

› Dépôts effectués promptement

› Suites numériques

› Approbations (attention au rubber-stamping)

› Enquête pré-emploi

‒ Personnalité

‒ Besoins


La détection

Section 4



La détection

» Parce qu’on ne peut pas tout prévenir…

» Même démarche que pour les contrôles de prévention :

› Connaître et comprendre l’environnement

› Définir les objectifs

› Identifier les grands secteurs à risque

› Se mettre en mode « fraudeur »

› Élaborer et implanter des contrôles de détection

‒ Probabilité

‒ Impact


La détection

» Les contrôles de détection

› Questionnaire


La détection

» Autres exemples de contrôles de détection

› Généralement sous forme de sondages

› Vérifier les adresses des fournisseurs

‒ Adresse familière (p.ex. employés)

‒ Casier postal

‒ Annuaire

› Vérifier le détail des factures

‒ Coordonnées

‒ Suite numérique

‒ Marques de pliage des factures

‒ Mise en page


La détection

» Autres exemples de contrôles de détection (suite)› Sélectionner les employés ayant fait le plus d’heures

supplémentaires› Sélectionner les employés ayant les comptes de dépenses les plus

élevés› Sélectionner les fournisseurs ayant les mêmes adresses› Sélectionner les fournisseurs ayant comme seule et unique

adresse une case postale› Déceler les employés ayant effectué le plus de radiations de

comptes-clients› Comparer les dates d’utilisation des mots de passe avec les dates

de congé d’un employé› Comparer les entrées et sorties selon le système d’alarme avec

les feuilles de temps


La détection

» Méthodes de détection des fraudes dans les entreprises canadiennes

Source : ACFE, 2007. La somme de ces pourcentages excède 100 % parce que certaines dénonciations ont été effectuées par plus d’une source.

4,4%

6,7%

13,3%

16,7%

18,9%

42,2%

11,8%

11,8%

11,8%

5,9%

5,9%

52,9%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Services policiers

Vérif ication externe

Vérif ication interne

Hasard

Contrôles internes

Dénonciation

Toutes les fraudes Fraudes par propriétaire/dirigeant


Quoi faire lorsqu’une fraude est détectée ?

Section 5




» Q’est-ce qui amène à suspecter une fraude ?› Documents manquants› Dépôts en circulation augmentant sans cesse ou très

longtemps en circulation› Nombre excessif d’ajustements des comptes à recevoir et/ou

des comptes fournisseurs› Documents altérés › Achats excédentaires› Paiements en double› Duplicata ou photocopies de factures et/ou de soumissions› Heures supplémentaires anormalement élevées› Employés ne prenant jamais de congé



» Q’est-ce qui amène à suspecter une fraude ? (suite)

› Fournisseur inconnu à l’intérieur de l’organisation ou sur le marché

› Écriture sur documents officiels du fournisseur suspect similaire à l’écriture de l’employé suspect

› Détails manquants sur les factures

› Factures n’incluent pas les taxes de ventes

› Numéros de factures du même fournisseur se suivent

› Numéro de téléphone sur la facture du fournisseur ne correspond pas à l’adresse physique

› Factures n’ont pas été pliées




› Fournisseur qui facturent régulièrement pour des montant arrondis

› Paiements multiples émis pour une seule et même facture

› Plusieurs paiements émis pour un seul fournisseur le même jour

› Numéros de facture pour un fournisseur qui ne suit pas la séquence habituelle

› Règlement exceptionnellement rapide des factures d’un fournisseur en particulier

› Habitude d’un même employé d’autoriser les factures d’un même fournisseur




› Employés ou services qui sur-budgettent régulièrement

› Paiements à plusieurs fournisseurs pour le même produit

› Factures courantes de fournisseurs connus qui ne correspondent pas aux factures précédentes, tel que l’adresse, le numéro de téléphone, ne portent pas de logos corporatifs, la police et le papier sont différents

› Dépenses courantes qui augmentent sans explication raisonnable

› Marchandise n’est pas commandée au moment optimal

› Livraisons de marchandises à une adresse privée



» Mesures prises par les organisations victimes de fraude

2%

4%

5%

11%

12%

20%

21%

25%

0% 5% 10% 15% 20% 25%

Aucune réaction ousanction

Règlement hors cour

Jugement de la cour

Démission/retraitevolontaire

Poursuite devant lestribunaux civils

Dénonciation aux autoritéslégales ou policières

Sanction disciplinaire

Enquête interne

Source : KMPG, 2007



» Comment réagir ?1. Prudence… pas de panique2. Arrêter l’hémorragie3. Connaître ses objectifs4. Établir un plan 5. Identifier les éléments de preuves

documentaires et testimoniales(soupçons vs faits)

6. Obtenir et organiser la preuve (discrétion)7. Rencontrer la direction8. Procédures et politique sur la fraude



» Éléments essentiels pour prouver une infraction criminelle

› Actus Reus

‒ Établir la preuve des faits et que ces faits sont prohibés par la loi

› Mens Rea

‒ L’intention coupable de commettre le crime de la part du suspect



Triangle de corruption ou commissions secrètes

Quiconque

AgentCommettant

$$$ ou autresavantages

Faire ou s’abstenir de faire ou un acte relatif aux affaires de son commettant

Avantage(s)



» Questionnaire


Les règles à respecter

Section 6




» Utilisation du mot « fraude »

» Composer avec un acte criminel

» Protection des renseignements personnels

» Préservation de la preuve

» Normes en juricomptabilité



» Preuve documentaire

‒ Provenance de la documentation (système de codification)

‒ Document original

‒ Analyses et sommaires tirés de la preuve documentaire

‒ Mandats de perquisition

‒ Renseignements personnels



» Preuve testimoniale

‒ Déclarations libres et volontaires

‒ Sténographe

‒ Présence des avocats

‒ Techniques d’interrogatoire



» Techniques d’interrogatoire

› Établir un lien commun

› Reconnaître la personne qui ment

‒ La personne franche parle de mémoire

‒ Le menteur raconte son histoire en l’inventant

◦ Le premier mensonge est facile à raconter, mais les autres…

◦ Les yeux savent parler mais ne savent pas mentir

› Recherche de renseignements

‒ Questions ouvertes

‒ Encourager à parler (p.ex. silence)



» Normes en juricomptabilité

› « Les «missions de juricomptabilité» sont des missions qui :

‒ a) exigent la mise en oeuvre de compétences professionnelles en comptabilité, de compétences en matière d’enquête et d’un esprit d’investigation;

‒ b) portent sur des différends réels ou prévus, ou des situations de risque, de soupçon ou d’allégation de fraude ou d’autres comportements illégaux ou contraires à l’éthique. » (100.08)


Études de cas

Section 7



Études de cas

» Cas no. 1

› Un centre de formation professionnelle en soudure génère d’importants rebuts de métaux vendus périodiquement à un ferrailleur.

‒ Identifiez les risques de fraudes

‒ Discutez de la probabilité et de l’impact de ces différents risques

‒ Proposez des contrôles de prévention et de détection à implanter


Études de cas

» Cas no. 2

› Malgré vos efforts de prévention, vous soupçonnez le magasinier d’empocher une portion des produits de la vente de rebuts métalliques. En effet, vous avez noté une diminution progressive des revenus enregistrés aux rapports financiers à l’égard de ces ventes depuis les trois dernières années et ce, malgré une augmentation du prix des métaux.

‒ Élaborez un plan d’action sommaire


Études de cas

» Cas no. 3

› Un citoyen vous contacte car il a reçu un avis de défaut mentionnant qu’il a des arrérages de taxe scolaire importants, alors qu’il affirme avoir payé dans les délais requis. Après une vérification sommaire, vous soupçonnez un employé d’utiliser la fraude par report différé (lapping) afin de détourner des revenus de taxe scolaire. L’employé semble avoir des problèmes de jeu compulsif.

‒ Énumérez les preuves documentaires et testimoniales que vous voulez amasser afin de confirmer ou d’infirmer la culpabilité de l’employé

‒ Énumérez les mesures que vous pourriez envisager pour protéger et récupérer les sommes détournées


Conclusion

« On peut mentir à certaines personnes tout le temps.

On peut mentir à tout le monde un certain temps, mais on ne peut pas mentir à tout le monde,

tout le temps … »Abraham Lincoln

Québec

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